Xây dựng phần mềm quản lý thư viện

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THƠNG LÊ HỒN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN Người thực hiện: Lê Thị Nghĩa Chức vụ: Nhân viên Thiết bị-Thí nghiệm SKKN thuộc lĩnh vực: Thư viện trường học THANH HOÁ NĂM 2020 MỤC LỤC MỞ ĐẦU .1 1.1 Lý chọn đề tài 1.2 Mục đích nghiên cứu 1.3 Đối tượng nghiên cứu .1 1.4 Phương pháp nghiên cứu 1.5 Những điểm sáng kiến kinh nghiệm 2 NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2.1 Cơ sở lý luận sáng kiến kinh nghiệm .2 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm .3 2.3 Các giải pháp sử dụng để giải vấn đề .5 2.4 Hiệu SKKN hoạt động giáo dục, với thân đồng nghiệp nhà trường 14 KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 15 4.1 Kết luận 15 4.2 Kiến nghị 16 MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài Đối với quốc gia nào, phát triển kinh tế - xã hội dựa tảng tri thức, muốn có tri thức phải thơng q trình học tự học, q trình tự học đóng vai trị khơng nhỏ việc tiếp nhận, lĩnh hội tri thức Sách kho tàng vô giá chứa đựng tri thức nhân loại Barack Obama nói: “Việc đọc quan trọng, bạn biết đọc giới mở cho bạn” Đọc sách để nghiên cứu, học tập, nâng cao nghề nghiệp, mở rộng tầm hiểu biết phương pháp phổ biến việc tự học Thư viện nói ngơi trường thứ hai học sinh đội ngũ giáo viên tất có nhu cầu tự học Thư viện đóng vai trị quan trọng việc giúp đỡ, hướng dẫn cho học sinh việc tự học, tự nghiên cứu Đây nhiệm vụ quan trọng thư viện, quan văn hoá giáo dục nhà trường Hiện Trường THPT Lê Hồn có thư viện phục vụ cho việc tham khảo, tự học học sinh giáo viên nhà trường với ba nghìn đầu sách Tuy nhiên việc quản lý cịn thủ cơng thơng qua sổ sách gây nhiều bất cập như: nhiều thời gian, sổ sách nhiều, dễ sai sót thống kê,… Bên cạnh phát triển cơng nghệ thông tin, nhu cầu ứng dụng công nghệ vào quản lý ngày phát triển mạnh đem lại nhiều lợi ích Vì vậy, cần phải xây dựng chương trình quản lý để đáp ứng nhu cầu quản lý mượn trả sách dễ dàng thuận tiện Từ yêu cầu trên, định chọn sáng kiến kinh nghiệm “Xây dựng phần mềm quản lý thư viện” cho Trường THPT Lê Hồn 1.2 Mục đích nghiên cứu Thư viện trường phận thuộc Trường THPT Lê Hoàn, nhiệm vụ thư viện quản lý tốt thư viện nhằm phục vụ có hiệu việc khai thác thơng tin cán giáo viên học sinh Tăng cường cập nhật thông tin khoa học, công nghệ tổ chức giới thiệu, hướng dẫn bạn đọc khai thác sử dụng thơng tin Vì vậy, để dễ dàng công tác quản lý tài liệu, sách thông tin độc giả cần có hệ thống chuyên biệt để quản lý thư viện, đem lại cho người quản lý thuận lợi thời gian, dễ dàng cập nhật, sửa đổi thông tin tra cứu thông tin sách, độc giả tiết kiệm chi phí 1.3 Đối tượng nghiên cứu Cơng tác quản lý thư viện Trường THPT Lê Hoàn - Địa điểm: Thư viện Trường THPT Lê Hoàn - Thời gian: Từ tháng 9/2019 đến tháng 5/2020 1.4 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu xây dựng sở lý thuyết Nghiên cứu tài liệu, hồ sơ sổ sách thực tế liên quan đến nội dung đề tài Trên sở phân tích, tổng hợp khái qt, rút vấn đề cần thiết cho đề tài - Phương pháp điều tra khảo sát thực tế, thu thập thông tin Tham gia lấy ý kiến giáo viên, học sinh trường Từ xác định khó khăn cơng tác mượn, trả sách, tra cứu tài liệu thư viện Thăm dò trao đổi ý kiến với giáo viên, học sinh vấn đề đổi phương pháp mượn, trả sách, nghiên