Thực tập tổ chức hành nghề công chứng VPCC NR HCM

Báo cáo thực tập tổ chức hành nghề công chứngVăn phòng công chứng Nhà Rồng, TP. Hồ Chí Minh được hình thành theo Quyết định số 5579QĐ – UBND, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP. Hồ Chí Minh cấp ngày 31 tháng 10 năm 2012, Giấy đăng ký hoạt động số: 41.02.0030TPCCĐKHĐ do Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 10122012. Đăng ký thay đổi lần thứ 2 ngày 20112015.Trụ sở Văn phòng công chứng Nhà Rồng đặt tại số 79 Lê Thị Riêng, Phường Thới An, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh .

BÁO CÁO KIẾN TẬP I Giới thiệu tổng quát trình kiến tập Nhằm thực Quyết định số 1785/QĐ-HVTP ngày 26 tháng 11 năm 2018 Giám đốc Học viện tư pháp kế hoạch thực tập áp dụng cho chương trình Đào tạo nghề Cơng chứng theo hệ thống tín , học viên chủ động liên hệ với Văn phịng Cơng chứng Nhà Rồng, TP Hồ Chí Minh Học viên Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng quận 12, thành phố Hồ Chí Minh tạo điều kiện kiến tập từ ngày 02/08/2019 đến ngày 09/08/2019 Trong trình kiến tập, học viên quan sát, học hỏi tìm hiểu thực tiễn trình hoạt động Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng hồ sơ lưu trữ kết hợp nghiên cứu hồ sơ từ nắm hình thức loại văn công chứng giấy tờ cần kèm theo mà khách hàng phải có đến u cầu cơng chứng, tìm hiểu cấu tổ chức quản lý Văn phịng Cơng chứng Nhà Rồng, việc thực quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề cơng chứng Văn phịng Cơng chứng Nhà Rồng có nhìn thiết thực tổng quản môi trường hành nghề công chứng thực tế Sau thành thạo học viên văn phịng cơng chứng tạo điều kiện để làm hồ sơ đơn giản cho khách hàng II Cơ cấu tổ chức quản lý tổ chức hành nghề công chứng Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng, TP Hồ Chí Minh hình thành theo Quyết định số 5579/QĐ – UBND, Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP Hồ Chí Minh cấp ngày 31 tháng 10 năm 2012, Giấy đăng ký hoạt động số: 41.02.0030/TP-CC-ĐKHĐ Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 10/12/2012 Đăng ký thay đổi lần thứ ngày 20/11/2015.Trụ sở Văn phòng công chứng Nhà Rồng đặt số 79 Lê Thị Riêng, Phường Thới An, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh Văn phịng có sở vật chất khang trang, đại với diện tích 1.000 m bãi đậu xe rộng rãi (có chỗ để xe ô tô thuận tiện), có đội ngũ Công chứng viên, chun viên có kiến thức chun mơn sâu, nhiều kinh nghiệm lâu năm cơng tác phịng cơng chứng nhà nước, làm việc theo quy trình chuyên nghiệp Sau Luật Công chứng 2014 đời, để tuân thủ quy định khoản Điều 79 Luật Công chứng 2014: “Trong thời hạn 24 tháng kể từ ngày Luật có hiệu lực thi hành, Văn phịng cơng chứng công chứng viên thành lập theo quy định Luật công chứng số 82/2006/QH11 phải chuyển đổi thành Văn phịng cơng chứng tổ chức hoạt động theo quy định Điều 22 Luật Văn phịng cơng chứng cơng chứng viên thành lập không thực xong việc chuyển đổi thời hạn Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thu hồi định cho phép thành lập, Sở Tư pháp thu hồi giấy đăng ký hoạt động công chứng” Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng thực việc chuyển đổi Văn phịng cơng chứng tổ chức hoạt động theo loại hình cơng ty hợp danh theo Quyết định cho phép chuyển đổi văn phịng cơng chứng số 5096/QĐ-UBND UBND thành phố Hồ Chí Minh ngày 28/9/2016 Dưới mơ hình cấu tổ chức Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng mà học viên tìm hiểu thời gian kiến tập: Về cấu tổ chức: Sơ đồ tổ chức Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng sau: 1.1 Ban lãnh đạo Văn phịng: 1.2 Trưởng Văn phịng, Cơng chứng viên Bùi Đức Cát có 30 năm cơng tác pháp luật, có 21 năm hành nghề cơng chứng viên kiêm Trưởng Phịng cơng chứng 1.3 Phó Trưởng Văn phịng, Cơng chứng viên Nguyễn Tấn Tịng có 14 năm công tác pháp luật, gồm Kiểm sát viên cơng chứng viên 1.4 Trưởng Văn phịng Phó Trưởng Văn phòng đại diện cho Ban lãnh đạo cho Văn phịng cơng tác chun mơn quản lý điều hành hoạt động hàng ngày văn phòng 1.5 Đội ngũ công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng:  Công