Ky nang thuyet trinh

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ Thiết kế thực bởi: –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Địa chỉ: 347 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: 04 3994 0785 - 2217 9022; E-mail: info@tamviet.edu.vn Website: tamviet.edu.vn - facebook.com/tamvietgroup MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Error! Bookmark not defined CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNH 1.1 Xác định tình 1.1.1 Giới hạn vấn đề 1.1.2 Đánh giá mơi trường bên ngồi 1.1.3 Đánh giá văn hóa tổ chức/ quốc gia 1.2 Phân tích thính giả diễn giả 1.2.1 Phân tích thính giả 1.2.2 Phân tích diễn giả .4 1.3 Xác định mục tiêu 1.3.1 Chủ đề thuyết trình 1.3.2 Mục đích tổng quát 1.3.3 Mục tiêu cụ thể 1.4 Thu thập thông tin 1.5 Tập luyện CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH 2.1 Dàn .8 2.1.1 Phần mở 2.1.2 Phần thân .8 2.1.3 Phần kết luận .8 2.2 Các cách thể phần 2.2.1 Phần mở 2.2.2 Phần thân 10 2.2.3 Phần kết luận 11 CÁC KỸ NĂNG PHI NGÔN TỪ 13 3.1 Khái niệm, tầm quan trọng đặc điểm phi ngôn từ 13 3.1.1 Khái niệm tầm quan trọng phi ngôn từ 13 3.1.2 Đặc điểm phi ngôn từ 14 3.1.3 Chức phi ngôn từ 15 3.2 Kỹ giao tiếp phi ngôn từ 15 3.2.1 Giọng nói 15 3.2.2 Dáng điệu cử 18 3.2.3 Trang phục 19 3.2.4 Nét mặt 19 3.2.5 Mắt 20 3.2.6 Tay 21 3.2.7 Động chạm 22 3.2.8 Di chuyển 23 3.2.9 Mùi 23 3.2.10 Khoảng cách 24 KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI TRONG THUYẾT TRÌNH 25 4.1 Câu hỏi đóng 25 4.2 Câu hỏi mở 25 4.3 Câu hỏi gián tiếp 25 4.4 Câu hỏi thăm dò 25 4.5 Câu hỏi để chuyển chủ đề 25 4.6 Câu hỏi hùng biện 25 4.7 Câu hỏi để suy nghĩ 25 4.8 Những ý đặt câu hỏis 26 KỸ NĂNG LẬP LUẬN 27 5.1 Lập luận hùng biện 27 5.2 Lập luận tự biện 27 5.3 Chiến thuật lập luận 28 KỸ NĂNG VƠ HIỆU HĨA Ý KIẾN ĐỐI TÁC 30 6.1 Trường hợp áp dụng 30 6.2 Chiến thuật vơ hiệu hóa 30 6.3 Các bước thực 30 6.4 Các phương pháp vơ hiệu hóa 30 CÁC KHÂU CHUẨN BỊ TRƯỚC BUỔI THUYẾT TRÌNH 31 7.1 Mời người tham dự 31 7.2 Chuẩn bị chương trình 31 7.3 Chọn địa điểm 31 7.4 Chuẩn bị thiết bị 32 7.5 Các kỹ thuật công cụ trực quan 32 7.5.1 Các công cụ phương tiện 32 7.5.2 Những yếu tố cần thiết giáo cụ trực quan 32 7.5.3 Hướng dẫn sử dụng máy chiếu LCD 32 7.5.4 Hướng dẫn sử dụng máy đèn chiếu OHP 33 7.5.5 Lưu ý dùng LCD OHP 33 7.5.6 Hướng dẫn chuẩn bị trang chiếu 33 7.5.7 Bảng kẹp giấy 33 7.5.8 Phim băng hình 33 CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNH Trong sống, có ngun tắc bất di bất dịch, là: Khơng chuẩn bị chuẩn bị cho thất bại Là người thuyết trình trước cơng chúng, ln phải giải nhiều tình phát sinh cách linh hoạt Do đó, cơng tác chuẩn bị trở nên quan trọng Chuẩn bị kỹ, tỉ lệ rủi ro nhỏ hội thành công ta lớn Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có vơ vàn việc phải làm, nhiên chia thành sáu mục sau: 1.1 Xác định tình 1.1.1 Giới hạn vấn đề Khi chuẩn bị chủ đề, thơng thường ta có nhiều điều muốn nói Tuy nhiên cố gắng nói hết điều đó, thuyết trình trở nên vụn vặt khơng trọng tâm Để tránh tình trạng đó, từ chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích xem: đâu ý chính, đâu ý phụ; ý bắt buộc phải nói, ý cần nói, ý nên nói Thơng thường ta ưu tiên nói ý bắt buộc trước, thừa thời gian cho thêm ý cần, hay nên nói sau 1.1.2 Đánh giá mơi trường bên ngồi Trong thời đại thông tin nay, thứ thay đổi vũ bão Do đó, ta cần cập nhật thơng tin đánh giá mơi trường bên ngồi:  Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến chủ đề ta thuyết trình Điều giúp ta tự tin trả lời linh hoạt câu hỏi thính giả thuyết trình Đặc biệt với lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi ngày giờ, trước nói ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thơng tin, dẫn chứng ta đưa phải hay chưa  Chúng ta cần quan tâm đến xảy lĩnh vực lĩnh vực liên quan ảnh hưởng phạm vi quốc gia, quốc tế 1.1.3 Đánh giá văn hóa tổ chức/ quốc gia Mỗi tổ chức/ quốc gia có văn hố riêng ngun tắc ứng xử khác Người thuyết trình gặp khó khăn, bất lợi chí thất bại vi phạm nguyên tắc Vì trước thuyết trình, cần tìm hiểu văn hố tổ chức/ quốc gia mà ta thuyết trình 1.2 Phân tích thính giả diễn giả Biết biết người, trăm trận trăm thắng Thành cơng thuyết trình khơng phụ thuộc vào yếu tố chủ quan diễn giả mà thính giả Phân tích diễn giả thính giả giúp có giải pháp hữu hiệu cho thuyết trình Nguyên tắc xây dựng nói ln trả lời câu hỏi: “Chúng ta nói có hay nói người nghe cần?” 1.2.1 Phân tích thính giả Càng hiểu thính giả tự tin thuyết trình đáp ứng nhu cầu thính giả Những thơng tin cần thu thập để phân tích: Thơng tin cá nhân, quan điểm, trình độ, mối quan tâm, giá trị riêng người nhóm người… Tốt là, ta chuẩn bị trước bảng danh sách phân loại thính giả để dễ dàng tiếp cận Chúng ta cần xác định rõ, người trực tiếp nghe ta, người không nghe trực tiếp gián tiếp nghe người định cuối Để làm gì? Dự đốn tình xảy Ví dụ, nghe ta phát biểu đưa vấn đề mẫn cảm thính giả phản ứng sao? Và phản ứng ảnh hưởng đến thuyết trình nào? Xác định trước tình xảy giúp ta xử lý tình phát sinh Giả sử, ta dự đoán ý kiến phản đối thính giả chủ đề quan điểm chủ đề ta nói, đưa vấn đề tranh luận khơng nên biểu thái độ cho ko nên dùng lời nói hài hước dễ “xúc phạm” đến thính giả Một bí thành cơng người thuyết trình luôn chủ động, biết biến điều bất lợi thành có lợi Đó khả ứng phó xoay chuyển tình hội trường, hay nói phải biết “Xơ đẩy hồn cảnh khơng phải để hồn cảnh xơ đẩy” Có lúc cần phải cố tình tạo mâu thuẫn thắc mắc nói mà dự đốn chắn thính giả phản ứng Ví dụ, ta đưa cho thính giả thông tin mà không vội đưa câu trả lời để kích thích tính hiếu kỳ thính giả, sau dành thời gian kết thúc để họ đề thắc mắc, chất vấn giải đáp cho họ Như vậy, ta giúp thính giả thỏa mãn hứng thú với buổi thuyết trình Số lượng thính giả ảnh hưởng lớn đến phương pháp, cách thức tổ chức buổi thuyết trình Nếu số lượng người ít, điều kiện giao tiếp với thính giả nhiều ta kết hợp vừa thuyết trình vừa trả lời với thính giả, thảo luận vấn đề liên quan Còn trường hợp số lượng đơng thuyết trình mang tính giao lưu nhiều hơn, nói phải trọng tâm, điểm phải rõ ràng, dễ hiểu, thông điệp muốn truyền tải phải thông suốt Có kéo số đơng hứng thú nghe thuyết trình ta từ đầu buổi đến cuối buổi 1.2.2 Phân tích diễn giả Hãy đặt câu hỏi cho để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt gì? Thơng điệp ta muốn truyền đến thính giả gì? Quan hệ ta với thính giả sao? Có thể ảnh hưởng tới thính nào?… Từ đó, ta xác định phương pháp tiếp cận hiệu cho thuyết trình Tự đặt câu hỏi:  Sẽ có thính giả đến nghe buổi thuyết trình ta?  Độ tuổi trung bình thính giả bao nhiêu?  Tỷ lệ nam, nữ?       Thính giả có quan tâm hay tìm hiểu chủ đề ta khơng? Thính giả tự nguyện hay có người yêu cầu đến nghe? Thính giả có đặc điểm chung nào? Thính giả có ý kiến trước đến nghe ta thuyết trình? Đặc điểm, trình độ văn hóa thính giả? Tất hay số thính giả có quen biết bạn từ trước? Xác định mục tiêu 1.3 Một thuyết trình thành cơng người thuyết trình phải biết “đứng tương lai để giải vấn đề tại” Đó phải biết “mường tượng” kết ta đạt sau thuyết trình gì? Đâu thơng điệp muốn truyền tải chủ đề đặt ra? Từ xây dựng cho mục tiêu phải đạt thuyết trình Thơng thường thuyết trình, điều hiển nhiên ta phải biết mục đích nói để làm gì, mục tiêu nói để Tuy nhiên, coi nhẹ điều hiển nhiên đó, thành sau nói thính giả khơng hiểu rõ ràng muốn gì, họ yêu cầu làm gì, lại v.v Những điều bản, ta lại phải xác định rõ ràng, kỹ không phép chủ quan 1.3.1 Chủ đề thuyết trình Khi chọn chủ đề, ta nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mang tính thời sự; chủ đề ta biết sâu Bí phải biết “tìm khác biệt để tạo đặc biệt” cho chủ đề Phải nắm nội dung buổi thuyết trình, “biết biển nói sơng” 1.3.2 Mục đích tổng qt Khi có chủ để rồi, ta cần phải xác định rõ ràng ta muốn gì:  Mục đích cung cấp thơng tin cho thính giả?  Mục đích thuyết phục thính giả thực điều gì?  Hay đơn giải trí? Thơng thường xác định rõ mục đích, ta biết phải làm gì, tập trung nói vào đâu, phương pháp phù hợp 1.3.3 Mục tiêu cụ thể Dựa mục đích, thơng tin phân tích nhu cầu mình, diễn giả thiết lập mục tiêu cụ thể cho thuyết trình Mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu sau:      Cụ thể, rõ ràng Có thể lượng hố kiểm tra Có thể đạt Hướng đến kết Thời gian thực Thơng thường ngồi việc xác định thơng điệp muốn truyền tải chủ đề gì, cần thỏa mãn mục tiêu Đó là:  Mục tiêu thứ giáo dục: Qua buổi thuyết trình ta thính giả học số điều bổ ích  Mục tiêu thứ giải trí: Thính giả thích thú nghe ta nói chuyện  Mục tiêu thư giải thích: Thính hiểu rõ nội dung nói chuyện bạn 1.4 Thu thập thơng tin Đây q trình lâu dài liên tục Chúng ta thu thập thơng tin từ nhiều nguồn Tuy nhiên sau đó, cần lưu ý việc phân loại lưu trữ thông tin Một phương pháp đơn giản cho việc thu thập thơng tin mà ta thực lúc nơi sử dụng giấy bút Chúng ta dùng tờ bìa có kích thước 1/3 tờ A4 ghi mục Khi ta đọc tài liệu, vấn giao tỉếp có nhiều ý tưởng hay ghi vào thẻ Những thơng tin ý tưởng xếp lại cách có trật tự thuyết trình loại bớt cần thiết 1.5 Tập luyện Bước cuối quan trọng thường bị bỏ qua nhất, tập luyện trước thuyết trình Đó hội tốt để ta nắm vững tài liệu, điều chỉnh thời gian, chỉnh sửa nội dung bổ sung chỗ chưa xác thuyết trình “Thao trường đổ mồ hơi, chiến trường bớt đổ máu” Để tập động tác bản, tập trước gương Tuynhiên để tự tin hiệu hơn,ta nên tập luyện trước vài người, nhóm nhỏ, đến tập luyện với điều kiện y hệt ta thuyết trình thật Chúng ta đề nghị đồng nghiệp phê phán, đưa câu hỏi chất vấn yêu cầu họ chỗ cần sửa chữa Q trình khiến ta thu thập thêm nhiều ý kiến, ý tưởng người khác đóng góp, ý tưởng trình tập luyện ta nảy sinh thêm Khi luyện tập bạn nên cố diễn đạt cách thoải mái tự nhiên Giọng nên nói với âm lượng to để tiếng nói truyền xa Học tập khống chế âm lượng để ta thuyết trình điều khiển âm lượng cho phù hợp Chú ý nhấn dừng từ chốt, từ khóa hay nộ dung mang tính thơng điệp nói Ở câu đó, giọng bạn phải nhấn sao? Sắc mặt biểu cảm nào? Mắt quan sát nói? Dùng cử tay hay động tác thể để nhấn mạnh lời nói? Luyện tập bước nhỏ bí thành cơng lớn người thuyết trình Tối ưu đặt Camera ghi hình lại để phân tích điều chỉnh hành vi Q trình tập luyện giúp ta biến động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen Khi tất động tác thành phản xạ tự nhiên ta cần tập trung vào nội dung có thuyết trình sinh động CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH Một cơng trình tồn vững với thời gian nhờ kết cấu Cũng làm từ Cácbon Than bùn siêu rẻ Kim cương siêu đắt Điều chúng có cấu trúc khác Tương tự vậy, thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc bải thuyết trình 2.1 Dàn Dù văn, phát biểu có phần: Mở đầu, Thân Kết luận Tuy nhiên, việc tổ chức thể phần lại vấn đề khác Hẳn chuẩn bị thuyết trình, có câu hỏi đầu như: Làm để có mở sắc nhọn lôi cuốn? Làm để có thân chặt chẽ phù hợp? Làm để có kết luận chắn, dễ nhớ vào lòng người? Cả ba câu hỏi trả lời câu: Hãy thiết kế thuyết trình ta giống “Cái đinh” Chức phần: 2.1.1 Phần mở Phần mở giống Mũi đinh Mũi đinh phải sắc nhọn xuyên qua lớp gỗ Vì phần mở phải sắc xảo để có thể:  Thu hút người nghe  Tạo bầu không khí ban đầu  Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái lắng nghe 2.1.2 Phần thân Phần thân giống Thân đinh Thân đinh cần chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh Như phần thân thuyết trình cần thiết kế phù hợp với trình độ người nghe, thời gian bối cảnh hội trường Một thuyết trình ngắn với khoảng thời gian dài khơng khác lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền Ngược lại thuyết trình dài, nội dung phức tạp khoảng thời gian ngắn khơng khác lấy đinh đóng thuyền đóng guốc Vậy yêu cầu cần có độ dài phù hợp, nội dung phù hợp với người nghe 2.1.3 Phần kết luận Phần kết luận giống Mũ đinh Hai mảnh gỗ khơng thể kết dính chặt chẽ vào đinh khơng có mũ Vậy người nghe khơng thể nhớ nội dung thuyết trình khơng có kết luận Phần kết luận giúp cho thính giả nắm điểm thuyết trình lưu lại ấn tượng diễn giả thuyết trình Khi ta xây dựng dàn bản, điều ta cần làm làm để thể phần cách sắc xảo, thú vị, đầy sức thuyết phục 2.2 Các cách thể phần 2.2.1 Phần mở 2.2.1.1 Tạo ý: “Khi thính giả chưa nghe đứng nói” Rất nhiều diễn giả tự tin hùng hồn bước lên sân khấu với lòng nhiệt huyết chuẩn bị kỹ từ trước kết lại không mong đợi, phần lớn thính giả khơng tập trung, số tò mò thắc mắc Tại lại vậy? Để trở thành nhà thuyết trình chun nghiệp, thành cơng nói gây ấn tượng từ phút bạn phải nắm tâm lý khán giả Bạn đặt câu hỏi: Trong đầu thính giả nghĩ trước ta bắt đầu thuyết trình?( Chuyện gia đình; hai người lâu không gặp lại; vấn đề thời nóng hổi đó…) Thính giả lắng nghe ta chưa? Vội vàng léo nguyên nhân thất bại Vậy, nguyên tắc phải biết “chuyển kênh” cho thính giả Chuyển họ từ trạng thái nói chuyện riêng, nghĩ vấn đề sang trạng thái lắng nghe ta Đây điểm mấu chốt điều khiển đám đơng, ta phải biết đưa tất tâm trí, tình cảm, cảm xúc thính giả thời điểm (trạng thái), chuẩn bị lắng nghe thuyết trình ta Theo nghiên cứu nhà xã hội học có 20 giây đề gây ấn tượng ban đầu cho thính giả hành vi phi ngơn từ có phút để gây ấn tượng với thính giả nội dung nói Thính giả có tiếp tục nghe hay khơng phục thuộc nhiều vào giây phút cách ta thu hút ý họ Đây phần khó khăn thuyết trình vì: “Khơng có hội thứ hai để gây ấn tượng bạn đầu” “Vạn khởi đầu nan” “Đầu xi lọt” Ta tạo ý nhiều cách khác Một số cách phổ biến là:  kmDùng ví dụ, minh họa: Sử dụng đinh để minh hoạ thuyết trình “Cấu trúc thuyết trình”  Kể mẩu chuyện có liên quan đến chủ để  Các câu/ tình gây sốc Diễn giả đưa câu nói tình ngược lại với vấn đề thính giả quan tâm để gây ý  Số thống kê, câu hỏi trích dẫn Hãy thổi hồn vào số khơ khan ta thu hút ý thính giả  Ta nói lên cảm tưởng thân bắt đầu thuyết trình để có đồng cảm thính giả buổi thuyết trình, hội nghị, hội thảo, hội thảo hay buổi họp, khuôn mặt nghiêm túc, nhiên chẳng vấn đề ta thêm chút hài hước, thoải mái Mặt căng thẳng giọng nói căng thẳng, mặt thoải mái tự nhiên giọng nói vui tươi thoải mái 3.2.5 Mắt Mắt biểu nhiều cảm xúc, suy nghĩ khác Trong thuyết trình mắt lại vô quan trọng Theo thống kê, mắt ta thu nhận đến 75% lượng thông tin hàng ngày Quan sát hội trường giúp diễn giả điều tiết nói Vì người nghe giống gương người nói Nếu ta nói căng thẳng, người nghe cảm thấy căng thẳng theo ta, ngược lại Ánh mắt người thuyết trình có ảnh hưởng lớn tới tâm trạng, thái độ thính giả, khích lệ người khác ánh mắt, trấn áp người khác ánh mắt, tạo niềm tin cho thính giả ánh mắt Người thuyết trình đứng trước thính giả gặp nhiều khó khăn việc quan sát thính ánh đèn chiếu lên sân khấu, hội trường, đôi lúc không quan sát thấy ta phải nhìn Ta khơng nhìn rõ thính giả hành vi, thái độ, biểu ta thính giả để ý Người thuyết trình ln phải nhớ nguyên tắc “Ta không quan tâm đến hội trường hội trường khơng quan tâm đến nói ta” Liên tục quan sát hội trường giúp diễn giả điều chỉnh đựợc nói mình, thuyết trình nhìn biểu thính giả ta biết được tâm thính đo lường mức độ thành cơng nói để kịp thời điều chỉnh Thấy mắt thính giả chăm lắng nghe ta biết nội dung nói ta hút người nghe, trường hợp thính giả thất chăm tham gia đặt câu hỏi ta nói kỹ hơn, sâu ý phụ nói mình.Ngược lại, ta nói nội dung cốt lõi nói quan sát thấy thính giả khơng tâm, mắt nhìn chỗ khác bắt đầu nói chuyện riêng cần ta điều chỉnh nội dung nói vấn đề ta đề cập hội trường không hứng thú biết Bài thuyết trình thành cơng đảm bảo ngun tắc “ Nói hội trường cần khơng phải nói có” Trong hội trường cách quan sát hiệu chia hội trường thành nhóm nhỏ phương pháp giúp người nói quan tâm tới thính giả hội trường thính giả có cảm giác quan tâm Mỗi ý ta dừng nhóm người cá nhân 20 Thơng thường với hội trường lớn, khơng thể nhìn hết người được, ta phải chia hội trường thành khu vực nhỏ Trong khu vực nhỏ, ta nhìn người Sau nói hết ý ta chuyển sang nhóm Khi qt lại nhóm, ta nhìn sang người bên cạnh, nhìn hết hội trường Để nhìn hết góc khơng bỏ sót, ta nhìn theo hình chữ M chữ W đây: Đặc biệt ý là, phải quan tâm khắp người hội trường mắt không đảo nhanh Cũng giống giọng nói, dáng điệu, mắt phải có điểm dừng Với ý ta phải dừng mắt lần giống tâm 3.2.6 Tay Ở phần ta biết, lượng thông tin thu nhận qua mắt 75%, qua tai 12% lượng dây thần kinh từ mắt lên não nhiều gấp 25 lần lượng dây thần kinh từ tai lên não.Vì thính giả dễ thuyết phục chăm tới nói ta có nhiều hình ảnh, dẫn chứng cụ thể Con người thường bị thu hút hình ảnh, chuyển động nhiều lời nói, tập tính động vật người phản xạ với hành vi nhanh với lời nói Khi sang đường, ta kêu lên “xe ơi, đừng đâm nhé” xe lao vèo qua mặt Nhưng ta giơ tay lên lái xe biết mà nhường đường cho ta Do đó, muốn thu hút ý thính giả, chuyển động thể ta phải linh hoạt, động Mà thể người, đôi tay nơi linh hoạt Hai dân tộc khác biệt ngôn ngữ, người khiếm thính, khơng nói trao đổi thông tin cử động tay Thế biết bàn tay diễn đạt nhiều động tác đến Nhà thơ Hồng Trung Thơng viết : “Bàn tay ta làm nên tất Có sức người, sỏi đá thành cơm” Tục ngữ xưa có câu: “Giàu hai mắt, khó hai bàn tay” Bàn tay quan trọng thuyết trình, ta thường hay thấy “tay chân thừa thãi”, nhiều người giấu tay vào đâu Đó ta chưa biết cách vung tay cho hợp lý Thực tế ta biết cách vung tay, bàn tay “vũ khí” lợi hại thuyết trình giúp bổ trợ lời nói Hơn bàn tay vung, trọng tâm thể hướng phía trước, dáng ta có xu hướng phía thính giả bày tỏ thân thiện Nguyên tắc thuyết trình giao tiếp phải để tay khoảng từ thắt lưng tới cằm Nếu ta vung tay cao quá, tay che mặt, làm cho âm ta phát không rõ Nếu tay vung thấp quá, người ngồi xa khơng nhìn thấy tay ta Để tay khoảng từ thắt lưng tới cằm ta vung thoải mái nhất, thuận lợi giao tiếp trông tự nhiên Khi tay vung, nhớ vung “trong ra, lên” - có nghĩa đưa tay hướng từ ngoài, hướng từ lên Tưởng tượng giống hệt ta bưng khay bán hàng vậy, nâng niu tôn trọng khách hàng Ta nên 21 ý ln ngửa tay, ngón tay khép lại Lòng bàn tay ngửa bày tỏ mong đợi, thu thập ý kiến, ngược lại hàm ý đè nén, dồn ép thính giả Các ngón tay khép bày tỏ nghiêm túc, ngón tay mở mang lại cảm giác thiếu sinh lực, thiếu nhiệt tình, cảm giác ta vơ vét, cào cấu từ bên ngồi vào Trong trình thuyết trình, ta nên ý liên tục đổi tay tạo khác biệt Vung tay tốt, vung tay chẳng khác chèo thuyền mái Nói hai ý phải vung hai tay khác để người nghe dù không ý cảm nhận rõ ràng hai nội dung hoàn toàn khác Một số điều nên tránh:  Khoanh tay: tạo xa cách, phòng thủ Tâm lý học phân tích người ln có xu hướng tự bảo vệ với tác động xấu bên Trẻ thường xuyên núp sau váy mẹ sợ hãi Lớn lên, hành động “núp” biến đổi thành động tác khoanh tay: tự tạo rào cản cách vơ hình cho Một người khoanh tay nghĩa họ chưa cởi mở, dò xét  Cho tay vào túi quần: Mang lại cảm giác kênh kiệu, thiếu hoà nhập (đàn ông hay mắc phải)  Trỏ tay: Không thích bị trỏ tay vào mặt thuyết trình khơng nên tay vào thính giả  Cầm bút hay que chỉ: Tránh cầm bút tay, bàn tay ta vung linh hoạt tự nhiên Hơn nữa, cầm đồ vật tay ta dễ vung theo đà tay vung Tay phận linh hoạt nhất, thể nhiều thơng điệp vơ hình nhất, động tác tay phải tập kỹ Trong văn hố Á đơng chúng ta, nói vung tay Nếu vung tay nhiều thường bị coi không khiếm tốn, không lễ phép Tuy nhiên ngày hội nhập quốc tế, phải thay đổi cho phù hợp Sử dụng phi ngơn từ tay giúp diễn giả diễn tả cảm xúc nội tâm cách dễ dàng, giúp điều tiết giọng nói sắc nét rõ dàng, gãy ý Với đoạn văn cần nhấn câu, dừng ý ta vung tay dứt khoát.Tay chắn giọng chắn, tay lỏng lẻo giọng lỏng lẻo 3.2.7 Động chạm Động chạm thuyết trình, giao tiếp trực tiếp người nói người nghe chủ yếu thông qua bắt tay Bắt tay bày tỏ thân thiện, nồng nhiệt, qua mối quan hệ hai người gần gũi Thơng thường bắt tay, hai lòng bàn tay nên áp vào nhau, hai ngón đan chéo, bóp vừa đủ mạnh lắc nhẹ Bắt tay phép lịch tối thiểu, thực tế người thuyết trình đơi q ý tới chuẩn bị nội dung nói mà quên bước Có ba thời điểm phải bắt tay làm quen với thính giả:  Trước thuyết trình: Chào, đón tiếp thính giả, làm quen, tranh thủ ủng hộ từ họ - đặc biệt với trường hợp ta thuyết trình với đối tượng lần đầu gặp  Trong thuyết trình: Tiếp tục giao tiếp, giao lưu thắt chặt mối quan hệ, hỏi cảm nhận thính giả để có điều chỉnh thích hợp cho nói 22  Sau thuyết trình: Cảm ơn thính giả lắng nghe, tạo ấn tượng tốt cho họ trước 3.2.8 Di chuyển Trong nghe thuyết trình, nghe nhiều khơng ý chí cảm giác buồn ngủ? Có phải ta mệt mỏi nghe q nhiều kiến thức khơng? Xin thưa Đa số trường hợp mệt mỏi mắt mỏi đầu làm việc nhiều Hãy thử tập trung nhìn vào điểm vòng phút, ta thấy mỏi mắt Nhiều thính giả mệt mỏi chí buồn ngủ khơng phải nói hấp dẫn mà phần thính giả buổi nhìn có điểm khiến mắt mỏi Vậy người thuyết trình trước hội trường khơng nên đứng chỗ Trong thuyết trình, kị đơn điệu, nhàm chán Hãy liên tục di chuyển tạo góc nhìn, góc nghe cho thính giả Nếu ta đứng im chỗ (nhất đằng sau bục), thể tất cứng nhắc, giọng nói đều Cách di chuyển: Đơn giản ta nên di chuyển theo hình tam giác: đảo sang hai cánh hội trường, quan tâm tới góc phải góc trái, lùi lại nói với hội trường, hút hội trường phía mình, tiến lên tạo khoảng cách gần gũi với thính giả Khi di chuyển, tốc độ bước ta giống giọng nói, Bước chân mạnh mẽ giọng nói nhanh mạnh mẽ ngược lại bước chân nhẹ nhàng giọng nói nhẹ nhàng khoan thai.Vậy thuyết trình tốc độ di chuyển không phụ thuộc vào nội dung câu từ hay tính chất đoạn văn mà nhanh hay chậm phụ thuộc vào thính giả.Với hội trường dành cho niên diễn giả cần di chuyển nhanh, mạnh, dứt khoát tạo mạnh mẽ, động nói hội trường có số thính giả cao tuổi khiến thính giả khơng bắt nhịp kịp vói nói Di chuyển hội trường khơng tính từ ta bắt đầu nói hội trường mà ta giới thiệu, hội trường bất đầu chuyển ý tới diễn giả Người thuyết trình tính khoảng bước trước ta lên đến hội trường Đây khoảng cách thính giả bắt đầu tập trung ý đến diễn giả, phải chuẩn bị phong thái, bề để tạo ấn tượng Người thuyết trình giống diễn viên sân khấu: ló mũi giày khỏi cánh gà bắt đầu phải diễn, gót giày sau cánh gà tiếp tục phải diễn Thính giả ý nghĩa ta phải chinh phục 3.2.9 Mùi Mùi hương tác động tới hiệu làm việc não Ở Nhật có cơng ty thử nghiệm vào định cho nhân viên họ ngửi mùi định, kết cho thấy hiệu công việc tăng đáng kể Mùi hương yêu thích làm cho não hưng phấn, làm việc tốt Ngược lại, mùi khó chịu toả từ người khiến những đối tượng giao tiếp đánh giá khơng tốt, chí xa lánh ta Mùi khó chịu hội trường gây tập trung, tạo nên tâm lý khơng thoải mái cho thính giả gây tự tin cho diễn giả xuất trước cơng chúng Với thời tiết nóng nực mùa hè nước ta, mồ hôi dễ làm phát sinh mùi khó chịu thể Thơng thường ta khơng thể nhận biết mùi mình; ngăn ngừa trường hợp Với nữ giới thường dùng nước hoa phải lưu ý chọn mùi hương phù hợp Khi thuyết trình ngửi mùi hương u thích làm ta phấn khích tốt 23 3.2.10 Khoảng cách Trong giao tiếp nói chung thuyết trình nói riêng, khoảng cách ta thính giả thể mối quan tâm, quan hệ Với mối quan hệ khác nhau, người ta có xu hướng chọn khoảng cách khác Trên lý thuyết, khoảng cách quy định sau:  Thân thiện < 1m  Riêng tư < 1.5m  Xã giao < 4m  Công cộng > 4m Nhưng thực tế, khoảng cách định lượng chủ yếu dựa bắt tay Trong quan hệ xã giao, hai người đứng cách xa vừa đủ tầm tay bắt Khoảng cách mang lại không gian vừa đủ cho người đứng thoải mái, vung tay không chạm phải nhau, người thứ ba qua hai người Còn ta đứng nói nơi cơng cộng, tuỳ thuộc vào đám đơng mà ta chọn cho khoảng cách phù hợp Đám đông lớn, ta phải đứng cách xa để bao quát hết hội trường Một nguyên tắc chung ta phải đứng trung tâm hội trường, nơi mà tất người nhìn thấy bạn, đồng thời nơi gần gũi với thính giả mà ta Hãy ln cố gắng rút ngắn khoảng cách ta thính giả Trong trường hợp với hội trường dài, có thể, trình thuyết trình nên di chuyển sâu vào hội trường, quan tâm tới người đằng sau Càng đứng gần thính giả, ta có khả ảnh hưởng tới họ nhiều Tuy nhiên khoảng cách gần mà ta tạo nên trường hợp thính giả ngồi ta đứng khoảng từ 1,2 1,5 mét Khoảng cách cho phép tầm mắt ta người đối diện ngang nhau; họ khơng phải ngước lên nhìn bạn Nếu ta thấp, di chuyển lại gần ngược lại Tóm lại, thể giống nhạc cụ Để nhạc cụ phát âm hay, phận đàn phải rung lên, phải ngân nga hồ nhịp Muốn nói hay phải nói người, nói tổng lực: nét mặt nói, dáng nói, trang phục nói, tay nói, đường gân thớ thịt nói Trong triết tự tiếng Trung Hoa, chữ “Chí” cấu thành từ chữ “Tâm” dưới, chữ “Sỹ” Có nghĩa là, thuyết trình muốn thay đổi ý chí người nghe “Tâm” tảng, sở thay đổi đến “Trí” người nghe Nói người, lúc nhiệt tình, lúc tổng lực, đam mê bí thành cơng thuyết trình Chữ Chí 24 4.1 KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI TRONG THUYẾT TRÌNH Câu hỏi đóng + + 4.2 Câu hỏi mở + + + 4.3 + + + Câu hỏi dùng để chuyển sang vấn đề khác cho phù hợp kế hoạch vấn đề thảo luận ngã ngũ Tuy nhiên vấn đề chưa ngã ngũ câu hỏi loại dễ tạo nghi ngờ làm đối tác cụt hứng Vì cần phải khéo léo, tế nhị, làm mờ ẩn ý câu hỏi Câu hỏi hùng biện + + + 4.7 Câu hỏi thăm dò khơng nhằm mục đích lấy thơng tin cho thảo luận Câu hỏi loại áp dụng ta muốn đưa định chưa rõ ý đồ đối tác đối tác cảm thấy ngại đưa ý kiến họ cần phải thăm dò, tiên đốn quan điểm đối tác Câu hỏi để chuyển chủ đề + 4.6 Câu hỏi gián tiếp đề cập gián tiếp vấn đề tạo khơng khí hữu nghị mà có thơng tin từ phía đối tác Câu hỏi loại sử dụng không muốn đề cập trực tiếp vấn đề Ví dụ: Thay “Anh có ý kiến định này?” “Theo anh, chị B có hạn chế gì?” Câu hỏi thăm dò + + 4.5 Là câu hỏi mà nhận từ người trả lời giải thích phát triển thêm Câu hỏi mở tạo cảm giác cho đối tác có quyền chủ động Tuy nhiên ta lạm dụng tạo cho đối tác có cảm giác bị hỏi cung Câu hỏi loại sử dụng bắt đầu thảo luận vấn đề cụ thể cần khai thác thêm ý kiến đối tác Câu hỏi gián tiếp + 4.4 Là câu hỏi mà nhận câu trả lời là: Có khơng Câu hỏi loại dễ gây đột ngột Nên sử dụng cần khẳng định cần thu hẹp vấn đề Chỉ sử dụng thảo luận tương đối đầy đủ Câu hỏi loại dùng để thảo sát sâu hơn, pha lỗng vấn đề Mục đích để: gợi vấn đề mới; Chỉ vấn đề chưa giải quyết; Duy trì ủng hộ thành viên đối tác; Lưu ý: đặt câu hỏi phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu Câu hỏi để suy nghĩ + Câu hỏi loại đưa buộc đối tác phải cân nhắc suy nghĩ 25 + + 4.8 Mục đích giúp đối tác cải chính, bổ sung vấn đề nêu xây dựng khơng khí thân thiện Lưu ý: Cần nhắc lại phần ý kiến phát biểu Những ý đặt câu hỏi + + + Hạn chế dùng câu hỏi hướng dẫn (mớm cung) Một số câu hỏi kiêng kỵ xâm phạm đến đời tư Không đặt nhiều câu hỏi, nhiều nội dung lúc 26 5.1 KỸ NĂNG LẬP LUẬN Lập luận hùng biện Phương pháp bản: Trực tiếp đưa kiện, số liệu làm sở kết hợp phân tích nội dung chiều hướng + Phương pháp vạch mâu thuẫn: Chỉ rõ mâu thuẫn đối tác, khơng bỏ sót Tuy nhiên phương pháp mang tính chất phòng ngự + Phương pháp rút kết luận: Từ lập luận xác, riêng rẽ, phần, đưa kết luận - Chú ý ngun nhân giả tạo, bề ngồi, hình thức - Sử dụng đối tác kết luận phần, không kết luận + Phương pháp so sánh : Dạng đặc biệt phương pháp rút kết luận - Đưa so sánh so sánh phải đồng chất - Khi đối tác so sánh ta phải chứng minh tính khơng chắn họ tìm mặt trái so sánh mà họ chưa nói đến - Phương pháp “Vâng nhưng”: Đầu tiên đồng ý phần đúng, sau xốy vào phần sai Nếu đối tác sử dụng phương pháp phải bác bỏ luận họ + Phương pháp chia cắt (chia để trị): Chia ý kiến đối tác thành phần: - Đúng; phải bàn thêm; sai hoàn toàn - Tập trung vào điểm yếu mà bác bỏ - Đây cách thường áp dụng nhiều + Phương pháp “gậy ông lại đập lưng ông”: Sử dụng vũ khí đối tác để chống lại họ Phương pháp khơng có hiệu chứng minh, có tác động đặc biệt + Phương pháp coi thường: Khi khơng bác bỏ được, coi thường, làm giảm nhẹ giá trị, ý nghĩa ý kiến + Phương pháp chiếm ưu thế: Căn vào nhu cầu ta mà thay đổi trọng tâm + Phương pháp dẫn dắt: Chủ động sửa đổi chất vấn đề + Phương pháp đặt câu hỏi: Đây dạng đặc biệt lập luận ta chủ động đặt câu hỏi, theo tốc độ, trình tự Các câu hỏi phải ngắn gọn, xác, dễ hiểu không nên đặt hết câu hỏi, mà phải bí mật bất ngờ + Phương pháp ủng hộ hình thức: Đưa lý lẽ, luận biện hộ, bào chữa cho quan điểm đối tác sau phản công, đưa lý lẽ, luận bác bỏ - Ví dụ: “ anh qn tơi giúp anh dẫn chứng khơng giúp ích ” - Đối tác cảm giác ta nghiên cứu kỹ vấn đề họ ta cần phải chuẩn bị kỹ, công phu - Nếu hấp tấp đồng ý, ta hối hận lâu dài 5.2 Lập luận tự biện + Nghệ thuật phóng đại: Khái quát phóng đại, rút kết luận vội vàng VD: Tất kỹ thuật đơn + Nghệ thuật hài hước: Dùng nhận xét thông minh, sắc sảo, câu chuyện hài hước để phá lập luận Nên ăn miếng trả miếng, tự cười mình, sau chuyển sang thực chất vấn đề + Nghệ thuật dựa vào uy tín dùng người thứ 3: Trích dẫn, lời nói, ý kiến, tác phẩm tiếng nêu gương hay lấy người thứ làm minh họa + 27 Nghệ thuật làm uy tín đối tác: Nếu không bác bỏ lập luận, làm uy tín Như cầu thủ phạm luật để chiếm ưu + Nghệ thuật cách ly: Tách câu, cắt xén phát biểu, xếp thành phần để chúng mâu thuẫn + Nghệ thuật chuyển hướng: Đối tác không công vào luận ta mà chuyển sang vấn đề khác không liên quan - Muốn tránh điểm nóng, để ta ý đến điều khác - Cần cảnh giác,kịp thời ngăn ngừa + Nghệ thuật lấn át: Là dạng chuyển hướng - Họ không chuyển sang vấn đề cụ thể nào, mà phóng đại vấn đề phụ, thứ yếu từ ý kiến ta - Bỏ qua không ý đến số điểm khác - Cảnh giác, phải lấn át để lái theo hướng - Tấn cơng cần phải biết nhượng lúc Đối tác không hài lòng thơng báo định mà khơng có đàm phán Khi đàm phán bắt đầu, sau vòng giới thiệu, phải đoán vấn đề ưu tiên đối tác Bằng cách đặt câu hỏi, vấn dần bí mật mục tiêu Nhưng khơng nên lật hết quân trước đối tác Điều quan trọng giữ công Một điều quan trọng biết nóng lạnh lúc Chúng ta phải chiếm lĩnh sức mạnh đối tác cách đe dọa dụ dỗ từ từ + Nghệ thuật lừa phỉnh: Dựa vào thông tin nửa hư, nửa thực, vơ tình - Họ dẫn đàm phán theo chủ đề định, dễ gây vãi lộn, vấn đề xáo trộn - Nên dùng kính “hiển vi” để soi ý kiến họ, bắt đầu bình tĩnh đàm phán + Nghệ thuật trì hỗn: Sử dụng câu nói vơ nghĩa đặt nhiều câu hỏi yêu cầu giải thích để gây cản trở, kéo dài tranh thủ thời gian suy nghĩ Không nên ngạc nhiên đối tác dùng nghệ thuật trì hỗn để đủ thời gian tìm lý lẽ bác bỏ + Nghệ thuật khiếu nại: Đây dạng đặc biệt lấn át - Đối tác phát biểu để muốn tạo thông cảm - Bằng tác động tìm cảm, tránh vấn đề phức tạp - Cần hướng vào công việc cụ thể + Nghệ thuật xuyên tạc: Đối tác xuyên tạc ý kiến ta / chuyển trọng tâm Những kẻ mị dân, bị dồn nén thường sử dụng, ta cần kiên lên án + Nghệ thuật đặt câu hỏi bẫy: Dựa vào tập hợp tiền đề dùng để ám thị Tuy nhiên sử dụng tiền đề trường hợp Có nhóm câu hỏi chính: - Câu hỏi nhắc lại - Câu hỏi sách nhiễu bắt buộc - Câu hỏi lựa chọn - Câu hỏi phản công 5.3 Chiến thuật lập luận + Sự kết hợp: Khéo léo, hợp lơ-gíc kỹ thuật để phù hợp với đàm phán - Khi sử dụng luận ta không nên sử dụng hết mà cần thiết cân nhắc nên / không nên + 28 Khi lựa chọn kỹ thuật ta nên lưu ý tùy theo đặc điểm tâm lý đối tác để lựa chọn vận dụng chiến thuật lập luận khác Tránh căng thẳng lập luận: - Trong đàm phán nên tránh căng thẳng, mâu thuẫn không cần thiết Tuy nhiên triệt tiêu mâu thuẫn mà phải đối mặt để tìm giải pháp - Nếu mâu thuẫn căng thẳng xảy nên:  Xem xét điều gay cấn vào giai đoạn đầu cuối đàm phán  Gặp riêng cá nhân  Bố trí giải lao, để làm nguội căng thẳng - Ta không nên quên nguyên tắc Antoine Riboud, “Hãy làm cho người ta cười dù người ta cảm giác tin cậy hay ngược lại làm cho người ta bối rối” Kích thích ham muốn: Ban đầu nêu tình hình, tình trạng, trọng tâm khả xấu Sau sở kích thích hứng thú, nêu giải pháp ưu điểm Lập luận hai chiều: Đó ưu điểm, nhược điểm giải pháp Phương pháp tác động mạnh đối tác có quan điểm trái ngược Đối tác trình độ thấp, sử dụng chiều Một số lưu đặc biệt: Chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo Tìm hiểu kỹ tôn trọng đối tác Thái độ mức, tránh gò ép, áp đặt Lơ-gíc q trình lập luận thể chặt chẽ Đưa kết luận lơ-gíc “Những kết luận vội vàng kết tư chậm chạp” lời khuyên lập luận - Thuật ngữ rõ ràng, xác, đơn giản, có tính thuyết phục, tránh vòng vo - Phương pháp nhịp độ phù hợp đặc điểm, khí chất đối tác - Đúng mức, tế nhị, lắng nghe tơn trọng - Trình bày, chứng minh trực quan, rút két luận - Thái độ tự tin, tốc độ vừa phải - + + + + + 29 KỸ NĂNG VƠ HIỆU HĨA Ý KIẾN ĐỐI TÁC 6.1 Trường hợp áp dụng + Luận cứ, số liệu, sở, không phù hợp + Do đuối lý nên đối tác chống đối tự nhiên + Thử khả hiểu biết ta + Chưa hiểu kỹ đối tác nên lập luận chưa phù hợp + Đủ chứng chứng minh trực quan điểm sai 6.2 Chiến thuật vơ hiệu hóa + Bình tĩnh, tơn trọng, khơng phản ứng thô bạo + Xác định nội dung nguyên nhân phê bình + Phê bình hợp lý phải thừa nhận + Trả lời ngắn gọn, súc tích, thẳng vào nội dung + Kiểm soát phản ứng kỹ nghe hỏi + Lựa chọn phương pháp vơ hiệu hóa thực 6.3 Các bước thực + Xác định vấn đề cần phản đối + Xác định ngun nhân phản đối + Phân tích tìm lời phản đối + Lựa chọn phương pháp vô hiệu hóa + Lựa chọn chiến thuật vơ hiệu hóa + Tiến hành vơ hiệu hóa kết hợp lập luận bác bỏ 6.4 Các phương pháp vơ hiệu hóa + Phương pháp phòng vệ: - Chuẩn bị ý kiến chặt chẽ lơ-gíc, khơng có kẽ hở - Áp dụng có đầy đủ chứng, dẫn chứng + Đồng ý trước, phản đối sau: - Tiếp thu phê bình phản đối đối tác - Sau giải thích nhấn mạnh lại ưu điểm lợi ích - Chỉ dùng hoàn toàn tin tưởng vào ý kiến đưa + Sử dụng câu tương đương: - Khi nghe phê bình, nhắc lại câu tương đương - Sau tìm câu trả lời, làm giải nhẹ căng thẳng - Dùng đối tác trích gay gắt + Phương pháp chuyên gia: - Sử dụng ý kiến, kinh nghiệm chuyên gia - Phải lựa chọn chun gia có uy tín + Đồng ý có điều kiện: - Chấp nhận đối tác kèm số điều có lợi - Khi thống nhất, gặp phản đối gay gắt mà khơng thể vơ hiệu hóa hồn tồn Người thành cơng ln nhân hội khó khăn Kẻ thất bại nhìn thấy khó khăn hội 30 7.1 CÁC KHÂU CHUẨN BỊ TRƯỚC BUỔI THUYẾT TRÌNH Mời người tham dự Đầu tiên chọn người tham dự: Họ làm việc nào, chi phí thời gian cho việc lại, có phải đổi lịch số nhân vật quan trọng không tham dự được? Đối với người tham dự cần đánh giá mức độ đóng góp, thơng tin chia sẻ, việc đưa lời khuyên, chuyên môn họ có ích gì, hỗ trợ triển khai hoạt động? Thông báo với người tham dự về:  Ngày, giờ, địa điểm, mục đích buổi thuyết trình, hội nghị, hội thảo, hội thảo  Các ý kiến cần đóng góp tham gia xây dựng buổi thuyết trình, hội nghị, hội thảo, hội thảo  Chương trình buổi thuyết trình, hội nghị, hội thảo, hội thảo  Những phương tiện sẵn có (OHP, LCD, ) 7.2 Chuẩn bị chương trình Cần biên soạn chương trình với lưu ý sau: tránh thời gian có hiệu suất thấp (lúc căng thẳng, không hợp lý, ), văn phong cần ngắn gọn đơn giản Khi xếp cấu trúc chương trình người điều hành cần nhớ:  Chi tiết ngày, giờ, địa điểm  Mục đích buổi thuyết trình, hội nghị, hội thảo phải cụ thể  Người tham dự biết phải làm  Thời gian cho phần thứ tự ưu tiên  Thời gian phân bổ rộng rãi cho phần Trong phân bổ chương trình người chủ trì cần lưu ý:  Xác định vấn đề cần đưa buổi thuyết trình, hội nghị, hội thảo  Gửi thảo chương trình để lấy ý kiến  Điều chỉnh chương trình gửi lại  u cầu sửa thơng qua chương trình Nếu người biên soạn chương trình khơng phải người điều hành có thay đổi phải thơng báo cho người điều hành biết 7.3 Chọn địa điểm Khi chọn địa điểm cho, buổi thuyết trình, hội nghị, hội thảo, cần đánh giá yêu cầu thực tế để qua đưa lựa chọn phù hợp Những điểm cần lưu ý lựa chọn địa điểm:  Tại chỗ hay bên ngồi  Mơi trường xung quanh  Kích thước, vị trí phòng họp 31  Kiểm tra chất lượng âm  Kiểm tra chất lượng thiết bị hỗ trợ Nếu địa điểm xa cần:  Đến trước để kiểm tra  Hướng dẫn chi tiết đường cho người tham gia  Bố trí biển dẫn 7.4 Chuẩn bị thiết bị Những thiết bị thường dùng buổi hội thảo:  Máy chiếu đa (LCD)  Đèn chiếu (Overhead Projector)  Trang chiếu (Transparency)  Máy vi tính  Máy quay phim, Tivi, VCD, hình  Hệ thống âm  Dây dẫn, phích chuyển  Bảng kẹp giấy (Flipchart)  Bảng trắng, bảng mềm  Bút viết, giấy A0, A4, thẻ màu  Bàn, ghế 7.5 Các kỹ thuật công cụ trực quan 7.5.1 Các công cụ phương tiện  Sử sụng máy chiếu  Chuẩn bị trang chiếu  Sử dụng bảng kẹp giấy  Các phương tiện trực quan khác (video, tranh ảnh ) 7.5.2 Những yếu tố cần thiết giáo cụ trực quan  Lập kế hoạch sử dụng công cụ trực quan  Giới hạn số lượng công cụ trực quan  Không hồn tồn dựa vào cơng cụ trực quan  Phải đơn giản dễ hiểu  Phải ngắn gọn súc tích  Phải nhấn mạnh đến điểm quan trọng  Phải cỡ chữ nhìn thấy rõ  Phải thú vị  Phải màu, khoảng cách,  Phải đảm bảo chúng dễ nhìn 7.5.3 Hướng dẫn sử dụng máy chiếu LCD  Nối vào máy tính trước khởi động máy tính  Kiểm tra dây dẫn độ nét, hình ảnh trước  Nên đứng phía trước bên cạnh máy chiếu  Bấm chuột phím để chuyển trang  Dùng điều khiển từ xa  di chuyển linh động  Tắt nguồn sau quạt tắt 32 7.5.4 Hướng dẫn sử dụng máy đèn chiếu OHP  Kiểm tra độ nét hình ảnh hình trước trình bày  Sắp xếp trang chiếu theo thứ tự  Đặt trang chiếu ngắn máy  Khi đặt trang chiếu lên máy, nhớ đặt chiều để ta đọc nhìn xuống phía người tham dự  Che bớt phần không cần thiết trang chiếu  Tắt đèn chiếu thay đổi phim, đừng để máy thời gian chờ đợi  Để nguội đèn chiếu trước dịch chuyển máy 7.5.5 Lưu ý dùng LCD OHP  Hãy thử thao tác với máy đèn chiếu trước sử dụng  Hãy nói với nhóm thính giả, khơng phải nói với hình, bảng giấy trang chiếu Đứng quay mặt phía thính giả Nên nhớ ln trì trao đổi mắt với thính giả  Dùng bút trang chiếu cần điểm chi tiết  Tắt đèn chiếu nói vấn đề khơng liên quan đến chiếu hình 7.5.6 Hướng dẫn chuẩn bị trang chiếu  Chỉ sử dụng từ  Dễ hiểu  Tối đa dòng / trang  Mỗi ý nên thể dòng  Trình bày đơn giản  Sử dụng màu sắc trang chiếu để hấp dẫn 7.5.7 Bảng kẹp giấy  Nên chuẩn bị trước phần  Viết chữ to  Viết nhanh  Dùng bút viết màu đen, nét to  Điều không nên làm:  Viết từ  Đứng chắn trước bảng kẹp giấy 7.5.8 Phim băng hình   Ưu điểm Làm cho thuyết trình sinh động Thính giả học thơng qua việc quan sát diễn hình so sánh chúng với thuyết trình điểm gợi ý diễn giả      Nhược điểm Đây phương tiện đắt tiền Khó khăn việc tìm kiếm băng hình dùng cho cơng tác đào tạo tốt Cần có phòng học cố định thích hợp Có thể tốn nhiều thời gian Để Thính giả hiểu thấu đáo 33    Kết hợp âm hình ảnh Có thể thường xun cho Thính giả xem tiếp xem ngược lại thấy cần thiết Ngoài ra, với máy quay camera, cung cấp phản hồi trực tiếp tới thành viên nhóm thuyết trình, cần phải có hướng dẫn, giải thích vài tài liệu in bổ sung 34