hay
Nghệ thuật quản lý Qua kinh nghiệm hoạt động thành đạt của nhiều nhà kinh doanh trên thế giới, người ta đã rút ra được nguyên tắc chung. Đó là nghệ thuật quản lý. Ngược lại nếu chúng ta nắm vững nghệ thuật quản lý cũng giúp chúng ta thành đạt trong kinh doanh. Ngày nay nghệ thuật quản lý được rất nhiều nước đầu tư nghiên cứu và đạt được những thành tựu to lớn. Cách đây 30 năm người Mỹ đã nắm được đỉnh cao của nghệ thuật quản lý, sau đó người Thụy Điển, rồi người Đức. Đến nay những hình ảnh đó đã mờ nhạt đi, hình như là vĩnh viễn bởi người Nhật. “Có thể người Nhật có những vốn để tồn tại, nhưng hiện nay họ làm việc rất tốt và gây cho chúng ta không ít băn khoăn”, - một nhà báo Mỹ đã nhận xét như vậy. Hiện nay người ta đã đưa ra rất nhiều định nghĩa khác nhau về quản lý: 1. Quản lý là công việc hoàn thành thông qua người khác. 2. Quản lý là quyết định làm việc gì và điều khiển người khác thực hiện việc đó. 3. Nhiệm vụ của quản lý là biến chính sách thành hiện thực với hiệu quả tối đa trong giới hạn được giao. Quản lý nhằm xây dựng các điều kiện để sử dụng tối ưu các nguồn có trong tay về người, phương pháp công nghệ và vật liệu. Mọi định nghĩa trên đây cho dù khác nhau nhưng đều nhấn mạnh tới con đường trong công tác quản lý và đòi hỏi nghệ thuật hay kỹ năng lãnh đạo, động viên, phân cấp và tổ chức… Nghệ thuật hay kĩ năng quản lý tài năng động viên mọi người làm công việc quản lý cần, bởi vì họ cảm thấy muốn làm việc đó. Nói một cách khác là: Nghệ thuật quản lý là tài năng lãnh đạo, hướng dẫn và chỉ dẫn người khác để họ mong muốn làm việc cho người quản lý. Phong cách quản lý là cần khuyến khích người khác hoàn thành công việc được giao và hợp tác cới người khác để có thiên hướng dân chủ, thoải mái thân thiện, cởi mở và không hình thức. Nhưng không hoàn toàn không có nghĩa là không thô bạo khi hoàn cảnh đòi hỏi. Luôn luôn cần phải quyết đoán. Công việc quản lý bao gồm 5 bước cơ bản như sau: Bước thứ nhất: Lập kế hoạch để xác định các hoạt động nhằm đạt được kết quả mong muốn. Kế hoạch phải tập trung giải quyết các mục tiêu, chương trình cần thiết để hoàn thành mục tiêu. Lập kế hoạch là dự báo tương lai. Đó chính là hoành động tích cực. W. Churchill (Thủ tướng anh trong chiến tranh thế chiến thứ hai) nói: “Thật là khôn ngoan khi vạch kế hoạch trước, nhưng cũng thật khó khăn để nhìn xa quá khả năng tầm nhìn của anh”. Do đó không được tiêu phí nghị lực của bạn vào việc không cần thiết. Bước thứ hai: Tổ chức. Có người đã định nghĩa quản lý là nhiêù hơn các cá nhân. Như vậy quản lý là tổ chức các cá nhân thành các đội làm việc có hiệu quả hơn. Tổ chức là xác lập một cơ cấu thích hợp nhất để hoàn thành mục tiêu đã được đề ra trong kế hoạch. Về cơ bản tổ chức bao gồm vấn đề: Mọi người làm việc gì? Tổ chức xác định trách nhiệm, xây dựng cơ cấu và phát triển mối quan hệ công tác. Yếu tố cơ bản của tổ chức là con người. Họ làm việc gì và phối hợp lại với nhau như thế nào để đạt được mục tiêu. Nguyên lý “một