Tiêu chuẩn ngành TCN 05:1997 quy định khuôn khổ và mẫu trình bày Sổ đăng ký mục lục hồ sơ áp dụng trong các lưu trữ Nhà nước, lưu trữ chuyên ngành và khuyến khích áp dụng ở lưu trữ cơ quan để thống kê, quản lý và tra cứu các mục lục hồ sơ.
TIÊU CHUẨN NGÀNH TCN 05:1997 SỔ ĐĂNG KÝ MỤC LỤC HỒ SƠ (INVENTORY-REGISTER) Tiêu chuẩn quy định khuôn khổ mẫu trình bày Sổ đăng ký mục lục hồ sơ áp dụng lưu trữ Nhà nước, lưu trữ chuyên ngành khuyến khích áp dụng lưu trữ quan để thống kê, quản lý tra cứu mục lục hồ sơ Sổ đăng ký mục lục hồ sơ in sẵn có kích thước A4 (210x297), dầy 10-15mm Sổ đăng ký mục lục hồ sơ đóng giấy trắng, dai, nhẵn hai mặt, có trọng lượng 60g/m2 trở lên Bìa sổ làm loại giấy cứng, gáy sổ bọc vải Mẫu trình bày Sổ đăng ký mục lục hồ sơ 3.1 Trang bìa 3.1.1 Các yếu tố thơng tin trang bìa gồm: - Tên lưu trữ - Sổ đăng ký mục lục hồ sơ 3.1.2 Các yếu tố thông tin quy định trình bày sau: - Tên lưu trữ (Ví dụ: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Lưu trữ Bộ Nội vụ ) in kiểu chữ VNTimeU 16 Bold (phông chữ Window) thành dòng cách mép bìa 50mm cách hai mép trái, phải - Sổ đăng ký mục lục hồ sơ trình bày thành hai dòng Dòng Sổ đăng ký in kiểu chữ VNTimeU 26 Bold cách mép bìa 125mm cách hai mép trái, phải Dòng Mục lục hồ sơ in kiểu chữ VNTimeU 36 Bold cách mép trái, phải 3.2 Trang 01 Các yếu tố thơng tin trang 01 trình bày trang bìa khung viền nét cách mép 20mm 3.3 Trang 03 Trên trang 03 trình bày phần Hướng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ khung viền nét cách mép trái, phải 20mm cách mép trên, 50mm 3.3.1 Dòng Hướng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ in kiểu chữ VNTimeU 16 Bold cách mép 80mm cách mép trái, phải 3.3.2 Tên cột mục in kiểu chữ VNTimeU 12 Bold cách dòng Hướng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ 20mm 3.3.3 Phần hướng dẫn đăng ký cột mục in kiểu chữ VNTime 12 3.3.4 Khoảng cách dòng cột mục cách 6mm cột mục cách 10mm 3.3.5 Nội dung Hướng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ quy định trình bày sau: Số thứ tự đăng ký mục lục: Ghi số thứ tự đăng ký mục lục hồ sơ lưu trữ Số thứ tự ghi lần cho mục lục hồ sơ Trường hợp mục lục hồ sơ bị loại khỏi Sổ đăng ký mục lục hồ sơ số thứ tự bỏ trống Phơng số: Ghi số phơng quy định Sổ đăng ký phông lưu trữ 3 Mục lục số: Ghi số mục lục hồ sơ quy định phạm vi phông Tên mục lục hồ sơ: Ghi tên gọi đầy đủ mục lục hồ sơ Thời gian tài liệu mục lục: Ghi năm bắt đầu năm kết thúc tài liệu thống kê mục lục hồ sơ Số lượng đơn vị bảo quản: Ghi số lượng đơn vị bảo quản thống kê mục lục hồ sơ Số tờ mục lục: Ghi số lượng tờ mục lục hồ sơ Số mục lục: Ghi số lượng mục lục hồ sơ có lưu trữ Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo quản tài liệu có mục lục hồ sơ 10 Ghi chú: Ghi việc huỷ, thay đổi chuyển giao mục lục hồ sơ nơi khác 3.4 Trang 04 Từ trang 04 đến hết sổ trình bày phần thống kê mục lục hồ sơ Các yếu tố thơng tin trình bày dạng kẻ cột trải rộng hai trang có kích thước tổng cộng 400 x 297mm khung viền nét cách mép 10mm 3.4.1 Tên gọi cột mục in kiểu chữ VNTime 12 Bold Dưới tên gọi cột mục đường kẻ ngang cách khung viền 15mm cách 10mm 3.4.2 Độ rộng cột mục quy định sau: Số thứ tự đăng ký mục lục: 25mm Phông số: 25mm Mục lục số: 15mm Tên mục lục: 135mm Thời gian tài liệu có mục lục: 50mm Số lượng đơn vị bảo quản: 30mm Số tờ mục lục: 20mm Số mục lục: 20mm Thời hạn bảo quản: 35mm 10 Ghi chú: 45mm HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ Số thứ tự đăng ký mục lục: Ghi số thứ tự đăng ký mục lục hồ sơ lưu trữ Số thứ tự ghi lần cho mục lục hồ sơ Trường hợp mục lục hồ sơ bị loại khỏi "Sổ đăng ký mục lục hồ sơ" số thứ tự bỏ trống Phơng số: Ghi số phông quy định "Sổ đăng ký phông lưu trữ" Mục lục số: Ghi số mục lục hồ sơ quy định phạm vi phông Tên mục lục: Ghi tên gọi đầy đủ mục lục hồ sơ Thời gian tài liệu mục lục: Ghi năm bắt đầu năm kết thúc tài liệu thống kê mục lục hồ sơ Số lượng đơn vị bảo quản: Ghi số lượng đơn vị bảo quản thống kê mục lục hồ sơ Số tờ mục lục: Ghi số lượng tờ mục lục hồ sơ 8 Số mục lục: Ghi số lượng mục lục hồ sơ có lưu trữ Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo quản tài liệu có mục lục hồ sơ 10 Ghi chú: Ghi việc huỷ, thay đổi chuyển giao mục lục hồ sơ nơi khác Số thứ tự đăng ký mục lục Phông Mục lục số số Tên mục lục Thời gian Số lượng Số tờ Số Thời Ghi tài liệu đơn vị bảo mục lục mục hạn bảo có quản lục quản mục lục