kế toán quản trị

Quản trị chi phí

HC VIN CÔNG NGH BU CHÍNH VIN THÔNG K TOÁN QUN TR (Dùng cho sinh viên h đào to đi hc t xa) Lu hành ni b HÀ NI - 2007 HC VIN CÔNG NGH BU CHÍNH VIN THÔNG K TOÁN QUN TR Biên son : Th.S. §inh Xu©n Dòng Th.S. NguyÔn V¨n TÊn TH.S. Vò Quang KÕt LI NÓI U Vit nam đang tin hành ci cách toàn din, trit đ h thng k toán theo yêu cu đi mi c ch qun lý kinh t. Yêu cu qun lý kinh doanh trong c ch th trng đòi hi nhng thông tin đa dng, phc v cho các quyt đnh kinh t, điu đó đã hình thành khái nim v h thng k toán tài chính, k toán qun tr. K toán qun tr - Mt b phn cu thành ca h thng k toán, đc hình thành và phát trin. Thông tin do k toán qun tr cung cp phc v ch yu trong ni b doanh nghip, tho mãn yêu cu thông tin ca ch doanh nghip, các nhà qun lý đ điu hành kinh doanh.  phc v công tác ging dy và hc tp, Khoa Qun tr kinh doanh 1, Hc vin Công ngh Bu chính vin thông đã t chc biên son “ Tài li u ging dy k toán qun tr”. Cun sách đc biên son trên c s tham kho tài liu trong và ngoài nc do Th.S inh xuân Dng, Trng b môn Tài chính k toán - Khoa Qun tr kinh doanh 1, ch biên vi s tham gia ca nhiu ging viên b môn Tài chính k toán. Tham gia biên son gm: 1/ Th.S inh xuân Dng - Chng I, III, IV và VI. (15+51+21+49)=136 2/ Th.S Nguyn vn Tn - Chng VII. (15) 3/ C nhân V quang Kt - Chng II và V. (38+19)=57 Mc dù rt c gng đ hoàn thành tài liu này vi ni dung, kt cu hp lý và khoa hc, đáp ng nhu cu đào to trong giai đon mi. Song do tài liu đc biên son ln đu nên không tránh khi thiu sót, chúng tôi rt mong nhn đc nhiu ý kin đóng góp ca bn đc. Xin chân thành cm n. Ch biên Th.S inh Xuân Dng 2 Chng I: Nhng vn đ chung v k toán qun tr 3 CHNG I NHNG VN  CHUNG V K TOÁN QUN TR 1.1- KHÁI NIM BN CHT K TOÁN QUN TR. Chc nng ca k toán là cung cp thông tin v hot đng ca mt đn v, mt t chc. Trong các doanh nghip, thông tin k toán không nhng cn thit cho ngi ra quyt đnh qun lý  bên trong doanh nghip mà còn cn thit cho các đi tng  bên ngoài doanh nghip. Do có phm vi cung cp, phc v thông tin khác nhau nên k toán doanh nghip đc chia thành k toán tài chính và k toán qun tr. Khác vi các thông tin ca k toán tài chính ch yu ph c v cho các đi tng bên ngoài doanh nghip, k toán qun tr cung cp thông tin tho mãn nhu cu ca các nhà qun tr doanh nghip, là nhng ngi mà các quyt đnh và hành đng ca h nh hng trc tip đn s thành bi ca doanh nghip đó. K toán qun tr không nhng cung cp thông tin cho các nhà qun tr cp cao đ ra quyt đnh kinh doanh, quyt đnh đu t và s d ng các ngun lc mà còn cung cp c các thông tin v các mt k thut đ các nhà qun lý tha hành s dng thc thi trách nhim ca mình. Xut phát đim ca k toán qun tr là k toán chi phí, nghiên cu ch yu v quá trình tính toán giá phí sn phm nh giá phí tip liu, giá phí sn xut; nhm đ ra các quyt đnh cho phù hp, xác đnh giá tr hàng tn kho và kt qu kinh doanh theo tng hot đ ng. Dn dn cùng vi s phát trin ca khoa hc qun lý nói chung, khoa hc k toán cng có nhng bc phát