Chính sách sử dụng tài liệu lưu trữ ở việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN KIM DUNG CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – 2019 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN KIM DUNG CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS Triệu Văn Cường PGS.TS Nguyễn Văn Hậu HÀ NỘI – 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu độc lập cá nhân Tên đề tài luận án không trùng với nghiên cứu công bố Nội dung số liệu trình bày luận án hoàn toàn trung thực Các tài liệu số liệu sử dụng luận án có trích dẫn nguồn gốc rõ ràng Những kết luận khoa học luận án chưa công bố cơng trình khác TÁC GIẢ Nguyễn Kim Dung i LỜI CẢM ƠN Trong trình thực luận án, nhận hỗ trợ, giúp đỡ tận tình thầy hướng dẫn khoa học, chuyên gia, bạn bè, đồng nghiệp quan, tổ chức Trước tiên, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn thầy hướng dẫn khoa học PGS.TS Triệu Văn Cường PGS.TS Nguyễn Văn Hậu dành quan tâm định hướng cho đường nghiên cứu khoa học từ ngày đầu học tập trình nghiên cứu luận án Tôi nhận giúp đỡ trực tiếp công chức, viên chức quan, tổ chức lưu trữ: Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc II, Trung tâm Lưu trữ quốc III, Trung tâm Lưu trữ quốc IV; Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh, thành phố: Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh, Bắc Giang, Hà Nam, Lào Cai, Quảng Ninh, n Bái, Ninh Thuận, Quảng Bình, thành phố Hồ Chí Minh, Long An, Tây Ninh, Vĩnh Long, Phú Yên…Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn tới giúp đỡ nhiệt tình Q quan Tơi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Cán quản lý GTVT - Bộ GTVT, bạn bè, đồng nghiệp tạo điều kiện, ủng hộ, giúp đỡ suốt trình học tập, nghiên cứu góp ý để luận án tơi hồn thành Tơi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến nhà khoa học, Khoa Văn Cơng nghệ Hành chính, Khoa Sau đại học - Học viện Hành Quốc gia tận tình hướng dẫn giúp đỡ tơi hồn thiện hồ sơ bảo vệ luận án Đặc biệt, cảm ơn gia đình tơi ln động viên, chỗ dựa vững để cố gắng vươn lên có thành cơng ngày hơm Do điều kiện chủ quan khách quan, chắn kết luận án có thiếu sót định Tôi mong tiếp tục nhận ý kiến đóng góp để giúp cho luận án hồn thiện Tác giả Nguyễn Kim Dung ii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT CTLT Công tác lưu trữ HĐND Hội đồng nhân dân LTLS Lưu trữ lịch sử LTNN Lưu trữ nhà nước SDTLLT Sử dụng tài liệu lưu trữ TLHC Tài liệu hành TL KH-KT Tài liệu khoa học kỹ thuật TLLT Tài liệu lưu trữ TTLT Trung tâm Lưu trữ TTLTQG Trung tâm Lưu trữ quốc gia UBND Ủy ban nhân dân iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT iii MỤC LỤC iv DANH MỤC BẢNG vi DANH MỤC BIỂU ĐỒ vii PHẦN MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 1.1 Các nghiên cứu nước có liên quan đến luận án 1.1.1.Về sử dụng tài liệu lưu trữ 1.1.2 Về sách sách cơng 14 1.1.3 Về sách sử dụng tài liệu lưu trữ 18 1.2 Đánh giá chung tình hình nghiên cứu 28 1.3 Những vấn đề luận án cần giải 30 Chương CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 32 2.1 Tài liệu lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ 32 2.1.1 Tài liệu lưu trữ 32 2.1.2 Sử dụng tài liệu lưu trữ 40 2.2 Chính sách cơng sách sử dụng tài liệu lưu trữ 43 2.2.1 Khái niệm đặc điểm sách cơng 43 2.2.2 Khái niệm sách sử dụng tài liệu lưu trữ 45 2.