chứng viên Nguyễn Thị Cúc với 30 năm công tác pháp luật  Công chứng viên Lê Ngọc Hùng với 14 năm công tác pháp luật 1.6 Bộ phận Văn thư –Lưu trữ 1.6.1 Chuyên viên Văn Thư lưu trữ Thái Thị Bình 1.6.2 Chuyên viên Văn thư Nguyễn Trọng Thế Nhân viên phận văn thư, lưu trữ thực cơng việc văn thư, lưu trữ cho văn phịng cơng chứng Nhà Rồng đóng dấu hồ sơ cơng chứng công chứng viên ký, lập sổ lấy số công chứng, quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ 1.7 Bộ phận Kế tốn- Tài chính: 1.7.1 Kế tốn trưởng Nguyễn Thị Huyền 1.7.2 Kế toán: Nguyễn Thị Dịu 1.7.3 Thủ quỹ: Lê Thị Tuyết Bộ phận nghiệp vụ: văn phòng có tổng cộng 10 chuyên viên nghiệp vụ, tốt nghiệp cử nhân Luật, qua lớp đào tạo nghiệp vụ cơng chứng có kinh nghiệm lĩnh vực công chứng từ 02 đến 04 năm Mỗi công chứng viên quản lý trực tiếp chuyên môn nghiệp vụ nhân từ 02 đến 03 chuyên viên nghiệp vụ Các thư ký chuyên môn nghiệp vụ có nhiệm vụ soạn thảo dự thảo văn công chứng, photocopy giấy tờ mà hồ sơ cơng chứng cần có, kiểm tra thơng tin tài sản bị ngăn chặn thông tin giao dịch trang web Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh, hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký tên, điểm vào văn công chứng hợp đồng, giao dịch, Sau trình cho Cơng chứng viên kiểm tra ký, đóng dấu, ngồi thư ký cịn có nhiệm vụ kiểm tra trình y giấy tờ theo yêu cầu khách hàng cho Công chứng viên, nhiệm vụ khác trưởng văn phòng giao 1.8 Bộ phận IT: Đinh Quốc Thắng: phụ trách vận hành bảo trì tồn hệ thống internet, máy tính, phần mềm, tài khoản phục vụ cho công tác công chứng đảm bảo hoạt động công chứng ln điều kiện tốt Ngồi Văn phịng cịn có nhân viên khác cộng tác viên hay gọi nhân viên trình thử việc, học việc, thực tập III Việc thực quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng Về quyền tổ chức hành nghề công chứng (Được quy định Điều 32 Luật Công chứng 2014) - Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định điểm a điểm c khoản Điều 34 Luật Công chứng 2014 nhân viên làm việc cho tổ chức Trong thời gian kiến tập học viên thấy công chứng viên nhân viên làm việc cho Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng ký hợp đồng lao động Nội dung hợp đồng lao động quy định cách rõ ràng đầy đủ quyền nghĩa vụ Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng người lao động ngược lại Theo đó, ngày làm việc 7h30 tới 11h30 buổi chiều làm việc từ 13h tới 17h, làm từ thứ hai hết buổi sáng thứ 7; nhận lương, phụ cấp, đóng bảo hiểm hàng tháng theo quy định pháp luật, thực quyền nghĩa vụ theo hợp đồng lao động ký kết quy định Bộ luật Lao động, thực tế quyền lợi người lao động thực đầy đủ nhận đủ lương, khoản phụ cấp, mua bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trả tiền làm thêm ngồi giờ, cơng tác phí ký ngồi văn phịng Văn phịng công chứng Nhà Rồng thực việc trả lương theo lực làm việc dựa số lượng hồ sơ mà nhân viên giải hay dựa vào thâm niên làm việc, theo với nhân viên hồn thành hồ sơ cơng chứng có độ khó giá trị lớn trả lương cao nhân viên làm hồ sơ đơn giản - Thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác Việc thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng thực theo quy định việc thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác quy định khoản Điều 32, Điều 66, Điều 67, Điều 68 Luật Công chứng 2014 Thông tư số 257/2016/TT-BTC “quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí cơng chứng, phí chứng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phịng cơng chứng, lệ phí cấp thẻ Cơng chứng viên” ngày 11/11/2016 Thông tư liên tịch số 115/2015/TTLT-BTC-BTP ngày 11/8/2015 sửa đổi, bổ sung số điều Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí cơng chứng (Ví dụ phí y 5.000 đồng tờ, phí cơng chứng hợp đồng ủy quyền tồn quyền mua bán xe máy 100.000 đồng hợp đồng,…) Các khoản phí cơng chứng, thù lao công chứng, niêm yết rõ ràng trụ sở Văn phịng vị trí mà khách hàng dễ dàng quan sát Đối với khoản chi phí khác chi phí cơng chứng ngồi trụ sở, chi phí mời cộng tác viên phiên dịch tùy theo điều kiện, hồn cảnh cơng việc cụ thể