Bài tập kỹ năng môn PSD102 (họp nhóm không hiệu quả)

PHẦN LẤY Ý KIẾN CHO BẢN TRÌNH BÀY GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ HỌP NHĨM KHƠNG HIỆU QUẢ DO THIẾU THÀNH VIÊN Lê Văn Hưng Nhóm 5, Lớp: QTN18 Số ý kiến lấy được: XIN CÁM ƠN!!! GÓP Ý TIÊU BIỂU PHẢN HỒI CỦA TƠI GĨP Ý TIÊU BIỂU TRẢ LỜI CỦA TƠI GĨP Ý TIÊU BIỂU TRẢ LỜI CỦA TƠI ĐIỀU CHỈNH CHÍNH DỰ KIẾN SẼ THỰC HIỆN - Điều chỉnh số slides thứ tự xuất ý slides - Điều chỉnh kích thước, màu sắc chữ phù hợp, dễ đọc thẩm mỹ Thay đổi màu bảng biểu giúp bắt mắt - Thay đổi sử dụng cho slides tăng thêm tính thẩm mỹ - Bổ sung thêm giải pháp mới, bỏ phần ghi sau thống nhân thức để tiến hành kế hoạch PHẦN BẢN TRÌNH CHIẾU ĐÃ HỒN THIỆN Nội dung nâng cấp: PHẦN ĐÃ NÂNG CẤP NỘI DUNG NÂNG CẤP Giải pháp Bổ sung: Vào cuối buổi họp nhóm tuyên truyền để nâng cao ý thức xây dựng phát triển nhóm, giúp thành viên hiểu tầm quan trọng họp nhóm, đồng thời giúp nhóm hoạt động hiệu Kế hoạch Bỏ phần ghi chú, sau bàn bạc với nhóm định nhân thức để triển khai kế hoạch Bổ sung: vào cuối buổi họp nhóm tổ chức tuyên truyền để nâng cao nhận thức thành viên GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: Họp nhóm khơng hiệu thiếu thành viên Tại: Nhóm 5, Lớp QTN18 NỘI DUNG Hồn cảnh Kết Phân tích nguyên nhân Mục tiêu Giải pháp Kế hoạch Kết đạt Chuẩn hóa, mở rộng 1 HỒN CẢNH (background) - Nhóm 5, lớp QTN18 có thành viên khơng liên lạc (nhóm chưa thấy mặt) thành viên xa nên họp nhóm thường thiếu thành viên - Nhóm học tập theo hình thức online, gặp mặt trực tiếp - Nhóm họp nhóm họp nhóm thiếu thành viên Khơng lưu biên họp nhóm Nhóm gặp mặt thành viên buổi thi tập trung - Chưa có quy định chung nhóm, nhóm chưa thống thời gian để họp nhóm - Chưa nắm rõ tình hình hồn cảnh thành viên nhóm - Các thành viên nhóm thờ với việc tổ chức họp nhóm Dẫn đến thành viên nhóm khơng tích cực tham gia trao đổi, thảo luận online nhóm zalo 2 KẾT QUẢ HIỆN TẠI (current situation) - Từ nhập học thành lập nhóm (tháng 5/2019) đến (tháng 8/2019) họp nhóm lần thiếu thành viên - Thường xuyên trao đổi thơng tin qua Zalo chat, họp nhóm online khơng hiệu - Hiện thành viên nhóm khơng thể liên lạc (nhóm trưởng nhiều lần cố liên lạc không được), trao đổi với cô quản lý học tập để nhờ cô liên lạc hộ chưa thu kết - Chưa xây dựng tinh thần làm việc nhóm, nhóm có bất đồng Nhóm chưa xây dựng quy trình làm việc nhóm - Chưa thống thời gian cụ thể để họp nhóm 3 PHÂN TÍCH NGUN NHÂN (root cause analysis) CON NGƯỜI Không biết tầm quan trọng Cá nhân thiếu kế hoạch Chưa xây dựng quy định nhóm Chưa có chế tài rõ ràng QUY ĐỊNH CÁCH LÀM Khơng có biên họp nhóm Thay đổi thời gian họp nhóm định Khơng liên lạc thành viên Thành viên xa KHOẢNG CÁCH ĐỊA LÝ HỌP NHĨM KHƠNG HIỆU QUẢ MỤC TIÊU (target condition) KẾT QUẢ CẦN ĐẠT NHƯ SAU: - Liên lạc với thành viên lại nhóm - Tổ chức họp nhóm với đầy đủ thành viên - Bầu thư kí lưu biên họp - Lập kế hoạch buổi gặp mặt uống nước, ăn nhẹ, có điều kiện cụ thể thời gian nhóm lên kế hoạch tổ chức buổi tiệc lớn để thành viên giao lưu, tâm với nhiều lần thi - Bầu thủ quỹ dùng nhờ tài khoản ngân hàng thủ quỹ làm tài khoản chung tạo tài khoản ngân hàng riêng nhờ thủ quỹ giữ hộ - Tạo khơng khí thân thiện tích cực có trách nhiệm giúp đỡ học tập 5 GIẢI PHÁP (solution, countermeasures) - Liên hệ trực tiếp với thành viên lại - Thống thời gian họp nhóm với đầy đủ thành viên, quy định nhóm Lưu biên họp nhóm để làm khen thưởng xử phạt thành viên nhóm - Bầu thủ quỹ thư ký nhóm, tạo tài khoản nhóm - Các thành viên chủ động, xếp công việc dành thời gian cho buổi họp nhóm, gặp mặt thành viên - Vào cuối buổi họp nhóm tuyên truyền để nâng cao ý thức xây dựng phát triển nhóm, giúp thành viên hiểu tầm quan trọng họp nhóm, đồng thời giúp nhóm hoạt động hiệu 6 KẾ HOẠCH (implementation plan) DỰ KIẾN KẾ HOẠCH NHƯ SAU: CÔNG VIỆC AI LÀM Liên hệ trực tiếp Lưu Minh với thành viên Sang, Huỳnh không liên lạc Trương An THỜI GIAN KẾT QUẢ GHI CHÚ 02/9/2019 Tìm hiểu hồn cảnh thống thời gian họp nhóm Cố gắng liên hệ nhiều cách khác để đạt kết Thời gian địa điểm phải thống tất thành viên Thơng báo thời gian tìm địa điểm họp nhóm Nguyễn Hoàng Thịnh 09/9/2019 Thống thời gian địa điểm với nhóm group zalo Ban hành quy định nhóm Lưu Minh Sang 15/9/2019 Thành viên đồng ý chấp hành Thủ quỹ Huỳnh Trương An 15/9/2019 Thu quỹ nhóm hạn Nguyễn Ghi chép lưu Tạo tài khoản dùng nhờ tài khoản thủ quỹ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC (resuilts) DỰ KIẾN KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC: NỘI DUNG CÁCH ĐO KẾT QUẢ DỰ KIẾN GHI CHÚ Tỷ lệ thành viên tham gia họp nhóm Điểm danh 100% 9/9 thành viên tham gia họp nhóm Thủ quỹ thu quỹ nhóm Lập danh sách 100% 9/9 thành viên đóng quỹ nhóm Tỷ lệ thành viên hiểu tầm quan trọng họp nhóm Khảo sát 95% Đa số thành viên hiểu tầm quan trọng Tỷ lệ thành viên tham gia họp nhóm online Điểm danh 100% 9/9 thành viên tham gia CHUẨN HÓA, MỞ RỘNG (follow-up) - Thường xuyên tổ chức họp nhóm online để đạt kết cao - Thống ngày định kỳ tháng để họp nhóm gặp mặt để nâng cao tinh thần đồn kết nhóm, thắt chặt mối quan hệ - Ghi chép lưu kết lần họp nhóm cẩn thuận để làm khen thưởng xử phạt thành viên nhóm - Áp dụng công nghệ để nâng cao biểu mẫu báo cáo biên họp nhóm - Mở rộng mơ hình cho nhóm khác gặp vấn đề tương tự - Các thành viên xảy bất đồng, mức độ hài lòng cao