Nội dung bài giảng Lựa chọn và lập kế hoạch phát triển hệ thống bao gồm: Xác định và lựa chọn dự án, khởi động và lập kế hoạch dự án, đánh giá tính khả thi của hệ thống, xây dựng kế hoạch dự án cơ sở (Baseline Project Plan). Mời các bạn cùng tham khảo.
PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ Phần • Tổng quan phát triển hệ thống thông tin Chương 1: Môi trường phát triển hệ thống Chương 2: Lựa chọn lập kế hoạch phát triển hệ thống Chương 2: Lựa chọn lập kế hoạch phát triển hệ thống Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở (Baseline Project Plan) Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Nhu cầu phát triển dự án Quy trình thực Xác định lựa chọn dự án hoạt động giai đoạn Lựa chọn lập kế hoạch hệ thống vòng đời phát triển hệ thống – Trong hoạt động nhà quản l{ cấp cao, đội ngũ kinh doanh, nhà quản l{ hệ thống xác định đánh giá tất dự án phát triển hệ thống thực – Những dự án có khả mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức dựa nguồn lực sẵn có lựa chọn Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Nhu cầu phát triển dự án Quy trình thực Nhu cầu phát triển dự án thơng tin xuất phát từ yêu cầu sau: Nhà quản lý phận kinh doanh (Managers and business units): muốn thay mở rộng hệ thống để thu thơng tin cần thiết để cung cấp dịch vụ cho khách hàng Nhà quản lý hệ thống thông tin (Information systems managers): muốn hệ thống hoạt động hiệu hơn, tốn tài nguyên muốn chuyển hệ thống sang môi trường hoạt động Đội ngũ lập kế hoạch (Formal planning groups): muốn cải thiện hệ thống có để giúp tổ chức đáp ứng mục tiêu đề cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn… Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Nhu cầu phát triển dự án Quy trình thực Quy trình xác định lựa chọn dự án tiến hành theo bước: – Xác định dự án phát triển tiềm – Phân loại xếp hạng dự án – Lựa chọn phương án phát triển Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Nhu cầu phát triển dự án Quy trình thực 3.1 Xác định dự án phát triển tiềm 3.2 Phân loại xếp hạng dự án 3.3 Lựa chọn phương án phát triển Xác định dự án phát triển tiềm tổ chức thực nhiều đối tượng khác như: (1) Top management - Lãnh đạo cấp cao tổng giám đốc điều hành (2) Steering committee - Ban đạo bao gồm nhà quản l{ phòng ban (3) User department - Bộ phận người dùng (4) Development group - Nhóm phát triển nhà quản l{ IS cấp cao… Nhóm (1) (2) thường phản ánh nhu cầu rộng lớn tổ chức, nhóm có hiểu biết tốt mục tiêu kinh doanh tổng thể Các dự án xác định theo phương pháp top-down Nhóm (3), (4) thường phản ánh nhu cầu kinh doanh cụ thể đơn vị thể đa dạng chức Các dự án xác định theo phương pháp bottom-up Mỗi cách thức xác định có điểm mạnh điểm yếu riêng: Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Nhu cầu phát triển dự án Quy trình thực 3.1 Xác định dự án phát triển tiềm 3.2 Phân loại xếp hạng dự án 3.3 Lựa chọn phương án phát triển Phân loại xếp hạng dự án thực nhà quản l{ hàng đầu, ban đạo, đơn vị kinh doanh nhóm phát triển IS Các tiêu chí sử dụng để xếp hạng dự án thay đổi tùy theo tổ chức: – Phân tích chuỗi giá trị - Value chain analysis: đánh giá hoạt động gia tăng giá trị chi phí phát triển sản phẩm dịch vụ Ưu tiên dự án hệ thống thông tin cung cấp lợi ích tổng thể lớn – Liên kết chiến lược - Strategic alignment: đánh giá khả đạt mục tiêu chiến lược mục tiêu dài hạn dự án – Lợi ích tiềm - Potential benefits: đánh giá khả nâng cao lợi nhuận, dịch vụ khách hàng thời gian thực dự án – Nguồn lực sẵn có - Resource availability: đánh giá số lượng loại tài nguyên dự án yêu cầu tính sẵn sàng tài nguyên – Quy mô dự án/Thời hạn - Project size/duration: đánh giá số nhân lực thời gian cần thiết để hoàn thành dự án – Kỹ thuật/rủi ro - Technical difficulty/risks: đánh giá kỹ thuật rủi ro để hồn thành dự án thành cơng thời gian nguồn lực định Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Nhu cầu phát triển dự án Quy trình thực 3.1 Xác định dự án phát triển tiềm 3.2 Phân loại xếp hạng dự án 3.3 Lựa chọn phương án phát triển Lựa chọn phương án phát triển xem xét khả dự án ngắn hạn dài hạn đạt mục tiêu đề Vì điều kiện kinh doanh thay đổi theo thời gian nên tầm quan trọng bất kz dự án thay đổi đáng kể Như vậy, việc xác định lựa chọn dự án hoạt động quan trọng liên tục Nhiều yếu tố phải xem xét lựa chọn dự án, bao gồm: – Nhu cầu tổ chức – Hệ thống dự án thực – Nguồn lực sẵn có – Tiêu chí đánh giá – Điều kiện kinh doanh – Quan điểm nhà lãnh đạo Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Nhu cầu phát triển dự án Quy trình thực 3.1 Xác định dự án phát triển tiềm 3.2 Phân loại xếp hạng dự án 3.3 Lựa chọn phương án phát triển Quá trình lựa chọn phương án phát triển dẫn đến nhiều kết quả: – Dự án chấp nhận từ chối, chấp nhận dự án có nghĩa kinh phí để thực hoạt động SDLC phê duyệt, từ chối có nghĩa dự án khơng phát triển – Dự án chấp nhận có điều kiện, tức dự án chấp nhận chờ phê duyệt nguồn tài nguyên cần thiết chứng minh khó khăn đặc biệt hệ thống thực – Dự án yêu cầu chỉnh sửa, thay đổi, làm rõ số nội dung định… Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Quy trình thực Khởi động lập kế hoạch dự án hoạt động thứ hai pha Lựa chọn lập kế hoạch hệ thống vòng đời phát triển hệ thống – Lợi ích việc khởi tạo lập kế hoạch dự án bao gồm việc xác định phạm vi dự án, xác định hoạt động dự án… làm giảm thời gian cần thiết để hoàn thành giai đoạn sau dự án giai đoạn phân tích hệ thống Ví dụ, phân tích tính khả thi tiến hành cẩn thận thời gian khởi tạo lập kế hoạch dẫn đến định từ chối dự án tiết kiệm đáng kể chi phí sử dụng tài nguyên – Chi phí thực ảnh hưởng kích thước độ phức tạp dự án kinh nghiệm tổ chức việc xây dựng hệ thống tương tự Một nguyên tắc nên dành từ 10% đến 20% nỗ lực phát triển toàn dự án vào việc khởi tạo lập kế hoạch 10 Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Các yếu tố đánh giá 2.1 Đánh giá tính khả thi kinh tế 2.2 Đánh giá tính khả thi hoạt động 2.3 Đánh giá tính khả thi kỹ thuật 2.4 Đánh giá tính khả thi khác B1 Xác định lợi nhuận dự án – Lợi ích hữu hình Ví dụ minh họa xác định lợi ích hữu hình hệ thống theo dõi khách hàng cơng ty nội thất PV Các bước thực sau: — Phỏng vấn người chịu trách nhiệm thu thập, nhập liệu phân tích tính đắn liệu theo dõi khách hàng • Người ước tính dành 10% thời gian để sửa lỗi nhập liệu, lương người $25,000 nên ước tính lợi ích giảm lỗi $2,500 — Phỏng vấn người quản l{ sử dụng báo cáo theo dõi khách hàng để ước tính lợi ích hữu hình khác • Có thể giảm chi phí hàng tồn kho quản l{ tốt • Ngồi ra, việc giảm thời gian xếp lại liệu thủ cơng cho mục đích khác làm tăng tính linh hoạt hệ thống Phân tích dự báo lợi ích từ hệ thống khoảng $ 50,000 năm 21 Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Các yếu tố đánh giá 2.1 Đánh giá tính khả thi kinh tế 2.2 Đánh giá tính khả thi hoạt động 2.3 Đánh giá tính khả thi kỹ thuật 2.4 Đánh giá tính khả thi khác B1 Xác định lợi nhuận dự án – Lợi ích vơ hình Lợi ích vơ hình lợi ích dễ dàng đo tiền mang lại lợi ích trực tiếp cho tổ chức, ví dụ: – – Lợi ích nâng cao tinh thần làm việc nhân viên Lợi ích việc giảm chất thải giảm tiêu thụ tài nguyên… Chú ý: giai đoạn Khởi động lập kế hoạch dự án số lợi ích hữu hình tiềm coi lợi ích vơ hình lúc chưa có khả đo giá trị chúng Trong giai đoạn sau, lợi ích vơ hình trở thành lợi ích hữu hình ta hiểu rõ chức hệ thống thiết kế Lợi ích vơ hình phù hợp với tiêu chí sau: – – – – – Tăng tính cạnh tranh Tăng tính linh hoạt tổ chức Tăng tinh thần nhân viên Khuyến khích tổ chức nâng cao nhận thức Thông tin kịp thời 22 Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Các yếu tố đánh giá 2.1 Đánh giá tính khả thi kinh tế 2.2 Đánh giá tính khả thi hoạt động 2.3 Đánh giá tính khả thi kỹ thuật 2.4 Đánh giá tính khả thi khác B2 Xác định chi phí dự án Chi phí dự án bao gồm chi phí hữu hình chi phí vơ hình – Xét góc độ phát triển hệ thống, chi phí hữu hình bao gồm hạng mục chi phí phần cứng, chi phí lao động chi phí hoạt động đào tạo nhân viên chi phí bảo trì – Chi phí vơ hình bao gồm hạng mục thiện chí khách hàng, giảm tinh thần làm việc nhân viên hoạt động không hiệu quả… Chi phí hữu hình gồm chi phí ban đầu (one-time cost) chi phí định kz (recurring costs) – Chi phí ban đầu đề cập đến chi phí liên quan tới hoạt động khởi tạo, xây dựng khởi động hệ thống như: • Chi phí phát triển hệ thống; Chi phí mua phần cứng phần mềm mới; Chi phí đào tạo người dùng; Chi phí chuẩn bị mơi trường; Chi phí chuyển đổi liệu hệ thống – Chi phí định kz đề cập đến chi phí liên quan tới hoạt động phát sinh hàng năm vận hành hệ thống như: • Chi phí bảo hành sử dụng phần mềm; Chi phí phát sinh dung lượng lưu trữ liệu; Chi phí phát sinh truyền thơng; Chi phí thuê phần mềm phần cứng; Chi phí cung ứng chi phí khác (ví dụ giấy tờ, báo biểu,…) 23 Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Các yếu tố đánh giá 2.1 Đánh giá tính khả thi kinh tế 2.2 Đánh giá tính khả thi hoạt động 2.3 Đánh giá tính khả thi kỹ thuật 2.4 Đánh giá tính khả thi khác B2 Xác định chi phí dự án Ví dụ xác định chi phí ban đầu Hệ thống theo dõi khách hàng, xuất năm kết sau: – Phỏng vấn giám đốc dự án cho biết cần tháng để phát triển hệ thống, tháng tốn 5.000$ – Để hệ thống vận hành có hiệu quả, phận marketing cần phải nâng cấp máy trạm tại, máy tốn 3.000$ Ngoài ra, giấy phép phần mềm cho máy trạm 1.000$ – Chi phí đào tạo người dùng mức 250$/1 người, hệ thống cần đào tạo 10 người Như chi phí ban đầu tốn 42.500$ 24 Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Các yếu tố đánh giá 2.1 Đánh giá tính khả thi kinh tế 2.2 Đánh giá tính khả thi hoạt động 2.3 Đánh giá tính khả thi kỹ thuật 2.4 Đánh giá tính khả thi khác B2 Xác định chi phí dự án Ví dụ xác định chi phí định kz Hệ thống theo dõi khách hàng từ năm đến năm kết sau: – Hệ thống ước tính trung bình hàng năm cần tháng bảo trì phần mềm, chủ yếu cho cải tiến mà người dùng yêu cầu phận IS – Các chi phí vận hành khác tăng dung lượng lưu trữ liệu, chi phí truyền thơng chi phí cung ứng dự kiến Như chi phí định kz hàng năm tốn 28.500$ 25 Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Các yếu tố đánh giá 2.1 Đánh giá tính khả thi kinh tế 2.2 Đánh giá tính khả thi hoạt động 2.3 Đánh giá tính khả thi kỹ thuật 2.4 Đánh giá tính khả thi khác B3 Đánh giá mối quan hệ lợi nhuận chi phí dự án Sử dụng phương pháp giá trị thời gian (TVM – Time Value of Money) – TVM đề cập tới việc so sánh chi phí bỏ với lợi ích nhận tương lai – Các lợi ích việc phát triển hệ thống xảy tương lai, nhiên tổ chức phải bỏ chi phí ban đầu định kz, tất chi phí lợi nhuận cần xem xét mối quan hệ với chúng Một số khái niệm cần {: – Tỷ lệ chiết khấu - Discount rate: Lãi suất chiết khấu tính chi phí huy động vốn, tỷ lệ lợi tức người bỏ vốn mong muốn thu lại từ dự án Nói cách khác, lãi suất chiết khấu chi phí sử dụng vốn, hay chi phí hội vốn – Giá trị (Present Value) luồng tiền Y n năm, với i tỷ lệ chiết khấu: 𝑃𝑉𝑛 (𝑌)=Y x – (1+𝑖)𝑛 Giá trị ròng - Net Present Value (NPV): Giá trị dự án tính theo cơng thức: 𝑁𝑃𝑉 = 𝑃𝑉𝑛 26 Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Các yếu tố đánh giá 2.1 Đánh giá tính khả thi kinh tế 2.2 Đánh giá tính khả thi hoạt động 2.3 Đánh giá tính khả thi kỹ thuật 2.4 Đánh giá tính khả thi khác B3 Đánh giá mối quan hệ lợi nhuận chi phí dự án 27 Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Các yếu tố đánh giá 2.1 Đánh giá tính khả thi kinh tế 2.2 Đánh giá tính khả thi hoạt động 2.3 Đánh giá tính khả thi kỹ thuật 2.4 Đánh giá tính khả thi khác B3 Đánh giá mối quan hệ lợi nhuận chi phí dự án – Tỷ lệ hoàn trả vốn đầu tư - Return on Investment (ROI): Tỷ lệ toàn lợi nhuận chia cho chi phí dự án – Điểm hòa vốn - Break-Even Point: Toàn thời gian yêu cầu để cân chi phí lợi nhuận dự án đầu tư 28 Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Các yếu tố đánh giá 2.1 Đánh giá tính khả thi kinh tế 2.2 Đánh giá tính khả thi hoạt động 2.3 Đánh giá tính khả thi kỹ thuật 2.4 Đánh giá tính khả thi khác Mơ tả hệ thống để giải vấn đề nghiệp vụ đặt nào, ưu điểm để tận dụng hội có thể, đánh giá thay đổi hệ thống theo thời gian nhờ có hệ thống 29 Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Các yếu tố đánh giá 2.1 Đánh giá tính khả thi kinh tế 2.2 Đánh giá tính khả thi hoạt động 2.3 Đánh giá tính khả thi kỹ thuật 2.4 Đánh giá tính khả thi khác Đánh giá hiểu biết nhóm phát triển khả phần cứng, phần mềm môi trường hoạt động HTTT tương lai, bao gồm: - Độ lớn hệ thống - Độ phức tạp hệ thống - Kinh nghiệm nhóm triển khai (nhóm phát triển người dùng) hệ thống tương tự Một số luật luật đánh giá: - Các dự án nhỏ rủi ro dự án lớn - Một hệ thống có yêu cầu rõ ràng có cấu trúc cao rủi ro hệ thống có u cầu khơng rõ ràng thẩm định cá nhân - Sử dụng cơng nghệ phổ biến chuẩn hố rủi ro việc sử dụng công nghệ khơng chuẩn hóa - Dự án rủi ro nhóm người dùng quen thuộc với tiến trình phát triển hệ thống lĩnh vực ứng dụng 30 Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Các yếu tố đánh giá 2.1 Đánh giá tính khả thi kinh tế 2.2 Đánh giá tính khả thi hoạt động 2.3 Đánh giá tính khả thi kỹ thuật 2.4 Đánh giá tính khả thi khác Đánh giá khả thi lịch thực hiện: Khung thời gian hoàn thành hệ thống phù hợp với thời mốc thời gian đơn vị Đánh giá khả thi hợp đồng hợp luật gồm: - Bản quyền tác giả - Luật lao động - Luật chống độc quyền - Các điệu lệ thương mại nước ngồi (ví dụ, số quốc gia hạn chế quyền truy cập vào liệu nhân viên tập đoàn nước ngoài) - Các báo cáo tài tiêu chuẩn - Điều lệ hợp đồng 31 Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Giới thiệu Cấu trúc tài liệu Tất thông tin thu thập trình Khởi động lập kế hoạch dự án thu thập tổ chức thành tài liệu gọi kế hoạch dự án sở (BPP) Sau BPP hoàn thành, đánh giá thức dự án triển khai với khách hàng Mục đích BPP xác minh tất thông tin giả định kế hoạch ban đầu trước thực dự án Một phác thảo Kế hoạch dự án sở gồm bốn phần chính: - Giới thiệu - Mơ tả hệ thống - Đánh giá tính khả thi - Các vấn đề quản l{ 32 Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Giới thiệu Cấu trúc tài liệu 33 Xác định lựa chọn dự án Khởi động lập kế hoạch dự án Đánh giá tính khả thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Giới thiệu Cấu trúc tài liệu 34 35 ... lớn hệ thống - Độ phức tạp hệ thống - Kinh nghiệm nhóm triển khai (nhóm phát triển người dùng) hệ thống tương tự Một số luật luật đánh giá: - Các dự án nhỏ rủi ro dự án lớn - Một hệ thống có yêu... thi hệ thống Xây dựng kế hoạch dự án sở Định nghĩa Nhu cầu phát triển dự án Quy trình thực Xác định lựa chọn dự án hoạt động giai đoạn Lựa chọn lập kế hoạch hệ thống vòng đời phát triển hệ thống. .. units): muốn thay mở rộng hệ thống để thu thơng tin cần thiết để cung cấp dịch vụ cho khách hàng Nhà quản lý hệ thống thông tin (Information systems managers): muốn hệ thống hoạt động hiệu hơn,