Trong các hoạt động của con người, các thuật ngữ như hệ thống triết học, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống thông tin đã trở nên quen thuộc. Một cách đơn giản và vắn tắt, ta có thể hiểu: Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các qui tắc, quy trình xử lý, gọi là các phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung. Phân loại hệ thống • Hệ thống mở: là hệ thống có tương tác với môi trường • Hệ thống đóng: không tương tác với môi trường(chỉ có trên lý thuyết). => Mục tiêu của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống. Để đạt được mục tiêu, hệ thống tương tác với môi trường bên ngoài của nó(các thực thể tồn tại bên ngoài hệ thống)
BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TIỂU LUẬN Hệ thống thông tin quản lý Đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin Giảng viên hướng dẫn : TS Nguyễn Hoàng Tú Lớp : Cao học HTTT - K8 Học viên : Trần Văn Duy HÀ NỘI 2019 Mục lục Lời nói đầu .3 PHẦN I MỞ ĐẦU Tên đề tài Lý chọn đề tài Mục đích 4 Bố cục Phương pháp Dự kiến kết đạt PHẦN II NỘI DUNG Chương 1: Tổng quan hệ thống thông tin quản lý .6 1.1 Hệ thống hệ thống thông tin .6 1.2 Hệ thống thông tin hoạt động quản lý, tổ chức doanh nghiệp Chương 2: Trình bày quản lý dự án 12 2.1 Khái niệm quản lý dự án .12 2.2 Tầm quan trọng quản lý dự án 13 2.3 Lựa chọn dự án 14 2.4 Đánh giá giá trị kinh doanh hệ thống thông tin 15 2.5 Quản lý rủi ro dự án 16 Chương 3: Tìm hiểu quản lý dự án cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp 18 3.1 Mục đích u cầu khảo sát trạng xác lập dự án 18 3.2 Tìm hiểu đánh giá trạng 18 3.3 Xác định phạm vi, mục tiêu ưu tiên hạn chế 20 3.4 Phác họa giải pháp cân nhắc tính khả thi 20 3.5 Lập dự trù kế hoạch triển khai dự án .21 PHẦN 3: KẾT LUẬN 22 Kết đạt 22 Hướng phát triển đề tài .22 Tài liệu tham khảo .23 Lời nói đầu Nền văn minh giới bước sang thời đại – thời đại xã hội thông tin kinh tế tri thức Công nghệ thông tin trở thành bước ngoặt vĩ đại cho phát triển kinh tế xã hội toàn cầu Những thập kỉ gần giới chứng kiến phát triển chóng mặt vũ bão cơng nghệ thơng tin: lan tỏa đến khắp nơi từ tác động xu hướng tồn cầu hóa Ở nước ta, năm gần đây, công nghệ thông tin xâm nhập lan tỏa sâu rộng đến lĩnh vực hoạt động xã hội, tạo giá trị gia tăng cho ngành cho toàn kinh tế, đẩy mạnh trình phát triển kinh tế tri thức xã hội thông tin Công nghệ thông tin động lực động lực, tạo phương thức phát triển cho nhiều ngành, nhiều lĩnh vực tạo hội phát triển cho cá nhân xã hội Tiểu luận gồm Phần: Phần Mở đầu Giới thiệu tên đề tài, lý chọn, mục đích, bố cục Phần Nội dung Trình bày lý thuyết hệ thống thông tin quản lý, quán lý dự án Phần Kết luận Tiểu luận trình bày nội dung bản, tìm hiểu quản lý dự án, lí thuyết hệ thống thơng tin quản lý, trình bày quản trị dự án thực tế, cụ thể quản trị dự án công nghệ thông tin Mặc dù có nhiều cố gắng lực thời gian hạn chế, tiểu luận không tránh khỏi thiếu sót, mong Thầy, Cơ bạn đóng góp ý kiến xây dựng Xin chân thành cảm ơn ! PHẦN I MỞ ĐẦU Tên đề tài “Quản lý dự án” Lý chọn đề tài Vai trò hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp ngày lớn mạnh Từ chỗ sử dụng để hỗ trợ số hoạt động văn phòng, hệ thống thơng tin trở nên có vai trò chiến lược doanh nghiệp Trào lưu ứng dụng công nghệ thông tin không giới hạn doanh nghiệp lớn mà lan tỏa rộng tất dạng doanh nghiệp kể vừa nhỏ Tuy nhiên việc ứng dụng ứng dụng thành tưu công nghệ thông tin đơn giản doanh nghiệp tầm cỡ đa quốc gia dồi kinh nghiệm, nguồn tài lực nhân lực Hơn nữa, việc ứng dụng thành cơng doanh nghiệp chưa đem lại thành công cho doanh nghiệp Trong tiểu luận này, em xin tìm hiểu trình bày phần nhỏ hệ thống thông tin quản lý “Quản lý dự án” Mục đích Tìm hiểu lý thuyết hệ thống thông tin quản lý, quản lý dự án, trình bày ứng dụng quản lý dự án doanh nghiệp Bố cục