cứu tài liệu Tiếp thu ý kiến giáo viên, học sinh tiến hành xây dựng nội dung liên quan đến nội dung đề tài - Phương pháp thực nghiệm Trên sở đề xuất ý tưởng đề tài giúp giảm bớt nhều thời gian tra cứu Công tác quản lý chặt chẽ Phục vụ báo cáo số liệu nhanh chóng, xác Thực việc thực nghiệm trường nhằm kiểm chứng kết nghiên cứu đề xuất đề tài - Phương pháp thống kê, xử lý số liệu Thông qua kết khảo sát, phân tích, kiểm tra, đánh giá hiệu việc tra cứu rút kết luận cần thiết 1.5 Những điểm sáng kiến kinh nghiệm Khắc phục nhược điểm việc quản lý thủ cơng thư viện Trường THPT Lê Hồn: - Khả lưu trữ thông tin lớn - Ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý thư viện (sách, độc giả, quản lý mượn-trả sách) - Giúp tìm kiếm, tra cứu thơng tin dễ dàng, nhanh chóng (sách, độc giả, thơng báo q hạn,…) - Đáp ứng nhu cầu quản lý mượn, trả sách dễ dàng, nhanh chóng - Có khả phát triển mở rộng phần mềm NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2.1 Cơ sở lý luận sáng kiến kinh nghiệm Ứng dụng công nghệ thông tin ứng dụng vào mặt đời sống kinh tế -xã hội với nhiều ưu điểm vượt trội: tốc độ xử lý nhanh, khả lưu trữ lớn, khả cập nhật thông tin, cải tiến phần mềm dễ dàng Thư viện biết đến “kho lưu trữ” sách lớn, với đủ thể loại sách, báo, tài liệu,… số lượng, thể loại sách thay đổi liên tục Việc quản lý thủ công sổ sách với việc thống kê rời rạc Excel đáp ứng nhu cầu quản lý nay, nhiên chưa tối ưu nhiều nhược điểm: tốn thời gian (nhập liệu, cập nhật thay đổi thông tin, đặc biệt việc tra cứu tài liệu, sách báo), dễ mắc sai sót thống kê Việc đem ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý thư viện việc hoàn toàn hợp lý, hợp thời 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm 3.1 Thực trạng vấn đề nghiên cứu 3.1.1 Cơ sở vật chất, kỹ thuật Thư viện Trường THPT Lê Hồn có 3.000 đầu sách, tài liệu (chủ yếu sách), phân chia theo ngành học Cụ thể: - Sách giáo khoa bản: 675 đầu sách - Sách giáo khoa nâng cao: 693 đầu sách - Sách giáo viên: 102 đầu sách - Sách tham khảo: 1.110 đầu sách - Sách nâng cao: 631 đầu sách - Nghiệp vụ: 82 đầu sách Và 100 đầu sách tài liệu khác Các đầu sách chia theo khối, môn lưu trữ vị trí tương ứng Giá sách chế tạo sắt, giá có tầng, gồm hai mặt trước sau Hiện thư viện có máy tính sử dụng hệ điều hành Windows chưa có phần mềm chuyên biệt phục vụ cho việc quản lý thư viện 3.1.2 Thực trạng quản lý thư viện Tất liệu sách, báo, tạp chí,… lưu trữ giấy tờ, sổ sách Tài liệu chủ yếu thư viện sách 3.1.2.1 Quy trình nhập sách Sau nhập sách về, người quản lý (thủ thư) phải nhập thông tin đầu sách vào sổ cất giữ chứng từ liên quan Thủ thư đánh mã cho đầu sách xếp chúng vào vị trí lưu trữ 3.1.2.2 Quy trình mượn sách Đối với học sinh: Học sinh mượn sách đọc chỗ mượn Khi cần mượn sách học sinh mang thẻ học sinh để quầy kiểm tra thủ thư, sau vào bên để tìm sách cần mượn Sau tìm sách cần mượn, học sinh đem sách quầy kiểm tra để yêu cầu mượn sách, thủ thư yêu cầu cung cấp thông tin họ tên, lớp Sau ghi thơng tin đầy đủ thủ thư đưa sách thẻ học sinh Đối với cán bộ, giáo viên: Cán bộ, giáo viên mượn sách đọc chỗ mượn Khi mượn thủ thư ghi tên giáo viên tên sách vào sổ 3.1.2.3 Quy trình trả sách Sau đọc xong, độc giả phải trả sách mượn, thủ thư dùng thơng tin độc giả (Khóa học, lớp, tên (đối với đối tượng học sinh); họ tên giáo viên (đối