Kỹ năng điều hành cuộc họp

ĐIỀU HÀNH MỘT CUỘC HỌP Nội dung            Taïi phải điều hành họp? Các chức họp Các kiểu họp Chuẩn bò cho họp Đònh nghóa mục tiêu Con người Bài thuyết trình Chủ tọa Điều hành họp Thời gian trình bày Kết thúc họp Tại phải vận hành họp?  Các họp lãng phí thời gian quý báu tiền    Các họp đầy dẫy vấn đề, tranh cãi, mâu thuẩn có đồng thuận giải pháp Các giải pháp cho vướng mắc giới thực tìm thấy xuyên qua họp thảo luận nhóm Một họp tốt điện thoại, máy fax, hội nghò video, máy vi tính, sản phẩm khác công nghệ thông tin cá nhân làm việc Tại phải vận hành họp?  Những họp đóng vai trò quan trọng, nõi mà bầu khơng khí văn hố tổ chức đựợc trì, cách thức để tổ chức nói với đội ngũ nhân viên rằng: “Bạn thành viên tập thể”  Nếu bạn tổ chức họp buồn tẻ, yếu mà lại kéo dài lê thê, nhân viên bắt đầu tin làm việc cho cơng ty tẻ nhạt, cỏi quý trọng thời gian C th oân e g å g v vi o ùp ệc ca tậ đ ù nh ón p a ân g Ra đònh đoán cam kết Tra nh đa áu Sự hình thành nhóm án kie h nh õ se kin aù ia c, ï đ c Ch ứ sư th m, ø c eä va tho n hi ù, ng gia ền gia n y tru dâ ûa u c h ín ïo v ng t ùc đa cô m Đ õnh m/ ó la ó nh nh iệc v Các chức họp Các kiểu hoïp           Hội nghò Hội đồng y ban Thường xuyên Điều đình, thỏa thuận Động viên Ra đònh Hàng ngày Hàng tuần hàng tháng Bất thường, không thường xuyênhoặc kế hoạch đặc biệt Chuẩn bò cho họp   “Các quan hệ mật thiết để nắm nắm vững họp ” “Sau họp xong, có tiêu chuẩn chế để xác đònh có hay họp thành không thất bại ” Chuẩn bò cho hoïp  Xác định rõ mục tiêu kết mong đợi Bạn cần biết xác cố gắng đạt điều thơng qua họp  Xác định xem liệu hoạt động khác phù hợp hõn không, hay thiết phải tổ chức họp bàn Đã có khơng họp vô bổ triệu tập, vài điện thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ trực tiếp hiệu hõn nhiều Chuẩn bò cho họp  Xác định chủ đề trọng tâm hình thức thảo luận tốt cá nhân Bạn cần hiểu rõ muốn đạt điều thơng qua thảo luận  Ước lượng thời gian cho họp Những người tham gia cần biết thời lượng họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp Lịch trình họp cách chi tiết cụ thể:  Tuyên bố thời điểm bắt đầu thời điểm kết thúc Thời gian vàng bạc … lên kế hoạch cách sáng suốt!  Xác định địa điểm tổ chức họp  Lên danh sách người tham dự khách mời Dẫn dắt họp      Dành thời gian để trò chuyện nghe người nói, đồng thời chia sẻ với họ câu chuyện Làm rõ diễn giải cẩn thận kiến then chốt Đề nghị người đưa quan điểm mình, bảo vệ tưởng Sử dụng “kỹ động não” (brainstorming techniques) Ghi lại tưởng lưu biểu đồ minh hoạ: Dẫn dắt họp       Sử dụng màu sáng chữ in đậm Sử dụng hình ảnh câu chữ Sử dụng dấu hoa thị (*) để nhấn mạnh điểm them chốt Sử dụng khơng q từ dòng dòng biểu đồ Đăng tải tất biểu đồ để người dễ dàng tham khảo cần thiết Vào cuối họp, chuyển biểu đồ tới người thư kư ghi chép để sau đưa chúng vào biên họp Dẫn dắt họp     Đưa câu hỏi mở nhằm khuyến khích đóng góp kiến người Hướng tập trung vào tưởng, quan điểm, vào người Ấn định bước thời gian diễn họp đảm bảo hành động phân công cách cụ thể Bám sát chủ đề họp đề lịch trình Đừng lệch hướng khỏi chủ đề định hay làm cho trở nên rối rắm Lịch trình họp xứng đáng để thực cách nghiêm túc … đừng dập tắt sáng tạo hay làm tổn thưõng đến người tham dự họp lệch hướng Duy trì trọng tâm tiến triển họp  Thu nhận thông tin liệu từ họp Đảm bảo tất người nghe biết thơng tin  Để người tham dự thực thi nội dung họp, bạn người dẫn dắt tiến trình mà thơi  Biểu lộ cảm kích ủng hộ đóng góp mang tính xây dựng người  Sử dụng lịch trình để đảm bảo họp tiến triển theo kế hoạch Duy trì trọng tâm tiến triển họp  Điều chỉnh nhịp độ họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng, thay đổi hướng tiến triển  Để người biết họ giai đoạn lịch trình họp định  Sõ kết định kỳ điểm chủ chốt để người thông qua  Giúp đỡ người đạt đồng thuận tìm kết luận Chủ tọa   Bạn nên chỉnh lý chương trình nghò đảm bảo thời gian không bò lãng phí với nội dung họp tiêu chuẩn khác khống chế thời gian thảo luận không cho phép phát biểu dài Đảm bảo tất cung cấp quyền để nói Điều hành họp     Đảm bảo tất thành viên hiểu lúc bắt đầu nội dung thảo luận, vấn đề cần giải mục tiêu cần phải đạt họp Lắng nghe cẩn thận trì họp tập trung mục tiêu Đơn giản hóa tất phức tạp sử dụng tóm tắt tổng kết Ngăn chặn hiểu lầm mơ hồ cố gắng trì sáng buổi thảo luận Điều hành họp    Kết thúc thảo luận dài trước muộn Cố gắng để đạt mãn nguyện lẫn không lãng phí toàn thời gian bạn vào nội dung đơn lẻ Tại cuối nội dung chương trình họp, tổng kết thảo luận đạt đồng thuận LOAFS với lời phê bình Lắng nghe (Listen to) Quan sát (Observe) Chấp nhận (Accept) Chòu đựng (Feel) Ngậm miệng (ShutUp) Điều giải thích có hai tai, hai mắt có miệng Thời gian trình bày     Mục tiêu bạn đảm bảo công hội bình đẳng cho thành viên tham gia phát biểu “Bẻ gãy im lặng”, đặc biệt thành viên nhút nhát thù đòch Không cho phép “người cũ” làm hại “người mới” Hãy nhớ tất bình đẳng Khuyến khích ý kiến tốt xuyên qua xung đột ý tưởng, cần tránh không cho phép mâu thuẩn cá nhân Thời gian trình bày    Cẩn thận với phản ánh đề nghò mà loại trừ nhau, chèn ép Tuy nhiên có đề nghò mà chứa đựng mầm mống cho thành công tương lai Khuyến khích ‘người mới” nói trước sau “người cũ” Kết thúc với lời phát biểu tích cực Kết thúc họp  Giúp đỡ tập thể định bước  Xem xét lại bước ấn định, đảm bảo người biết rõ nhiệm vụ Hãy chắn người chuyển từ “bàn bạc” sang “hành động”  Ở phần kết luận, tổng kết lại tập thể làm  Lịch cảm õn tham gia đóng góp người họp Kết thúc họp Nội dung tối thiểu biên họp: Thời gian, ngày, nơi họp chủ toạ họp  Tên tất thành viên dự họp thành viên vắng mặt (cùng với lý vắng mặt)  Toàn nội dung thảo luận, đònh, trách nhiệm cá nhân cho nhiệm vụ phân công  Thời điểm kết thúc họp  Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế  Tài nguyên tốt cuả tư liệu ký ức họp biên họp, dùng thời gian bạn để đảm bảo chúng soạn thảo thích hợp Những hành động      Đánh giá họp: Những làm được? Những chưa làm được? Những cần cải thiện lần tiếp theo? Chuẩn bị việc “hậu- bàn bạc” sau họp kết thúc Trên cõ sở biên họp cảm nhận mình, bạn soạn văn miêu tả đầy đủ rõ ràng họp đừng quên đưa vào lời bình luận, câu hỏi, phê phán, phân tích theo chiều sâu để nâng cao chất lượng văn Gửi văn tới tất người tham gia họp, tới nhân vật quan trọng khác tổ chức Giám sát tiến trình thực bước Sẳn sàng để vận hành hoïp ... phải điều hành họp? Các chức họp Các kiểu họp Chuẩn bò cho họp Đònh nghóa mục tiêu Con người Bài thuyết trình Chủ tọa Điều hành họp Thời gian trình bày Kết thúc họp Tại phải vận hành họp?  Các họp. .. hành động”  Ở phần kết luận, tổng kết lại tập thể làm  Lịch cảm õn tham gia đóng góp người họp Kết thúc họp Nội dung tối thiểu biên họp: Thời gian, ngày, nơi họp chủ toạ họp  Tên tất thành... cho thảo luận, cho đònh quan trọng thời gian yêu cầu, tiến hành loại Chủ tọa    Bạn “xếp”, điều đừng nhấn mạnh vào điều điều hành họp Lắng nghe, không nói bạn thấy cần thiết Vai trò bạn hổ