mà Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng thỏa thuận với khách hàng mức thu cho loại chi phí Các khoản phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng thu có Phiếu thu xuất hóa đơn rõ ràng, cụ thể khoản thu, mức thu loại việc cho người yêu cầu công chứng giải thích rõ cho người u cầu cơng chứng khoản thu yêu cầu Theo điều Thông tư số 257/2016/TT-BTC “quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí cơng chứng, phí chứng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phịng cơng chứng, lệ phí cấp thẻ Cơng chứng viên” ngày 11/11/2016 Mức thu phí cơng chứng hợp đồng, giao dịch xác định theo giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch: a) Mức thu phí việc công chứng hợp đồng, giao dịch sau tính sau: • • • • • • • Công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng, cho, chia, tách, nhập, đổi, góp vốn quyền sử dụng đất: Tính giá trị quyền sử dụng đất Công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng, cho, chia tách, nhập, đổi, góp vốn quyền sử dụng đất có tài sản gắn liền với đất bao gồm nhà ở, cơng trình xây dựng đất: Tính tổng giá trị quyền sử dụng đất giá trị tài sản gắn liền với đất, giá trị nhà ở, cơng trình xây dựng đất Công chứng hợp đồng mua bán, tặng cho tài sản khác, góp vốn tài sản khác: Tính giá trị tài sản Công chứng văn thoả thuận phân chia di sản, văn khai nhận di sản: Tính giá trị di sản Cơng chứng hợp đồng vay tiền: Tính giá trị khoản vay Cơng chứng hợp đồng chấp tài sản, cầm cố tài sản: Tính giá trị tài sản; trường hợp hợp đồng chấp tài sản, cầm cố tài sản có ghi giá trị khoản vay tính giá trị khoản vay Công chứng hợp đồng kinh tế, thương mại, đầu tư, kinh doanh: Tính giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch T T Giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch Mức thu Dưới 50 triệu đồng 50 nghìn (đồng/trường hợp) Từ 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng 100 nghìn 0,1% giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch Từ 100 triệu đồng đến 01 tỷ đồng Từ 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng 01 triệu đồng + 0,06% phần giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch vượt 01 tỷ đồng Từ 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng 2,2 triệu đồng + 0,05% phần giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch vượt 03 tỷ đồng Từ 05 tỷ đồng đến 10 tỷ đồng 3,2 triệu đồng + 0,04% phần giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch vượt 05 tỷ đồng Từ 10 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng 5,2 triệu đồng + 0,03% phần giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch vượt 10 tỷ đồng Trên 100 tỷ đồng 32,2 triệu đồng + 0,02% phần giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch vượt 100 tỷ đồng (mức thu tối đa 70 triệu đồng/trường hợp) b) Mức thu phí việc công chứng hợp đồng thuê quyền sử dụng đất; thuê nhà ở; thuê, thuê lại tài sản: T T Giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch (tổng số tiền thuê) Mức thu Dưới 50 triệu đồng 40 nghìn Từ 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng 80 nghìn Từ 100 triệu đồng đến 01 tỷ đồng 0,08% giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch Từ 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng 800 nghìn đồng + 0,06% phần giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch vượt 01 tỷ đồng Từ 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng 02 triệu đồng + 0,05% phần giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch vượt 03 tỷ đồng Từ 05 tỷ đồng đến 03 triệu đồng + 0,04% phần giá trị tài sản (đồng/trường hợp) 7 10 tỷ đồng giá trị hợp đồng, giao dịch vượt 05 tỷ đồng Từ 10 tỷ đồng 05 triệu đồng + 0,03% phần giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch vượt 10 tỷ đồng (mức thu tối đa triệu đồng/trường hợp) c) Mức thu phí việc cơng chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá (tính giá trị tài sản) tính sau: Mức thu TT Giá trị tài sản Dưới tỷ đồng 100 nghìn Từ tỷ đồng đến 20 tỷ đồng 300 nghìn Trên 20 tỷ đồng 500 nghìn (đồng/trường hợp) d) Đối với hợp đồng, giao dịch quyền sử