QEHSEn integrated manual

This Manual covers QEHSEn Management System (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 ISO 50001:2018) Sổ tay này bao gồm HTQL QEHSEn (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 ISO 50001:2018)

Integrated QEHSEn Manual

Sổ tay này bao gồm HTQL QEHSEn (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 & ISO 50001:2018) cho các hoạt động của tất cả bộ phận tại: KCN Tây Bắc Củ Chi, Tân An Hội, Củ Chi, Tp HCM, VN (ISO 9001 không bao gồm hoạt động của phòng kế toán và bán hàng) Phạm vi được giới hạn: Sản xuất, tái sản xuất và phân phối hộp mực in

We determining the above scope, the issues affectting the COMPANY, the requirements of the relevant interested parties affecting the QEHSEn MS and the products offered were considered COMPANY does not have any processes or services where the resulting output cannot be verified by subsequent monitoring

or measurement, does not manage property belonging to customers or external providers, does not design and development of products and services

Chúng tôi xác định phạm vi trên, các vấn đề ảnh hưởng đến COMPANY, yêu cầu của các bên quan tâm ảnh hưởng đến HTQL QEHSEn COMPANY và sản phẩm được xem xét COMPANY không có bất cứ quá trình hoặc dịch vụ có kết quả đầu ra không thể kiểm tra xác nhận bằng cách theo dõi hoặc đo lường sau

đó, không quản lý các tài sản của khách hàng và nhà cung cấp bên ngoài, không có các hoạt động thiết kế

và phát triển đối với sản phẩm hộp mực in

It is the responsibility of all COMPANY's employees and managers to implement and support these procedures and policies

Trách nhiệm của tất cả nhân viên COMPANY và các trưởng bộ phận là hỗ trợ và thực hiện những thủ tục

và chính sách này

3 Responsibilities:

Managing Director has the overall responsibility for implementing, complying and maintaining the QEHSEn MS (Quality, Environment, Health and Safety, Energy)

Tổng Giám Đốc chịu toàn bộ trách nhiệm cho việc thực hiện, tuân thủ và duy trì HTQL QEHSEn (chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe, năng lượng)

QEHSEn MS Management Representative under the direction of Managing Director has the responsibility for maintaining and enhancing the QEHSEn MS

Đại diện lãnh đạo HTQL QEHSEn dưới sự chị đạo của Tổng Giám Đốc có trách nhiệm duy trì và nâng cao HTQL QEHSEn

Department managers implement the requirements in this Manual and normative reference to all members

of the department

Trưởng bộ phận triển khai thực hiện các yêu cầu quy định trong sổ tay này và các tài liệu được viện dẫn đến tất cả nhân viên của bộ phận mình

4 Content:

Introduction / Lời giới thiệu

_ Vietnam Co., Ltd is established in Vietnam in the year 2006 as a wholly owned company by _ Technologies Group, LLC As a member of CTG, COMPANY offers state of the art manufacturing, technical expertise, service and support We continue to expand our manufacturing capabilities to offer a very competitive line of laser toner cartridges We recognize that the key for long term success lies in our people COMPANY employees are highly dedicated and motivated, service oriented and dedicated to the satisfaction of customers

Công ty TNHH _ Việt Nam được thành lập tại Việt Nam vào năm 2006 là một công ty được sở hữu hoàn toàn bởi tập đoàn _ Technologies Group Là một thành viên của CTG, COMPANY cung cấp công nghệ sản xuất tiên tiến, sự thành thạo kỹ thuật, dịch vụ và hỗ trợ Chúng tôi liên tục mở rộng khả năng sản xuất của chúng tôi để đưa ra một dây chuyền sản xuất hộp mực cạnh tranh Chúng tôi nhận ra rằng chìa khóa cho

sự thành công lâu dài nằm trong con người chúng tôi Nhân viên COMPANY rất tận tâm và năng động, dịch vụ được định hướng và dành riêng cho sự thỏa mãn của khách hàng

Leading the industry in the highest quality engineering, cost reduction in manufacturing, customer after sales management remains the driving focus for COMPANY

Dẫn đầu công nghệ kỹ thuật chất lượng cao, chi phí sản xuất thấp, khách hàng luôn tập trung vào COMPANY

Managing Director’s Declaration / Thư xác nhận tuyên bố của Tổng Giám Đốc

The Managing Director taking accountability for the effectiveness of the integrated QEHSEn Management System

