03qthc12 quan ly tai san doc

Mã hiệu: 03-QT/HC/HDCV/FPT Lần ban hành/sửa đổi: 1/2 Ngày hiệu lực: 10/09/2013 MƠ TẢ Q TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN I MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG Mục đích: Quy định nội dung, phương pháp, trách nhiệm mối quan hệ cá nhân công tác quản lý tài sản, công cụ dụng cụ Phạm vi áp dụng: - Tồn Tập đồn FPT Cơng ty thành viên được phép ban hành tài liệu chi tiết cho hoạt động quản lý tài sản của đơn vị, không được trái với nội dung được thể mô tả trình Quản lý tài sản - Các tài sản hữu hình được sử dụng công ty, đơn vị thành viên bao gồm: + Máy móc, thiết bị, dụng cụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thiết bị phụ trợ (máy phát điện, điều hòa, quạt gió, máy biến thế, ổn áp, thiết bị đo lường, kiểm tra,…) + Phương tiện vận tải, truyền tải: Ô tô, dây điện, đường truyền internet, dây điện thoại,… + Thiết bị, dụng cụ văn phòng: Máy vi tính, máy photo, máy chiếu, máy scan, máy fax, điều hòa, thiết bị lưu điện, ổn áp, điện thoại, máy ảnh, máy ghi âm, tivi, tủ lạnh, máy hủy tài liệu, bàn, ghế, tủ văn phòng, bảng,… + Thiết bị dụng cụ khác II ĐỊNH NGHĨA TT Tên viết tắt Tên đầy đủ Công ty Công ty FPT Công ty thành viên Đơn vị Một công ty phận trực thuộc Công ty CBQLTS Cán quản lý tài sản CBQLTS đơn vị1 Cán quản lý tài sản của ban/phòng/nhóm đơn vị cấp dưới trực thuộc công ty Đối với đơn vị khơng có CBQLTS thì CBQLTS cơng ty làm việc trực tiếp với đơn vị công tác quản lý tài sản tập trung CBQLTS công ty 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Internal Use 1/13 MTQT: Quản lý tài sản Lần ban hành/sửa đổi:1/2 III LƯU ĐỒ 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Internal Use 2/13 MTQT: Quản lý tài sản Lần ban hành/ sửa đổi:1/2 IV THƠNG SỐ TỔNG HỢP Thơng số Mơ tả Yêu cầu Đầu vào Nhu cầu tài sản của đơn vị Phù hợp với mục đích cơng việc của đơn vị Đầu Tài sản được quản lý trì sử dụng cách ổn định có hệ thống đơn vị - Theo dõi cập nhật thương xuyên tài sản - Duy trì tình trạng hoạt động tốt của tài sản - Lưu giữ hồ sơ tài sản tình trạng của tài sản Chỉ tiêu đánh giá Tỷ lệ thời gian đáp ứng nhu cầu tài sản2 Quá trình liên quan 10-QT/TC/HDCV/FPT - MTQT Mua sắm ≥ 90% 03.5-QT/TC/HDCV/FPT - MTQT Quản lý thông tin tài sản 04-QT/HH/HDCV/FPT – MTQT Xuất hàng hóa khỏi kho V CÁC BƯỚC THỰC HIỆN Bước 1: Đề xuất nhu cầu tài sản TT Hoạt động Sản phẩm Lập phiếu yêu cầu tài sản gửi CBQLTS Cơng ty (Có thể cứng, mail,…) Phiếu yêu cầu tài sản Người thực CBQLTS đơn vị Thời gian Khi có cầu nhu Tài liệu hướng dẫn 03.1BM/HC/HDCV/FPT Nhu cầu tài sản của đơn vị phát sinh trường hợp sau: - Tài sản cho nhân viên mới - Khi tài sản cũ khơng phù hợp hư hỏng Tỷ lệ thời gian đáp ứng nhu cầu tài sản (sửa chữa/bảo dưỡng, cấp tài sản mới, nhu cầu khác) = Số lần đáp ứng hạn*100%/Tổng số nhu cầu 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Internal Use 3/13 MTQT: Quản lý tài sản TT Lần ban hành/ sửa đổi: 1/2 Hoạt động