công tác lập chứng từ thanh toán hàng xuất khẩu của doanh nghiệp theo phương thức tín dụng chứng từ tại công ty VINATEX đà nẵng

Đề tài : CƠNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ THANH TỐN HÀNG XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI CÔNG TY VINATEX ĐÀ NẴNG PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ PHẦN II: TÌNH HÌNH KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THỰC TRẠNG QUI TRÌNH THU THẬP VÀ LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG DỆT MAY XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY VINATEX ĐÀ NẴNG PHẦN III: KIẾN NGHỊ PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ THANH TỐN HÀNG XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ A KHÁI QUÁT CHỨNG TỪ THANH TOÁN Khái niệm chứng từ: Hệ thống chứng từ: 2.1 Chứng từ hàng hoá: 2.2 Chứng từ xác minh chất hàng hoá: 2.3 Chứng từ vận tải : 2.4 Chứng từ kho hàng : 2.5 Chứng từ bảo hiểm: 2.6 Chứng từ làm thủ tục hải quan: Khái niệm chứng từ toán kinh doanh ngoại thương: B PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN L/C VÀ QUY ĐỊNH CHỨNG TỪ THANH TỐN TRONG XK I Phương thức tín dụng chứng từ: Khái niệm: Khái quát qui trình nghiệp vụ: 2.1 Sơ đồ: 2.2 Giải thích sơ đồ: Qui định chứng từ toán: 3.1 Trong L/C: 3.2 Trong hợp đồng: 3.3 Trong ISBP 681: 3.4 Trong UCP 600: II QUI TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ THANH TỐN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ Lập hoá đơn thương mại: 1.1 Khái niệm: 1.2 Tác dụng hoá đơn thương mại: 1.2.1 Đối với người bán: 1.2.2 Đối với người mua: 1.2.3 Đối với quan hữu quan: 1.2.4 Đối với án hay trọng tài kinh tế: 1.3 Nội dung hoá đơn thương mại: 1.4 Một số điểm lưu ý lập hoá đơn thương mại: 1.5 Các loại hoá đơn khác: 1.5.1 Hố đơn tạm tính (Provisional invoice) 1.5.2 Hố đơn chiếu lệ (Proforma invoice) 1.5.3 Hoá đơn chi tiết (Detail invoice) 1.5.4 Hoá đơn lãnh (Consular invoice) 1.5.5 Hoá đơn hải quan (Customs invoice) Chứng từ vận tải (Bill of Transport) 2.1 Khái niệm: 2.2 Các loại chứng từ vận tải: 2.2.1 Vận đơn đường biển (Marine/Ocean Bill of lading – B/L) 2.2.1.1 Khái niệm: 2.2.1.2 Tác dụng: 2.2.1.3 Nội dung B/L: 2.2.1.4 Các phân loại vận đơn: 2.2.1.4.1 Căn vào việc chuyển nhượng: 2.2.1.4.1.1 Vận đơn đích danh (Straight of B/L): 2.2.1.4.1.2 Vận đơn theo lệnh (To order B/L): 2.2.1.4.1.3 Vận đơn xuất trình (To bearer bill of lading): 2.2.1.4.1.4 Vận đơn đường biển không lưu thông (Non – Negotiable Sea Way bill): 2.2.1.4.2 Căn vào chuyên chở: 2.2.1.4.2.1 Vận đơn chở suốt (Through bill of lading): 2.2.1.4.2.2 Vận đơn thẳng (Direct bill of lading): 2.2.1.4.3 Căn vào ghi vận đơn: 2.2.1.4.3.1 Vận đơn hoàn hảo (Clean Bill of lading): 2.2.1.4.3.2 Vận đơn khơng hồn hảo (Unclean bill of lading): 2.2.1.4.4 Căn vào thời gian cấp vận đơn thời gian bốc xếp: 2.2.1.4.4.1 Vận đơn xếp hàng (Shipped on board bill of lading): 2.2.1.4.4.2 Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment bill of lading): 2.2.2 Các chứng từ vận tải khác: 2.2.2.1 Chứng từ vận tải hàng không (Air transport document): 2.2.2.2 Chứng từ vận tải đường bộ, đường sắt hay đường thuỷ nội địa (Road, Rail, or Island waterway transport document): Chứng từ bảo hiểm: 3.1 Khái niệm: 3.2 Mục đích chứng từ bảo hiểm: 3.3 Phân loại chứng từ bảo hiểm: 3.3.1 Bảo hiểm đơn (Insurance Policy): 3.3.2 Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate): 3.4 Nội dung chứng từ bảo hiểm: 3.5 Lưu ý lập chứng từ bảo hiểm: Các loại giấy chứng nhận hàng hoá: 4.1 Khái niệm: 4.2 Mục đích giấy chứng nhận hàng hóa: 4.3 Phân loại: 4.3.1 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (Certificate of Origin) – C/O: 4.3.2 Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality): 4.3.3 Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng (Certificate of quality/weight): 4.3.4 Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate): 4.3.5 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary certificate): 4.3.6 Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary certificate): 4.3.7 Phiếu đóng gói (Packing list): 4.3.8 Giấy chứng nhận người hưởng lợi (Beneficiary Certificate): Lập hối phiếu: 5.1 Khái niệm: 5.2 Tính chất hối phiếu: 5.2.1 Tính bắt buộc: 5.2.2 Tính