BÁO CÁO THỰC TẬP TẠI Công ty TNHH TM DV Ngọc An

BÁO CÁO THỰC TẬP, TẠI Công ty TNHH, TM DV Ngọc An

Lời Nói Đầu

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế là sự đổi mới cơ cấu kinh tế , đã tạo ra sựthông thoáng hơn cho việc phát triển kinh doanh của đơn vị hiện nay Do đó quá trìnhsản xuất kinh doanh dù cho đó là đơn vị sản xuất kinh doanh nhà nước, doanh nghiệp

có vốn đầu tư nước ngoài hay các daonh nghiệp vừa và nhỏ thì vấn đề quan tâm hàngđầu của doanh nghiệp là hoạt động hiệu quả và mang lại doanh thu, lợi nhuận cao nhất

Để đạt được mục tiêu trên thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay là một bài toánkhó đối với doanh nghiệp hiện nay

Hiệu quả của một quá trình hoạt động nói lên trình độ quản lý trong quá trình sảnxuất kinh doanh Vì vậy thực hiện tốt điều này thì một trong những công cụ sắc béngiúp doanh nghiệp đưa ra những giải pháp hợp lý, những chiến lược thích hợp nhằmnâng cao hiệu quả kinh doanh Nhà quản lý năm bắt được thị trường trong và ngoàinước để vạch ra chiến lược kinh doanh mới để khắc phục thị trường và đẩy mạnh thịhiếu người tiêu dùng Tìm kiếm những thị trường đang và đã phát triển mà lâu naychưa tiếp cận được, đẩy mạnh việc kinh doanh các thị trường đó

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NGỌC AN

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

- Tên công ty : Cổ Phần Thương Mại Dịch Vụ Ngọc An

- Địa Chỉ : 327 Quốc lộ 13, P Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, TP HCM , ViệtNam

- Tổng Giám Đốc : VŨ THỊ THU THỦY

(Nguồn:Webside công ty)

Hình 1.1: Hình ảnh công ty

An Motors) Với chức năng chính là mua bán, phân phối và bảo trì các mặt hàng xe ô tô

và xe tải nhập khẩu mang thương hiệu Hyundai

1.1.2 Quá trình phát triển

Tháng 01/2005, được sự tín nhiệm của Hyundai Hàn Quốc, Công ty Ngọc An đã

ký hợp đồng trở thành “Trạm uỷ quyền chính thức bảo hành & sửa chữa xe Hyundai” tạiViệt Nam (khu vực phía nam)

Tháng 06/2009, Công ty mở rộng thêm chi nhánh mới Hyundai An Lạc toạ lạc tại

563 Kinh Dương Vương, P An Lạc, Q Bình Tân, nằm ngay cửa ngõ Miền Tây củaThành phố Là trạm bảo hành chính thức chuyên mua bán, bảo hành và bảo trì các dòng

xe du lịch của Hyundai để phục vụ Khách hàng khu vực Miền Tây

Ngày 02/08/2009, cùng với sự phát triển của đất nước và sự lớn mạnh của Công tycũng như đã tạo được uy tín với các Khách hàng trong nước và nước ngoài, Công ty Ngọc

An chính thức khai trương showroom Hyundai Ngọc An, chi nhánh Bình Triệu II tại địachỉ 327 Quốc Lộ 13, P Hiệp Bình Phước, Q Thủ Đức

Tháng 10/2012, thành lập chi nhánh An Đông tại địa chỉ 175 Phạm Hùng, P 4, Q

8, Tp.HCM nhằm đáp ứng nhu cầu sửa chữa, bảo hành trong để giảm bớt sự đi lại và phục

vụ tiện ích cho Khách hàng khu vực Tp.HCM Hyundai An Đông được xây dựng theotiêu chuẩn 3S gồm kinh doanh, sửa chữa, bảo hành, phụ tùng chính hãng và thu xe cũ đổi

xe mới khi Khách hàng có nhu cầu ( Đã đóng cửa )

Vào ngày 22/04/2016, đại lý ô tô Hyundai Ngọc An sẽ chính thức khai trươngDigital Showroom (1S) tại 173 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 3, đánh dấu bước phát triểnmới của Hyundai Ngọc An trong việc tiến vào khu trung tâm TPHCM