Sản phẩm Người thực Thời gian Phiếu yêu cầu tài sản được xem xét CBQLTS Công ty Ngay sau có u cầu Tài liệu hướng dẫn khơng thể sửa chữa - Yêu cầu phục vụ công việc phát sinh (họp, hội nghị, hội thảo, bổ sung thêm, lại) Xem xét tính hợp lý của nhu cầu khả đáp ứng tại Tiến hành xuất tài sản để cấp cho đơn vị nếu có tài sản theo yêu cầu tại công ty CBQLTS Công ty Thời gian theo yêu cầu tài sản 04-QT/HH/HDCV/FPT (MTQT Xuất hàng hóa khỏi kho) Tiến hành mua tài sản để cấp phát cho đơn vị theo u cầu nếu khơng tài sản tại cơng ty Cán mua sắm Thời gian theo yêu cầu tài sản 10-QT/TC/HDCV/FPT (MTQT mua sắm) Người thực Thời gian Tài liệu hướng dẫn CBQLTS Công ty, Cán chuyên môn (IT,…) (nếu cần) Trước bàn giao tài sản cho đơn vị CBQLTS Công ty Khi bàn giao tài sản Bước 2: Bàn giao tiếp nhận tài sản TT Hoạt động Kiểm tra tính đầy đủ của chức của tài sản trước bàn giao tài sản Bàn giao ký xác nhận bàn giao tài sản Sản phẩm Biên bàn giao tài sản 03.2BM/HC/HDCV/FPT CBQLTS đơn vị/người sử dụng Trưởng đơn vị 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Internal Use 4/13 MTQT: Quản lý tài sản Lần ban hành/ sửa đổi: 1/2 Bước 3: Sử dụng bảo quản tài sản 3.1 Bảo trì, bảo dưỡng tài sản TT Hoạt động Sản phẩm Người thực Thời gian - Xác định loại tài sản cần bảo trì, bảo dưỡng (Điều hòa, máy móc thiết bị sản xuất, ô tô, hệ thống quạt, máy phôtôcopy,…) Kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng tài sản CBQLTS Công ty Tháng hàng năm Tháng hàng năm Tài liệu hướng dẫn 03.3BM/HC/HDCV/FPT - Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ đối với tài sản của đơn vị Phê duyệt kế hoạch Trưởng (AD) đơn vị Thực bảo trì, bảo dưỡng CBQLTS Công ty Theo hoạch kế 10-QT/TC/HDCV/FPT (MTQT mua sắm) 3.2 Sửa chữa tài sản TT Hoạt động Thông báo cố cho CBQLTS đơn vị Lập đề nghị sửa chữa tài sản (Có thể gửi cứng, mail, callog, ) Kiểm tra thực tế tình hình của tài sản Làm thủ tục thu hồi tài sản nếu tài sản không thể sửa chữa được Sản phẩm Người thực Thời gian Người sử dụng Khi có cố CBQLTS đơn vị Ngay sau có thơng báo CBQLTS Cơng ty Ngay sau có đề nghị Biên bàn giao CBQLTS Công ty Ngay sau kiểm tra Xem xét hình thức sửa chữa chi phí dự kiến Đề nghị sửa chữa tài sản được xem xét CBQLTS Công ty Ngay sau kiểm tra Phê duyệt Đề nghị sửa chữa tài sản được phê Trưởng (AD) Khi có nghị 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Giấy đề nghị sửa chữa tài sản Internal Use đơn vị Tài liệu hướng dẫn 03.4BM/HC/HDCV/FPT 10-QT/TC/HDCV/FPT (MTQT mua sắm) đề 5/13 MTQT: Quản lý tài sản TT Lần ban hành/ sửa đổi: 1/2 Hoạt động Sản phẩm Người thực Thời gian CBQLTS Công ty Theo đề nghị CBQLTS Công ty Chậm 05 ngày sau kết thúc sửa chữa Tài liệu hướng dẫn duyệt Tổ chức thực theo dõi sửa chữa Làm thủ tục tốn chi phí Đề nghị tốn Hồ sơ toán Xem xét xử lý gốc rễ để tránh lặp lại đối với cố thường xuyên xảy mang tính hệ thống Hồ sơ hành động khắc phục phòng ngừa CBQLTS Cơng ty/ CBQLTS đơn vị Sản phẩm Người thực 04-QT/CL/HDCV/FPT (MTQT Khắc phòng ngừa) phục 3.3 Thu hồi tài sản TT Hoạt động Thông báo trả lại tài sản trường hợp sau: Nhân viên nghỉ việc, nhân viên luân chuyển công tác, tài sản hư hỏng, tài sản khơng phù hợp trường hợp khác Người sử dụng CBQLTS đơn vị Thời gian Tài liệu hướng dẫn Theo trường hợp được nêu Trường hợp nghỉ việc, chuyển công tác: chi tiết theo 04QT/NS/HDCV/FPT (MTQT Quản lý cán bộ) Trong thời gian ngày sau có thơng báo 03.2BM/HC/HDCV/FPT u cầu có thể mail cứng Kiểm tra tài sản làm thủ tục bàn giao tài sản Biên bàn giao tài sản CBQLTS Công ty CBQLTS đơn vị Người sử dụng Báo cáo tới CBQLTS của công ty trường hợp đơn vị giữ lại tài sản 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Email Internal Use CBQLTS đơn vị Trong yêu cầu trả tài sản gửi CBQLTS Công ty 6/13 MTQT: Quản lý tài sản Lần ban hành/ sửa đổi: 1/2 3.4 Luân chuyển tài sản TT Hoạt động Thông báo nhu cầu luân chuyển tài sản cho CBQLTS đơn vị, CBQLTS công ty Sản phẩm Email Người thực Người sử dụng CBQLTS đơn vị Thời gian Tài liệu hướng dẫn Khi có nhu cầu luân chuyển (Luân chuyển tài sản di chuyển nội đơn vị đơn vị- từ người qua người khác khỏi công ty) Xem xét nhu cầu luân chuyển Lập biên bàn giao Biên bàn giao tài sản Lưu ý: Các tài sản chứa thông tin/dữ liệu phải được xóa trước bàn giao cho người sử dụng mới Lập giấy đề nghị trường hợp ln chủn tài sản ngồi cơng ty CBQLTS Cơng ty Ngay sau có nhu cầu CBQLTS Công ty Trong thời gian nêu yêu cầu 03.2BM/HC/HDCV/FPT Khi có cầu 03.6BM/HC/HDCV/FPT Người sử dụng CBQLTS đơn vị Giấy đề nghị mang tài sản ngồi cơng ty Người sử dụng nhu CBQLTS đơn vị 3.5 Kiểm kê tài sản TT Hoạt động Sản phẩm Người thực Thời gian Lập Quyết định kiểm kê tài sản, kế hoạch kiểm kê tài sản tồn Cơng ty Qút định kiểm kê tài sản Lập: Kế toán tài sản Công tác kiểm kê tài sản định kỳ của Công ty phải tiến hành lần/ năm Kế hoạch kiểm kê tài sản Xem xét: Lãnh đạo phòng/ban Tài Theo lịch kiểm kê tài sản hàng năm Tài liệu hướng dẫn 03.7BM/HC/HDCV/FPT 03.8BM/HC/HDCV/FPT Phê duyệt: Lãnh đạo Công ty 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Internal Use 7/13 MTQT: Quản lý tài sản Lần ban hành/ sửa đổi: 1/2 TT Hoạt động Sản phẩm Người thực Thời gian Thông báo quyết định, kế hoạch tới đơn vị liên quan Quyết định, kế hoạch kiểm kê được thông báo tới đơn vị Kế toán tài sản Theo hoạch kê kế kiểm Tiến hành kiểm kê theo hoạch định Biên kiểm kê Kế toán tài sản chịu trách nhiệm Theo hoạch kê kế kiểm Tài liệu hướng dẫn 03.9BM/TC/HDCV/FPT CBQLTS Công ty, cán IT, cán được phân công của đơn vị phối hợp thực Tổng hợp lập báo cáo kiểm kê Báo cáo kiểm kê tài sản Kế toán tài sản Thơng tin báo cáo phải bao gồm: - Thời gian tiến hành kiểm kê - Phạm vi kiểm kê (đối với toàn tài sản hay số loại tài sản) - Sai lệch trình kiểm kê (Sổ sách kế toán thực tế tại đơn vị) - Giải trình sai lệch - Đề xuất lý tài sản - Đề xuất khác - Thời gian thực đề xuất Các thông tin báo cáo kiểm kê phải được xác nhận của lãnh đạo đơn vị liên quan