06 phương pháp làm việc theo nhóm

Phương pháp làm việc theo nhóm Nhóm bao gồm nhóm nhỏ người làm cơng việc, gặp gỡ để nhận dạng, phân tích giải vấn đề đặt Nhóm khơng phải chế, hay tổ chức mang tính hình thức, thứ mốt thời, chương trình, mà cách làm việc, thay đổi thói quen bảo thủ suy nghĩ người Nhóm làm thay đổi mối quan hệ người với người cơng việc Nhận diện vấn đề nhóm Đây ý kiến người hoạt động nhóm tan rã: Khi làm việc theo nhóm, tơi thấy thường gặp khó khăn: + Thường bảo vệ ý kiến mà khơng thực xem xét thấu đáo ý kiến người khác + Không hợp thành thể thống phục vụ cho mục đích + Thường gặp người trưởng nhóm có đầu óc tổ chức, phân công việc cho hiệu + Một số người thích làm việc độc lập mà khơng muốn chia sẻ suy nghĩ hay ý tưởng + Ăn chia khơng sòng phẳng khơng đánh giá người Khi làm việc theo nhóm khó khăn bất đồng ý kiến, thành viên nhóm có ý kiến riêng thường thấy thiếu sót ý kiến người khác mà khơng tìm ngược lại thấy ý kiến mà khơng thấy thiếu sót Khó khăn giữ đồn kết nhóm, điều đơi khơng biểu ngồi dễ làm nhóm tan rã, mâu thuẫn thành viên xuất phát từ mặt thường chuyện nhỏ nhặt khơng xử lý khéo dẫn đến hậu khôn lường Nhiều khó khăn - Có người làm có người ỷ lại không chịu làm - Mỗi người ý chẳng chịu nghe - Thường có người lại râu ria và… - Tốt làm cho khỏe - Mình làm chuyên đề dịch với hai người rốt cục, lại phải hồn thiện tồn Thế đấy! Có thể tìm thấy vơ số ý kiến tương tự hoạt động nhóm Mọi người biết hoạt động nhóm tốt, thực hiện, hoàn toàn ngược lại Có thể lý giải cách chủ quan hình thành nhóm, nhóm khơng áp dụng quy tắc cần thiết cho việc hình thành hoạt động nhóm; kỹ hoạt động nhóm khơng quan tâm, tìm hiểu mức, trình hoạt động nhóm phạm phải nhiều sai lầm dẫn đến tan rã I Cơ nhóm Nhóm bao gồm nhóm nhỏ người làm cơng việc, gặp gỡ để nhận dạng, phân tích giải vấn đề đặt Nhóm khơng phải chế, hay tổ chức mang tính hình thức, thứ mốt thời, chương trình, mà cách làm việc, thay đổi thói quen bảo thủ suy nghĩ người Nhóm làm thay đổi mối quan hệ người với người cơng việc II Chức nhóm Tạo môi trường làm việc thân thiện: - Cải thiện hành vi giao tiếp: Nhóm giúp cải thiện giao tiếp thông qua hoạt động trao đổi diễn thường xuyên, người trở nên thân thiện, từ giúp bầu khơng khí học tập, lao động trở nên sôi động Mọi người dần giảm bớt chủ nghĩa cá nhân để hướng đến tập thể, để giải vấn đề lớn mà người nhóm người làm việc độc lập, riêng rẽ khơng thể hồn thành Bầu khơng khí làm việc tổ chức thay đổi theo hướng tích cực, người có thái độ thiện chí với Chính mà vấn đề hóc búa thường giải dễ dàng - Xây dựng tinh thần đồng đội hỗ trợ phát triển: Sau quãng thời gian lao động học tập, đặc biệt công việc lặp lặp lại, vấn đề cần giải phức tạp, áp lực công việc cao làm cho người thực cảm thấy dễ chán nản, đơn điệu, bng xi Khi đó, tham gia nhóm làm họ trở nên hưng phấn, họ chờ đón hoạt động nhóm tham gia nhóm, họ bị thu hút vào công việc hết, nhóm có hỗ trợ đồng đội, có điều kiện thể cá nhân, chia sẻ kinh nghiệm hướng dẫn thành viên khác việc trước xem nhàm chán đây, nhìn từ góc độ khác từ nhóm, vấn đề trở nên hấp dẫn - Mở rộng hợp tác liên hệ tất cấp: Khi tham gia nhóm, thành viên có xu hướng mở rộng hợp tác với để tạo thống tổ chức, giúp xóa bỏ ngăn cách mối quan hệ Nhóm cách kết nối tất người không phân biệt chức vụ, cấp bậc Khi người bắt tay giải vấn đề đặt ra, lúc tường ngăn cách bị phá toang, người hòa nhập lại, gần gũi hơn, hỗ trợ tồn phát triển Huy