Ôn thi CPA 2010 môn Tin học PHẦN II.pdf

Ôn thi CPA 2010 môn Tin học PHẦN II

PHẦN V - MICROSOFT EXCEL XP 5.1 Làm việc với bảng tính

5.1.1 Cửa sổ bảng tính

Cửa sổ bảng tính được tạo bằng lệnh New có tên Book1, book2 Trong một cửa sổ bảng tính chứa một tập bảng tính Sheet1, sheet2

5.1.2 Tạo một cửa sổ bảng tính mới

- Bấm biểu tượng New

- Bấm chọn Blank Worbook để tạo một cửa sổ bảng tính mới Ngoài ra bạn có

thể tạo nhanh một cửa sổ bảng tính mới mà không cần đến bảng tác vụ, chọn một trong hai cách sau :

- Từ thanh Menu Bar vào File\New - Nhấn phím Ctrl + N

- Sau khi tạo một cửa sổ bảng tính thì cửa sổ bảng tính đó có tên mặc định là

- Từ thanh Menu Bar vào Insert\Worksheet

- Bạn cũng có thể thêm mới một bảng tính bằng cách bấm chuột phải trên thanh

Sheet Tab chọn Insert

Nếu tạo nhiều Sheet trên nhãn Sheet, có thể một số bảng tính bị che khuất Để xem tên các bảng tính hãy bấm vào mũi tên màu đen kế bên trái của nhãn Sheet Tab

- Xóa bằng chuột phải

+ Di chuyển chuột đến Tab Sheet chọn bảng tính cần xóa bấm chuột phải và chọn Delete

c Bật và đặt tên cho bảng tính

- Bấm chọn cho từng Sheet trên nhãn Sheet Tab nội dung bảng tính đó sẽ hiển thị

trên màn hình

- Để đặt tên cho bảng tính, bấm đúp vào bảng tính cần đặt tên khi thấy tên cũ

được tô đen, lúc này hãy nhập tên mới cho bảng tính Bạn cũng có thể đổi tên cho Sheet bằng cách bấm chuột phải tại Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab sau đó chọn

Khi đặt tên cho Sheet bạn nên đặt tên gợi bật cho từng Sheet để dễ dàng tìm kiếm và quản lý sau này khi trong một File chúng ta có quá nhiều Sheet khác nhau

5.1.4 Một số tính chất của bảng tính

- Tập bảng tính Sheet1, sheet2 trong một cửa sổ có tối đa 225 bảng tính

Một bảng tính là một tập hợp các ô (cell) Trong một cell độ rộng được mặc định

9 ký tự vào chiều dài tối đa trong một ô là 256 ký tự

- Tập hợp các ô theo chiều dọc xuống gọi là cột (Column) Có tất cả 256 cột,

được ký hiệu từ A đến IV

- Tập hợp các ô theo chiều ngang gọi là dòng (Row) Có tất cả 16.384 dòng

Chiều rộng của một dòng tối thiểu là 0 cm và tối đa là 16.36cm và chiều rộng mặc định của một dòng là 0,68 cm

5.1.5 Lưu và đặt tên cho cửa sổ bảng tính

Tên mặc định của cửa sổ bảng tính mới được tạo là Book1 ta nên thay tên đó

bằng tên gợi nhớ cho cửa sổ bảng tính để sau này sử dụng nhanh và chính xác với tên gợi nhớ này

- Từ thanh Menu Bar vào File\Save as

Trong mục File name bạn nhập vào tên cho Sheet, bạn tránh đặt tên có dấu, hoặc

dấu cách

Định vị để lưu bảng tính trong khung Save as type

Sau khi đặt tên và định vị cho bảng tính xong hay bấm nút Save để chấp nhận lưu

cửa sổ bảng tính với tên mà bạn đã quyết định đặt

Bạn vẫn còn có thể lưu những thay đổi trên bảng tính mới vừa đặt tên một cách

nhanh nhất là: Mỗi lần có sự thay đổi hãy nhấn phím Ctrl + S

Bạn nên đặt thời gian mặc định để máy tính tự động lưu lại thông tin để đề phòng mất điện đột ngột hoặc do bạn đãng trí không lưu hay chẳng may máy của bạn bị sự cố

Bạn bấm Menu Tool\Options, hộp thoại Options xuất hiện bạn bấm chọn Tab Save

Trong ô Minutes bạn nhập vào số phút mà máy sẽ tự động lưu, bạn nên đặt là 10 phút, như vậy bạn sẽ không phải lúc nào cũng phải nhớ lưu File mà mình đang làm việc

5.2 Soạn thảo trong bảng tính

5.2.1 Chọn ô trong bảng tính

a Chọn một Cell

Di chuyển chuột đến Cell muốn chọn bấm chuột trái, bạn cũng có thể chọn từ bàn phím, dùng các phím mũi tên để di chuyển Cell chọn đến nơi cần chọn Cell được chọn gọi là Cell hiện hành Cell hiện hành có viền đậm

b Chọn một khối các Cell

- Dùng chuột :

+ Trỏ vào Cell đầu của vùng muốn chọn

+ Bấm chuột trái vào Cell đầu và kéo đến Cell cuối cùng của vùng chọn

- Dùng bàn phím để chọn : Trỏ vào Cell đầu của vùng muốn chọn, nhấn giữ phím Shifr + (các phím mũi tên để di chuyển đến cuối vùng chọn)

c Chọn các khối không liền nhau :

- Nhấn giữ Ctrl, di chuyển chuột đến Cell đầu của khối thứ hai bấm chuột trái rê

đến cuối khối thứ hai thả chuột ra

Tiếp tục chọn cho các khối khác tương tự như trên

5.2.2 Các bước cơ bản trong soạn thảo

Soạn thảo nội dung cho một Cell, Cell đó phải là Cell hiện hành, khi bạn nhập nội dung cho Cell hiện hành thì trên thanh công thức sẽ hiển thị nội dung của Cell đó Bạn cũng có thể thêm bớt nội dung cho Cell đang chọn bằng cách bấm chuột để đặt

điểm chèm vào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn có thể thêm hoặc bớt nội dung cho ô hiện hành

Một cách khác là bạn trỏ chuột tới ô cần chỉnh sửa nội dung bấm phím F2 dấu nháy sẽ tự động nhảy xuống cuối Cell cho bạn thực hiện chỉnh sửa

a Bắt đầu soạn thảo cho Cell đầu tiên

+ Chọn Cell cần soạn thảo

+ Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy bấm đúp vào Cell hiện hành đó hay

bấm chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo vị trí Cell hiện hành

qua lại lên xuống

c Chỉnh sửa nội dung của Cell

Để thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ô nào đó, hãy chọn ô cần chỉnh sửa và kích kép chuột vào ô đó Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ qua lại, đến đúng chỗ cần thay đổi

Nếu không làm xuất hiện con trỏ trong ô, khi bạn gõ nhập dữ liệu vào thì nội dung cũ bị mất hòan tòan và thay thế vào là nội dung mới

Một cách khác là bạn chọn Cell cần chỉnh sửa nội dung bấm F2

d Xóa nội dung trong Cell

- Chọn một hoặc nhiều Cell cần xóa

- Nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa tất cả nội dung trong những Cell được

chọn

e Thay đổi nội dung Cell

- Kích kép chuột vào ô cần thay đổi để chèn con trỏ văn bản, dùng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ văn bản đến nơi cần thay đổi trong ô

- Nhập thêm hay nhấn Delete để xóa ký tự đứng sau con trỏ văn bản, nhấn phím BackSpace có hình mũi tên nằm trên phím Enter để xóa ký tự đứng trước con trỏ văn

bản

- Thay đổi tòan bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bôi đen tòan bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự động nội dung cũ sẽ bị xóa (Chú ý: khi có

con trỏ văn bản thì bôi đen mới được)