dụng đất, tài sản có giá quy định quan nhà nước có thẩm quyền giá trị quyền sử dụng đất, giá trị tài sản tính phí cơng chứng xác định theo thoả thuận bên hợp đồng, giao dịch đó; trường hợp giá đất, giá tài sản bên thoả thuận thấp mức giá quan nhà nước có thẩm quyền quy định áp dụng thời điểm cơng chứng giá trị tính phí cơng chứng tính sau: Giá trị quyền sử dụng đất, giá trị tài sản tính phí cơng chứng = Diện tích đất, số lượng tài sản ghi hợp đồng, giao dịch (x) Giá đất, giá tài sản quan nhà nước có thẩm quyền quy định Mức phí việc cơng chứng hợp đồng, giao dịch không theo giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch: Mức thu TT Loại việc (đồng/trường hợp) Công chứng hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nơng nghiệp 40 nghìn Cơng chứng hợp đồng bảo lãnh 100 nghìn Cơng chứng hợp đồng ủy quyền 50 nghìn Cơng chứng giấy ủy quyền 20 nghìn Cơng chứng việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch (Trường hợp sửa đổi, bổ sung tăng giá trị tài sản giá trị hợp đồng, giao dịch áp dụng mức thu tương ứng với phần tăng điểm 40 nghìn a, b, c khoản Điều Thông tư này) Công chứng việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch 25 nghìn Cơng chứng di chúc 50 nghìn Công chứng văn từ chối nhận di sản 20 nghìn Các cơng việc cơng chứng hợp đồng, giao dịch khác 40 nghìn Mức thu phí nhận lưu giữ di chúc: 100 nghìn đồng/trường hợp Mức thu phí cấp văn cơng chứng: 05 nghìn đồng/trang, từ trang thứ ba (3) trở lên trang thu 03 nghìn đồng tối đa khơng q 100 nghìn đồng/bản • Phí cơng chứng dịch: 10 nghìn đồng/trang với dịch thứ • • Trường hợp người u cầu cơng chứng cần nhiều dịch từ dịch thứ trở lên thu 05 nghìn đồng/trang trang thứ nhất, trang thứ 2; từ trang thứ trở lên thu 03 nghìn đồng/trang mức thu tối đa khơng q 200 nghìn đồng/bản Phí chứng thực từ chính: 02 nghìn đồng/trang trang thứ nhất, trang thứ hai; từ trang thứ ba trở lên thu 01 nghìn đồng/trang mức thu tối đa khơng q 200 nghìn đồng/bản • Phí chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản: 10 nghìn đồng/trường hợp (trường hợp hiểu nhiều chữ ký giấy tờ, văn bản) • Phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; thẩm định điều kiện hoạt động Văn phịng cơng chứng lệ phí cấp thẻ cơng chứng viên: • TT Nội dung thu Lệ phí cấp mới, cấp lại Thẻ cơng chứng viên Phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề lĩnh vự A Thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng đối B Thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng đối C Thẩm định điều kiện hoạt động Văn phịng cơng chứng - Thẩm định để cấp Giấy đăng ký hoạt động Văn phòn - Thẩm định để cấp lại Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng - Cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi ngày, làm việc quan hành nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng nhân dân Trong trường hợp người u cầu cơng chứng lý khơng thể thu xếp cơng việc để đến Văn phịng cơng chứng họ có quyền u cầu Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng cung cấp dịch vụ cơng chứng làm việc Trong trường hợp này, Trưởng Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng hỏi ý kiến cơng chứng viên văn phịng thư ký chun mơn nghiệp vụ cơng chứng viên có chấp nhận u cầu cơng chứng ngồi mà người yêu cầu công chứng đề nghị cung cấp hay không để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên văn phòng, có cơng chứng viên thư ký chun mơn nghiệp vụ nhận lời thực yêu cầu cung cấp dịch vụ người u cầu cơng chứng Văn phòng nhận lời thực yêu cầu với người u cầu cơng chứng ngồi hành Trong thực tế, có trường hợp trưởng văn phịng khơng hỏi ý kiến định công chứng viên thư ký chuyên môn nghiệp vụ yêu cầu họ thực u cầu cơng chứng ngồi người yêu cầu công chứng - Được khai thác, sử dụng thông tin từ sở liệu công chứng quy định điểm Điều 62 Luật Công chứng 2014 Hiện nay, Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng đăng ký cho Công chứng viên, Chuyên viên nghiệp vụ, Chuyên viên lưu trữ, Chuyên viên kế toán tài khoản trang web: http://hcm.cenm.vn/ Trung tâm Thông tin Công chứng để truy cập lịch