trừu tượng: 5.2.3 Tính lưu thơng: 5.3 Hình thức hối phiếu: MẪU HỐI PHIẾU DÙNG TRONG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ 5.4 Những yếu tố hối phiếu: PHẦN II: TÌNH HÌNH KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THỰC TRẠNG QUI TRÌNH THU THẬP VÀ LẬP CHỨNG TỪ THANH TỐN HÀNG DỆT MAY XUẤT KHẨU TẠI CƠNG TY VINATEX ĐÀ NẴNG A KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CƠNG TY 1.Lịch sử hình thành : Sự phát triển Cơng ty: Chức nhiệm vụ quyền hạn Công ty: Cơ cấu tổ chức Công ty: a Sơ đồ : b/ Chức nhiệm vụ, quyền hạn mối quan hệ phịng ban II Tình hình sử dụng nguồn lực Cơng ty: Tình hình sở chất kỹ thuật: a Tình hình máy móc thiết bị: Loại máy móc, thiết bị SL Loại máy móc thiết bị SL Thiết bị may thêu Thiết bị phụ trợ b Tình hình sử dụng mặt bằng: Tình hình sử dụng nguồn nhân lực: Tình hình tài Cơng ty: Kết hoạt động kinh doanh Công ty (2005 – 2007) B Quy trình lập chứng từ tốn hàng dệt may xuất phương thức tín dụng chứng từ Công ty: I Nội dung điều khoản tốn theo phương thức tín dụng chứng từ hợp đồng xuất Công ty: II Nghiên cứu nội dung chứng từ L/C: III Thu thập lập chứng từ toán: Các chứng từ nội dung chứng từ theo yêu cầu: 1.1 Phiếu đóng gói: 1.2 Hố đơn thương mại: 1.3 Vận đơn: 1.4 Giấy chứng nhận xuất xứ: 1.5 Giấy kê khai chi tiết mặt hàng: 1.6 Bảng kê khai Container chở h àng: 1.7 Thông báo giao hàng Fax: 1.8 Hối phiếu: II KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ THANH TỐN Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ tốn: Kiểm tra tính thống loại chứng từ chứng từ: Kiểm tra danh mục số lượng loại chứng từ: Kiểm tra nội dung cụ thể chi tiết loại chứng từ: III XUẤT TRÌNH BỘ CHỨNG TỪ ĐỂ ĐƯỢC THANH TOÁN: IV SỬA ĐỔI BỘ CHỨNG TỪ KHI CÓ SAI SÓT: PHẦN III: KIẾN NGHỊ I NHỮNG LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ TRONG THANH TỐN BẰNG L/C Lập hố đơn: Vận đơn đường biển: Chứng nhận xuất xứ: Hối phiếu: II NHỮNG QUI ĐỊNH MỚI CỦA UCP600: UCP 600 III NHỮNG ĐIỀU CẦN KHẮC PHỤC TRONG CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ CỦA CÔNG TY: IV NHỮNG THAY ĐỔI TRONG CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ CỦA CÔNG TY SAU KHI UCP600 RA ĐỜI: KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ THANH TỐN HÀNG XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ A KHÁI QUÁT CHỨNG TỪ THANH TOÁN Khái niệm chứng từ: Chứng từ văn thức coi thức chứa đựng chi tiết, thông tin cần thiết cho việc chứng minh thông báo kiện cho việc lập giấy tờ, văn khác Hệ thống chứng từ: 2.1 Chứng từ hàng hố: Chứng từ hàng hóa loại chứng từ thể chi tiết riêng biệt mặt: số lượng, chất lượng, giá trị, bao bì, lơ hàng, người bán lập và/hoặc xác thực bên thứ 2.2 Chứng từ xác minh chất hàng hoá: Những chứng từ xác minh chất hàng hóa chứng từ doanh nghiệp sản xuất hàng hóa tổ chức quản lý chất lượng hàng hóa (như quan kiểm nghiệm phẩm chất hàng xuất khẩu, quan giám định, quản kiểm dịch ), người bán cấp để xác định số lượng, trọng lượng, phẩm chất thuộc tính vơ trùng hàng hóa 2.3 Chứng từ vận tải : Chứng từ vận tải chứng từ người chuyên chở, người bốc dỡ đại diện họ cấp Trong người ta xác định tình trạng hàng hóa khơng phải với tư cách đối tượng mua bán, mà với tư cách đối tượng chuyên chở bốc dỡ đồng thời người ta chứng minh xác định rõ trách nhiệm hàng hóa, việc bốc dỡ hay việc chuyên chở quan hệ bên người chuyên chở, bốc dỡ với bên người chủ hàng (tức người gửi hàng) người vận tải Điều nhằm xác nhận với người bán nhận hàng để chuyên chở kể từ cung cấp chứng từ, người vận tải phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa 2.4 Chứng từ kho hàng : Chứng từ kho hàng giấy tờ sở kho hàng cung cấp cho người chủ hàng (nếu hàng hóa phải lưu kho người chủ hàng trước hàng hóa xuất khẩu) 2.5 Chứng từ bảo hiểm: Chứng từ bảo hiểm chứng từ tổ chức bảo hiểm cấp để xác nhận việc hàng hóa bảo hiểm tình trạng tổn thất hàng hóa bảo hiểm Như vậy, chứng từ bảo hiểm lập với mục đích hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm chứng từ khác dùng để điều tiết quan hệ tổ chức BH với người BH Chứng từ BH thường sử dụng đơn BH (do người mua BH ký) giấy chứng nhận BH 2.6 Chứng từ làm thủ tục hải quan: Để góp phần tăng cường quản lý ngoại thương, nhà nước qui định số thủ tục hành - kinh tế buộc đơn vị kinh doanh XNK phải thực họ muốn ký kết hợp đồng ngoại thương họ muốn chuyên chở hàng hóa vào nước ta qua biên giới quốc gia Trong số thủ tục đó, thủ tục có ý nghĩa bắt buộc, có tính chất chặt chẽ thực hợp đồng mua bán ngoại thương là: chế độ cấp giấy phép XNK hàng hóa, chế độ hải quan, chế độ kiểm dịch Đáp ứng yêu cầu này, đơn vị kinh doanh XNK phải xin cấp giấy phép XNK hàng hóa Thực thủ tục chế độ hải quan, đơn vị kinh doanh phải lập xuất trình cho hải quan, giởi hàng nhận hàng cửa (ga biên giới, cảng, sân bay bưu điện), chứng từ, tờ khai hàng xuất (hoặc nhập khẩu) Thực thủ tục chế độ kiểm dịch, gởi nhận hàng cửa khẩu, hay ga đến, đơn vị kinh doanh phải xuất trình cho nhà chức trách chứng từ: giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật, giấy phép kiểm dịch thực vật (hoặc động vật) nhập Khái niệm chứng từ toán kinh doanh ngoại thương: Chứng từ toán ngoại thương chứng từ người xuất lập để toán Chứng từ toán gồm chứng từ hàng hố + Hối phiếu B PHƯƠNG THỨC THANH TỐN L/C VÀ QUY ĐỊNH CHỨNG TỪ THANH TOÁN TRONG XK I Phương thức tín dụng chứng từ: Khái niệm: Theo UCP, phương thức tín dụng chứng từ thoả thuận dù mô tả nào, mà theo ngân hàng (Ngân hàng mở - The Issuing bank) hành động theo yêu cầu thị khách hàng (người yêu cầu - The applicant for credit) tiến hành việc trả tiền cho người thứ ba (Người hưởng lợi - Benificiary) thay mặt mình: + Phải tiến hành việc trả tiền cho người thứ ba (Người hưởng lợi Beneficiary) theo lệnh người này, phải chấp nhận trả tiền hối phiếu người hưởng lợi ký phát, + Ủy nhiệm cho ngân hàng khác thực việc trả tiền đó, chấp nhận trả tiền hối phiếu đó, + Ủy nhiệm cho ngân hàng khác chiết khấu chứng từ quy đinh xuất trình cho thấy điều kiện tín dụng thực Khái quát qui trình nghiệp vụ: 2.1 Sơ đồ: Ngân hàng thông báo L/C (Advising bank) (8) (5) Người xuất (Beneficiary) (7) (6) (2) Ngân hàng phát hành L/C (Issuing bank) (1) (3) (4) (9) (10) Người nhập (Applicant) 2.2 Giải thích sơ đồ: (1) Người nhập làm đơn làm thủ tục cần thiết để yêu cầu ngân hàng mở L/C cho người xuất hưởng lợi (2) Ngân hàng mở sau kiểm tra đơn, kiểm tra thủ tục, vào đơn tiến hành mở L/C thông qua ngân hàng đại lý nước người xuất thơng báo chuyển cho người xuất nội dung L/C (3) Khi nhận L/C, ngân hàng thông báo chuyển cho người XK tồn nội dung L/C (4) Người xuất sau kiểm tra kỹ nội dung L/C, cần thiết đề nghị người NK tiến hành thủ tục tu chỉnh L/C, chấp nhận toàn nội dung L/C tiến hành giao hàng theo L/C (5) Sau hoàn thành việc giao hàng, người xuất lập chứng từ toán theo yêu cầu L/C xuất trình lên ngân hàng thơng báo để ngân hàng chuyển chứng từ sang cho ngân hàng mở L/C (6) Ngân hàng thông báo chuyển chứng từ cho ngân hàng mở để ngân hàng kiểm tra chứng từ thực nghĩa vụ cam kết với người hưởng lợi L/C (7) Ngân hàng mở kiểm tra chứng từ toán, thấy phù hợp với L/C tiến hành trả tiền cho người xuất (At sight L/C) chấp nhận hối phiếu trả tiền đáo hạn (Usance L/C) Nếu chứng từ khơng phù hợp từ chối khơng tốn (8) Ngân hàng thông báo chuyển tiền hối phiếu chấp nhận thơng báo tình trạng chứng từ cho người hưởng lợi (9) Ngân hàng mở chuyển giao chứng từ hàng hoá cho người nhập yêu cầu người nhập toán nhận nợ (10) Người nhập kiểm tra chứng từ, thấy phù hợp với L/C hồn trả tiền cho ngân hàng mở, chấp nhận nợ lấy chứng từ hàng hố để nhận hàng Nếu khơng phù hợp có quyền từ chối trả tiền Qui định chứng từ tốn: 3.1 Trong L/C: Thư tín dụng văn ngân hàng mở thiết lập theo yêu cầu người nhập (người xin mở L/C) cam kết trả tiền cho người xuất (người hưởng lợi) số tiền định, thời gian định với điều kiện người phải thực điều khoản quy định L/C Thư tín dụng văn pháp lý quan trọng phương thức tín dụng chứng từ, khơng có L/C người xuất khơng giao hàng phương thức khơng hình thành Trong L/C, người nhập thông qua ngân hàng mở đưa quy định cụ thể chứng từ khía cạnh chẳng hạn số loại chứng từ phải xuất trình, số lượng chứng từ phải làm loại (thông thường lập bản), nội dung yêu cầu loại, thời hạn muộn phải xuất trình chứng từ, quy định cách thức trả tiền Qua đó, người xuất phải kiểm tra kỹ lưỡng quy định để tránh trường hợp sai sót dẫn đến khơng toán 3.2 Trong hợp đồng: Hợp đồng xem lời cam kết hay thoả thuận có tính pháp