Nội dung đề tài chia thành chương: Chương 1: Tổng quan hệ thông thông tin quản lý Tổng quan, khái niệm hệ thống, nguyên lý hoạt động hệ thống thông tin, hệ thống thông tin hoạt động quản lý, tổ chức doanh nghiệp Chương 2: Trình bày quản lý dự án Mục tiêu quản lý dự án lại cần thiết việc phát triển hệ thống thông tin? Những phương pháp sử dụng để lựa chọn đánh giá dự án hệ thống thông tin xếp chúng với mục tiêu kinh doanh công ty? Làm cơng ty đánh giá giá trị kinh doanh dự án hệ thống thông tin? Các yếu tố rủi ro dự án hệ thống thơng tin gì? Những chiến lược hữu ích để quản lý rủi ro dự án thực hệ thống? Chương thảo luận vai trò tầm quan trọng việc quản lý dự án Mô tả quản lý dự án quan trọng dự án hệ thống thông tin Các yếu tố thực quan trọng tạo nên cho dự án quản lý tốt (hay quản lý kém) Chương 3: Ứng dụng quản lý dự án doanh nghiệp Tìm hiểu sâu vào quản lý dự án, cụ thể dự án công nghệ thông tin Phương pháp Thu thập tài liệu Phân tích Tổng hợp Thống kê Đánh giá Thực nghiệm Dự kiến kết đạt Sau hồn thành tiểu luận này, nhóm em có nhìn sâu rộng hệ thống thơng tin quản lý Tìm hiểu phương pháp quản lý dự án Tìm hiểu ứng dụng quản lý dự án thực tế doanh nghiệp PHẦN II NỘI DUNG Chương 1: Tổng quan hệ thống thông tin quản lý 1.1 Hệ thống hệ thống thông tin Hệ thống gì? Trong hoạt động người, thuật ngữ hệ thống triết học, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống thông tin trở nên quen thuộc Một cách đơn giản vắn tắt, ta hiểu: Hệ thống tập hợp vật chất phi vật chất người, máy móc, thơng tin, liệu, phương pháp xử lý, qui tắc, quy trình xử lý, gọi phần tử hệ thống Trong hệ thống, phần tử tương tác với hoạt động để hướng tới mục đích chung Phân loại hệ thống Hệ thống mở: hệ thống có tương tác với mơi trường Hệ thống đóng: khơng tương tác với mơi trường(chỉ có lý thuyết) => Mục tiêu hệ thống lý tồn hệ thống Để đạt mục tiêu, hệ thống tương tác với mơi trường bên ngồi nó(các thực thể tồn bên ngồi hệ thống) Hệ thống tồn theo nhiều cấp độ khác Một hệ thống thành phần hệ thống khác (cha) Một tổ chức kinh tế phân làm hệ thống con: Hệ thống định hệ thống bao gồm người, phương tiện phương pháp tham gia đề xuất định Hệ thống thông tin Hệ thông tác nghiệp hệ thống bao gồm người, phương tiện phương pháp tham gia trục tiếp thực mục tiêu kinh doanh (sản xuất trực tiếp) Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin, tập hợp người, thủ tục nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền phát thông tin tổ chức Hệ thống thông tin thủ cơng dựa vào công cụ giấy, bút Hệ thống thông tin đại hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) cơng nghệ thơng tin khác Hệ thống thông tin (information system) hệ thống mà mục tiêu tồn cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động người tổ chức Ta hiểu hệ thống thơng tin hệ thống mà mối liên hệ thành phần mối liên hệ với hệ thống khác trao đổi thông tin Nguyên lý hoạt động hệ thống thơng tin: Ta hình dung hoạt động hệ thống thơng tin sau: - Nhập liệu vào Các liệu vào thu thập phải biên tập nhập vào theo biểu mẫu định Khi liệu ghi vật mang tin đọc máy đĩa từ, băng từ… - Xử lý liệu thành thông tin Dữ liệu xử lý thao tác tính tốn, so sánh, thứ tự, phân loại, tóm tắt, phân tích để biến thành thông tin dành cho người sử dụng - Đưa thơng tin Mục đích hệ thống thông tin cung cấp sản phẩm thông tin phù hợp cho người sử dụng Các sản phẩm thơng báo, biểu mẫu, báo cáo, danh sách, đồ thị, hình ảnh hiển thị hình in giấy - Lưu trữ nguồn liệu Lưu trữ hoạt động hệ thống thơng tin, liệu thông tin giữ lại theo cách tổ chức để sử dụng sau Các liệu thường tổ chức lưu trữ dạng trường, biểu ghi, tệp sở liệu - Kiểm tra hoạt động hệ thống Hệ thống thông tin phải tạo thơng tin phản hồi q trình vào, ra, xử lý lưu trữ liệu để đánh giá điều chỉnh hiệu hoạt động hệ thống Ngày nay, máy tính đóng vai trò