sử giao dịch tài sản, khách hàng để phục vụ tốt q trình tác nghiệp hành nghề cơng chứng Cơng chứng viên ln đạt độ xác chuẩn xác cao Ngồi ra, Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng đăng ký sử dụng tài khoản chung cho tồn thể Cơng chứng viên Chun viên nghiệp tài khoản tra cứu ngăn chặn Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh trang http://113.161.66.5/DSNC/Default.aspx để tra cứu tình trạng bị ngăn chặn tài sản, bất động sản khách hàng việt kiều Có thể nói việc khai thác, sử dụng thông tin từ sở liệu công chứng Văn phịng Cơng chứng Nhà Rồng thực theo quy định Điều 62 Luật công chứng nghiêm ngặt, chặt chẽ nhanh chóng Ngay sau Hợp đồng, giao dịch Cơng chứng viên ký đóng dấu, giao dịch, hợp đồng cập nhật lên hệ thống giao dịch điện tử để bảo vệ quyền lợi cho bên tham gia giao dịch trước sau đồng thời đảm bảo cho hoạt động công chứng mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng Thành phố Hồ Chí Minh thuận tiện, nhanh chóng chuẩn xác Theo đó, thực hoạt động cơng chứng có liên quan tới việc sở hữu, định đoạt mua bán, cho thuê, quản lý, chấp, tặng cho, di chúc… loại tài 10 sản bất động sản động sản mà phải đăng ký chứng nhận quyền sở hữu để thuận tiện cho việc công chứng phát kịp thời giao dịch bị ngăn chặn giao dịch trước tài sản địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Các quyền đồng thời số nghĩa vụ tương ứng mà Văn phòng công chứng phải thực theo Điều 33 Luật Công chứng quyền đôi với nghĩa vụ, chẳng hạn quyền thu phí cơng chứng, chứng thực để thực quyền này, Văn phịng Cơng chứng Nhà Rồng đồng thời tuân thủ, thực nghĩa vụ theo quy định pháp luật phí công chứng chứng thực cách tương ứng - Tiếp nhận hồ sơ qua mạng Thủ tục công chứng quý khách đến yêu cầu công chứng cần chuẩn bị: Đối với khách hàng cá nhân: + Mang theo giấy tờ tuỳ thân (CMND, hộ chiếu, chứng minh sĩ quan v.v ), hộ giấy xác nhận cư trú + Các giấy tờ chứng minh tài sản (giấy chứng nhận quyền sỡ hữu, quyền sử dụng, giấy tờ thay khác theo quy định pháp luật ) giấy tờ tình trạng nhân (Giấy đăng ký kết hơn, giấy xác nhận tình trạng nhân, án định ly hôn v.v ) trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản Đối với khách hàng pháp nhân: + Ngoài giấy tờ tuỳ thân, người đại diện theo pháp luật theo uỷ quyền pháp nhân cần phải đem theo giấy chứng nhận đầu tư đăng ký kinh doanh, biên họp hội đồng thành viên Hội đồng quản trị công ty dấu pháp nhân - Các quyền khác theo quy định Luật công chứng 2014 văn quy phạm pháp luật khác có liên quan Ngồi quyền tổ chức hành nghề công chứng quy định Luật Cơng chứng 2014 cịn quy định chi tiết văn hướng dẫn thi hành Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều luật công chứng, Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công chứng, Thông tứ số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập hành nghề công chứng Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí cơng chứng, 11 Về nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng (Theo quy định Điều 33 Luật Công chứng 2014) - Quản lý công chứng viên hành nghề tổ chức việc tuân thủ pháp luật quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Khoản khoản Điều Luật Công chứng 2014 quy định công chứng viên phải tuân thủ Hiến pháp pháp luật, tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề Công chứng Để đảm bảo thực nguyên tắc Trưởng Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng thường xuyên thực công tác kiểm tra hồ sơ công chứng Công chứng viên Văn phòng chứng nhận nhằm kiểm tra việc tuân thủ pháp luật quy tắc hành nghề công chứng để kịp thời phát vi phạm có biện pháp khắc phục, ngồi hợp đồng mà Văn phịng công chứng Nhà Rồng ký kết với công chứng viên nhân viên khác làm việc văn phòng có quy định điều vào điều khoản nghĩa vụ cơng chứng viên, ngồi quy định thể nội quy làm việc Văn phịng Như vậy, Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng thực biện pháp phịng ngừa quy định vào hợp đồng thể nội quy làm việc, biện pháp kiểm tra để kịp thời phát khắc phục - Chấp hành quy định pháp luật lao động, thuế, tài chính, thống kê Về