lý hai bên có khoản mục qui định trách nhiệm quyền lợi bên Trong kinh doanh xuất nhập khẩu, có tranh chấp xảy hợp đồng xem văn có tính pháp lý cao góp phần vào việc giải tranh chấp bên Hợp đồng xuất qui định rõ hình thức toán chứng từ cần thiết mà người xuất phải xuất trình để tốn sau giao hàng 3.3 Trong ISBP 681: ISBP (International Standard Banking Practice for the examination of documents under documentary credits - Tập quán Ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế dùng để kiểm tra chứng từ tốn tín dụng chứng từ) ISBP qui định qui tắc kiểm tra chứng từ toán Trong trường hợp tranh chấp chứng từ xảy mà qui định khoản mục UCP600 không đủ để làm rõ trách nhiệm quyền hạn bên ISBP 681 chìa khố giúp ngân hàng giải tranh chấp 3.4 Trong UCP 600: UCP quy tắc thực hành thống tín dụng chứng từ xuất nhập khẩu, vừa Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) hồn tất Trong quy định quyền hạn trách nhiệm bên liên quan giao dịch tín dụng chứng từ UCP 600 sửa đổi lần thứ sáu ICC Điểm UCP 600 lần quy định cụ thể chi tiết nghĩa vụ, trách nhiệm ngân hàng tham gia toán trách nhiệm doanh nghiệp xuất nhập khẩu; quy định chi tiết Hối phiếu: Trong phương thức L/C chứng từ hối phiếu ký phát theo L/C để đòi tiền người nhập khẩu, phải đối chiếu nội dung L/C để lập hối phiếu cho Cần lưu ý số điểm sau: - Số tiền ghi hối phiếu không bé lớn số tiền ghi hoá đơn nói chung khơng vượt q kim ngạch L/C - Trị giá hối phiếu phải diễn đạt loại tiền với L/C số tiền số số tiền chữ phải phù hợp - L/C yêu cầu hối phiếu ghi phải làm vậy, khơng tự ý sửa chữa, bổ sung nội dung hình thức u cầu - Tên họ địa đầy đủ người thụ trái cần phải ghi xác - Hối phiếu phải đề ngày vòng thời gian trước ngày hết hiệu lực L/C - Hối phiếu phải ghi tên ngân hàng phát hành, số L/C ngày phát hành - Đối với trường hợp giao hàng vượt kim ngạch L/C phải lập hối phiếu hoá đơn sau:  Lập hai hoá đơn, hoá đơn với kim ngạch L/C, hoá đơn với số tiền vượt kim ngạch L/C Lập hối phiếu theo hoá đơn Hối phiếu số tiền vượt “ký phát theo L/C số ” mà phải ký phát thẳng cho người nhập nhờ ngân hàng thu tiền hộ  Trường hợp khơng lập hai hố đơn hối phiếu phải làm riêng biệt thành hai hối phiếu hối phiếu số tiền vượt L/C phải ghi rõ “Phần tiền vượt dùng cách nhờ thu” (being overdrawn portion for collection) II NHỮNG QUI ĐỊNH MỚI CỦA UCP600: Sau năm soạn thảo chỉnh lý, ngày 25 tháng 10 năm 2006, ICC thông qua Bản Quy tắc thực hành thống tín dụng chứng từ số 600 (UCP 600) thay cho UCP 500 UCP 600 có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2007 UCP 600 có số thay đổi so với UCP 500 sau: Thứ nhất, hình thức, UCP 600 bố cục lại với 39 điều khoản (so với 49 điều khoản UCP 500), bổ sung nhiều định nghĩa giải thích thuật ngữ để làm rõ nghĩa thuật ngữ gây tranh cãi UCP 500 Chẳng hạn, điều “Definitions” (Định nghĩa) UCP 600 nêu loạt định nghĩa như: Advising bank, Applicant, Beneficiary, Complying presentation, Confirmation, Confirming bank, Credit, Honour, Negotiation, Presentation… Thứ hai, UCP 600 quy định rõ thời gian cho việc từ chối chấp nhận chứng từ xuất trình khoảng thời gian cố định “5 ngày làm việc ngân hàng” (five banking days) UCP 500, khoảng thời gian quy định không rõ ràng “Thời gian hợp lý” (Reasonable Time) “Không chậm trễ” (Without delay) để kiểm tra chứng từ thông báo chứng từ bất hợp lệ Cụ thể sau: UCP 600 UCP 600 Điều14(b) & 16 (d) Ngân hàng định, NH xác nhận, có, ngân hàng phát hành có tối đa Ngân hàng ngày lám việc ngày xuất trình chứng từ để xác định chứng từ xuất trình có hợp lệ hay khơng (A nominated bank acting on its nomination, a confirming bank, if any, and the issuing bank shall each have a maximum of five banking days following the day of presentation to determine if a presentation is complying)…… Thông báo từ chối chứng từ theo yêu cầu điều 16c phải gửi viễn thông, được, phương tiện nhanh chóng khác khơng muộn ngày làm việc thứ ngân hàng ngày xuất trình chứng từ(The notice (of refusal documents) required in sub-article 16(c) must be given by telecomunication or, if that is not possible, by other expeditious means no later than the close of the fifth banking day following the day UCP 500 UCP 500 Điều 13(b) & 14(d) (i) Ngân hàng phát hành, Ngân hàng xác nhận, có, Ngân hàng định, Ngân hàng có thời gian hợp lý, không ngày làm việc ngày nhận chứng từ, để kiểm tra chứng từ định nhận hay từ chối chứng từ thông báo cho bên mà từ Ngân hàng nhận chứng từ, biết định mình.