5.2.3 Sao chép và di chuyển dữ liệu

a Sao chép dữ liệu * Sử dụng lệnh Copy

- Chọn (đánh dấu) một ô hay một khối ô cần sao chép

- Thực hiện lệnh Copy, chọn một trong những cách sau: + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Copy

+ Bấm vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ

+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, bấm chuột phải chọn lệnh Copy + Nhấn phím tắt Ctrl+C

Khi thực hiện lệnh Copy thì ô hay khối ô được chọn sẽ có viền đen trắng chạy

bao quanh

* Sử dụng lệnh dán

- Di chuyển con trỏ (khung hình chữ nhật có viền đen đậm) đến nơi cần dán - Thực hiện dán, chọn một trong những cách sau :

+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Paste

+ Bấm vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ

+ Di chuyển chuột đến ô cần dán, bấm chuột phải chọn lệnh Paste + Bấm phím tắt Ctrl+V

b Di chuyển dữ liệu

* Sử dụng lệnh cắt (Cut)

- Chọn một ô hay một khối các ô cần di chuyển

- Thực hiện lệnh Cut, chọn một trong những cách sau : + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Cut

+ Bấm chuột vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ

+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, bấm chuột phải để chọn lệnh Cut + Nhấn phím Ctrl + X

Khi thực hiện lệnh Cut thì ô hay khối ô được chọn có viền đen trắng chạy xung

quanh, đến khi bạn thực hiện dán thì nội dung trong ô hay khối ô gốc bị xóa đi

Lệnh Copy và Cut sẽ không tác dụng với cách chọn từng ô hay khối riêng lẻ

c Điền nội dung: * Sử dụng Fillhand

Điền dữ liệu tự động là bạn sao chép những dữ liệu giống nhau hay sắp số thứ tự tăng dần Điều này giúp bạn ít tốn thời gian hơn khi nhập một số lượng dữ liệu giống nhau, hay đánh số thứ tự cho hàng ngàn người

- Nhập vào một số để kéo điền các số tiếp theo

- Di chuyển con trỏ đến chấm hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung hình chữ nhật đậm

- Bấm chuột trái và kéo (xuống hay ngang) đến nơi cần thiết thả chuột ra

- Lúc này xuất hiện biểu tượng Fillhand di chuyển chuột đến biểu tượng, bấm

vào mũi tên để danh sách của biểu tượng điền hiện lên màn hình và chọn một kiểu điền thích hợp

Copy calls: Điền các số như sau:

Fill series: Điền số thứ tự tăng dần

Chọn chức năng Fill Series để điền và sắp xếp số thứ tự tăng dần

Chọn chức năng Copy Cells để điền tự động các số giống nhau

- Bạn cũng có thể điền một nội dung khác tương tự như trên Chọn nội dung bất kỳ và đặt con trỏ ở vị trí điểm hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung chọn và kéo xuống hay kéo ngang, chọn một và điền dữ liệu thích hợp

d Thay đổi trật tự các vùng

Để thay đổi dòng thành cột thực hiện theo các bước sau: - Chọn (đánh dấu) khối muốn chuyển dòng thành cột

- Thực hiện lệnh Copy để sao chép ra một vùng khác

- Di chuyển con trỏ đến nơi thích hợp

- Từ thanh Menu Bar vào Edit\Paste Special

- Trong hộp thoại Paste Special chọn chức năng Transpose và bấm OK để thay

đổi

- Bật trong hộp thoại Paste Special từ Menu Edit và chọn chức năng Transpose và bấm OK

5.2.4 Chèn ký tự đặc biệt vào bảng tính

Bấm chuột vào vị trí muốn chèn ký tự

Từ Menu Bar vào Insert\Symbol… chọn Symbol

Tại khung Font: bấm vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách, từ danh sách này chọn một Font thích hợp

Bấm chọn một ký hiệu thích hợp trong bảng các ký hiệu, ký hiệu đó đổi màu

Bấm Insert để đưa ký hiệu đó ra bảng tính Bạn cũng có thể đưa ký hiệu đó ra

bằng cách bấm đôi ký hiệu đó

Chèn ký hiệu xong, bấm Close để đóng hộp thoại lại

5.3 Kiểu dữ liệu trong Excel

Nếu các kiểu dữ liệu đuợc nhập vào không hợp lệ thì Excel tự động chuyển các

dữ liệu này thành dữ liệu loại chuỗi

Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được rào trong cặp dấu ngoặc kép (“”)

Mặc định của Excel là dữ liệu loại chuỗi canh trái

5.3.3 Kiểu ngày tháng, thời gian

Kiểu dữ liệu ngày tháng được thể hiện ngày tháng năm giờ phút giây hay tháng ngày năm… cách thể hiện ngày tháng tuỳ theo sự lựa chọn của chúng ta

a Chọn cách thể hiện ngày tháng

Chọn ô cần thao tác

Từ Menu Bar vào Format\Cells…chọn Tab Number

Trong khung Category chọn chức năng Date

Bấm vào mũi tên trong khung Locale, để hiện lên danh sách và chọn Vietnamese

ở cuối danh sách hay một kiểu khác

Chọn kiểu hiển thị trong khung Type

* Thể hiện của giờ phút giây h: mm AM/PM h: mm:ss AM/PM h: mm

h: mm:ss m/d/yy h:mm

5.3.4 Kiểu dữ liệu Formula

Kiểu dữ liệu dạng công thức bắt buộc đầu tiên phải là dấu bằng (=), tiếp theo sau là các hằng, biến, hàm và kết hợp với các toán tử(số học, logic, quan hệ)

Trong ô có kiểu dữ liệu dạng công thức, sau khi chuyển con trỏ qua ô khác thì

Excel chỉ hiển thị kết quả tính toán cảu công thức chứ không hiển thị công thức

5.3.5 Mảng trong Excel

Bạn có thể sử dụng công thức mảng (Array formula) để thiết kế công thức vốn

cho ra nhiều kết quả

Công thức mảng làm việc với hai hoặc nhiều tập hợp giá trị khác nhau gọi là đối số của mảng, nó sẽ cho ra một hay nhiều kết quả khác nhau

Nội dung của mảng có thể chứa giá trị số, chuỗi, các giá trị logic hoặc giá trị lỗi - Giá trị số trong mảng bao gồm các giá trị số nguyên, số thập phân hay số kỹ thuật

- Chuỗi trong mảng phải nằm trong cặp dấu nháy kép

- Giá trị logic là TRUE hoặc FALSE

Trong mảng không có những ký hiệu đặc biệt như %, $

Mảng thể hiện theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: Một ma trận hàng thể hiện qua mảng như sau: (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)

Các đối số của mảng phải có kích thước hàng, cột bằng nhau

5.4 Tính toán trong bảng tính

5.4.1 Các phép toán đối với từng loại dữ liệu

a Với dữ liệu chuỗi

Dữ liệu chuỗi cho phép bạn thực hiện được trên các phép toán quan hệ và phép toán nối chuỗi

* Toán tử quan hệ:

= Bằng < Nhỏ hơn

<= Nhỏ hơn hoặc bằng > Lớn hơn

>= Lớn hơn hoặc bằng <> Khác nhau

Thực hiện phép so sánh, kết quả sẽ là: Nếu đúng cho ra giá trị TRUE, ngược lại sai cho ra giá trị FALSE

Ví dụ: So sánh sự lớn hơn giữa hai ký tự A và B Excel sẽ cho kết quả FALSE vì trong quá trình so sánh Excel sẽ chuyển hai ký tự này sang dang ASCII trong đó A=55,

B=56, do đó nếu ta đặt A>B là sai

* Toán tử chuỗi

& Nối chuỗi:

Ví dụ: Trong ô B4 nhập: Cộng, B5 nhập: hoà, B6 nhập: Xã, B7 nhập: Hội

Bấm chọn ô C4 trên thanh công thức nhập: = B4&B5&B6&B7 và bấm Enter ta

được kết quả như sau: CộnghòaXãHội

Trên thanh công thức ta nhập: = 7+4 thì có kết quả là 11 Còn nếu ta nhập =2^3 thì ta sẽ có kết quả là : 8