việc chấp hành quy định pháp luật lao động, thuế, tài chính, thống kê Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng thực việc ký kết hợp đồng lao động đầy đủ thực thỏa thuận hợp đồng lao động với người lao động Về thuế Văn phịng thực việc kê khai nộp loại thuế bao gồm thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân theo quy định pháp luật thuế, thường xuyên thực báo cáo thuế, tài theo quy định Ngoài ra, phận văn thư, lưu trữ định việc lưu trữ, thống kê số liệu hồ sơ cơng chứng mà Văn phịng thực tổng hợp lại để phục vụ cho công tác tra, kiểm tra quan có thẩm quyền Ngồi ra, Văn phịng Cơng chứng Nhà Rồng thực báo cáo định kỳ 06 tình hình sử dụng lao động, an tồn lao động, vệ sinh lao động tương ứng cho Sở Lao động Thương binh xã hội Thành phố Hồ Chí Minh, Sở Y tế, Liên đồn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh, Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh, Phịng Lao động Thương binh xã hội Quận 12… - Thực chế độ làm việc theo ngày, làm việc quan hành nhà nước Theo làm việc nhân viên Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng từ 7h30 tới 11h30 sáng từ 13h tới 17h chiều, làm từ thứ tới buổi sáng thứ tuần Thời gian làm việc phù hợp với chế độ việc theo ngày, làm việc 12 quan hành nhà nước thành phố Hồ Chí Minh Thời gian làm việc Văn phòng niêm yết trụ sở Văn phòng - Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác trụ sở tổ chức Văn phịng công chứng Nhà Rồng niêm yết cụ thể, rõ ràng lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người u cầu cơng chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác trụ sở văn phịng nơi người u cầu cơng chứng quan sát dễ dàng Thực tế, Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng gồm tầng, theo trước bước vào Văn phịng người u cầu cơng chứng nhìn thấy bảng quy định nội dung dịch vụ Văn phòng cung cấp, thời gian làm việc, nội quy văn phòng lắp cửa vào Trong tầng tầng Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng lắp đặt bảng giới thiệu quy định thủ tục công chứng, thực tế lại khơng có bảng ghi lại đầy đủ chi tiết loại phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác, có lẽ có q nhiều loại phí, thù lao, chi phí cho loại dịch vụ mà Văn phòng cung cấp nên Văn phòng in niêm yết trụ sở thường cung cấp khách hàng có yêu cầu - Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên tổ chức theo quy định tạ Điều 37 Luật công chứng 2014 bồi thường thiệt hại theo quy định Điều 38 Luật công chứng 2014 Theo quy định Điều 37 Luật Cơng chứng 2014 bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp loại hình bảo hiểm bắt buộc, việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên phải trì suốt thời gian hoạt động Văn phòng việc mua bảo hiểm trách nhiệm của tổ chức hành nghề công 13 chứng mà cơng chứng viên làm việc Vì vậy, thực tế Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng thực việc mua Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đầy đủ cho cơng chứng viên làm việc văn phịng theo quy định pháp luật Hiện tại, phí bảo hiểm mà Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng đóng cho doanh nghiệp bảo hiểm mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên năm 5.500.000đồng cho công chứng viên Hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp Văn phịng Cơng chứng Nhà Rồng ký kết với CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PETROLIMEX (PJICO) cho 04 Công chứng viên chưa xảy trường hợp bồi thường hoạt động công chứng - Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi quản lý người tập hành nghề công chứng trình tập tổ chức Hiện nay, Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng tiếp nhận ba người tập hành nghề cơng chứng Văn phịng, tập thư ký chun mơn nghiệp vụ Văn phịng hồn thành khóa đào tạo nghề cơng chứng vào năm 2017 Văn phòng tạo điều kiện tập sự, phân công công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập - Tạo điều kiện cho công chứng viên tổ chức tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ cơng chứng năm Thực tế vào thời điểm kiến tập Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng học viên có quan sát, tìm hiểu biết Văn phịng khơng có cơng chứng viên tham gia bồi dưỡng lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng năm Nhưng công chứng viên cho biết có lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cơng chứng mở Văn phịng ln cử cơng chứng viên tham gia Đây hoạt động mà Văn phòng Công chứng Nhà Rồng coi trọng tuân thủ tuyệt đối, tạo điều kiện tối đa để Công chứng viên chuyên viên nghiệp vụ (nếu có thể) tham gia khóa lớp bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm Sau tham dự, người tham dự cấp phát chứng - Thực yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền việc báo cáo, kiểm tra, tra, cung cấp thông tin hợp đồng, giao dịch, dịch công chứng Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng thực đầy đủ việc báo cáo theo quy định pháp luật Bộ phận văn thư, lưu trữ thường xuyên đánh bút lục, thống kê hồ sơ sau lập bảng biểu số liệu hồ sơ lưu trữ để phục vụ cho công tác báo cáo, tra, kiểm tra quan có thẩm quyền Khi có yêu cầu quan có thẩm quyền tịa án, quan thuế, quan điều tra…về việc cung cấp thong tin hợp đồng 14 giao dịch, dịch công chứng Văn phịng cơng chứng ln hợp tác cung cấp tinh thần tuân theo quy định pháp luật - Lập sổ công chứng lưu trữ hồ sơ cơng chứng  Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng thực quy định sổ công chứng Điều 23 Điều 24 Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng quy định Điều 64 Luật Công chứng 2014 để theo dõi, quản lý việc công chứng Văn phịng Sổ cơng chứng viết liên tiếp khơng bỏ trống ghi chép trang ghi chép, đóng dấu giáp lai Về lưu trữ hồ sơ công chứng, thơng thường sáu kết thúc ngày làm việc, thư ký chun mơn nghiệp vụ đóng dấu bút lục, dấu đối chiếu y chính, sau đánh số bút lục, viết ngày tháng năm đối chiếu dấu đối chiếu y chính, để hồ sơ cơng chứng vào bìa hồ sơ bìa màu hồng hồ sơ cơng chứng ủy quyền, bìa màu xanh mạ hồ sơ công chứng chấp cho vay, bìa màu vàng hồ sơ cơng chứng giao dịch bất động sản có giấy chứng nhận quyền sử dụng, bìa màu xanh dương hồ sơ cơng chứng cịn lại, trang bìa hồ sơ đề có danh mục hồ sơ thư ký chuyên môn nghiệp vụ ghi lại danh sách giấy tờ có hồ sơ Sau hồn thành thư ký chuyển giao cho nhân viên văn thư nhân viên lưu trữ để họ thống kê số liệu, sau lưu kho Văn phịng Cơng chứng Nhà Rồng thực đầy đủ có kho lưu trữ trang bị đầy đủ phương tiện diện tích lớn cho khối lượng hồ sơ 07 năm Hồ sơ chốt, lưu trữ cất giữ sau kết thúc ngày làm việc đồng thời thực chế độ tự kiểm tra hàng tháng - Chia sẻ thông tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin khác biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch công chứng viên tổ chức thực cơng chứng để đưa vào sở liệu công chứng Đối với hoạt động cơng chứng hợp đồng, giao dịch, sau hồn thành hồ sơ cơng chứng thư ký Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng nhập thơng tin bên tham gia hợp đồng, giao dịch thông tin tài sản đưa vào sở liệu công chứng thành lập Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh để chia sẻ thơng tin với tổ chức hành nghề công chứng khác để tránh trường hợp tài sản thực giao dịch mua bán, chuyển nhượng nhiều lần từ hạn chế phát sinh tranh chấp 15 - Các nghĩa vụ khác theo quy định Luật Công chứng 2014 văn pháp luật khác có liên quan Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng thực nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật báo cáo văn cho Sở Tư pháp việc nhận hướng dẫn tập tổ chức mình, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động… IV Những ưu điểm hạn chế văn phịng cơng chứng Nhà rồng Ưu điểm Thủ tục nhanh chóng : Với đội ngũ cán công nhân viên dày dặn kinh nghiệm làm việc liên tục, khả nhận biết rủi ro tốt sổ đỏ giả, chủ nhà giả rủi ro khác mà người cơng chứng chưa biết, hạn chế thấp rủi ro người giao dịch nhằm phục vụ khách hàng tốt tiết kiệm thời gian khách hàng Tư vấn nhiệt tình: Với phương châm "Khách hàng thượng đế", Phịng Cơng chứng Nhà Rồng ln đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu, mang đến cho khách hàng thông tin tư vấn nhanh chóng, xác khơng