thợ một thầy” hay câu tục ngữ: “Không người nào có thể phục vụ hai ông chủ” nói rõ nguyên tắc chỉ huy thống nhất, không gây rối loạn trong chỉ đạo. Bước thứ ba: Phối hợp hoạt động: nhằm hoàn toàn thống nhất mọi cố gắng. Công tác phối hợp là bắt buộc vì chỉ khi nào hoạt động của mỗi cá nhân có đồng bộ thì mục tiêu mới đạt được. Có nhiểu hoạt động phải thực hiện đồng thời, cũng có nhiều hoạt động phải nối tiếp nhau. Công tác phối hợp đòi hỏi tinh thần phát triển hợp tác: Nó yêu cầu mọi người tự nguyện cùng nhau làm việc một cách thông minh, khôn ngoan để hoàn thành mục tiêu trong kế hoạch. Tinh thần hợp tác, lòng trung thành và đạo đức sản phẩm của cơ thể phối hợp tác. Công tác lãnh đạo tích cực là tài năng của người quản lý nhằm hình thành, phát triển sự hợp tác có hiệu quả trong tổ chức. Bước thứ tư: Động viên cổ vũ là lãnh đạo kích thích mọi thành viên trong tổ chức làm việc với khả năng tối đa, thoải mái với nhau như một gia đình. Công tác động viên là một hành động được các thành viên trong tổ chức mong đợi, vì vậy phần thưởng là yếu tố quan trọng mà họ có thể nhận được. Phần thưởng sẽ có hiệu quả hơn khi người làm việc nhận biết rõ họ sẽ nhận được gì nếu họ tích cực và đạt hiệu quả cao. Tác động đồng nghiệp, gia đình bạn bè và xã hội có ảnh hưởng động viên con người rất lớn. Đó là nhu cầu tự nhiên của mỗi người muốn biết sự đánh giá của xã hội đối với công việc của họ. Đồng thời trong mỗi người có lòng tự trọng. Hãy biết lôi kéo tập thể làm việc về phía người quản lý trong những quyết định quan trọng liên quan tới công việc của họ. Phải biết phát hiện nơi có biến động trước khi nó gây phát sinh gây trở ngại cho tiến bộ thực hiện kế hoạch. Đồng thời biết phòng ngừa các sự cố có thể xảy ra với kế hoạch. Kiểm tra cũng là tương đối, chỉ phân biệt giữa sự thực hiện tốt và chưa tốt, đạt và chưa đạt được mục tiêu. Cơ sở của kiểm tra là đo lường. Kiểm tra phụ thuộc vào thông tin chính xác những gì hoàn thành và sợ so sánh những gì đã thực hiện và những gì sắp thực hiện. Kiểm tra chính xác và đầy đủ còn xác địn rõ thêm trách nhiệm và hướng dẫn cho hành động của mỗi cá nhân, mỗi tổ chức thực hiện mục tiêu trong kế hoạch. Những bước trên đây phải thực hiện đầy đủ và hoàn chỉnh mới có thể đạt được kĩ năng quản lý. Muốn thực hiện tốt công tác quản lý phụ thuộc vào chính con người thực hiện các bước quản lý. Chính vì lẽ thế có những yêu cầu riêng về cán bộ quản lý. Cán bộ quản lý là người hướng dẫn và chỉ đạo công việc của người khác để thực hiện một mục tiêu được xác định trước. Phát triển công tác quản lý chính là bồi dưỡng kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp đối với con người. Cán bộ quản lý chủ yếu thực hiện hướng dẫn, khuyến khích, cổ vũ động viên người khác, đồng thời họ cũng là chuyên gia về giao tiếp với con người. Cán bộ quản lý cũng được coi là người hoàn thành mục tiêu trước bằng họat động của người khác. Nếu cán bộ quản lý có người khác làm việc cho anh ta thì kết quả công