động nguồn nhân lực - Thu hút người vào công việc: Nội dung sinh hoạt đa dạng, mối quan hệ củng cố thành viên, vấn đề mà nhóm thường giải vấn đề liên quan trực tiếp đến công việc thành viên, họ bị hút hấp dẫn cơng việc tạo từ q trình sinh hoạt nhóm - Nâng cao tinh thần làm việc, phát triển ý thức chất lượng tiến - Tạo hội thuận lợi cho thành viên phát huy tài Nhóm tạo hội tuyệt vời để giải vấn đề cơng việc ngày Mọi người có dịp nhóm họp, suy nghĩ đưa ý kiến cho việc giải vấn đề khó khăn Quá trình sử dụng kiến thức, sức lao động, máy móc, ngun liệu… ln xảy bất trắc, vận dụng chất xám chất xám tập thể phương thức tối ưu để khắc phục bất trắc Nhóm tạo hội vơ hạn cho thành viên giải khó khăn, đồng thời khiến thành viên nhận thấy phần hữu tổ chức Nâng cao trình độ thành viên hoạt động toàn tổ chức thơng qua: - Thảo luận nhóm, kích thích sáng tạo người Nhóm tạo mơi trường kích thích sáng tạo người Người ta không mạnh dạn nêu ý tưởng hay ý kiến riêng bị cự tuyệt, hay bị chế nhạo Thường giải pháp khả thi lại xuất phát từ ý tưởng lộn xộn, khơng tuân theo quy phạm thường thấy - Giảm lãng phí, nâng cao hiệu lao động học tập Hiệu học tập hay suất lao động bị ảnh hưởng nhiều tâm lý người thực hiện, tham gia vào nhóm, tâm lý thành viên cải thiện nhiều, hiệu học tập, suất lao động cải thiện đáng kể Mặt khác, tham gia hoạt động nhóm, vấn đề khó khăn thành viên đưa giải tập thể, áp lực công việc giảm bớt, đồng thời họ nhận thấy nhiều khía cạnh chưa tích cực lao động học tập để tự khắc phục thay đổi cho phù hợp Nhóm giúp giảm lãng phí, lãng phí thời gian, vật liệu, nguyên liệu… Để dễ hình dung nhóm hoạt động nhóm, bạn liên tưởng đến đội bóng đá Đội bóng đá có thành viên cầu thủ, chơi sân ln có người đội trưởng đạo tức thời sân Các cầu thủ thi đấu sân hướng đến mục tiêu chung đưa bóng vào khung thành đối phương Mỗi thành viên chịu phần trách nhiệm liên quan đến thành công đội bóng Mỗi thành viên, hay cầu thủ, phân cơng trách nhiệm vị trí mà người đảm đương Nếu có vị trí bị yếu đi, cầu thủ khơng thể hồn thành nhiệm vụ vị trí đó, thành viên khác hỗ trợ giúp thành viên vị trí hồn thành nhiệm vụ khắc phục sai lầm trước Chính vậy, đội bóng ổn định, khơng bị đổ vỡ hình thành sức mạnh chung tồn đội bóng Tuy nhiên, thành viên đội bóng sức mạnh chung nhóm, thiếu thành viên đội bóng có nguy suy yếu III Thành lập nhóm Với nhóm nhóm học tập, nhóm thành lập sau: - Số lượng thành viên nhóm khoảng đến thành viên, với số lượng này, nhóm hoạt động đạt hiệu - Nhóm hình thành cộng tác kết hợp sinh viên có chí hướng thực vấn đề với nhau; nhiên, để dễ dàng cho việc hoạt động trao đổi, tốt nên thành lập nhóm từ thành viên có điều kiện hoạt động (thời gian, vị trí, công việc…) - Các thành viên kết nạp vào nhóm khơng có bất đồng riêng tư từ trước, có, giải bất đồng tham gia vào nhóm khác Sau tập hợp đủ số thành viên, nhóm tiến hành bầu nhóm trưởng Các nhóm bầu nhóm trưởng cở sở tự thỏa thuận với Tiêu chí để bầu nhóm trưởng là: - Nhóm trưởng người có khả giao tiếp tốt, tạo mối quan hệ thân thiện với thành viên nhóm - Có khả đánh giá, tổng hợp vấn đề - Có khả nhân sự: phân chia nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho thành viên, đánh giá vấn đề…, khả chuyên môn, khả quan trọng, đảm bảo cơng việc thực với hiệu cao Ngồi cơng việc thành viên nhóm, nhóm trưởng phải đảm nhận công việc: - Thống mục tiêu chiến lược cho nhóm - Chủ trì họp - Đảm bảo tiến độ thực công việc, nhiệm vụ đề - Kiểm tra, phân tích, khắc phục sai sót - Là đại diện thức nhóm - Phân nhiệm vụ thực cho thành viên -… IV Làm việc theo nhóm Nhóm hoạt động chủ yếu hình thức họp nhóm Thời gian địa điểm nhóm tự thống định Thường thời gian họp nhóm tiến hành khoảng 45 -75 phút, sau thời gian mức độ tập trung khơng cao Các buổi họp nhóm diễn thường xuyên tốt Xây dựng mục tiêu cho nhóm - Đề mục tiêu vô quan trọng để hoạt động nhóm thành cơng Những mục tiêu xác định kim nam cho hoạt động nhóm Vì vậy, sau thành lập nhóm, nhóm cần xây dựng mục tiêu tổng quát riêng cho nhóm dựa mục tiêu chiến lược đề - Sau xây dựng mục tiêu tổng quát xong, chia mục tiêu thành nhiều dự án ngắn hạn - Xây dựng dự án cụ thể dựa dự án ngắn hạn - Xây dụng tiêu cụ thể cần thực - Xây dựng quy tắc, quy định riêng cho nhóm, thực nhóm thành viên nhóm phải thực nghiêm túc quy định Lưu ý: dự án, tiêu xây dựng cần: - Xác định rõ nhiệm vụ cần thực - Cắt nhỏ đề án thành công việc cụ thể, công việc đủ nhỏ để thành viên hồn thành khả - Xác định rõ thời gian hồn thành dự án, xây dựng bước công việc cần hoàn thành với thời gian cụ thể - Xây dựng tiêu chí đánh giá dự án tiêu chí định lượng; đánh giá dựa tiêu chí định lượng xác định tiến độ thực dựa phương pháp có thể: cân, đong, đo, đếm dụng cụ cho số liệu cụ thể Đánh giá theo tiêu chí định tính đánh giá dựa nhận xét chung cá nhân - Đừng để thất bại phần dự án làm hủy hoại thành cơng chung nhóm Tiến hành họp nhóm - Chuẩn bị: + Các thành viên tự chuẩn bị vấn đề cần trao đổi trước, hoàn thành công việc giao, vạch vấn đề cần trao đổi Các thành viên phải tự nỗ lực lao động học tập, vấn đề bàn luận họp nhóm vấn đề mới, khó giải quyết, tập lớn cần nhiều người làm Khơng ỷ lại vào nhóm, trước họp nhóm, thành viên phải chuẩn bị kỹ lưỡng cho nội dung cần bàn luận Ví dụ bàn luận tập khó nhóm đòi hỏi thành viên nhóm phải tự giải tập nhà trước nhiều phương pháp khác nhau, khơng giải có chuẩn bị hình dung vấn đề cần giải quyết, đồng thời tiết kiệm thời gian chuẩn bị cho công việc khác - Mở đầu: + Các thành viên ổn định vị trí mình, tắt chng điện thoại thiết bị khác để không ảnh hưởng đến q trình làm việc nhóm + Nhóm trưởng thành viên nhóm nêu vấn đề cần giải buổi họp Sau đó, thành viên thống thứ tự giải vấn đề - Tiến hành giải vấn đề + Cách thức làm việc theo nhóm tính cách kín đáo, bảo thủ, áp đặt khơng thể sống chung với Mọi người có khả đưa nhiều ý tưởng khác nhau, ý tưởng trình bày thành viên nên ý lắng nghe trọn vẹn ý tưởng, không nên phản ứng, cắt ngang ý tưởng thành viên khác Nếu có phản ứng riêng cá nhân muốn phủ định ý tưởng nêu nên ghi lại ý kiến riêng vào tờ giấy Sau thành viên đưa ý tưởng, tự rút ưu điểm nhược điểm ý tưởng đó, so sánh với ý tưởng khác ý tưởng thân đưa ý kiến phản biện Công việc nhóm quan sát, đánh giá, nhận xét ý tưởng, để phát huy, bổ sung ưu điểm bù lấp khuyết điểm tồn + Nhóm thống ý tưởng đưa phương án hành động Nếu có nhiều ý tưởng phương án có khả thực nhau, nhóm tiến hành lấy ý kiến hình thức biểu để thống ý tưởng phương án hành động Khi ý tưởng phương án thống thực hiện, làm nảy sinh tâm lí khơng phục tùng với thành viên có ý tưởng- phuơng án bị bác bỏ Vì vậy, thành viên học cách thực theo tập thể, tìm nhược điểm ý tưởng – phương án để tìm cách bù lấp, xóa bỏ khuyết điểm, làm cho phương án ngày thể ưu điểm, giảm bớt nhược điểm có hiệu cơng việc nâng lên, nhóm trở thành nhóm mạnh + Các vấn đề, cơng việc đòi hỏi nhiều sáng tạo tư ưu tiên giải