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất , kinh doanh và sơ đồ tổ chức tại công ty

1.2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất

Nhập khẩu nguyên chiếc các loại xe của Hyundai từ Hàn Quốc Phân phối lại chocác Đại lý cấp dưới và người tiêu dùng

1.2.1.1 Sản phẩm kinh doanh của công ty

Hyundai Grand i10, Hyundai accent , Hyundai Avante, Hyundai Elantra, HyundaiTucson, Hyundai Sotana, Hyundai Santafe, Hyundai Genesis

1.2.1.2 Khách hàng

Nguyên liệu đầu vào: Nhập khẩu xe Hyundai của Hàn Quốc

Sản phẩm đầu ra: khách hàng trong TP.HCM và toàn quốc

1.2.2 Sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

1.2.2.1 Sơ đồ tổ chức của của công ty

Phòng Hành

chính nhân sự

Phòng Quan

hệ khách hàng

Phòng Điểu vận

Phòng Marke-ting

Phòng Công nghệ thông tin

Phòng Dịch vụ

PhòngDịch

vụ

An Lạc

PhòngDịch

vụ Ngọc An

(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty

Tổng giám Đốc

Tổng giámĐốc

Phó tổnggiám đốc

1.2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban của công ty Tổng giám đốc

Là người lãnh đạo cao nhất có quyền tổ chức, điều hành mọi hoạt độn của công ty

và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của công ty Phối hợp hoạt độnggiữa các phòng ban, giữa các nhân viên nhằm mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt đôngkinh doanh của công ty

Phó tổng giám đốc

Là người tham mưu, giúp việc, trợ lý cho giám đốc, điều hành một số công việccủa công ty khi giám đốc đi vắng Chịu trách nhiệm tuyển chọn, bố chí nhân viên theo ủyquyền của giám đốc và chịu mọi chỉ huy trực tiếp từ giám đốc

Phòng kinh doanh

Chức năng chính là bán hàng, tổ chức và thực hiện chiến lược bán hàng

Xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, kế hoạch tăngnguồn hàng

Tổ chức tìm hiểu thị trường, lập kế hoạch tìm kiếm khách hàng tiềm năng và lập kếhoạch đầu tư

Soạn thảo và ký kết hợp mua, bán hàng, phối hợp với các phòng ban thực hiện tốthợp đồng đã ký kết

Phòng kế toán

Tham mưu cho giám đốc,tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán

và hạch toán trong công ty

Xây dưng kế hoạch tài chính, cung cấp số liệu phục vụ cho công tác quản lý củacông ty

Tổ chức lập chứng từ, sổ sách, xây dựng quy trình hạch toán, ghi chép,phản ánh

số liệu trung thực, chính xác, kịp thời đáp ưng nhu cầu quản lý và lập báo cáo khi cầnthiết

Trình giám đốc các khoản phải nộp ngân sách nhà nước, các khoản nộp cấp trên,khoản phải thu, phải trả để có kế hoạch thu,chi hợp lý và nộp thuế đúng hạn cho nhànước

Lập báo cáo tài chính năm, quyết toán cho các đơn vị quản lý.

Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu, sổ sách kế toán theo quy định của nhà nước

Phòng hành chánh nhân sự

Có chức năng quản lý về nhân sự của toàn công ty, soạn thảo lịch công tác, giúpgiám đốc giải quyết xử lý các công văn giấy tờ.Tổ chức soạn thảo trả lời công văn đến,lưu trữ công văn đến công văn đi Tổ chức tuyển dung người lao động cho các bộ phậnthiếu người của công ty

Phòng Marketing

Có chức năng quảng cáo về các sản phẩm của công ty, làm nổi bật thương hiệu chocông ty Đồng thời, quản lý webside của công ty

Phòng công nghệ thông tin

Có chức năng quản lý các phần mềm vận hành của công ty, tìm kiếm các phầnmềm phù hợp với công ty Đồng thời, phòng còn phải phát triển và cập nhật mới cho cácphần mềm công ty đang sử dụng

