SỔ TAY HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG kintone CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

SỔ TAY HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG kintone CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU Cybozu, Inc phát hành ĐĂNG NHẬP VÀO kintone Dưới chúng tơi giải thích quy trình từ đăng ký sử dụng thử đến đăng nhập vào môi trường kintone Mail xác nhận [Chào mừng đến với cybozu.com] Sau hoàn thành đăng ký phiên dùng thử truy cập vào URL đính kèm mail [Chào mừng đến với cybozu.com] gửi đến địa mail quý khách ※URL gửi qua mail trở thành môi trường sử dụng riêng bạn Để truy cập vào kintone lúc nào, bạn đánh dấu thêm vào trang yêu thích Nhập password ID đăng nhập Tên đăng nhập người quản lý (Admin) đăng ký thống theo địa mail Vui lòng nhập password thiết lập đăng ký dùng thử ❖ Có thể thay đổi tên đăng nhập người quản lý (Admin) tên có sử dụng chữ số ký tự từ hình quản lý sau đăng nhập Tên truy cập Password s Tên truy cập Password Log in TRÌNH ĐỘ SƠ CẤP ~ TỪ TẠO ỨNG DỤNG ĐẾN BẮT ĐẦU SỬ DỤNG ~ SỬ DỤNG THÀNH THẠO CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA kintone Khởi tạo ứng dụng P5~P10 Đăng ký người dùng kintone P11~P14 Sử dụng ứng dụng tạo P15~P18 Chức bình luận P19~P20 Lịch sử thay đổi P21~P22 Ưu điểm sử dụng kintone P23 Tạo ứng dụng file Excel P24~P27 Thêm ứng dụng từ Thư viện Ứng dụng P28~P30 Trong mục này, hướng dẫn cách tạo ứng dụng bản, cách thêm người sử dụng, cách sử dụng chức Kintone [Điều cần làm đăng nhập Kintone] KHỞI TẠO ỨNG DỤNG Trong mục này, tiến hành khởi tạo ứng dụng dựa ứng dụng mẫu Lần này, thử tạo ứng dụng quản lý nhân viên sử dụng chung cho nhóm Kintone 【 Chủ đề 】 Tơi muốn quản lý cơng việc nhóm cách dễ dàng kintone Promotion Team Ami Tơi hồn tồn khơng thể nắm bắt tình hình cơng việc nhóm nào… Dù giao nhiệm vụ theo sát tiến độ cơng việc, chí cịn phát sinh nhiều hiểu lầm khúc mắc công việc Tôi muốn quản lý cơng việc nhóm tốt hơn, nhiên, sử dụng Excel phiền tối khơng thể cập nhật thường xuyên Tôi biết bây giờ? ỨNG DỤNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ QUẢN LÝ NHÓM LÀM VIỆC Dưới giới thiệu cho bạn ứng dụng giúp bạn quản lý đồng thời thông tin Tên công việc, Ngày hoàn thành (Deadline), Người phụ trách, Trạng thái xử lý Ứng dụng ngồi việc giúp quản lý nắm rõ công việc trạng thái hoạt động người nhóm, cịn giúp lưu giữ lịch sử công việc thực khứ Người phụ trách Tên công việc Deadline Trạng thái Lập danh sách mục cần thiết Kiểm tra mục cần thiết trước tạo ứng dụng quản lý nhóm làm việc Lần này, ứng dụng tạo bao gồm mục sau đây: Chủ đề công việc Người phụ trách Hạn xử lý Trạng thái xử lý Nội dung chi tiết Click vào nút chuột vào nút tạo ứng dụng Click chuột vào dấu trang chủ kintone Chọn phương pháp tạo ứng dụng Lần này, bạn chọn [Tạo ứng dụng