Bài tập nhóm - Giới thiệu về soft nền tảng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN  ĐỀ TÀI: GIỚI THIỆU MICROSOFT TEAMS Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Quang Tấn Nhóm thực : Nhóm Thành viên nhóm : Cao Tấn Huy – 43.01.103.020 Bùi Văn Hiệp – 44.01.704.021 Hồ Trí Dũng – 43.01.103.010 Nguyễn Ngọc Bảo Trân – 44.01.103.041 Cao Lâm Vĩnh Khuê – 44.01.103.022 Nguyễn Thị Kim Ngọc – 44.01.103.007 MỤC LỤC I II III IV V Giới thiệu sơ lược, lịch sử đời Microsoft Teams Cách cài đặt truy cập Microsoft Teams Các chức Microsoft Teams Đánh giá Kết luận…………………………………………………………………………………………….22 I Giới thiệu sơ lược, lịch sử đời Microsoft Teams Giới thiệu Microsoft Teams: − Microsoft Teams không gian làm việc tập trung vào trị chuyện tích hợp với Office 365 TEAMS kiến tạo tảng hội thoại tối ưu, xây dựng không gian làm việc tiên tiến tập trung, nâng cao hiệu làm việc nhóm − Thuộc hệ sinh thái Office 365, Microsoft Teams hub* dành cho làm việc nhóm với nhiều tính chat, video call, họp trực tuyến, chia sẻ tài nguyên, giúp người cộng tác với dễ tảng Teams có khả tích hợp lớn, từ cơng cụ văn phịng Office 365 đến hàng trăm ứng dụng khác bên thứ ba (*hub: Có thể hiểu đơn giản hệ thống trung tâm có khả kết nối, tích hợp lúc với nhiều ứng dụng ngồi.) − Teams truy cập trực tiếp web, cài máy tính (PC Mac), di động Tuy nhiên phiên đầy đủ, thuận tiện phiên máy tính − Nói cách khác, Teams ứng dụng All-in-one với tính ưu tiên hiển thị nội dung nhóm làm việc tương tác gần để người sử dụng cập nhật hoạt động gần nhóm − Tóm lại, Microsoft Teams thiết kế với vai trò collaboration tool - cơng cụ hỗ trợ cộng tác nhóm Hình Biểu tượng Microsoft Teams Lịch sử đời Microsoft Teams: − Vào ngày tháng năm 2016, tin tức cho biết Microsoft dự định mua Slack với giá tỷ đô la, Bill Gates không đồng ý vụ mua bán này, nói cơng ty nên tập trung vào việc cải tiến Skype for Business Qi Lu, EPP ứng dụng dịch vụ điều hành để mua slack Sau Lu vào cuối năm đó, Microsoft cơng bố cho cơng chúng Teams đối thủ cạnh tranh trực tiếp với Slack vào ngày tháng 11 năm 2016 − Slack cho đăng quảng cáo toàn trang tờ New York Times báo nhận tin dịch vụ cạh tranh Mặc dù Slack 28 công ty Fortune 100 sử dụng, The Verge viết: Các nhà quản lý đặt câu hỏi lại trả tiền cho dịch vụ Teams cung cấp chức tương tự Office 365 mà công ty mà trả thêm chi phí ZDNet báo cáo cơng ty khơng cạnh tranh đối tượng, Teams khơng cho phép thành viên không thuê Office 365 tham gia vào tảng, doanh nghiệp nhỏ người hành nghề tự không chuyển sang thuê Microsoft có kế hoạch bổ sung chức Đáp lại thơng báo Teams, Slack tích hợp sâu với sản phẩm với dịch vụ Google − Vào ngày tháng năm 2017, Microsoft tuyên bố Microsoft Teams thay Microsoft Classroom Office 365 Education Vào ngày tháng năm 2017, người dùng bắt đầu để ý tới thông báo cho biết "Skype for Business Microsoft Team" Điều xác nhận vào ngày 25 tháng năm 2017, hội nghị Ignite hàng năm Microsoft − Microsoft Teams mắt Việt Nam, Tp Hồ Chí Minh vào ngày 27/04/2017 – Microsoft hơm mắt dịch vụ Microsoft Teams Việt Nam Tính dựng sẵn Office 365 giúp kiến tạo tảng hội thoại tối ưu, xây dựng không gian làm việc tiên tiến tập trung, nâng cao hiệu làm việc nhóm II Cách cài đặt truy cập MS Teams Hình Đăng nhập Teams Đăng nhập TEAMS − Cách 1: Sử dụng trình duyệt Google Chrome MS Edge để truy cập vào trang chủ MS Teams: http:// teams.microsoft.com Sau đăng nhập tài khoản email nhà trường Lưu ý: sau nhập tên đăng nhập, chọn Work or School account Sử dụng email trường (CBGV@hcmue.edu.vn, người học (45xxxxx@student.hcmue.edu.vn) Hoặc đăng nhập trước đó, máy hiển thị tài khoản để đăng nhập Hình Màn hình đăng nhập có tài khoản − Cách 2: Download Microsoft Teams máy tính Link download: https://products.office.com/vi-vn/microsoftteams/download-app#desktopAppDownloadregion Hệ thống tự động lựa chọn cài đặt phù hợp với máy tính bạn − Cách 3: Trên thiết bị di động: vào play store (Google) thiết bị android Apple app store để tìm app Micro Teams click vào đây: https://products.office.com/vi-vn/microsoft-teams/downloadapp III Các chức Microsoft Teams 1) Hội thoại (chat, video call,…) Tính chat Teams vượt trội tất ứng dụng chat có cho nhóm làm việc − Tính chat Teams tích hợp chức Lync: tìm kiếm đồng nghiệp công ty để Chat; khả tạo Group Chat giống Facebook, cài đặt kiện, tạo khảo sát nhóm,… chức Teams nâng cao − Ngoài ra, group chat Teams, thành viên tag thành viên khác nhóm để giao việc theo lịch hẹn, theo dõi tiến độ làm việc thành viên giao việc Gần đến deadline, Teams nhắc nhở deadline cho người nhận việc Hình Trao đổi dễ dàng thuận tiện Teams  Chức chat Bắt đầu trị chuyện với tồn nhóm Bấm vào Teams , sau chọn nhóm kênh Trong hộp nơi bạn nhập thơng điệp mình, nói điều xảy tâm trí bạn, bấm gửi Hình Trị chuyện với nhóm Trị chuyện với người bạn Ở phần ứng dụng, bấm vào Chat Trong trường Đến, nhập tên người người bạn muốn trò chuyện Trong hộp nơi bạn nhập thơng điệp mình, nói điều xảy tâm trí bạn, bấm gửi Hình Trị chuyện với người Trả lời trò chuyện Hội thoại kênh xếp theo ngày sau luồng Các trả lời chuỗi tổ chức đăng ban đầu để dễ theo dõi nhiều hội thoại Tìm chuỗi trị chuyện mà bạn muốn trả lời Bấm vào Trả lời, thêm tin nhắn, bấm vào Gửi Vui vẻ với biểu tượng cảm xúc, meme, GIFHình Trả lời trị chuyện Thể thân gây ấn tượng với đồng nghiệp bạn! Bấm vào nhãn dán  bên hộp nơi bạn nhập thông điệp bạn, sau chọn Meme nhãn dán từ thể loại Các nhãn dán danh mục chứa nhiều loại dán tùy chỉnh số đo tùy chỉnh — chí bạn tải lên riêng Hình Gửi nhãn dán bạn! Kiểm tra Emoji cho khuôn mặt cười giphy kiểu GIFs hoạt hình  Video Call 10 Tại giao diện Teams họp, click chọn biểu tượng Share hình Hình 12 Chia sẻ hình trị chuyện Khi giao diện Share ra, chọn Desktop để chia sẻ hình bạn 14 Hình 13 Share hình desktop Ngồi việc share hình, bạn chọn share tài liệu… giao diện Share Để kết thúc việc chia sẻ hình với người nghe khác, chọn Stop Sharing Hình 14 Dừng chia sẻ hình • Mẹo 1: bạn share hình cửa sổ ứng dụng bật mà khơng cần share tồn hình Lúc cửa sổ share cho người thấy khung viền đỏ Ngoài khung 15 viền đỏ ra, người xem không thấy phần khác hình bạn Hình 15 Phần cửa sổ viền đỏ share để mọi người thấy • Mẹo 2: Tính Bảng (Whiteboard) cho phép thành viên họp ghi lưu lại thơng tin Hình 16 Whiteboard 16 3) Tạo nhóm trị chuyện, học tập làm việc − Nhóm tập hợp gồm người, nội dung công cụ xung quanh dự án khác kết tổ chức • Các nhóm tạo chế độ riêng tư dành cho người dùng mời • Các nhóm tạo để công khai mở với tổ chức tham gia (tối đa 5000 thành viên) − Để bắt đầu hợp tác, làm việc nhóm, bạn cần team Thiết lập Teams dễ dàng thực vài cú nhấp chuột Yêu cầu tên team mô tả team Điều sau cho phép thành viên nhóm thêm vào 17 − Hình 17 Tạo nhóm − Để tạo nhóm Microsoft Teams, thực theo bước • • • 4) sau đây: Chọn nhóm → gia nhập tạo nhóm Tại bạn tạo nhóm bạn, khám phá nhóm có Chọn tạo nhóm mới, chọn xây dựng nhóm từ đầu chọn tạo từ… để xây dựng nhóm tồn tạo từ nhóm có tương ứng Chọn riêng tư bạn muốn người cần có quyền truy cập Hoặc chọn công khai tổ chức bạn tham gia • Đặt tên cho nhóm thêm mơ tả ngắn muốn • Chọn Tạo • Thêm thành viên Bạn thêm người, nhóm, chí tồn nhóm liên hệ bạn.Nếu bạn cần thêm người từ bên tổ chức mình, sử dụng địa email người để mời họ tham gia với tư cách khách mời • Khi bạn hồn tất việc thêm thành viên, chọn Thêm sau Đóng Tạo kênh làm việc (chỉ có có) 18 − Kênh: phần chuyên dụng nhóm để giữ cho hội thoại xếp theo chủ đề, dự án, kỷ luật cụ thể – điều có hiệu với nhóm bạn − Các tệp mà bạn chia sẻ kênh (trên tab Tệp) lưu trữ SharePoint Kênh nơi diễn hội thoại nơi công việc thực thực Các kênh mở cho tất thành viên nhóm chế độ riêng tư cho số thành viên − Theo mặc định, nhóm có kênh Chung (General), kênh hiệu để sử dụng cho thông báo thơng tin mà nhóm cần Để thêm nhiều kênh khác nhóm: • Chọn Thêm tùy chọn… bên cạnh tên nhóm • Chọn Thêm kênh • • • Nhập tên mô tả cho kênh bạn Bạn xây dựng kênh Hình xung quanh chủ đề, dự án,18 tênThêm phòngkênh ban, điều bạn thích Chọn tự động hiển thị kênh danh sách kênh người bạn muốn kênh tự động nhìn thấy danh sách kênh người Chọn Thêm Hình 19 Thêm kênh 19 5) Thêm ứng dụng − Ngoài chức kể trên, MS Teams cịn thêm dịch vụ ứng dụng có sẵn khác hệ thống để thuận lợi công việc cho bạn nhóm − Có nơi mà bạn vào nhóm để thêm ứng dụng 5.1 Thêm ứng dụng từ bên trái nhóm (chỉnh 5.1) Đi tới ứng dụng bên trái nhóm, sau tìm kiếm ứng dụng u thích bạn duyệt thể loại ứng dụng để tìm kiếm người Hình 20 Thêm ứng dụng Chọn ứng dụng bạn muốn hình mơ tả mở Mất chút thời gian để duyệt phần phụ (ví dụ, tab, thư, ứng dụng cá nhân.) Khu vực giải thích khả ứng dụng nơi mà hiển thị nhóm, sẵn sàng để bạn sử dụng cấu hình Hình 21 Chọn ứng dụng để thêm vào 20 Đến cần nhấn vào nút Thêm ! Bước giống từ vị trí nơi bạn thêm ứng dụng Lưu ý: Người sở hữu nhóm hạn chế thêm ứng dụng Một số ứng dụng cài đặt chủ sở hữu nhóm, họ yêu cầu quyền bổ sung 5.2 Thêm ứng dụng vào tab kênh trò chuyện − Trong tab, bạn thêm ứng dụng để chia sẻ nội dung làm việc cộng tác − Đi đến kênh, nhóm trị chuyện hội thoại ngày mà bạn chọn, bấm vào Thêm tab Hình 22 Chọn + để thêm tab − Từ đó, chọn ứng dụng bạn muốn Trong số trường hợp, bạn tiếp tục thêm tệp cụ thể vào tab 5.3 Thêm thông báo ứng dụng vào kênh − Một khả ứng dụng gọi ứng dụng trình kết nối thơng báo vào kênh − Để thiết lập, tới kênh mà bạn muốn, chọn tùy chọn khác trình kết nối chọn ứng dụng Hình 23 Thêm thơng báo − Bạn có tùy chọn để cấu hình thơng báo cho ứng dụng thêm vào cho nhóm bạn để Thêm ứng dụng 21 5.4 Thêm ứng dụng từ khu vực tin nhắn − Một số ứng dụng cho phép bạn chèn nội dung từ ứng dụng trực tiếp vào thư nhóm Để thêm một, chọn thư chọn ứng dụng bên hộp nơi bạn nhập − Một cách khác để thêm ứng dụng nhập @ vào hộp sau bấm nhận chương trình − Chương trình cung cấp câu trả lời, cập nhật hỗ trợ bạn trò chuyện với chung người kênh Đánh giá ứng dụng Ưu điểm Microsoft Teams có khả hỗ trợ hoạt động cộng tác thành viên doanh nghiệp Ưu ứng dụng tính phát triển chiều rộng lẫn chiều sâu không gian cộng tác với ưu điểm miễn phí bạn sử dụng Office 365, họp trực tuyến lúc nơi,… 1.1 Không thêm chi phí doanh nghiệp bạn sử dụng Office 365 − Nếu doanh nghiệp sử dụng Office 365 quyền, ứng dụng Teams bao gồm gói dịch vụ đó, bạn khơng phát sinh thêm chi phí bổ dung sử dụng Teams (trừ gói Office 365 Business), lợi ích người dùng yêu thích Bên cạnh đó, sử dụng cơng cụ trị chuyện độc lập Slack Google Hangouts phí Hơn nữa, bạn khơng cần có nhu cầu dùng chức cao cấp, bạn ln sử dụng Microsoft Teams miễn phí IV 22 Hình 24 Các ứng dụng miễn phí sử dụng Office 365 1.2 Họp trực tuyến, gọi điện chat lúc nơi − Cuộc họp trực tuyến mạnh Microsoft Teams, quy mô tối đa lên đến 150 người Tồn chu kỳ họp tự động hóa, từ việc lập thời gian biểu, ghi họp tới tính chia sẻ hình, đến việc ghi âm lại nội dung nhắn tin tức thời phòng họp Đặc biệt, giới hạn lên đến 10.000 người tham dự lúc Tenant (Tổ chức) có 15 Live Event diễn đồng thời − Với Cloud Calling, Teams tích hợp Skype vào bên để đảm bảo đầy đủ tính gọi điện online qua đám mây Hình 25 Họp trực tuyến qua Teams − Tiếp theo, Teams kết hợp hai gói dịch vụ Direct Routing (Định tuyến Trực tiếp) Calling Plan (Gói thuê bao) giúp người dùng gọi điện linh hoạt, nhanh chóng tồn diện Theo đó, số điện thoại kết nối nhà mạng di động với Teams chuyển thành thuê bao thức Teams, từ dễ dàng xử lý 23 gọi phức tạp quy mơ tồn cầu Lưu ý Việt Nam, để sử dụng Direct Routing, doanh nghiệp cần đầu tư khoản chi phí cao để sử dụng SBCs system kết hợp với tổng đài ảo sử dụng đầu số PSTN − Không thế, hệ thống gọi điện Teams cịn sở hữu tính thú vị khác chuyển tiếp tư vấn, nhạc chờ, tạm dừng gọi, gửi thư thoại, đặc biệt tổng đài tự động đám mây tiếp viên trực điện thoại ảo − Các tính nhắn tin tag tên kênh chat triển khai thơng thường o Hình 26 Có thể họp trực tuyến, gọi điện gửi tin nhắn cho người khác mọi lúc mọi nơi 1.3 Dữ liệu tập hợp nơi để tập trung làm việc − Microsoft Teams chia thông tin thành kênh nhóm riêng biệt, đó, người thấy tài nguyên bao gồm tin nhắn, tài liệu yêu cầu gặp mặt liên quan đến kênh cụ thể Do đó, nhân viên bạn bị phân tâm, dễ dàng tập trung vào nhiệm vụ thực − Tính quan trọng khác giúp Teams hỗ trợ công việc thực hiệu khả tích hợp ứng dụng khác Office 365 (như Word, Excel, ) dạng tab Về bản, nhân viên bạn không cần rời khỏi ứng dụng Teams mà tiếp tục cơng việc − Tất liệu đồng tức thời lên tảng đám mây Microsoft 24 Hình 27 Tích hợp ứng dụng khác Office 365 1.4 Cộng tác dễ dàng với hàng trăm ứng dụng tích hợp − Với số lượng 400 ứng dụng tích hợp trình kết nối khác tìm thấy Microsoft Teams Hub App Store Chúng ta lựa chọn cơng cụ cần thiết để đưa vào Teams, tạo không gian làm việc nhóm đa dạng để mở rộng tính năng, hỗ trợ cho công việc tốt − Với ứng dụng tích hợp miễn phí: Wrike for Teams để quản lý dự án, Lucidchart for Teams để vẽ (Flowchart) lưu đồ quy trình, Workstream để quản lý cơng việc theo định hướng kết quả, Remind để nhắc việc,… − Ứng dụng phải trả thêm phí: MeisterTask để quản lý công việc, Smartsheets for Teams để hỗ trợ cộng tác, chữ ký điện tử Signnow, 25 ... luận…………………………………………………………………………………………….22 I Giới thiệu sơ lược, lịch sử đời Microsoft Teams Giới thiệu Microsoft Teams: − Microsoft Teams không gian làm việc tập trung vào trị chuyện tích hợp với Office 365 TEAMS kiến tạo tảng hội... • • 4) sau đây: Chọn nhóm → gia nhập tạo nhóm Tại bạn tạo nhóm bạn, khám phá nhóm có Chọn tạo nhóm mới, chọn xây dựng nhóm từ đầu chọn tạo từ… để xây dựng nhóm tồn tạo từ nhóm có tương ứng Chọn... trí khác − Ngồi chia sẻ tệp, tài liệu học tập thành viên nhóm, Microsoft Teams cịn chia sẻ hình bạn trò chuyện họp nhóm để tăng khả học tập khả làm việc nhóm thành viên  Chia sẻ hình bạn trị chuyện