tiểu luận giao tiếp trong kinh doanh phát triển kĩ năng giao tiếp trong thời đại 4 0 và một số lưu ý

Khái niệm giao tiếp trong kinh doanh -Giao tiếp trong kinh doanh là mối quan hệ hay sự tiếp xúc giữa những con người với nhau trong hoạt động kinh doanh như: Trong sản xuất, thương mại,

LỜI MỞ ĐẦU

Kỹ năng giao tiếp ứng xử là một trong những kỹ năng sống quan trọng nhất, mọi người cần

có kỹ năng giao tiếp khéo léo, ứng xử hiệu quả trong cuộc sống cũng như công việc Giao tiếp là cầu nối giúp chúng ta gắn kết, gần gũi, hiểu nhau, hòa đồng với mọi người xung quanh, từ gia đình, trường học, tới nơi làm việc Tại một môi trường mới, một người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ dễ dàng bắt nhịp, nói chuyện và hòa đồng hơn với mọi người Các thành viên trong gia đình có giao tiếp tốt với nhau cũng xây dựng tình cảm gia đình bền chặt hơn, hạnh phúc hơn Giao tiếp tốt trong môi trường làm việc sẽ giúp mối quan hệ bạn bè, đồng nghiệp gần gũi hơn, cơ hội thăng tiến cũng mở rộng hơn Những người làm kinh doanh có kỹ năng giao tiếp tốt cũng sẽ mở rộng được mối quan hệ nhiều hơn, có nhiều đối tác cũng như khách hàng hơn Tuy nhiên cũng có những người có kỹ năng giao tiếp chưa tốt, điều đó gây

ra cho họ những khó khăn, cản trở nhất định Một câu nói lỡ lời có thể gây ra những hiểu nhầm, gây khó chịu với người nghe, hay thậm chí là mất đi một mối quan hệ, mất đi một đối tác Vì vậy kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà chúng ta cần xây dựng, là chìa khóa thành công công việc cũng như cuột sống

Tuy nhiên, để có được kỹ năng giao tiếp tốt, cần phải chăm chỉ luyện tập với tinh thần học hỏi Khẳng định rằng kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng mà chúng ta có thể học, như chuyên gia đào tạo và phát triển cá nhân Brian Tracy đã nói: “Giao tiếp là một kỹ năng mà bạn có thể học Nó cũng giống như việc đi xe đạp hay tập đánh máy Nếu bạn sẵn sàng bỏ công vì nó, bạn có thể nhanh chóng cải thiện chất lượng của mọi phần trong cuộc sống của mình”

Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đang diễn ra trên toàn thế giới Chúng ta có thể thấy làm việc từ xa (remote working), làm việc tại nhà (home working) đang trở thành xu thế, con người cũng làm việc với các thiết bị máy móc hỗ trợ nhiều hơn, tiếp xúc với các thiết bị điện

tử nhiều hơn và làm việc trực tiếp với nhau ít hơn Điều này gây ra những rào cản, khó khăn trong việc giao tiếp cũng như phát triển kỹ năng giao tiếp giữa người với người Một xu thế đang xảy ra, nó tạo ra những thách thức cho chúng ta trong vấn đề giao tiếp Nhận thấy đây là một vấn đề cấp bách, và vô cùng thiết thực, nhóm đã quyết định chọn đề tài “Phát triển kỹ năng giao tiếp kinh doanh trong điều kiện 4.0 hiện nay” Bài luận sẽ chỉ ra những nguyên tắc

cơ bản trong giao tiếp trong thời kỳ 4.0, ứng dụng trong trường hợp cụ thể cũng như những phương phát rèn luyện và phát triển, từ đó phát triển kỹ năng giao tiếp kinh doanh trong thời

kỳ 4.0

Tiểu luận gồm có 3 phần lớn như sau :

Phần I : Các vấn đề cơ bản về kĩ năng giao tiếp trong kinh doanh và thời đại 4.0

Phần II: Kĩ năng giao tiếp kinh doanh trong thời đại 4.0

Phần III: Một số điểm cần lưu ý về kĩ năng giao tiếp kinh doanh trong thời đại 4.0