từ đầu] (Create App from Scratch) mục số từ xuống Đây phương pháp giúp tạ tạo ứng dụng từ đầu Nhập tên gọi cho ứng dụng Nhập [Quản lý nhóm làm việc] Thiết lập mẫu nhập Thiết lập mẫu dùng để đăng ký công việc nhóm Trong kintone, bạn kéo thả phần (part) cần thiết để thiết lập thứ tự vị trí trường (field) kintone 5-1 Thiết lập mẫu nhập Click giữ chuột vị trí icon hình, sau nhấn giữ thả vị trí mong muốn Bố trí icon vào trường bên phải việc kéo thả 5-2 Thay đổi tên gọi Part Click chuột vào icon phía bên phải dòng chuỗi ký tự, dòng chữ [Settings] Nhập [Task Tittle] (Tên công việc) vào mục [Field Name] (Tên miền) click chuột vào mục [Save] (Lưu) 5-3 Bố trí part theo thứ tự tương tự [5-1], [5-2] Kéo thả icon sang trường bên phải việc click vào icon kéo thả chuột Click chuột vào nút [Settings] (Cài đặt), thay đổi tên trường thành tên [PIC] (Người phụ trách) Bố trí icon sang trường bên phải cách nhấn giữ icon kéo thả Click chuột vào nút [Settings], thay đổi tên trường thành tên [Deadline] Bố trí icon sang trường bên phải cách nhấn giữ kéo thả Click chuột vào [Settings], thay đổi tên trường thành tên [Trạng thái xử lý] Nhập [Hoàn thành], [Đang thực hiện], [Chưa thực hiện] vào mục [Options](Mục thứ tự) hình thiết lập Mặc định ban đầu có hạng mục Tuy nhiên, ta tăng thêm số mục cách click vào nút Bố trí icon sang trường bên phải cách nhấn giữ kéo thả Click chuột vào [Settings], thay đổi tên trường thành tên [Nội dung chi tiết] Hoàn thành thiết lập mục Nếu khơng có vấn đề nội dung click chuột vào [Save Form] phía bên trái 5-4 Click chuột vào mục “Activate App” bắt đầu sử dụng Trên hướng dẫn bạn cách hoàn thành cài đặt ứng dụng Click chuột vào [Activate App] (Kích hoạt ứng dụng) bắt đầu sử dụng Tạo [Ứng dụng quản lý nhóm làm việc]! Đây trạng thái sau hoàn thành tạo “Hộp” (Box) để quản lý nhóm làm việc Trong ứng dụng này, đăng ký cơng việc, phân bổ người phụ trách, chia sẻ thông tin, quan trọng giúp người theo dõi tiến độ công việc Chọn ứng dụng sử dụng thường xuyên chức into Favorites” (Thêm ứng dụng vào mục yêu thích) “Add App Click chọn vào icon tay trái application, cách ta đưa appli vào mục yêu thích Khi đăng ký xong Ứng dụng vào mục u thích ứng dụng thêm vào mục trang ĐĂNG KÝ NGƯỜI DÙNG kintone Sau tạo xong [Ứng dụng quản lý nhóm làm việc], đăng ký người dùng ứng dụng Lần thêm thành viên cho nhóm (Bộ phận Marketing) ※ Có thể đăng ký người dùng trước tạo ứng dụng Các thành viên đăng ký lần (Bộ phận Marketing) Noboru Sato Tomomi Koyama Kana Masuda Yuta Sasaki Yukako Suzuki Mở [Cybozu.com Administration] (Quản lý cổng thông tin cybozu.com) Khi click chuột vào icone phía bên phải hình, menu lựa chọn ra, chọn mục [cybozu.com administration] Thêm phòng ban từ mục người dùng/ phịng ban Sau hình [Cybozu.com Administration], chọn [Department and