trước - Kết thúc: + Ghi nhận đánh giá kết thực buổi họp nhóm Đánh giá tiến độ thực cơng việc Nhóm nên có sổ để ghi chép trình thực + Nêu vấn đề giải lần họp nhóm lần sau, phân chia nhiệm vụ công việc cần chuẩn bị cho thành viên + Thông báo thông tin liên quan đến nhóm cơng việc ngồi lề khác Lưu ý: - Thời gian họp nhóm nên tiến hành khoảng 45 đến 75 phút, nên tận dụng thời gian hoạt động với hiệu cao được, khơng nên phí phạm thời gian cho cơng việc ngồi lề - Khi họp nhóm khơng cần thiết phải tạo bầu khơng khí q nghiêm túc gây ức chế cho nhóm, khơng q dễ dãi, đùa cợt làm thời gian nhóm Khi họp nhóm cần tạo bầu khơng khí thoải mái, thân thiện, hợp tác, hỗ trợ lẫn Làm việc theo hướng hiểu biết lẫn nhau: khuyến khích trao đổi cởi mở - Cố gắng xếp nhiệm vụ phù hợp với tính cách thành viên, để thành viên lựa chọn cố ép thành viên vào nhiệm vụ Nên nhớ thành viên, cá nhân có cách nghĩ, tư riêng, khơng giống ai, khơng nên áp đặt lối suy nghĩ thân cá nhân lên thành viên khác nhóm - Mỗi thành viên cần nhận rõ trách nhiệm cá nhân hoạt động nhóm - Chấp nhận thách thức cơng việc mà đảm nhận Trong thời đại ngày nay, khoa học kỹ thuật ngày phát triển u cầu làm việc theo nhóm cần thiết hết Đơn giản khơng hồn hảo, làm việc theo nhóm tập trung mặt mạnh người bổ sung cho Hơn nữa, chẳng cáng đáng hết việc Người phương Tây xem công việc bạn bè khác làm việc thoải mái Tuy nhiên, khơng khí làm việc căng thẳng mâu thuẫn với gay gắt họ coi trọng cá nhân Q TRÌNH LÀM VIỆC THEO NHĨM Tại lần họp - Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm đem cho thành viên nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu đóng góp ý kiến - Nhóm phân cơng, thảo luận công việc cho phù hợp khả người dựa chuyên môn vủa họ - Đề kế hoạch cụ thể , nhật ký công tác, thời gian dự tính hồn thành chuẩn cho lần họp sau Thông báo phần thưởng, phạt với thành viên Những lần gặp sau - Tiếp tục có nhiều họp khác để bổ sung thêm ý kiến giải đáp thắc mắc cho người - Biên tập lại soạn ngươì chuẩn bị tài liệu bổ sung Lần họp cuối trước hồn thành cơng việc - Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn phần việc thành viên - Chuẩn bị sẵn thuyết trình trả lời câu hỏi thường gặp - Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi số người dự bị THỰC TRẠNG Đối với người Việt trẻ, từ “teamwork” nói đến nhiều “nghe nói” chưa thực theo nghĩa Họ thành công dự án làm việc theo nhóm hỗ trợ nhiều thành viên, nhiều phận chuyên biệt NGUYÊN NHÂN Quá nể nang mối quan hệ Người phương Tây có tơi cao lại sẵn sàng hồn thành cơng việc cần nhiều người Còn người Việt trẻ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt thành viên đội, tỏ coi trọng bạn bè nên tranh luận thường đè nén cho nhẹ nhàng Đơi có cãi vặt theo kiểu cơng tư lẵn lộn Còn sếp, tranh luận với sếp coi biểu không tôn trọng, dưới, đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc “Dĩ hoà vi quý” mà, việc xây dựng mối quan hệ tốt thành viên quan trọng việc cơng trình bị chậm tiến độ Thứ ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý Người châu Âu châu Mỹ tách biệt công việc tình cảm ngược lại, thích làm vừa lòng người khác cách ln ln tỏ đồng ý người khác đưa ý kiến khơng đồng ý chẳng hiểu Điều làm cho nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy làm làm Những người khác ngồi chơi xơi nước Ai hài lòng cơng việc khơng hồn thành Nếu sếp đưa ý kiến trở thành khn vàng thước ngọc, thành viên việc tỏ ý tán thành mà chẳng