quan tri hoc
Trang 1- Kết quả và hiệu quả.
- Sự hạn chế của các nguồn tài nguyên.
- Môi trường quản trị luôn biến động.
* Chức năng của quản trị: Có 4 chức năng:
Hoạch định:
Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, những mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại trong quản trị Nhiều DN không hoạt động được hay hoạt động chỉ với một phần công suất do không có hoạch định hoặc hoạch định kém.
Là chức năng đầu tiên trong quan trị, bao gồm:
- Xác định mục tiêu và phương hướng hoạt động.
- Xác định và cam kết các nguồi lực để thực hiện mục tiêu.
- Quyết định công việc cần thiết để đạt được mục tiêu.
Tổ chức:
Chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc, tổ chức nhân sự Công việc này bao gồm:
- Thiết lập cơ cấu và mối quan hệ giữa các thành viên.
- Phối hợp nhận lực và các nguồi lực khác.
Trang 2Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt được mục tiêu Nếu tổ chức kém thì DN sẽ thất bại, dù hoạch định có tốt.
Lãnh đạo:
- Định hướng, phối hợp, thúc đẩy.
Lãnh đạo xuất sắc có khả năng đưa DN đến thành công mặc dù hoạch định và tổ chức chưa thật tốt, nhưng chắc chắn sẽ thất bại nếu lãnh đạo kém.
Kiểm tra:
Sau khi đề ra mục tiêu, xác định những kế hoạch, vạch rõ việc sắp đặt cơ cấu, nhân sự, công việc còn lại…Nhưng vẫn có thể thất bại nếu không kiểm tra Công tác kiểm tra bao gồm:
- Thiết lập các tiêu chuẩn.
- Đo lường kết quả.
- Điều chỉnh hoạt động.
- Điểu chỉnh các tiêu chuẩn.
Hoạch định là chức năng đầu tiên và mọi chức năng (nhiệm vụ) đều phụ thuộc vào nó hay nó có vai trò định hướng cho các chức năng khác
2 Các nhà quản trị cần có những kĩ năng cơ bản nào? Mối quan hệ giữa các kĩ năng quản trị và các cấp quản trị đc thể hiện như thế nào?
* Các nhà quản trị cần có những kĩ năng:
Kỹ năng nhận thức (hay kỹ năng tư duy):
- Là khả năng, năng lực tư duy và hoạch định.
- Có khả năng phán đoán tốt.
- Óc sáng tạo, trí tượng tượng cao.
Kỹ năng quan hệ (kỹ năng nhân sự):
- Là cách thức làm việc, lãnh đạo và động viên.
Trang 3- Những mối quan hệ trong tổ chức.
o Quyết định mục tiêu lâu dài và quyết định phương hướng của tổ chức Hình dung, vạch
ra kế hoạch dài hạn Phù hợp với sự biến động của môi trường
o Kỹ năng nhận thức chiến lược
- Quản trị cấp trung gian:
o Điều phối, phối hợp hoạt động của các cấp và quan tâm biến động môi trường
o Kỹ năng về quan hệ con người trong công việc
- Quản trị cấp cơ sở:
o Thực hiện các công việc cụ thể, quan tâm chính xác, kỹ thuật trong từng công việc cụ thể
o Kỹ năng chuyên môn kỹ thuật
3 Trình bày 6 năng lực của nhà quản trị? Làm thế nào để nâng cao được năng lực quản trị ? Tại sao các năng lực này chưa phát triển trong các doanh nghiệp VN?
Có 6 năng lực:
- Năng lực truyền thông: Khả năng truyền đạt và trao đổi thông tin một hiệu quả với người khác.
- Năng lực hoạch định và điều hành: Quyết định nhiệm vụ nào cần phải thực hiện, thực hiện ntn,
phân bổ các nguồi lực và giám sát tiến trình theo kế hoạch đặt ra
- Năng lực hành động chiến lược: Hiểu rõ sứ mệnh và các giá trị của tổ chức, nắm chắc các hoạt
động của mình và thuộc cấp được phân định, phối hợp rõ ràng
- Năng lực làm việc nhóm: Hoàn thành công việc thông qua nhóm người có cùng trách nhiệm và
phụ thuộc lẫn nhau
- Năng lực nhận thức toàn cầu: Phối hợp sử dụng các nguồn lực nhận sự, tài chính, thông tin và
nguyên liệu từ nhiều quốc gia, đáp ứng nhu cầu thị trường với sự đa dạng về văn hóa
- Năng lực tự quản trị: Có trách nhiệm đối với cuộc sống của mình bên trong cũng như bên ngoài
công việc, khi thất bại không đổ lỗi cho hoàn cảnh
Trang 4Làm thế nào để nâng cao được năng lực quản trị ?
…
Các năng lực này chưa phát triển trong các doanh nghiệp VN do:
- Người VN chưa có tác phong làm việc công nghiệp
- Ý thức tự giác của mỗi cá nhân chưa cao, luôn đề cao cái tôi cá nhân, chạy theo thành tích mà quên đi làm việc trong tập thể
- Không được tìm hiểu và giới thiệu kĩ về công ty
…
4.Tại sao lại nói quản trị vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật
Tính khoa học của quản trị thể hiện:
- Khoa học quản trị xây dựng nền lý thuyết về quản trị, giúp nhà quản trị cách tư duy hệ thống, khả năng phân tích và nhận diện đúng bản chất vấn đề và các kỹ thuật để giải quyết vấn đề phát sinh.
- Tính khoa học đòi hỏi nhà quản trị phải suy luận khoa học để giải quyết vấn đề, không nên dựa vào suy nghĩ chủ quan, cá nhân.
Tính nghệ thuật của quản trị thể hiện:
- Nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng phù hợp trong từng lĩnh vực, trong từng tình huống.
Ví dụ trong một số lĩnh vực sau:
+ Nghệ thuật sử dụng người.
+ Nghệ thuật quảng cáo.
+ Nghệ thuật giao tiếp, ứng xử.
+ Và trong bất cứ một lĩnh vực nào khác.
Mối quan hệ giữa khoa học và nghệ thuật:
Trang 5- Nắm được khoa học quản trị, sẽ giảm thiểu nguy cơ thất bại trong kinh doanh.
- Nắm được nghệ thuật quản trị, sẽ giúp nhũng nhà quản lý giữ được sự bền vững trong kinh doanh
CHƯƠNG 2:
Môi trường quản lí (môi trường của tổ chức) bao gồm những yếu tố nào? Trình bày cụ thể Theo bạn, những xu thế chủ yếu nào trong môi trường đang tác động mạnh mẽ tới các tổ chức?
1) Môi trường vĩ mô
a Môi trường quốc tế:
- Những sự kiện diễn ra bên ngoài biên giới quốc gia có ảnh hưởng đến doanh nghiệp và những cơhội từ thị trường quốc tế:
o Phát hiện đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp mới
o Khuynh hướng xã hội, công nghệ và kinh tế trên phạm vi toàn cầu
- Cạnh tranh mang tính toàn cầu
- Các công ty phải thay đổi chiến lược:
o Tái cơ cấu, giảm nhân viên, giảm giá thành, giảm quy mô công ty, đổi mới công nghệ
- Toàn cầu hóa:
o Tự do thương mại
o Phát triển dựa trên lợi thế so sánh
o Rào cản kinh doanh: Khác biệt văn hóa, kinh tế, chính chị và pháp luật
b Môi trường công nghệ:
- Là quá trình chuyển hóa làm biến đổi đầu vào của tổ chức thành đầu ra
- Là những tri thức, công cụ, kỹ thuật và hoạt động được sử dụng để chuyển đổi những ý tưởng,thông tin, nguyên liệu thành hàng hóa và dịch vụ
o Tạo áp lực phải đổi mới công nghệ
o Tạo ra những cơ hội cũng như rủi ro cho các DN
o Thay đổi phương thức làm việc
