Giáo trình hướng dẫn sử dụng excel

Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 1: khái niệm thao tác ban đầu với bảng tính excel I Một số khái niệm bản: Microsoft Excel chơng trình thuộc phần mềm Microsoft Office đợc sử dụng hầu hết tất văn phòng toàn giới hÃng Microsoft Excel chơng trình bảng tính ứng dụng cho công việc quản lý, kế toán, thống kê Work Book, Sheet, Cell: Work book hay book lµ mét file chứa bảng tính, Work book gồm nhiều Sheet Mỗi Sheet bảng tính lớn bao gồm 256 cột đợc đánh thứ tự theo chữ 65.536 hàng đợc đánh thứ tự theo số ứng với cột hàng đợc gọi Cell hay gọi ô Mỗi Cell có toạ độ (địa chỉ) tơng ứng tên cột, tên hàng VD: D5, H30 Cách nhập liệu vào bảng tính Đặt trỏ vào ô nhập liệu, kết thúc nhập cho ô ấn enter Khi nhập số liệu vào bảng tính thông thờng ta dùng phím số bên phải bàn phím (ấn phím Num Lock cho đèn Num Lock sáng) nhập theo cột II Các Thao tác bản: Mở bảng tính - ấn phÝm: Ctrl + N - Chän menu File -> New - Chọn biểu tợng: Trang1 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Lu b¶ng tÝnh - Ên phÝm: Ctrl + S - Chän menu File -> Save - Chän biểu tợng: Đóng bảng tính - ấn phím: Ctrl + W - Chän menu File -> Close - Chän biểu tợng: Mở bảng tính cũ - ấn phím: Ctrl + O - Chän menu File -> Open - Chọn biểu tợng: Lu bảng tính đĩa mềm - Đa đĩa mềm vào ổ đĩa -> chọn menu File -> Save As -> dòng save in chọn ổ đĩa A (Floppy A) -> gõ tên file dòng file name -> chọn nút save Trang2 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 2: Căn chỉnh kẻ bảng, lập công thức Căn chỉnh - Trộn canh nhiều ô -> bôi đen ô cần trộn -> nháy chuột vào biểu tợng Merge and Centre - Chọn font chữ -> bôi đen ô cần chọn font -> vào menu Format -> Font - Điền Series (điền số thứ tự): + Nhập số số thứ hai hai ô liên tiếp -> bôi đen ô -> trỏ chuột vào chấm góc dới phải khung bôi đen -> giữ nót cht vµ kÐo (nÕu chØ nhËp mét sè ë ô kéo chuột ấn phím Ctrl) + Nhập số ô -> vào menu Edit -> Fill -> Series -> ®ã  Row: series theo hµng  Columns: series theo cét  Trend: tăng giảm theo xu hớng Linear: tăng theo cấp số cộng Growth: tăng theo cấp số nhân Date: tăng theo kiểu ngày Auto Fill: tự ®éng ®iỊn  Step value: bíc nhÈy  Stop value: giá trị dừng Lập công thức - Các phép toán excel: cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), l thõa (^) - Tríc lËp c«ng thøc phải nhập dấu = Trang3 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com - Trên bảng liệu ta việc lập công thức hàng (thờng hàng đầu tiên) sau copy công thức cho hàng lại cách trỏ chuột vào chấm dới phải ô chứa công thức -> giữ nút chuột kéo xuống (trong trờng hợp bảng tính lớn gồm nhiều hàng, ta nháy đúp chuột vào chấm dới phải) Kẻ bảng - Bôi đen vùng liệu cần kẻ -> Format -> Cells -> Border Trang4 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 3: Toạ độ tuyệt đối Chèn hàng, cột, ô Toạ độ tuyệt đối Trong thực hành trớc ta đà thấy copy công thức toạ độ công thức thay đổi theo hàng cột Muốn lấy cố định toạ độ công thức sau chọn toạ độ ta phải ấn phím F4 (còn gọi lấy toạ độ tuyệt đối) Chèn, xoá, ẩn hàng, cột Bôi đen cột hặc hàng (bằng cách nháy chuột vào tên cột hàng) -> nháy phải chuột -> Insert Column (row): để chèn cột (hàng) -> Delete Column (row): để xoá cột (hàng) -> Hide : ®Ĩ Èn -> UnHide : bá Èn KiĨu d÷ liệu Trong Excel có kiểu liệu sau: + Kiểu số: nhập nhập liệu số vào cell -> số đợc canh sang phải + Kiểu chữ (text): nhập nhập liệu vào cell -> liệu đợc canh sang trái + Kiểu ngày: nhập liệu vào cell -> liệu đợc canh sang phải * Chú ý: - Khi nhập kiểu ngày phải ý máy bạn đặt hệ ngày mm/dd/yy hay lµ dd/mm/yy - Khi nhËp sè mµ canh sang trái phải xoá bỏ định dạng định dạng lại Trang5 