quan trọng việc xây dựng hệ thống thông tin, nói đến hệ thống thơng tin ln hiểu nói đến hệ thống thơng tin có sử dụng máy tính Từ đưa mơ hình hệ thống thơng tin (có sử dụng máy tính) sau: Mơ hình hệ thống thơng tin có ứng dụng CNTT Đặc trưng hệ thống thông tin đại: Hệ thống thông tin xây dựng tảng công nghệ đại, cấu thành nhiều hệ thống con, hệ kết nối thao tác với nhau, chúng phục vụ cho việc liên lạc lĩnh vực hoạt động khác tổ chức Hệ thống thơng tin đóng vai trò trung gian tổ chức kinh tế mơi trường, hệ thống định hệ thống tác nghiệp Hệ thống thơng tin có nhiệm vụ thu thập thơng tin từ mơi trường ngồi, đưa thơng tin mơi trường ngồi, làm cầu nối phận tổ chức, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ định 1.2 Hệ thống thông tin hoạt động quản lý, tổ chức doanh nghiệp 1.2.1 Khái niệm Hệ thống thơng tin quản lý có mục đích cung cấp thơng tin trợ giúp nhà lãnh đạo, nhà quản lý việc định quản lý cơng việc tổ chức Có thể hiểu là: Hệ thống thông tin quản lý cấu trúc hợp sở liệu dòng thơng tin làm tối ưu việc thu thập, lưu trữ, truyền dẫn phân tích thơng tin, thơng qua tổ chức nhiều cấp có nhóm thành phần thực nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt mục tiêu thống hoạt động quản lý Các đặc trưng hệ thống thông tin quản lý là: Hỗ trợ chức xử lý liệu giao dịch lưu trữ Sử dụng sở liệu thống nhất, có nhiều chức xử lý liệu Cung cấp đầy đủ thông tin để nhà quản lý truy cấp liệu Có khả thích ứng với thay đổi quy trình xử lý thơng tin Đảm bảo an toàn toàn vẹn liệu Với trợ giúp CNTT, bao gồm trang thiết bị Tin học phần mềm hệ thống Hệ thông tin quản lý xây dựng thực tốt chức năng: Tập hợp ưu tất hệ thơng thơng tin khác có phối hợp hoạt động cần thiết phục vụ cho việc quản lý, biến quy trình xử lý sử dụng, khai thác thông tin nguồn lực tổ chức; Đề xuất phương án thức để thực hố việc quản lý thơng tin xác kịp thời, cần thiết, thuận tiện cho việc định xử lý giúp cho việc quy hoạch, điều khiển chức quản lý, điều hành tổ chức hữu hiệu; Từng bước hình thành hệ thống thơng tin thức hố, tích hợp liệu từ nguồn khác nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc định quản lý Ngồi ra, hệ thống thơng tin quản lý thực việc liên lạc phần tử hệ thống đảm bảo vấn đề trao đổi thông tin với bên Như thấy, hệ thống thơng tin quản lý có nhiều hệ (phân hệ) Trong việc vận hành đắn hệ thơng tin quản lý phân hệ thu thập truyền số liệu giữ vai trò quan trọng Trong phân hệ người ta sử dụng rộng rãi thiết bị ngoại vi (cáp truyền, môđem, ) vật mang thông tin máy (đĩa cứng, đĩa quang, ) Việc truyền số liệu theo kênh liên lạc trao đổi số liệu trực tiếp máy tính thuộc hệ thống thơng tin hệ thống thông tin khác năm lại có ý nghĩ lớn Điều minh chứng mạng máy tính cục diện rộng ngày sử dụng rộng rãi Yếu tố tất yếu hệ thông tin quản lý sở liệu, bao gồm mảng số liệu mô tả đối tượng quản lý số liệu cần thiết khác Để đổi thường xuyên sở liệu làm việc với mảng thơng tin (nhằm mục đích chuẩn bị số liệu để giải toán quản lý khác nhau) người ta xây dựng đảm bảo tốn học hệ thống Đó hệ điều hành, phần mềm quản trị liệu mang tính vạn cao Yếu tố tổ hợp chương trình máy tính tác nghiệp để giải toán quản lý khác (kể việc chuẩn bị tài liệu cần thiết) 1.2.2 Các nguyên tắc xây dựng khai thác HTTT quản lý a Nguyên tắc hiệu Như biết, việc ứng dụng Tin học quản lý hành chính, cụ thể xây dựng khai thác hệ thống thông tin quản lý khơng ngồi mục đích giải tốn quản lý cho có hiệu Đó nguyên tắc đặt đây: nguyên tắc hiệu Tất nhiên, với đối tượng khác tốn cụ thể đặt khác Chẳng hạn, với doanh nghiệp chế tạo máy chế tạo dụng cụ, toán kế hoạch hoá lịch tác nghiệp quan trọng Trong trường hợp này, hiệu việc giải tốn là: nhiệm vụ sản xuất bị thay đổi hoạt động đảm bảo cung cấp vật tư kỹ thuật hoạt động sản xuất phải kịp thời thay đổi tương ứng; nữa, phải kịp thời xác định khối lượng