NỘI DUNG

I Các vấn đề cơ bản về kĩ năng giao tiếp trong kinh doanh và thời đại 4.0

1 Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh

1.1 Khái niệm giao tiếp trong kinh doanh

-Giao tiếp trong kinh doanh là mối quan hệ hay sự tiếp xúc giữa những con

người với nhau trong hoạt động kinh doanh như: Trong sản xuất, thương mại,

dịch vụ…

- Để thực hiện giao tiếp, con người sử dụng ngôn ngữ ( lời nói, chữ viết), các

dấu hiệu phi ngôn ngữ (nét mặt, cử chỉ, trang phục…) nhằm tạo dựng các mối

quan hệ trong đời sống, kinh doanh, quản trị…

1.2 Đặc điểm của giao tiếp trong kinh doanh

-Mang tính nhận thức: Mỗi người đều ý thức được mục đích giao tiếp, nhiệm vụ, nội dung của tiến trình giao tiếp

- Trao đổi thông tin: Trong kinh doanh khi giao tiếp giúp thông tin được lan

từ người này sang người khác

- Giao tiếp trong kinh doanh là một quan hệ xã hội,mang tính xã hội : Mối

quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới, giữa doanh nghiệp với đối tác, đối thủ…

- Giao tiếp trong kinh doanh mang tính chất lịch sử xã hội : Giao tiếp bao

giờ cũng được các cá nhân, doanh nghiệp thực hiện với nội dung cụ thể, không

gian thời gian xác định

- Giao tiếp trong kinh doanh mang tính kế thừa và chọn lọc :thông qua giao

tiếp sẽ lưu giữ những dấu ấn về cấp trên,cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng để

những lần giao tiếp có thể vững vàng hơn chủ động hơn

- Tính chủ thể trong giao tiếp :mỗi cá nhân trong giao tiếp đóng vai trò khác

nhau khi là người nói,khi là người nghe

- Sự lan truyền lây lan cảm xúc và tâm trạng: Con người có khả năng đồng

cảm khi giao tiếp, khi tiếp xúc tâm trạng của người này sẽ ảnh hưởng đến người

khác

1.3 Vai trò của giao tiếp trong kinh doanh

- Để đàm phán, thảo luận, bàn bạc, đi đến ký kết các hợp đồng kinh tế, để thực hiện quá trình mua bán… giao tiếp giúp truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh… hay nói một cách khác là

để thực hiện chức năng giao tiếp cơ bản của quản trị.Trên thương trường giao tiếp giúp con người tìm hiểu, tiếp nhận các thông tin, từ đó đề ra những quyết định chính xác và kịp thời cho hoạt động kinh doanh.Trong cuộc sống, giao tiêp giúp con người trao đổi, tâm sự tình cảm, ý nghĩ với nhau

- Ngày nay giao tiếp trong kinh doanh càng có tầm quan trọng đặc biệt do

môi trường kinh doanh đang có những biến đổi lớn, tổ chức, đối tác, phong

cách và nội dung quản lý…cũng đã thay đổi nhiều đòi hỏi các nhà quản trị kinh

doanh cần phải xác lập các chuẩn mực về úng xử để phù hợp với hoàn cảnh

trong và ngoài nước

2 Thời đại 4.0

2.1 Khái niệm:

Thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 hay còn gọi là cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 trên thế giới đang diễn ra tại nhiều nước phát triển Cách mạng công nghiệp là khoảng thời gian đánh dấu một bước ngoặt lớn của con người trong toàn xã hội, nhờ áp dụng các thành tựu công nghệ mới vào đời sống, từ đó thay đổi bức tranh toàn cảnh về xã hội (theo hướng tích cực)

2.2 Đặc điểm

-Cách mạng công nghệ 4.0 tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo ra các nhà máy thông minh,

sự phát triển của internet vạn vật giúp tạo ra bản sao ảo của thế giới vật lý, cho phép mọi người ở khắp nơi trên thế giới kết nối với nhau thông qua mạng internet dịch vụ qua các thiết

bị di động ở mọi lúc, mọi nơi

-Công nghiệp 4.0 thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật số của sản xuất thông qua việc tích hợp các

hệ thống và quy trình khác nhau trước đây thông qua các hệ thống máy tính được kết nối với nhau qua chuỗi cung ứng và giá trị Cách mạng Công nghiệp 4.0 đang báo hiệu một sự thay đổi trong bối cảnh sản xuất truyền thống bao gồm ba xu hướng công nghệ thúc đẩy sự chuyển đổi này: kết nối, thông minh và tự động hóa linh hoạt

