Hiện đại hóa văn phòng tại bộ tài chính đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP HIỆN ĐẠI HỐ VĂN PHỊNG TẠI BỘ TÀI CHÍNH ĐÁP ỨNG U CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH Khố luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ngƣời hƣớng dẫn : THS NGUYỄN MẠNH CƢỜNG Sinh viên thực : HOÀNG THỊ PHƢƠNG Mã số SV, Khoá, Lớp : 1405QTVB041, 2014 – 2018, ĐH QTVP 14B Hà Nội - 2018 LỜI CẢM ƠN Để có đủ kiến thức làm nghiên cứu xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy Khoa Quản trị văn phịng Đặc biệt ThS Nguyễn Mạnh Cường, nhờ thầy hướng dẫn kiến thức kiến thức chuyên ngành Trải qua tháng thực đề tài, thầy ln dạy tận tình giúp tơi tiếp cận vấn đề hướng để hồn thành khố luận Tiếp theo tơi xin cảm ơn cán phịng Hành – Văn phịng Bộ Tài tạo điều kiện cho tơi có tài liệu có liên quan đến quan để tơi hồn thành tốt nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp thực q trình thực tập thời gian ngắn nên chắn khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định Do vậy, kính mong nhận ý kiến, góp ý thầy nhà nghiên cứu để khố luận tốt nghiệp tơi hoàn thiện Tác giả xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2018 Sinh viên Hoàng Thị Phƣơng LỜI CAM ĐOAN Tác giả thực nghiên cứu đề tài “Hiện đại hố văn phịng Bộ Tài đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thời gian qua xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng q trình thực hiện./ Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Sinh viên Hoàng Thị Phƣơng MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo 9 Kết cấu khoá luận CHƢƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC HIỆN ĐẠI HỐ VĂN PHỊNG 11 1.1 Một số khái niệm liên quan 11 1.1.1 Khái niệm văn phòng 11 1.1.2 Khái niệm cơng tác văn phịng 15 1.1.3 Khái niệm đại hố văn phịng cải cách hành 16 1.2 Nội dung đại hố văn phịng cải cách hành 18 1.2.1 Hiện đại hoá thể chế 18 1.2.2 Hiện đại hoá tổ chức 20 1.2.3 Hiện đại hố quy trình giải cơng việc 21 1.2.4 Hiện đại hoá sở vật chất trang thiết bị 23 1.3 Những nguyên tắc đại hố văn phịng 24 1.4 Căn pháp lý đại hoá văn phịng đáp ứng u cầu cải cách hành 27 Tiểu kết chƣơng 30 Chƣơng THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HIỆN ĐẠI HỐ VĂN PHỊNG TẠI BỘ TÀI CHÍNH ĐÁP ỨNG U CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH 31 2.1 Giới thiệu khái quát Bộ Tài 31 2.1.1 Lịch sử hình thành Bộ Tài 31 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Bộ Tài 32 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Bộ Tài 32 2.2 Thực trạng đại hoá văn phịng Bộ Tài đáp ứng u cầu cải cách hành 33 2.2.1 Hiện đại hoá thể chế 33 2.2.2 Hiện đại hoá tổ chức 35 2.2.3 Hiện đại hố quy trình giải công việc 44 2.2.4 Hiện đại hoá sở vật chất, trang thiết bị 65 2.3 Nhận xét, đánh giá đại hố văn phịng Bộ Tài đáp ứng yêu cầu cải cách hành 69 2.3.1 Ưu điểm 69 2.3.2 Hạn chế 70 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế 71 Tiểu kết chƣơng 72 CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HOÁ VĂN PHỊNG TẠI BỘ TÀI CHÍNH ĐÁP ỨNG U CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TRONG GIAI ĐOẠN TIẾP THEO 73 3.1 Nâng cao công tác đạo điều hành