trước gửi thức báo cáo tới lãnh đạo cấp cao 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Internal Use 8/13 MTQT: Quản lý tài sản TT Lần ban hành/ sửa đổi: 1/2 Hoạt động Sản phẩm Người thực Thời gian Báo cáo kiểm kê tài sản Lãnh đạo Cơng ty Sau có báo cáo kiểm kê Kế toán tài sản Theo thời gian đề xuất báo cáo Tài liệu hướng dẫn Phê duyệt báo cáo kiểm kê đề xuất xử lý Thực theo dõi hành động theo đề xuất báo cáo kiểm kê CBQLTS Công ty (phối hợp) Lập báo cáo tổng hợp xử lý kết kiểm kê trình Lãnh đạo Công ty Báo cáo kết xử lý sau kiểm kê Kế tốn tài sản CBQLTS Cơng ty (phối hợp) Thơng tin báo cáo phải bao gồm: Sau thời gian thực đề xuất được nêu báo cáo kiểm kê - Các đề xuất báo cáo kiểm kê, tình hình xử lý - Những tồn tại cần khắc phục - Kế hoạch đề xuất tiếp theo Ngoài kiểm kê định kỳ, trường hợp kiểm kê khác có thể khơng theo tất bước phải có biên kiểm kê tài sản Biên kiểm kê Người được phân cơng Khi có nhu cầu kiểm kê Sản phẩm Người thực Thời gian Đề nghị lý tài sản CBQLTS Công ty Sau đợt kiểm kê tài sản/đột xuất 03.9BM/TC/HDCV/FPT 3.6 Thanh lý tài sản TT Hoạt động Lập đề nghị lý tài sản Các tài sản được đề xuất lý khi: Kế toán tài sản Tài liệu hướng dẫn 03.10BM/HC/HDCV/FPT + Các tài sản hết thời gian khấu hao 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Internal Use 9/13 MTQT: Quản lý tài sản TT Lần ban hành/ sửa đổi: 1/2 Hoạt động Sản phẩm Người thực Thời gian Quyết định thành lập Hội đồng lý tài sản Trưởng ban/phòng tài kế tốn Trong thời gian ngày trước có đợt lý tài sản Biên lý tài sản Hội đồng lý tài sản Sản phẩm Người thực Tài liệu hướng dẫn + Các tài sản bị hư hỏng + Các tài sản khơng phù hợp với hoạt động của đơn vị + Các tài sản được thay thế công nghệ cao Đề xuất thành lập hội đồng lý tài sản để trình giám đốc phê duyệt Thành phần của hội đồng lý phải bao gồm: Lãnh đạo công ty, Trưởng ban/phòng tài kế tốn, Kế tốn tài sản, CBQLTS Công ty,… Việc bổ sung thay thế thành phần tùy theo điều kiện cụ thể của đơn vị Tiến hành thủ tục lý tài sản: 03.11BM/HC/HDCV/FPT 03.12BM/HC/HDCV/FPT - Xác định giá trị của tài sản cần lý - Thông báo việc lý tài sản qua phương tiện thông tin đại chúng (Tin nội bộ, đài báo, internet, tivi,…) Ưu tiên cho đơn vị tập đoàn FPT - Tiến hành ban giao tài sản thực thủ tục toán với bên tham gia lý Bước 4: Cập nhật theo dõi tài sản TT Hoạt động Thời gian Tài sản cấp mới: - Cập nhật tài sản mới theo mã tài sản Sổ kế toán tài sản 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Kế toán tài sản Internal Use Trước cấp tài sản cho Tài liệu hướng dẫn 06-QT/TC/HDCV/FPT (MTQT Quản lý thông tin tài sản) 10/13 MTQT: Quản lý tài sản TT Lần ban hành/ sửa đổi: 1/2 Hoạt động Sản phẩm Người thực Cung cấp mã tài sản cho CBQLTS Công ty Thời gian đơn vị Tài liệu hướng dẫn 03.13BM/HC/HDCV/FPT - Cập nhật thông tin tài sản được xuất sử dụng vào Sổ theo dõi tài sản Sổ theo dõi tài sản CBQLTS Công ty Ngay sau bàn giao CBQLTS đơn vị Tài sản thu hồi: - Cập nhật thông tin tài sản vào Sổ theo dõi tài sản Sổ theo dõi tài sản CBQLTS Công ty CBQLTS đơn vị Ngay bàn giao nhập kho tài sản Tài sản luân chuyển: - Cập nhật thông tin tài sản vào Sổ theo dõi tài sản 06-QT/TC/HDCV/FPT (MTQT Quản lý thông tin tài sản) 03.13BM/HC/HDCV/FPT 03.13BM/HC/HDCV/FPT Sổ theo dõi tài sản CBQLTS Công ty Ngay sau bàn giao CBQLTS đơn vị Thay thế/nâng cấp tài sản: - Cập nhật việc nâng cấp tài sản Sổ kế toán tài sản Kế toán tài sản Sổ theo dõi tài sản CBQLTS Công ty CBQLTS đơn vị - Cập nhật thông tin tài sản vào Sổ theo dõi tài sản Bảo dưỡng, sửa chữa tài sản Cập nhật Sổ theo dõi bảo dưỡng sửa chữa tài sản Sổ theo dõi bảo dưỡng, sửa chữa tài sản CBQLTS Công ty Ngay sau kết thúc việc thay thế nâng cấp Sau lần bảo dưỡng sửa chữa tài sản 06-QT/TC/HDCV/FPT (MTQT Quản lý thông tin tài sản) 03.13BM/HC/HDCV/FPT 06-QT/TC/HDCV/FPT (MTQT Quản lý thông tin tài sản) 03.5BM/HC/HDCV/FPT Bước 5: Báo cáo lưu hồ sơ TT 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Hoạt động Sản phẩm Internal Use Người thực Thời gian Tài liệu hướng dẫn 11/13 MTQT: Quản lý tài sản Lần ban hành/ sửa đổi: 1/2 VI HỒ SƠ TT Tên hồ sơ Mã biểu mẫu Người lập Hình thức lưu Thời hạn lưu giữ (năm) Mức độ quan trọng Phiếu yêu cầu tài sản 03.1-BM/HC/HDCV/FPT CBQLTS đơn vị H 03 năm Thấp Biên bàn giao tài sản 03.2-BM/HC/HDCV/FPT CBQLTS Công ty H 03 năm Trung bình Kế hoạch bảo dưỡng tài sản 03.3-BM/HC/HDCV/FPT CBQLTS Công ty S 03 năm Thấp Giấy đề nghị bảo dưỡng sửa chữa tài sản 03.4-BM/HC/HDCV/FPT CBQLTS đơn vị H Sổ theo dõi sửa chữa bảo dưỡng tài sản 03.5-BM/HC/HDCV/FPT CBQLTS Công ty Giấy đề nghị mang tài sản ngồi cơng ty 03.6-BM/HC/HDCV/FPT Người sử dụng H Quyết định kiểm kê tài sản 03.7-BM/HC/HDCV/FPT Lãnh đạo Công ty H 10 năm Trung bình Kế hoạch kiểm kê tài sản 03.8-BM/HC/HDCV/FPT Đoàn kiểm kê H/S 10 năm Trung bình Biên kiểm kê tài sản 03.9-BM/HC/HDCV/FPT CBQLTS Công ty H 10 năm Trung bình 10 Đề nghị lý tài sản 03.10-BM/HC/HDCV/FPT CBQLTS Công ty H H/S 03 năm 03 năm 01 năm Trung bình Trung bình Trung bình Trung bình 10 năm Kế toán TS 11 Quyết định thành lập Hội đồng lý tài sản 03.11-BM/HC/HDCV/FPT Trưởng ban/phòng tài kế toán H 12 Biên lý 03.12-BM/HC/HDCV/FPT Hội đồng lý H 13 Sổ theo dõi tài sản 03.13-BM/HC/HDCV/FPT CBQLTS Công ty, đơn vị 14 Báo cáo tổng hợp kiểm kê tài sản 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 CBQLTS đơn vị Internal Use H/S H 10 năm 10 năm 03 năm 10 năm Trung bình Trung bình Trung bình Trung bình 12/13 MTQT: Quản lý tài sản TT Tên hồ sơ Lần ban hành/ sửa đổi: 1/2 Mã biểu mẫu Người lập Hình thức lưu Thời hạn lưu giữ (năm) Mức độ quan trọng 15 Hồ sơ tài sản CBQLTS Công ty H Theo chu kỳ tài sản Trung bình 16 Hồ sơ sửa chữa, bảo dưỡng CBQLTS Công ty H 03 năm Trung bình Người duyệt Người kiểm tra Người lập Bùi Quang Ngọc Chu Thị Thanh Hà Đinh Vân Nam Phó Chủ tịch HĐQT FPT Phó Tổng giám đốc FPT Chánh văn phòng FPT 52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Internal Use 13/13