việc phụ thuộc chủ yếu vào họ làm việc tố như thế nào. Anh ta cần phải làm những gì có thể nâng cao hiệu quả hoạt động của họ. Điều đó có thể thực hiện được, nếu anh ta: a. Làm rõ trách nhiệm của chính anh ta; b. Xác định rõ và nhất quán mục tiêu và các tiêu chuẩn; c. Tăng cường động viên bằng cách giải thích kĩ càng mục tiêu, các phương tiện đạt mục tiêu đó và phần thưởng giành cho kết quả thực hiện mục tiêu; d. Hướng dẫn và giúp đơ nhau tăng cường sức mạnh và hạn chế điểm yếu của tổ chức; e. Phát hiện các vấn đề, các khó khăn và thống nhất cách giải quyết và khắc phục; f. Xây dựng kế hoạch cần thiết cho công tác huấn luyện, đào tạo và phát triển. Cán bộ quản lý cũng cần phải có những phẩm chất riêng. Anh ta cần phải hiểu tính vô tư, tính chân thật và lòng chân thành trong công tác quản lý. Những đức tính phải có đối với cán bộ quản lý: a. Biết suy nghĩ hợp lý để có thể quyết đoán; b. Có quyết tâm cao hoàn thành công việc; c. Có tham vọng và quyết tâm đạt tham vọng; d. Có tình cảm vững vàng, hòa hợp dễ dàng với mọi người; e. Tự tin chụi đựng sự thất bại; f. Rộng lượng, chấp nhận mọi người và tính tình riêng tư của họ; g. Ham hiểu biết và luôn luôn biết bồi dưỡng kiến thức cho mình. Cán bộ quản lỹ cũng phải có năng lực sau đây: a. Có trình độ kỹ thuật về công việc của mình; b. Có năng lực xã hội: hòa hợp với mọi người; c. Quen biết rộng: biết cần gặp ai để hoàn thành công việc; d. Có tài và sẵn lòng chia sẻ với người khác; e. Có tài tổ chức nhằm hoàn thành công việc; f. Có tài xây dựng kế hoạch để thực hiện mục tiêu; g. Lãnh đạo năng động; Cán bộ làm việc cũng phải tuân theo nguyên tắc làm việc sau: a. Kiên quyết nhưng sòng phẳng; b. Biết sử dụng, kế thừa kinh nghiệm và kỹ năng của người khác; c. Biết không phô trương uy quyền; d. Biết nhận khuyết điểm chân tình; e. Thành thật và kiên trì,; f. Biết huấn luyện các trợ lý của mình; g. Biết tự động cộng tác; h. Biết cách thông tin cho người khác; i. Biết đọc sách báo và tích lũy kiến thức. Cán bộ quản lý cũng cần phải nắm vững các phương pháp quản lý cơ bản sau: 1. Quản lý theo mục tiêu: Phương pháp này đề xuất năm 1955. Nội dung chính của phương pháp là cán bộ quản lý thống nhất với các cấp dưới các mục tiêu và sau đó đánh giá kết quả đạt được so với các mục tiêu đề ra. Cách quản lý có hiệu quả của phương pháp này là vạch rõ hướng đích và nêu cố gắng cho mọi người mục tiêu chung. Nó phải đảm bảo là mỗi cá nhân phải hiểu rõ kết quả nào đỏi hỏi anh ta. Nó cũng phải đảm bảo là cấp trên hiểu rõ những gì mong đợi ở cấp dưới và ngược lại. Nó phải động viên mọi người cố gắng tối đa theo hướng đúng. Trên thực tế, phương pháp này cũng có hạn chế do qúa nhiều giấy tờ để cụ thể hóa các mục tiêu khó định lượng. Ngoài ra cán bộ quản lý không thích nhận xét định kỳ công việc, vì việc đánh giá như vậy không liên tục, thiếu tự nhiên. 