Tổng Giám Đốc chịu trách nhiệm về hiệu lực của hệ thống quản lý tích hợp QEHSEn

The Management of each department has the authority and responsibility to achieve the department's QEHSEn goals and objectives in accordance with this Manual

Trưởng Phòng của mỗi bộ phận có trách nhiệm và quyền hạn phải đạt được mục tiêu QEHSEn của bộ phận mình theo yêu cầu của quyển sổ tay này

An Integrated QEHSEn Improvement Meeting (Management Review) is held with the management of all Departments, as required by the Management Review Procedure, to review and report the progress of the integrated QEHSEn management system and improvement activities Based on this review, appropriate departments/personnel will be assigned corrective, as necessary System Control department maintains records of the meeting

Một cuộc họp cải tiến hệ thống tích hợp QEHSEn (xem xét của lãnh đạo) được tổ chức với Trưởng phòng của tất cả các bộ phận, như yêu cầu của thủ tục xem xét của lãnh đạo, để xem xét và báo cáo tiến trình của

hệ thống quản lý và các hoạt động cải tiến hệ thống tích hợp QEHSEn Dựa trên xem xét này, những bộ phận/ cá nhân có liên quan sẽ phụ trách hành động khắc phục khi cần thiết Phòng quản lý hệ thống duy trì hồ sơ của cuộc họp

There are continual efforts to improve QEHSEn system with the emphasis on improved customer satisfaction, the needs and expectations of interested parties, compliance obligations, Vietnamese legal requirements and other requirements

Không ngừng nổ lực để cải tiến hệ thống QEHSEn bằng cách nhấn mạnh vào sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, yêu cầu và mong đợi của các bên quan tâm có liên quan, các nghĩa vụ phải tuân thủ, các yêu cầu của pháp luật Việt Nam và các yêu cầu khác

System Control department will review the findings of the Management Review Meeting to determine how well the goals of the integrated QEHSEn management system have been met and will decide on actions required to reconcile any unresolved issues that have been identified as imposed by this Manual

Phòng quản lý hệ thống sẽ xem xét các điểm phát hiện trong cuộc họp xem xét lãnh đạo nhằm xác định phương pháp để đạt được mục tiêu của hệ thống quản lý tích hợp QEHSEn và sẽ quyết định những hành động cần thiết để giải quyết những vấn đề tồn động đã được nhận biết như bởi sổ tay này

1 Scope / Phạm vi áp dụng

This Manual describes the integrated QEHSEn management system, which incorporates the requirements

of the ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 and ISO 50001:2018 The QEHSEn system is used as the basis for establishing consistent and integrated management processes and practices for COMPANY operations and activities, customer requirement definitions, contract review and management, manufacturing, verification, delivery, customer acceptance, customer satisfaction, environmental aspect identification, hazard identification, risk assessment, determine energy significant uses (SEUs) legal requirements and evaluation of compliance

Sổ tay này mô tả hệ thống quản lý tích hợp QEHSEn, kết hợp chặt chẽ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 và ISO 50001:2018 Hệ thống QEHSEn được sử dụng như

là nền tảng cho quá trình thiết lập nhất quán, quản lý tích hợp và áp dụng cho việc vận hành và các hoạt động, xác định yêu cầu của khách hàng, xem xét và quản lý hợp đồng, sản xuất, kiểm tra xác nhận, chuyển giao, sự chấp nhận của khách hàng, sự thỏa mãn của khách hàng, nhận diện khía cạnh môi trường, nhận diện mối nguy OH&S, xác định các đơn vị sử dụng năng lượng đáng kể (SEU), đánh giá rủi ro, yêu cầu của pháp luật… và đánh giá sự tuân thủ

This Manual describes responsibilities and authorities of departments heads and staffs to quality, environment, occupational health and safety and energy and represents a firm commitment by Top Management to ensure that COMPANY's procedures are established to implement ISO requirements and consistently provide high quality products and factory with controlled environment and working conditions

to meet the requirements of our customers and relevant external interested parties related to QEHSEn management system

Trong sổ tay này mô tả trách nhiệm – quyền hạn của các cán bộ quản lý và nhân viên đối với chất lượng, môi trường, an toàn sức khỏe nghề nghiệp và năng lượng và thể hiện cam kết của lãnh đạo cao nhất nhằm đảm bảo các thủ tục của COMPANY được thiết lập để thực hiện những yêu cầu của các tiêu chuẩn ISO đề cập bên trên và cung cấp sản phẩm chất lượng cao với điều kiện làm việc và môi trường được kiểm soát, với mức sử dụng năng lượng hợp lý, để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các tổ chức bên ngoài có liên quan đến Hệ thống Quản lý tích hợp QEHSEn của công ty