với đối tượng mượn sách giáo viên) Thủ thư đánh dấu vào sổ lưu trữ thông tin mượn trả sách 3.1.2.4 Thống kê báo cáo, in ấn Thư viện thực thống kê theo định kỳ vào cuối năm Việc thống kê sách theo ngành theo tiêu chí sau: Thống kê sách nhập Thống kê sách mượn Thống kê sách thư viện Thống kê sách lý Việc thống kê thực rời rạc sổ sách phần mềm Excel 3.1.2.5 Xử lý sách lý Thông thường, sách để lâu, bị mục nát, hư hỏng nặng nề tiến hành lý 3.1.3 Ưu, nhược điểm hệ thống Ưu điểm: - Khơng tốn nhiều chi phí cho sở vật chất - Việc quản lý đơn giản, người quản lý khơng cần hiểu biết tin học thực Nhược điểm: - Thông tin ghi sổ sách, giấy tờ dễ bị mát, không lưu trữ lâu dài Tốn số lượng lớn sổ sách giấy tờ phục vụ cho việc nhập liệu - Quá trình tìm kiếm sách phục vụ cho việc mượn sách phải làm thủ cơng, gây nhiều thời gian - Nhân viên phải tốn nhiều thời gian, công sức vào việc thống kê sách - Không quản lý thông tin độc giả triệt để nên việc sách, tài liệu xảy - Tất công việc nhân viên thư viện tiến hành cách thủ công, không khoa học 3.1.4 Yêu cầu hệ thống Qua trình khảo sát thực tế thư viện trường, tơi thấy q trình quản lý thư viện trường cịn thủ cơng, chưa khoa học, tốn nhiều thời gian công sức nhân viên thư viện Do cần phải có phần mềm quản lý nhằm khắc phục nhược điểm quy trình quản lý tại, đảm bảo yêu cầu mà người dùng mong muốn Hệ thống cần đạt chức sau: - Cho phép nhập thơng tin sách, báo, tạp chí thư viện mở rộng số lượng tài liệu sau - Quản lý thông tin độc giả - Cập nhật thông tin: + Thông tin sách, báo, tạp chí + Thơng tin độc giả (bao gồm học sinh giáo viên) - Quản lý trình mượn trả tài liệu độc giả - Tìm kiếm tài liệu, độc giả theo nhiều tiêu chí khác - Thống kê in ấn theo nhiều tiêu chí - Phục hồi lưu liệu 3.2 Các giải pháp sử dụng để giải vấn đề 3.2.1 Các giải pháp thực 3.2.1.1 Quy trình khảo sát: - Địa điểm khảo sát: Thư viện Trường THPT Lê Hồn - Lịch trình khảo sát: + Tìm hiểu sở vật chất quy trình hoạt động thư viện trường + Thu thập thông tin, số liệu đầu sách trường 3.2.1.2 Phân tích quy trình hoạt động hệ thống 3.2.1.2.1 Quy trình nhập sách - Thực nhập tài liệu Tài liệu nhập bao gồm: sách, báo, tạo chí, tài liệu tham khảo,…Trong sách tài liệu - Các bước tiến hành: Sau nhập sách tiến hành bước: + Phân loại: Theo môn + Đánh mã sách + Sắp xếp: theo giá sách vị trí tương ứng khoa 3.2.1.2.2 Quy trình mượn sách - Thực có độc giả đến mượn sách - Các bước tiến hành: + Thủ thư kiểm tra thẻ học sinh độc giả + Độc giả tìm tài liệu cần, đem quầy để yêu cầu mượn tài liệu + Thủ thư kiểm tra thông tin độc giả (Khối, lớp, khố, hạn thẻ), hợp lý tiến hành cho mượn sách + Thủ thư cập nhật thông tin độc giả tài liệu vừa mượn Nếu mượn ghi rõ hạn trả Nếu đọc chỗ khơng có hạn + Giao tài liệu trả thẻ cho độc giả 3.2.1.2.3 Quy trình trả sách - Thực có độc giả đến trả sách thư viện - Các bước tiến hành: + Độc giả đưa tài liệu mượn cho thủ thư + Thủ thư yêu cầu thông tin từ độc giả (khối, lớp) để kiểm tra danh sách tài liệu mà độc giả chưa trả + Trường hợp thơng tin cập nhập ngày trả thực tế đánh dấu xử lý + Trường hợp độc giả vi phạm quy định thư viện trả tài liệu trễ hạn (đối với độc giả mượn về), tài liệu bị rách nát, hư hỏng bị xử phạt theo quy định thư viện + Sau nhận tài liệu độc giả trả, thủ thư phân loại xếp tài liệu vào vị trí lưu trữ 3.2.1.2.4 Quy trình tìm