2. Quản lý theo nhiệm vụ trọng tâm: Phương pháp này xác định mỗi người đang làm việc gì và làm như thế nào. Nó cũng tương tự như quản lý theo mục tiêu, cũng cần thống nhất mục tiêu, nhưng loại bỏ phần đánh giá định kỳ. Nhiều nhà nghiên cứu nhận xét rằng hình thức kiểm tra định kỳ nửa năm hoặc một năm không phải là kích thích có hiệu quả để rút kinh nghiệm. Nó phản ánh hành vi cần rút kinh nghiệm ở quá xa so với hiện tại. Rút kinh nghiệm có hiệu quả nhất là sau khi hành vi xảy ra. Cấp dưới có thể học tập được nhiều ở những sai lầm trong quá trình thực hiện, nhất là được phân tích, xem xét các sự kiện vừa xảy ra còn nguyên vẹn trong kí ức. Chính vì thế cán bộ quản lý có thể đánh giá guồng máy tổ chức bằng cách xem xét, phân tích liên tục công việc được hoàn thành tốt hay chưa tốt: cần phải sửa, bổ sung như thế nào. Khuyến khích cấp dưới tự suy nghĩ cần làm việc gì đạt mục tiêu. Không áp đặt công việc nếu thấy không cần thiết. Trên đây là nội dung cơ bản nhất về nghệ thuật quản lý ở các nước phương Tây, triết lý cơ bản của nghệ thuật quản lý đó là con người. Các nhà kinh tế học phương Tây cho rằng phương tiện quản lý hiệu quả nhất là một nền kinh tế là “Người công dân hạnh phúc là người có năng suất lao động cao”. Đồng thời họ cũng đưa ra nhiều nguyên tắc làm việc mang tính chất ngôn cho cán bộ quản lý cần thấm nhuần khi hành động: - Hạnh phúc cho cán bộ quản lý nào biết lãnh đạo chứ không cưỡng bức. - Hãy biết quản lý là phục vụ, là một công việc như mọi công viêch khác trong xã hội. - Hãy tạo cho mọi người thích làm việc cùng với anh ta hơn là làm việc dưới quyền anh ta. - Không một cán bộ quản lý nào thành công chỉ bằng kiến thức kĩ thuật, anh ta phải am hiểu xã hội, nhất là nghệ thuật giao tiếp xã hội. - Quản lý là nghệ thuật phát triển các khả năng của con người thực hiện mục tiêu. Người sáng lập ra khoa học quản lý Mỹ là Frederic W. Taylor đã cho rằng: “Cốt lõi của nhiệm vụ quản lý là lựa chọn người cẩn thận và giao cho họ nhiệm vụ rõ ràng, biết vận động viên khi cần thiết, huấn luyện kịp thời và đề bạt đúng lúc”. Muốn thành đạt trong kinh doanh không thể nắm vững và ứng dụng thành thạo nghệ thuật quản lý. Trong những trường hợp cụ thể, trong hoàn cảnh phức tạp khác nhau của đời sống đòi hỏi phải ứng dụng các biện pháp linh hoạt để đạt được hiệu quả quản lí mong muốn. Hạnh phúc cho cán bộ quản lý nào biết lãnh đạo chứ không cưỡng bức. - Hãy biết quản lý là phục vụ, là một công việc như mọi công viêch khác trong xã hội. - Hãy tạo cho mọi người thích làm việc cùng với anh ta hơn là làm việc dưới quyền anh ta. - Không một cán bộ quản lý nào thành công chỉ bằng kiến thức kĩ thuật, anh ta phải am hiểu xã hội, nhất là nghệ thuật giao tiếp xã hội. - Quản lý là nghệ thuật phát triển các khả năng của con người thực hiện mục tiêu. . nghệ thuật quản lý. Ngược lại nếu chúng ta nắm vững nghệ thuật quản lý cũng giúp chúng ta thành đạt trong kinh doanh. Ngày nay nghệ thuật quản lý được rất. nghệ thuật quản lý ở các nước phương Tây, triết lý cơ bản của nghệ thuật quản lý đó là con người. Các nhà kinh tế học phương Tây cho rằng phương tiện quản