QUY ĐỊNH THÔNG BÁO VỚI KHÁCH HÀNG KHI CÓ SỰ THAY ĐỔI NHÂN SỰ TRANG NỘI DUNG I MỤC ĐÍCH: - Nhằm tiếp tục trì mối quan hệ với khách hàng, đơn vò, cá nhân bên phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty - Hạn chế ngăn ngừa rủi ro trình hợp tác, ảnh hưởng đến việc giảm uy tín, thương hiệu gây thiệt hại đến tài sản Công ty biến động nhân phụ trách kinh doanh, mua hàng , công việc có liên quan tiền – hàng II ĐỐI TƯNG ÁP DỤNG: Tất đơn vò trực thuộc Công ty có quan hệ giao dòch với đối tác, khách hàng bên III PHÂN CẤP THỰC HIỆN: Thực theo phân cấp quản lý Công ty: Đối với CBNV đơn vò: Trưởng đơn vò ( thuộc Công ty ) thực Đối với cán quản lý từ cấp Phó đơn vò trực thuộc Công ty trở lên : Phòng NS thực IV NỘI DUNG THỰC HIỆN: Trong trình hoạt động sản xuất kinh doanh, vào chức nhiệm vụ quyền hạn đơn vò, đơn vò Công ty ủy quyền việc tổ chức thiết lập trì mối quan hệ đối ngoại nhằm mục đích phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vò, Công ty Trên danh nghóa người đại diện, thay mặt cho Công ty trực tiếp làm việc với đối tác bên ngoài, phát sinh việc thay đổi nhân ( nghỉ việc, miễn nhiệm, điều chuyển công tác khác ) phải tuân thủ theo quy đònh sau: * Đối với CBNV người trực tiếp thực giao dòch, ký kết … Tiến hành lập thủ tục bàn giao công việc (Đính kèm Biểu mẫu) cho nhân đònh thay Nội dung bàn giao thể rõ phần hành công việc dở dang cần phải tiếp tục theo dõi phối hợp giải mối quan hệ giao dòch 3 Giải dứt điểm phần hành công việc liên quan trực tiếp đến thân cá nhân trình cộng tác, thương thuyết với khách hàng (các điều kiện cam kết, ràng buộc trách nhiệm 02 bên) Thanh lý trách nhiệm công việc, toán công nợ (nếu có) Đối với công việc cần phải tiếp tục thực có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể cho nhân tiếp nhận, ý kiến ghi nhận đề xuất thời gian làm việc với đối tác – khách hàng (nếu có) * Đối với Cán quản lý đơn vò: Khi tiếp nhận thủ tục bàn giao CBNV phải trực tiếp kiểm tra toàn nội dung, đặc biệt cá nhân phân công giao dòch liên quan đến công tác tiền hàng, Hợp đồng, đơn hàng… Thời hạn lập thư báo: Trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày xác nhận thông tin việc thay đổi nhân sự, việc lập thư báo thực sau: - Đối với nhân viên kinh doanh: Đơn vò có trách nhiệm lập Thư báo (Đính kèm Biểu mẫu) gửi cho đối tác, khách hàng có liên quan để biết, đồng thời thực việc lý trách nhiệm, công nợ (nếu có) nhân nghỉ việc, thay đổi công tác - Đối với CBQL Kinh doanh: Phòng NS lập thư báo Sau gửi Thư báo phải kiểm tra theo dõi giải dứt điểm vấn đề vướng mắc tồn đọng khách hàng, trường hợp vượt thẩm quyền cho phép xin ý kiến trực tiếp Tổng Giám Đốc trước giải cho nhân nghỉ việc chuyển công tác khác Trường hợp có kế hoạch việc tái bố trí, sử dụng nhân phải có kế hoạïch bàn giao, xét thấy cần thiết xếp làm việc trực tiếp với khách hàng liên quan Khi làm việc với đối tác, khách hàng vấn đề có liên quan đến công tác tiền – hàng phải có thống nội dung trước nội bộ, tránh trường hợp CBNV bàn giao giải theo hướng này, Cán quản lý/đơn vò giải theo hướng khác gây ngộ nhận khó khăn cho khách hàng, đối tác V XỬ LÝ VI PHẠM: Trường hợp không thực theo quy đònh mà để xảy tình trạng khiếu nại, kiện cáo từ phiá đối tác, khách hàng, bò đối tác, khách hàng chiếm dụng tiền hàng… gây thiệt hại cho Công ty (gián tiếp, trực tiếp) cá nhân đơn vò liên quan phải chòu xử lý sau : - Xử lý trách nhiệm cá nhân theo hình thức : phê bình – khiển trách – điều chuyển công tác – trừ thưởng cuối năm - Đền bù toàn phần thiệt hại phát sinh không thực quy đònh VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH: Qui đònh có hiệu lực kể từ ngày ban hành Trong trình thực gặp khó khăn, vướng mắc, đơn vò báo cáo Tổng Giám đốc xem xét đònh VII BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM: Thư báo v/v Thay đổi nhân Biên bàn giao ... nhận đề xuất thời gian làm việc với đối tác – khách hàng (nếu có) * Đối với Cán quản lý đơn vò: Khi tiếp nhận thủ tục bàn giao CBNV phải trực tiếp kiểm tra toàn nội dung, đặc biệt cá nhân phân... đồng, đơn hàng… Thời hạn lập thư báo: Trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày xác nhận thông tin việc thay đổi nhân sự, việc lập thư báo thực sau: - Đối với nhân viên kinh doanh: Đơn vò có trách nhiệm... hàng có liên quan để biết, đồng thời thực việc lý trách nhiệm, công nợ (nếu có) nhân nghỉ việc, thay đổi công tác - Đối với CBQL Kinh doanh: Phòng NS lập thư báo Sau gửi Thư báo phải kiểm tra