lãnh đạo công tác đại hố văn phịng cải cách hành 73 3.2 Ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác đại hố văn phịng 75 3.2.1 Về cơng tác văn thư 75 3.2.2 Về áp dụng chữ ký số Chính phủ điện tử 76 3.2.3 Về công tác lưu trữ 78 3.2.4 Về trình xử lý công việc, giao dịch hoạt động dịch vụ 79 3.3 Công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức 81 3.4 Chú trọng đầu tƣ hệ thống trang thiết bị đại 83 Tiểu kết chƣơng 86 KẾT LUẬN 88 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 90 PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Số lƣợng từ viết tắt Từ viết tắt Giải nghĩa VBQLPL Văn quy phạm pháp luật 09 CCHC Cải cách hành 10 CP Chính phủ 34 BTC Bộ Tài 25 CNTT Cơng nghệ thơng tin 04 eDocTC Chương trình quản lý điều hành văn 35 NXB Nhà xuất 27 QH Quốc hội 05 CBCC Cán công chức 02 10 BC Biên chế 02 11 HĐ Hợp đồng 03 12 CMNV Chuyên môn, nghiệp vụ 02 13 UBCKNN Uỷ ban chứng khoán Nhà nước 02 14 DTNN Dự trữ Nhà nước 01 STT DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Bảng tổng số lượng đơn vị thuộc Bộ Tài chính, Tổng cục, Cục toàn hệ thống thời điểm tháng 6/2017 36 Bảng 2: Bảng so sánh tăng giảm tổ chức máy Bộ Tài qua giai đoạn 36 Bảng 3: Bảng phân bổ tiêu biên chế công chức qua năm (từ năm 2013 – 2017) 41 Bảng 4: Bảng thống kê trang thiết bị Bộ Tài năm 2017 67 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Từ năm 1986, Việt Nam bước vào thời kỳ cơng nghiệp hố – đại hoá, chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Với vận động bối cảnh tồn cầu hố khu vực hố diễn sâu sắc nhanh chóng, khái niệm, ranh giới thị trường nước với thị trường nước bị thu hẹp Năm 2011, Chính phủ ban hành Nghị 30c/NQ-CP chương trình tổng thể CCHC nhà nước giai đoạn 2011-2020 Từ năm 2014 đến nay, hàng năm Chính phủ ban hành Nghị 19/NQ-CP cải thiện môi trường kinh doanh nâng cao lực cạnh tranh quốc gia, Nghị số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 Chính phủ Chính phủ điện tử ngày 04 tháng 02 năm 2016 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định 225/QĐ-TTg phê duyệt kế hoạch CCHC Nhà nước giai đoạn 2016 – 2020 Thời gian qua, cải cách hành ln coi nhiệm vụ trọng tâm Trên sở Nghị Chính phủ, Bộ Tài triển khai cơng tác CCHC cách toàn diện tất lĩnh vực mà trọng tâm lĩnh vực thuế, hải quan đồng nội dung CCHC, từ cải cách thể chế, cải cách thủ tục hành chính, đại hoá, đến tổ chức máy đào tạo cán bộ, cơng chức Đồng thời, Bộ Tài chủ động xây dựng chương trình hành động để thực Nghị Chính phủ với giải pháp cụ thể hóa thành nhiệm vụ rõ ràng Theo báo cáo kết xác định số cải cách hành liên tiếp từ năm 2014-2016 Bộ, quan ngang Bộ Bộ Nội Vụ đưa ra, “Bộ Tài xếp thứ 02 tổng số 19 Bộ”1 Như vậy, tình hình cải cách hành Bộ Tài đứng vị trí cao so với nhiều Bộ khác “Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; nơi chăm dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị” [8;12] Chính thế, Văn phịng phải có ý thức trước bước so với đơn vị khác nhiệm vụ đổi Tuy nhiên, điểm yếu Văn phòng nước ta hoạt động Văn phòng mang tính bị động, chức phục vụ hậu cần công việc giấy tờ vụ lấn át chức chủ động xử lý thơng tin Trình độ xử lý thơng tin tin học hố