(The Issuing Bank, the Confirming Bank, if any, or a Nominated Bank acting on their behalf, shall each have a reasonable time, not to exceed seven banking days following the day of receipt of the documents, to examine the documents and determine whether to take up or refuse the documents and to inform the party from which it received the documents accordingly).… Nếu Ngân hàng phát hành và/ Ngân hàng xác nhận, có Ngân hàng định hành động thay mặt ngân hàng định từ chối chứng từ phải gửi thơng báo of presentation) định viễn thông khơng thể được, phương tiện nhanh chóng khác, không chậm trễ không muộn ngày làm việc thứ ngân hàng ngày nhận chứng từ(If the Issuing Bank and/or Confirming Bank, if any, or a Nominated Bank acting on their behalf, decides to refuse documents, it must give notice to that effect by telecommunication or, if that is not possible, by other expeditious means, without delay but no later than the close of the seventh banking day following the day of receipt of the documents) Thứ ba, UCP 600 đưa quy định địa người yêu cầu mở người hưởng lợi thư tín dụng phải thể chứng từ xuất trình L/C: UCP 600 UCP 600 Điều 14(j)Khi địa người hưởng lợi người yêu cầu mở thư tín dụng thể chứng từ khơng thiết phải giống địa thư tín dụng chứng từ khác, nhiên phải nước với địa tương ứng qui định thư tín dụng Các chi tiết liên lạc (số fax, điện thoại, Email…) phần địa người hưởng người yêu cầu mở thư tín dụng bị bỏ qua Tuy nhiên địa UCP 500 UCP 500 Điều 37 Trừ qui định khác thư tín dụng, hoá dơn thương mại phải thể bề mặt phát hành người hưởng lợi ghi thư tín dụng (trừ trường hợp ghi điều 48) phải lập cho người yêu cầu mở thư tín dụng (trừ trường hợp nêu điều 48(h))…)(Unless other stipulated in the Credit, commercial invoices:i Must appear on their face to be issued by the Beneficiary named in the Credit (except as provided in chi tiết liên lạc người yêu Article 48), andii Must be made out cầu mở thư tín dụng xuất in the name of the Applicant (except phần chi tiết người nhận as provided in sub-Article 48(h)) …) hàng hay bên thông báo chứng từ vận tải theo điều 19, 20, 21, 22, 23, 24 25 phải giống thư tín dụng(When the addresses of the beneficiary and the applicant appear in any stipulate document, they need not be the same as those stated in the credit or in any other stipulated documents, but must be within the same country as the respective addresses mentioned in the credit Contact details (telefax, telephone, email and the like) stated as part of the beneficiary’s and the applicant’s address will be disregarded However, when the address and contact details of the applicant appear as part of the consignee or notify pary details on a transport document subject to articles 19, 20, 21, 22, 23, 24 or 25, they must be as stated in the credit) Thứ tư, theo UCP 600, ngân hàng phát hành phép từ chối chứng từ giao chứng từ cho người yêu cầu mở thư tín dụng nhận chấp nhận chứng từ bất hợp lệ họ UCP 600 UCP 600 Điều 16(c)Khi ngân hàng định, Ngân hàng xác nhận, có, Ngân hàng phát hành từ chối chấp nhận chiết khấu UCP 500 UCP 500 Điều 14 (d) i Ngân hàng phát hành, Ngân hàng xác nhận, có Ngân hàng định, Ngân hàng có thời gian chứng từ xuất trình, phải gửi thơng báo cho người xuất trình.Thơng báo phải nêu rõi Ngân hàng từ chối chấp nhận chiết khấu, vàii Mỗi điểm bất hợp lệ theo Ngân hàng từ chối chấp nhận chiết khấu; vàiii a) Ngân hàng giữ chứng từ chờ dẫn từ người xuất trình; hoặcb) Ngân hàng phát hành giữ chứng từ nhận chấp nhận chứng từ bất hợp lệ người yêu cầu mở thư tín dụng đồng ý với việc chấp nhận đó, nhận dẫn từ người xuất trình trước đồng ý việc chấp nhận chứng từ người mở yêu cầu thư tín dụng, hoặcc) Ngân hàng gửi trả lại chứng từ, hoặcd) Ngân hàng đâng hành động theo dẫn từ người xuất trình chứng từ nhận từ trước.