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 4: Định dạng cells sử dụng số hàm đơn giản Định dạng liệu cho cells Bôi đen ô cần lấy định dạng -> Format -> Cells -> Number ®ã: + Number: kiĨu sè + Currency: kiĨu tiỊn tƯ + Accounting: kiĨu kÕ to¸n + Date: kiĨu ngµy + Time: kiĨu giê + Percentage: kiĨu phần trăm + Fraction: kiểu phân số + Scientific: kiểu khoa học + Text: kiểu văn bản, chữ + Special: kiểu đặc biệt + Custom: lựa chọn kiểu Ví dụ số định dạng - Trớc nhập ô ta gõ dấu -> thành kiểu Text: 99999 khác 99999 (kiểu Text không cộng, trừ, nhân đợc) - Định dạng 10 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Bôi đen cell -> Format -> Cells -> Custom -> gâ vµo (0) dới dòng Type - Định dạng giờ: Format -> Cells -> Custom -> gõ vào hh:mm:ss dới dòng Type - Định dạng ngày: Format -> Cells -> Custom -> gõ vào mm/dd/yy dd/mm/yy mm/dd/yyyy dới dòng Type Trang6 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 5: Hệ thống hàm excel Các sử dụng hàm công thức Tổng quát: = Tên hàm(đối số1,đối số2, ) + Tên hàm phải nhập theo quy định excel + Bao nhiêu đối số tuỳ theo hàm, có hàm đối số + Thông thờng excel ngầm định dấu phẩy , để ngăn cách đối hàm nhng dùng chuẩn dấu phẩy để ngăn cách phần nguyên phần lẻ thập phân dấu ngăn cách ®èi hµm lµ dÊu ‘;’ HƯ thèng hµm Hàm thống kê Statistical + Hàm xếp hạng - Rank = Rank(Số cần xếp hạng, DÃy cần so sánh, Tiêu chuẩn) - Số cần xếp hạng: toạ độ, địa ô - DÃy cần so sánh: toạ độ dÃy số so sánh để xếp hạng (sau chọn toạ độ dÃy cần ấn phím F4 để lấy toạ độ tuyệt đối) - Tiêu chuẩn nhận hai giá trị : - xếp hạng giảm dần (số lớn xếp thứ nhất) - xếp hạng tăng dần (số nhỏ xếp thứ nhất) Trang7 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com + Hàm tính trung bình - Averge = Average(DÃy cần tính) + Hàm tìm giá trị lớn nhất, nhá nhÊt - Min, Max = Min(D·y sè) = Max(D·y số) Bài Hệ thống hàm (Tiếp) Hàm Toán Học Và lợng giác - Math & Trig + Hàm tÝnh tỉng - Sum = Sum(D·y sè) + Hµm tÝnh l thõa - Power = Power(C¬ sè, Sè mị) vd: Power(2,3) = + Hàm Lấy phần nguyên - Int = Int(số) + Hàm Lấy phần d phép chia - Mod = Mod(Sè bÞ chia, Sè chia) vd: Mod(7,3) = 1; Mod(7,4) = + Hàm làm tròn số - Round = Round(Số, số chữ số phần lẻ thập ph©n) vd: ROUND(2.15, 1) = 2.2 ROUND(2.149, 1) = 2.1 ROUND(-1.475, 2) = -1.48 Trang8 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com ROUND(21.5, -1) = 20 Bµi HƯ thèng hàm (Tiếp) I Hàm Logical Hàm và, điều kiện - And, Or, Not = And(Biểu thức1, biÓu thøc2, ) = Or(BiÓu thøc1, biÓu thøc2, ) = Not(Điêu kiện) Hàm điều kiện - If = If(Logic_test, Value_if_true, Value_if_false) Diễn giải : Nếu logic_test value_if_true không value_if_false - Logic_test: biểu thức điều kiện (dùng hàm And, Or để và, điều kiện) - Value_if_true: giá trị trả điều kiện - Value_if_false: giá trị trả điều kiện sai (có thể hàm if khác, gọi hàm if lồng nhau) - Hàm if không đợc lồng cấp II Các hàm chuỗi ký tự Hàm LEFT() Qui cách: Left(,n) Hàm cho chuỗi ký tự từ bên trái lấy n ký tự Hàm RIGHT() Qui cách: Right(,n) Cho kết nh hàm Left() nhng từ bên phải Hàm MID() Qui cách: Mid(,,n) Trang9 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Hàm cho kết lµ mét d·y ký tù lÊy , tõ lấy n ký tự Trang10 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài Hệ thống hàm (Tiếp) Hàm tìm kiếm tham chiếu - Lookup & Reference + Hàm tìm kiếm tham chiếu theo hàng - Hlookup Hlookup tìm kiếm liệu so sánh hàng bảng tham chiếu (hay gọi bảng mÃ) trả giá trị tơng ứng với mà = HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup) - Lookup_value: giá trị tìm kiếm, so sánh (còn gọi mÃ) - Table_array: Toạ độ bảng tham chiếu (còn gọi bảng mÃ, bảng phụ) - Row_index_num: số thứ tự