* Toán tử logic có các ký hiệu (trả về giá trị là TRUE và FALSE): - Toán tử NOT: phủ định

Số 0 mang giá trị TRUE và các số khác 0 mang giá trị False Tại ô A5 bạn nhập 0, ô A6 bạn nhập 1 Tại ô B5 bạn gõ công thức: NOT(A5) rồi ấn Enter bạn kéo Fillhand cho ô còn lại, kết quả:

1

FALSE 0

TRUE

* Toán tử AND: và

Bạn nhập lại giá trị vào ô B5 là 1, ô B6 là 1, di chuyển tới ô C5 và gõ vào công

thức =IF(AND(A5=1,B5=1),TRUE,FALSE), sau đó bạn bấm Enter, rồi kéo Fillhand

cho ô còn lại, kết quả: 1

1

TRUE 1

0

FALSE

* Toán tử OR

Với bảng dữ liệu như hai ví dụ trên, bạn di chuyển chuột tới ô C5 và nhập lại

công thức sau: =IF(OR(A5=1,B5=1,TRUE,FALSE), nhập xong nhấn Enter, ta được

kết quả như sau:

* Toán tử quan hệ có các ký hiệu:

= Bằng < Nhỏ hơn

<= Nhỏ hơn hoặc bằng > Lớn hơn

>= Lớn hơn hoặc bằng <> Khác nhau

* Độ ưu tiên của các toán tử

Trong công thức toán tử nào có độ ưu tiên cao, được thực hiện trước Các toán tử

có độ ưu tiên bằng nhau, Excel tự động thực hiện từ trái qua phải

5(thấp nhất)

5.4.2 Công thức trong Excel

Một công thức luôn có dạng tổng quát như sau:

- Công thức vừa có địa chỉ ô vừa có số

Loại công thức này gồm các toán tử, các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng và các con số

a Địa chỉ tương đối

Ta gọi A1 là địa chỉ tương đối của ô A1, A1:B3 là địa chỉ tương đối của vùng dữ liệu từ ô A1 đến ô A3 Được sử dụng khi chúng ta tham chiếu tới một ô hay một vùng dữ liệu nào đó Khi ta kéo Fillhand cho các ô khác địa chỉ sẽ thay đổi chỉ số hàng cột theo

b Địa chỉ tuyệt đối

c Địa chỉ hỗn hợp

Địa chỉ hỗn hợp có hai loại:

Loại 1: Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng, có dạng: $Cột Dòng

Là loại địa chỉ mà khi ta đứng trong công thức tính toán sao chép công thức đi nơi

Loại 2: Địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối dòng, có dạng: Cột$Dòng

Là loại địa chỉ mà khi ta đứng trong công thức tính toán, sao chép công thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ dòng mà chỉ thay đổi địa chỉ cột

5.4.4 Gắn tên cho ô hay khối ô

Để đặt tên cho ô hay khối ô thực hiện theo cách sau: - Đánh dấu ô hay khối ô cần đặt tên

- Bấm chuột vào khung Name Box trên thanh công thức

- Nhập tên cho ô hay khối ô

- Đặt tên xong, nhấn Enter để chấp nhận

Ví dụ: Đánh dấu khối ô từ A1 đến C5, bấm chuột vào khung Name Box và nhập tên: ABC, sau đó nhấn Enter

Bạn có thể truy cập địa chỉ của khối ô từ A1 đến C5 bằng tên thay thế của nó là

ABC

5.5 Định dạng bảng tính

Nội dung dữ liệu luôn phải chung thực chính xác, đây là vấn đề đầu tiên khi làm việc với cơ sở dữ liệu nhưng nó cũng không thể thiếu đi cách trình bày cách thể hiện chúng Chúng ta sẽ bắt gặp những mẫu văn bản, chứng từ được quy định nghiêm ngặt về mặt bố cục, việc đưa ra những quy phạm đó để đảm bảo tính truyền thống về cách trình bày cơ sở dữ liệu Excel sẽ cung cấp cho chúng ta những công cụ hữu dụng để bạn có thể định dạng bất cứ loại văn bản nào

b Điều chỉnh bằng lệnh

- Bấm chọn cột cần điều chỉnh

- Từ Menu Bar vào Format\Column\Width…hộp thoại Column Width hiện ra

- Nhập giá trị vào khung Column Width(giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 255, mặc định là 8.1) và bấm OK

Số trong khung Column Width được tính theo đơn vị là ký tự

c Tự động điều chỉnh chiều rộng cột

Một cách khác để điều chỉnh cho cột vừa với dữ liệu đó là chức năng tự động điều

chỉnh cột mà Excel cung cấp cho ta

- Chọn cột cần điều chỉnh

- Từ Menu chọn Format\Column\AutoFit Selection Lúc này Excel sẽ tự động điều chỉnh cột cho vừa với dữ liệu

d Chèn, xoá cột * Chèn thêm ô hay cột

Chèn bằng chuột

- Chọn ô hay chọn cột mà bạn muốn chèn vào trước nó

- Nhấn giữ phím Shift, bấm chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung chọn và rê qua phải, thả chuột Lúc này cột hay ô trống được tạo và đẩy ô dữ liệu kế bên qua phải

* Chèn bằng lệnh

- Chọn ô hay cột muốn chèn

Chọn Menu Insert có hai lệnh để chèn cột là Column và Cells

+ Nếu chọn Column thì chèn thêm cột trống vào phía trái ô hiện hành và đẩu ô

hiện hàng qua phải

+ Nếu chọn Cells hộp thoại Insert hiện ra màn hình như sau:

+ Chèn một ô: Chọn Shift Cells Right với chức năng này cho phép bạn tạo một ô

trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành sang phải

+ Chèn một cột: Chọn Entire Column với chức năng này cho phép bạn tạo một

cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành sang phải

+ Chọn xong, bấm OK

* Xóa ô hay cột

Xoá bằng chuột:

- Chọn ô hay cột cần xoá

- Bấm giữ phím Shift, bấm chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung

chọn và rê qua trái, thả chuột Lúc này ô hay cột trống được xoá, với một ô trống được xoá thì dữ liệu ở hàng dưới chuyển lên không phải ở cột bên chuyển qua, với cột được

* Xoá bằng lệnh:

- Chọn ô hay cột cần xoá

- Chọn Menu Edit\Delete

+ Xoá một ô: Chọn Shift Cells Left với chức năng này cho phép bạn xoá một ô

trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô kế phải sang trái

+ Xoá một cột: Chọn Entire Column với chức năng này cho phép bạn xoá một

cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột kế phải sang trái

+ Chọn xong, bấm OK

5.5.2 Thao tác với dòng

a Điều chỉnh chiều cao dòng bằng tay * Điều chỉnh bằng chuột

- Di chuyển chuột đến các cột chứa các số 1,2…

- Khi thấy xuất hiện dấu mũi tên hai đầu, bấm chuột trái và rê xuống để tăng kích thước dòng hoặc rê lên để giảm kích thước dòng Khi đạt độ cao vừa ý thì thả chuột ra Trong khi rê chuột, giá trị độ cao dòng xuất hiện ở phía trên với khung màu vàng

Một cách khác để điều chỉnh cho dòng vừa với dữ liệu đó là chức năng tự động

điều chỉnh dòng mà Excel cung cấp cho bạn

- Chọn dòng cần điều chỉnh

- Từ Menu Bar vào Format\Row\AutoFit

Lúc này Excel sẽ tự động điều chỉnh cho vừa với dữ liệu

c Thêm, xoá dòng

* Chèn thêm dòng: - Chèn bằng chuột

+ Chọn vị trí dòng cần thêm

+ Nhấn giữ phím Shift, bấm chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của

khung chọn và rê xuống dưới, thả chuột Lúc này dòng trống được tạo và đẩy toàn bộ dữ liệu ở dưới xuống

- Chèn bằng lệnh

+ Chọn vị trí dòng muốn chèn

+ Từ Menu Bar vào Insert có hai lệnh để chèn cột là Row và Cells

Nếu chọn Row thì chèn thêm dòng trống vào dòng hiện hành và đẩy dữ liệu

dòng hiện hành xuống dưới

Nếu chọn Cells hộp Insert hiện lên màn hình như sau:

+ Chèn một ô: Chọn Shift Cells Down với chức năng này cho phép bạn tạo một ô

trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành xuống dưới

+ Chèn một dòng: Chọn Entire Row với chức năng này cho phép bạn tạo một

dòng trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành xuống dưới

+ Từ Menu Bar vào Edit Delete

- Xoá một ô: Chọn Shift Cells Up với chức năng này cho phép bạn xoá một ô

trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy dữ liệu ở cột có ô hiện hành lên

- Xoá một dòng: Chọn Entire Row với chức năng này cho phép bạn xoá một

dòng trống tại vị trí ô hiện hàng và đẩy dữ liệu ở dưới lên

+ Chọn xong bấm OK

5.5.3.Làm ẩn các dòng và các cột

a Làm ẩn các dòng

- Chọn các dòng không cần thiết trong bảng tính

- Từ Menu Bar vào Format\Row\Hide

Sau khi chọn lệnh này các dòng được chọn sẽ ẩn không nhìn thấy, ở nơi đó, xuất hiện một gạch đen đậm, đến khi bạn di chuyển con trỏ đi nơi khác, gạch đen này sẽ biến mất

b Làm ẩn các cột

- Chọn các cột không cần thiết trong bảng tính

- Từ Menu Bar vào Format\Column\Hide

5.5.4 Hiển thị các dòng và cột bị ẩn

a Hiển thị các dòng

- Từ Menu Bar vào Format\Row\Unhide

Sau khi dùng lệnh Unhide thì các dòng bị ẩn sẽ hiển thị

b Hiển thị các cột

- Từ Menu Bar vào Format\Column\unhide

Sau khi dùng lệnh Unhide thì các cột bị ẩn sẽ hiển thị

5.5.5 Tạo khung cho bảng tính

Cách 1:

Tạo đường viền bằng Tab Border

- Chọn vùng cần tạo đường viền

Chọn Menu Format\Cells…chọn Tab Border

Giải thích các chức năng trong hộp thoại

- Khung Presets với các chức năng

None: bỏ tất cả các đường viền

Outline: tạo đường viền bao quanh khung chọn Inside: Tạo đường viền cho từng ô nhỏ

- Khung Border với các biểu tượng:

Tạo đường viền trên cùng trong vùng chọn Tạo đường gạch các dòng cho vùng chọn Tạo đường viền dưới cùng trong vùng chọn

Tạo đường chéo phải trong từng ô nhỏ của vùng chọn Tạo đường chéo trái trong từng ô nhỏ của vùng chọn Tạo đường gạch các cột cho vùng chọn

Tạo đường viền bên phải trong vùng chọn Tạo đường viền bên trái trong vùng chọn

- Khung Line có hai chức năng:

Style: Cho phép bạn chọn lựa kiểu đường thẳng, bấm chọn một kiểu đường thẳng

để vẽ cho vùng chọn và bấm vào đường viền muốn thay đổi, lập tức đường viền đó thay

đổi theo kiểu mới vừa chọn Nếu bấm None là không chọn kiểu nào cả có nghĩa là bạn

vẽ không được

Color: Bấm vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách màu, bấm chọn 1 màu

theo ý thích (mặc định là màu đen) và màu này dùng để tô cho đường viền Chọn màu xong, bấm vào biểu tượng các đường viền hay bấm vào các đường viền trong hình chữ nhật có 4 chữ Text để đổi màu đường viền

- Chọn các chức năng xong, bấm OK để áp dụng hay bấm Cancel để huỷ bỏ

Tạo đường viền bằng thanh công cụ - Chọn vùng cần tạo đường viền

- Di chuyển chuột đến thanh công cụ Formatting và bấm vào mũi tên của biểu tượng Borders để xuất hiện danh sách các biểu tượng đường viền

- Đưa chuột trên các biểu tượng này, các biểu tượng đổi thành màu xanh Bấm chuột chọn hay bỏ chọn trên các biểu tượng này

5.5.6 Tô màu nền cho bảng tính

Cách 1: Tô màu nền cho bảng tính bằng Tab Border

- Chọn ô hay các ô trong bảng tính cần tô màu

- Chọn Menu Format\Cells…chọn Tab Patterns

Giải thích các thành phần trong hộp thoại

- Chức năng Color: Cho phép bạn chọn màu tuỳ thích, bấm No Color là không chọn màu nào cả và trả về màu mặc định trong Excel

- Khung Sample: Cho phép bạn xem trước dạng đường sọc vừa chọn cũng như

5.5.7 Chia cửa sổ

a Chia cửa sổ

Để chia bảng tính hãy thực hiện các bước sau: - Kích hoạt bảng tính cần chia

- Từ Menu Bar vào Window\Split

Khi chọn lệnh này lập tức cửa sổ bảng tính sẽ được chia thành bốn phần, bốn khung cửa sổ nhỏ này đều chứa dữ liệu của cùng bảng tính đang được chia Bạn có thể di chuyển các thanh trượt để xem từng phần riêng trong bảng tính

- Bấm chọn ô để đặt đường Freeze, thường chúng ta chọn ô của cột bắt đầu chứa

số liệu phần bên trái sẽ là diễn giải cho dòng, ví dụ một báo cáo công nợ khách hàng thì chúng ta sẽ chọn ô kết thúc phần thông tin về khách hàng như mã, tên, địa chỉ và đặt

đường Freeze cho các cột còn lại Khi chúng ta thu lại vẫn có thể biết các số liệu bị lấp

là của khách hàng nào

- Chọn Menu Window\Freeze Panes

Khi bấm chọn lệnh này hai đường gạch ngang và đứng hiện lên màn hình, trong bảng tính, bạn có thể dùng thanh trượt di chuyển dữ liệu trong bảng tính thì cột nằm phía trái của gạch đứng và trên gạch ngang của bảng tính không bị cuốn, nó vẫn luôn hiện lên trên màn hình để bạn nhìn thấy được

Ta chọn lệnh Freeze Panes từ lệnh đơn Window và di chuyển thanh trượt thì

hàng 1 và cột A không bị cuộn

d Bỏ chế độ Freeze

Nhập dữ liệu xong, bạn muốn bỏ chế độ Freeze hãy làm theo cách như sau:

- Bấm chọn một ô bất kỳ trong bảng tính

- Chọn Menu Window\UnFreeze Panes

Sau khi chọn lệnh này bảng tính sẽ trở lại bình thường bạn có thể cuộn tất cả các dòng các cột trong bảng tính

5.6 Quản lý cửa sổ bảng tính

5.6.1 Giấu cửa sổ bảng tính

a Giấu cửa sổ bảng tính

Để che giấu cửa sổ bảng tính hãy làm theo cách sau

- Kích hoạt cửa sổ bảng tính, có nghĩa bấm vào 1 ô bất kỳ trong bảng tính

- Từ Menu Bar vào Window\Hide

Thực hiện lệnh này bảng tính của bạn sẽ bị ẩn

Hiển thị cửa sổ bảng tính

- Sau khi dùng lệnh Hide để làm ẩn cửa sổ bảng tính và bạn muốn hiện lại bảng

tính hãy làm như sau:

- Từ menu Bar vào Window\Unhide… hộp thoại sau sẽ hiện lên màn hình:

- Chọn Menu Format\Sheet\Hide

* Hiển thị tập bảng tính

Chọn Menu Format\Sheet\Unhide

5.6.2 Sao chép hoặc di chuyển bảng tính

Bạn có thể sao chép hay di chuyển bảng tính hiện hành đến bảng tính khác trong cùng một tập bảng tính hoặc sang một cửa sổ bảng tính khác

- Chọn bảng tính cần di chuyển hay sao chép

- Chọn Menu Edit\Move or Copy Sheet… hộp thoại sau hiện ra:

Giải thích các thành phần trong hộp thoại:

- To book: Chứa bảng tính đích Có nghĩa chứa bảng tính cần Copy

- Before Sheet: cho phép bạn chỉ định nơi để di chuyển hay sao chép bảng tính

tới

- Create a Copy: Dùng để chỉ định sao chép hay di chuyển nếu không chọn thì di

chuyển, ngược lại chọn là sao chép

Nếu bạn muốn di chuyển hay sao chép đến tập tin mới, trong khung To Book bấm chọn New Book

- Chọn chức năng xong bấm OK 5.7 Làm việc với dữ liệu

5.7.1 Định dạng Font chữ

Font là các kiểu chữ theo kích cỡ khác nhau, chọn Font thích hợp nó sẽ tạo cho

bảng tính thêm phần hấp dẫn, rõ ràng và đẹp mắt Đôi khi cũng là các quy định chặt chẽ đối với những văn bản có tính pháp quy

Chọn ô hay khối ô chứa văn bản:

Chọn Menu Format\Cell… hộp thoại Format Cell xuất hiện, chọn nhãn Font từ

+ Dùng chuột bấm chọn một Font bất kỳ từ danh sách Font

+ Sử dụng hai mũi tên lên và xuống trên bàn phím để di chuyển thay đổi từng

+ Nhìn vào khung Preview để thấy sự thay đổi + Chọn xong bấm OK để chấp nhận

- Khung Font style: cho phép bạn chọn loại chữ in nghiêng (Italic), in đậm (Bold), in nghiêng đậm (Bold-Italich), chữ bình thường (Normal)

Chọn loại chữ này tương tự như chọn Font

- Khung size: cho phép bạn chọn kích cỡ to hay nhỏ

- Khung Underline: Cho phép bạn chọn chữ gạch dưới hay không gạch dưới Bấm vào muĩ tên hình tam giác để bật danh sách chọn những kiểu gạch: None – không gạch dưới, Single – gạch dưới đơn, Double – gạch dưới đôi, Single Accounting – gạch dưới không cắt chữ, Double Accouting – gạch dưới đôi không cắt chữ

- Khung Color: Cho phép bạn chọn màu chữ

- Normal font: Bấm chọn chức năng này, Excel trả về giá trị mặc định Font cho

chữ

- Khung Effects: Cho phép bạn chọn gạch ngang trong chữ Chức năng Strikethrough – gạch ngang chữ, Superscript- gạch ngang và thu chữ về góc trên bên trái, Subscipt- gạch ngang và thu chữ về góc dưới bên phải

- Khung Preview: Cho phép bạn xem trước kết quả - Bấm OK để áp dụng

5.7.2 Điều chỉnh Font

- Bật cửa sổ bảng tính mới

- Bấm vào mũi tên hình tam giác của khung Standard font để bật danh sách các Font

- Chọn Menu Tools\Options…chọn nhãn General

- Di chuyển thanh trượt và chọn một Font thích hợp Thông thường người ta chọn Font VnTime

- Bấm chuột vào mũi tên hình tam giác của khung Size kế bên để bật danh sách

các kích cỡ, chọn một kích cỡ thích hợp Thường đặt cỡ chữ chuẩn của văn bản là cỡ 14

- Chọn các chức năng xong, bấm OK để xác lập

5.7.3 Định dạng các loại dữ liệu

Trước khi định dạng cho ô hay khối ô hãy chọn ô hay khối ô cần định dạng, nếu không chọn thì việc định dạng được áp dụng cho ô hiện hành Định dạng kiểu hiển thị

cho ô bảng Tab Number thực hiện theo các bước:

- Bật hộp thoại Format Cell, từ Menu Bar vào Format\Cells, bấm chọn Tab Number trong hộp thoại

- Chọn kiểu định dạng cho ô hay khối ô trong khung Category - Chọn xong kiểu định dạng thích hợp, bấm OK để áp dụng

- General: Dùng để định dạng chung, không có dạng số đặc biệt Nếu bạn thảo

bình thường thì hãy chọn kiểu này

- Number: Dùng để định dạng kiểu số Bấm chuột vào Number hộp thoại thay

đổi

+ Decimal plases: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, bấm vào mũi tên kế bên để

tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc không lấy số lẻ Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong

khung Negative numbers thay đổi các số lẻ

+ Bấm chọn chức năng Use 1000 Separator (,) là dùng dấu phẩy (,) để ngăn cách

3 số cho dễ đọc

+ Negative nimbers: Để ta chọn số âm hay dương, trong ngoặc

- Curreney: Dùng để định dạng tiền tệ chung, khi áp dụng kiểu định dạng này kết

quả sẽ tự động thêm dấu đô la hay một ký hiệu khác vào trước, dấu phẩy (,) dùng ngăn cách 3 số để dễ đọc và dấu chấm (.) dùng để thể hiện số lẻ của các số

+ Decimal places: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, bấm vào mũi tên kế bên để

tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím

Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung negative numbers thay đổi

+ Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ Bấm vào mũi tên hình tam

giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vị tiền tệ

+ Negative numbers: Để ta chọn số âm hoặc dương, hoặc ngoặc…

- Accounting: Dùng để định dạng sắp thẳng hàng kí hiệu và dấu thập phân ở

trong một cột

+ Decimal places: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, bấm vào mũi tên kế bên để

tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím

Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung negative numbers thay đổi + Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ Bấm vào mũi tên hình tam

giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vị tiền tệ

- Date: Dùng để định dạng kiểu ngày tháng

+ Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị ngày tháng Di chuyển thanh trượt kế bên để

kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này một kiểu hiển thị thích hợp

+ Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị ngày tháng năm theo nước

(Quốc gia) Bấm vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danh sách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn một kiểu hiển thị thích hợp

- Time: Dùng để định dạng kiểu giờ phút giây

+ Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị giờ Di chuyển thanh trượt kế bên để kéo

danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này một kiểu hiển thị thích hợp

+ Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị giờ theo nước (Quốc gia) Bấm

vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danh sách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn một kiểu hiển thị thích hợp

- Percentage: Cho phép bạn định dạng kiểu phần trăm, nếu ô hiện hành cần định

dạng theo kiểu phần trăm có chứa số thì Excel tự động nhân số đó với 100 và trả về kết quả với ký hiệu phần trăm, ngược lại với ô trống thì khi nhập số sẽ xuất hiện dấu phần trăm theo sau

+ Decimal places: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, bấm vào mũi tên kế bên để

tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím

Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung Negative numbers thay đổi - Fraction: Để định dạng kiểu thể hiện phần sau dấu chấm thập phân (phần số lẻ) + Type: Chức danh sách các kiểu định dạng, di chuyển thanh trượt và chọn một

kiểu định dạng thích hợp

- Scientific: Dùng để định dạng hiển thị các số đứng sau dấu chấm thập phân

thành số dạng mũ (dạng số khoa học)

+ Decimal places: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực (sau dấu thập phân), bấm

vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc không lấy số lẻ

- Text: Dùng để định dạng văn bản, khi ta dùng định dạng Text nó sẽ chuyển tất

cả dữ liệu về kiểu văn bản

- Special: Định dạng đặc biệt dùng để theo dõi những giá trị danh sách và cơ sở

dữ liệu

- Custom: Dùng để định dạng hay xoá kiểu định dạng, di chuyển thanh trượt trong danh sách Type (trong danh sách này chứa toàn bộ kiểu định dạng) và chọn một kiểu định dạng, nhấn Delete để xóa, nhấn OK để áp dụng

5.7.4 Sử dụng Tab Alignment

Tab Alignment dùng để hiệu chỉnh Text (văn bản), với các chức năng trong hộp

thoại bạn có thể hiệu chỉnh căn lề cho dữ liệu theo góc tuỳ ý

- Bật hộp thoại Format Cells từ Menu Bar vào Format\Cells, bấm chọn nhãn Alignment trong hộp thoại

+ Left: (Indent) Căn dữ liệu sát cạnh bên trái của ô Bạn có thể đặt khoảng cách

giữa văn bản trong ô với cạnh bên trái của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên

+ Center: Căn dữ liệu vào giữa ô

+ Pight (Indent): Căn dữ liệu sát cạnh bên phải của ô Bạn có thể đặt khoảng

cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phải của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên

+ Fill: Lặp lại các dữ liệu trông ô sao cho điền đầy ô

+ Justify: Dữ liệu được canh xuống dòng trong ô và canh đều bên phải Chức

năng này chỉ có tác dụng khi chiều dài của chuỗi dữ liệu lớn hơn chiều rộng của ô

+ Center Across Selection: Căn dữ liệu vào giữa một khối cột, có nghĩa là dữ

liệu trên cột đầu của khối ô được canh vào giữa theo hàng trong khối ô đó Các ô trong những cột không phải là cột đầu thì không được chứa dữ liệu Các ô trong khối ô được chọn không được hợp nhất

+ Distributed: Căn dữ liệu đều hai bên phải và trái của ô Bạn có thể đặt trong

khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phải và bên trái của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên

- Vertical: Cho phép bạn xác định dữ liệu theo chiều đứng + Top: Căn dữ liệu nằm sát cạnh trên của ô

+ Center: Căn giữa dữ liệu so với cạnh trên và cạnh dưới của ô + Bottom: Căn dữ liệu nằm sát cạnh dưới của ô

+ Justify: Căn đều các dòng trong ô theo chiều đứng + Distributed: Căn phần trên và phần dưới của dữ liệu

+ Indent: Dùng để nhập khoảng để hỗ trợ cho các chức năng Left (Indent), Distributed (Indent), Right (Indent) trong khung Horizontal và Top, Bottom, Distributed trong khung Vertical

- Orientation

+ Text: Cho phép bạn dùng chuột quay dữ liệu trong ô Bấm chuốt vào nút đỏ

đưa lên để quay dữ liệu ngược lên trên, đưa xuống để quay dữ liệu ngược xuống

+ Degrees: Cho phép bạn quay dữ liệu bằng số nhập vào từ bàn phím, số này tính

theo độ

- Text Control

+ Wrap: Nếu dữ liệu trong một ô có chiều dài lớn hơn chiều rộng của cột (ô) thì Excel tự động xuống hàng, bạn có thể ngắt hàng và xuống dòng bằng cách nhấn Alt + Enter

+ Shrinhk to fit: Tự động điều chỉnh kích cỡ chữ trong ô, sao cho thấy được toàn

bộ dữ liệu trong ô mà không cần điều chỉnh lại cột Sau đó khi tăng độ rộng cột thì kích cỡ chữ trong ô tự động tăng theo đến kích cỡ quy định ban đầu

+ Merge Cells: hợp nhất các ô trong khối ô đã được chọn thành một ô - Right- to- left:

+ Text Direction: Dùng để thiết lập văn bản chạy từ trái sang phải hoặc từ phải

sang trái

5.7.5 Tìm kiếm và thay thế dữ liệu

Cũng giống như Word 2003, công cụ tìm kiếm mà Excel cung cấp cho phép bạn

tìm kiếm dữ liệu theo một điều kiện được chỉ định và bạn cũng có thể thay thế bằng dữ liệu mới một cách nhanh chóng

a Di chuyển nhanh đến một ô hay vùng

Từ Menu Bar vào Edit\Go to… hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Crtl+G Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Go to để bạn thực hiện việc xác lập cho việc tìm kiếm và di chuyển

Reference: Để ta nhập địa chỉ ô hay tên vùng cần di chuyển đến

Special: Cung cấp cho bạn hộp thoại Go to Special, bạn dùng những tuỳ chọn

trong hộp thoại này để xác lập cho ô mà bạn chọn với những xác lập theo ý muốn

+ Comments: Chọn các ô có chứa phần chú thích

+ Constants: Dùng để chọn các giá trị không đổi trong bảng tính như: số, chữ, và

các giá trị được nhập từ bàn phím

+ Formulas: Cho phép bạn chọn ô hay dãy ô được tính từ công thức

+ Number: Chọn số – Text; chọn chữ - Logicals; chọn các giá trị – Logic; chọn các ô chứa lỗi – Errors

+ Blanks: Cho phép bạn chọn các ô trống

+ Current Region: Cho phép bạn chọn toàn bộ bảng tính + Currnet array: Cho phép bạn chọn các giá trị là mảng + Objects: Cho phép bạn chọn các đối tượng

+ Row Differences và Column Differences: Cho phép bạn bỏ chọn cột hay hàng

đầu tiên với vùng đã chọn trước

+ Visible Cells Only: Cho phép bạn chọn các ô hiển thị trong một dãy đi ngang

qua các hàng hay cột bị che đầu

Lựa chọn một tuỳ chọn để xác lập, bấm OK để áp dụng tuỳ chọn đó

b Tìm kiếm dữ liệu

Lệnh Find cho phép bạn tìm kiếm trên những dữ liệu: Số, chữ, các dấu chấm câu,

các ký tự đại diện hoặc các toán tử… trong file của bạn

- Đưa con trỏ vào bảng tính, bấm chọn một ô trong bảng tính hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm

- Từ Menu Bar vào Edit\Find…hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F

Chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Find and Replace với cá tuỳ chọn

để bạn có thể xác lập và nhập các thông tim cần tìm kiếm của mình

+ Find What: Để nhập dữ liệu cần tìm

+ Within: Cho phép bạn tìm kiếm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng tính + Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng By Column tìm theo cột + Look in: có 3 chức năng sau:

Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị

Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô

+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm sẽ phân biệt chữ hoa

Lệnh Replace cho phép bạn tìm kiếm và thay thế dữ liệu cũ bằng dữ liệu mới trên

những dữ liệu: Số, chữ, các dấu chấm câu, các ký tự đại diện hoặc các toán tử…trong file của bạn

- Đưa con trỏ vào bảng tính, bấm chọn một ô trong bảng tính hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm và thay thế

- Từ Menu Bar vào Edit\Replace…hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + H Hộp thoại Find and Replace xuất hiện với những tuỳ chọn để bạn xác lập

+ Find What: Để nhập dữ liệu cần tìm kiếm + Replace with: Dữ liệu mới dùng để thay thế

+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng tính

+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng, By Columns tìm theo cột

+ Look in: có 3 chức năng sau:

Formalas: chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị

Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô

+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm phân biệt chữ hoa và

+ Find next: Tìm từng mục một

+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm và thay thế

- Nhập dữ liệu cần tìm kiếm và thay thế

- Bấm Replace All hay Replace để thực hiện tìm kiếm và thay thế Từ hộp thoại này bạn cũng có thể tìm kiếm mà không thay thế dữ liệu mới hãy bấm Find All

- Bấm Close để đóng hộp thoại

5.7.6 Sao chép định dạng văn bản

Excel cung cấp cho bạn tính năng Format Painter để cho phép bạn sao chép các

định dạng từ ô này đến ô khác

- Chọn ô muốn sao chép định dạng cho ô khác

- Bấm vào biểu tượng Format Painter trên thanh công cụ Standard

- Di chuyển con trỏ đến ô cần sao chép định dạng

- Bấm vào một ô để sao chép định dạng hoặc quét qua những ô cần sao chép định dạng này

+ Trên thanh công cụ Formula Auditing bấm vào biểu tượng New Comment

+ Bấm chuột phải tạo ô cần tạo chú thích chọn lệnh Insert Comment

- Bật hộp thoại Font để định dạng nội dung chú thích, chọn một trong các cách

sau:

+ Từ Menu Bar vào Format\Comment…

+ Bấm chọn biểu tượng Format Comment trên thanh công cụ Picture

+ Bấm chuột phải tại vị trí bên trong khung chú thích lệnh Format Comment

- Di chuyển chuột đến viền của khung chú thích khi nào thấy hình mũi tên bốn

đầu xuất hiện thì bấm đúp chuột để hiện hộp thoại Font

Định dạng Font cho chú thích cũng tương tự như định dạng Font trong các ô

5.7.8 Công cụ Formatting

Công cụ Formatting chứa các tuỳ chọn cho phép bạn có thể định dạng font chữ

hiển thị của mình theo cách mà bạn muốn

+ Font: Cho phép bạn chọn Font chữ + Font size: Cho phép bạn chọn cỡ chữ + Bold: Làm đậm chữ

+ Italic: Tạo chữ nghiêng

+ Underline: Tạo gạch dưới cho chữ + Align Left: Căn trái

+ Center: Căn giữa + Align Right: Căn phải

+ Currency Style: Dùng để định dạng tiền tệ + Percentage Style: Dùng để định dạng phần trăm + Comma Style: Dùng dấy phảy để ngăn cách 3 số

+ Increase Decimal: Dùng để tăng số sau dấu chấm thập phân Nghĩa là cho hiển

+ Locked: Bật/tắt tính năng khoá dữ liệu + Hidden: Bật/tắt tính năng che giấu dữ liệu - Bấm OK để chấp nhận

Khi áp dụng lệnh này, bảng tính của bạn chỉ có xem mà không thể thực hiện được các lệnh trên bảng tính này

b Bỏ chế độ bảo mật

Bạn chỉ thực hiện được việc bỏ bảo mật khi đã thiết lập bảo mật cho bảng tính của mình theo các bước đã trình bày ở trên

- Chọn Menu Tools\Protection\Unprotect Sheet…

Chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại để bạn đăng nhập mật mã cho việc huỷ bỏ

- Nhập mật mã đã nhập trước

- Bấm OK để bỏ chế độ bảo vệ

Bạn cần lưu ý nhập đúng mật mã của bảng tính mà bạn đã gán thì chương trình mới thực hiện việc huỷ bỏ

5.9 Một số tiện ích khác của chương trình

5.9.1 Kiểm tra lỗi chính tả

Chọn ô hay dãy ô cần kiểm tra lỗi chính tả, nếu muốn kiểm tra toàn bộ bảng tính thì bấm vào một ô bất kỳ

- Bấm chọn biểu tượng Spelling trên thanh công cụ Standard

Khi bộ kiểm tra lỗi chính tả nhận dạng một từ không có trong từ điển, hãy thực hiện thay đổi bằng cách sử dụng các tuỳ chọn trong hộp thoại này

Nếu muốn kiểm tra lỗi chính tả Text bằng một ngôn ngữ khác, trong hộp thoại Dictionary Language, bấm chọn ngôn ngữ mà bạn muốn thực hiện kiểm tra

5.9.2 Sử dụng tính năng Autocorrect Options

Autocorrect có tác dụng giúp bạn định dạng những từ khoá cho một cụm từ nào

đó Việc đặt từ khoá sẽ giúp bạn tăng tốc được việc soạn thảo của mình khi trong file có nhiều từ, cụm từ giống nhau Khi đó bạn chỉ cần gõ từ khoá, nhấn phím cách các cụm từ được gán từ khoá sẽ tự động được thay thế

- Bật hộp thoại AutoCorrect: Từ Menu Bar vào Tools\AutoCorrect Options Chương trình cung cấp cho bạn hộp thoại AutoCorrect để bạn thực hiện việc xác

- Theo chiều ngang: Trong CSDL các cột này còn gọi là các trường (Fields), mỗi trường có kiểu dữ liệu của nó như: trường số thứ tự, trường họ tên, trường số ngày làm việc

- Theo chiều dọc: Mỗi dòng trong bảng tính gọi là mẫu tin hay còn gọi là bản ghi (tập hợp các kiểu dữ liệu để mô tả một đối tượng nào đó gọi là bản ghi Record) Bản ghi này khác bản khi kia bởi giá trị dữ liệu xác định trong các trường

Tập hợp các bản ghi là một CSDL Trong Excel mỗi lần tạo bảng tính là một CSDL

Khi có tập tin CSDL được lưu trên đĩa, bạn có thể thực hiện các việc sau: - Xem và sửa nội dung của các bản ghi (mẫu tin)

- Thêm hoặc xoá bản ghi

- Sắp xếp và lọc bảng ghi theo các khoá

- Tính tổng và tổng con cho các trường dữ liệu kiểu số

- Chuyển đổi các trường thành các bản ghi cho một đối tượng nào đó

+ Trước khi thực hiện các lệnh về CSDL, bạn phải đặt ô hiện hành trong phạm vi CSDL mới thực hiện các lệnh áp dụng cho CSDL

+ Khi thực hiện áp dụng các lệnh cho CSDL thì Excel sẽ tự động khoanh vùng các ô liền nhau và xem đó là một CSDL trong bảng tính Nếu bạn muốn nhiều hơn một CSDL trong cùng bảng tính thì các danh sách phải cách nhau ít nhất bởi một dòng hay cột trống

+ Các quy tắc để tạo CSDL trong một bảng tính

+ Dòng đầu tiên trong bảng tính phải là tiêu đề cột của danh sách

+ Trong một danh sách không được có dòng trống hay cột trống, nếu có khoảng trống trong bảng tính thì Excel xem dữ liệu sau khoảng trống là một CSDL khác

5.10.2 Thao tác với các bản ghi

Bước 1: Bật tập tin CSDL cần xem (chọn Open từ Menu File)

Bước 2: Từ Menu Bar\Data\Form… hộp thoại sau hiện lên trên màn hình:

Bước 3: Di chuyển chuột đến mũi tên của thanh trượt và bấm vào đó để xem các

mẫu tin, bạn cũng có thể bấm vào nút File Prev để xem mẫu tin kế bên trên mẫu tin hiện hành, bấm vào nút Find Next để xem mẫu tin kế dưới mẫu tin hiện hành

Để tạo thêm mẫu tập tin mới vào CSDL, bạn bấm New Để xóa mẫu tập tin trong CSDL, bạn bấm Delete

Để lấy lại dữ liệu cũ, bạn bấm Restore

Trong CSDL có vài ngàn mẫu tin, việc tìm kiếm một mẫu tin trong CSDL này

gặp rất nhiều khó khăn vì nó quá lớn Để khắc phục điều này Excel cung cấp cho bạn

công cụ tìm kiếm các mẫu tin theo một điều kiện nào đó Để tìm kiếm một mẫu tin trong

CSDL bạn bấm vào nút Criteria Nhập dữ liệu vào hộp thoại để làm tiêu chuẩn tìm

kiếm Đối với dữ liệu kiểu chuỗi: bạn có thể sử dụng các dấu đại diện (dấu ?, dấu *) để tìm kiếm Đối với dữ liệu số: bạn có thể sử dụng các toán tử so sánh (=, <, >=, <, <=) để

tìm kiếm Khi nhập xong các điều kiện tìm kiếm, nhấn Enter để thực hiện tìm kiếm

Bước 4: Bấm vào nút Close để đóng hộp thoại 5.10.3 Sắp xếp các bản ghi

Việc sắp xếp các mẫu tin trong CSDL chẳng qua là sự hoán đổi của các dòng (mẫu tin) theo một thứ tự và điều kiện nào đó mà ta chỉ định trong quá trình sắp xếp Để sắp xếp các mẫu tin trong CSDL hãy làm như sau:

Bước 1: Bật và kích hoạt tập tin dữ liệu cần thêm mẫu tin

Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Sort hộp thoại Soft xuất hiện lên màn hình:

- Sort by: là khóa thứ nhất ( khóa chính), Excel sẽ dựa trên khóa này để sắp xếp

thứ tự các mẫu tin trong CSDL Bấm nút mũi tên hình tam giác để bật danh sách các trường và chọn trong danh sách này một trường để làm khóa sắp xếp

+ Ascending: Excel sẽ sắp xếp tăng từ aA đến zZ + Descending: Excel sẽ sắp xếp giảm dần từ zZ đến aA

- Then by: Là khóa phụ, hai khóa này hỗ trợ cho khóa Sort by Nếu khóa Sort by bằng nhau thì Excel sử dụng khóa thứ hai để so sánh, nếu khóa thứ hai bằng nhau thì Excel sử dụng khóa thứ ba để so sánh

Khóa sau phải nhỏ hơn khóa đứng trước nó, có nghĩa là nếu chọn cột (trường) B là khóa đứng trước thì khóa sau phải là cột sau cột (trường) B

+ Ascending: Excel sẽ sắp xếp tăng từ aA đến zZ + Descending: Excel sẽ sắp xếp giảm dần từ zZ đến aA - May List has: có hai chức năng:

+ Header Row: Nếu chọn chức năng này thì khi sắp xếp Excel sẽ chừa dòng đầu

sách này một kiểu để sắp xếp cho dữ liệu loại ngày tháng

- Case Sensitive: Hộp kiểm này cho phép bạn phân biệt chữ thường và chữ hoa

trong khi so sánh Bấm chọn hộp kiểm này để khi so sánh phân biệt chữ thường và chữ hoa

- Sort Left to Right: Sắp xếp từ đỉnh đến đáy - Sort Left to Right: Sắp xếp từ trái qua phải

- Khi chọn xong các chức năng trong hộp thoại Sort Options, bấm OK để đóng hộp thoại Sort Options lại

a Lọc tự động bằng AutoFilter:

Lọc tự động là cách lọc đơn giản và nhanh nhất Trong đó bạn có thể chọn những

tiêu chuẩn do Excel phát hiện thấy có trong trường dữ liệu hoặc bạn cũng có thể sử dụng

các câu lệnh đi theo nó Thực hiện lọc bằng cách:

Bước 1: Bật và kích hoạt tập tin CSDL cần lọc các mẫu tin

Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Filter\AutoFilter Khi thực hiện lệnh này thì

các hình vuông chứa mũi thên hình tam giác hiện lên ở phía phải trong hàng đầu của mỗi trường

Bấm vào mũi tên hình tam giác trong trường cần lọc, xuất hiện danh sách, trong danh sách này ngoài các mẫu tin có sẵn và nó có chứa các lệnh để ta lọc theo điều kiện

- Lệnh All: Dùng để hiển thị lại danh sách sau khi lọc

- Lệnh Top 10: Lệnh này dùng để lọc các mẫu tin lớn nhất và nhỏ nhất

Các tùy chọn của hộp thoại:

- Ô trái: Bấm vào mũi tên để bật danh sách trong danh sách này có hai tùy chọn:

+ Top: Lọc những các mẫu tin từ lớn đến nhỏ + Bottom: Lọc các mẫu tin từ nhỏ đến lớn

- Ô giữa: Cho phép bạn chọn số mẫu tin Để thay đổi số này có hai cách: bấm vào mũi tên lên để tăng, mũi tên xuống để giảm, bạn cũng có thể nhập số này trực tiếp từ bàn phím

- Ô bên phải: Dùng để chọn mẫu tin, có hai chức năng: Items và Percent Với chức năng Items: Cho phép bạn chọn các mẫu tin, với Percent: Cho phép bạn lọc các

mẫu tin trên cùng hay dưới cùng theo phần trăm

Lệnh này chỉ có tác dụng với dữ liệu kiểu số, ngòai ra không có tác dụng với các dữ liệu khác

- Bấm OK để lọc, bấm nút Cancel để hủy chế độ lọc

- Lệnh Custom: Lệnh này dùng để lọc các mẫu tin có điều kiện Bấm chọn lệnh Custom hộp thoại sau sẽ hiện ra:

Các tùy chọn của hộp thoại:

- Hàng thứ nhất, khung bên trái: Khung này cho phép bạn chọn điều kiện để lọc các mẫu tin, bấm vào mũi tên để bật danh sách chứa những điều kiện

+ Equals: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong CSDL bằng với mẫu

tin ở khung bên phải

+ Does not Equals: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong CSDL

khác với mẫu tin ở khung bên phải

+ Contains: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong CSDL bằng với

mẫu tin ở khung bên phải

+ Does not Contains: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong CSDL

khác với mẫu tin ở khung bên phải

+ Is Greater than: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảng tính

+ Is Greater than or Equal to: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong

CSDL lớn hơn hoặc bằng so với mẫu tin ở khung bên phải

+ Is less than: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảng tính nhỏ

hơn so với mẫu tin ở khung bên phải

+ Is less than or Equal to: cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong

bảng tính nhỏ hơn hoặc bằng so với mẫu tin ở khung bên phải

+ Begin With: Dùng để lọc phần đầu của chuỗi Text

+ Does not Begins With: Dùng để bỏ lọc phần đầu của chuỗi Text + Ends With: Dùng để lọc phần cuối của chuỗi Text

+ Does not Ends With: Dùng để bỏ lọc phần đầu của chuỗi Text

- Hàng thứ nhất, khung bên phải: Dùng để nhập Text hay số từ bàn phím, bạn có

thể bấm vào mũi tên kế bên để chọn trong danh sách này các khóa dùng để so sánh

+ And: Nếu chọn chức năng này thì Excel thực hiện: với hàng trên và hàng dưới

cùng thỏa mãn điều kiện thì in mẫu tin đó ra, ngược lại chỉ cần một cái sai thì không in

gì cả (tương tự hàm AND)

+ Or: Nếu chọn chức năng này thì Excel thực hiện: với hàng trên hoặc hàng dưới

thỏa mãn điều kiện thì in mẫu tin đó ra, ngược lại hai cái đều sai thì không in gì cả

(tương tự hàm OR)

- Các khung trong hàng thứ hai tương tự các khung trong hàng thứ nhất

- Bấm OK để lọc, bấm nút Cancel hủy bỏ chế độ lọc

b Lọc cao cấp bằng Advanced Filter

Lọc dữ liệu với cơ chế lọc tự động bằng AutoFilter chỉ có thể tiến hành trên một trường dữ liệu nào đó nên còn rất nhiều hạn chế Cơ chế lọc cao cấp bằng AdvancedFilter sẽ cho phép lọc trên nhiều trường khác nhau gọi là vùng tiêu chuẩn lọc (Criteria Range), nó tạo điều kiện cho việc lọc dữ liệu đa dạng hơn Lọc cao cấp bằng Advanced Filter hãy thực hiện như sau:

Bước 1: Bật tập tin CSDL cần lọc các mẫu tin và tạo điều kiện dùng để lọc

Trước khi áp dụng lọc cao cấp bằng Advanced Filter cho CSDL, bạn phải tạo điều kiện lọc tại các ô ngay trên CSDL cần lọc Vì trong hộp thoại Advanced Filter tạo khung Criteria Range (vùng tiêu chuẩn) không cho phép ta nhập trực tiếp điều kiện mà chỉ cho phép truy cập địa chỉ ô Bạn có thể nhập điều kiện này ở bấy kỳ nơi đâu trong CSDL cần áp dụng trừ khu vực chứa dữ liệu Bạn phải tạo khoảng trống giữa CSDL với các ô chứa

điều kiện, vì làm như vậy để Excel phân biệt đâu là vùng chứa dữ liệu và đâu là vùng chứa các điều kiện (Excel phân biệt một CSDL chỉ chứa các ô liên tiếp nhau không có khoảng trống trong các hàng và cột, nếu có khoảng trống thì Excel xem đó là hai CSDL)

Bước 2: Khi tạo điều kiện xong, di chuyển và bấm chuột vào một ô bất kỳ bên

trong CSDL cần lọc

Bước 3: Từ Menu Bar vào Data\Filter\AdvancedFilter….hộp thoại Advanced

Filter xuất hiện: