Lễ tân ngoại giao hội đàm Để tổ chức tốt hội đàm, người cán lễ tân cần vạch kế hoạch trước kiểm tra bàn ghế, micro, cốc chén trước họp khai mạc; đặc biệt, phải ý xếp chỗ ngồi vị trí, ngơi thứ Nói chung, nước đón khách đến thăm thức, thăm làm việc có làm việc hai đoàn Đối với Vua Nữ hoàng hay thành viên Hồng gia thường khơng hội đàm khơng tham gia hội đàm, người đồng thời kiêm hành pháp Sau số vấn đề cần ý tổ chức hội đàm với khách Thành phần hội đàm: Về bản, thành phần hội đàm hai bên tương ứng chức vụ, nghề nghiệp số lượng Nếu cần thiết, nước chủ nhà cử thêm thành phần tham gia hội đàm để đạt yêu cầu nêu Cách xếp bàn vị trí ngồi: Bàn hội đàm làm việc hai đoàn xếp theo kiểu bàn dài, hình ơ-van hay bầu dục Về vị trí ngồi: phải tôn trọng nguyên tắc thứ, không xếp xen kẽ chủ khách chiêu đãi mà xếp Đồn ngồi bên Người chủ trì (Trưởng đồn) bên ngồi giữa, bên phải Trưởng đoàn người thứ hai, bên trái Trưởng đoàn phiên dịch (phiên dịch không coi xếp số), bên phải số hai số bốn, bên trái phiên dịch số ba tiếp đến xếp theo thứ tự bên phải bên trái hết Một số nước xếp phiên dịch ngồi bên phải Trưởng đoàn; vậy, trật tự phải trái đảo lại Trên bàn hội đàm phải đặt thiếp ghi tên để đại biểu vào ngồi vị trí Cách sử dụng cờ: Nhiều nước có quy định đặt cờ hai nước hội đàm thăm làm việc Trưởng đoàn từ cấp Bộ trưởng, Chủ nhiệm ủy ban Quốc hội trở lên; số nước mở rộng đến Chủ tịch quyền, Chủ tịch Hội đồng Nhân dân tỉnh, thành phố Nước ta chưa có quy định vấn đề áp dụng thơng lệ Cờ nhỏ (gọi cờ hội đàm) đặt trước mặt Trưởng đồn Cờ to hai nước dựng phía đầu bàn bên trong, sát phơng; nhìn từ ngồi vào cờ chủ nhà bên phải, cờ khách bên trái chỗ ngồi bên theo vị trí cờ Đại diện Cơng ty làm việc đối ngoại không cắm Quốc kỳ mà dùng cờ biểu trưng Cơng ty chủ khách Phóng viên: Trong hội đàm, làm việc, Ban tổ chức nên tạo điều kiện thuận lợi cho phóng viên vào làm việc lúc mở đầu khoảng 3-4 phút Sau đó, phóng viên phải để hội đàm thức bàn vấn đề nội dung Phục vụ: Nói chung, bàn hội đàm làm việc thường để sẵn nước suối nước trái Có thể phục vụ trà, cà phê lúc ban đầu; không sử dụng cốc thuỷ tinh để rót nước trà kể trà đen, mà phải dùng cốc sứ Ngày nay, không thấy nước để thuốc hội đàm, làm việc tiếp khách Sau phục vụ lúc ban đầu, người phục vụ cần sớm rút ngồi để phòng làm việc tập trung, yên tĩnh Người phục vụ vào cần thiết yêu cầu phục vụ Trong hội đàm, làm việc nên tránh ra, vào nhiều, ảnh hưởng đến khơng khí họp ... chủ khách Phóng viên: Trong hội đàm, làm việc, Ban tổ chức nên tạo điều kiện thuận lợi cho phóng viên vào làm việc lúc mở đầu khoảng 3-4 phút Sau đó, phóng viên phải để hội đàm thức bàn vấn đề... để thuốc hội đàm, làm việc tiếp khách Sau phục vụ lúc ban đầu, người phục vụ cần sớm rút ngồi để phòng làm việc tập trung, n tĩnh Người phục vụ vào cần thiết yêu cầu phục vụ Trong hội đàm, làm... 3-4 phút Sau đó, phóng viên phải để hội đàm thức bàn vấn đề nội dung Phục vụ: Nói chung, bàn hội đàm làm việc thường để sẵn nước suối nước trái Có thể phục vụ trà, cà phê lúc ban đầu; khơng sử