TCVN ISO 9001 HD-HC-08 QUI ĐỊNH CƠNG TÁC PHÍ VÀ THANH TỐN CHI PHÍ CƠNG TÁC Số hiệu: HD-HC-08 Lần hiệu chỉnh: 01 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 01/07/2011 Người hiệu chỉnh: Người xem xét: Người duyệt: GĐNS: Trương Văn Toản GĐTC: L Hồnh Cư TGĐ: Gregory Luka James I - MỤC ĐÍCH Nhằm mục đích định mức cơng tác phí tất cán bộ, cơng nhân viên (CB-CNV) làm việc Công Ty BAVICO - JSC, cử công tác nước ngồi nước (nếu có) II PHẠM VI ÁP DỤNG - Qui định áp dụng cho tất CB-CNV làm việc t́t Nhà máy chi nhánh trực thuộc Công ty BAVICO - Đối với số trường hợp đặc biệt, chế độ công tác phí trợ cấp áp dụng theo quy định khác Ban Tởng Giám Đốc ban hành vụ thể thời điểm phát sinh III TÀI LIỆU THAM KHẢO - Thẩm quyền phê duyệt ban hành ngày 04 tháng 01 năm 2011 IV ĐỊNH NGHĨA Cơng tác phí bao gồm loại chi phí thường xuyên phổ biến sau đây: “Chi phí lại” khoản tiền chi mua vé máy bay, vé tàu, vé xe, tiền thuê phương tiện lại khoản chi phí hợp lệ khác phục vụ cho nhu cầu cơng tác “Chi phí lưu trú” tiền thu phòng khách sạn, nhà trọ (khơng bao gồm dịch vụ khách sạn cung cấp) trường hợp công tác từ 01 ngày trở lên, không kể thời gian máy bay, tàu lửa, phương tiện lại khác thời gian cơng tác “Cơng tác phí” Là khoản chi phí quy định thớng cho cán nhân viên Công ty phép sử dụng, chi tiêu để phục vụ cho tŕnh sinh hoạt hàng ngày thời gian cơng tác “Chi phí giao dịch” khoản chi phí chiêu đãi đối tác, khách mời Cơng Ty “Chi phí khác” khoản chi phí cho việc gửi Fax, internet, thư từ mục đích cơng việc, chi phí in ấn, chụp tài liệu phục vụ cho chuyến công tác V NỘI DUNG QUY ĐỊNH CHUNG 4.1 Khi công tác xa phải sử dụng phiếu đề xuất (Biểu mẫu BM-02/HC-05), có chữ ký Phụ trách phận phê duyệt Tổng Giám Đốc (hoặc giám đốc khối phân quyền ký duyệt) Chế độ cơng tác phí tốn có đầy đủ chứng từ hợp lệ: Hóa đơn, vé tàu xe,… Phiếu xác nhận cơng tác tốn sau kết thúc đợt cơng tác Trường hợp tạm ứng chi phí trước công tác th́ phải thực đầy đủ thủ tục tốn hồn tạm ứng cho kế tốn Cơng ty theo quy định 4.2 Khi nghỉ qua đêm Khách sạn, Nhà nghỉ: Các Giám Đốc, Trưởng phòng có tiêu chuẩn nghỉ 01 phòng riêng, đối tượng khác công tác nghỉ khách sạn theo tiêu chuẩn ypd1578984805.doc Page of TCVN ISO 9001 HD-HC-08 02 người 01 phòng, trừ trường hợp lẻ sau bố trí thừa 01 nam, 01 nữ phải bố trí phòng riêng 4.3 Các trường hợp khơng hưởng cơng tác phí theo qui định này: a Chi phí thuộc phạm vi khoản phụ, trợ cấp có lương hay trả lương b Những ngày nghỉ làm việc riêng thời gian công tác thời gian lưu trú nơi công tác phục vụ cho mục đích chuyến cơng tác c Những ngày học trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn Công ty cử Riêng ngày Công ty giao nhiệm vụ thường trú số Địa phương quan khác xem xét giải trường hợp cụ thể d Đối với CB-CNV thuộc Bộ phận có nhiệm vụ phải làm việc thường xuyên địa bàn Tỉnh - Thành phố mà Cơng ty có văn phòng làm việc bảo đảm chi phí chuyến cơng tác, trường hợp xác định phụ cấp thêm lương tùy vào trường hợp cụ thể e CB-CNV phân chia thành cấp để xác định phạm vi sử dụng điều kiện công tác đây: CẤP Đối tượng - Ban Tởng giám đốc - Các Giám Đốc khới - Khách Cty - - Các Trưởng, Phó phòng tương đương Tổ trưởng tương đương - Nhâ n viên, Tài xế (Bảng 1) QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC TRONG NƯỚC 2.1 Phương tiện di chuyển a Các phòng ban cần thiết phải cử Cán bộ, nhân viên cơng tác ưu tiên sử dụng phương tiện xe Công ty, nhiên bố trí phương tiện khác sử dụng xe gắn máy cá nhân, phương tiện giao thông công cộng, nhhư: Taxi, xe khách, xe lửa, máy bay… tuỳ vào quãng đường mức độ cấp bách chuyến Riêng phương tiện máy bay tùy theo yêu cầu công việc cụ thể Giám Đốc khới có đủ thẩm quyền trực tiếp định Các phương tiện thông thường áp dụng bảng đây: Phương tiện Cấp Cấp Cấp 01 Xe Công ty Ap dụng Không áp dụng 02 Xe con, taxi th ngồi Ap dụng Khơng áp dụng 03 04 Xe lửa nằm mềm Xe khách chất lượng cao Xe gắn máy thuê ngày: ≤100.000 đ/ngày Di chuyển từ nhà Ga-Bến xe ngược lại: (Tuỳ theo tình hình thực 05 06 ypd1578984805.doc Cấp Được áp dụng cho Thủ qũy nhận & nộp tiền Trường hợp khẩn cấp Ap dụng Ap dụng Ap dụng Ap dụng Page of TCVN ISO 9001 HD-HC-08 tế xe ơm, taxi…) Phương tiện cá nhân: - Tiền xăng: 1.200đ/km - Tiền gửi xe: 3.000 đ/lần 07 Trường hợp khẩn cấp Ap dụng (Bảng 2) b Chứng từ toán yêu cầu: - Cho phương tiện: Máy bay, taxi, xe lửa, xe khách chất lượng cao, xe buýt loại vé thông hành hợp lệ cho chứng từ toán Chi phí thuê khách sạn, xe thuê vv… chứng từ hợp ḷ cho việc tốn hóa đơn đỏ (invoices) Riêng xe gắn máy thuê ngày, xe ơm trường hợp khơng có hố đơn đỏ phải có biên nhận người cho thuê (thể rõ: Người cho thuê, biển số xe đăng ký, thời gian, địa bàn, tiền thuê… ký, ghi rõ họ tên) 2.2 Định mức lưu trú, sinh hoạt: Tối đa bảng sau: STT 01 02 Lưu trú, sinh hoạt Nơi lưu trú phải qua đêm, địa bàn làm việc thường xun: Sinh hoạt phí, ngồi địa bàn làm việc thường xuyên: Thời gian lưu trú Cấp Cấp Cấp Cấp Cấp ≤06 ngày 500.000đ/ngày 400.000đ/ngày 300.000đ/ngày 250.000đ/ngày Từ 07 đến 30 500.000đ/ngày 400.000đ/ngày 250.000 đ/ngày 200.000 đ/ngày ≥30 ngày Công ty thuê nhà duyệt mợt khoản chi phí cụ thể theo kế hoạch dự kiến cho chuyến công tác thời điểm thực ≤06 ngày 200.000đ/ngày 150.000 đ/ngày 100.000đ/ngày 100.000 đ/ngày Từ 07 đến 30 180.000 đ/ngày 130.000 đ/ngày 80.000đ/ngày 80.000 đ/ngày ≥30 ngày Giám đốc khối xem xét đệ tŕnh Tổng giám dốc duyệt cụ thể theo yêu cầu chuyến công tác Được tính sau: (Lương + phụ cấp) x 50% (Bảng 3) 2.3 Tiếp khách - Khi có nhu cầu tiếp khách vượt thẩm quyền người tiếp khách phải xin ý kiến chấp thuận Giám Đốc cấp trước phiếu đề xuất (Biểu mẫu BM-02/HC-05) Trong trường hợp đột xuất thơng tin điện thoại, e-mail sau phải có phiếu đề xuất bổ sung Phải dự tốn trước mức chi phí Tởng Giám Đốc duyệt Công ty tốn theo mức thực chi khơng vượt q mức dự toán - Lái xe đưa Giám Đốc công tác, dự chiêu đãi buổi tối (sau 20 tối) bồi dưỡng 70.000 đồng/ lần (khi lại bên ngồi giữ xe khơng tham dự), khơng áp dụng chuyến công tác nhiều ngày Nếu nơi lưu trú địa bàn làm việc thường xuyên công ty liên hệ đặt nơi lưu trú định áp dụng sinh hoạt phí theo bảng 3 QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGỒI 3.1 Khi cơng ty cử cơng tác Nước ngoài, cá nhân phải tiết kiệm tối đa, chọn chỗ phòng nghỉ nơi gần chỗ làm việc để tiết kiệm chi phí lại Ăn uống bình dân ypd1578984805.doc Page of TCVN ISO 9001 HD-HC-08 3.2 Mỗi cá nhân phụ cấp 20 USD tiền tiêu vặt cho 01 ngày Còn lại khoản chi phí khác theo lịch tŕnh Cơng tác toán theo thực chi, như: Vé xe, vé máy bay, khách sạn, tiền ăn … PHÊ DUYỆT VÀ HIỆU LỰC 4.1 Các khoản chi quy chế phải Tổng Giám Đốc người uỷ quyền phê duyệt toán Mọi khoản chi trái với qui chế không xem hợp lệ, người chi phải chịu trách nhiệm toán người duyệt chi phải chịu trách nhiệm bồi thường 4.2 Qui định áp dụng kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2011 văn chế độ cơng tác phát hành có nội dung khác qui định khơng hiệu lực VI PHỤ LỤC/ BIỂU MẪU Phíu đề xuất BM: 02/HC-05 Phíu công tác BM: 03/HC-05 PHIẾU ĐỀ XUẤT (REQUEST FORM) Số: BM-02/HC-05 Lần hiệu chỉnh: 01 Ngày ban hành: 01/01/2011 Ngày (Date): _ Nhân viên (Employee): _ MSNV (Employee code): Chức vụ (Position): Phòng ban (Department): _ Kính đề xuất lãnh đạo duyệt (Please kindly consider the following request): Lý đề xuất (Reason for request): ypd1578984805.doc Page of TCVN ISO 9001 HD-HC-08 Yêu cầu (Requested by): Xem xét (Approved by): Xét duyệt (Approved by): BẢNG QUYẾT TỐN CHI PHÍ CƠNG TÁC Số: BM-04/HC-05 Lần hiệu chỉnh: 00 Ngày ban hành: 01/07/2011 Họ & tên) :………………………… … Chức vụ ……………… … Bộ phận …………….… (Full name (Job titles): (Dept) Stt Nội dung Chi phí thuê khách sạn Chi phí taxi Đvt Số lượng Chi phí Thành tiền Ghi Đêm …………… ………… Chi phí sinh hoạt, ăn ypd1578984805.doc Ngày Page of TCVN ISO 9001 HD-HC-08 uống theo quy định Người lập ypd1578984805.doc Trưởng phận Giám đốc phận duyệt Page of TCVN ISO 9001 HD-HC-08 PHIẾU CÔNG TÁC (BUSINESS TRIP FORM) Month _/ 20_ Number: BM-03/HC-05 Time of amendment: 01 Date of issuance: 01/01/2011 Employee’s full name: Employee Code: Department: _ Thời gian (Time) Ngày (Date) Bắt đầu Kết thúc (Beginning) (End) Số HOURS (h) MÔ TẢ CÔNG VIỆC (JOB DESCRIPTION) Weekdays Made by: ypd1578984805.doc Ngày thường Page of Chủ nhật Sunday XÁC NHẬN CONFIMRATION TCVN ISO 9001 ypd1578984805.doc HD-HC-08 Page of ... vượt thẩm quy n người tiếp khách phải xin ý kiến chấp thuận Giám Đốc cấp trước phi u đề xuất (Biểu mẫu BM-02/HC-05) Trong trường hợp đột xuất thơng tin điện thoại, e-mail sau phải có phi u đề... phát hành có nội dung khác qui định khơng hiệu lực VI PHỤ LỤC/ BIỂU MẪU Phi u đề xuất BM: 02/HC-05 Phi u công tác BM: 03/HC-05 PHI U ĐỀ XUẤT (REQUEST FORM) Số: BM-02/HC-05 Lần hiệu chỉnh: 01 Ngày... xe, vé máy bay, khách sạn, tiền ăn … PHÊ DUYỆT VÀ HIỆU LỰC 4.1 Các khoản chi quy chế phải Tổng Giám Đốc người uỷ quy n phê duyệt toán Mọi khoản chi trái với qui chế không xem hợp lệ, người chi