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung sách sử dụng tài liệu lưu trữ 46 2.2.4 Các tiêu chí đánh giá sách sử dụng TLLT 49 2.2.5 Tìm hiểu sách SDTLLT số quốc gia học kinh nghiệm cho Việt Nam 52 Chương THỰC TRẠNG CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM 62 iv 3.1 Hệ thống sở lưu trữ tài liệu Việt Nam 62 3.1.1 Lưu trữ lịch sử cấp Trung ương 62 3.1.2 Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương (sau gọi LTLS cấp tỉnh) 64 3.1.3 Tình hình tài liệu lưu trữ bảo quản Lưu trữ lịch sử 64 3.2 Phân tích sách sử dụng tài liệu lưu trữ Việt Nam 67 3.2.1 Văn quy định sách sử dụng tài liệu lưu trữ Việt Nam 67 3.2.2 Chính sách tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ 70 3.2.3 Chính sách tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 82 3.2.4 Chính sách bảo vệ tài liệu lưu trữ 101 3.3 Đánh giá kết thực sách sử dụng tài liệu lưu trữ Việt Nam 106 3.3.1 Những kết đạt sách sử dụng tài liệu lưu trữ Việt Nam 106 3.3.2 Những hạn chế, bất cập nguyên nhân 124 Chương HỒN THIỆN CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM 131 4.1 Bối cảnh định hướng 131 4.1.1 Bối cảnh 131 4.1.2 Định hướng Đảng sử dụng tài liệu lưu trữ Việt Nam nay134 4.2 Các giải pháp nhằm hồn thiện sách sử sách sử dụng tài liệu lưu trữ Việt Nam 136 4.2.1 Nhóm giải pháp hồn thiện sách tiếp cận thơng tin 136 4.2.2 Nhóm giải pháp hồn thiện sách tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 139 4.2.3 Nhóm giải pháp hồn thiện sách bảo vệ TLLT 144 4.2.4 Các giải pháp khác 146 KẾT LUẬN 148 DANH MỤC CƠNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ 151 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 152 TÀI LIỆU KHOA HỌC 152 PHỤ LỤC 165 v DANH MỤC BẢNG Bảng 3.1 Tổng hợp tình hình TLLT bảo quản LTLS cấp Trung ương 65 Bảng 3.2 Tổng hợp tình hình TLLT bảo quản LTLS cấp tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương 66 Bảng 3.3 Thống kê văn quy định sách SDTLLT Việt Nam .68 Bảng 3.4 Bảng mô tả thủ tục phục vụ SDTLLT độc giả phòng đọc .83 Bảng 3.5 Bảng mơ tả thủ tục cấp chứng thực lưu trữ 88 Bảng 3.6 Tổng hợp tình hình giải mật TLLT LTLS 106 Bảng 3.7 Tổng hợp tình hình SDTLLT LTLS cấp Trung ương (2012-2017) 109 Bảng 3.8 Tổng hợp tình hình SDTLLT LTLS cấp tỉnh thành phố 114 trực thuộc Trung ương (2012-2016) 114 Bảng 3.9 Số hóa TLLT TTLTQG 122 vi DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 3.1 Tổng hợp số lượng độc giả quốc gia TTLTQG (20112016) Biểu đồ 3.2 Tình hình SDTLLT LTLS cấp Trung ương 109 118 Biểu đồ 3.3 Tình hình SDTLLT LTLS cấp tỉnh thành phố trực 118 thuộc Trung ương 118 vii PHẦN MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Tài liệu lưu trữ (TLLT) chứa đựng thông tin có giá trị lĩnh vực đời sống xã hội như: Chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học-công nghệ, quản lý nhà nước… TLLT tổ chức sử dụng tốt giúp cho xã hội nhìn nhận giá trị TLLT tầm quan trọng ngành Lưu trữ, từ người nâng cao ý thức, trách nhiệm thân việc giữ gìn, bảo vệ phát huy giá trị TLLT Chính vậy, Nhà nước ban hành hệ thống sách để hướng việc SDTLLT (SDTLLT) cá nhân, tổ chức theo cách thích hợp nhằm vừa phát huy giá trị chúng phục vụ cho phát triển đất nước, vừa bảo vệ lợi ích bên liên quan bảo vệ TLLT Trong năm qua, việc ban hành sách SDTLLT Việt Nam tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu tiếp cận SDTLLT nhằm mục đích định, góp phần thúc đẩy kinh tế- xã hội phát triển, bảo đảm ổn định trị, an ninh, quốc phòng, trật tự an toàn xã hội Tuy nhiên, giai đoạn nay, hệ thống sách bộc lộ nhiều vấn đề bất cập nên chưa phát huy đầy đủ giá trị TLLT Cụ thể là: Các văn thể sách tiếp cận thơng tin bao gồm tiếp cận rộng rãi tiếp cận hạn chế thơng tin TLLT chưa rõ ràng, đồng khiến độc giả tiếp cận nhiều tài liệu có giá trị thơng tin cao, phục vụ nhu cầu nghiên cứu nhu cầu đáng khác Các quy định hình thức SDTLLT thiếu tính chủ động, chưa nắm bắt nhu cầu thơng tin xã hội để tuyên truyền nhằm tăng cường hiểu biết người