The integrated QEHSEn management system is described in this manual established and apllied at _ Viet Nam Company Limited

Hệ thống quản lý tích hợp QEHSEn được mô tả trong Sổ tay tích hợp này được xây dựng và áp dụng tại Công ty TNHH _ Việt Nam

2 Normative reference/ Tài liệu viện dẫn

• ISO 9000:2015 Quality Management Systems - Fundamentals and Vocabulary

ISO 9000:2015 Hệ thống Quản lý tích hợp QEHSEn - Cơ sở và từ vựng

• ISO 9001:2015 Quality Management Systems - Requirements

ISO 9001:2015 Hệ thống Quản lý tích hợp QEHSEn - Các yêu cầu

• ISO 14001:2015 Environmental Management Systems - Requirements with guidance for use

ISO 14001:2015 Hệ thống quản lý môi trường – Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng

• ISO 14004:2016 Environmental Management Systems - General guidelines on implementation

ISO 14004:2016 Hệ thống quản lý môi trường – Hướng dẫn áp dụng

• ISO 45001:2018 Occupational Health and Safety Management System – Requirements with guidance for use

ISO 45001:2018 Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp – Các yêu cầu với hướng dẫn cho việc sử dụng

• ISO 50001:2018 Energy Management systems – requirements with guidance for use

ISO 50001:2018 Hệ thống quản lý năng lượng – các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng

3 Terms and definitions/ Thuật ngữ và định nghĩa

Terms are applied in this manual comply with ISO 9000:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 and ISO 50001:2018 standard

Các thuật ngữ sử dụng trong sổ tay này phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 và ISO 50001:2018

Besides, the following terms and definitions apply:

Ngoài ra, các thuật ngữ và định nghĩa sau đây được sử dụng:

• Organization: _ Viet Nam Co., Ltd - The organization applies QEHSEn management system described in this manual, hereafter referred to as Company or COMPANY

Tổ chức: Công ty TNHH _ Việt Nam - tổ chức áp dụng Hệ thống Quản lý tích hợp QEHSEn được

mô tả trong sổ tay này, sau đây được gọi tắt là Công ty hoặc “COMPANY”

• Customer: Organization or person use service supplied by COMPANY

Khách hàng: Các tổ chức hay cá nhân sử dụng dịch vụ do công ty cung cấp

• Provider: Organization or person supply product, service for COMPANY

Bên cung ứng: Các tổ chức hay cá nhân cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho COMPANY

• Product: Laser toner cartridge

Sản phẩm: Hộp mực in (mực in dạng bột)

• Integrated QEHSEn management system: a part of management system to manage the aspects related to quality, environment, occupational health and safety and energy, meet requirements and address risks and opportunities related to product quality, services, environment, occupational health and safety and energy

Hệ thống Quản lý tích hợp QEHSEn: là một phần của Hệ thống quản lý nhằm quản lý về khía cạnh chất lượng, môi trường, an toàn sức khỏe nghề nghiệp và năng lượng, thỏa mãn các yêu cầu và giải quyết các rủi ro và cơ hội liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ, môi trường, an toàn sức khỏe nghề nghiệp và năng lượng

• Interested parties: Person or organization that can affect, be affect by, or perceive itseft to be affected by activities belong to QEHSEn management system of COMPANY

Bên quan tâm có liên quan: Người hoặc tổ chức gây ảnh hưởng, bị ảnh hưởng hoặc tự nhận thức

là bị ảnh hưởng bởi các hoạt động thuộc Hệ thống quản lý tích hợp QEHSEn của COMPANY

4 Context of the organization/ Bối cảnh của tổ chức

4.1 Understanding the organization and its context/ Hiểu về tổ chức và bối cảnh của tổ chức

Our Mission Statement is to provide our customers with lower cost, high quality and reliable imaging products through our dedication in engineering and state-of-the-art manufacturing technologies and continuing our programs to help protect the environment, safe working condition for employees and the supporting energy efficiency programs

Sứ mệnh của chúng tôi là cung cấp cho khách hàng những sản phẩm mực in với chi phí thấp, chất lượng cao và đáng tin cậy qua sự cống hiến của chúng tôi trong kỹ thuật, công nghệ hiện đại và liên tục những chương trình của chúng tôi giúp bảo vệ môi trường, điều kiện làm việc an toàn cho người lao động và các chương trình hỗ trợ tiết kiệm năng lượng

