Huong dan su dung phan mem nhung Word sang PowerPoint của Thầy Huỳnh Bá Hữu

Phần mềm Tiện ích nhúng Word sang PowerPoint Đà Lạt, ngày 02 tháng 04 năm 2009 PHẦN MỀM TIỆN ÍCH NHÚNG WORD SANG POWERPOINT A. ĐẶT VẤN ĐỀ - Ý tưởng viết phần mềm tiện ích này xuất phát từ thực tế công việc và công cụ: File\Send to\ Microsoft Office PowerPoint của Word không thực hiện tốt chức năng Copy từ Word sang PowerPoint (các khuyết điểm là: mất các hình ảnh, kí hiệu Toán học như Equation, Math Type…, các nội dung được copy sang PowerPoint nằm không đúng trật tự như mong muốn…) - Công việc của tôi và nhiều người khác là thường là tự soạn hoặc sưu tầm, tải từ mạng…các file trong Word (Báo cáo, chuyên đề, công văn, giáo án, tài liệu…). Muốn đưa các nội dung này trình chiếu trong PowerPoint gặp không ít khó khăn và rất mất thời gian, công sức. Nên cần có một phần mềm tiện ích nào đó để giảm thời gian và công sức là rất cần thiết vì vậy tôi đã thử nghiệm viết phần mềm này để cá nhân sử dụng và chuyển giao cho đồng nghiệp nếu có nhu cầu sử dụng. - Từ khi có xuất hiện máy vi tính tưởng rằng với tốc độ xử lí hàng tỉ phép tính trên một giây thì công việc của chúng ta nhẹ nhàng hơn nhưng thực tế không phải vậy. Ví dụ để có một file trình chiếu PowerPoint thường là mất rất nhiều thời gian để thực hiện. Theo tôi nếu được thì một số công việc nào đó lặp lại nhiều lần thì lập trình thành các phần mềm để máy vi tính thực hiện thay cho con người. Phần mềm này cũng xuất phát từ suy nghĩ trên, qua thử nghiệm phần mềm này copy và dán từ Word sang PowerPoint với gần 300 Slide máy vi tính thực hiện khoảng vài phút là hoàn thành. - Không sao chép ý tưởng của bất kỳ tác giả nào trong nước và nước ngoài, thuật toán giải quyết chủ đề này tác giả tự sáng tạo và lập trình. Không sử dụng công cụ File\Send to\ Microsoft Office PowerPoint của tập đoàn Microsoft. - Lập trình chủ yếu trên ngôn ngữ VBA của phần mềm Microsoft Office và VB 6.0. B. SỬ DỤNG TIỆN ÍCH I. Cài đặt: Tôi chỉ viết phần mềm này cho Office 2003 (Microsoft Word 2003, Microsoft PowerPoint 2003…) và hệ thống Windows XP. Chưa có thời gian thử nghiệm và viết cho Office 2007 (Microsoft Word 2007, Microsoft PowerPoint 2007…) và Win Vista. * Trước khi cài phần mềm này nếu máy tính đang đóng băng bằng phần mềm: Deepfree, …thì phải rã băng trước khi cài đặt. * Cài lại thông số bảo mật cho Microsoft Word 2003 như sau: - Mở Microsoft Word và cài đặt từ menu: Tools\Macro\Security. Lập trình phần mềm: Huỳnh Bá Hữu HT trường THCS&THPT Tà Nung-Đà Lạt 1 Phần mềm Tiện ích nhúng Word sang PowerPoint Đà Lạt, ngày 02 tháng 04 năm 2009 - Trong mục: Security chọn Low (not recommended) và OK. - Thoát ra khỏi các phần mềm Microsoft Word, Microsoft PowerPoint nếu đang mở. - Copy thư mục dưới đây vào một ổ đĩa của máy vi tính (ổ đĩa nào cũng được). - Khi sử dụng phần mềm diệt virus không chọn “Xoá tất cả Macro”. Ví dụ phần mềm diệt virus Bkav… - Chọn thư mục trên và nhấn đúp chuột sẽ có các file sau: - Chọn và nhấn đúp chuột vào file: Setup_word_PPt.exe