kiếm thơng tin - Thực có u cầu tìm kiếm thơng tin sách (tên sách, tác giả, nhà xuất bản,…) - Vai trò việc tìm kiếm thơng tin: + Biết đầy đủ thơng tin tài liệu (sách) cần tìm + Tìm kiếm nhanh, xác Nâng cao hiệu làm việc - Các bước tiến hành: + Lựa chọn tiêu chí tìm kiếm: Tìm theo mã sách Tìm theo tên sách Tìm theo tác giả Tìm theo mơn + Thủ thư dựa vào tiêu chí tìm kiếm lựa chọn để tìm kiếm thơng tin liên quan đến tài liệu yêu cầu 3.2.1.2.5 Quy trình xử lý tài liệu hạn - Thực tài liệu cũ, mục nát cần lý - Các bước tiến hành: Mỗi năm thư viện tiến hành phân loại, loại bỏ tài liệu mục nát, cũ khơng cịn khả sử dụng Sau lý, thủ thư xếp lại tài liệu cho thuận tiện cho trình tìm kiếm, mượn – trả 3.2.1.2.6 Quy trình xử lý hạn - Thực có độc giả mượn tài liệu hạn trả mà không trả gia hạn - Các bước tiến hành: + Thủ thư kiểm tra hạn trả tài liệu mượn + Đối chiếu độc giả mượn + Thông báo tới lớp độc giả mượn hạn + Tiến hành xử phạt theo quy định thư viện 3.2.1.3 Xây dựng phần mềm Với lượng đầu sách yêu cầu xử lý thư viện Trường THPT Lê Hồn, tơi định chọn ứng dụng Microsoft Access 2016 để xây dựng phần mềm quản lý thư viện 3.2.2 Kết đạt 3.2.2.1 Form đăng nhập Hình Form đăng nhập quản lý người dùng  Người dùng nhập Tên tài khoản Mật khẩu, nhấn Đăng nhập để tiếp tục sử dụng phần mềm 3.2.2.2 Giao diện phần mềm Hình Form main Form main thể toàn chức phần mềm * Chức Quản lý sách: Hình 2.1 Form Quản lý nhập liệu - Nhập sách: Hình 2.1.1 Form Nhập thơng tin sách - Sửa thơng tin sách: Hình 2.1.2 Form sửa thơng tin sách - Xóa thơng tin sách: 10 Hình 2.1.3 Form xóa thơng tin sách * Chức Quản lý thơng tin bạn đọc: Hình 2.2 Form quản lý thơng tin bạn đọc - Nhập Danh sách bạn đọc: Hình 2.2.1 Form nhập thông tin bạn đọc - Sửa thông tin bạn đọc: 11 Hình 2.2.2 Form sửa thơng tin bạn đọc - Xóa thơng tin bạn đọc: Hình 2.2.3 Form xóa thơng tin bạn đọc * Chức Quản lý mượn – trả sách: Hình 2.3 Form Quản lý mượn – trả sách - Thông tin mượn sách: 12 Hình 2.3.1 Form Mượn sách - Thơng tin trả sách: Hình 2.3.2 Form Trả sách * Chức tìm kiếm thơng tin: Hình 2.4 Form Tìm kiếm thơng tin sách - Tìm kiếm theo mã sách: 13 Hình 2.4.1 Form Tìm kiếm sách theo mã - Tìm kiếm theo khối: Hình 2.4.2 Form Tìm kiếm sách theo khối - Tìm kiếm sách theo tên tác giả: Hình 2.4.3 Form tìm kiếm sách theo tên tác giả - Tìm kiếm sách theo tên sách: 14 Hình 2.4.4 Form Tìm kiếm sách theo tên sách * Chức Thống kê liệu: Hình 2.5 Form Thống kê liệu - Thống kê sách: Hình 2.5.1 Thống kê sách - Thống kê bạn đọc: 15 Hình 2.5.2 Thống kê danh sách bạn đọc - Thống kê mượn sách: Hình 2.5.3 Thống kê mượn sách 2.4 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm hoạt động giáo dục, với thân, đồng nghiệp nhà trường Đối với thân đồng nghiệp: Với việc ứng dụng đề tài SKKN góp phần tích cực việc tạo hứng khởi cho việc mở rộng kiến thức hữu ích, tạo khơng khí làm việc động, hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện nhà trường Đối với học sinh: Sau triển khai giải pháp nêu Trường THPT Lê Hoàn, qua quan sát thực tế thấy hiệu mang lại không việc học sinh thay đổi quan điểm việc mượn tài liệu thư viện Nó thực có ích cho thân em, em tìm niềm đam mê thực học tập thấy 16 không học để biết mà học để làm “người” Một kết quan trọng em chủ động việc tìm kiếm kho tàng kiến thức khổng lồ, trang bị cho kiến thức, kỹ thiết thực cho