o Chu kỳ đổi mới công nghệ được rút ngắn
- Công nghệ với chiến lược kinh doanh của tổ chức
o Tác động đến thị phần
o Tác động đến phương thức sản xuất, tính năng sản phẩm và giá bán
- Công nghệ với quá trình sản xuất
o Tạo thuận lợi trong quá trình thiết kế, tiết kiệm thời gian sản xuất
o Sản xuất hàng loạt nhưng vẫn đảm bảo tính khác biệt trong nhu cầu của khách hàng
- Công nghệ với phân phối sản phẩm
o Internet toàn cầu cung cấp đơn đặt hàng, phân phối và bán sản phẩm
o Kiểm soát hàng tồn kho, hàng bán, chống mất cắp
c Môi trường văn hóa xã hội:
Trang 6- Yếu tố nhân khẩu học:
o Là đặc điểm tiêu biểu cho một nhóm lao động, một tổ chức, một thị trường hay một nhómtrong độ tuổi khác nhau
o Sự gia tăng nhanh chóng tính đa dạng của LLLĐ: Chủng tộc, quốc tịch, trình độ văn hóa
o Nền KT chuyển từ SX sang DV và xử lý thông tin: LĐ chưa đào tạo sẽ rất khó tìm việc
- Yếu tố văn hóa:
o Đặc trưng về ngôn ngữ, tôn giáo, nghệ thuật, quan niệm sống… nhằm phân biệt thànhviên của một cộng đồng này với một cộng đồng khác
o Niềm tin cơ bản có tính bền vững theo thời gian
o Những gì được yêu quý, trân trọng, điều nên và không nên làm, quy tắc ứng xử…
d Môi trường kinh tế:
- Tình trạng kinh tế của một vùng, một quốc gia mà tổ chức hoạt động:
o Các biến số cần quan tâm: Lạm phát, Tiền lương, Thuế, Chi phí nguyên vật liệu…Các
DN cần chọn lọc các biến số nào sẽ ảnh hưởng đến DN mình
- Xu thế kinh tế:
o Sát nhập và thôn tính
o Phát triển khu vực kinh doanh nhỏ
o Sự kết hợp của tri thức, kỹ năng và công nghệ
o Trao đổi hàng hoá vô hình (thông tin và dịch vụ)
e Môi trường chính trị:
- Chế độ xã hội của một nước, bầu không khí chính trị trong một nước, Tính chất của đảng cầmquyền, phương châm, chính sách, Pháp lệnh của Chính Phủ, Hay các xu thế chính trị và các tácđộng của chính trị Ảnh hưởng đến các DN
o Vừa thúc đẩy vừa hạn chế phát triển KD
o Ổn định chính trị tạo môi trường KD an toàn
f Môi trường tự nhiên:
- Tài nguyên thiên nhiên trở lên khan hiếm, môi trường tự nhiên bị xâm hại nghiêm trọng
o Trách nhiệm bảo vệ môi trường
o Quyết định sự tồn tại của tổ chức
o Có thể trở thành đối thủ của DN
o Có quyền đòi hỏi chất lượng tốt hơn, y/c giảm giá, tự do lựa chọn sản phẩm hay dịch vụ
Từ đó, DN phải tìm hiểu kỹ lưỡng và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cùng sở thích thị hiếu của kháchhàng là mục tiêu sống còn cho mỗi DN nói chung và hệ thống quản trị nói riêng
Trang 7b Đối thủ cạnh tranh:
- Là những tổ chức mà DN phải cạnh tranh để giành lấy KH và những nguồn tài nguyên cần thiết
o Cạnh tranh gay gắt trên toàn cầu
o Thu thập thông tin bằng nhiều cách
o Nhận diện đối thủ cạnh tranh và chiến lược của họ
o Luôn có chiến lược vượt trên đối thủ
Không am hiểu đối thủ cạnh tranh sẽ là một nguy cơ thực sự cho mọi hoạt động phù hợp về quản trịkinh doanh ở các tổ chức Nghiên cứu kỹ lưỡng và vạch ra các đối sách phù hợp luôn là một đòi hỏikhách quan cho các hoạt động quản trị ở mọi DN trước đây cũng như hiện nay và về mãi sau này
- Là những người được thuê mướn làm việc cho tổ chức
- Là tài nguyên quý giá nhất vì mọi tổ chức đều phải dựa vào các cá nhân của mình để đạt đượcthành công
-CHƯƠNG 3:
1.Hoạch định là gì? Vai trò của hoạch định? Những lợi ích và những hạn chế của hoạch định đối với hoạt động của doanh nghiệp?
- Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch
ra những hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu
- Vai trò của hoạch định:
+ Định hướng các chức năng quản trị: tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra
+ Hoạch định giúp đề ra mục tiêu, biện pháp,nguồn lực, cách thức
Trang 8Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi
Lợi ích:
- Giúp các nhà quản trị:
o Phát hiện các cơ hội mới
o Lường trước và né tránh những bất trắc trong tương lai
o Vạch ra các hành động hữu hiệu
o Nhận thức rõ những rủi ro trong hoạt động của tổ chức
o Cải tiến, đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh
o Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi
1 Sự phối hợp tốt hơn:
+ Nền tảng cho sự phối hợp các hoạt động
+ Định rõ trách nhiệm của từng bộ phận cũng như trong phối hợp các hoạt động
+ Định hướng nỗ lực của các thành viên và bộ phận theo 1 hướng
+ Hiệu quả phối hợp nhóm
2 Tập trung suy nghĩ về tương lai:
+ Luôn cân nhắc các nguồn lực cần thiết
+ Các cơ hội và rủi ro tiềm tàng
+ Gợi mở và sàng lọc để vượt qua những trở ngạu ngắn hạn
+ Chuẩn bị cho tổ chức vận hành hiệu quả hơn trong tương lai
3 Kích thích sự tham gia:
+ Thành công đòi hỏi sự tham gia của tất cả các thàng viên
+ Tạo lập được 1 nền tảng chuyên môn và kiến thức rộng hơn trong việc lập kế hoạch
+ Nhân viên nỗ lực hơn trong việc thực hiện kế hoạch
4 Hệ thống kiểm tra hiệu quả hơn:
+ Nền tảng tiêu chuẩn rõ ràng cho đánh giá
Trang 9+ Nhân viên biết rõ phải làm gì
+ Tổ chức có thể nhận rõ khoảng cách giữa mục tiêu và thực hiện
Hạn chế của hoạch định:
- Không lường hết được diễn biến bất lợi Khi tình huống xấu xảy ra có thể làm đảo lộn kế hoạch
- Gò bó trong việc thực hiện, đôi khi không linh hoạt, làm hạn chế sự sáng tạo
- Đôi khi kết quả đạt được đúng hoạch định nhưng không phản ánh đúng tiềm năng vốn có của
DN VD: Sản lượng đạt được có thể cao hơn nhiều so với mực thực tế của hoạch định
- Tính bảo thủ của người làm hoạch định: Đây là vấn đề tế nhị, các nhà quản trị thường cố gắngbảo vệ các hoạch định của mình mà không dũng cảm nhận ra sự vô lý ở một số điểm
- Không chỉ rõ được các điểm bất cập trong hoạch định VD: Cơ sở vật chất lạc hậu, tay nghề laođộng thấp…
- Thông tin để hoạch định quá cũ, hay không chính xác
2 Tại sao hoạch định được xem là chức năng quản trị tiên quyết ? Hoạch định trong tổ chức được phân chia thành các loại nào? Hãy nêu các bước trong quy trình hoạch định chiến lược?
Hoạch định được xem là chức năng quản trị tiên quyết vì nó định hướng cho các chức năng
o Tạo lập và chọn lựa các chiến lược
o Phân bổ các nguồn lực để tạo mục tiêu
- Phân biệt hoạch định chiến lược và hoạch định chiến thuật:
Các khía cạnh so sánh Hoạch định chiến lược Hoạch định chiến thuật
Mục đích Bảo đảm hiệu qủa và sự tăng
trưởng trong dài hạn
Phương tiện để thực thi các kếhoạch chiến lược
Đặc tính Tồn tại và cạnh tranh ntn? Hoàn thành các mục tiêu ntn?