hàng, nơi lấy giá trị trả - Range_lookup nhận hai giá trị: : tìm kiếm xác (giá trị cần tìm giá trị hàng bảng tham chiếu giống hệt nhau) : tìm kiếm tơng đối (giá hàng bảng tham chiếu phải đợc Sắp xếp tăng dần) + Hàm tìm kiÕm vµ tham chiÕu theo cét - Vlookup Vlookup sÏ tìm kiếm liệu so sánh cột bảng tham chiếu (hay gọi bảng mÃ) trả giá trị tơng ứng với mà = VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Column_index_num, Range_lookup) - Lookup_value: giá trị tìm kiếm, so sánh (còn gọi mÃ) - Table_array: Toạ độ bảng tham chiếu (còn gọi bảng mÃ, bảng phụ) Trang11 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com - Column_index_num: sè thø tù cđa cét, n¬i lÊy giá trị trả - Range_lookup nhận hai giá trị: : tìm kiếm xác (giá trị cần tìm giá trị cột bảng tham chiếu giống hệt nhau) : tìm kiếm tơng đối (giá cột bảng tham chiếu phải đợc Sắp xếp tăng dần) Bài Lập biểu đồ, đồ thị Biểu đồ, đồ thị + Cách lập đơn giản: Bôi đen vùng liệu cần lập biểu đồ (nếu cột liệu không liên tiếp ấn Ctrl bôi đen) -> Nháy vào biểu tợng Chart Wizard vào menu Insert -> Chart -> xt hiƯn b¶ng chän -> chän kiĨu biĨu ®å -> Next -> Gâ tiªu ®Ị cho biĨu ®å vào dòng Chart title -> Next -> Finish + Thêm, sửa kiểu biểu đồ: Nháy phải chuột vào khung biểu đồ -> Chart Options đó: Title (tiêu đề) Legend (chú giải, thích) Data labels (nhÃn liệu) Trang12 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang13 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 10 Sắp xếp lọc liệu 1.Sắp xếp liệu Bôi đen vùng liệu cần xếp -> Data -> Sort -> Tên cột cần xếp (ở sort by) -> chọn tiêu xếp (Ascending tăng dần, Descending giảm dẩn) + Then by: trờng hợp trùng xếp theo cột tiếp + Header row: Sắp xếp trừ hàng (tên cột) + No header row : Sắp xếp hàng Lọc liệu AutoFilter Bôi đen vùng liƯu cÇn läc -> Data -> Filter -> AutoFilter -> xuất Tại dòng bảng -> Nháy chuột vào -> chọn Custom -> chọn điều kiện để läc - Sau läc kÕt qu¶ ta cã thể copy vùng khác in riêng Trang14 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com - Muốn lại toàn liệu để lọc tiếp -> Data -> Filter -> Show All - Muèn bá chÕ ®é läc -> Data -> Filter -> AutoFilter Bài 11 định dạng bảng tính, in liệu Định dạng bảng Vào menu File -> Page Setup -> + Page (đặt trang) - Orientation: Hớng trang (Portrait đặt dọc, Landscape đặt ngang) - Scaling: Xác định tỷ lệ (Điều chỉnh adjust to tỷ lệ phần trăm so với kích thớc bình thờng) + Margins (đặt lề) - Center on page: Đặt bảng vào trang giấy (horizontally theo chiều ngang, vertically theo chiều dọc) Trang15 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com + Header/Footer (tiêu đề đầu, cuối trang) Chọn Custom header Custom footer để nhập tiêu đề Đặt vùng in Bôi đen vùng cần đặt vào menu File -> Print Area -> Set Print Area Vµo menu File -> Print Area -> Clear Print Area ®Ĩ hủ việc thiết lập vùng in In bảng Vào menu File -> Print Preview để xem toàn trớc in Vµo menu File -> Print -> - All: in toàn (tất trang) - Pages; in từ trang ®Õn trang - Number of copies: sè in Trang16 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com  Trang17 ... thống hàm excel Các sử dụng hàm công thức Tổng quát: = Tên hàm(đối số1,đối số2, ) + Tên hàm phải nhập theo quy định excel + Bao nhiêu đối số tuỳ theo hàm, có hàm đối số + Thông thờng excel ngầm... định dạng lại Trang5 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 4: Định dạng cells sử dụng số hàm đơn giản Định dạng liệu cho cells Bôi đen ô cần lấy định dạng -> Format -> Cells ->... Fill: tự động điền Step value: bớc nhẩy Stop value: giá trị dừng Lập công thức - Các phép toán excel: cộng (+), trõ (-), nh©n (*), chia (/), luü thõa (^) - Trớc lập công thức phải nhập dấu =