Phòng Dịch vụ

Có chức năng phối hợp với phòng kinh doanh, các bộ phận khác làm thủ tục giaonhận xe, kiểm tra tình trạng xe trước khi nhận và giao xe cho khách hàng Tổ chức bảohành sửa chữa xe định kỳ theo chế độ bảo hành của công ty hoặc sử chữa khi có yêu cầucủa khách hàng Lặp kế hoạch đặt phụ tùng, thiết bị bảo hành sửa chữa xe để đảm bảophục vụ khách hàng một cách tốt nhất

1.2.2.3 Sơ đồ tổ chức của phòng kinh doanh

(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức của phòng kinh doanh 1.2.2.4 Chức năng nhiệm vụ của các thành viên của phòng kinh doanh

Giám đốc kinh doanh

Quản lý chung về hoạt động của phòng, lên kế hoạch chiến lược kinh doanh đểphát triển hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời tìm kiếm và mở rộng thị trườngkinh doanh cho công ty

Phó Giám đốc kinh doanh

Hỗ trợ, giúp việc cho Giám đốc kinh doanh, tư vấn góp ý phát triển hoạt động củaphòng, quản lý các nhân sự trong phòng và báo cáo cho giám đốc kinh doanh

Các Trưởng và Phó phòng kinh doanh

Quản lý các nhân viên cấp thấp hơn, thúc đẩy nhân viên trong việc bán hàng vàđưa ra các hình thức bán hàng tốt nhất cho nhân viên thực hiện, báo cáo lại các hoạt độngdiễn ra cho phó giám đốc kinh doanh

Giám đốc Kinh doanh

Các Trưởng &Phó phòng Kinh Doanh

Ms Nguyễn Thị Thanh Phương, Mr Mai Thiện Hùng & Mr

Mạch Ngọc Hoàng

Các Trưởng &Phó phòng Kinh Doanh

Ms Nguyễn Thị Thanh Phương, Mr Mai Thiện Hùng & Mr

Mạch Ngọc Hoàng

Thư ký kinh doanh

Ms Thuý Vân & Ms Thuỷ Tiên

Thư ký kinh doanh

Ms Thuý Vân & Ms Thuỷ Tiên Các Giám sát bán hàngCác Giám sát bán hàng

Tư vấn bán hàng

Thư ký kinh doanh

Ghi chép lại các hoạt động diễn ra trong quá trình hoạt động kinh doanh, đồng thờilưu trữ các văn bản, quy định liên quan đến hoạt động của phòng

Giám sát bán hàng

Có chức năng, nhiệm vụ theo dõi diễn biến hoạt động của khâu bán hàng, từ đó tìm

ra những điểm mạnh, điểm yếu của công tác bán hàng và đề xuất cho cấp trên thay đổiđiều chỉnh cho phù hợp

Tư vấn bán hàng

Có chức năng tư vấn thông tin cho khách hàng, cung cấp nhưng thông tin cần thiết

về sản phẩm để khách hàng hiểu rõ về sản phẩm cũng như hiểu rõ về hoạt động bảodưỡng, bảo trì và khuyến mãi của công ty

1.2.3 Nội quy làm việc của công ty

Thời gian làm việc: Sáng 08h00, Chiều 17h00 ( T2 - T7)

a) Thực hiện việc báo cáo ngày, khách hàng tiềm năng, khách hàng vào showroomnghiêm túc, trung thực vào cuối mỗi ngày theo các mẫu báo cáo quy định

b) Thực hiện chấm công theo đúng quy định công ty:

Đối với Tư vấn bán hàng trực showroom:

+ Buổi sáng: Trước 7h45 để chuẩn bị xe sạch sẽ

+ Buổi chiều: Sau 18h00

Đối với Tư vấn bán hàng khác:

+ Buổi sáng: Trước 8h30;

+ Buổi chiều: Sau 17h00

Trường hợp TVBH đi trễ hoặc gặp khách hàng, TVBH phải có kế hoạch sắp xếptrước và báo cáo cho Trưởng nhóm => báo cáo Trưởng phòng Kinh doanh