Văn phịng cịn chưa đáp ứng u cầu cơng việc Nguy tụt hậu tổ chức hoạt động Văn phòng nặng nề Nhiều quan, tổ chức Nhà nước đặc biệt cấp sở trang thiết bị chưa đầu tư mức, người lao động Văn phòng đào tạo yếu chất lượng Do vậy, yêu cầu xây dựng Văn phòng theo xu hướng đại nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hố, đại hố cấp bách Văn phòng sớm đại hoá, phục vụ tốt lãnh đạo quan, tổ chức Hiện đại hố văn phịng khơng phải việc khó thực hiện, điều kiện để trang bị sở vật chất cần phù hợp với quan tổ chức, song việc đào tạo nhân thích ứng với trang thiết bị đại đó, với phong cách làm việc mới, đại lại vấn đề cần bàn “Việc phân công, phân cấp, phân quyền ngành, cấp quan, tổ chức chưa hợp lý, mạnh mẽ đồng bộ; tình trạng bao biện, làm thay bỏ sót nhiệm vụ Kiện toàn tổ chức máy hệ thống trị gắn với tinh giản biên chế, cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đạt kết thấp; tỉ lệ người phục vụ cao, khối văn Báo cáo số 6044/BC-BNV ngày 20 tháng 12 năm 2016 tình hình thực cơng tác cải cách hành Bộ Nội vụ hoàn thiện Cuối cùng, tác giả xin gửi lời cảm ơn đến Văn phịng Bộ Tài anh chị Phịng Hành tạo điều kiện thuận lợi giúp tác giả trình khảo sát Đồng thời, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô Khoa Quản trị văn phòng đặc biệt ThS Nguyễn Mạnh Cường tận tình hướng dẫn, dạy, định hướng giúp tác giả hồn thành khố luận Tác giả xin chân thành cảm ơn! 89 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trương Hịa Bình, “Tiếp tục triển khai thực toàn diện hiệu cải cách hành nhà nước thời gian tới”, Tạp chí Nhà nước Chính phủ (2011), Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011-2020 Chính phủ (2015), Nghị số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 Chính phủ điện tử Chính phủ (2017), Nghị định số 87/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng năm 2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tài Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư Triệu Văn Cường, Tài liệu điện tử việc đại hóa hành nhà nước, Tạp chí Nghiên cứu khoa học Nội vụ, số Nguyễn Thành Độ, ThS Nguyễn Ngọc Diệp, ThS Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị Văn phịng, NXB Lao động – Xã hội 10 Nghiêm Kì Hồng (2014), Một số vấn đề nghiên cứu Quản trị văn phòng Lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia - TP HCM 11 Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng (1996), Văn phịng đại nghiệp vụ hành văn phịng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh 12 Vũ Đình Khang, Cải cách hành phải gắn liền với đổi mới, đại hố cơng tác văn phịng, thực lộ trình phủ điện tử 13 Trung Thị Ngân (2017), Khố luận tốt nghiệp “Hiện đại hố cơng tác văn phòng Văn phòng Tổng cục Hải quan”, Khoa Quản trị văn phịng 14 Vũ Đình Phong (2011), Tìm hiểu nghiên cứu xây dựng mơ hình dịch vụ 90 văn phòng chia sẻ đáp ứng nhu cầu xã hội nay, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 15 Vũ Đình Quyền (2005), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê 16 Nguyễn Hải Sản (1998), Quản trị học, NXB Thống kê.Nguyễn Hữu Thân (2007), Giáo trình Quản trị Hành văn phịng, NXB Thống kê 17 Lưu Kiếm Thanh (Chủ biên), Bùi Xn Lự, Lê Đình