dám phản đối Nếu bạn làm việc mà có bạn đưa ý kiến giống bạn biển Bạn chọn với 10 người khác hay với 10 hình nộm biết gật gù đồng ý Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác Chính thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc khơng phân minh nên nghĩ việc người khác khơng phải Khi đóng vai im lặng đồng ý, đầu thành viên thường tạo cho ý kiến khác, đắn hơn, dáng suốt khơng nói Trong kỳ dọn dẹp công sở cuối năm, cơng việc đươc tun bố”tồn cơng ty dọn dẹp phòng làm việc” sau tuần phòng đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi Cuối sếp định người chịu trách nhiệm thơi cơng việc buổi OK Vì sao? Đơn giản có người, họ buộc phải làm khơng thể đùn cho khác! Còn với nhóm, nhóm gặp thất bại, tất nhiên, khơng phải ý kiến mình, có nói đâu? Ý tưởng cất đầu mà! Rất nhiều lý để giải thích thất bại, lý dẫn đến điều chịu trach nhiệm! Một nguyên nhân điều phân cơng việc cho người, thiếu lòng tự tin tâm lý sợ sai Không ý đến cơng việc nhóm Một khuynh hướng trái ngược ln ln cố gắng cho ý kiến tốt chẳng chịu chấp nhận ý kiến bât kì khác Một số thành viên nhómvho giỏi nên bàn luận nhóm nhỏ_những_người_giỏi đưa ý kiến vào mà khơng cho người khác tham gia Chỉ vài hôm chia rẽ nhóm Khi đội bàn bạc với nhau, số thành viên nghĩ ý kiến khơng tốt nên khơng chịu nói cho đề tài chán nên không tốn thời gian Thế là, phải bàn luận kỹ để giải vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với Cho đến thời gian 5-10 phút tất bắt đầu quay sang, đùn đẩy phát biểu Và lúc có người lên thuyết trình, tiếp tục bàn chuyện riêng nguyên tắc vàng để làm việc nhóm hiệu Làm việc nhóm kỹ thiếu người đại Làm việc nhóm khơng áp dụng việc học trường mà phương pháp làm việc hiệu công sở Để thành viên nhóm hiệu quả, tuân thủ nguyên tắc sau: Hãy giờ: Điều giúp cho thành viên khác nhóm làm việc khơng phải thêm thời gian nhắc lại thảo luận cho bạn Luôn đặt mục tiêu thảo luận lên hàng đầu: Tránh nói chuyện chủ đề khơng liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung Hãy nghĩ phần nhóm khơng phải cá nhân riêng lẻ: Thảo luận với nhóm với người ngồi cạnh bạn Hãy rõ ràng ngắn gọn Luôn ý thức bạn sử dụng thời gian tất người Đừng ngắt lời người khác: Hãy lắng nghe cố hiểu họ Cũng đừng nghĩ ý kiến trình bày mình, ý người khác nói Nếu có chưa rõ, hỏi lại họ kết thúc Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung: Khơng có đầy đủ kiến thức vấn đề nào, có họ đóng góp nhiều hay mà thơi Hãy thuyết phục người lý lẽ dẫn chứng, cảm xúc Đừng trích: Đừng phản đối ý kiến người khác dù bạn có thấy thiếu thực tế đến đâu Cũng đừng gắn cá nhân với ý kiến họ, thảo luận ý kiến thơi, đừng trích riêng Kết cuối thu nhận phải đồng lòng nhóm: Kể cá nhân có ý kiến bị bác bỏ Việc khơng thể nhanh chóng đạt mà phải cần có thời gian Hãy cố gắng tôn trọng thành viên khác hướng tới mục tiêu chung  ... riêng nguyên tắc vàng để làm việc nhóm hiệu Làm việc nhóm kỹ thiếu người đại Làm việc nhóm khơng áp dụng việc học trường mà phương pháp làm việc hiệu công sở Để thành viên nhóm hiệu quả, tuân thủ... theo nhóm cần thiết hết Đơn giản khơng hồn hảo, làm việc theo nhóm tập trung mặt mạnh người bổ sung cho Hơn nữa, chẳng cáng đáng hết việc Người phương Tây xem công việc bạn bè khác làm việc thoải... đại diện thức nhóm - Phân nhiệm vụ thực cho thành viên -… IV Làm việc theo nhóm Nhóm hoạt động chủ yếu hình thức họp nhóm Thời gian địa điểm nhóm tự thống định Thường thời gian họp nhóm tiến hành