-Có thể mở ra kỷ nguyên mới của đầu tư, giúp quá trình sản xuất nhanh hơn, tốn ít sức người, năng suất và chất lượng cuộc sống của con người được tăng cao: Việc áp dụng sự tiến bộ của khoa học, kĩ thuật, máy móc vào trong cuộc sống, trong việc sản xuất giúp cho năng suất lao động được tăng cao từ đó cải thiện được cuộc sống của con người

II Kĩ năng giao tiếp trong kinh doanh trong thời đại 4.0

1 Công cụ giao tiếp kinh doanh trong thời đại 4.0

 Giao tiếp bằng ngôn ngữ

 Khái niệm ngôn ngữ

o Theo Từ điển Bách Khoa thư Việt Nam: “Ngôn ngữ là tín hiệu quan trọng và độc đáo nhất trong giao tiếp của loài người, là phương tiện để biểu hiện và phát triển tư duy, bảo lưu và chuyển giao có hiệu lực nhất các truyền thống lịch sử, văn hóa của một dân tộc”

o Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người Bằng ngôn ngữ con người có thể truyền đi bất cứ loại thông tin nào như diễn tả tình cảm, ám chỉ, miêu tả sự vật, hiện tượng…

 Phân loại ngôn ngữ

Trong giao tiếp bằng ngôn ngữ có hai hình thức là ngôn ngữ nói trực tiếp và ngôn ngữ gián tiếp

o Giao tiếp bằng ngôn ngữ nói trực tiếp: Là loại hình thông dụng nhất trong mọi hoạt động của con người, trong đó các đối tượng của giao tiếp trực tiếp gặp gỡ nhau, dùng ngôn ngữ nói

và biểu cảm để truyền cho nhau những ý nghĩ và tình cảm của mình

o Giao tiếp bằng ngôn ngữ gián tiếp là thông qua một phương tiện trung gian khác như thư

từ, điện thoại,…

 Những yêu cầu cần thiết của phương tiện giao tiếp bằng ngôn ngữ o Nội dung của ngôn ngữ: Là ý nghĩa của lời nói, của từ, của câu trong giao tiếp Một từ hay một tập hợp từ đều có một vài ý nghĩa Ý nghĩa của ngôn ngữ có hai hình thức tồn tại: khách quan và chủ quan Khách quan bởi nó không phụ thuộc vào sở thích, ý muốn của cá nhân nào Ví dụ: không ai dùng cái xe để chỉ cái mũ và ngược lại Tính chủ quan thể hiện ở chỗ, có những từ chung nhưng trong quá trình sử dụng có thể gây ra những phản ứng, cảm xúc tích cực và tiêu cực nào đấy Ví dụ: Từ “ma túy” với những người nghiện hút, buôn bán ma túy là bình thường, không gợi cảm giác tiêu cực Nhưng đối với những người lương thiện thì gợi lên cảm giác ghê sợ, cần xa lánh Trong một số nhóm người, đôi khi có những quy định ý nghĩa riêng cho một số từ Ví dụ: Vé có nghĩa là 100 USD… Ngoài ra mỗi cá nhân, mỗi nhóm người từ cộng đồng địa phương đến đẳng cấp, dân tộc đều có sắc thái riêng trong phong cách sử dụng ngôn ngữ Hiểu được ý cá nhân là cơ sở tạo nên sự đồng điệu trong giao tiếp, hay còn được gọi là khả năng đồng cảm

o Tính chất của ngôn ngữ: Là nhịp điệu, âm điệu, ngữ điệu của giọng nói giúp chúng ta phân biệt được giới tính, tuổi tác, nghề nghiệp, sức khỏe, tâm trạng, nghị lực, nền văn hóa… muốn điều khiển giọng nói tốt cần chú ý đến cường độ (cao, thấp, to, nhỏ), cách nhấn giọng, nhấn mạnh những điều quan trọng, giọng nói lúc lên, lúc xuống cho phù hợp Lời nói cần rõ ràng, khúc triết…

o Điệu bộ khi nói: Là những cử chỉ của tay chân và vẻ mặt khi nói Có khi vừa nói vừa chỉ, vừa nói vừa nhìn chằm chằm, vừa nói vừa liếc,… Điệu bộ thường phụ họa theo lời nói để giúp thêm ý nghĩa cho nó Cần chú ý việc sử dụng điệu bộ khi nói cũng phải phù hợp với phong tục, tập quán, nền văn hóa Nên có những cử chỉ, điệu bộ tự nhiên lịch thiệp, tránh gò