Users] (Phòng ban Người sử dụng) từ menu phía bên trái 10 Click vào tham khảo đọc file Excel Khi click vào nút [Browse], hình chọn file Cùng lựa chọn file danh sách khách hàng thân thiết trước Kiểm tra nội dung file trường (field) import vào Ở cột [File Content] hiển thị phần nội dung file đưa vào Nội dung đưa vào với nội dung đăng ký Excel toàn giống [Lựa chọn loại liệu] bên chọn loại liệu hàng 25 Nếu kết thúc cài đặt click vào nút [Create] Nếu xác nhận, thay đổi cài đặt click vào [tạo] để quay phần bên hình Hồn tất tạo ứng dụng từ file Excel Phía bên phải hình hiển thị biểu tượng ứng dụng tạo Đưa file Excel ứng dụng kintone hoàn tất 26 ` Thêm từ danh sách ứng dụng Trong kintone, cách tạo ứng dụng cách sử dụng hình thức Drop and Drag (kéo thả) để tạo ứng dụng từ đầu hay nhập từ file Excel, tạo ứng dụng cách sử dụng template sẵn có ỨNG DỤNG TẠO MỚI ỨNG DỤNG QUẢN LÝ CÂU HỎI KHÁCH HÀNG Trong mục này, tạo ứng dụng để quản lý câu hỏi khách hàng Chúng ta tiến hành đăng ký câu hỏi khách hàng, quản lý dạng lịch sử câu hỏi khách Click chọn vào nút tạo ứng dụng để chuyển sang hình tạo ứng dụng Click chọn vào nút trang Portal kintone 27 Chọn phương pháp tạo ứng dụng Chọn phương pháp tạo ứng dụng Lần này, chọn mục Chọn mục Customer Service phân mục xếp tay trái hình Các ứng dụng khuyến khích sử dụng xếp theo hạng mục tương ứng hình tay trái bên 28 Ấn nút “Add this app” để thêm ứng dụng Nhấn vào nút “Add this app” nằm phía tên ứng dụng bạn muốn thêm Hoàn tất ứng dụng quản lý câu hỏi khách hàng Đến hoàn tất ứng dụng quản lý câu hỏi khách hàng thông qua sử dụng danh sách quản lý biểu mẫu sẵn có (Marketplace) Tuy nhiên, thêm vào biểu mẫu đó, thơng tin biểu mẫu hồn tồn chưa có liệu, thêm recore dấu + khoanh tròn hình bên 29 TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP ～ Có thể tùy chỉnh tùy theo cơng việc ～ Sử dụng thành thạo tính kintone Tùy chỉnh ứng dụng P32～P35 Cách tạo biểu đồ P36～P39 Các tính khác kintone Bìa sau Phần hướng dẫn cách thống kê liệu biểu đồ kintone phương pháp hiệu chỉnh nội dung ứng dụng cách áp dụng kintone trình độ cao 30 Hiệu chỉnh ứng dụng Một đặc trưng tiêu biểu kintone khả tạo ứng dụng hiệu chỉnh ứng dụng cách dễ dàng Trong trình sử dụng ứng dụng tạo, có nhiều trường hợp phát sinh yêu cầu “Tôi muốn thêm hạng mục A,B,C…” Từ trình lập kintone đến tùy chỉnh thực cách dễ dàng mà khơng cần lập trình, vậy, người lập ứng dụng nghỉ việc thuyên chuyển công tác, người kế nhiệm dễ dàng tùy chỉnh lại ứng dụng cách dễ dàng… Tùy chỉnh đơn giản (Thêm hạng mục) Đầu tiên, giới thiệu tùy chỉnh Lần này, thử tùy chỉnh ứng dụng “Quản lý câu hỏi khách hàng” download từ Marketplace mô tả trang 30 Mở hình quản lý ứng dụng Mở hình quản lý ứng dụng có tên “Quản lý câu hỏi” khách hàng click chuột vào dấu… góc bên phải hình bên (Tham khảo phần