Trường hợp ra ngoài công tác phải ghi rõ nội dung lên bảng công tác PKD

c) Thực hiện đúng nhiệm vụ, công việc được giao, có thái độ và tinh thần hợp táctrong công việc đối với các phòng ban chức năng trong công ty để cùng hoàn thành nhiệm

vụ của mình

d) Tham gia đầy đủ các buổi Họp giao ban đầu tuần, khoá đào tạo, huấn luyện,event theo sự chỉ đạo phân công của các trưởng nhóm,Trưởng phòng kinh doanh, BanGiám Đốc một cách nghiêm túc.(Cty mở các khóa học đào tạo do chính BGĐ phụ trách

và mời các cá nhân,đơn vị Đào tạo chuyên nghiệp,HTC tổ chức các khóa đào tạo,huấnluyện thường xuyên hàng tháng để nâng cao trình độ chuyên môn cũng như kiến thức choTVBH.)

e) Tích cực và nổ lực làm việc để hoàn thành các chỉ tiêu nhiệm vụ hàng tháng củacông ty giao (ký hợp đồng=bán xe,theo dõi công nợ, bán phụ kiện, bán bảo hiểm và côngtác làm hài lòng khách hàng,…)

f) Thực hiện việc bán xe, bán phụ kiện, bán bảo hiểm, tư vấn vay vốn mua xe, dịch

vụ đăng ký xe … theo đúng quy định & định hướng của công ty.Tuyệt đối không thamgia các hoạt đông bán xe qua các đại lý khác, giới thiệu khách hàng sang đại lý khác, đưakhách hàng công ty ra ngoài lắp phụ kiện -bảo hiểm dưới mọi hình thức, những việc đitrái lại các qui định và định hướng của Công ty đề ra

g) Giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp nơi làm việc

h) Không được tụ tập, bàn tán nói xấu gây mất đoàn kết làm ảnh hưởng đến nội bộ,tinh thần của cán bộ CNV trong Cty, không ăn uống,hút thuốc, làm việc riêng trong giờlàm việc và tại showroom

k) Tuyệt đối giữ bí mật thông tin nội bộ (chính sách bán hàng hoặc các chính sáchkhác của công ty)

Cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các Nội quy, Quy chế và các quy định công tytheo pháp luật hiện hành cũng như CAM KẾT làm việc gắn bó lâu dài ,ổn định cùng Ctyxây dựng –phát triển-bền vững

1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong hai năm 2015 - 2016

So sánh hai năm 2015 và 2016 cho ta thấy các mặt hàng như Hyundai accen,Hyundai Avante và các loại mặt hàng khác có chiều hướng tăng lên, còn Hyundai Tucson

và Hyundai Sonanta lại có chiều hướng giảm đi, có thể là do thị hiếu của khách hàng thayđổi, cụ thể đối với mặt hàng Hyundai accent năm 2016 so với năm 2015 tăng 2.934 triệuđồng tương ứng tăng 5,10%, Hyundai Avante tăng 4.682 triệu đồng tương ứng tăng18,39% và một số mặt hàng khác tăng 2.108 triệu đồng tương ứng tăng 40,88%

Còn lại mặt hàng Hyundai Tucson giảm 3.889 triệu đồng tương ứng giảm 17,56%

và mặt hàng Hyundai Sonanta giảm 1.330 triệu đồng tương ứng giảm 20,54%

1.3.2 Thị trường kinh doanh

Thống kê thị trường kinh doanh của công ty qua hai năm 2015 - 2016

Bảng 1.2: Thị trường kinh doanh

So sánh hai năm 2015 và 2016 cho ta thấy các thị trường như TP Hồ Chí Minh,Đồng Nai và Bình Dương có chiều hướng tăng lên, còn Vũng Tàu và các tỉnh khác lại cóchiều hướng giảm đi, cụ thể đối với thị trường TP Hồ Chí Minh năm 2016 so với năm

2015 tăng 4.274 triệu đồng tương ứng tăng 7,89%, Đồng Nai tăng 2.555 triệu đồng tươngứng tăng 8,97% và Bình Dương tăng 20 triệu đồng tương ứng tăng 0,10%

Còn lại thị trunog72 Vũng Tàu giảm 1.764 triệu đồng tương ứng giảm 16,24% vàCác tỉnh khác giảm 580 triệu đồng tương ứng giảm 15,04%

1.3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh

Tình hình kinh doanh của công ty qua hai năm 2015 - 2016

Bảng 1.3 : Kết quả hoạt động kinh doanh

(triệu đồng)

NĂM 2016 (triệu đồng)