(When a nominated bank acting on its nomination, a confirming bank, if any, or the issuing bank decides to refuse to honour or negotiate, it must give a single notice to that effect to the presenter.The notice must state:that the bank is refusing to honour or negotiate; andeach discrepancy in respect of which the bank refuses to honour or negotiate; anda) that the bank is holding the documents pending further instructions from the presenter; orb) that the issuing bank hợp lý, không ngày làm việc ngân hàng ngày nhận chứng từ, để kiểm tra chứng từ định nhận hay từ chối chứng từ thông báo cho bên mà từ Ngân hàng nhận chứng từ, biết định mình.(The Issuing Bank, the Confirming Bank, if any, or a Nominated Bank acting on their behalf, shall each have a reasonable time, not to exceed seven banking days following the day of receipt of the documents, to examine the documents and determine whether to take up or refuse the documents and to inform the party from which it received the documents accordingly) ii Thơng báo phải nêu tất điểm bất hợp lệ mà theo Ngân hàng từ chối chứng từ ghi rõ Ngân hàng giữ chứng từ để tuỳ quyền định đoạt người xuất trình hay trả chứng lại cho người xuất trình.(Such notice must state all discrepancies in respect of which the bank refuses the documents and must also state whether it is holding the documents at the disposal of, or is returning them to, the presenter) is holding the documents until it receives a waiver from the applicant and agrees to accept it, or receives further instructions from the presenter prior to agreeing to accept a waiver; orc) that the bank is returning the documents; ord) that the bank is acting in accordance with instructions previously received from the presenter) Về bản, UCP 600 có nhiều điểm nhằm xác định rõ giải xung đột toán xuất nhập phương thức tín dụng chứng từ mà UCP 500 chưa thực Tất nhiên, bên cạnh thành tựu, UCP 600 chưa giải tất vấn đề thực tiễn đầy phong phú phức tạp, đòi hỏi ICC tiếp tục nghiên cứu sửa đổi để đáp ứng thay đổi liên tục thương mại quốc tế III NHỮNG ĐIỀU CẦN KHẮC PHỤC TRONG CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ CỦA CƠNG TY: Lập chứng từ tốn khâu yêu cầu mức độ xác cao nhất, sai sót nhỏ bị nhà nhập ngân hàng từ chối tốn Vì vậy, địi hỏi nhân viên lập chứng từ có kỹ phương pháp thực để đạt hiệu tốt Tại công ty, đại đa số lô hàng xuất lớn quan trọng toán theo phương thức tín dụng chứng từ Sau số lỗi mà nhân viên lập chứng từ cần lưu ý khắc phục: - Lỗi tả lỗi thường gặp nhất: thừa dấu cách, thiếu dấu cách, sai lỗi, mục: tên địa người gửi hàng, người nhận hàng, thường gặp tên cảng Ví dụ: L/C yêu cầu thể cảng khác như: HO CHI MINH PORT, VIET NAM ; HO CHI MINH PORT, VIETNAM ; Hochiminh Port, Vietnam; HoChiMinh Port, VietNam Theo thói quen, lúc lập hố đơn không ý nên lỗi thường xuyên gặp phải - Có nhiều trường hợp tên khách hàng, danh từ tên L/C ghi sai so với thực tế, chứng từ ghi chứng từ công ty bị khách hàng từ chối toán, yêu cầu tu chỉnh lại chứng từ khơng theo qui định L/C Nhân viên lập chứng từ cần ý vấn đề - Khi lập Invoice, Packing List: tiếp tục hồn chỉnh dựa Form có sẵn lúc làm để khai báo hải quan đôi lúc dựa vào “Bản dịch L/C ” nên sai sót tránh khỏi - Bất hợp lệ số tiền số chữ ghi hối phiếu không khớp với không tổng giá trị hố đơn - Khơng đồng thơng tin B/L chứng từ khác: phát sai sót này, yêu cầu hãng tàu cấp lại B/L, khơng phí tốn thời gian công sức cho việc lại, phải làm lại chứng thư khác vì: nội dung chứng từ C/O dựa B/L Thông thường sau qua hãng tàu lấy B/L gốc, nhân viên cầm B/L gốc qua quan giám định lấy từ, qua Phòng thương mại lấy C/O, sau phát sai sót nên phải xin cấp lại chứng từ; C/O phải chịu phí Do vậy, từ đầu làm B/L phải kiểm tra cẩn thận chi tiết cụ thể để tránh ảnh hưởng đến chứng từ khác, nhiều thời gian, chi phí tiến độ hồn thành chứng từ Nguyên nhân phát sinh chủ yếu xuất phát từ yếu tố chủ quan nhân viên lập chứng từ: bất cẩn, tinh thần trách nhiệm chưa cao, sơ sót thao tác, đánh máy, ghi chép Vì vậy, cơng ty cần đưa biện pháp mạnh mẽ nhân viên để khắc phục phát sinh IV NHỮNG THAY ĐỔI TRONG CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ CỦA CÔNG TY SAU KHI UCP600 RA ĐỜI: Các quy định UCP600 thoáng nhiều so với UCP500 mục qui định cho công tác lập chứng từ Chính nhân viên công ty không gặp nhiều rắc rối khâu lập chứng từ tốn cơng tác lập chứng từ khơng có nhiều thay đổi UCP600 đời Tuy nhiên, lỗi