Đề tài khoa học Số: 09-2003 Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý kết đề tài nghiên cứu khoa học Cấp đề tài : Cơ sở Thời gian nghiên cứu : 2003 Đơn vị chủ trì : Viện Khoa học Thống kê Đơn vị quản lý : Viện Khoa học Thống kê Chủ nhiệm đề tài : KS Lê Đỗ Mạch Những ngời phối hợp nghiên cứu: CN Lê Văn Duỵ CN Đinh Thị Thuý Phơng CN Trần Sinh Kết bảo vệ: loại 211 Tình hình quản lý số định hớng quản lý kết nghiên cứu khoa học thống kê Trớc hết cần phải biết kết nghiên cứu bao gồm tài liệu gì? Và nguồn tài liệu mà đề tài tập trung xây dựng CSDL Thông thờng kết nghiên cứu chủ yếu bao gồm tài liệu sau: - Phiếu đăng ký đề tài - Thuyết minh đề tài nghiên cứu khoa học - Giấy chứng nhận đăng ký đề tài nghiên cứu - Báo cáo tổng hợp kết nghiên cứu - Báo cáo tóm tắt kết nghiên cứu - Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu biên nghiệm thu - Phiếu đăng ký kết nghiên cứu khoa học công nghệ Bảy tài liệu tạo thành hồ sơ cho kết nghiên cứu Không phải kết nghiên cứu đầy đủ hồ sơ Sau trình khái quát tình hình kho hồ sơ gốc Gần 30 năm nghiên cứu khoa học tổ chức quản lý nghiên cứu khoa học Ngành, Viện khoa học thống kê đà có hàng trăm kết đề tài nghiên cứu khác nhau, bao gåm tõ cÊp c¬ së, cÊp bé/tỉng cơc đến cấp nhà nớc Các kết nghiên cứu (hồ sơ kết nghiên cứu) đợc lu giữ viện khoa học thống kê, hàng ngày đợc cán thống kê, cán nghiên cứu sinh viên tìm đọc, tra cứu Đáng tiếc năm qua công tác quản lý tài liệu mang tính thủ công, nên hiệu sử dụng chúng bị hạn chế Thậm chí số tài liệu bị xuống cấp nh viết tay mực đà bị phai mờ, giấy chất lợng bị mục nát theo thời gian Do nhiều nguyên nhân nh di chuyển, thay đổi ngời quản lý, có tài liệu bị thất lạc, xếp hệ thống khiến cho việc tìm kiếm tài liệu gặp khó khăn nhiều 212 Mặc dù vậy, nhng năm qua Viện Khoa học Thống kê mà trực tiếp Phòng Quản lý đà có nhiều cố gắng lu trữ quản lý kết đề tài nghiên cứu khoa học Dới tình hình cụ thể kho hồ sơ qua giai đoạn - Trớc năm 1985, kết đề tài ít, số viết tay, chất lợng giấy xấu, nhiều loại giấy đen đến ròn nát, mục Hồ sơ đề tài không đầy đủ nh đăng ký đề tài, thuyết minh đề tài, biên nghiệm thu, giấy chứng nhận kết Vì nhiều mục thông tin đề tài giai đoạn hồ sơ - Từ năm 1985 đến 1995, kết đề tài đợc lu dới dạng văn bản, số tài liệu viết tay không đầy đủ - Từ năm 1996 đến nay, nói chung hồ sơ đề tài tơng đối đầy đủ, có số báo cáo tóm tắt, báo cáo tổng hợp kết nghiên cứu năm 2001, 2002 đà đợc lu đĩa CD Từ tình hình thực tiễn đó, Viện Khoa học Thống kê đà có ý tởng tổ chức, quản lý khai thác kho hồ sơ tốt ã Lu trữ kết nghiên cứu lên thiết bị kỹ thuật để bảo quản lâu dài tránh thất lạc, h hỏng Các văn gốc phải đợc xếp phân loại cách có hệ thống để dễ tìm cần tra cứu ã Hiện đại hoá công tác quản lý kết đề tài, cách tổ chức xây dựng CSDL tập trung kết nghiên cứu, thờng xuyên cập nhật kết mới, phục vụ ngời dùng nhanh chóng tra cứu đợc thông tin chủ yếu kết nghiên cứu cần cần thiết tiếp cận với tài liệu gốc cách nhanh chóng ã Để có nhiều thông tin kết đề tài, thông tin sẵn có hồ sơ nghiên cứu, cần thu thập thêm số thông tin chủ nhiệm đề tài, đơn vị chủ trì,v.v để ng−êi sư dơng trao ®ỉi víi chđ nhiƯm cịng nh− giúp ngời dùng tin có nhiều thông tin hợp tác với chủ nhiệm Do số đề tài ít, số chủ nhiệm chủ yếu ngành thống kê nên việc thu thập thêm thông tin vỊ chđ nhiƯm cã tÝnh kh¶ thi 213 Xây dựng tiêu chí để lập danh mục thông tin chủ yếu kết nghiên cứu khoa học thống kê Muốn quản lý tốt kết nghiên cứu phải xác định đợc nội dung thông tin chủ yếu (bộ tiêu chí) cần quản lý kết nghiên cứu Bộ tiêu chí kết nghiên cứu thông tin đề tài nghiên cứu, qua thông tin này, có nhìn toàn diện đầy đủ kết nghiên cứu nhiều khía cạnh khác Cơ sở để xác định thông tin chủ yếu vào hồ sơ kết nghiên cứu yêu câù quản lý kết Những tiêu chí đợc đề nghị nh phải đáp ứng bốn yêu cầu sau : - Yêu cầu tìm hiểu kết nghiên cứu ngời dùng - Yêu cầu quản lý kết nghiên cứu - Yêu cầu lu trữ, quản lý kết nghiên cứu khoa học công nghệ môi trờng - Phải có tính khả thi, nghĩa dựa vào hồ sơ kết nghiên cứu khai báo thông tin chủ nhiệm đăng ký đề tài thu thập thông tin chủ yếu đà đề nghị Dựa tiêu chí tiến hành lập danh mục thông tin kết nghiên cứu Những thông tin chủ yếu đợc thu thập dựa hồ sơ kết nghiên cứu số thông tin cha có đợc thu thập bổ sung nh thông tin chủ nhiệm đề tài Hồ sơ kết đề tài bao gồm t liệu đà nêu Những thông tin Phiếu đăng ký đề tài Thuyết minh đề tài nghiên cứu cung cấp thông tin không thay đổi thông tin ban đầu đề tài nghiên cứu Vì đề tài mới, đa trớc thông tin vào CSDL, thông tin kết đề tài đợc đa vào sau đề tài đà hoàn thành có Phiếu đăng ký kết Cũng nh vậy, thông tin chủ nhiệm, đơn vị chủ trì thờng thông tin đà biết trớc, đa vào CSDL đề tài Rõ ràng sở liệu kết nghiên cứu không lu trữ tìm kiếm kết nghiên cứu mà sở liệu tác nghiệp theo dõi nghiên cứu hoạt động 214 Trên sở nguyên tắc đà nêu nguồn tài liệu đà có, đề tài đề nghị tiêu chí giúp cho việc lập danh mục kết nghiên cứu Đây thông tin chủ yếu kết nghiên cứu: Mà tài liệu Dạng tài liệu Vật mang tin Tên đề tài (tên tài liệu) Mục tiêu đề tài Chủ nhiệm Cán phối hợp Đơn vị chủ trì Địa ĐVCT 10 Số điện thoại 11 Fax 12 Email 13 Cơ quan phối hợp 14 Cơ quan chủ quản 15 Địa CQCQ 16 Số điện thoại 17 Fax 18 Email 19 Cấp đề tài 20 Chủ đề nghiên cứu 21 Lĩnh vực thống kê 22 Thuộc chơng trình 23 Thời gian bắt ®Çu 215 24 Thêi gian kÕt thóc 25 Sè trang tài liệu 26 Xếp loại kết đề tài 27 Số đăng kí kết 28 Ngày đăng kí kết 29 Từ khoá 30 Tóm tắt nội dung 31 Số hồ sơ tài liệu gốc 32 Nơi bảo quản tài liệu gốc 33 Bảo mật 34 Ngời nhập 35 Ngày tháng nhập 36 Ngày tháng chỉnh Về chủ nhiệm, chủ đề nghiên cứu lĩnh vực thống kê có thông tin cụ thể dới Chủ đề nghiên cứu Trong đăng ký đề tài nói chung Bộ Khoa học Công nghệ Môi trờng, loại hình nghiên cứu đợc phân làm ba loại: Nghiên cứu bản, nghiên cứu ứng dụng, triển khai thực nghiệm Nếu đem phân loại áp dụng lĩnh vực thống kê nghiên cứu chủ yếu thuộc loại hình nghiên cứu ứng dụng, chung chung Cũng nên nhấn mạnh khoa học thống kê có đặc thù riêng, thay loại hình nghiên cứu đề