sản phẩm tối ưu tính tốn mức khai thác hợp lý vật tư thiết bị Trong lĩnh vực giao thông vận tải, toán quan trọng tối ưu hoá hành trình chạy xe xây dựng thời gian biểu công tác xếp dỡ Trong thương nghiệp, kể đến tốn dự báo chi tiết nhu cầu (trên sở tổng kết đầy đủ khối lượng hàng hoá bán ra) lập phương án thoả mãn kịp thời đơn đặt hàng Trong nông nghiệp, tốn tối ưu hố phần thức ăn, phân bố hợp lý nguồn phân bón có, dựa vào tính chất đất, đặc điểm giống trồng dự báo thời tiết, Trong hệ thống thơng tin quản lý cấp ngành vấn đề quan trọng toán tối ưu hố phân bố kế hoạch xí nghiệp, phối hợp xác quản lý tốt việc cung cấp sản phẩm luân chuyển xí nghiệp, toán dự báo thị trường phát triển tương lai ngành b Nguyên tắc tiếp cận hệ thống Nguyên tắc thứ hai nguyên tắc tổng hợp, hay gọi nguyên tắc tiếp cận hệ thống Thực chất nguyên tắc là: việc thiết kế xây dựng hệ thống thông tin quản lý phải dựa sở phân tích hệ thống đối tượng hệ thống quản lý đối tượng Như vậy, trước hết phải xác định mục tiêu tiêu chuẩn hoạt động đối tượng, đồng thời với phân tích hệ thống quản lý phân tích cấu nhằm phát toàn vấn đề cần giải quyết, nhằm bảo đảm cho toàn hệ thống sau thiết kế xây dựng hoạt động có hiệu cao Cũng cần thấy rõ tổ hợp vấn đề trên, vấn đề tuý kỹ thuật bao gồm nhiều vấn đề kinh tế tổ chức Thông thường, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý hoạt động doanh nghiệp đòi hỏi phải thực hàng loạt biện pháp tổ chức, thay đổi hình thức tài liệu quen thuộc, thay đổi cấu thành phần tham gia quản lý, thay đổi nhiệm vụ số thành phần máy quản lý Tuy khơng phải lúc giải hết vấn đề nêu phạm vi hệ thống quan tâm, song nguyên tắc tiếp cận hệ thống đòi hỏi phải liệt kê đầy đủ vấn đề cần làm sáng tỏ c Nguyên tắc người lãnh đạo cao Từ nhiều phân tích thực tế thấy rằng, để thực hai nguyên tắc nêu, trước hết cần phải có tham gia trực tiếp từ đầu người lãnh đạo 10 cao đối tượng quản lý vào việc đặt hàng, phác thảo, thiết kế xây dựng áp dụng hệ thống thông tin quản lý Đó nguyên tắc thứ ba: nguyên tắc người lãnh đạo cao Kinh nghiệm nước cho thấy, ý định chuyển trách nhiệm xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho người có chức vụ thấp thường làm cho hệ thống xây dựng sau trở thành công cụ để giải công việc quản lý vụ làm tốt chức mong muốn d Nguyên tắc tự động hoá việc luân chuyển tài liệu Một nguyên tắc quan trọng khác cần lưu ý nguyên tắc tự động hố việc ln chuyển tài liệu, tài liệu luân chuyển trực tiếp phương tiện Tin học với thay việc ln chuyển thủ cơng khâu trước việc khai thác hệ thống thông tin quản lý có hiệu thực Hai sơ đồ mô tả việc sử dụng phương tiện Tin học chưa có tự động hố sau tự động hố q trình ln chuyển tài liệu Nguyên tắc thứ tư giải thích cho thực tế ứng dụng rộng rãi mạng máy tính cơng tác quản lý xu hướng điện tử hoá hoạt động (Thương mại điện tử, Chính phủ điện tử) đ Nguyên tắc hệ thống mở Nguyên tắc thứ sáu là: nguyên tắc hệ thống mở Ngun tắc đòi hỏi hệ thống thơng tin quản lý phải thiết kế xây dựng cho có đủ khả thích ứng với thay đổi lớn sau phương tiện kỹ thuật phương pháp tổ chức liệu Nói cách khác, hệ thống thơng tin quản lý phải có khả tiếp thu công nghệ khai thác thông tin nhất, bảo đảm giải toán quản lý phát sinh sở tận dụng thật tốt tài nguyên có e Nguyên tắc làm phù hợp khả thông qua nút, phận Nguyên tắc cuối là: nguyên tắc làm phù hợp khả thông qua nút, phận Để hệ thống thông tin quản lý làm việc với độ tin cậy cao với tốc độ mong muốn, phải tổ chức luồng thông tin cho chúng trở nên tải nút hay phận Thông thường, phải quan tâm trước hết đến thông tin nằm đầu vào đầu hệ thống, tiếp thông tin nằm điểm giao tiểu hệ thống hoạt động thường xuyên điểm giao nhiều tiểu hệ thống hay nhiều phận Bởi khúc hẹp (theo nghĩa: có mật độ cao nhất) luồng thông tin vận hành hệ thống 11 Chương 2: Trình bày quản lý dự án 2.1 Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật chất lượng sản phẩm dịch vụ phương pháp điều kiện tốt cho phép Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu Đó việc lập kế hoạch, điều phối thực mà nội dung chủ yếu quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực giám sát công việc dự án nhằm đạt mục tiêu xác định Lập kế hoạch Đây giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định cơng việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực dự án trình phát triển kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, biểu dạng sơ đồ hệ thống theo phương pháp lập kế hoạch truyền thống Điều phối thực dự án Đây trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị đặc biệt quan trọng điều phối quản lý tiến độ thời gian Giai đoạn chi tiết hóa thời gian, lập trình lịch cho cơng việc tồn dự án (khi bắt đầu, kết thúc), sở đó, bố trí tiền vốn, nhân lực thiết bị phù hợp Giám sát trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo trạng đề xuất biện pháp giải vướng mắc trình thực Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án kỳ cuối nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị pha sau dự án 12 Các giai đoạn trình quản lý dự án hình thành chu trình động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực giám sát, sau phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án hình dưới: 2.2 Tầm quan trọng quản lý dự án Các hoạt động quản lý dự án bao gồm lập kế hoạch công việc, đánh giá rủi ro, ước tính nguồn lực cần thiết, tổ chức cơng việc, phân cơng nhiệm vụ, kiểm sốt thực dự án, tiến độ báo cáo, phân tích kết biến quản lý dự án: Scope(phạm vi) Time(thời gian) Cost(chi phí) Quality(chất lượng) Risk(rủi ro) Tại quản lý dự án lại quan trọng? Đảm bảo có kế hoạch đắn để thực mục tiêu chiến lược Đảm bảo kỳ vọng hợp lý đặt xung quanh thực hiện, nào, Đảm bảo chất lượng công việc triển khai thực kỳ vọng Đảm bảo rủi ro trình thực dự án 13 Đảm bảo người thực làm việc mục tiêu đề ra, tránh mơ hồ không tập trung - đảm bảo trình dự án phù hợp thực suốt vòng đời dự án Đảm bảo tiến độ dự án theo dõi báo cáo liên tục Khách hàng theo dõi bạn thực có với mục tiêu ban đầu đề họ chưa Học từ thành công thất bại khứ Nếu dự án không quản lý tốt người thực khách hàng xảy nhiều tranh luận với mục tiêu không rõ ràng, thiếu nguồn lực, lập kế hoạch không thực tế, rủi ro cao, chất lượng sản phẩm kém, dự án phải trả ngân sách chậm trễ Ngoài việc mang lại thành cơng Quản lý dự án cải tiến quan hệ người thực dự án với khách hàng, rút ngắn thời gian triển khai, giảm chi phí, tăng chất lượng độ tin cậy, cải tiến suất lao động, phối hợp nội tốt hơn, nâng cao tinh thần làm việc 2.3 Lựa chọn dự án Kế hoạch hệ thống thông tin, xác định dự án hệ thống cung cấp hầu hết giá trị kinh doanh, liên kết phát triển kế hoạch kinh doanh Sơ đồ hướng phát triển hệ thống, bao gồm: Mục đích kế hoạch Cơ sở kế hoạch kinh doanh chiến lược Tình hình/hệ thống Sự phát triển Chiến lược quản lý Kế hoạch thực Ngân sách Tầm quan trọng việc đảm bảo dự án hệ thống hỗ trợ mục tiêu kinh doanh tổng thể công ty Một tài liệu quan trọng việc đảm bảo kế hoạch hệ thống thơng tin Những định quản lý có liên quan đến chiến lược quản lý Để lập kế hoạch hiệu quả, công ty cần kiểm kê ghi chép phần mềm, phần cứng, hệ thống có 14 Để phát triển kế hoạch hệ thống thông tin hiệu quả, tổ chức phải hiểu rõ yêu cầu thông tin dài hạn ngắn hạn Đánh giá số hiệu suất chính(KPIs): Phân tích chiến lược xác định số lượng nhỏ KPI, xác định nhà quản lý(chi phí sản xuất, chi phí lao động,.v.v ) Lựa chọn dự án dựa phân tích danh mục đầu tư: Sử dụng để đánh giá dự án thay thế, kiểm kê tất tài sản sản tổ chức dự án hệ thống thông tin Mỗi hệ thống có thơng tin rủi ro lợi ích: Lợi ích cao, rủi ro thấp Lợi ích cao, rủi ro cao Lợi ích thấp, rủi ro thấp Lợi ích thấp, rủi ro cao Để cải thiện lợi nhuận danh mục đầu tư, cần rủi ro lợi nhuận từ đầu tư hệ thống Các công ty nên kiểm tra danh mục đầu tư dự án lợi ích tiềm rủi ro tiềm ẩn Một số loại dự án nên tránh hoàn toàn dự án khác phát triển nhanh chóng Khơng có pha trộn lý tưởng Các công ty ngành công nghiệp khác có hồ sơ khác 2.4 Đánh giá giá trị kinh doanh hệ thống thông tin Chi phí lợi ích hệ thống thơng tin 15 Những lợi ích hiển nhiên:Có thể định lượng gán giá trị tiền tệ, hệ thống thay lao động tiết kiệm khơng gian Lợi ích vơ hình: Khơng thể định lượng dẫn đến lợi ích định lượng thời gian dài, Các hệ thống có ảnh hưởng đến việc định Ngân sách vốn cho hệ thống thơng tin Mơ hình ngân sách vốn: Đo lường giá trị đầu tư vào dự án đầu tư vốn dài hạn, dựa vào biện pháp cơng ty(dòng tiền ra, lưu chuyển tiền tệ) Có nhiều mơ hình ngân sách vốn sử dụng cho dự án CNTT: Phương thức hoàn vốn, tỷ lệ hoàn vốn đầu tư, giá trị ròng, tỷ suất hồn vốn nội (IRR) Các mơ hình định giá tùy chọn thực (ROPM) Có thể sử dụng dòng doanh thu tương lai dự án CNTT khơng chắn chi phí trả trước cao Sử dụng khái niệm định giá quyền chọn vay từ ngành tài Cung cấp cho nhà quản lý linh hoạt giai đoạn đầu tư CNTT thử nghiệm vùng nước với dự án thí điểm nhỏ nguyên mẫu để có thêm kiến thức rủi ro trước đầu tư vào toàn triển khai Hạn chế mơ hình tài chính: Khơng tính đến khía cạnh xã hội tổ chức ảnh hưởng đến chi phí lợi ích 2.5 Quản lý rủi ro dự án Những khía cạnh rủi ro dự án trình phát triển triển khai Kích thước rủi ro dự án Mức độ rủi ro dự án bị ảnh hưởng bởi: o Kích thước dự án: định chi phí, thời gian, số lượng đơn vị tổ chức bị ảnh hưởng, phức tạp tổ chức o Cấu trúc dự án: cấu trúc, yêu cầu xác định chạy rủi ro thấp o Kinh nghiêm sử dụng công nghệ Thay đổi cách quản lý o Hệ thống thơng tin có tác động mạnh mẽ đến hành vi tổ chức: thay đổi cách sử dụng thông tin thường dẫn đến phân phối thẩm quyền quyền lực, thay đổi nội tổ chức giống với kháng chiến chống đối 16 Thực o Tất hoạt động tổ chức hướng tới việc áp dụng, quản lý thường xuyên đổi Tác nhân thay đổi o Một vai trò nhà phân tích hệ thống o Xác định lại cấu hình, tương tác, hoạt động cơng việc mối quan hệ quyền lực nhóm tổ chức o Chất xúc tác cho tồn q trình thay đổi o Chịu trách nhiệm đảm bảo tất bên liên quan chấp nhận thay đổi tạo hệ thống o Vai trò người dùng cuối o Với mức độ tham gia người dùng cao: Hệ thống có nhiều khả phù hợp với yêu cầu, người dùng có nhiều khả chấp nhận hệ thống Khoảng cách truyền thông thiết kế - người dùng: o Người dùng chuyên gia hệ thống thơng tin; Nguồn gốc, sở thích ưu tiên khác nhau, trung thành khác nhau, ưu tiên, từ vựng, mối quan tâm khác hệ thống Hỗ trợ cam kết quản lý o Sự ủng hộ cam kết quản lý cấp: Ảnh hưởng đến nhận thức tích cực người dùng nhân viên kỹ thuật, đảm bảo đủ kinh phí nguồn lực giúp thực thi thay đổi tổ chức cần thiết Kiểm soát yếu tố rủi ro: o Bước việc quản lý rủi ro dự án liên quan đến việc xác định tính chất mức độ rủi ro dự án o Mỗi dự án sau quản lý cơng cụ phương pháp quản lý rủi ro hướng đến mức độ rủi ro o Quản lý kỹ thuật phức tạp: Cơng cụ tích hợp nội bộ, Lãnh đạo dự án có kinh nghiệm kỹ thuật hành chính, Thành viên nhóm có nhiều kinh nghiệm, Các họp nhóm thường xun, Đảm bảo kinh nghiệm kỹ thuật bên ngồi cơng ty cần thiết Công cụ lập kế hoạch kiểm sốt thức 17 o Được sử dụng để ghi chép giám sát kế hoạch dự án o Giúp xác định tắc nghẽn tác động vấn đềs o Biểu đồ Gantt: Đại diện trực quan thời gian thời gian công việc, yêu cầu nguồn nhân lực công việc o Biểu đồ PERT (program evaluation and review technique): Đồ thị mô tả nhiệm vụ mối quan hệ, chuỗi nhiệm vụ cần thiết Chương 3: Tìm hiểu quản lý dự án cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp 3.1 Mục đích yêu cầu khảo sát trạng xác lập dự án Mục tiêu trình khảo sát từ sơ đến chi tiết hệ thống phải có thơng tin hệ thống, qua đề xuất phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao Các bước khảo sát hệ thống: Bước 1: Khảo sát đánh giá trạng hoạt động hệ thống cũ bước nhằm tìm hiểu hoạt động hệ thống để xác định mạnh yếu Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống Bước nhằm xác định phạm vi ứng dụng ưu nhược điểm hệ thống dự kiến Khi thực hiên cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống làm, thuận lợi khó khăn cải tiến hệ thống Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp Bước phải cân nhắc đến tính khả thi giải pháp mới, phải phác họa giải pháp để thoả mãn yêu cầu hệ thống đồng thời đưa đánh giá mặt kinh tế, xã hội, thuận tiện để đưa định lựa chọn cuối Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án với dự trù tổng quát Bước nhằm xây dựng kế hoạch triển khai cho giai đoạn tiếp theo, đồng thời dự trù nguồn tài chính, nhân sự, trang thiết bị để triển khai dự án 3.2 Tìm hiểu đánh giá trạng 3.2.1 Tìm hiểu hệ thống 18 Việc quan sát, tìm hiểu đánh giá hệ thống theo cách nhìn nhà tin học Điều có nghĩa xác định lĩnh vực nào, cơng việc nên tin học hố, lĩnh vực tin học hố khơng có tác dụng khơng có tính khả thi a Các mức độ quan sát Các mức độ quan sát hệ thống chia thành mức độ khác Thường thường chia việc quan sát chia thành mức khác nhau, là: - Mức thao tác thừa hành: Tìm hiểu cơng việc cụ thể mà người nhân viên thừa hành hệ tin học có - Mức điều phối quản lý: Tìm hiểu nhu cầu thông tin cho mức Tham khảo ý kiến người thực khả cải tiến hệ thống có - Mức định lãnh đạo: Tìm hiểu nhu cầu thông tin ban lãnh đạo, sách lược phát triển tổ chức nhằm tìm hướng cho hệ thống dự kiến - Mức chuyên gia cố vấn: Tham khảo chiến lược phát triển nhằm củng cố thêm phương hướng phát triển hệ thống dự kiến b Phương pháp tìm hiểu hệ thống Có ba phương pháp để tiến hành tìm hiểu hệ thống quan sát, vấn điều tra thăm dò Ngồi phương pháp có phương pháp sử dụng việc nghiên cứu trạng tổ chức Phương pháp nghiên cứu tài liệu Nghiên cứu tài liệu hệ thống thông tin bước q trình phân tích hệ thống phương pháp thu thập thông tin thường áp dụng Mục đích nghiên cứu tài liệu hệ thống thu nhận thông tin tổng quát cấu trúc tổ chức, chế hoạt động, qui trình vận hành thơng tin hệ thống Kết nghiên cứu hệ thống cho ta nhìn tổng thể ban đầu đối tượng nghiên cứu 3.2.2 Phân loại, tập hợp thông tin Sau áp dụng phương pháp để tiến hành tìm hiểu hệ thống tại, ta cần phân loại tập hợp thơng tin Tùy theo mục đích sử dụng mà phân loại thơng tin theo tiêu chuẩn như: phân loại thông tin tương lai, phân loại thơng tin theo tính chất tĩnh - động - biến đổi, … Tập hợp thông tin để phân định rõ thông tin chung cho tại, thông tin cho tương lai, đồng thời xem xét thông tin thu thập mức chi tiết khía cạnh: tần suất xuất hiện, độ xác, số lượng, thời gian sống thơng tin 19 3.2.3 Phát yếu trạng đề phương hướng phát triển hệ thống cho tương lai Sự yếu trạng thể mặt: - Hiệu thấp: Hiệu cơng việc số phận hay tồn hệ thống không đáp ứng yêu cầu phát triển doanh nghiệp (phương pháp xử lý không chặt chẽ, giấy tờ, tài liệu trình bày kém, ùn tắc, tải ); - Sự thiếu vắng: Chức xử lý, cấu tổ chức hợp lý, phương pháp làm việc hiệu ; - Tổn phí cao: Do hiệu làm việc thấp, cấu tổ chức bất hợp lý, tốc độ cạnh tranh lớn dẫn đến chi phí cao khơng thể bù đắp Trên sở xác định rõ nguyên nhân yếu cần đề biện pháp để khắc phục yếu Nói chung khơng thể khắc phục yếu hệ thống lần, cần xác định chiến lược phát triển lâu dài gồm nhiều bước dựa hai nguyên tắc: Nguyên tắc 1: Thay đổi hệ thống cách Vừa thay đổi hệ thống cũ không gây thay đổi đột ngột hoạt động doanh nghiệp Nguyên tắc 2: Các bước phải tảng vững cho bước sau Các bước sau phải thể cải tiến, nâng cao so với bước trước, đồng thời kế thừa thành bước trước 3.3 Xác định phạm vi, mục tiêu ưu tiên hạn chế Cần thống mục tiêu trước mắt lâu dài việc