khoanh trịn màu đỏ hình bên dưới) Khi ta nhấp chuột vào đây, vài menu hiển thị, chọn mục “Change apps settings” 32 Chọn thẻ “Form” hình quản lý ứng dụng Lần này, tiến hành biên tập Biểu mẫu (Form)(Danh mục) Nếu click vào khung màu đỏ [Form] hình bên dưới, hình biên tập biểu mẫu Phương pháp thiết lập thao tác tương tự cách thực mục “Tạo ứng dụng từ đầu” mô tả trang 05 33 Thực biên tập Biểu mẫu (Form) Lần này, ta tiến hành thêm hộp Checkbox (hộp đánh dấu) có tên “Dịch vụ hỏi đáp” Ta chọn mục Chọn vào hộp thoại Check box từ danh mục hình bên trái kéo sang hình bên phải Khi ta đưa chuột vào gần nút , dòng chữ “Settings” ra, ta click vào 34 Sau nhập tên trường, ta nhập hạng mục lựa chọn vào mục “Options” bấm nút “Save” Sau chọn mục “Save Form”, ta click chọn “Activate App” góc tay phải (Tham khảo hình dưới) Khi ta click chọn “Activate app”, hình quay trở lại trang chủ Ứng dụng quản lý câu hỏi Khi đó, đăng ký Record mới, hạng mục thêm (Như “Dịch vụ hỏi đáp”) thay đổi Nhờ vào việc xếp có chọn lọc danh mục mà ứng dụng vừa ý thực Hạng mục thêm bẳng Tùy chỉnh 35 Thử lập biểu đồ Các ứng dụng kintone không giúp lưu trữ thông tin đăng ký mà hỗ trợ lập biểu đồ đơn giản cho thơng tin Tại mục này, chúng tơi giải thích cách lập biểu đồ đơn giản Chức “Biểu đồ thuận tiện” giúp tự động tạo biểu đồ qua cú click chuột Phương pháp tạo biểu đồ chia thành hai loại Lập biểu đồ trực tiếp dạng thủ công cách nhập liệu trực tiếp tay điều kiện thống kê một, phương pháp thứ hai sử dụng kintone để phân tích liệu đăng ký Phương pháp lập biểu đồ tự động gọi chức “Biểu đồ thuận tiện” (Recommended Graph) kintone Đầu tiên, tìm hiểu thiết lập điều kiện biểu đồ thuận tiện Mở ứng dụng muốn lập biểu đồ Mở ứng dụng lập Kintone Lần này, ta lập biểu đồ dựa “Ứng dụng quản lý câu hỏi” lập mô tả trang P31 Ta click chọn vào vị trí có khoanh màu đỏ biểu tượng hình bên 36 Chọn thông tin cần thiết từ biểu đồ tạo Bằng cách biểu đồ tạo cách tự động nhiều điều kiện Nếu có biểu đồ muốn sử dụng, chọn biểu đồ Lần này, sử dụng biểu đồ hình trịn “Số lượng record (Tình trạng xử lý)” tay phải hình Phần màu đỏ phía hình bên trái điều kiện để lập biểu đồ Khi thay đổi điều kiện lập biểu đồ này, phần biểu đồ điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện Trường hợp không cần phải thay đổi điều kiện thống kê, ta nhấn vào nút “Apply” 37 Lưu biểu đồ Trên hình thiết lập điều kiện thống kê, ta nhấp chuột vào mục “Save” phía bên trái, ta lưu biểu đồ với điều kiện tương ứng Các biểu đồ vô thuận lợi ta cần kiểm tra thực trạng đối ứng Một hộp thoại ra, bạn nhập tên biểu đồ tùy ý vào ô trống nhấn OK Lần đặt tên cho biểu đồ “Biểu đồ theo dõi tình trạng quản lý câu hỏi” Khi danh sách pulldown (sổ dọc), phần biểu đồ tròn thêm vào * Trong số trường hợp download ứng dụng từ Marketplace, từ đầu ứng dụng đăng