Chúc (2002), Hành văn phịng quan nhà nước, NXB Đại học Quốc gia 18 Lưu Kiếm Thanh, “Cơng tác văn phịng bối cảnh đại hóa hành nhà nước”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 11/2008 19 Vương Thị Kim Thanh (2009), Giáo trình Quản trị Hành văn phòng, NXB Thống kê 20 Văn Tất Thu (2011),“Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ”, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 21 Thủ tướng Chính phủ (2016), Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04 tháng 02 năm 2016 việc phê duyệt Kế hoạch cải cách hành Nhà nước giai đoạn 2016 - 2020 22 Nguyễn Hữu Tri, Nguyễn Văn Thâm, Đào Xuân Chúc (2005), Quản trị văn phòng - lý luận thực tiễn, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 23 Viện đào tạo – Nghiên cứu tổ chức hành (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật 24 Website Bộ Tài chính: http://www.mof.gov.vn 91 Phụ lục Phụ lục Nghị định số 87/2017/NĐ-CP Chính phủ ngày 26 tháng năm 2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tài Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Bộ Tài Phụ lục Một số hình ảnh cơng tác văn phịng Bộ Tài Phụ lục Hình ảnh giao diện Chương trình quản lý điều hành văn eDocTC Phụ lục Một số văn quy định Bộ Tài PHỤ LỤC PHỤ LỤC 02 Sơ đồ cấu tổ chức Bộ Tài PHỤ LỤC Một số hình ảnh cơng tác văn phịng Bộ Tài Phịng họp tầng lãnh đạo Bộ Toàn cảnh trụ sở nhà 12 tầng Bộ Tài Dấu đến dấu số Bàn làm việc cán Tủ đựng tài liệu Máy scan văn Tủ đựng bì dùng để gửi văn Máy scan văn đến Máy fax Hộp dấu tên quan Máy vi tính Dấu Bộ dấu tên lãnh đạo Các loại dấu Bộ Máy in Tủ đựng tài liệu đơn vị thuộc Tủ chia tài liệu cho đơn vị thuộc Bộ Bộ Hệ thống cửa vào kiểm soát thẻ cảm ứng Khu vực lễ tân quan Thẻ vào dành cho khách Máy photo Dấu quan thƣờng gửi văn Máy xếp văn PHỤ LỤC Hình ảnh giao diện Chƣơng trình quản lý điều hành văn eDocTC Giao diện eDocTC Quản lý văn đến Tìm kiếm văn đến Quản lý văn (cấp số, phát hành văn bản) Kiểm tra, giám sát trình giải cơng việc PHỤ LỤC MỘT SỐ VĂN BẢN QUY ĐỊNH CỦA BỘ TÀI CHÍNH Quyết định số 1616/QĐ-BTC ngày 19 tháng năm 2016 Bộ trưởng Bộ Tài quy định cơng tác văn thư Quyết định số 2449 /QĐ-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 Bộ trưởng Bộ Tài quy định công tác lưu trữ Quyết định 2222/QĐ-BTC ngày 27 tháng 10 năm 2017 Quy chế tổ chức hội nghị, họp hoạt động quan Bộ Tài PHỤ LỤC 06 MỘT SỐ VĂN BẢN SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỨNG THỰC CHỮ KÝ SỐ ... hiệu đại hố văn phịng Bộ Tài 30 Chƣơng THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HIỆN ĐẠI HỐ VĂN PHỊNG TẠI BỘ TÀI CHÍNH ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH 2.1 Giới thiệu khái quát Bộ Tài 2.1.1 Lịch sử hình thành Bộ Tài. .. trao đổi cách an toàn hệ thống Để hiểu rõ đại hoá văn phịng, đặc biệt cải cách hành đại hố văn phịng, tác giả lựa chọn đề tài ? ?Hiện đại hố văn phịng Bộ Tài đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính? ??... lý đại hoá văn phịng đáp ứng u cầu cải cách hành 27 Tiểu kết chƣơng 30 Chƣơng THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HỐ VĂN PHỊNG TẠI BỘ TÀI CHÍNH ĐÁP ỨNG U CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH