Mẹo và thủ thuật excel

ĐOÀN KHẮC ĐỘ MẸO VÀ THỦ THUẬT EXCEL Biết mẹo thủ thuật Excel giúp bạn làm việc với Excel cách hiệu Những kiến thức trình bày sách rút từ kinh nghiệm làm việc từ nhiều nguồn tài liệu quý báu Bạn thấy thú vị ích lợi đọc sách KỸ NĂNG THAO TÁC ♦ ĐÁNH số THỨ Tự Để đánh sô" thứ tự, dùng chức A utill nhanh Có hai cách làm C c h 1: Nhập sô" bắt đầu vào ô Nhập số^ vào ô liền kề (cùng cột hàng) Chọn hai ô vừa nhập sô" liệu, rà trỏ chuột vào dấu fill handle (dấu vng nhỏ góc phải vùng chọn, xem hình 1), trỏ chuột biến thành dấu cộng (xem hình 2), nhấp giữ chuột rê đến ci Hình Dấu fill handle Hình Trỏ chuột biến thành dấu cộng Lưu ý: Hiệu sô" thứ hai số^ thứ bước nhảy dãy sô" thứ tự Nếu bước nhảy tạo dãy sơ'’ liên tục Nếu bước nhảy tạo dãy s ô " 5, 7, 9, (sô" lẻ) 6, 8, 10, (sô" chẵn) tùy theo số bắt đầu lẻ hay chẵn C ách 2: Nếu đánh số thứ tự liên tục dùng cách nhanh Nhập số bắt đầu vào ô Đưa trỏ chuột vào dấu fill handle, giữ phím C trl rê chuột dến cuối Lưu ý: Cũng dùng chức Autofìll để điền nhanh ngày/tháng/nám vào ô ♦ ĐÁNH SỐ VỚI LỆNH FILL > SERIES Ngoài chức Autofĩll, dùng lệnh Fill > S eries để đánh số thứ tự Cách làm: Nhập số bắt đầu vào ô chọn ô Chọn E dit > Fill > S eries, xuất hộp thoại Series S&ìes in Rows ♦k Colưmns Type • Linear Gfowth Dôte Autogll Xrend ẫtepVôloe: s t o p Vdlue; OK 10 Cancel Hình Hộp thoại Series phần S eries in, chọn Rows muôn thực dòng, chọn Colum ns thưc hiên cột Gõ trị bước nhảy vào hộp Step valu e (trị âm bước nhảy giảm; trị dương bước nhảy tàng) Gõ trị k ết thúc vào hộp Stop value Cuố*i nhấp OK ♦ SAO CHÉP NHANH DỮ LIỆU Để chép nhanh liệu ô đến ô khác hàng hay cột, cần kéo dấu íĩll handle (dấu vng góc phải vùng chọn) dến cl xong C ách làm : Chọn ô chứa liệu muôn chép, nhấp giữ chuột dấu fill handle rê theo hướng dọc hay ngang đến ô cuối nhả chuột * Hình Sao chép A1 đến D1 Ị A A Microsoft Exce B :2 Q 14 15 I6 i i Ị i í ■+ Hình Sao chép A1 đến A7 ♦ SAO CHÉP SHEET Khi muốn sử dụng nội dung sheet cho workbook khác, bạn dùng lệnh chép sheet mà khơng cần phải tạo lại Cách m : Mở workbook nguồn (workbook chứa sheet muôn chép) workbook đích (vvorkbook chép đến) Trên workbook nguồn, nhấp phải chuột vào sheet muôn chép, chọn Move or Copy -m 21 22 23 24 25 26 27 28 Ịnsert Delete Rename ÈlpveorCopy.M [ \ 5elect All Sheets Tab Cũlor ViewCode 31 IU Ẳ K noiii z RTiơr Hình Chọn Move or Copy o ci 10 Hộp thoại Move or Copy xuât (hình 7) Trong khung To book, chọn íĩle đích, khung Before sh eet, chọn vị trí sheet chép đến Tiếp theo đánh dâu chọn mục Create a copy (nếu di chuyển sheet khơng chọn mục này) Cl nhấp OK M ove o r C o p y Move selected s h ^ ts To boolc Before sheet: SheeU Sheet2 (move to end) p * Creatc a copy OK ] Cancel Hình Hộp thoại Move or Copy ♦ CỐ ĐỊNH HÀNG, CỘT Với bảng tính lớn chiếm nhiều trang hình, bạn nên cố định tiêu đề hàng tiêu đề cột, hay hai để chúng ln ln nhìn thấy dù có cuộn bảng tính đến đâu Điều giúp bạn làm việc với bảng tính dễ dàng Để dễ hình dung, bạn thực hành trê n bảng tính hình 11 Chọn thẻ N um ber Trong khung C ategory, chọn mục Custom Xóa n ộ i dung khung Type gõ vào “0,” (sô' dấu phẩy) Cuối nhấp OK Xem hình 110 Lưu ý: Đế hiển thị lại số không hàng ngàn, chọn lại khố^i định dạng Sau nhấn Ctrl+1, hộp thoại Format Cells xuất Kiểu định dạng chọn sẵn, việc nhấp nút D elete xong Sau nhấp OK Xem hình 110 F9rrTMl Celii Numbo A k /y iirrit Ị fo r t I ] PaciorH p>r>mtia^ ‘ a v ỵ ry Ivp*' ' ,ị’ t n i n v _ j ị ' J $ t i K ' I J I ưli — " '' I* r.rfi ■ T'C* (ỉ« 'Uiibet ^(Xtnai Laje UMIJ v a pcwr« J st« lriỉ C»k H Hỉnh 110 Nhấp nút Delete để xóa 117 ♦ TẮT BIỂU TƯỢNG PASTE OPTIONS Mỗi thực lệnh dán (Paste), biểu tượng Paste Options xuất cho phép chọn lựa tùy chọn lệnh dán \ Paste Options Hinh 111- Biểu tưỢng Paste Options Nếu không cần dùng biểu tượng này, nhấn phím Esc để tắ t tạm thời Để tắ t hẳn khơng cho xuất nữa, thực bước sau: Chọn Tools > Options, xuất hộp thoại Options Chọn thẻ Edỉt Nhấp tắ t dấu kiểm Show Paste Options buttons Sau nhấp OK 118 O p lie n CdD'I Veernabony kt c«l p ùiten d f ỉt fo m atí m d farm iaỉ p* A low cel{^ag«nddop F Cn«ỉ]le ẠAvnHe percerị eritry r Aht t«foiờovtmrtinỊ Câk p SpeAng I7 sh n w yơv» í«lecboo aftef Enter Oreetw>: rBtaníK h tg B Iníẽrt o p tũ v butỉõrsỊ | |» í f r * Fì£ed ịetìmd ỈỊaces: [2 ! F Cut, copy, and ỉort G bịeaỉ MỚI c«lỉ p* Aỉk ( J3d«te automatc knb p Provide fe«(i>ddi )Ntth AQTiaten p CnaUe Auto^ono(ot« ícr cel vaIỉ Crxel Hlnh 114 Tắt dấu kiểm Show Insert Options buttons Chọn thẻ Edit Nhâp tắt dấu kiểm Show Insert Options buttons Sau nhâp OK 120 ♦ TẮT HỘP CẢNH BÁO KHI GHI ĐÈ LÊN Ô Theo mặc định, kéo thả vào có liệu (gọi ghi đè), Excel đưa hộp thoại cảnh báo hình 115 Nhấp OK để chấp nhận ghi đè, khơng nhấp Cancel M iqrosoft Excel Oo yoo W írt to reptace tììe co n ten ts of th a d estn atio n cels’ ! ~ ỎK ! C ancd Hình 115 Hộp thoại cảnh báo Tuy nhiên, cảnh báo khơng Cần thiết, bạn khơng cho xuất nừa C ách làm ; Chọn Tools > O ptions, xuất hộp thoại Options Chọn thẻ E dit Nhấp tắ t dấu kiểm A le rt b efo re o v e rw ritin g cells Sau nhấp OK 121 O p tio n t Càu V«OT I I J C tlo ia tc n I E tn r G c re iil ] fà t I S f« * x T t« n ftd n I I CuttO TiU it* I C h írt SM ingỉ - p t/9 rMts «nd fcrm uU » p A low c4^«2ânj_2SỈL ^^^ ^ » ẽ 'o ỹ g ^ iH ìy ^t3 ? & p Cnabte«uQMMHcpe>ct((Vry ĩ~ 5howP«»« íteM MtoTK p t^0v* seỈK tien « r t « O ìtCf P í* e w n ; ịC o « ^ p S Ịt» « InM rt ộpbCTK b u m x « Ịĩ ^ Cut, ccpy, ^ * A ( « I p l a u o to m a b c p P r o M d e f e « d M c k n C h ứTỊÊiB^m R C n il4» A u lo C » > vM « (e> c « f ytầm c* Hình 116 Tắt dấu kiểm Alert betore overwriting cells ♦ TẮT CHỨC NĂNG AUTCXĩOMPLETE FOR CELL VALUES Khi nhập liệu, bạn thường gặp trường hợp “tự động điền trị” Ví dụ, trước bạn nhập cụm từ “Tin học”; ô khác, bạn nhập chữ T, Excel tự động chèn cụm từ “Tin học”, chấp nhận nhấn E n ter, khơng tiếp tục nhập liệu Sở dĩ có trường hợp chức Autocomplete for cell values Chức 122 có lợi giúp điền nhanh cụm từ nhập Tuy nhiên không cần thiết, bạn tắt C ách làm : Chọn Tools > O ptions, xuất hộp thoại Options p tio n t Cdúr vteM I lrt«TMbor^ C«lcUaaon ^ I Erroi ChKMno Ị G en eral I TrarttUon I sp tln g I C u s t« n L tỉ Seorty I SettnQỈ R ikKữỲ p A lovi c el 4nd op p ( ^ t« b c O o n a í t e r E n ỉe r r~ ^totbe^oie overv»tnqíeh p Lxteniỉ ^ R EnaUe au o m su c Pflrc«nt en tiy renn atỉ «nd fc r riK i« l~ Patt« { * m buttons w SỊịom tn i« t Cụbcoi butteris D|r«ct«n ĩ~ F»íeddeand P to e e i: w Cut, copy, and Mrt Qbiecti MỈti c o lỉ p A k t0 ỉfK lH e òutom aiicM ỉ p Provtle íe e d x d t ArỂn>abon ÀiÃọ^ỊáicMt f a ^ vÃà«t vìtl c«x«^ Hình 117 Tắt dấu kiểm Enable A utoC om plete for cell values Chọn thẻ Edit Nhấp tắ t dâu kiểm E n ab le A utoC om plete for values Sau nhấp OK cell 123 ♦ ẨN CÁC GIÁ TRỊ ZERO (0) Nếu không muôn hiển thị kết zero (0) bảng tính, bạn ẩn chúng Cách làm; Mở bảng tính cần thiết Chọn Tools > Options, xuất hộp thoại Options Vww '^1 I lrt» r» â b e n íí I a v ti I EíKK C h e c lir í I I ẼA I ŨMNKd I I I Ci.Mui>L»t$ S e c > í« y Ị Chait Shww C onvnenlỉ c " ỉ^ o o e í* C í í i n i i í í y r« < « í0 » or>y Ct>»c*s < • S » P JW « ^ r " C o ir n ie n t n e k c « t 0f - f~ r t ộ e « w*»dowc(*wíw * ĩ~ (7 Rưm6 C ú k m i ( Hc«u;ar«t p f7 Omhg -m ooi* p ^ ' Caaial Hình 118 Tắt dấu kiểm Zero values Chọn thẻ View Trong phần Window options, nhấp tắ t dấu kiểm Zero values Sau nhấp OK 124 MỤC LỤC KỸ NĂNG THAO TÁC ❖ Đ ánh số thứ tự Đánh số với lệnh Fill > S e rie s ❖ Sao ch é p nhanh liệu ❖ Sao chép Sheet C ố định hàng, c ộ t 11 ❖ ❖ ❖ Chọn nhanh khối ò lệnh G o To 15 Tự động chọn ô chứa công thức 16 C họn ỏ chứa liệu s ố 18 Dán phần trị lệnh Paste Special -.20 ❖ ❖ D án lệnh P aste L i n k 22 ❖ Lệnh Paste Picture L in k 25 ❖ Tạo siêu liên kết đến sheet 25 ❖ T o siêu liên kết đến file .29 ❖ T o siêu liên kết đến m ột vù n g Dán lệnh Paste P ic tu re .23 bảng tính ❖ 30 Gỡ bỏ siêu liên k ế t 31 125 TÍNH NĂNG BẢO VỆ Giấu hàng 32 Giấu c ộ t 32 Hiển thị lại h n g /c ộ t 33 Không cho thêm hàng, c ộ t 34 Giấu s h e e t 36 Hiển thị lại sheet giấu 36 Bảo vệ sheet mật k h ẩ u 37 G bỏ mật bảo vệ s h e e t .40 Khóa workbook mật 41 C hỉ cho phép mỏ xem w o rkb o o k 42 Thay đổi, gỡ bỏ m ật k h ẩ u 44 Giấu l i ệ u 45 Hiển thị liệu d ấ u 46 Khóa cịng thứ c 47 Gỡ bỏ mật bảo vệ c ô n g thứ c 50 KỸ NĂNG ĐỊNH DẠNG * » ❖ Lặp lại hàng c ủ a bảng tính trê n trang 51 ❖ 126 T rô n nhiều ô thành m ô t ô 52 Canh liệu nằm ô 54 Canh bảng tính nằm trang giấy 56 Xoay liệu ỏ .57 Kẻ đường chéo ô 59 C huyển cộ t th n h hàng 61 Định dạng ch ỉ số, s ố m ũ 63 Định dạng liệu s ố 64 Định dạng liệu N g y /T h n g /N ă m 69 Định dạng kiểu tiền tệ V N D 70 LÀM VIỆC VỚI CỐNG THỨC Xem thông tin h m 74 Hiển thị nhanh cú p h p h m 75 Tính nhanh với phép tốn đơn giản 75 Cộng, trừ, nhân, chia trực tiếp ò 76 Sao ch é p cõng thức 79 Tự động ch é p c ô n g thức 82 D ùng cô n g thức m ả n g 84 Nối liệu cá c ô 86 B iên soạn sử d ụ n g hàm 88 127 GIÀI QUYẾT NHỮNG c ố THƯỜNG GẶP >:• File m ỏ trước khơng xuất trê n T a s k b a r 95 T h a n h chứa tên sh e e t khôn g hiển thị 97 Thanh công thức không hiển thị 98 >:♦ Đ ng kẻ ô k h ô n g h iể n t h ị 99 > H n g c h ỉ m ụ c c ộ t c h ỉ m ụ c khòn g h iể n t h ị 100 H ộ p định vị sa n g ô b ê n p h ả i n h ấ n E n t e r 101 H ộ p định vị n h ả y s a n g p h ả i m ộ t trang m n hình n h ấ n phím T a b .102 T é n c c c ộ t đ ổ i th n h s ố 104 K h ô n g c ậ p n h ậ t k ế t q u ả 105 Khi số nguyên đổi thành số thập phân 106 C c n ă n g D rag a n d D p m ấ t tá c d ụ n g 107 ❖ K h ô n g ch o h iệ u c h ỉn h liệu th a o tá c n h ấ p k é p 108 128 TÙY BIẾN CẤU HÌNH ❖ T h iế t lập fo n t c h ữ m ặ c đ ịn h 110 T h a y đ ổi thư m ụ c lưu t r ữ 111 ❖ T h a y đ ổ i s ố file trê n m e n u File 112 T h a y đ ổi s ố lượng s h e e t 114 Lưu tự đ ộ n g 115 ❖ Khơng hiển thị số khịng hàng ngàn 116 ❖ T ắ t b iểu tượng P a s te O p tio n s 118 T ắ t b iểu tượng In s e rt O p tio n s 119 T ắ t hộp c ả n h b o ghi đè lên ô 121 T ắ t chức A u to c o m p le te For C ell V a lu e s 122 Ẩ n g iá trị z e ro ( ) .124 129 MẸO VÀ THỦ THUẬT EXCEL Đoàn Khắc Độ Chịu trách nhiệm thảo: NGUYỄN TH Ị THANH HƯƠNG Biẽn tậ p : PHAN TH I Sửa bẩn In: HỊNG NHUNG T rình bày : NS THÀNH NGHĨA Bia : ĐỒN KHẮC ĐỊ NHÀ XU Ấ T BÀN TỐ N G H Ợ P TP H CHÍ MINH 62 N guyền Thị M inh K hai - Q l ĐT: 2 - - 2 Fax: 8 2 * E m ail: I M r-M J :i.-.' w w w d u lỉc h m u a s a m c o rn v n Thực liên kết: NHÀ SÁCH THÀNH NGHĨA In lần th ứ n h ã t 2000 cuốn, k h ổ * 5cm Tại Công ty cổ phần in Bến T re So đăng kí KHXB: -1 /C X B /0 -4 /T H T P H C M Q u yẽ t định x u ã t b án: /Q Đ -T H T P H C M -2 câp ^ /2 In xong nộp lưu chiếu Q u ý I I I n ă m ...Biết mẹo thủ thuật Excel giúp bạn làm việc với Excel cách hiệu Những kiến thức trình bày sách rút từ kinh nghiệm làm việc... utill nhanh Có hai cách làm C c h 1: Nhập sô" bắt đầu vào ô Nhập số^ vào ô liền kề (cùng cột hàng) Chọn hai ô vừa nhập sô" liệu, rà trỏ chuột vào dấu fill handle (dấu vuông nhỏ góc phải vùng chọn,... dùng cách nhanh Nhập số bắt đầu vào ô Đưa trỏ chuột vào dấu fill handle, giữ phím C trl rê chuột dến cuối Lưu ý: Cũng dùng chức Autofìll để điền nhanh ngày/tháng/nám vào ♦ ĐÁNH SỐ VỚI LỆNH FILL