để cài đặt phần mềm. Lập trình phần mềm: Huỳnh Bá Hữu HT trường THCS&THPT Tà Nung-Đà Lạt 2 Phần mềm Tiện ích nhúng Word sang PowerPoint Đà Lạt, ngày 02 tháng 04 năm 2009 - Tiếp theo một bảng thông báo xuất hiện: - Chọn: OK - Chọn: OK. Đến đây phần mềm đã được cài đặt. Chú ý: Không được xóa các file trong thư mục: Phan mem nhung Word sang PowerPoint. II. Gỡ bỏ cài đặt. Nếu không muốn sử dụng phần mềm này thì thực hiện như sau: - Thoát ra khỏi các phần mềm Microsoft Word, Microsoft PowerPoint nếu đang mở. - Nhấn đúp chuột vào file: Uninstall.exe. - Xuất hiện thông báo: Lập trình phần mềm: Huỳnh Bá Hữu HT trường THCS&THPT Tà Nung-Đà Lạt 3 Phần mềm Tiện ích nhúng Word sang PowerPoint Đà Lạt, ngày 02 tháng 04 năm 2009 - Chọn OK. - Chọn: OK III. Sử dụng phần mềm: Sau khi cài đặt, mở các phần mềm Microsoft Word sẽ xuất hiện trên thanh menu một menu mới là: Copy Word sang PPt. Nhấn chuột vào menu này sẽ có bảng menu như sau: III.Cách sử dụng: Bước 1: - Mở tài liệu Word (Tài liệu cần nhúng hoặc copy bình thườnng sang PowerPoint). - Nhấn chuột vào Menu: Copy sang phần mềm. Lập trình phần mềm: Huỳnh Bá Hữu HT trường THCS&THPT Tà Nung-Đà Lạt 4 Phần mềm Tiện ích nhúng Word sang PowerPoint Đà Lạt, ngày 02 tháng 04 năm 2009 - Sẽ xuất hiện bảng thông báo chọn tăng hoặc giảm kích thước của font chữ cần trình chiếu: + Tôi chọn tăng Font Size (Kích thước của font) mặc định là 1.7 lần. Có thể nhập số thập phân. Ví dụ: 1.5 (tăng 1.5 lần); 2.3 (tăng 2.3 lần); hoặc 0.5 (giảm một nữa)… + Nếu muốn Font Size tăng hoặc giảm thì gõ số vào ô ở trên để thay đổi. Nếu không nhập số và nhấn OK thì Font Size tăng 1.7 lần. - Chọn OK. + Phần văn bản trong Word sẽ được tự động copy sang một file Word mới với kích thước font đã chọn và dàn trang trong Word. (file gốc ban đầu vẫn được giữ nguyên, không thay đổi) + Trường hợp font chữ không hiện đúng thì ta bôi đen toàn bộ (Ctrl+A) và chọn lại font cho đúng. Nên chọn Format font ngay từ đầu khi mở file Word như sau: 1. Ví dụ văn bản đang sử dụng font VNI thì thực hiện chọn menu: Format\Font…: Giả sử chọn Font: VNI-Times, Font style: Normal Cuối cùng chọn: Default và OK Lập trình phần mềm: Huỳnh Bá Hữu HT trường THCS&THPT Tà Nung-Đà Lạt 5 Phần mềm Tiện ích nhúng Word sang PowerPoint Đà Lạt, ngày 02 tháng 04 năm 2009 2. Nếu file Word sử dụng Font Unicode thì thực hiện tương tựng như trên nhưng chọn Font là Times New Roman (hoặc bất kỳ một font: Unicode khác cũng được) và chọ Default…, OK * Chú ý: các kí hiệu Toán, Lý, Hoá được viết bằng Math Type sẽ không định dạng tự động về kích thước. Xem thêm bài viết về ĐỊNH DẠNG TỰ ĐỘNG SIZE (KÍCH CỠ) KÝ HIỆU TOÁN HỌC (MATHTYPE) ở phần Phụ lục. + Trang trong Word được định dạng là trang nằm ngang (LandScape) để phù hợp với các Slide trong PowerPoint. + Nội dung trên mỗi trang Word sẽ được nhúng hoặc copy tương ứng vào từng Slide trong PowerPoint. + Cần xem và điều chỉnh thủ công theo ý của mỗi cá nhân (định dạng màu cho từng đoạn văn bản, xuống hàng các ý trên mỗi trang Word, tăng kích