trái quy định pháp luật Tiết kiệm thời gian: Đội ngũ Công chứng viên, thư kí nghiệp vụ với kinh nghiệm nhiều năm cơng tác, đặt thời gian khách hàng lên hết Tính xác: Đặt an tồn pháp lý cho khách hàng lên hàng đầu, văn phịng Cơng chứng Nhà Rồng cam kết cung cấp văn pháp luật có độ xác cao Cơng chứng hồ sơ nhà: cung cấp dich vụ ngày, làm việc quan hành nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng khách hàng lựa chọn văn phịng cơng chứng Nhà Rồng địa tin cậy theo quy định điều 32 Luật Công chứng 2015 Chi phí phù hợp: Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng cam kết có loại phí mà khách hàng phải tốn “ phí cơng chứng thù lao cơng chứng ( có ) theo quy định pháp luật Ngồi khách hàng khơng phải trả bât kì khoản chi phí Những hạn chế mà văn phịng cơng chứng Nhà Rồng gặp phải Thể chế tổ chức, hoạt động cơng chứng bước hồn thiện, song cịn nhiều bất cập Luật cơng chứng cịn nhiều quy định chưa phù hợp với 16 thực tiễn thông lệ quốc tế hành nghề công chứng Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng thành lập từ giai đoạn nhà nước chuyển đổi từ hình thức Phịng cơng chứng sang Văn phịng cơng chứng chưa quy định sách ưu đãi phù hợp để phát triển Văn phịng cơng chứng địa bàn Quận 12 số điểm sơ hở Các quy định liên quan đến công chứng Bộ luật dân sự, Luật đất đai, Luật nhà văn hướng dẫn thi hành có điểm chưa đồng với Luật công chứng làm ảnh hưởng đến chất lượng văn Cơng chứng Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng V Kết luận Thời gian kiến tập Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng học viên nhận thấy việc vận hành tổ chức hành nghề công chứng phức tạp, địi hỏi cao từ chun mơn nghiệp vụ, kinh nghiệm làm việc, lãnh đạo, phục vụ khách hàng, lĩnh nghề nghiệp đến trí tuệ cá nhân đến trí tuệ sức mạnh đồn kết tập thể tất người tổ chức Hơn nữa, người lãnh đạo phải vận dụng khai thác tất nguồn lực tổ chức mình, đồng thời phải phát triển chất lượng dịch vụ, chất lượng phục vụ để thu hút khách hàng để trì hoạt động tồn tổ chức giúp học viên có kiến thức thực tế cách thức tổ chức, hoạt động văn phịng cơng chứng, cơng việc mà thư ký chuyên môn nghiệp vụ cơng chứng viên phải làm q trình giải hồ sơ công chứng theo yêu cầu người cơng chứng Ngồi ra, qua q trình tìm hiểu chia sẻ công chứng viên nhân viên khác Văn phòng, học viên nắm cách khái quát quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng thực tế thực quyền nghĩa vụ Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng Qua q trình kiến tập lần này, học viên có số kinh nghiệm thực tế ngành nghề cơng chứng, kinh nghiệm bổ ích giúp cho q trình học tập học viên trình học tập Học viện Tư pháp, chuẩn bị tâm lý cho q trình làm việc Văn phịng cơng chứng sau 17 Văn bản, tài liệu tham khảo Luật Công chứng năm 2014; Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí công chứng; Thông tư liên tịch số 115/2015/TTLT-BTC-BTP ngày 11/8/2015 sửa đổi, bổ sung số điều Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí cơng chứng; Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều luật công chứng; Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công chứng; Thông tứ số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập hành nghề công chứng; Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Bộ trưởng Bộ Tài quy đính mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng; phí thảm định điều kiện hoạt động văn phịng cơng chứng; lệ phí cấp thẻ cơng chứng 18 MỤC LỤC BÁO CÁO 19 ... 33 Luật Công chứng 2014) - Quản lý công chứng viên hành nghề tổ chức việc tuân thủ pháp luật quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Khoản khoản Điều Luật Công chứng 2014 quy định công chứng viên... người tập hành nghề công chứng trình tập tổ chức Hiện nay, Văn phịng cơng chứng Nhà Rồng tiếp nhận ba người tập hành nghề cơng chứng Văn phịng, tập thư ký chun mơn nghiệp vụ Văn phịng hồn thành... quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng Về quyền tổ chức hành nghề công chứng (Được quy định Điều 32 Luật Công chứng 2014) - Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định