Thời gian Dài hạn: 2 năm hoặc hơn Thường 1 năm hoặc ngắn hơn
Tần suất hoạch định Mỗi lần thường 3 năm Mỗi lần 6 tháng trong năm
Điều kiện để ra quyết định Không chắc chắn và rủi ro Ít rủi ro
Trang 10Cấp quản lý Nhà QT cấp trung và cấp cao NV, nhà quản trị cấp trung gian.
3 Hãy nêu ưu và nhược điểm của việc ra quyết định nhóm Nêu các phương pháp ra quyết định nhóm.
Ưu điểm
- Có thể sử dụng kinh nghiệm và tri thức của nhiều người
- Có nhiều thông tin, dữ liệu và các sự kiện
- Vấn đề được xem xét từ nhiều góc độ
- Tăng mức độ thoả mãn của nhân viên
- Sự cam kết và chấp nhận với quyết định cao hơn
Nhược điểm
- Đòi hỏi nhiều thời gian
- Bị một ít người chi phối
- Quan tâm đến mục tiêu cá nhân hơn là mục tiêu nhóm
- Các sức ép xã hội phải tuân thủ
- Tư duy nhóm
* Các phương pháp ra quyết định nhóm
Kỹ thuật tập kích não (Brainstorming):
- Nâng cao hiệu suất sáng tạo
- Tập trung vào tập hợp ý kiến
- Khuyến khích sự hình thành ý tưởng, trách ức chế
Quy tắc:
- Khuyến khích sự tự do
- Không bị chỉ trích khi đang đề xuất ý kiến
- Khuyến khích số lượng ý kiến
- Không đánh giá ý kiến cho đến khi tập hợp xong
Kỹ thuật nhóm danh nghĩa (Nominal Group Techniques):
- Khi không có sự đồng thuận hoặc nhóm không hiểu vấn đề
- Khuyến kích sáng tạo
- Trách chỉ trích lẫn nhau
Quy tắc:
Trang 11- Mỗi cá nhân được tự viết ý kiến.
- Mỗi thành viên giới thiệu ý tưởng, được ghi lại
- Thảo luận các ý kiến sau khi đã giới thiệu
- Các thành viên bỏ phiếu độc lập
Kỹ thuật Delphi:
- Kích thích nhóm tham khảo kinh nghiệm
- Sử dụng các công cụ như bảng hỏi
- Sử dụng để nhận diện vấn đề
Quy tắc:
- Kỹ thuật sáng tạo gần giống với NGT
- Khác với NGT là các thành viên không phải gặp mặt nhau
- Trách quan hệ tương tác trong nhóm
CHƯƠNG 4
1 Chuyên môn hóa là gì? Tại sao chuyên môn hóa là nội dung quan trọng trong thiết kế tổ chức? Ưu và nhược điểm của các hình thức chuyên môn hóa trong tổ chức? Trong thực tiễn quản trị hiện nay ,các doanh nghiệp VN thường sử dụng thiết kế cơ cấu tổ chức nào? Hãy nêu ưu điểm và hạn chế của kiểu cơ cấu tổ chức này
- Chuyên môn hóa là nguyên tắc đòi hỏi việc quản trị doanh nghiệp phải được những người có chuyên
môn, được đào tạo, có kinh nghiệm và tay nghề theo đúng vị trí trong guồng máy sản xuất và quản trị của doanh nghiệp thực hiện Đây là cơ sở của việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp Một mặt, những người hoạt động trong guồng máy doanh nghiệp phải nắm vững chuyên môn nghề nghiệp ở vịtrí công tác của mình, mặt khác, họ phải ý thức được mối quan hệ của họ với những người khác và bộ phận khác thuộc guồng máy chung của doanh nghiệp
.- Ưu và nhược điểm của các hình thức chuyên môn hóa trong tổ chức
Chuyên môn hoá bộ
- Chú trọng công việc hàng ngày
- Khó khăn trong truyền thông giữacác bộ phận
Trang 12- Cho phép chia sẻ kinh nghiệm.
- Thúc đẩy chất lượng và giảiquyết vấn đề
- Ra quyết định tập trung
- Xung đột ưu tiên giữa các bộ phận
- Khó khăn liên kết và phối hợp
năng trong 1 khu vực
địa lý dưới sự giám sát
của 1 nhà quản trị
(Toàn cầu, quốc tế, chi
phí cao…)
- Nắm bắt được những vấn đề củakhách hàng, khu vực
- Tiết kiệm thời gian, chi phí sảnxuất, phân phối
- Cơ hội đào tạo những nhà quảntrị tổng quát
- Cơ cấu bộ máy cồng kềnh vàtrùng lặp giữa các bộ phận
- Công ty mất vai trò quản lý, xungđột mục tiêu
- Cần nhiều quy định để đảm bảophối hợp giữa các khu vực
- Khuyến khích đáp ứng nhu cầukhách hàng
- Xác định trách nhiệm rõ ràng
- Phát triển quản trị tổng quát
- Thấy được cụ thể từng tuyến sảnphầm
- Có thể sử dụng không hiệu quảcác nguồn lực và kỹ năng
- Không có sự hợp tác chặt chẽ giữacác tuyến sản phẩm
- Tạo ra sự tranh chấp nguồn lực
- Giới hạn khả năng giải quyết vấn
- Phát triền những nhà quản trịđịnh hướng khách hàng
- Không khuyến khích việc liên kếtkhách hàng
- Nhân viên cảm thấy áp lực mạnh
- Là quyền đưa ra các quyết định và các hành động
- Được sử dụng khi cấp trên giao nhiệm vụ cho cấp dưới nhiệm vụ gắn liền với trách nhiệm để tăngnăng lực khi thực hiện công việc của họ
- Là chất keo gắn kết cơ cấu tổ chức
Trang 13Có 2 loại quyền hành trong tổ chức:
Tập trung quyền hành:
Tập trung hoá quyền hành là các quyết định làm ra ở cấp cao trong tổ chức
Phân chia quyền hành:
- Khái niệm: Là quá trình nhà quản trị phân cho cấp dưới quyền ra quyết định và các hoạt động
- Phân quyền đi cùng với phân chia trách nhiệm
- Các thành phần cơ bản:
o Xác định các kết quả mong muốn
o Phân chia nhiệm vụ và quyền hành cần thiết để thực hiện
o Xác định những nhiệm vụ được phân công
o Xác định trách nhiệm giải trình
Nên phân quyền trong tổ chức Vì nó đem lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức:
- Cho phép các nhà quản trị có nhiều thời gian hơn cho công việc quan trọng Thoát khỏi nhữngcông việc không quan trọng
- Phát triển khả năng tự quản lý của quản trị cấp dưới (cho vị trí cao hơn, kỹ năng phán quyết tốthơn, gia tăng trách nhiệm…)
- Khả năng đưa ra quyết định nhanh của cấp dưới, rút ngắn thời gian ra quyết định
- Nuôi dưỡng một bầu không khí định hướng mục tiêu
- Tạo lập một môi trường làm việc lành mạnh cho tổ chức
- Vì xu thế các lý do không phân quyền sẽ được khắc phục.
o Nhân viên có tự do nhất định để hoàn thành công việc
o Nhân viên được đào tạo bài bản, chi phí đào tạo thấp, hướng dẫn kinh nghiệm cho NV
o Thúc đẩy năng lực của cấp dưới
o Nghiên cứu được điểm mạnh, điểm yếu và mong muốn của cấp dưới
3 Thiết kế tổ chức là gì ? Phân biệt tổ chức cơ giới và tổ chức hữu cơ? các biến số: chiến lược, quy mô,công nghệ,môi trg ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức ntn?
Thiết kế tổ chức là xác định cơ cấu và mối quan hệ quyền hành trong tổ chức để thực hiện chiến
lược và kế hoạch nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức
