DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT DỰ ÁN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ ĐỒNG HỚI COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM HỢP TÁC VIỆT NAM-THỤY SỸ TRUNG TÂM PHỔ BIẾN KIẾN THỨC DỰ ÁN PTĐTĐH Kỹ trình bày Dựa tài liệu trường Đại học Quản lý Henley Viện Công nghệ Massachusetts Trung tâm Phổ biến Kiến thức - Dự án PTĐTĐH: Kỷ Trình bày KỸ THUẬT VÀ KỸ NĂNG TRÌNH BÀY Trình bày chủ đề có hiệu quả, lơi ý đồng tình từ phía người nghe, tóm tắt khái niệm phức tạp từ ngữ đơn giản kỹ trưởng nhóm Trong tài liệu này, bạn học cách tạo đồng tình từ phía người nghe, trình bày chủ đề lơi khán giả làm cho họ chấp nhận ý tưởng bạn Lý thuyết giao tiếp Quá trình giao tiếp bao gồm yếu tố sau đây: • Người gửi: • Người nhận: (những) người nhận thông điệp (những người gửi thơng điệp (ai) người nhận) • Thơng điệp: nội dung mục đích (cái gì) • Mã tín hiệu: ngôn ngữ mà thông điệp gửi đi: từ ngữ, hình ảnh… • Kênh: Phương tiện mà bạn chọn lựa để gửi thông điệp (bằng cách nào): diễn thuyết, viết, chiếu phim v.v • “Tiếng ồn”: Các cản trở kênh giao tiếp (từ ngữ sai, tiếng lóng, nghe khơng rõ v.v.) 2 Chuẩn bị Trình bày Chuẩn bị tài liệu trình bày: • Tài liệu cần phải chuẩn bị trước vài ngày để có thừoi gian kiểm tra lại tài liệu cơng cụ trực quan trước trình bày • Chiến lược trình bày phải phù hợp với đối tượng dự kiến: trị gia muốn nghe số, nhà khoa học muốn nghe lập luận chứng minh, thành viên cộng đồng muốn nghe vai trò trách nhiệm mức độ tham gia họ vào dự án v.v • Lập dàn cách có lơ-gíc ghi điểm phần trình bày bạn • Phối hợp với dụng cụ trực quan, chẳng hạn phim đèn chiếu, ảnh lớn, bảng trắng v.v • Nếu bạn cảm thấy cần thiết, hay chủ đề trình bày mang số điểm quan trọng có tính chiến lược, cần chuẩn bị tài liệu tham khảo để phân phát Xây dựng chiến lược trình bày Nội dung: • Để giáo dục, thơng tin, thuyết phục, hay … giải trí? • Có chi tiết (hữu ích) cần trình bày? Phong cách: • Mức độ thuật ngữ kỹ thuật? • Lôi khán giả đại trà hay giới chuyên môn? Cấu trúc : Thông tin Thuyết phục Trực tiếp (Dễ thực hơn) Các kết chính, kèm theo dẫn chứng Tranh luận , kèm theo dẫn chứng Gián tiếp (Thông dụng hơn) Dẫn chứng, đến kết Dẫn chứng dẫn đến tranh luận Chọn lựa cấu trúc phù hợp Một phương pháp hữu ích sử dụng để xây dựng tài liệu trình bày bạn phân tích từ theo cấp độ Nói đơn giản, bạn cần xác định yêu cầu tổng thể mức cao nhất, sau phân loại yêu cầu thành phần nhỏ hơn, bạn đặt tiêu đề cho tờ chiếu Điều đảm bảo tính liên tục chủ đề phương tiện quan trọng giúp bạn điều chỉnh thời gian trình bày Bạn phân loại nội dung trình bày thành chủ đề đơn giản, trung bình phức tạp, bố trí thời gian trình bày khoảng 1,3,6 phút cho loại, đó, bạn cần chuẩn bị khoảng 15 tờ chiếu khoảng trình bày Phần giới thiệụ: • Lơi quan tâm trình bày liên quan chủ đề người nghe • Xây dựng mối quan hệ tín nhiệm người nghe • Trình bày chủ đề giới thiệu nội dung chương trình Thân bài: • Hạn chế vòng phần điểm • Điều chỉnh nội dung dựa theo khả nhu cầu người nghe • Bố trí thời gian dựa chương trình Kết luận: • Tóm tắt điểm • Lưu ý hạn chế • Đưa hoạt động Tạo dụng cụ trực quan để nâng cao hiệu phần trình bày bạn Sử dụng phim đèn chiếu: Các phim đèn chiếu thường dễ làm không tốn Bạn thay đổi trật tự điều chỉnh nhanh cách viết tay Phương pháp có độ tin cậy cao sử dụng cơng nghệ đơn giản Chiếu máy vi tính: Chiếu máy vi tính thường có sức lơi trơng đại Tuy nhiên, sử dụng phương pháp thường hay gặp vấn đề có nhiều người sử dụng máy vi tính cách định dạng khác nhau, chương trình phần mền khác v.v Trong trường hợp này, phải chuẩn bị phim đèn chiếu dự phòng Ngồi ra, đèn chiếu máy vi tính thường cần phòng tối, khơng phải phòng họp có rèm cửa sổ Phương pháp phải sử dụng thiết bị cồng kềnh Các gợi ý sử dụng phim đèn chiếu slide (tờ chiếu cho máy vi tính): • Sử dụng dấu chấm đầu câu thay đoạn văn dài • Đưa vào hình ảnh, biểu đồ vẽ • Điều chỉnh cỡ chữ tuỳ theo độ lớn phòng Phòng rộng cần phơng chữ lớn • Khơng sử dụng phơng chữ khó đọc • Khơng định dạng văn theo chiều dọc • Sử dụng màu nhẹ để tránh việc người nghe ý đến hình thức nội dung • Sử dụng đồ thị thay cho bảng thống kê số liệụ • Sử dụng kiểu khn mẫu • Sử dụng tối đa 60 từ tờ chiếu (hoặc 30 từ tiếng Anh) • Chú ý đặt tờ chiếu vị trí trật tự Tài liệu tham khảo: Việc chuẩn bị tài liệu để tham khảo quan trọng bạn khơng có đủ thời gian để sâu vào vấn đề bạn muốn người nghe có tài liệu mà bạn trình bày, giúp người nghe tự ghi lúc trình bày giúp cho việc điều chỉnh sử dụng sau Ngoài ra, việc phát tài liệu tham khảo thể tính chun nghiệp giúp củng cố thêm phần trình bày bạn Tài liệu tham khảo cần phải phát trước trình bày, để người nghe bổ sung ghi chép họ Các tài liệu cứu nguy trường hợp điện thiết bị bị hỏng Áp phích: Áp phích thường có tác dụng minh hoạ giúp củng cố phần trình bày bạn Khơng nên đặt áp phích phòng họp để tránh việc người nghe bị phân tán mà nên đặt bên ngồi để người nghe xem giải lao, trước sau phần trình bày Áp phích thường bao gồm biểu đồ, tranh ảnh với câu thích ngắn cần cung cấp nhiều chi tiết phần trình bày bạn Đối với câu thích, cần lưu ý khơng nên q màu mè Kiểm tra phòng họp: • Kiểm tra phòng họp hai trước trình bày • Địa điểm có đủ lớn để sử dụng dụng cụ trực quan đèn chiếu hay khơng? • Màn hình có đủ lớn để người ngồi sau đọc? • Vị trí bạn lúc trình bày nào: bệ đứng, sau bàn? ngồi hay đứng? • Hệ thống âm hoạt động tốt khơng? • Tài liệu trình bày bạn sẵn sàng đầy đủ chưa? • Các văn phòng phẩm khác (bút, bút viết bảng) đầy đủ chưa? Cần kiểm tra việc lắp đặt thử trước thiết bị sử dụng trình bày trước họp Rất khó chịu nói câu phần trình bày bạn phải dừng lại để sửa lại hình hay điểu chỉnh đèn chiếu Chuẩn bị bóng đèn chiếu dự phòng trường hợp bóng bị cháy, áp phích cần thiết lúc bạn muốn sử dụng? Thuyết trình • Cần nhớ người nghe đứng phía bạn Khi tham dự họ cho bạn thấy họ quan tâm đến đề tài bạn trình bày • Khi nói, cần ý tốc độ Bạn cần đánh giá hiệu thông điệp mà bạn trình bày Sử dụng phim đèn chiếu/slide để xác đinh tốc độ • Người nghe tiếp thu số ý tưởng Chọn lựa tách riêng điểm quan trọng tiếp tục củng cố điểm • Khơng chán khán giả bạn cúi đầu đọc từ viết chuẩn bị từ trước • Phát huy tối đa kỹ truyền thông bạn: - Nhìn vào khán giả lúc trình bày - Trình bày cách sinh động, không thái - Sử dụng động tác phù hợp để nâng cao khả truyền đạt bạn • Tránh sử dụng đại từ “tơi” • Khiếu hóm hỉnh quan trọng, có yếu tố rủi ro Có thể sử dụng số tài liệu vui, tránh gây xúc phạm khán giả • Sử dụng số hoạt động, số trò chơi tạo hội để xây dựng mối quan hệ tốt với khán giả • Điều quan trọng bạn cần trình bày cách thoải mái, tươi cười Người nghe cảm thấy gần gũi với bạn Gợi ý trường hợp gặp phải vấn đề: • Làm trường hợp bị điện? - Thay đổi trật tự trình bày, tổ chức vài hoạt động nhóm có điện trở lại - Xem thử thách chia sẻ chuyện vui với khán giả, ví dụ yêu cầu Giám đốc Nhà máy điện trình bày với khán giả cách giải vấn đề nào, trường hợp ơng ta có mặt • Làm trường hợp đèn chiếu hay máy vi tính bị hỏng? - Cho nghỉ giải lao sớm - Cố gắng giải trục trặc giải lao - Chuyển qua sử dụng dụng cụ trực quan khác (bảng kẹp giấy, tài liệu tham khảo, bảng viết) Trả lời câu hỏi ▪ Lắng nghe cẩn thận tồn câu hỏi ▪ Tìm thời gian để suy nghĩ cách nói bạn trả lời sau giải lao câu hỏi quan trọng, cần trả lời đầy đủ ▪ Trung thực vấn đề bạn chưa biết, đừng nói dối ▪ Tránh hội thoại với người