tả hay ngữ pháp khơng cịn ảnh hưởng nhiều đến quyền lợi người xuất bị ngân hàng hay nhà nhập từ chối tốn nội dung chứng từ có vài lỗi nhỏ dẫn đến khơng hợp lệ KẾT LUẬN Sau 30 năm hoạt động lĩnh vực xuất nhập khẩu, công ty tạo dựng nhiều uy tín cho khách hàng ngồi nước Đây lợi cho công ty hoạt động xuất nhập Việt Nam giới trở nên sôi động, Việt Nam thức trở thành thành viên tổ chức Thương mại giới WTO Hiện nay, cơng ty thức vào hoạt động hình thức cơng ty cổ phần, với bề dày kinh nghiệm cơng ty chớp nhiều hội nhận đơn đặt hàng lớn có giá trị góp phần nâng cao tổng kim ngạch xuất năm tới đẩy mạnh hoạt động xuất nhập Qua phân tích qui trình lập chứng từ toán hàng dệt may xuất công ty Vinatex, ta nhận thấy tầm quan trọng cơng tác lập chứng từ tốn người xuất Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, ham học hỏi; công tác lập chứng từ cơng ty xảy sai sót dẫn đến tình trạng chứng từ bị từ chối tốn Tuy nhiên, cơng tác lập chứng từ cơng ty bên cạnh ưu điểm cịn có số hạn chế sơ sót bất cẩn thao tác đánh máy, ghi chép thông tin trình lập chứng từ Những giải pháp kiến nghị hy vọng khắc phục thiếu sót góp phần nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh xuất cơng ty nói riêng tồn xã hội nói chung, đóng góp phần đáng kể vào q trình cơng nghiệp hố, đại hóa đất nước, hoàn thành mục tiêu đưa nước ta trở thành nước công nghiệp vào năm 2020 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thanh toán quốc tế - Nhà xuất Tổng Hợp Thành phố HCM Hỏi đáp tốn xuất nhập qua phương thức tín dụng chứng từ GS.TS Võ Thanh Thu Nghiệp vụ toán quốc tế - PGS.TS Nguyễn Thị Thu Thảo Giáo trình tốn qu ốc tế - Đại học Đà Nẵng Thông tin từ Internet NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN MỤC LỤC PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP THEO PHƯƠNG THỨC .1 TÍN DỤNG CHỨNG TỪ .1 A KHÁI QUÁT CHỨNG TỪ THANH TOÁN 1 Khái niệm chứng từ: Hệ thống chứng từ: 2.1 Chứng từ hàng hoá: 2.2 Chứng từ xác minh chất hàng hoá: 2.3 Chứng từ vận tải : 2.4 Chứng từ kho hàng : 2.5 Chứng từ bảo hiểm: 2.6 Chứng từ làm thủ tục hải quan: Khái niệm chứng từ toán kinh doanh ngoại thương: .2 B PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN L/C VÀ QUY ĐỊNH CHỨNG TỪ THANH TOÁN TRONG XK I Phương thức tín dụng chứng từ: Khái niệm: Khái quát qui trình nghiệp vụ: 2.1 Sơ đồ: 2.2 Giải thích sơ đồ: 3 Qui định chứng từ toán: .4 3.1 Trong L/C: 3.2 Trong hợp đồng: 3.3 Trong ISBP 681: 3.4 Trong UCP 600: II QUI TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ Lập hoá đơn thương mại: 1.1 Khái niệm: 1.2 Tác dụng hoá đơn thương mại: 1.2.1 Đối với người bán: 1.2.2 Đối với người mua: 1.2.3 Đối với quan hữu quan: .7 1.2.4 Đối với án hay trọng tài kinh tế: 1.3 Nội dung hoá đơn thương mại: 1.4 Một số điểm lưu ý lập hoá đơn thương mại: .7 1.5 Các loại hoá đơn khác: .8 1.5.1 Hố đơn tạm tính (Provisional invoice) 1.5.2 Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice) .8 1.5.3 Hoá đơn chi tiết (Detail invoice) 1.5.4 Hoá đơn lãnh (Consular invoice) .8 1.5.5 Hoá đơn hải quan (Customs invoice) .8 Chứng từ vận tải (Bill of Transport) 2.1 Khái niệm: 2.2 Các loại chứng từ vận tải: 2.2.1 Vận đơn đường biển (Marine/Ocean Bill of lading – B/L) 2.2.1.1 Khái niệm: .9 2.2.1.2 Tác dụng: 2.2.1.3 Nội dung B/L: 10 2.2.1.4 Các phân loại vận đơn: .11 2.2.1.4.1 Căn vào việc chuyển nhượng: 11 2.2.1.4.1.1 Vận đơn đích danh (Straight of B/L): .11 2.2.1.4.1.2 Vận đơn theo lệnh (To order B/L): 11 2.2.1.4.1.3 Vận đơn xuất trình (To bearer bill of lading): 12 2.2.1.4.1.4 Vận đơn đường biển không lưu thông (Non – Negotiable Sea Way bill): 12 2.2.1.4.2 Căn vào chuyên chở: .12 2.2.1.4.2.1 Vận đơn chở suốt (Through bill of lading): 12 2.2.1.4.2.2 Vận đơn thẳng (Direct bill of lading): 12 2.2.1.4.3 Căn vào ghi vận đơn: 13 2.2.1.4.3.1 Vận đơn hoàn hảo (Clean Bill of lading): 13 2.2.1.4.3.2 Vận đơn khơng hồn hảo (Unclean bill of lading): 13 2.2.1.4.4 Căn vào thời gian cấp vận đơn thời gian bốc xếp: .13 2.2.1.4.4.1 Vận đơn xếp hàng (Shipped on board bill of lading): 13 2.2.1.4.4.2 Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment bill of lading): .13 2.2.2 Các chứng từ vận tải khác: 14 2.2.2.1 Chứng từ vận tải hàng không (Air transport document): 14 