2015 SO 2016 Giá trị

(triệu đồng)

tốc độ tăng (%)

Nhìn chung qua hai năm hoạt động công ty đã mở rộng được quy mô kinh doanh

và đạt được những kết quả tốt thông qua các chỉ tiêu lợi nhuận Công ty cần nhận diện,phân tích cấu trúc lợi nhuận và các khoản chi phí cộng với tác động của những yếu tố bêntrong cũng như bên ngoài để tìm ra giải pháp khắc phục điểm yếu, nắm bắt thời cơ để cóthể tối đa hóa lợi nhuận, đạt được mục tiêu kinh doanh cao hơn trong giai đoạn tiếp theo

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 2.1 Mô tả quy trình công việc thực tập

2.1.1 Quy trình công việc chung

2.1.1.1 Quy trình công việc của phòng kinh doanh

Bước 1 : Thu thập thông tin, tìm hiểu nhu cầu và gặp gỡ

khách hàng

Bước 2 : Xem xét khả năng đáp ứng của công ty

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

Quy trình 2.1: Quy trình công việc tại phòng kinh doanh 2.1.1.2 Diễn giải quy trình

Bước 01: Thu thập thông tin, tìm hiểu nhu cầu và gặp gỡ khách hàng

Trong quá trình gặp gỡ khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ tìm hiểu nhu cầu mua

xe của khách hàng Tất cả những thông tin về khách hàng có khả năng mua xe sẽ đượcnhân viên bán hàng cập nhật vào sổ ghi nhận thông tin khách hàng, các thông tin này là

cơ sở để nhân viên bán hàng tiếp tục đàm phán

Bước 3 :Giới thiệu và hướng dẫn khách hàng xem

Bước 02: Xem xét khả năng đáp ứng của công ty.

Sau khi đã có đầy đủ thông tin về nhu cầu mua xe của khách hàng, nhân viên bánhàng liên hệ với nhân viên phụ trách đặt hàng để biết chính xác về thông tin hàng hiện cótrong kho hoặc khả năng đáp ứng của công ty

Bước 03: Giới thiệu và hướng dẫn khách hàng xem xe

Cung cấp các thông tin cần thiết về xe cho khách hàng tham khảo, giới thiệu cácdòng sản phẩm của công ty cho khách hàng lựa chọn

Bước 04: Tiến hành báo giá và đàm phán với khách hàng

Lập chào giá, báo giá gửi cho khách hàng Sau khi kết thúc báo giá xong nhân viênbán hàng sẽ trao đổi với khách hàng để thông nhất giá và các dịch vụ hỗ trợ khác

Bước 05: Soạn thảo và ký hợp đồng mua bán:

Nhân viên bán hàng soạn hợp đồng mua bán xe ôtô theo biểu mẫu nếu mua trả tiềnngay, trong trường hợp mua trả góp qua ngân hàng thì soạn thảo hợp đồng mua bán xetheo biểu mẫu khác Hợp đồng mua bán được soạn thảo trên cơ sở đã thống nhất giữa cácbên về các điều khoản trong hợp đồng Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu phát sinhkhác thì phải có phụ lục hợp đồng Sau khi tất cả đã được soạn thảo xong thì nhân viênbán hàng chuyển qua kế toán công nợ xe kiểm tra giá trước khi trình giám đốc và kháchhàng ký duyệt Hợp đồng được lập làm 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, khách hànggiữ 01 bản, nhân viên bán hàng giữ 01 bản, nhân viên đặt hàng giữ 01 bản, kế toán công

nợ giữ 01 bản

Bước 06: Thực hiện hợp đồng

Sau khi hợp đồng mua bán đã được các bên ký kết và bên mua đã thực việc thanhtoán theo như điều khoản ghi trong hợp đồng Nhân viên bán hàng sẽ chuyển hợp đồngnày về các bộ phận liên quan để cùng thực hiện hợp đồng:

Nhân viên phụ trách đặt hàng để thực hiện việc đặt xe, theo dõi tiến trình thanhtoán để đề nghị nhận hồ sơ xe với nhân viên phụ trách hồ sơ để hoàn tất hồ sơ hải quan xe

và báo cáo doanh số bán hàng

Bước 07: Thu đủ tiền, bàn giao xe và hồ sơ xe cho khách hàng