bạn bè, người thân người xung quanh Để đánh giá khách quan hiệu đề tài sử dụng phiếu điều tra hứng thú đọc tài liệu tham khảo thư viện số lớp sau ứng dụng phần mềm Kết đạt được: Mức độ Rất thích Bình thường Khơng thích Tổng Năm học 2019 - 2020 Lớp 10A1 Lớp 10A2 SL % SL % 33 71,7 29 64,44 12 26,0 16 35,36 2,17 0 46 100 45 100 Tổng SL 62 % 68,13 28 30,77 91 1,1 100 Từ kết điều tra cho thấy, với tính hữu ích phần mềm, việc tra cứu tài liệu, quy trình mượn, trả nhanh chóng xác dần tạo sở, tiền đề lôi số lượng lớn học sinh đam mê hứng khởi với nguồn kiến thức vô to lớn Số lượng giáo viên học sinh đến với thư viện ngày nhiều Như vậy, khẳng định việc ứng dụng đề tài sáng kiến kinh nghiệm vào công tác thư viện biện pháp có hiệu việc nâng cao hứng thú học tập góp phần nâng cao chất lượng dạy học nhà trường KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Kết luận Trong thời gian khảo sát, tìm hiểu sở vật chất quy trình hoạt động thư viện Trường THPT Lê Hồn, tơi xây dựng phần mềm đáp ứng chức thư viện: - Quản lý thông tin tài liệu, độc giả - Hệ thống thiết kế logic liên kết chặt chẽ nên việc sửa đổi thông tin mà khơng làm ảnh hưởng đến tính liên tục hệ thống - Giúp tra cứu, tìm kiếm thơng tin nhanh gọn, xác, hỗ trợ tốt cho người làm cơng tác quản lý độc giả - Giao diện phần mềm dễ nhìn, dễ sử dụng, tương thích với hệ điều hành Windows 17 - Thống kê liệu nhanh chóng, in ấn Đặc biệt trường hợp mượn sách hạn in thông báo hạn gửi đến độc giả vi phạm 3.2 Kiến nghị Đề nghị Hội đồng Nhà trường áp dụng phần mềm vào công tác quản lý thư viện Nâng cấp cấu hình hệ thống máy tính Thư viện trường để phần mềm hoạt động hiệu Do thời gian thực có hạn, phần mềm cịn thiếu sót, nên sau phần mềm đưa vào áp dụng thực tế, mong muốn tiếp tục nghiên cứu, khắc phục phát triển thêm để phần mềm ngày hoàn thiện XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Thanh Hóa, ngày 20 tháng 06 năm 2020 Tôi xin cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung người khác (Ký ghi rõ họ tên) Lê Thị Nghĩa 18 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Lập trình quản lý với Microsoft Access 2013 tồn tập - Ths Huỳnh Tôn Nghĩa, NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh Tự học Microsotf Access 2010 – Đỗ Trọng Danh – Nguyễn Vũ Ngọc Tùng, NXB Đại học sư phạm Lập trình PHP My SQL - Joel Murach - Ray Harris, NXB Khoa học kỹ thuật Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin – Nguyễn Văn Vỵ, NXB Giáo dục Việt Nam Giáo trình Cơ sở liệu - Đồng thị Bích Thủy - Phạm Thị Bạch Huệ Nguyễn Trần Minh Thư, NXB Khoa học kỹ thuật Kênh Youtube Trác Hoàng Ẩn: Hướng dẫn sử dụng Access 2010 từ A-Z, link: https://www.youtube.com/watch?v=1rKzLc-LtSg&list=PLz- lbDdz6ew4X8PZ0grs47b5zQPP1orQA 19 ... kinh nghiệm ? ?Xây dựng phần mềm quản lý thư viện? ?? cho Trường THPT Lê Hồn 1.2 Mục đích nghiên cứu Thư viện trường phận thuộc Trường THPT Lê Hoàn, nhiệm vụ thư viện quản lý tốt thư viện nhằm phục... dụng phần mềm vào công tác quản lý thư viện Nâng cấp cấu hình hệ thống máy tính Thư viện trường để phần mềm hoạt động hiệu Do thời gian thực có hạn, phần mềm cịn thiếu sót, nên sau phần mềm đưa... cầu xử lý thư viện Trường THPT Lê Hồn, tơi định chọn ứng dụng Microsoft Access 2016 để xây dựng phần mềm quản lý thư viện 3.2.2 Kết đạt 3.2.2.1 Form đăng nhập Hình Form đăng nhập quản lý người