trin mnh m, đc bit t nm 1957 tr li đây, nhiu quc gia có nn kinh t phát trin trên th gii đã đi sâu nghiên cu, áp dng và s dng nhng thông tin k toán phc v cho yêu cu qun lý. S phát trin mnh m ca k toán đ ã đt ra hng nghiên cu các công c kim soát và lp k hoch, thu nhn và x lý thông tin phc v cho vic ra quyt đnh qun tr gi là k toán qun tr. Nh vy, k toán qun tr là mt khoa hc thu nhn, x lý và cung cp thông tin v hot đng sn xut, kinh doanh mt cách c th, phc v cho các nhà qun lý trong vic lp k hoch, điu hành, t ch c thc hin k hoch và qun lý hot đng kinh t, tài chính trong ni b doanh nghip. T đó rút ra bn cht ca k toán qun tr nh sau: - K toán qun tr không ch thu nhn, x lý và cung cp các thông tin v các nghip v kinh t đã thc s hoàn thành, đã ghi chép h thng hoá trong các s k toán mà còn x lý và cung cp các thông tin phc v cho vic ra quyt đnh qun tr .  có đc các thông tin này, k toán qun tr phi s dng các phng pháp khoa hc đ phân tích, x lý chúng mt cách c th, phù hp vi nhu cu thông tin ca nhà qun tr. H thng hoá các thông tin theo mt trình t d hiu và gii trình quá trình phân tích theo các ch tiêu c th, phc v cho công tác qun tr doanh nghip. - K toán qun tr ch cung cp nhng thông tin v hot đng kinh t tài chính trong phm vi yêu cu qun lý ni b ca mt doanh nghip. Nhng thông tin đó ch có ý ngha đi vi nhng ngi, nhng b phn và nhng nhà điu hành, qun lý doanh nghip, không có ý ngha đi vi Chng I: Nhng vn đ chung v k toán qun tr 4 các đi tng bên ngoài. Vì vy ngi ta nói k toán qun tr là loi k toán dành cho nhng ngi làm công tác qun tr, trong khi đó k toán tài chính không phc v trc tip mc đích này. - K toán qun tr là mt b phn ca công tác k toán nói chung và là mt công c quan trng không th thiu đc đi vi công tác qun lý ni b doanh nghip. 1.2- MC TIÊU K TOÁN QUN TR. Mc đích và yêu cu ca k toán qun tr là phi tính toán đc chi phí sn xut tng loi sn phm, tng ngành hot đng, tng công tác dch v , phân tích đc kt qu tiêu th tng loi sn phm, kt qu cung cp tng công trình, dch v đ t đó, tp hp đc các d kin cn thit đ d kin ph ng hng phát trin trong tng lai ca doanh nghip. Ngoài ra, k toán qun tr còn phi bit theo dõi th trng đ n đnh mt chng trình sn xut và tiêu th hp lý, mt mt đáp ng các nhu cu do th trng đòi hi, mt khác tìm các bin pháp cnh tranh đ tiêu th hàng hoá, nghiên cu các chính sách giá c, tính toán đc các bc phát trin, m rng doanh nghip trong tng thi k, tng giai đo n theo chiu hng có li. Nh vy, k toán qun tr là mt phng pháp x lý các d kin đ đt đc các mc tiêu sau đây: - Bit đc tng thành phn chi phí, tính toán và tng hp chi phí sn xut, giá thành cho tng loi sn phm, tng loi công trình dch v. - Xây dng đc các khon d toán ngân sách cho các mc tiêu hot đng. - Kim soát thc hin và gii trình các nguyên nhân chênh lch gi a chi phí theo d toán và thc t. - Cung cp các thông tin cn thit đ có các quyt đnh kinh doanh hp lý. 1.3- NI DUNG K TOÁN QUN TR K toán qun tr có ni dung rt rng, sau đây là nhng ni dung c bn: - Nu xét theo ni dung các thông tin mà k toán qun tr cung cp, có th khái quát k toán qun tr doanh nghip bao gm: + K toán qun tr các yu t sn xut kinh doanh (bao gm: Hàng tn kho, tài sn c đnh, lao đng và tin lng). + K toán qun tr chi phí và giá thành sn phm. + K toán qun tr doanh thu và kt qu kinh doanh. + K toán qun tr v các hot đng đu t tài chính. + K toán qun tr các hot đng khác ca doanh nghip. Trong các ni dung nói trên, trng tâm ca k toán qun tr là lnh vc chi phí. Vì vy, mt s tác gi cho rng k toán qun tr là k toán chi phí. - Nu xét quá trình k toán qun tr trong mi quan h vi chc nng qun lý, k toán qun tr bao gm các khâu: + Chính thc hoá các mc tiêu ca doanh nghip thành các ch tiêu kinh t. Chng I: Nhng vn đ chung v k toán qun tr 5 + Lp d toán chung và các d toán chi tit. + Thu thp, cung cp thông tin v kt qu thc hin các mc tiêu. + Son tho báo cáo k toán qun tr. Nh vy, thông tin ca k toán qun tr không ch là thông tin quá kh, thông tin thc hin mà còn bao gm các thông tin v tng lai (k hoch, d toán .). Mt khác, thông tin k toán qun tr không ch là các thông tin v giá tr còn bao gm các thông tin khác (hin vt, thi gian lao đng .). 1.4- I TNG K TOÁN QUN TR. K toán qun tr không nhng đc áp dng cho các doanh nghip mà còn đc áp dng c cho nhng t chc nhà nc, các đoàn th . Di đây ch đ cp đn đi tng ca k toán qun tr trong doanh nghip - các t chc vì mc tiêu li nhun. 1.4.1- K toán qun tr phn ánh đi tng ca k toán nói chung di dng chi tit theo yêu cu qun tr doanh nghip. Là mt b phn ca k toán doanh nghip, tt nhiên đi tng ca k toán qun tr cng là đi tng ca k toán nói chung. Tuy nhiên, nu k toán tài chính phn ánh sn nghip và kt qu ca doanh nghip di dng tng quát thì k toán qun tr phn ánh chi tit ca s tng quát đó: - K toán qun tr phn ánh sn nghip ca doanh nghip mt cách chi tit. S n nghip ca mt pháp nhân (hay th nhân) là hiu s gia tng s tài sn ca h vi các khon n phi tr: Sn nghip = Tài sn - N phi tr (1.1) K toán qun tr phn ánh, tính toán giá phí ca tng loi tài sn c đnh, tài sn lu đng, phn ánh chi tit tng khon n phi tr đi vi các ch n, t đó có th tính toán chi tit đc sn nghip (hay ngun vn ch s hu ca doanh nghip) di dng chi tit nht. - K toán qun tr phn ánh doanh thu, chi phí và kt qu ca doanh nghip di dng chi tit. Kt qu (lãi, l) = Doanh thu - Chi phí (1.2) K toán qun tr tính toán xác đnh doanh thu, chi phí ca tng loi sn phm, hàng hoá, dch v, xác đnh chi phí theo tng đa đim phát sinh chi phí (t ng trung tâm chi phí), cng nh theo tng đi tng gánh chu chi phí (tng loi sn phm, hàng hoá, lao v, dch v .). T đó nhà qun tr có th xác đnh đc kt qu hot đng kinh doanh mt cách chi tit nht theo yêu cu qun lý. 1.4.2- K toán qun tr phn ánh hot đng ca doanh nghip. K toán qun tr da trên cách thc huy đng và tiêu dùng (s dng) các ngun lc. Nh  vy, k toán qun tr gn lin vi t chc và công ngh ca doanh nghip. Mô hình t chc ca doanh nghip trong qun tr c đin, các chi phí đc phân b cho các b phn ca doanh nghip. Các b phn này (phân xng, b phn hành chính, b phn kinh doanh .) đc gi chung là trung tâm chi phí s tiêu dùng (s dng) các chi phí. Sau đó chi phí ca tng trung tâm đc phân b cho các sn phm, công vic, lao v  và dch v liên quan. Chng I: Nhng vn đ chung v k toán qun tr 6 Trong mô hình này, khái nim "hot đng" không xut hin, vì mô hình này đc xây dng trong thi k sn xut theo kiu Taylor - công nghip c khí. Mi phân xng, b phn sn xut đc t chc đ thc hin mt hot đng duy nht, hay nói cách khác, đã có s trùng lp gia khái nim "hot đng" vi khái nim "b phn". T cui nm 1980, mô hình t chc doanh nghip tr lên chung h n. Ngi ta có xu hng biu din doanh nghip bng nhng "qui trình" hoc là nhng "hot đng" hn là thông qua s đ t chc ca doanh nghip. Do đó, các "hot đng" ca các b phn đc đa vào trng tâm ca s đ k toán qun tr. Mô hình này đc gi là mô hình ABC - xác đnh giá phí trên c s hot đng (xem bng s 1.1) Bng s 1.1 Sn phm có nhi u thuc tính (tính cht, thi hn .) Có đc nh vào vic tiêu dùng Hot đng c cung cp bi Các b phn, đn v (Trung tâm) Nhng b phn này tiêu dùng Các ngun lc Theo mô hình này, các b phn huy đng các ngun lc (vic này to ra nhu cu tài tr), sau đó s tiêu dùng nhng ngun lc này (vic này làm phát sinh chi phí).  bù vào, các b phn này sn sinh ra các hot đng. Nhng hot đng này cu thành nên nhng quy trình cho ra sn phm. Di đây s đ cp đn các yu t ca mô hình ABC - mô hình bao trùm tt c các mô hình k toán qun tr: A- Các b phn tiêu dùng ngun lc. Có th phân bit thành hai loi hình b phn: a- Trung tâm trách nhim: Là các trung tâm có mt s quyn t ch trong vic s dng ngun lc đc cp nhm đ đt đc mt mc đích c th. ó chính là nhng b phn c s ca k toán qun tr và kim soát x lý. b- Trung tâm thc hin: Là các trung tâm mà ti đó tin hành thc hin nhng nhi m v c th. Các trung tâm thc hin không có quyn t ch nh các trung tâm trách nhim. iu đó không có ngha là ngi ta không quy trách nhim cho các trung tâm này.  các trung tâm thc hin, vn đc kim soát và vn có th đánh giá hiu nng ca chúng thông qua vic so sánh mc doanh thu (hoc chi phí) d kin (đnh mc, k hoch) vi doanh thu (hoc chi phí) thc t ca trung tâm đó. Chng I: Nhng vn đ chung v k toán qun tr 7 Mt trung tâm trách nhim bao gm mt s trung tâm thc hin, nhng không có điu ngc li. Nh vy, khái nim chi phí kim soát đc ch gn vi mt trung tâm trách nhim nào đó, không gn vi mt trung tâm thc hin. B- Các b phn cung cp hot đng. Mt hot đng là mt chui nhng công vic phi làm, tng ng vi mt mc tiêu đã đ nh (ví d: Lp hoá đn, kim tra tài khon nhà cung cp, thanh toán, sn xut .). Toàn b các hot đng b sung cho nhau hình thành nên mt quy trình (VD: Phát trin mt loi sn phm mi, hiu chnh mu mã mt loi sn phm .). Nh vy, hot đng ngày càng tr nên phc tp, khi ngi ta chuyn t quan sát mt trung tâm thc hin sang quan sát mt trung tâm trách nhim. Cn chú ý là mt hot đng c th không nh t thit phi tng ng vi phm vi ca mt trung tâm thc hin hay trung tâm trách nhim. Vic phân tích nhng hot đng cho thy mi liên h nhân qu theo chiu ngang (đi vi hot đng 1) nhng có th xut hin mi quan h nhân qu ca hot đng 2 và hot đng 3 trong trng hp hot đng này kéo theo vic thc hin mt hot đng kia hoc khi mà hiu qu hot đng này tác đng đn hiu qu ca hot đng khác. C- Sn phm ca vic tiêu dùng các ngun lc. Sn phm là kt qu ca quá trình liên kt mt s tác nghip cn thit trong vic thit k, sn xut và bán sn phm này. Nh vy, sn phm là s kt tinh mt nhóm các hot đng. Khái nim này dn đn hai h qu: -  bit đc giá phí, giá thành ca mt loi sn phm, cn phi tp hp giá phí ca các hot đng cn thit đ sn xut ra sn phm này. -  tác đng lên giá phí ca sn phm, cn phi tác đng lên chính giá phí ca các hot đng to nên sn phm. Nh vy, hot đng có hai chc nng: - Cho phép thc hin phân b chi phí vào sn phm; - Hot đng là đi tng ni ti ca công tác qun lý. 1.4.3- K toán qun tr phn ánh quá trình chi phí trong hot đng ca doanh nghip. 1.4.3.1- Mng li phân tích các lung chí phí. Thc cht, đi tng ca k toán qun tr là quá trình chi phí ca doanh nghip. Vic mô t doanh nghip theo cách thc nói trên dn đn xut hin mt mng li chu chuyn các lung chi phí, hay còn đc gi là mng li phân tích th hin qua bn giai đ on (Bng 1.2). - Ngun lc (chi phí đc phân loi theo tính cht kinh t). - B phn (Trung tâm phân tích và trung tâm thc hin). - Hot đng. - Sn phm Chng I: Nhng vn đ chung v k toán qun tr 8 Mng li phân tích các lung chi phí. Bng 1.2 Ngun lc (Chi phí theo tính cht) B phn (Các trung tâm chi phí) Hot đng (Chi phí hot đng hoc quy trình) Sn phm cui cùng 1.4.3.2- Xây dng các mô hình trong mng li phân tích các lung chi phí. a- Phân b ngun lc đã tiêu dùng (chi phí) cho các b phn và các hot đng: Phn ln chi phí thng có th quy np trc tip cho các trung tâm chi phí hoc các hot đng liên quan. Tuy vy, mt s chi phí liên quan đn nhiu b phn, nhiu hot đng. K toán qun tr đng trc 3 la chn: - Không phân b các chi phí chung cho các b phn hoc các hot đng, ngha là không phân b các chi phí này cho s n phm. iu này không cho nhà qun tr bit đc giá thành đy đ ca sn phm. Vn đ là  ch tính mc đích và li ích ca các thông tin này. Cn lu ý là không phân b các chi phí chung không có ngha là không qun lý các chi phí này. - S dng mt c s phân chia (tiêu chun phân b) đ phân b các chi phí chung cho các đi tng liên quan. Cách này ch có th đc chp nhn nu tiêu chun phân b này phn ánh đc quy lut kinh t c a các chi phí đang xem xét. - u t hoc t chc li đ có th quy np trc tip các chi phí cho các đi tng s dng chi phí. Cách làm này đt ra vn đ là phi xem xét kh nng sinh li và chi phí c hi ca hot đng đu t hoc t chc li các b phn trong doanh nghip. Khi thc hin s la chn này, cn phân bit rõ ràng hai mc tiêu khác nhau (thm chí có th mâu thun nhau) là: - Mc tiêu k thut: Xác đnh đc giá phí, giá thành ca mt loi sn phm, công vic hoc lao v nht đnh. - Mc tiêu kim soát chi phí: Tác đng lên chi phí bng cách s dng các nhân t ngun phát sinh chi phí cho phép kim soát và qun lý đc các chi phí này.