HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM eBH

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM eBH NỘI DUNG I II Giới thiệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm kê khai BHXH eBH Bắt đầu sử dụng chương trình Những điều kiện cần thiết để nộp tờ khai BHXH qua mạng I-VAN: 2.1 Hướng dẫn cách đăng ký mua chữ ký số 2.2 Hướng dẫn cách đăng ký tài khoản giao dịch điện tử Quản lý người lao động 3.1 Danh mục đơn vị/ phòng ban 3.2 Danh sách lao động Lập nộp hồ sơ BHXH điện tử 4.1 Quy trình tự động bước Bước 1: Chọn nghiệp vụ Bước 2: Chọn lao động Bước 3: Ký số nộp Hồ sơ điện tử Tra cứu tờ khai nộp tới quan BHXH 5.1 Tra cứu hồ sơ lập ( Trực tiếp chương trình) 5.2 Tra cứu hồ sơ Website eBH 5.3 Tra cứu hồ sơ cổng giao dịch BHXH 2 3 7 13 13 15 17 20 22 23 23 24 I Giới thiệu Phần mềm kê khai BHXH điện tử eBH công cụ giúp Doanh nghiệp thực quy trình kê khai BHXH eBH giúp Doanh nghiệp dễ dàng lập quản lý hồ sơ theo nghiệp vụ BHXH Doanh nghiệp nộp hồ sơ BHXH qua mạng Internet tới quan BHXH quản lý thông qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam, thông qua tổ chức I-VAN kết xuất hồ sơ điện tử thành hồ sơ giấy để nộp trực tiếp II Hướng dẫn sử dụng phần mềm kê khai BHXH eBH Bắt đầu sử dụng chương trình - Sau cài đặt phần mềm thành công, hình Desktop máy tính bạn xuất biểu tượng chương trình phần mềm kê khai BHXH điện tử eBH sau: - Bạn kích đúp chuột vào biểu tượng để chạy chương trình, hệ thống hiển thị hình “Cấu hình sử dụng lần đầu”, bạn nhập thông tin, bắt buộc phải nhập “Thơng tin đơn vị” Các mục khác bạn bổ sung sau đăng nhập vào phần mềm: Lưu ý: Các thông tin đơn vị đăng ký chương trình đưa vào tiêu chí hồ sơ bạn cần phải nhập xác - Sau nhập xong tiêu chí, bạn kích chọn nút Ghi để lưu lại thơng tin - Nếu Doanh nghiệp chưa có Mã đơn vị thuộc địa bàn TP Hà Nội, bạn chọn link Đăng ký BHXH lần đầu cấp mã đơn vị (BHXH TP Hà Nội) để đăng ký xin cấp Mã đơn vị với quan BHXH Bạn nhập thơng tin chương trình yêu cầu nhấn Đăng ký: - Sau bạn đăng ký, BHXH gửi thông báo tiếp nhận xử lý hồ sơ, thông tin Mã đơn vị BHXH cấp vào email bạn nhập mục Thông tin giao dịch với quan BHXH - Lưu ý: Thời gian giải hồ sơ cấp mã đơn vị lần đầu thông thường ngày làm việc Những điều kiện cần thiết để nộp tờ khai BHXH qua mạng I-VAN: - Sau cài đặt xong chương trình eBH, để nộp tờ khai BHXH qua mạng I-VAN, doanh nghiệp cần điều kiện sau: + Có chữ ký số + Có tài khoản giao dịch BHXH điện tử 2.1 Hướng dẫn cách đăng ký mua chữ ký số - Để đăng ký mua chữ ký số bạn thực theo cách sau: + Cách 1: Truy nhập vào trang website: http://www.eBH sau chọn chức Đăng ký chữ ký số để thực đăng ký mua chữ ký số qua mạng + Cách 2: Liên hệ trực tiếp với Thái Sơn để hỗ trợ tốt 2.2 Hướng dẫn cách đăng ký tài khoản giao dịch điện tử Trên phần mềm eBH bạn đăng ký tài khoản cách vào chức Đăng ký khai điện tử Sau kích vào mục Đăng ký giao dịch BHXH điện tử Màn hình hiển thị sau: - Các thông tin đơn vị: Mã số thuế, tên đơn vị, Mã đơn vụ Cơ quan BHXH phần mềm lấy tự động từ phần đăng ký thông tin lần đầu sử dụng - Bạn nhập tiêu: Địa thư điện tử, số điện thoại địa kinh doanh để quan BHXH gửi thông báo - Trường hợp muốn nhận kết qua Bưu điện bạn đánh dấu chọn vào mục “Nhận kết qua bưu điện” - Tiếp theo, để lấy thông tin chữ ký số, bạn thực cắm chữ kí số vào máy tính, chọn chức Đọc CKS từ USB Token, lựa chọn chữ kí số chọn OK để đưa thơng tin chữ kí số vào ô liệu tương ứng - Cuối Thông tin tài khoản, Tên đăng nhập mặc định MST đơn vị, bạn tự đặt ghi nhớ mật tài khoản - Sau nhập xong thông tin, bạn nhấn vào “Ghi” để ghi lại, sau nhấn vào “Đăng ký” để gửi lên quan BHXH - Bạn nhập tài khoản I-VAN, sau nhấn nút Thực để gửi hồ sơ Quá trình gửi hồ sơ hiển thị sau: - Gửi thành cơng, chương trình hiển thị thơng báo sau: - Sau đăng ký thành công, bảo hiểm có thơng báo email đơn vị đăng ký Bạn vào email kiểm tra thông báo từ BHXH tiến hành kích hoạt tài khoản Quản lý người lao động Chức Quản lý lao động thực quản lý thơng tin Phịng ban thông tin chi tiết người lao động 3.1 Danh mục đơn vị/ phịng ban Để nhập thơng tin Phòng ban, thực sau: - Tại Menu chương trình, chọn mục Quản lý lao động > Danh mục Đơn vị/phịng ban - Màn hình hiển thị sau: - Bạn nhập Mã phòng, Tên phòng, Ghi vào cột tương ứng Sau chọn nút Ghi để ghi lại thông tin vừa nhập 3.2 Danh sách lao động Để nhập thông tin lao động, bạn thực theo cách sau: 2.2.1 Cách 1: Nhập trực tiếp thông tin người lao động - Tại Menu chương trình, chọn Quản lý lao động > Thêm lao động - Màn hình hiển thị sau: - Tại tab Thông tin NLĐ, bạn nhập đầy đủ thông tin người lao động như: Họ tên, Mã NLĐ, chọn tình trạng tương ứng cho người lao động Bạn dựa vào tình trạng người lao động để khai báo nghiệp vụ tương ứng báo tăng, báo giảm… Các tiêu thông tin chuyển tự động sang tờ khai bạn lập hồ sơ - Lưu ý: Các mục đánh dấu * tiêu chí bắt buộc phải nhập - Nhập đầy đủ thơng tin, hình hiển thị sau: - Tiếp theo, bạn chuyển sang tab Thông tin tham gia BHXH, BHYT Màn hình hiển thị sau: - Trong phần này, bạn cần nhập đầy đủ thơng tin như: Số số BHXH (nếu có), Mã số BHXH (nếu có), Số thẻ BHYT (nếu có), Số hợp đồng, Loại hợp đồng, Tiền lương, Các khoản phụ cấp, Thông tin nơi đăng ký khám chữa bệnh… Các thông tin tự động chuyển sang tờ khai tương ứng với nghiệp vụ kê khai bảo hiểm cho người lao động - Tiếp theo, bạn chuyển sang tab Thông tin hộ gia đình Hệ thống hiển thị thơng báo sau: - Bạn nhấn Có muốn chuyển thơng tin NLĐ sang tab Dữ liệu hộ gia đình Nhấn Khơng khơng muốn chuyển tin NLĐ sang tab Dữ liệu hộ gia đình Sau nhấn Có/ Khơng, hệ thống hiển thị hình Dữ liệu hộ gia đình: Để thực lập hồ sơ, bạn vào Menu “Hồ sơ điện tử”, chọn “Lập hồ sơ điện tử”: Hoặc nhấn vào nút “Bắt đầu” giao diện phần mềm: thực theo bước đơn giản sau: Bước 1: Chọn nghiệp vụ Bạn chọn tab lĩnh vực thu, sau chọn nghiệp vụ danh sách nghiệp vụ có sẵn, nghiệp vụ “Điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN”, hệ thống cho phép bạn kê khai nghiệp vụ với danh mục phương án tương ứng nghiệp vụ chọn: - Báo tăng lao động - Báo giảm lao động - Điều chỉnh mức đóng 15 Sau bạn chọn, phần mềm tự động sinh kê cần phải có nghiệp vụ như: - Danh mục hồ sơ: Đây thông tin phiếu giao nhận hồ sơ phần mềm tự động đánh dấu chọn vào khai cần phải có nghiệp vụ - Bản kê D02-TS: Là tờ khai chứa thông tin danh sách người tham gia BHXH, BHYT, BHTN - Bản kê TK1-TS: Là tờ khai cung cấp thay đổi thông tin người tham gia BHYT, BHXH - Lưu ý 1: Bản kê D01-TS yêu cầu trường hợp đơn vị khai báo chậm so với quy định BHXH D01-TS tờ khai cung cấp hồ sơ, giấy tờ đơn vị làm truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ BNN Hệ thống tự động sinh kê D01-TS trường hợp thông tin Từ tháng năm D03-TS nhỏ tháng kê khai Lưu ý 2: Hệ thống BHXH cho phép đính kèm file hồ sơ: Hồn trả tiền đóng (Đối với người tham gia BHXH tự nguyện ) (Mã 606) Hoàn trả tiền đóng (Đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ BNN) (Mã 606a) Các hồ sơ khác khơng phép đính file - Bước 2: Nhập lao động Để nhập thơng tin lao động, bạn sử dụng cách sau: Cách 1: Nhập trực tiếp người lao động hồ sơ: Bạn nhập trực tiếp thông tin người lao động hồ sơ: Loại (Phương án), Họ tên NLĐ, Ngày sinh… Trường hợp bạn chưa nhập đủ thông tin bắt buộc mà nhấn Ghi, hệ thống thông báo cảnh báo vàng thông tin bắt buộc nhập Thông tin nhập D02 link trực tiếp sang tờ khai khác có liên quan TK1, D01 (nếu có) - Lưu ý nhập thông tin đối tượng liên quan tới Mã số BHXH (Lưu ý tương tự chọn đối tượng từ danh sách import file excel vào hồ sơ):  Nếu đối tượng có Mã số BHXH trùng với Số sổ BHXH có Mã số BHXH khơng có Số sổ BHXH: Khơng bắt buộc nhập thơng tin Phụ lục Hộ gia đình  Nếu đối tượng có Mã số BHXH khơng trùng với Số sổ BHXH: Bắt buộc phải nhập thông tin Phụ lục Hộ gia đình để BHXH lấy rà sốt đồng thông tin Mã số BHXH Số sổ BHXH đối tượng  Nếu đối tượng chưa có Mã số BHXH Có Số sổ BHXH mà chưa có Mã số BHXH: Bắt buộc phải nhập thơng tin Phụ lục Hộ gia đình để BHXH lấy rà sốt đồng thơng tin Mã số BHXH Số sổ BHXH đối tượng Cách 2: Chọn người lao động từ danh sách lao động Bạn nhấn vào nút “Chọn lao động”,màn hình danh sách người lao động Có thể tìm kiếm danh sách người lao động cách, dựa vào điều kiện lọc họ tên, phòng ban trạng thái Với nghiệp vụ lựa chọn có danh sách Phương án tương ứng Ví dụ bạn chọn Khai báo tăng hệ thống hiển thị danh sách bao gồm phương án tăng: Với lao động bạn chọn phương án điều chỉnh danh sách, tương ứng với trường hợp khai báo cụ thể Muốn sửa thơng tin cho người lao động nào, bạn nhấn đúp chuột vào người lao động để sửa thông tin chi tiết ghi lại Sửa thông tin tiền lương, phụ cấp người lao động: Nếu muốn áp dụng thông tin người lao động chọn, cho toàn người lao động chọn phía danh sách, bạn nhấn vào nút “Áp dụng cho lao động chọn” Cuối nhấn nút “Ghi” để hoàn tất việc chọn người lao động Danh sách người lao động bạn chọn phần mềm tự động đưa vào kê, mục báo tăng / báo giảm tương ứng tùy thuộc vào phương án bạn chọn Cùng thông tin cá nhân, tiền lương loại phụ cấp Cách 3: Import danh sách NLĐ từ file excel: Bạn nhấn vào nút “Nhập liệu từ file” Màn hình hiển thị sau: Bạn chọn “Thêm từ file excel” “Thêm từ file nén kết xuất từ phần mềm” Nếu bạn Chọn “Thêm từ file excel” Hệ thống hiển thị hình: - Bạn chọn nút “Chọn file” để chọn file excel import vào hệ thống Lưu ý: File import phải lập theo mẫu chương trình Để lấy file mẫu, bạn nhấn nút “Tải file mẫu” Sau tải xong file excel, bạn nút “Thực hiện” để import file vào chương trình Nếu bạn Chọn “Thêm từ file nén kết xuất từ phần mềm” Hệ thống hiển thị hình: Bạn nhấn vào ô để chọn file Sau chọn file, bạn nhấn “Chọn” để import file vào hệ thống Sau tải xong file import vào hồ sơ, hệ thống hiển thị danh sách NLĐ hồ sơ: Bạn kiểm tra lại thơng tin kê, sau nhấn vào nút “Ghi” để ghi lại hồ sơ Nếu ghi thành công hệ thống hiển thị thông báo: Bước 3:Ký số nộp Hồ sơ điện tử Bạn nhấn vào “B3.Ký Nộp” để chuyển sang hình ký nộp hồ sơ Phần mềm chuyển sang hình hồ sơ lập: Tại bạn lựa chọn : - - Ký số cho hồ sơ cách nhấn vào nút “Ký hồ sơ” - Nộp điện tử cho hồ sơ ký số Bạn tham khảo video “Hướng dẫn Ký nộp hồ sơ” để thực việc ký, nộp hồ sơ nhận kết từ quan BHXH - Trước thực nộp hồ sơ, bạn kiểm tra lại thông tin hồ sơ cách nhấn đúp chuột vào bảng kê danh sách: - Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS): - Tờ khai cung cấp thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS): Tra cứu tờ khai nộp tới quan BHXH Bạn tra cứu tờ khai nộp, thông tin trả quan BHXH cách: - Trên Menu chương trình, chọn mục Quản lý hồ sơ Màn hình hiển thị sau: - Bạn chọn hình thức tra cứu sau: 5.1 Tra cứu hồ sơ lập ( Trực tiếp chương trình) - Từ Menu chương trình, chọn Hồ sơ điện tử > Danh sách hồ sơ lập Màn hình hiển thị sau: Tại bạn tra cứu hồ sơ lập, Sửa hồ sơ lấy kết cho toàn danh sách hồ sơ 5.2 Tra cứu hồ sơ Website eBH - Trên Menu chương trình, chọn Hồ sơ điện tử > Tra cứu hồ sơ Website eBH Hoặc vào trình duyệt vào địa chỉ: http://eBH.vn - Màn hình hiển thị sau: 5.3 Tra cứu hồ sơ cổng giao dịch BHXH - Trên Menu chương trình, chọn Hồ sơ điện tử > Tra cứu hồ sơ cổng giao dịch BHXH - Màn hình hiển thị sau: - Bạn nhập vào ô Tên đăng nhập, Mật để đăng nhập Tài khoản quan BHXH cấp xét duyệt hồ sơ Đăng ký khai hồ sơ điện tử - Sau đăng nhập xong, bạn tiến hành tra cứu hồ sơ, kết giao dịch doanh nghiệp THÔNG TIN LIÊN HỆ Cty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn Trụ sở Hà Nội: Phố Đặng Thùy Trâm- Hoàng Quốc Viêt - Cầu Giấy-Hà Nội Điện thoại: 024.37545222, FAX: 024.37545223 Chi nhánh TP.HCM: 33A - Cửu Long- F.2-Tân Bình, TP.HCM Điện thoại: 028.35470355 FAX: 028.35470356 Chi nhánh Bình Dương: B4-08 Cao ốc BICONSI ,Yersin ,Thủ Dầu Một, Bình Dương Điện thoại : 0274.3848886, Fax: 0274.3848882 Chi nhánh Đồng Nai: 93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà, Đồng Nai Điện thoại : 02518.871868, Fax: 02518.871866 Chi nhánh Đà Nẵng: 36 - Đào Duy Từ, Thanh Khê, TP.ĐÀ NẴNG Điện thoại : 0236.3868363, Fax: 0236.3868364 Tổng đài hỗ trợ (hỗ trợ khách hàng 24/7) Miền Bắc: 1900 5588 73 Miền Nam – Miền trung: 1900 5588