phát triển hệ thống Căn vào kết khảo sát, đánh giá hệ thống cũ phương hướng phát triển đề ra, nhà phân tích nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu chung cần đạt được, từ đến thống phạm vi hệ thống tương lai Xác định phạm vi khả mục tiêu dự án bao gồm việc: - Khoanh vùng dự án: Có thể khoanh vùng hẹp nhằm sâu giải vấn đề theo chiều sâu, giải tổng thể toàn vấn đề theo chiều rộng - Các yếu tố liên quan đến phạm vi dự án: phạm vi dự án liên quan đến mặt sau: + Xác định lĩnh vực dự án: Mỗi lĩnh vực phận tương đối độc lập hệ thống 20 + Xác định chức năng: Xác định rõ nhiệm vụ cho lĩnh vực dự án 3.4 Phác họa giải pháp cân nhắc tính khả thi Phác họa giải pháp Để đạt mục tiêu đề ra, thường có nhiều giải pháp Thơng thường người ta phải tìm nhiều giải pháp, sau so sánh, đánh giá, kiểm tra tính khả thi để chọn giải pháp tối ưu Để so sánh, đánh giá dựa vào số tiêu chuẩn sau: a Mức tự động hố Tự động hố có nhiều mức khác như: - Mức thấp (tổ chức lại hoạt động thủ cơng): Khơng tự động hố cần tổ chức lại hệ thống - Mức trung bình (tự động hố phần): có máy tính trợ giúp khơng đảo lộn cấu tổ chức; tự động hoá phận, chức hay số lĩnh vực hệ thống - Mức cao (tự động hố tồn hệ thống): thay đổi toàn diện cấu tổ chức phương thức làm việc b Hình thức xử lý Các hình thức xử lý bao gồm: - Xử lý theo lơ: Thơng tin tích luỹ lại xử lý cách định kỳ Mỗi lần xử lý toàn hay phần liệu tích luỹ - Xử lý trực tuyến (online): Dữ liệu xử lý liên tục, Khối lượng liệu để xử lý khơng lớn u cầu có xử lý liên tục Phân tích tính hiệu đánh giá tính khả thi: Khi phân tích tính hiệu đánh giá tính khả thi giải pháp, ta phải phân tích kỹ mặt sau: chi phí bỏ lợi ích thu về; tính khả thi kỹ thuật; tính khả thi kinh tế; tính khả thi nghiệp vụ Lựa chọn, cân nhắc tính khả thi: Trên phân tích tính hiệu đánh giá tính khả thi cân nhắc để lựa chọn giải pháp tối ưu 21 3.5 Lập dự trù kế hoạch triển khai dự án - Lập hồ sơ điều tra xác lập giải pháp, bao gồm: tập hợp kết điều tra; tổng hợp ý kiến phê phán, đánh giá; đề xuất giải pháp định lựa chọn; - Lập kế hoạch triển khai dự án, bao gồm việc lập lịch, lập tiến độ triển khai dự án, phân công người phụ trách, lập danh sách nhân viên làm việc 22 PHẦN 3: KẾT LUẬN Kết đạt Trong trình nghiên cứu tìm hiểu, em tiếp thu nhiều kiến thức môn hệ thống thông tin quản lý kiến thức quản lý dự án Hiểu khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin hệ thống thông tin quản lý dự án Khái niệm quản lý dự án, tầm quan trọng lý dự án, phương pháp lựa chọn dự án, đánh giá giá trị kinh doanh dự án quan trọng vấn đề quản lý rủi ro dự án Tìm hiểu quy trình quản lý dự án, hay sâu quy trình quản lý dự án cơng nghệ thơng tin Hướng phát triển đề tài Tuy có nhiều cố gắng tiểu luận nhiều hạn chế, khái quát vấn đề nêu ra, chưa trình bày chi tiết cặn kẽ giai đoạn trình quản lý dự án Em tiếp tục cố gắng, đào sâu tìm hiểu đề tài tương lai 23 Tài liệu tham khảo Lê Văn Phúng: Hệ thống thông tin quản lý, NXB thông tin truyền thông Nguyễn Khắc Khoa: Tập giảng Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý Nguyễn Đăng Khoa: Hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Kỹ thuật 2009 Kenneth C Laudon + Jane P Laudon: Essentials of management system, global editon 24 ... xã hội Tiểu luận gồm Phần: Phần Mở đầu Giới thiệu tên đề tài, lý chọn, mục đích, bố cục Phần Nội dung Trình bày lý thuyết hệ thống thông tin quản lý, quán lý dự án Phần Kết luận Tiểu luận trình... tế, cụ thể quản trị dự án công nghệ thông tin Mặc dù có nhiều cố gắng lực thời gian hạn chế, tiểu luận không tránh khỏi thiếu sót, mong Thầy, Cơ bạn đóng góp ý kiến xây dựng Xin chân thành cảm... Hơn nữa, việc ứng dụng thành công doanh nghiệp chưa đem lại thành công cho doanh nghiệp Trong tiểu luận này, em xin tìm hiểu trình bày phần nhỏ hệ thống thông tin quản lý “Quản lý dự án” Mục đích