ép, bắt chước điệu bộ của người khác, không phù hợp

 Nguyên tắc khi giao tiếp bằng ngôn ngữ

o Lời nói phải đúng vai: Trong giao tiếp lời nói phải phù hợp với vai trò, vị trí của chủ thể giao tiếp thể hiện qua cách xưng hô, giọng nói Nếu A ngang hàng với B ngôn ngữ thể hiện sẽ thân mật, bình đẳng Nếu A nhỏ hơn B: Tôn kính, lễ phép Nếu A lớn hơn B thì khi nói sẽ có giọng nói độ lượng, nhường nhịn, có sự giúp đỡ

o Lời nói phải phù hợp với người nghe

o Nội dung rõ ràng, mạch lạc, tránh hiểu theo nhiều nghĩa o Cách nói phải khéo léo, tế nhị

 Giao tiếp qua điện thoại, thư So với ngôn ngữ nói, ngôn ngữ viết đòi hỏi chặt chẽ hơn về văn phạm, cấu trúc câu, từ ngữ… để tránh những sai sót và hiểu lầm đáng tiếc Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết cần chú ý đến đối tượng, trình độ chuyên môn, trình độ giáo dục và trình

độ dân trí để sử dụng từ ngữ thích hợp với từng đối tượng Tuyệt đối tránh tình trạng dùng lối diễn đạt vòng vo, phức tạp, lượng thông tin nghèo nàn và thiếu chính xác

 Giao tiếp phi ngôn ngữ

Trong quá trình giao tiếp, con người không chỉ dùng lời nói mà còn sử dụng nét mặt, cử chỉ,

nụ cười, ánh mắt, diện mạo… để thể hiện thái độ, cảm xúc và phản ứng của họ, do đó đòi hỏi người giao tiếp phải quan sát nhạy bén, tế nhị

 Nét mặt

Trong giao tiếp nét mặt biểu lộ thái độ, cảm xúc của con người Mỗi người có thể biểu hiện nhiều nét mặt khác nhau Theo Đacưuyn, nét mặt biểu hiện 6 loại tình cảm: Vui mừng, buồn, ngạc nhiên, sợ hãi, tức giận, ghê tởm

 Ngoài tính biểu cảm, nét mặt cho ta biết cá tính của con người:

o Nét mặt căng thẳng là người có cá tính dứt khoát, căng thẳng

o Nét mặt mềm mại là người hiền lành hòa nhã, thân mật, dễ thích nghi trong giao tiếp

 Nụ cười

Trong giao tiếp người ta dùng nụ cười để biểu hiện tình cảm, thái độ của mình Con người có bao nhiêu kiểu cười thì có bấy nhiêu cá tính Có kiểu cười tươi tắn, hồn nhiên, đôn hậu, có kiểu cười chua chát miễn cưỡng, đanh ác, có kiểu cười đồng tình, thông cảm nhưng cũng có kiểu cười chế diễu, khinh bỉ…

Mỗi kiểu cười đều biểu hiện một thái độ nào đó, cho nên trong giao tiếp, chúng ta phải tinh nhạy quan sát nụ cười của đối tượng giao tiếp để biết được thái độ của họ Một số biểu hiện của nụ cười:

o Cười mỉm: Người tế nhị, kín đáo

o Cười thoải mái: Độ lượng, rộng rãi

o Cười nhếch mép: Khinh thường, ngạo mạn

o Cười giòn tan: Vui vẻ, sôi nổi

o Cười tươi tắn: Dễ gần, dễ mến

o Cười gằn: Người khó chịu o Cười chua chát: Thừa nhận sự thất bại

 Ánh mắt

Người ta thường nói “ánh mắt là cửa sổ của tâm hồn” vì qua ánh mắt phản ánh trạng thái cảm xúc, bộc lộ tình cảm, tâm trạng và ước nguyện của con người Các nhà nghiên cứu cho rằng, hình thái của mắt thể hiện tâm tính, tâm trạng của con người:

