Tổ Chức Và Khai Thác Nguồn Tài Liệu Nội Sinh Tại Trung Tâm Lưu Trữ Và Thư Viện Đại Học Phòng Cháy

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM THỊ BÍCH NGỌC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ VÀ THƢ VIỆN ĐẠI HỌC PHỊNG CHÁY CHỮA CHÁY LUẬN VĂN THẠC SĨ THƠNG TIN – THƢ VIỆN Hà Nội – Năm 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM THỊ BÍCH NGỌC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ VÀ THƢ VIỆN ĐẠI HỌC PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thƣ viện Mã Số: 60320203 LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƢ VIỆN Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Huy Chƣơng Hà Nội – Năm 2019 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn với đề tài “|Tổ chức khai thác nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm Lưu trữ Thư viện Đại học Phòng cháy Chữa cháy” tác giả nhận đƣợc giúp đỡ hƣớng dẫn tập thể cá nhân Trƣớc tiên, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Lãnh đạo Nhà trƣờng Quý thầy cô giảng dạy chuyên ngành thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức tạo điều kiện cho tác giả suốt thời gian học tập nghiên cứu luận văn Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng chân thành biết ơn đến thầy hƣớng dẫn, TS Nguyễn Huy Chƣơng, ngƣời tận tình bảo động viên giúp đỡ để tác giả thực hồn thành tốt luận văn Tác giả xin chân thành cảm ơn tập thể cán thƣ viện, học viên Đại học Phòng cháy Chữa cháy, thƣ viện Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn tạo điều kiện giúp đỡ tác giả trình thực luận văn Tác giả xin chân thành cảm ơn gia đình, ngƣời thân ln đồng hành tạo điều kiện tốt để tác giả dành nhiều thời gian học tập hoàn thành luận văn Trong q trình nghiên cứu, trình độ chun mơn thời gian có hạn nên luận văn nhiều thiếu xót Vì vậy, tác giả kính mong đƣợc thơng cảm góp ý thầy, giáo bạn đồng nghiệp để luận văn đƣợc hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn “Tổ chức khai thác nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm Lưu trữ Thư viện Đại học Phòng cháy Chữa cháy” hồn tồn kết nghiên cứu tác giả Đề tài chƣa đƣợc cơng bố cơng trình nghiên cứu ngƣời khác Quá trình thực luận văn, thực nghiêm túc; kết trình bày luận văn sản phẩm nghiên cứu, khảo sát riêng tác giả; tất tài liệu tham khảo sử dụng luận văn đƣợc trích dẫn rõ ràng theo quy định Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm tính trung thực số liệu nội dung khác luận văn mình./ Hà Nội Ngày tháng năm 2019 Tác giả Phạm Thị Bích Ngọc MỤC LỤC Tính cấp thiết đề tài Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 11 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 11 Giả thuyết nghiên cứu 12 Phƣơng pháp nghiên cứu 13 Ý nghĩa lí luận thực tiễn đề tài 13 Kết cấu luận văn 14 CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC 15 TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ VÀ THƢ VIỆN ĐẠI HỌC PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY 15 1.1 Những vấn đề chung nguồn tài liệu nội sinh 15 1.1.1 Một số khái niệm 15 1.1.2 Đặc điểm nguồn tài liệu nội sinh 17 1.1.3 Tiêu chí đánh giá cơng tác tổ chức khai thác nguồn tài liệu nội sinh 18 1.1.4 Yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức khai thác nguồn tài liệu nội sinh 19 1.2 Khái quát Trung tâm Lƣu trữ Thƣ viện Đại học Phòng cháy Chữa cháy 23 1.2.1 Khái quát Đại học Phòng cháy Chữa cháy 23 1.2.2 Khái quát Trung tâm Lưu trữ Thư viện 25 1.3 Vai trò tổ chức khai thác nguồn tài liệu nội sinh thư viện Đại học Phòng cháy Chữa cháy 28 1.3.1 Đối với công tác quản lý 28 1.3.2 Đối với cán bộ, giảng viên, nghiên cứu viên 29 1.3.3 Đối với sinh viên, học viên 29 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ VÀ THƢ VIỆN ĐẠI HỌC PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY 31 2.1 Đặc điểm nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm Lƣu trữ Thƣ viện 31 2.1.1 Nguồn tài liệu phản ánh kết học tập đào tạo 31 2.1.2 Nguồn tài liệu phản ánh kết nghiên cứu khoa học 33 2.1.3 Nguồn tài liệu phản ánh tiềm lực đào tạo nghiên cứu khoa học 34 2.2 Công tác tổ chức nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm Lƣu trữ Thƣ viện 35 2.2.1 Công tác thu thập nguồn tài liệu nội sinh 35 2.2.2 Công tác xử lý nguồn tài liệu nội sinh 40 2.2.3 Công tác tổ chức kho tài liệu nội sinh 47 2.2.4 Công tác bảo quản nguồn tài liệu nội sinh 49 2.3 Công tác phổ biến khai thác nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm Lƣu trữ Thƣ viện 54 2.3.1 Công tác phổ biến nguồn tài liệu nội sinh 54 2.3.2 Công tác khai thác nguồn tài liệu nội sinh 58 2.4 Nhận xét đánh giá công tác tổ chức khai thác nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm Lƣu trữ Thƣ viện 62 2.4.1 Nhận xét công tác tổ chức khai thác nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm Lưu trữ Thư viện 62 2.4.2 Đánh giá công tác tổ chức khai thác nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm Lưu trữ Thư viện 63 CHƢƠNG CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ VÀ THƢ VIỆN ĐẠI HỌC PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY 71 3.1 Nhóm giải pháp vể tổ chức, quản lý 71 3.1.1 Ban hành văn pháp quy thư viện ĐH PCCC thu thập nguồn tài liệu nội sinh 71 3.1.2 Khắc phục hạn chế quy định bảo hộ quyền tác giả 72 3.1.3 Tăng cường đầu tư kinh phí, trang thiết bị đại 73 3.1.4 Nâng cao trình độ cán thư viện 74 3.1.5 Đào tạo người dùng tin 76 3.2 Nhóm giải pháp chun mơn nghiệp vụ 78 3.2.1 Áp dụng chuẩn nghiệp vụ tiên tiến 78 3.2.2 Tập trung số hóa nguồn tài liệu nội sinh xây dựng thư viện số 80 3.2.3 Cung cấp dịch vụ truy cập trực tuyến sưu tập số nội sinh 82 3.2.4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin 84 3.3 Nhóm giải pháp khác 89 3.3.1 Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giới thiệu nguồn tài liệu nội sinh 89 3.3.2 Tăng cường hợp tác, chia sẻ nguồn tài liệu nội sinh 90 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 PHỤ LỤC…………………………………………………………………… 99 DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt Tên đầy đủ Tiếng Việt CSDL Cơ sở liệu ĐHPCCC Đại học Phòng cháy Chữa cháy ĐKCB Đăng ký cá biệt MARC 21 Khổ mẫu biên mục đọc máy 21 NDT Ngƣời dùng tin NTLNS Nguồn tài liệu nội sinh PCCC Phòng cháy Chữa cháy TĐCĐ Tiêu đề chủ đề TT - TV Thông tin - Thƣ viện Tên đầy đủ tiếng Anh MAchine Readable Cataloging 21 DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ, HÌNH Danh mục Bảng Bảng 1.1 Tỷ lệ bổ sung chuyên ngành……………… 27 Bảng 2.1 Số liệu TLNS thu thập từ năm 2013-2018………………… 36 Bảng 2.2 Đánh giá mức độ đầy đủ tài liệu nội sinh Trung tâm 38 Bảng 2.3 Nguồn kinh phí đƣợc cấp cho hoạt động phát triển nguồn tài liệu nội sinh 39 Bảng 2.4 Bảng dẫn đầu giá ………………………………………… 47 Bảng 2.5 Bảng dẫn chân giá ………………………………………… 47 Bảng 2.6 NDT biết đến NTLNS Trung tâm qua kênh………… 57 Danh mục Biểu đồ Biểu đồ 1.1 Loại hình tài liệu ……………………… 28 Biểu đồ 2.1 Tình hình thu thập tài liệu nội sinh từ năm 2013 đến 2018 37 Biểu đồ 2.2 Hình thức khai thác TLNS………………………………… 60 Biểu đồ 2.3 Mục đích sử dụng TLNS…………………………………… 61 Danh mục Hình vẽ Hình 2.1 Biểu ghi MARC21 cho loại hình tài liệu Luận văn…………… 41 Hình 2.2 Giao diện trƣờng từ khóa phần mềm libol……………… 44 Hình 2.3 Giao diện OPAC Trung tâm ……………………… …… 55 Hình 2.4 Kết tìm kiếm cao OPAC……………………… 56 Hình 3.1 Giao diện bookworm Trung tâm TT-TV Đại học Quốc gia Hà Nội ………………………………………………………………… 85 Hình 3.2 Mơ hình tổ chức thƣ viện sở…………………………… 88 Hình 3.3 Mơ hình Marketing 4Cs……………………………………… 89 10 Đánh giá sở vật chất, trang thiết bị Trung tâm phục vụ tài liệu nội sinh?  Rất tốt  Tốt  Khá  Trung bình  Yếu 11 Đánh giá chất lƣợng phục vụ tài liệu nội sinh?  Rất tốt  Tốt  Chƣa tốt 12 Theo Đồng chí Trung tâm cần trọng nội dung thời gian tới để nâng cao hiệu tổ chức khai thác tài liệu nội sinh? Tên giải pháp Mức độ Rất cần Cần Không cần Ban hành quy định lƣu chiểu tài liệu Khắc phục hạn chế quy định bảo hộ quyền tác giả Tăng cƣờng đầu tƣ kinh phí, trang thiết bị đại Nâng cao trình độ cán thƣ viện Đào tạo ngƣời dùng tin Áp dụng chuẩn nghiệp vụ tiên tiến thƣ viện Tập trung số hóa nguồn tài liệu nội sinh xây dựng thƣ viện số Cung cấp dịch vụ truy cập trực tuyến sƣu tập số nội sinh Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giới thiệu nguồn tài liệu nội sinh Tăng cƣờng hợp tác, chia sẻ nguồn tài liệu nội sinh Xin trân trọng cảm ơn hợp tác Anh/Chị! 109 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Quyết định việc: Ban hành Quy định thu thập, quản lý khai thác tài liệu nội sinh Học viện Tài BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /QĐ - HVTC Hà Nội, ngày tháng năm 2017 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy định thu thập, quản lý khai thác tài liệu nội sinh Học viện Tài GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Căn vào Quyết định số 120/2001/QĐ-TTg ngày 17/8/2001 Thủ tƣớng Chính phủ việc thành lập Học viện Tài chính; Căn Quyết định số 1296/QĐ-BTC ngày 04/6/2010 Bộ trƣởng Bộ Tài việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động Học viện Tài chính; Căn Quyết định số 70/2014/QÐ-TTg ngày 10/12/2014 Thủ tƣớng Chính phủ việc ban hành "Điều lệ trƣờng Đại học"; Căn Pháp lệnh Thƣ viện số 31/2000/PL-UBTVQH10, ngày 28/12/2000 Ủy ban thƣờng vụ Quốc hội; Căn Luật Sở hữu trí tuệ số 36/2009/QH12, ngày 19/6/2009 Quốc hội nƣớc CHXHCNVN; Căn Quyết định số 102/2006/QĐ-BVHTT ngày 29/12/2006 Bộ trƣởng Bộ Văn hóa - Thơng tin việc ban hành Quy chế lƣu chiểu xuất phẩm; 110 Căn Quyết định số 13/2008/QÐ-BVHTTDL, ngày 10/3/2008 Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch việc ban hành quy chế mẫu tổ chức hoạt động Thƣ viện trƣờng đại học; Xét đề nghị Giám đốc Thƣ viện, QUYẾT ĐỊNH Điều Ban hành Quy định thu thập, quản lý khai thác tài liệu nội sinh Học viện Tài Điều Giao cho Thƣ viện phối hợp với Ban chức tƣơng đƣơng, đơn vị trực thuộc Học viện Tài thực quy định Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Chánh Văn phòng, Giám đốc Thƣ viện, Trƣởng đơn vị thuộc Học viện Tài chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Ban Giám đốc; - Nhƣ điều 3; - Lƣu: VT; TV Nguyễn Trọng Cơ 111 BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HỌC VIỆN TÀI Độc lập – Tự – Hạnh phúc CHÍNH QUY ĐỊNH THU THẬP, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU NỘI SINH CỦA HỌC VIỆN TÀI CHÍNH (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-HVTC ngày tháng năm 2017) Chƣơng I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh, đối tƣợng áp dụng Quy định quy định việc thu thập, quản lý khai thác tài liệu: khóa luận, luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học từ cấp sở trở lên xuất phẩm, bao gồm xuất phẩm điện tử (sau gọi chung tài liệu nội sinh) Học viện Tài để phục vụ hoạt động nghiên cứu, giảng dạy học tập Nhà Quy định áp dụng cán viên chức, giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên Học viện Tài Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy định này, từ ngữ dƣới đƣợc hiểu nhƣ sau: Tài liệu nội sinh tài liệu đƣợc hình thành trình hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học, học tập, quản lý, sáng tạo sản phẩm công nghệ cá nhân đơn vị toàn Học viện Tài liệu có giá trị lớn, phản ánh đầy đủ, có hệ thống hoạt động, tiềm lực Học viện đồng thời phục vụ tốt cho việc tham khảo, học tập nghiên cứu tự bồi dƣỡng Thu thập tài liệu nội sinh trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lƣu trữ, bảo quản Thƣ viện Quản lý khai thác tài liệu nội sinh tác động có tổ chức (như 112 công tác xử lý tài liệu, tổ chức máy tra cứu, tổ chức tài liệu bảo quản,…) Thƣ viện tới tài liệu nội sinh nhằm mục tiêu để nguồn tài liệu đƣợc tổ chức khai thác, phổ biến, đƣợc sử dụng cách lâu dài việc khai thác cần tuân thủ quy định pháp luật nhƣ thông lệ khác Người sử dụng ngƣời có nhu cầu tra cứu, tìm thơng tin, tài liệu, sử dụng tài liệu, sản phẩm, dịch vụ thƣ viện tham gia hoạt động khác thƣ viện tổ chức Chƣơng II THU THẬP TÀI LIỆU NỘI SINH Điều Các loại tài liệu số lƣợng cần thu thập Tài liệu giáo trình, giảng, tập, tài liệu tham khảo/ chuyên khảo tài liệu dịch nghiệm thu: Nộp Thƣ viện 02 in, 01 mềm chứa nội dung liệu nhƣ in Đề tài nghiên cứu khoa học (NCKH) cấp sở trở lên: Nộp Thƣ viện 02 in chỉnh sửa theo góp ý Hội đồng, đóng bìa mềm theo quy định, 02 báo cáo kết luận Hội đồng nghiệm thu đề tài, 01 mềm chứa liệu nhƣ in đề tài tóm tắt Khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ thực nƣớc nộp Thƣ viện 02 in đóng bìa cứng theo quy định chỉnh sửa theo góp ý Hội đồng, 01 tóm tắt nội dung, 01 mềm có chứa liệu nhƣ in cơng trình tóm tắt Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ nộp Thƣ viện gồm phần: a) Phần một: Luận án, luận văn sau bảo vệ đƣợc bổ sung, chỉnh sửa theo yêu cầu Hội đồng đánh giá b) Phần hai: Các tài liệu phiên họp bảo vệ thức đóng với luận án, luận văn bao gồm: - Quyết định thành lập Hội đồng đánh giá luận án danh sách thành 113 viên Hội đồng - Các nhận xét tất thành viên Hội đồng luận án nhận xét Phản biện luận văn - Biên nghị Hội đồng đánh giá luận án cấp Học viện Viện; Kỷ yếu hội nghị, hội thảo cấp Học viện đơn vị Học viện tổ chức: nộp Thƣ viện 02 in đóng bìa mềm theo quy định, 01 mềm chứa liệu nhƣ in Tạp chí khoa học; Nội san NCKH sinh viên: nộp Thƣ viện 05 in, 01 mềm chứa liệu nhƣ in Các xuất phẩm mà tác giả tự túc kinh phí in xuất bản: nộp Thƣ viện 02 in Các báo khoa học đƣợc đăng tải Tạp chí khoa học, kỷ yếu Hội thảo Học viện: nộp Thƣ viện 02 (trang bìa, mục lục, báo tác giả), 01 mềm chứa liệu báo khoa học nhƣ in Tài liệu tập huấn đợt tập huấn học thuật dài ngày nƣớc (từ 10 ngày trở lên): nộp Thƣ viện 01 in gốc Điều Nguyên tắc thu thập Bản in tài liệu phải có hình thức nội dung trùng khớp với nội dung tài liệu xuất đƣợc phê duyệt (có chữ ký dấu) quan, cá nhân có thẩm quyền Đối với khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, đề tài NCKH phải ấn phẩm cuối sau chỉnh sử nội dung hình thức theo nghị Hội đồng đánh giá Nội dung mềm nộp lƣu chiểu phải có nội dung đầy đủ nhƣ in: a) Lƣu dƣới dạng “.doc”, “.pdf” (đối với văn bản); dƣới dạng“.mpge4” “.avi” (đối với giảng điện tử, video ảnh động); dƣới dạng 114 “.jpeg” (đối với hình ảnh tĩnh, bảng biểu) b) Phơng chữ đƣợc định dạng theo bảng mã chuẩn Unicode (Times New Roman), Cỡ chữ từ 13 đến 14 c) Bản mềm có chứa liệu nhƣ in nhãn đĩa CD-ROM phải chứa đầy đủ thông tin theo mẫu (Phụ lục 1) d) Chất lƣợng mềm đĩa CD-ROM phải đảm bảo sử dụng đƣợc đĩa CD-ROM phải đƣợc đựng hộp nhựa cứng, gáy dày 01cm hình chữ nhật; Điều Thủ tục nộp tài liệu Đối với đối tƣợng áp dụng quy định làm thủ tục nộp tài liệu phải nộp kèm theo 02 tờ khai lƣu chiểu ghi đầy đủ thông tin theo mẫu (Phục lục 2) Đối với đối tƣợng nghiên cứu viên, học viên cao học sinh viên làm thủ tục nộp lƣu chiểu phải ký giấy thỏa thuận đồng ý cho Học viện tồn quyền sử dụng khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận án việc phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy học tập Học viện ( Phụ lục 3) Điều Thời gian nộp lƣu chiểu Các đơn vị cá nhân nộp tài liệu Thƣ viện theo định kỳ, hành từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần Cụ thể nhƣ sau: Tài liệu giáo trình, giảng, tập, tài liệu tham khảo/ chuyên khảo tài liệu dịch: thời gian 01 tháng kể từ ngày xuất xong Tài liệu khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, đề tài NCKH, cơng trình nghiên cứu: Trong thời gian 01 tháng kể từ ngày đánh giá, nghiệm thu Kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa học: Trong thời gian 01 tháng kể từ ngày diễn Hội nghị, Hội thảo Bài báo khoa học, tạp chí nghiên cứu nội san: Trong thời gian 01 115 tuần sau phát hành; Các tài liệu tập huấn: thời gian 01 tuần sau kết thúc đợt tập huấn Điều Địa nộp tài liệu Phòng Nghiệp vụ -Tòa nhà Thƣ viện Học viện Tài Cơ sở Đức Thắng Phòng đọc Thƣ viện Học viện Tài sở 53E Phan Phù Tiên Chƣơng III QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC Điều Tổ chức quản lý tài liệu nội sinh Thƣ viện có trách nhiệm tổ chức xử lý tài liệu; xây dựng hệ thống tra cứu điện tử; tổ chức tài liệu; bảo quản lƣu trữ tài liệu: Xử lý tài liệu sau tài liệu nội sinh đƣợc thu thập vào thƣ viện đƣợc xử lý theo quy tắc, quy trình nghiệp vụ thƣ viện để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng Xử lý tài liệu bao gồm: a) Xử lý kỹ thuật: đăng ký tài liệu vào sổ tài sản thƣ viện (sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt); đóng dấu; tạo lập ký hiệu xếp giá; dán nhãn, từ chip, mã vạch, nhận dạng tần số, số dạng thức khác; b) Xử lý hình thức: biên mục mô tả tài liệu; c) Xử lý nội dung: định số phân loại; định chủ đề, từ khố; giải; tóm tắt nội dung tài liệu Xây dựng hệ thống tra cứu điện tử giúp ngƣời sử dụng tra cứu, tìm tài liệu có thƣ viện thơng qua máy tính mạng máy tính truy nhập đƣợc tới sở liệu thƣ mục, tồn văn cho loại hình tài liệu Tổ chức tài liệu để xác định vị trí tài liệu thƣ viện giúp cho công tác quản lý, bảo quản phục vụ ngƣời sử dụng đƣợc nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện Các hình thức tổ chức tài liệu thƣ viện: 116 a) Tài liệu giấy chủ yếu đƣợc tổ chức theo hình thức sau: - Kho mở (tài liệu đƣợc xếp theo số phân loại, chủ đề, kết hợp với ký hiệu tên tác giả nhan đề), ngƣời sử dụng tiếp cận trực tiếp với tài liệu thƣ viện; - Kho đóng (tài liệu đƣợc xếp theo số đăng ký cá biệt, kết hợp với khổ sách, ngôn ngữ loại hình tài liệu), ngƣời sử dụng tiếp cận tài liệu thƣ viện thông qua cán thƣ viện b) Tài liệu số đƣợc tổ chức dƣới dạng sở liệu; Sƣu tập số Bảo quản lƣu trữ tài liệu để sử dụng đƣợc lâu dài, phục vụ thông tin hiệu cho cơng tác nghiên cứu đào tạo Các hình thức bảo quản, lƣu trữ tài liệu thƣ viện bao gồm: a) Tổ chức, xếp tài liệu tổ chức kho cách khoa học, tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật môi để không làm hƣ hại tài liệu trình lƣu giữ phục vụ; b) Gia cố, đóng bìa tài liệu thuộc diện đƣợc lƣu giữ lâu dài thƣ viện; c) Làm vệ sinh lau chùi, hút bụi, hút ẩm; khử nấm mốc, chống trùng có hại cho tài liệu; có thiết bị phòng chống cháy, nổ phù hợp; d) Phục chế kịp thời tài liệu bị hƣ hỏng trình sử dụng, thiên tai, hỏa hoạn, không đƣợc thực biện pháp bảo quản theo quy định; đ) Chuyển dạng tài liệu theo phƣơng thức số hố phải bảo đảm tính tƣơng thích mặt cơng nghệ tƣơng lai cho định dạng liệu đƣợc dùng để số hoá e) Sử dụng thiết bị lƣu trữ, phần mềm quản trị Thƣ viện số phù hợp nhằm tổ chức bảo quản, lƣu trữ liệu điện tử nội sinh an toàn, đảm bảo tính bảo mật 117 Điều Tổ chức khai thác tài liệu nội sinh Thiết lập mạng lƣới truy nhập tìm kiếm thơng tin tự động hóa; biên soạn, xuất ấn phẩm thông tin; tổ chức dịch vụ thƣ viện hoạt động truyền thông nhằm thu hút ngƣời sử dụng tới thƣ viện, sử dụng dịch vụ thƣ viện theo quy định hoạt động thƣ viện tuân thủ quy định pháp luật có liên quan Việc tổ chức khai thác phổ biến tài liệu nội sinh Thƣ viện Học viện Tài nhằm mục đích phục vụ nhu cầu thông tin cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên sinh viên Học viện, khơng nhằm mục đích kinh doanh, sinh lợi Theo đó: Mọi đối tƣợng ngƣời sử dụng Học viện đƣợc phép đọc chỗ, nguồn với loại tài liệu nội sinh (trừ nguồn tài liệu dạng Giáo trình, Bài tập đƣợc quy định Nội quy mƣợn Giáo trình); Các dịch vụ tài liệu nội sinh khác nhƣ: chụp, tải từ mạng internet, tra cứu tìm cứu nâng cao,… đƣợc tính theo quy định quy tắc bù chi phí giấy, mực; Học viện chịu trách nhiệm trang bị máy móc, thiết bị phầm mềm để Thƣ viện phục vụ hiệu ngƣời sử dụng tài liệu; Quyền tác giả đƣợc thực theo Luật Sở hữu trí tuệ Quốc hội nƣớc Cơng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 19 tháng năm 2009 Chƣơng IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 10 Tổ chức thực Trách nhiệm đơn vị cá nhân liên quan a) Hội đồng Khoa học - Đào tạo Viện, Khoa đào tạo có trách nhiệm: - Kiểm tra chỉnh sửa lần cuối khóa luận, luận văn Thạc sĩ, luận 118 án Tiến sĩ theo ý kiến Hội đồng đánh giá; - Yêu cầu sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh tự nộp tài liệu Thƣ viện; - Nhắc nhở cá nhân giảng viên, cán nộp tài liệu mục h) b) Ban Quản lý Đào tạo, Viện cấp cho sinh viên tốt nghiệp có văn xác nhận việc nộp lƣu chiểu tài liệu theo mẫu c) Ban Quản lý Khoa học theo dõi việc nộp báo, tạp chí nghiên cứu; đề tài NCKH từ cấp sở trở lên; cơng trình nghiên cứu; kỷ yếu hội nghị/ hội thảo khoa học; giáo trình, tập, tài liệu tham khảo/ chuyên khảo, tài liệu dịch nghiệm thu vào Thƣ viện trƣớc làm thủ tục toán d) Ban Tổ chức Cán yêu cầu cán học xong chƣơng trình cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ nƣớc nộp luận văn, luận án Thƣ viện trƣớc làm định tiếp nhận e) Ban Quản lý Khoa học, Khoa Sau Đại học, Viện Kinh tế - Tài chính, Viện Đào tạo Quốc tế có trách nhiệm giao nộp 01 liệu (bản in + mềm) tài liệu quản lý trƣớc thời điểm quy định có hiệu lực cho Thƣ viện g) Trung tâm Thơng tin có trách nhiệm phối hợp với Thƣ viện việc kiểm tra tài liệu, trang bị máy móc, thiết bị phần mềm quản trị Thƣ viện phù hợp đảm bảo việc bảo quản, lƣu trữ khai thác liệu, bảo vệ tác quyền tất nội dung tài liệu, chống chép chia sẻ trái phép h) Các cá nhân giảng viên, cán Học viện nộp khóa luận, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, đề tài NCKH cấp, tài liệu tập huấn, sách tham khảo/ chuyên khảo báo đƣợc cơng bố Thƣ viện có nhiệm vụ sau: a) Tiếp nhận, kiểm tra ký xác nhận Tờ khai nộp lƣu chiểu cho cá nhân, đơn vị nộp lƣu chiểu 119 b) Phối hợp, bàn bạc với tác giả vấn đề quyền tài liệu nộp lƣu chiểu c) Vào sổ theo dõi, tiến hành xử lý tài liệu tổ chức quản lý, bảo quản nguồn tài liệu nội sinh d) Xây dựng hệ thống tra cứu điện tử, sƣu tập nguồn tài liệu điện tử toàn văn quy định tra cứu sử dụng sƣu tập số toàn văn Thƣ viện e) Tổ chức dịch vụ thƣ viện quảng bá, giới thiệu truyền thông sản phẩm - dịch vụ thƣ viện nhằm thu hút ngƣời sử dụng tới thƣ viện sử dụng dịch vụ thƣ viện f) Phối hợp với Trung tâm Thông tin, đề xuất lựa chọn thiết bị, giải pháp ứng dụng phần mềm quản lý, lƣu trữ khai thác nguồn tài nguyên số đảm bảo an toàn có tính bảo mật cao u cầu lãnh đạo đơn vị tồn Học viện có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở đến cán viên chức, giảng viên ngƣời học thực tốt nội dung phối hợp chặt chẽ với Thƣ viện q trình triển khai quy định Góp phần tăng cƣờng nguồn lực thông tin đặc biệt tài liệu nội sinh phục vụ ngƣời nghiên cứu, ngƣời dạy học nhằm đƣa công tác Thông tin - Thƣ viện theo chuẩn đảm bảo theo yêu cầu Nhà nƣớc kiểm định chất lƣợng đại học Trong q trình thực hiện, có vấn đề khó khăn, vƣớng mắc, đơn vị cá nhân phản ánh kịp thời Thƣ viện để tổng hợp, xem xét trình Ban Giám đốc duyệt bổ sung, sửa đổi quy định cho phù hợp./ GIÁM ĐỐC Nguyễn Trọng Cơ 120 Phụ lục Mẫu nhãn đĩa CD - ROM Tên quan, đơn vị: Loại cơng trình (Luận văn, luận án, đề tài NCKH, giáo trình, ) Tác giả: Tên đề tài/ Tên sách: ……………………………………………… Mã số/ Mã ngành: Ngành: .Năm/ Thời gian thực hiện: Phụ lục Mẫu Tờ khai nộp lƣu chiểu tài liệu 121 Phụ lục 4: TỜ KHAI NỘP LƢU CHIỂU TÀI LIỆU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc TỜ KHAI NỘP LƢU CHIỂU TÀI LIỆU Kính gửi: Thƣ viện - Học viện Tài I PHẦN GHI CỦA ĐƠN VỊ, CÁ NHÂN NỘP LƢU CHIỂU Tên đơn vị, cá nhân nộp lƣu chiểu: Loại hình tài liệu: Tên tài liệu: Tên tác giả: Tài liệu nộp lƣu chiểu bao gồm: 01 in + 01 mềm Ngƣời nộp tài liệu (Ký ghi rõ họ tên) II PHẦN GHI CỦA CƠ QUAN NHẬN LƢU CHIỂU Thƣ viện nhận đủ số lƣợng tài liệu nộp lƣu chiểu luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học xuất phẩm Học viện Tài theo Quy định Hà Nội, ngày tháng năm Ngƣời nhận tài liệu (Ký đóng dấu) Ghi chú: Tờ khai lập thành 02 bản, bên giữ 01 122 Phụ lục Mẫu Giấy thỏa thuận CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc GIẤY THỎA THUẬN V/v: Sử dụng, khai thác nội dung tài liệu nội sinh Tên là: Là tác giả tài liệu:…… Tôi làm thỏa thuận với Thƣ viện Học viện Tài nhƣ sau: Tơi hồn tồn đồng ý cho phép Thƣ viện Học viện Tài tồn quyền sử dụng khai thác nội dung tài liệu vào mục đích phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy học tập Tôi cam kết khơng có khiếu nại liên quan đến tài liệu Nếu sai tơi hồn toàn chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật./ Hà Nội, ngày tháng năm Tác giả (Ký ghi rõ họ tên) 123 ... CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ VÀ THƢ VIỆN ĐẠI HỌC PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY 31 2.1 Đặc điểm nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm Lƣu trữ Thƣ viện ... công tác tổ chức khai thác nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm Lưu trữ Thư viện 62 2.4.2 Đánh giá công tác tổ chức khai thác nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm Lưu trữ Thư viện ... chức khai thác nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm Lƣu trữ Thƣ viện Đại học Phòng cháy Chữa cháy Chƣơng 2: Thực trạng công tác tổ chức khai thác nguồn tài liệu nội sinh Trung tâm Lƣu trữ Thƣ viện Đại