nghị mục riêng cho vấn đề này, gọi chủ đề nghiên cứu Phơng pháp phân loại chủ đề nghiên cứu dựa qui trình công tác thống kê xem xét chủ đề mà hàng trăm đề tài đà đề cập Sau cân nhắc đa bảng phân loại chủ đề nghiên cứu bao gồm mục phục vụ cho việc phân loại chủ đề nghiên cứu đề tài Nhờ có phân loại chủ đề nghiên cứu mà ngời dùng biết đợc có đề tài đà nghiên cứu chủ đề đó, thí dụ nh hệ thống tiêu chẳng hạn, đề tài Có thể có đề tài đề cập 216 đến vài chủ đề nhng khai báo thông tin chủ đề cần nêu chủ đề Sau chủ đề : Hệ thống tiêu, tiêu thống kê Hệ thống phân loại, danh mục thống kê Chế độ báo cáo thống kê Tổng điều tra, điều tra điều tra chọn mẫu Phơng pháp tính Tổng hợp, phân tích, so sánh dự báo thống kê ứng dụng tin học công tác thống kê Xây dựng hệ thống thông tin thống kê Những vấn đề khác Lĩnh vực thống kê Trong phiếu đăng ký đề tài nghiên cứu khoa học, lĩnh vực khoa học bao gồm năm lĩnh vực: Tự nhiên, kỹ thuật công nghệ, nông nghiệp, y học, xà hội nhân văn Nếu theo phiếu đăng ký để phân loại đề tài nghiên cứu khoa học thống kê thờng đợc xếp vào lĩnh vực xà hội nhân văn, với thông tin ta biết đợc đề tài nghiên cứu cụ thể thuộc lĩnh vực thống kê Vì cần phải có bảng phân loại lĩnh vực thống kê dù thô để giúp cho việc phân loại lĩnh vực thống kê đề tài nghiên cứu Nhờ phân loại mà ngời dùng cã thÓ tra cøu xem mét lÜnh vùc thèng kê có đề tài đà nghiên cứu đề tài Ngoài ra, kết hợp với thông tin chủ đề nghiên cứu đề tài ngời dùng biết đợc thí dụ lĩnh vực Công nghiệp có đề đà nghiên cứu hệ thống tiêu Do phân loại đề tài nghiên cứu theo số tiêu chí thực giúp cho ngời dùng nhanh chóng tìm đến đề tài mà cần tham khảo Sau 12 lĩnh vực yếu: Công nghiệp Xây dựng 217 Nông lâm nghiệp thuỷ sản Thơng mại giá dịch vụ Giao thông bu điện Lao động, dân số việc làm Xà hội môi trờng Tài khoản quốc gia ứng dụng công nghệ thông tin 10 Phơng pháp chế độ 11 Xây dựng quản lý máy thống kê 12 Những lĩnh vực khác hệ thống thông tin thống kê Chủ nhiệm đề tài Mà chủ nhiệm Họ tên chủ nhiệm Năm sinh Nơi sinh Giới tinh Dân tộc Đơn vị công tác Địa quan Điên thoại quan 10 Fax quan 11 Email quan 12 Địa liên hệ 13 Điện thoại riêng 14 Fax 15 Email 218 16 Chức danh công chức 17 Học vị cao 18 Học hàm 19 Chuyên ngành đào tạo 20 Công việc làm 21 Chức vụ 22 Trình độ ngoại ngữ 23 Tình trạng 24 Ngời nhập 25 Ngày tháng nhập 26 Ngày tháng chỉnh Xây dựng CSDL kết nghiên cứu ã Xây dựng sơ đồ hệ thống Dựa mục đích tiêu chí quản lý kết nghiên cứu, tiến hành xây dựng CSDL, có nghĩa CSDL phải đáp ứng đợc mục đích đề Vì mô hình hệ thống sở liệu, quản lý khai thác liệu KQNC bao gồm thành phần sau : - Cơ sở liệu kết nghiên cứu danh mục - Giao diện để quan sát tra cứu thông tin, lập danh sách đề tài - Các giao diện để quan sát tra cứu thông tin bảng danh mục mà hoá - Báo cáo số thông tin chung kết nghiên cứu - Các giao diện cập nhật CSDL 219 Dới sơ đồ tổng quát vỊ hƯ thèng Ng−êi dïng Giao diƯn quan s¸t, tra cứu, lập d/s KQ nghiên cứu Giao diện Cặp nhật DL KQ nghiên Các giao diện quan sát tra cứu DM Cơ sở liệu Các KQ nghiên cứu Báo cáo số thông tin chung KQ NC Giao diƯn cỈp nhËt DL DM Ng−êi dïng, øng dơng Ng−êi dùng Đây mô hình hệ thống tổng quát sở liệu kết nghiên cứu Xuất phát từ mô hình thiết kế cài đặt thành phần hệ thống - CSDL Các kết nghiên cứu bao gồm thông tin chủ yếu KQNC, gồm bảng liệu KQNC số bảng danh mục mà hoá - Giao diện quan sát tra cứu lập danh sách kết nghiên cứu giúp ngời dùng xem, tra cứu thông tin KQNC, lập danh sách KQNC theo yêu cầu - Giao diện quan sát tra cứu danh mục mà hoá giúp ngời dùng xem tra cứu thông tin bảng danh mục mà hoá - Báo cáo số thông tin chung KQNC số bảng thống kê đơn giản khía cạnh chung KQNC để ngời dùng tra cứu 220 - Giao diện cặp nhật CSDL KQNC giúp cho việc sửa chữa, bổ xung xoá liệu KQNC - Giao diện cặp nhật CSDL danh mục giúp cho việc sửa chữa, bổ xung xoá liệu danh mục Ngoài CSDL KQNC nguồn liệu để ngời sử dụng tra cứu thông tin theo nhu cầu riêng, ứng dụng truy nhập vào để lấy thông tin phục vụ phân tích sâu thêm nhiều mặt KQNC Việc liên kết truy nhập vào thành phần hệ thống dựa hệ thống menu, bao gồm menu ba menu HƯ thèng menu gióp ta truy nhËp vào giao diện để thực chức cđa CSDL Trong mơc h−íng dÉn sư dơng CSDL cđa b¸o c¸o chÝnh, sÏ giíi thiƯu kü hƯ thèng menu ã Thiết kế cài đặt CSDL ứng dụng mô hình quan hệ để thiết kế CSDL KQNC định hớng cài đặt môi trờng Access 2000 Access hệ thống CSDL văn phòng thông dụng, nhiều ngời biết dễ sử dụng Sử dụng bớc thiết kế chuẩn hoá liệu, đà phân tích nguồn liệu KQNC thành số bảng sau: - Bảng thông tin KQNC Bảng bao gồm toàn thông tin chủ yếu kết nghiên cứu, khoá Ma tai lieu - Một số bảng danh mục: Danh mục chủ nhiệm đề tài, Danh mục chủ đề nghiên cứu, danh mục lĩnh vực thống kê, danh mục quan chủ quản, danh mục đơn vị chủ trì Chúng bảng riêng rẽ, danh mục bảng ã Thiết kế giao diện quan sát tra cứu liệu Mục đích giao diện xem tra cứu liệu, lập danh sách liệu Sử dụng phơng pháp thiết kế Form để thiết kế giao diện KQNC giao diện danh mục Giao diện không cho phép cặp nhật liệu Giao diện KQNC chứa tất 221 thông tin kết nghiên cứu thông tin chủ nhiệm đề tài Các giao diện danh mục chứa danh mục m· ho¸ cđa chóng Cã thĨ di chun form để xem thông tin đối tợng, tìm kiếm đối tợng dựa thông tin chúng, lọc danh sách đối tợng theo điều kiện lọc định từ thông tin Ngoài in thông tin đối tợng danh sách đối tợng, chuyển thông tin đối tợng sang Word Excel ã Thiết kế giao diện cập nhật sở liệu Việc cập nhật sở liệu KQNC thông qua giao diện (Form) Gồm form để cập nhật thông tin KQNC Form lại để cập nhật thông tin danh mục Việc thiết kế Form tơng tự nh form quan sát tra cứu liệu Việc cập nhật đợc tiến hành ba mặt: - Sửa đổi liệu Khi cần phải sửa chữa liệu thay liệu cũ đối tợng liệu thu đợc Nếu mà danh mục bảng danh mục thay đổi tự động đợc cập nhật bảng KQNC - Xoá liệu Có thể xoá đối tợng (một ghi) khỏi bảng - Thêm liệu Khi cần bổ xung KQNC danh mục vào sở liệu, tiến hành nhập liệu vào sở liệu qua form tơng ứng ã Thiết kế số báo cáo chung kết nghiên cứu Giao diện quan sát tra cứu liệu, lập danh sách KQNC cho phép xem tra cứu thông tin KQNC, lập danh sách số KQNC thoả mÃn điều kiện Còn ngợc lại báo cáo số th«ng tin chung vỊ KQNC cho ta biÕt mét sè thông tin số lợng mặt chung KQNC có sở liệu Những thông tin giúp ngời dùng nắm đợc thực trạng KQNC đến thời điểm Những phân tích sâu KQNC, ngời dùng tự thực qua phơng tiện Access nh câu hỏi 222 báo cáo, lập ứng dụng phần mềm truy nhập vào CSDL để lấy liệu phân tích Gồm có số báo cáo sau: - Tổng số KQNC - Số KQNC đơn vị - Số KQNC phân theo chủ đề nghiên cứu - Số KQNC phân theo lĩnh vực thống kê - Số KQNC bắt đầu năm - Số KQNC kết thúc năm - Số KQNC theo kết xếp loại - Số KQNC đợc cấp đăng ký KQ - Số KQNC phân theo chủ nhiệm đề tài - Sè KQNC ph©n theo giíi tÝnh cđa chđ nhiƯm - Số KQNC phân theo chức danh công chức chủ nhiệm - Số KQNC phân theo học vị chđ nhiƯm - Sè KQNC ph©n theo chøc vơ cđa chủ nhiệm Kết luận kiến nghị Đề tài đà tuân thủ theo mục đích đề ra, từ nguồn liệu hồ sơ kết nghiên cứu xây dựng tiêu chí để lập danh mục thông tin quản lý KQNC sở tiến hành xây dựng sở liệu KQNC, xây dùng giao diƯn gióp cho viƯc quan s¸t, tra cøu, tìm kiếm liệu lập danh sách KQNC Thiết lập số báo cáo thông tin chung tình hình KQNC Đồng thời lập giao diện để cập nhật KQNC danh mục mà hoá Ngoài ngời sử dụng ứng dụng (nh SPSS Excel) truy nhập trực tiếp vào CSDL để lấy thông tin theo yêu cầu phục vụ cho phân tích sâu thêm Cơ sở liệu KQNC đợc cài đặt môi trờng Access sở liệu văn phòng nằm Office thông dụng, quen thuộc với nhiều ngời 223 Việc khai thác cập nhật CSDL thông qua mét hƯ thèng menu thn tiƯn vµ dƠ sư dơng Các giao diện đa vừa giúp cho quan sát trực tiếp liệu, vừa giúp cho tìm kiếm liệu kết Trong trình xây dựng tính quán toàn vẹn tham chiếu CSDL luôn đợc tôn trọng Sau vài kiến nghị: Cơ sở liệu KQNC đà hoàn thành, mong sớm đa vào sử dụng phục vụ cho quản lý khai thác Trớc mắt cần lập danh mục thông tin KQNC năm trớc nạp vào CSDL, đồng thời xếp tài liệu gốc có hệ thống đánh số để có yêu cầu tra cứu tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng Những tài liệu gốc xuống cấp nhanh chóng khôi phục, viết tay trớc nên đánh máy Những kết nghiên cứu nên cập nhật vào CSDL, kể đề tài bắt đầu triển khai cập nhật số thông tin ban đầu đề tài, bổ sung đầy đủ hoàn thành Đây lần xây dựng sở liệu KQNC, đà cố gắng nhng chắn không tránh khỏi thiếu sót, hai phơng diện xác định nội dung thông tin cần quản lý xây dùng CSDL 224 ... hình quản lý số định hớng quản lý kết nghiên cứu khoa học thống kê Trớc hết cần phải biết kết nghiên cứu bao gồm tài liệu gì? Và nguồn tài liệu mà đề tài tập trung xây dựng CSDL Thông thờng kết nghiên. .. cần quản lý kết nghiên cứu Bộ tiêu chí kết nghiên cứu thông tin đề tài nghiên cứu, qua thông tin này, có nhìn toàn diện đầy đủ kết nghiên cứu nhiều khía cạnh khác Cơ sở để xác định thông tin. .. thông tin Phiếu đăng ký đề tài Thuyết minh đề tài nghiên cứu cung cấp thông tin không thay đổi thông tin ban đầu đề tài nghiên cứu Vì đề tài mới, đa trớc thông tin vào CSDL, thông tin kết đề tài