o Mắt sâu: Có đời sống nội tâm dồi dào, sâu kín, hay suy tư

o Mắt tròn: Dễ nổi giận

o Mắt lim dim: Ích kỷ, hay phản bội

o Mắt luôn mở lớn: Dễ hoảng hốt, dễ lo sợ Ánh mắt thể hiện cá tính của con người:

o Nhìn lạnh lùng: Người có đầu óc thực tế

o Nhìn thẳng và trực diện: Người ngay thẳng và nhân hậu

o Nhìn soi mói: Là người đa nghi, nham hiểm o Nhìn lấm lét: Người không chân thành, có ý gian

o Nhìn đắm đuối: Người đa tình, dễ xúc động

 Diện mạo Là những đặc điểm tự nhiên, ít thay đổi được:

o Tạng người: Cao hay thấp, mập hay ốm

o Khuôn mặt: Tròn vuông, trái xoan, dài

o Sắc da: Trắng hay đen, ngăm ngăm hay xanh xao, vàng vọt, tai tái…

Ngoài ra còn có các đặc điểm khác như tai, mũi, miệng, tóc, râu, cách trang điểm, trang sức, trang phục… Diện mạo có thể gây ấn tượng mạnh nhất là lần đầu tiên Ngoài ra cách trang sức, ăn mặc cũng nói lên nhiều cá tính, văn hóa, nghề nghiệp, địa vị, lứa tuổi của mỗi con người…

 Cử chỉ: Những cử chỉ khi giao tiếp thường thấy là:

o Các chuyển động của đầu: Gật đầu, lắc đầu, hất đầu…

o Các chuyển động của tay: Vẫy, chào, khua tay, vỗ tay…

o Các chuyển động của chân: Dậm chân, rung đùi, vỗ đùi… Các cử chỉ có ý nghĩa nhất định trong giao tiếp Chuyển động của đầu cho ta biết họ đồng ý hay không đồng ý Cử động của bàn tay là lời mời, lời từ chối, sự chống đối hay cầu xin,

2 Một số nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp kinh doanh thời đại 4.0

-Trong kinh doanh ai cũng quan trọng

Trong kinh doanh cần phải tôn trọng mọi khách hàng, hãy đối xử với họ giống như mình muốn họ đối xử với mình Trong quan hệ với bạn hàng, luôn nhớ hai mặt của vấn đề cạnh tranh và hợp tác, họ cần được bình đẳng trong giao tiếp, không nên coi thường mối quan

hệ nào

- Phải nghiêm túc trong công việc và giao tiếp

Nhà kinh doanh thành đạt trước hết phải là con người nghiêm túc trong công việc và giao tiếp Những cuộc giao tiếp trong môi trường làm việc cần giữ thái độ nghiêm túc, không

để các mối quan hệ thân quen hay gia đình len lỏi vào các cuộc giao tiếp có liên quan đến công việc kinh doanh Mọi cuộc giao tiếp trong kinh doanh phải dựa trên các chuẩn mực của xã hội và của nhóm

-Kín đáo thận trọng

Mục đích chủ yếu của các cuộc giao tiếp trong kinh doanh là trao đổi, bàn bạc thảo luận

về những vấn đề có liên quan đến công việc kinh doanh Vì vậy, không nên tiết lộ các chi tiết về đời tư của mình, vì có thể các câu chuyện riêng tư vô bổ đó có thể trở thành rào cản bất lợi cho bản thân và công việc Một câu châm ngôn rất có ý nghĩa là “ta biết địch

mà địch chẳng biết ta” Để đánh giá đúng người đối thoại nên tìm cách gợi chuyện cho họ nói, nhưng chúng ta tránh nói nhiều, nhất là nói nhiều về bản thân Biết lắng nghe và khêu gợi người đối thoại là một nghệ thuật vừa tìm hiểu, vừa thu phục cảm tình của họ