thước của hình ảnh, ký hiệu Toán, Lý, Hoá…) cho phù hợp với nội dung trình chiếu. Bước 2: - Sau khi điều chỉnh thủ công xong. Chọn Menu: Nhúng Word sang PowerPoint Phần mềm Microsotf PowerPoint sẽ được tự động kích hoạt và nhúng nội dung trong Word sang. Lập trình phần mềm: Huỳnh Bá Hữu HT trường THCS&THPT Tà Nung-Đà Lạt 6 Phần mềm Tiện ích nhúng Word sang PowerPoint Đà Lạt, ngày 02 tháng 04 năm 2009 Trong Microsotf PowerPoint nếu cần điều chỉnh sữa nội dung thì nhấn đúp chuột vào giữa Slide và chỉnh sửa như trong Word kể cả hình ảnh, ký hiệu toán học… Nếu chọn menu: Copy Word sang PowerPoint thì phần mềm sẽ copy và dán bình thường (các hình ảnh, Object, kí hiệu toán học…) sẽ nằm không đúng vị trí mong muốn. *** Giới thiệu sơ lược về menu: Bỏ bảng biểu Nếu muốn bỏ bảng biểu (Table) trong Word và giữ lại nội dung trong bảng thì di chuyển chuột đến một ô bất kỳ của bảng và nhấn chuột vào menu: Bỏ bảng biểu * Nếu cần trợ giúp thì chọn menu hướng dẫn: C. HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG TƯƠNG LAI Vì tôi vừa mới có ý tưởng và lập trình thực hiện tiện ích này trong thời gian rất ngắn nên còn rất nhiều việc chưa hoàn thiện. Dự kiến trong tương lai sẽ nâng cấp thêm một số nội dung. 1. Thực hiện nhúng nhiều nội dung nhỏ trên mỗi Slide theo ý muốn của mỗi cá nhân. 2. Hoàn thiện thêm nội dung Copy Word sang PowerPoint. 3. Tự động cài đặt hiệu ứng cho PowerPoint. 4. Hình ảnh trong Word tăng giảm theo tỉ lệ tự động theo sự chọn lựa của mỗi cá nhân. 5. Chỉnh sữa, bổ sung theo sự góp ý của đồng nghiệp. * Sở hữu Ý tưởng và Phần mềm Tiện ích “Nhúng Word sang PowerPoint”: Huỳnh Bá Hữu-Hiệu trưởng trường THCS & THPT Tà Nung – Đà Lạt. D. PHỤ LỤC I. COPY NỘI DUNG CỦA FILE WORD VÀO POWERPOINT Thầy Cô dạy các môn khoa học tự nhiên có tài liệu trong Microsoft Word 2003 muốn copy sang Microsoft PowerPoint 2003 mà không làm mất định dạng các kí hiệu Toán, Lý, Hóa thì thực hiện như sau: 1. Mở Microsoft PowerPoint 2003 (Nếu sử dụng Microsoft PowerPoint 2007 thì không cần thực hiện bước này). Chọn Tools\Customize… Lập trình phần mềm: Huỳnh Bá Hữu HT trường THCS&THPT Tà Nung-Đà Lạt 7 Phần mềm Tiện ích nhúng Word sang PowerPoint Đà Lạt, ngày 02 tháng 04 năm 2009 - Ở bảng Customize chọn Commands. Trong mục Categories chọn Edit, trong mục Commands chọn Paste Special… - Nhấp và giữ chuột trái vào Paste Special…và rê (drap) lên thanh Menu (hàng trên cùng) và thả ra ở vị trí nào cũng được. Như vậy ta đã có công cụ Paste Special…trên thanh Menu để sử dụng. 2. Trong Word chọn và copy nội dung muốn dán sang Microsoft PowerPoint. 3. Mở Microsoft PowerPoint, trên thanh Menu chọn Paste Special… 4. Chọn Microsoft Office Word Document Object và OK là xong. II. ĐỊNH DẠNG TỰ ĐỘNG SIZE (KÍCH CỠ) KÝ HIỆU TOÁN HỌC (MATHTYPE) Tôi đã trình bày phương pháp copy nội dung có kí hiệu Toán, Lý, Hóa…có kí hiệu toán học (MathType) vào Powerpoint mà không làm mất định dạng trong bài trước. Nhưng khi copy vào Powerpoint khi trình chiếu thì kích cỡ chữ phải lớn hơn trong word, nếu chúng ta đã có nguồn tài liệu trong Word thì việc định dạng text Lập trình phần mềm: Huỳnh Bá Hữu HT trường THCS&THPT Tà Nung-Đà Lạt 8 Phần mềm Tiện ích nhúng Word sang PowerPoint Đà Lạt, ngày 02 tháng 04 năm 2009 (văn bản) theo ý muốn chỉ cần thực hiện 1 lần. Nhưng đối với các kí hiệu toán học thì không thể đơn giản , vậy phương pháp nào để trong 1 tài liệu có hàng trăm hoặc thậm chí có hàng nghìn kí hiệu toán học khác nhau mà chúng ta không phải mất thời gian định dạng từng kí hiệu? toán học “MathType” ?.(Hoàn toàn không đơn giản vì không có bất kỳ tài liệu nào viết về việc này. Ngoài ra nếu ta có 1 tài liệu mà kích thước và font của các kí hiệu toán không thống nhất do sưu tầm từ nhiều nguồn…thì với phương pháp này đảm bảo sự thống nhất một kiểu của các kí hiệu toán. Phương pháp thực hiện như sau (tất nhiên bạn phải có Menu MathType trên thanh Menu).(Đọc lại bài “Khôi phục Menu Mathtype” trong Diễn đàn dạy học Lâm Đồng, địa chỉ: http://lamdong.dayhoc.vn/diendan/index.php ) Phương pháp: - Mở Word, vào MathType hoặc chọn 1 kí hiệu toán học có trước và nhấn đúp chuột vào. - Trong bảng của phần mềm MathType bôi đen toàn bộ kí hiệu toán học và chọn: Size\Define… - Trong bảng: Define Sizes ở mục Full chon kích cỡ bạn muốn trình diễn. Ví du: 30. Thì bạn gõ vào số 30 ở Full và nhân OK - Tiếp theo chọn trên thanh Menu của MathType chọn: Preferences\Equation Preferences\Save to File… Lập trình phần mềm: Huỳnh Bá Hữu HT trường THCS&THPT Tà Nung-Đà Lạt 9 Phần mềm Tiện ích nhúng Word sang PowerPoint Đà Lạt, ngày 02 tháng 04 năm 2009 - Ở bảng Save Equation Preferences trong mục File name: gõ tên của kích thước Ví dụ Kich thuoc 30. Rồi nhấn Save. - Chú ý File kích thước cá nhân thường được lưu lại trong thư mục: C:\ Program Files\MathType\Preferences. * Muốn định dạng kích thước (kể cả dạng font chữ) của tất cả các kí hiệu toán học “Math Type” ta thực hiện như sau: - Mở tài liệu Word có kí hiệu toán học, chọn menu: Math Type\Format Equation… Lập trình phần mềm: Huỳnh Bá Hữu HT trường THCS&THPT Tà Nung-Đà Lạt 10 [...]...Phần mềm Tiện ích nhúng Word sang PowerPoint Đà Lạt, ngày 02 tháng 04 năm 2009 - Trong bảng Format Equations chọn Browse…(chú ý trong mục Range chọn Whole document) - Tiep theo chọn: Kick thuoc 30, chọn Open và OK và chờ…đến khi phần mềm xử lý xong Người viết: Huỳnh Bá Hữu Hiệu trưởng: Trường THPT Tà Nung-Đà Lạt DĐ: 0989219721 Email: huynhbahuu@yahoo.com.vn... Tà Nung-Đà Lạt DĐ: 0989219721 Email: huynhbahuu@yahoo.com.vn Hoặc: huynhbahuu@gmail.com Diễn đàn tham gia viết bài: Diễn đàn dạy học Lâm Đồng, địa chỉ: http://lamdong.dayhoc.vn/diendan/index.php Lập trình phần mềm: Huỳnh Bá Hữu HT trường THCS&THPT Tà Nung-Đà Lạt 11 . COPY NỘI DUNG CỦA FILE WORD VÀO POWERPOINT Thầy Cô dạy các môn khoa học tự nhiên có tài liệu trong Microsoft Word 2003 muốn copy sang Microsoft PowerPoint. thông báo xuất hiện: - Chọn: OK - Chọn: OK. Đến đây phần mềm đã được cài đặt. Chú ý: Không được xóa các file trong thư mục: Phan mem nhung Word sang PowerPoint.