2.2.2.2 Chứng từ vận tải đường bộ, đường sắt hay đường thuỷ nội địa (Road, Rail, or Island waterway transport document): 15 Chứng từ bảo hiểm: 15 3.1 Khái niệm: .15 3.2 Mục đích chứng từ bảo hiểm: 15 3.3 Phân loại chứng từ bảo hiểm: 15 3.3.1 Bảo hiểm đơn (Insurance Policy): 15 3.3.2 Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate): 16 3.4 Nội dung chứng từ bảo hiểm: 16 3.5 Lưu ý lập chứng từ bảo hiểm: 17 Các loại giấy chứng nhận hàng hoá: .17 4.1 Khái niệm: .17 4.2 Mục đích giấy chứng nhận hàng hóa: 17 4.3 Phân loại: 18 4.3.1 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (Certificate of Origin) – C/O: .18 4.3.2 Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality): 18 4.3.3 Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng (Certificate of quality/weight): .18 4.3.4 Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate): 18 4.3.5 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary certificate): 19 4.3.6 Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary certificate): 19 4.3.7 Phiếu đóng gói (Packing list): 19 4.3.8 Giấy chứng nhận người hưởng lợi (Beneficiary Certificate): 19 Lập hối phiếu: 20 5.1 Khái niệm: .20 5.2 Tính chất hối phiếu: 20 5.2.1 Tính bắt buộc: 20 5.2.2 Tính trừu tượng: .20 5.2.3 Tính lưu thơng: .21 5.3 Hình thức hối phiếu: 21 5.4 Những yếu tố hối phiếu: 22 PHẦN II: 23 TÌNH HÌNH KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THỰC TRẠNG QUI TRÌNH THU THẬP VÀ LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG DỆT MAY XUẤT KHẨU 23 TẠI CÔNG TY VINATEX ĐÀ NẴNG .23 A KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY 23 I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CƠNG TY .23 1.Lịch sử hình thành : 23 Sự phát triển Công ty: 24 Chức nhiệm vụ quyền hạn Công ty: 25 Cơ cấu tổ chức Công ty: 26 a Sơ đồ : 26 b/ Chức nhiệm vụ, quyền hạn mối quan hệ phịng ban 27 II Tình hình sử dụng nguồn lực Công ty: .28 Tình hình sở chất kỹ thuật: 28 a Tình hình máy móc thiết bị: 28 b Tình hình sử dụng mặt bằng: 30 Tình hình sử dụng nguồn nhân lực: 31 Tình hình tài Công ty: 33 Kết hoạt động kinh doanh Công ty (2005 – 2007) 34 B Quy trình lập chứng từ toán hàng dệt may xuất phương thức tín dụng chứng từ Cơng ty: .36 I Nội dung điều khoản tốn theo phương thức tín dụng chứng từ hợp đồng xuất Công ty: 37 II Nghiên cứu nội dung chứng từ L/C: 38 III Thu thập lập chứng từ toán: 39 Các chứng từ nội dung chứng từ theo yêu cầu: 39 1.1 Phiếu đóng gói: .39 1.2 Hoá đơn thương mại: 39 1.3 Vận đơn: 40 1.4 Giấy chứng nhận xuất xứ: .42 1.5 Giấy kê khai chi tiết mặt hàng: 43 1.6 Bảng kê khai Container chở h àng: 44 1.7 Thông báo giao hàng Fax: .44 1.8 Hối phiếu: 44 II KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN .45 Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ toán: 45 Kiểm tra tính thống loại chứng từ chứng từ: .45 Kiểm tra danh mục số lượng loại chứng từ: 46 Kiểm tra nội dung cụ thể chi tiết loại chứng từ: 46 III XUẤT TRÌNH BỘ CHỨNG TỪ ĐỂ ĐƯỢC THANH TOÁN: 46 IV SỬA ĐỔI BỘ CHỨNG TỪ KHI CÓ SAI SÓT: 47 PHẦN III: KIẾN NGHỊ 48 I NHỮNG LƯU Ý TRONG Q TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ TRONG THANH TỐN BẰNG L/C 48 Lập hoá đơn: 48 Vận đơn đường biển: 48 Chứng nhận xuất xứ: 49 Hối phiếu: .50 II NHỮNG QUI ĐỊNH MỚI CỦA UCP600: 50 UCP 600 51 III NHỮNG ĐIỀU CẦN KHẮC PHỤC TRONG CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ CỦA CÔNG TY: 55 IV NHỮNG THAY ĐỔI TRONG CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ CỦA CÔNG TY SAU KHI UCP600 RA ĐỜI: .56 KẾT LUẬN 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY 59 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 60 ... VỀ CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ A KHÁI QUÁT CHỨNG TỪ THANH TOÁN Khái niệm chứng từ: Hệ thống chứng từ: 2.1 Chứng từ hàng. .. niệm chứng từ toán kinh doanh ngoại thương: Chứng từ toán ngoại thương chứng từ người xuất lập để toán Chứng từ toán gồm chứng từ hàng hoá + Hối phiếu B PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN L/C VÀ QUY ĐỊNH CHỨNG... chứng từ Cơng ty: I Nội dung điều khoản toán theo phương thức tín dụng chứng từ hợp đồng xuất Công ty: II Nghiên cứu nội dung chứng từ L/C: III Thu thập lập chứng từ toán: Các chứng từ nội dung chứng