Trong giao tiếp, phải thực hiện nguyên tắc: “nói ít, nghe nhiều” Tuyệt đối tránh khoe khoang sự hiểu biết, sành đời của mình nhưng lại biết rất ít về đối thủ vì không lắng nghe

họ nói Người thông minh, có kinh nghiệm là người không khoe khoang, biết ngưỡng mộ tài trí của những người đối thoại, cố tìm những ưu điểm, những thành công của họ trên thương trường để khen ngợi, tán thưởng

Một đức tính quan trọng trong giao tiếp kinh doanh là thận trọng khi tâm sự với bạn bè hoặc người thân về công việc kinh doanh của mình Bởi vì những thông tin đó có thể lọt vào tai của đối thủ qua nhiều kênh khác nhau, sẽ gây ra nhiều hậu quả khôn lường, có thể dẫn tới thất bại đau đớn Nguyên tắc thận trọng có nghĩa là giữ bí mật, thận trọng trong từng câu, từng chữ khi bàn bạc về công việc kinh doanh lẫn bản thân 5.4.2.4 Không phung phí thời gian của mình và của người khác Trong kinh doanh hiện đại, thời gian là tiền bạc, vì vậy trong giao tiếp các nhà kinh doanh thường có tác phong rất khẩn trương, tiết kiệm thời gian Một thống kê về sử dụng thời gian làm việc của các nhà quản trị cho thấy họ đã dành thời gian cho các công việc sau:

 Những cuộc họp hành và gặp gỡ theo kế hoạch: 57%

 Làm việc với giấy tờ: 23%

 Các cuộc gặp gỡ ngoài kế hoạch: 11%

 Nói chuyện qua điện thoại: 6%

 Các cuộc đi tham quan khảo sát: 3%

Nhà kinh doanh có kinh nghiệm, khôn ngoan không những biết quý thời gian của mình

mà còn phải tôn trọng thời gian của người khác Một cuộc họp, một mệnh lệnh, một cuộc đàm phán ký kết hợp đồng… đều phải được chuẩn bị kỹ càng, nghiêm túc cả về nội dung, cách thức trình bày, diễn đạt để không mất thời gian mà vẫn đạt được kết quả như ý Tiết kiệm thời gian trong giao tiếp là tôn trọng người khác và ngược lại họ sẽ tôn trọng và kính nể mình Phải phân chia thời gian một cách khoa học và tận dụng hết thời gian làm việc, phải thực hiện “giờ nào, việc nấy”

- Phải duy trì chữ tín

Một nhà kinh doanh muốn thành đạt phải giữ gìn chữ tín Sự tin cậy của cấp dưới, của bạn hàng, của cấp trên với nhà lãnh đạo sẽ tạo cơ hội thuận lợi trong kinh doanh Muốn duy trì chữ tín thì người quản lý phải không ngừng nâng cao trình độ, đạo đức, lối sống, phải biết tiết kiệm tiền bạc và thời gian, phải kiên trì và dũng cảm…

3 Kỹ năng trong các loại giao tiếp kinh doanh chủ yếu trong thời đại 4.0

-Hội họp

Hội họp là một trong những hình thức giao tiếp quan trọng và thường xuyên trong kinh doanh bao gồm: Họp giao ban, truyền đạt chủ trương, chỉ thị, nghị quyết, họp ban giám đốc, họp sơ kết, tổng kết, đại hội công nhân viên chức, hội thảo…

Để cho các cuộc họp thu được kết quả tốt nhằm sử dụng hợp lý thời gian của mọi người, cần phải chú ý những vấn đề sau:

 Lập chương trình, kế hoạch của cuộc họp một cách cụ thể: Trong đó ghi rõ mục đích của cuộc họp, các nội dung cần bàn bạc, danh sách những người tham dự, địa điểm, giờ giấc…

 Phải cử người ghi biên bản rõ ràng, ngắn gọn, nhất là nội dung các quyết định, những hoạt động tiến hành, những người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành đã được hội nghị nhất trí

 Chỗ ngồi trong cuộc họp cũng cần được chú ý: Người chủ tọa luôn ngồi đầu bàn, có nhiều cách tổ chức chỗ ngồi khác nhau…

 Nếu thấy nội dung cuộc họp đưa ra chưa đúng lúc, chưa được bàn bạc kỹ,… thì không nên tổ chức

- Tiếp khách

- Là loại hình giao tiếp thường xuyên trong kinh doanh Khi tiếp khách, dù cấp trên hay cấp dưới cũng cần bày tỏ sự ân cần, quan tâm thực sự, không nên bắt khách phải chờ đợi lâu, phải tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với khách Hãy dành cho khách toàn bộ thời gian, không nên để cho cuộc trò chuyện bị gián đoạn, trừ khi cần thiết, nhưng tuyệt đối không được lãng phí thời gian Sau phần nghi thức phải vào ngay công việc cần bàn Khi kết thúc nội dung công việc thì phải tế nhị, khéo léo kết thúc cuộc gặp

- Giao tiếp qua điện thoại

Điện thoại là một phương tiện thường xuyên được sử dụng trong các giao tiếp, do đó cần phải chú ý các công việc sau:

 Hãy nhấc máy ngay, đừng để khách phải chờ đợi, chuẩn bị giọng nói lịch sự, nhã nhặn, thân thiện, nhiệt tình, không nói quá to hoặc quá nhỏ làm cho người nghe khó chịu Phải làm cho họ cảm thấy gần gũi, thân mật khi đàm thoại

 Luôn tự giới thiệu khi mở đầu cuộc đàm thoại Phải nghiêm túc không đùa cợt trong khi tiến hành đàm thoại Khi kết thúc, nên lịch sự, hãy để cho người gọi chủ động chào trước

 Phải thể hiện thái độ lịch sự ngay cả đối với những người bị nhầm số Trường hợp ta nhầm số phải xin lỗi và chào, cảm ơn khi cúp máy

 Khi muốn kết thúc câu chuyện qua điện thoại nên sử dụng từ “vâng, tôi hiểu”

- Đối thoại

Cần lưu ý các vấn đề sau:

 Luôn biết cách mở đầu cũng như dẫn dắt câu chuyện và xem các cuộc đối thoại với mọi người như là một công cụ nghề nghiệp quan trọng

 Phải chú ý lắng nghe nhiều hơn, để tâm vào câu chuyện để tìm cách ứng đáp khôn ngoan khi phản bác hoặc chấp nhận quan điểm của người khác

 Phải tỏ ra thích thú, cởi mở và chăm chú nghe qua ánh mắt, nụ cười, cái gật đầu… và biết cách đặt các câu hỏi đúng lúc, tế nhị để tìm hiểu thêm hoặc pha trò hài hước thích hợp làm tăng tính hứng thú, tự nhiên của cuộc đối thoại

 Cần nhớ và gọi tên khách khi đối thoại, vì ai cũng thích nhắc tên mình

 Phải sử dụng các từ ngữ, giọng nói thích hợp, diễn đạt vấn đề thật logic, giản dị để tránh hiểu nhầm và để gây thiện cảm cho người nghe Tránh dùng những từ khoa trương, sáo rỗng và phải tạo sự bình đẳng trong đối thoại

4 Phương hướng rèn luyện kĩ năng giao tiếp kinh doanh trong thời đại 4.0

 Rèn luyện kỹ năng định hướng:

Để có thể có được khả năng nắm bắt nhanh các biểu hiện bên ngoài và có thể phán đoán chính xác tâm lý bên trong của đối tượng giao tiếp, cần rèn luyện cách quan sát, đúc rút kinh nghiệm từ bản thân và tham khảo kinh nghiệm dân gian, kinh nghiệm của người khác

 Trong giao tiếp người ta sử dụng các công cụ ngôn ngữ (nói, viết) và công cụ phi ngôn ngữ (ngôn ngữ biểu cảm) Thực tế cho thấy, ngôn ngữ cơ thể diễn ra trong điều kiện tự nhiên bình thường (không bị sự kiểm soát của lý trí) bao giờ cũng thật hơn ngôn ngữ nói của đối tượng Khai thác một cách tinh tế đặc điểm này sẽ cho phép nắm bắt nhanh và chính xác đặc điểm và trạng thái tâm lý của đối tượng, tức là nâng cao được định hướng trong giao tiếp

 Rèn luyện kỹ năng định vị: Để có khả năng nhanh chóng xác định đúng vị trí của đối tượng trong các cuộc giao tiếp, cần phải rèn luyện tính chủ động, tỉnh táo trong giao tiếp giữa các đối tượng khác nhau, trong các hoàn cảnh khác nhau, phải biết điều tiết, thay đổi các đặc điểm tâm lý vốn có của mình cho phù hợp với đối tượng giao tiếp

 Rèn luyện kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp: Để có khả năng thu hút sự chú ý, duy trì sự hứng thú của đối tượng tham gia tích cực vào quá trình giao tiếp có ý định của mình, nhà quản trị phải rèn luyện tốt kỹ năng điều khiển theo các nội dung sau:

o Rèn luyện khả năng kiềm chế bản thân: Tránh bộc lộ tình cảm, thói quen, sở thích của mình

o Rèn luyện khả năng quyến rũ: Muốn quyến rũ được đối tượng giao tiếp, người giao tiếp phải: có trình độ, hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực đang trao đổi; chân thành, trung thực và cầu thị trong giao tiếp, phải biết sử dụng thành thạo, kết hợp khéo léo các công cụ giao tiếp cho phù hợp với các đối tượng, sử dụng ngôn từ chuẩn xác, sử dụng khéo léo các ngôn ngữ biểu cảm trong giao tiếp

III.Một số điểm cần lưu ý về kĩ năng giao tiếp trong kinh doanh thời đại 4.0

1 Những cản trở trong giao tiếp kinh doanh

1.1 Cản trở về mặt tâm lý

Những cản trở tâm lý bao gồm: Cảm xúc, nhận thức và sự lựa chọn

 Cảm xúc là dạng rào cản về mặt tâm lý xảy ra trong các tình huống:

o Khi thông báo một chính sách hoặc thông tin mới mà không được mọi người hưởng ứng

o Mất bình tĩnh, không chủ động khi lần đầu tiên trình bày nội dung công việc quan trọng trước quần chúng

o Viết thư cho người mà ta không thích làm mất hứng thú

o Người nhận tin không có cảm tình hoặc phản ứng với người truyền đạt thông tin

o Người nhận tin mặc cảm với người truyền đạt thông tin

 Nhận thức: Là sự khác biệt về trình độ, kinh nghiệm và nghề nghiệp của mỗi người Cùng một loại thông tin nhưng mỗi người hiểu và tiếp nhận, giải thích và đáp ứng khác nhau

 Tính chọn lọc: Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi ngày chúng ta sẽ tiếp xúc với nhiều thông tin khác nhau, ta không thể tiếp thu hết mà chỉ tiếp thu có chọn lọc các thông tin phù hợp với các nhu cầu hiện thời Chính vì vậy sẽ có rất nhiều thông tin không được quan tâm hoặc bị bỏ rơi

1.2 Những cản trở về ngữ nghĩa

Từ ngữ là những ký hiệu chứa đựng những nội dung thông tin, nó bao hàm cả nghĩa rộng hay nghĩa hẹp, nghĩa đen hay nghĩa bóng Một từ có thể bị hiểu lầm nếu người truyền đạt thông tin không chọn lọc hoặc không chú ý đến đối tượng, hoặc sử dụng những từ trừu tượng hoặc những từ bất định, có nội dung thiếu chính xác trong ngữ cảnh cụ thể

1.3 Những cản trở vật chất

 Người trình bày đứt quãng, nói nhanh hoặc quá nhỏ, trong phòng có nhiều tiếng ồn,

hệ thống âm thanh kém, ánh sáng không đảm bảo, chỗ ngồi không thoải mái… gây khó khăn trong quá trình giao tiếp

 Tài liệu không rõ ràng, tẩy xóa nhiều…

2 Một số chú ý trong giao tiếp kinh doanh

Chú ý tới ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể là điều đầu tiên bạn cần cho kỹ năng giao tiếp, gặp gỡ khách hàng Có thể bề ngoài của bạn không xinh đẹp, hấp dẫn nhưng không có nghĩa khách hàng chấp nhận một đối tác ăn mặc lôi thôi tới gặp mình

Ngoài trang phục bạn cũng cần chú ý đến cách đi lại, biểu hiện của khuôn mặt… Tất cả những điều tưởng như rất nhỏ đó lại là vấn đề mấu chốt cho việc mở đầu cuộc trò chuyện được thuận lợi

Chuẩn bị trước cho câu chuyện của bạn