ký QUẢN LÝ CÂU HỎI KHÁCH HÀNG Quản lý câu hỏi khách hàng Biểu đồ tình trạng giải câu hỏi khách Biểu đồ tròn  Biểu đồ thêm vào 38 CÁCH LẬP BIỂU ĐỒ TỰ DO Tiếp theo, giải thích cách lập biểu đồ tự từ Chọn loại biểu đồ muốn lập Nhấp chọn vào biểu tượng để hiển thị hình lập biểu đồ Đầu tiên, ta chọn loại biểu đồ muốn lập từ mục “Design a Graph Starting from Graph Type” Lần này, ta cài đặt để lập biểu đồ giúp thể câu hỏi chưa trả lời theo tên người phụ trách dạng biểu đồ cột Từ danh sách biểu đồ, ta click chọn “Column Chart”, để cài đặt cho “Graph Options” Các hạng mục phân chia: Tiểu mục lớn “Người phụ trách xử lý”, điều kiện thiết lập “Tình trạng xử lý, Bao gồm mục sau đây: Chưa xử lý” Bằng cách nắm bắt trực quan vấn đề người phụ trách phần việc Tương tự, thông qua việc lựa chọn nắm bắt điều kiện, lập biểu đồ tùy ý để phù hợp với mục đích sử dụng 39 CÁC TÍNH NĂNG TIỆN LỢI KHÁC CỦA kintone Ngồi ra, kintone cịn nhiều tính tiện lợi khác Việc sử dụng thành thạo nhiều tính kintone hỗ trợ nhiều cơng việc, bạn tham khảo thêm số tính tiện dụng khác bên Thiết lập giới hạn Quyền truy cập Các bạn cài đặt giới hạn quyền truy cập cho người sử dụng theo ứng dụng, record, trường Ví dụ : Bạn cài đặt ứng dụng cách linh hoạt để phù hợp với mục đich sử dụng : cài đặt để tồn nhân viên truy cập ứng dụng liên quan đến thông tin khách hàng, nhiên có phịng kinh doanh quyền chỉnh sửa, cài đặt để phần địa mail tên có liên quan đến thơng tin cá nhân hiển thị phận người sử dụng định ▼ Phương pháp thiết lập quyền truy cập Look up (Tìm kiếm) Khi cài đặt tính Look-up (tìm kiếm), tận dụng thông tin từ ứng dụng khác để đăng ký Ví dụ, cần liên kết cột thơng tin tên công ty, tên người phụ trách, số điện thoại, địa mail ứng dụng quản lý khách hàng với ứng dụng quản lý công việc kinh doanh, tận dụng thơng tin đăng ký mục Thông tin khách hàng cho ứng dụng Bằng cách ta giảm thiểu lỗi nhập liệu cắt giảm thời gian nhập liệu ▼ Phương pháp thiết lập tính Look – up Thơng báo Có thể thơng báo thông tin tài khoản, comment ghi lại record cho người sử dụng ứng dụng Mặt khác, trường hợp record đáp ứng số điều kiện quy định, chức thơng báo kích hoạt Ví dụ, ngày trước hạn chót dự án đó, thơng báo “Hơm sau hạn chót” xuất Ta sử dụng chức cơng cụ reminder (nhắc việc) ▼ Phương pháp thông báo cài đặt reminder Quy trình quản lý Đây tính giúp quản lý quy trình cơng việc phù hợp với quy định kinh doanh Giúp thiết lập quy trình hay người phụ trách cơng việc thực ứng dụng Tính khơng giúp quan sát tình trạng thực nhiệm vụ cá nhân, mà giúp nắm bắt tồn quy trình tổng thể thời gian thật thơng qua việc biểu đồ hóa liệu ▼ Phương pháp thiết lập quy trình quản lý CHI TIẾT VỀTINH NĂNG KHÁC CỦA KINTONE VUI LÒNG THAM KHẢO TRONG USER HELP (HƯỚNG DẪN CHO NGƯỜI SỬ DỤNG) https://help.cybozu.com/ja/k/user.html 40