dân TLLT đưa TLLT đến với công chúng cách rộng rãi Đặc biệt, coi TLLT di văn hóa quốc gia TLLT phải bảo vệ an tồn q trình sử dụng Tuy nhiên, chế tài xử lý vi phạm bảo vệ TLLT chưa có quy định cụ thể Ngày nay, với đời Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư (4.0) mệnh danh Cuộc cách mạng số với công nghệ như: Internet, mạng xã hội, điện toán đám mây, di động…đã tạo thành tựu quan trọng, ứng dụng vào lĩnh vực đời sống xã hội, có hoạt động SDTLLT Ngày 01/7/2014, Bộ Chính trị ban hành Nghị số: 36-NQ/TW đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế 11 Quảng Ninh X 0 0 X X X 12 Lai Châu X 0 0 X X X 13 Thái Nguyên X 0 0 X X X 14 Nghệ An X 0 0 X X X 15 Hà Tĩnh X 0 X X X 16 Quảng Bình X 0 0 X X X 17 Ninh Thuận X 0 0 X X X 18 TP Hồ Chí Minh X 0 0 X 19 Bến Tre X 0 0 X 20 Tiền Giang X 0 0 X X X 21 Tây Ninh X 0 0 X X X 22 Vĩnh Long X 0 0 X X X 23 Long An X 0 0 X X X 24 Phú Yên X X X X X X 25 Bình Phước X 0 0 X X X 26 Kiên Giang X X X X X X 27 Cần Thơ X 0 0 X 28 Trà Vinh X 0 0 X 29 Sóc Trăng X 0 0 X X X 30 Bình Dương X 0 0 X X X X 176 X X X X X X X X X PHỤ LỤC SỐ 06 TÌNH HÌNH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LTLS CÁC TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG (Nguồn từ kỷ yếu Hội thảo nghiệp vụ hoạt động chỉnh lý tổ chức sử dụng tài liệu năm 2017 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) 177 178 PHỤ LỤC SỐ 07 BẢNG TỔNG HỢP Ý KIẾN KHẢO SÁT LƯU TRỮ LTLS CẤP TỈNH VỀ CÁC ĐỐI TƯỢNG CÓ NHU CẦU SDTLLT STT Tỉnh/Thành phố 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 19 20 22 Hà Nội Yên Bái Ninh Bình Hải Dương Bắc Ninh Bắc Giang Hải Phòng Quảng Ninh Thái Nguyên Hà Tĩnh Ninh Thuận Quảng Bình TP Hồ Chí Minh Bến tre Tây Ninh Long An Phú Yên Bình Phước Cần Thơ Trà Vinh Nhà quản lý, nhà khoa học (%) 10 Người dân(%) 85 60 48 0 65 40 50 80 30 60 50 80 80 70 50 75 20 70 20 50 80 99 30 50 30 10 70 40 30 20 17 10 15 75 10 70 179 Học sinh, sinh viên (%) 05 02 20 01 05 10 20 10 0 20 20 10 20 10 Đối tượng khác(%) 50% (doanh nghiệp) PHỤ LỤC SỐ 08 CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU Kính gửi: …………………………………………………………………………… Họ tên độc giả: …………………………………………………………………… Ngày, tháng, năm sinh: ……………………………………………………………… Quốc tịch: …………………………………………………………………………… Số Chứng minh nhân dân /Số Hộ chiếu: …………………………………………… Cơ quan công tác: …………………………………………………………………… Địa liên hệ: ……………………………………………………………………… Số điện thoại: ……………………………………………………………………… Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu: ……………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Chủ đề nghiên cứu:………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Thời gian nghiên cứu: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Tôi xin thực nghiêm túc nội quy, quy chế quan lưu trữ quy định pháp luật hành bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./ XÉT DUYỆT CỦA GIÁM ĐỐC TT ……., ngày …… tháng … năm ……… Người đăng ký LƯU TRỮ QUỐC GIA (ký, họ tên) 180 PHỤ LỤC SỐ 09 TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU Số: …………………… Họ tên độc giả: …………………………………………………………………… Số CMND/Hộ chiếu: ………………………………………………………………… Chủ đề nghiên cứu: ………………………………………………………………… Số thứ tự Tên phông/ khối tài liệu, mục lục số Ký hiệu hồ sơ/ tài Tiêu đề hồ sơ/tài liệu liệu ………… , ngày … tháng … năm … XÉT DUYỆT CỦA Ý kiến Phòng đọc Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên) GIÁM ĐỐC TT LƯU TRỮ QUỐC GIA 181 PHỤ LỤC SỐ 10 TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU Số: ……………………… Họ tên độc giả: ………………………………………………………………… Số CMND/Hộ chiếu: ……………………………………………………………… Số thứ tự Ký hiệu Tên văn Tên phông hồ sơ/ tài bản/tài liệu Từ tờ đến tờ Tổng trang số Ghi liệu ………… , ngày … tháng … năm … XÉT DUYỆT CỦA Ý kiến Phòng đọc Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên) GIÁM ĐỐC TT LƯU TRỮ QUỐC GIA 182 PHỤ LỤC SỐ 11 CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU Số: …………………… Họ tên độc giả: …………………………………………………………………… Số CMND/Hộ chiếu: ………………………………………………………………… Số tự thứ Tên phông Ký hiệu hồ sơ/ tài Tên văn Từ tờ Tổng đến tờ trang bản/tài liệu số Ghi liệu ………… , ngày … tháng … năm … XÉT DUYỆT CỦA Ý kiến Phòng đọc Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên) GIÁM ĐỐC TT LƯU TRỮ QUỐC GIA 183 PHỤ LỤC SỐ 12 CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU Kính gửi: …………………………………………………………………………… Họ tên độc giả: …………………………………………………………………… Ngày, tháng, năm sinh: ……………………………………………………………………………………… Quốc tịch: ……………………………………………………………………………………… Số Chứng minh nhân dân /Số Hộ chiếu: ……………………………………………………………………………………… Cơ quan công tác: ……………………………………………………………………………………… Địa liên hệ: ……………………………………………………………………………………… Số điện thoại: ……………………………………………………………………………………… Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu: ……………………………………………………………………………………… Chủ đề nghiên cứu: ……………………………………………………………………………………… Thời gian nghiên cứu: ……………………………………………………………………………………… Tôi xin thực nghiêm túc nội quy, quy chế quan lưu trữ quy định pháp luật hành bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./ XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ …………, ngày … tháng … năm …… Người đăng ký LỊCH SỬ CẤP TỈNH (Ghi rõ họ tên) 184 PHỤ LỤC SỐ 13 TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU Số: ………………… Họ tên độc giả: ………………………………………………………………… Số CMND/Hộ chiếu: ……………………………………………………………… Chủ đề nghiên cứu: ……………………………………………………………………………………… Số thứ tự Tên phông/ khối tài liệu, mục lục số Ký hiệu hồ sơ/ tài Tiêu đề hồ sơ/tài liệu liệu ………… , ngày … tháng … năm … XÉT DUYỆT CỦA Ý kiến Phòng đọc Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH 185 PHỤ LỤC SỐ 14 TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU Số: ………………… Họ tên độc giả: …………………………………………………………………… Số CMND/Hộ chiếu: ………………………………………………………………… Số thứ tự Ký hiệu Tên văn Tên phông hồ sơ/ tài bản/tài liệu Từ tờ đến tờ Tổng số Ghi trang liệu ………., ngày … tháng … năm … XÉT DUYỆT CỦA Ý kiến Phòng đọc Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH 186 PHỤ LỤC SỐ 15 TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU Số: ……………………… Họ tên độc giả: …………………………………………………………………… Số CMND/Hộ chiếu: ………………………………………………………………… Số tự thứ Tên phông Ký hiệu hồ sơ/ tài Tên văn Từ tờ Tổng đến tờ trang bản/tài liệu số Ghi liệu ………., ngày … tháng … năm … XÉT DUYỆT CỦA Ý kiến Phòng đọc Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH 187 PHỤ LỤC SỐ 16 TRẢI NGHIỆM PHÒNG ĐỌC TRỰC TUYẾN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 188 PHỤ LỤC SỐ 17 GIAO DIỆN FANPANGE CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 189 PHỤ LỤC SỐ 18 GIAO DIỆN FANPANGE CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 190 ... HỌC VỀ CHÍNH SÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 32 2.1 Tài liệu lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ 32 2.1.1 Tài liệu lưu trữ 32 2.1.2 Sử dụng tài liệu lưu trữ ... Tình hình tài liệu lưu trữ bảo quản Lưu trữ lịch sử 64 3.2 Phân tích sách sử dụng tài liệu lưu trữ Việt Nam 67 3.2.1 Văn quy định sách sử dụng tài liệu lưu trữ Việt Nam 67 3.2.2 Chính sách tiếp... tin tài liệu lưu trữ 70 3.2.3 Chính sách tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 82 3.2.4 Chính sách bảo vệ tài liệu lưu trữ 101 3.3 Đánh giá kết thực sách sử dụng tài liệu lưu trữ