COMPANY has commitment to establish, implement and maintain the QEHSEn integrated management system and continually improve the management system according to the requirements of ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 & ISO 50001:2018

COMPANY cam kết thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý tích hợp QEHSEn và thường xuyên cải tiến hệ thống quản lý theo các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018

& ISO 50001:2018

PRO-41502 Defines the process and responsibilities to determine, analyse, evaluate and propose actions to address risks, opportunities to reduce negative impacts and enhance positive impacts that affect to achieve the intended outcomes and continually improve its QEHSEn MS

PRO-41502 Quy định cách thức và trách nhiệm xác định, phân tích, đánh giá và đề ra các biện pháp giải quyết rủi ro, cơ hội nhằm giảm thiểu các tác động tiêu cực và nâng cao các tác động tích cực đối với khả năng đạt được các đầu ra dự kiến và đạt được cải tiến liên tục HTQL QEHSEn

Information of the context of COMPANY and departments is used to establish the analysis, actions to address risks & opportunities, and establish objectives and planning action; planning process in QEHSEn management system

Thông tin mô tả bối cảnh hoạt động của Công ty và của các bộ phận được sử dụng làm đầu vào cho quá trình phân tích xác định rủi ro & cơ hội, các biện pháp giải quyết và làm đầu vào cho quá trình hoạch định mục tiêu và các kế hoạch hoạt động; hoạch định các quá trình thuộc Hệ thống Quản lý tích hợp QEHSEn

The internal and external issues relevant to the operations included in the scope are listed in the

RCD-41759 Department Managers are responsible for monitoring and reviewing of the information related to the internal and external issues facing their functional areas The RCD-41759 is reviewed and revised as needed when significant changes to the operations occur

Các vấn đề nội bộ và bên ngoài có liên quan đến việc vận hành bao gồm trong phạm vi được liệt kê trong RCD-41759 Các trưởng bộ phận có trách nhiệm theo dõi và xem xét thông tin liên quan đến các vấn đề

nội bộ và bên ngoài liên quan đến khu vực chức năng của họ RCD-41759 được xem xét và cập nhật khi cần thiết/ có thay đổi đáng kể đến việc vận hành xảy ra

4.2 Understanding the needs and expectations of workers and other interested parties/ Hiểu về nhu

cầu và mong đợi của người lao động và bên quan tâm khác

Based on processes, activities and scope of QEHSEn management system of COMPANY Managing Director appoint departments determine and retain documented information: Relevant interested parties, the needs and expectations of relevant interested parties to QEHSEn management system of COMPANY

Căn cứ các quá trình, hoạt động và phạm vi áp dụng của Hệ thống Quản lý QESHEn của Công ty Tổng Giám đốc Công ty chỉ đạo các bộ phận xác định và lập thành văn bản: Các bên quan tâm có liên quan, nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm này có liên quan đến Hệ thống Quản lý QEHSEn của Công ty

Department Heads are responsible for monitoring, reviewing and reporting to Managing Director about relevant interested parties, their needs and expectaions related to QEHSEn management system, include the requirements become applicable legal requirements

Các trưởng bộ phận có trách nhiệm theo dõi, xem xét và báo cáo đến Ban Giám đốc các thông tin về các bên quan tâm có liên quan và các yêu cầu của họ liên quan đến Hệ thống Quản lý QEHSEn, bao gồm các yêu cầu có thể trở thành nghĩa vụ phải tuân thủ

Information of the needs and expectations of relevant interested parties is used to establish the analysis, actions to address risks & opportunities, and establish objectives and planning action; planning process in QEHSEn management system

Thông tin về nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm có liên quan được sử dụng làm đầu vào cho các quá trình phân tích xác định rủi ro & cơ hội, các biện pháp giải quyết và làm đầu vào cho quá trình hoạch định mục tiêu và các kế hoạch hoạt động; hoạch định các quá trình thuộc Hệ thống Quản lý QEHSEn

The parties that are relevant to the QEHSEn MS processes, the needs and expectations and the compliance obligations related to those needs and expectations are identified in the RCD-41759 Department Managers are responsible for monitoring and reviewing of the information related to the interested parties and their requirements The RCD-41759 is reviewed and revised as needed when significant changes to the operations occur

Các bên có liên quan đến các quá trình của HTQL QEHSEn, nhu cầu và mong đợi và các nghĩa vụ tuân thủ có liên quan đến nhu cầu và mong đợi đã được nhận diện tại RCD-41759 Các trưởng bộ phận có trách nhiệm theo dõi và xem xét thông tin có liên quan đến các bên quan tâm và các yêu cầu của họ RCD-41759 được xem xét và cập nhật khi cần thiết/ có thay đổi đáng kể đế việc vận hành xảy ra

4.3 Determining the scope & application of the QEHSEn MS

4.3 Xác định Phạm vi & Áp dụng của HTQL QEHSEn

4.3.1 Phạm vi & áp dụng

4.3.1 Scope & application

Base on the business strategy of COMPANY: context of COMPANY (see item 4.1); the needs and expectations of relevant interested parties (see item 4.2); and the nature of product, service, COMPANY determine scope and application of integrated QEHSEn management system as below:

Căn cứ các chiến lược phát triển định hướng của COMPANY; bối cảnh hoạt động (xem 4.1); nhu cầu - mong đợi của các bên quan tâm có liên quan (xem 4.2); và bản chất các sản phẩm, dịch vụ của mình, COMPANY xác định phạm vi và áp dụng của Hệ thống Quản lý tích hợp QEHSEn như sau:

Scope/Phạm vi:

• QEHSEn management system applies for all departments of COMPANY (ISO 9001 except the Accounting & Sales department)

Hệ thống Quản lý QEHSEn áp dụng đối với tất cả các bộ phận của Công ty (bộ phận Kế toán và

bộ phận bán hàng không thuộc phạm vi áp dụng ISO 9001)

• _ doesn’t have any outsourced processes that can affect to the QEHSEn integrated management system

_ không có bất kỳ quá trình nào được gia công bên ngoài ảnh hưởng đến hệ thống quản lý tích hợp QEHSEn

• _ has estasbished, monitored applicable legal requirements and evaluated compliance

_ có thiết lập, theo dõi các yêu cầu pháp luật phải áp dụng và đánh giá sự tuân thủ

Application: Manufacture, Re-manufacture and Distribution of Toner Cartridges

Lĩnh vực áp dụng: Sản xuất, tái sản xuất và phân phối hộp mực in (mực in dạng bột)

Location: Lot C2-3-1 & Lot C-2-2-4, Streets D6, Cu Chi North West Industrial Zone, Tan An Hoi Commune, Cu Chi District, Ho Chi Minh City, Viet Nam

Địa điểm áp dụng: Lô C2-3-1 và Lô C2-2-4, Đường D6, Khu Công Nghiệp Tây Bắc Củ Chi, Xã Tân An Hội, Huyện Củ Chi, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Energy type is applied include: Electricity, DO Gasoline, Water

Các dạng năng lượng đang áp dụng: Điện, Dầu DO, Xăng, Nước

The QEHSEn Integarted Management System Requirements (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 & ISO 50001:2018)

Những yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp QEHSEn (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018

& ISO 50001:2018)

Scope and Application of QEHSEn integrated management system is used as a basis for establishing the QEHSEn integradted management system and its processes

Phạm vi & Áp dụng của Hệ thống Quản lý tích hợp QEHSEn được sử dụng làm căn cứ xây dựng Hệ thống Quản lý tích hợp QEHSEn và các quá trình của nó

The QEHSEn Integrated Management System Requirements are based on PDCA cycle (Plan, Do , Check, Act)

Các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp QEHSEn được dựa trên chu trình PDCA (Hoạch định, Thực hiện, Kiểm Tra, Cải Tiến)

4.3.2 Exclusions

4.3.2 Các loại trừ

QEHSEn MS of COMPANY is to comply with nature of activities and product, service COMPANY supply, customer requirements, legal requirements, statutory and regulatory requirements and requirements of the current versions of the following standards Therefore, base on scope and nature of risks, opportunities that COMPANY determined and exclused in scope of ISO 9001:2015 Quality management systems – Requirements that COMPANY can’t apply

HTQL QEHSEn của COMPANY được xây dựng thích hợp với bản chất các hoạt động và sản phẩm, dịch

vụ Công ty cung cấp, các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu luật định, chế định, các yêu cầu của các tiêu chuẩn mà COMPANY tán thành cho việc áp dụng Do đó, căn cứ theo phạm vi hoạt động và bản chất các rủi ro, cơ hội mà COMPANY xác định cần giải quyết, xem xét, xác định và loại trừ khỏi phạm vi của

Hệ thống Quản lý tích hợp QEHSEn các yêu cầu của ISO 9001:2015 mà Công ty không thể áp dụng được

For ISO 9001:2015, the clauses are not applicable to the scope of Quality Management System include clauses 8.3, 8.5.1f & 8.5.3

Đối với ISO 9001:2015, các điều khoản không áp dụng trong phạm vi của Hệ thống Quản lý tích hợp QEHSEn bao gồm các điều khoản: 8.3, 8.5.1.f & 8.5.3

Not Applicable Requirements

Các yêu cầu không áp dụng

Justification

Giải thích

8.3 Design and Development of

products and services

_ Viet Nam không có bất cứ quá trình mà kết quả đầu

ra không thể kiểm tra xác nhận bằng cách theo dõi hoặc đo lường sau đó

8.5.3 Property belonging to

customers or external providers

8.5.3 Tài sản của khách hàng

hoặc của nhà cung cấp bên ngoài

_ VN does not manage property belonging to customers or external providers

_ Việt Nam không quản lý các tài sản của khách hàng

và nhà cung cấp bên ngoài

4.4 QEHSEn Management System

4.4 Hệ Thống Quản Lý QEHSEn

4.4.1 Base on scope & application determined, COMPANY establish, implement, comply, maintain and continually improve QEHSEn management system, including the processes needed and their interactions, accordance with the requirements of ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 & ISO 50001

Căn cứ phạm vi & áp dụng đã xác định, COMPANY thiết lập, thực hiện, tuân thủ, duy trì và cải tiến liên tục Hệ thống Quản lý QEHSEn, bao gồm các quá trình cần thiết và sự tương tác của chúng, theo đúng với các yêu cầu của ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 & ISO 50001

Manufacturing process

The sequense and interaction of the processes in QEHSEn integrated management system

Trình tự và mối tương tác của các quá trình chính trong hệ thống quản lý tích hợp QEHSEn

Annex 1 of this manual is a list of documented information describing processes in the scope of QEHSEn integrated management system

Phụ lục 1 của Sổ tay này liệt kê danh sách các văn bản mô tả các quá trình thuộc phạm vi hệ thống Quản

lý tích hợp QEHSEn của Công ty

4.4.2 Documents that are part of the QEHSEn MS are controlled Controls are defined in the Document Control Procedure, PRO-10978

Tài liệu của hệ thống quản lý QEHSEn được kiểm soát Việc kiểm soát được quy định trong quy trình kiểm soát tài liệu PRO-10978

Department Managers are responsible for determining and creating documented information at a necessary extent to ensure the processes are carried out as planned

Các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm xác định và lập thành văn bản ở mức độ cần thiết để đảm bảo các quá trình được tiến hành theo hoạch định

5 Leadership and worker participation/ Sự lãnh đạo và sự tham gia của người lao động

5.1 Leadership and commitment/ Sự lãnh đạo và cam kết

5.1.1 General/ Khái quát

Management responsibility at COMPANY is assigned as follows:

Trách nhiệm của lãnh đạo tại công ty COMPANY như sau:

Managing director & department managers have the overall responsibility for implementing, complying with, maintaining and continually improve the QEHSEn MS within their functional areas They demonstrate their leadership and commitments to the QEHSEn MS by:

Tổng giám đốc & các trưởng bộ phận có trách nhiệm đối với việc hoạch định, thực hiện, tuân thủ, duy trì

và cải tiến liên tục, bao gồm kiểm soát các thay đổi liên quan đến HTQL QEHSEn thuộc các khu vực chức năng của họ Lãnh đạo chứng minh sự cam kết của họ đối với HTQL QEHSEn qua:

a) Taking accountability for the effectiveness of the QEHSEn MS

Chịu trách nhiệm về hiệu lực của hệ thống quản lý QEHSEn

b) Ensuring that the _ policy and objectives are established for the QEHSEn MS and are compatible with the context and strategic direction of COMPANY

Đảm bảo chính sách _ và các mục tiêu QEHSEn và phù hợp với định hướng chiến lược và bối cảnh của COMPANY

c) Ensuring the integration of the QEHSEn MS requirements into the organizations business processes

Đảm bảo sự tích hợp các yêu cầu trong HTQL QEHSEn vào các quá trình kinh doanh của COMPANY

d) Promoting the use of the process approach and risk-based thinking

Thúc đẩy việc sử dụng cách tiếp cận quá trình và tư duy rủi ro

e) Ensuring that the resources needed for the QEHSEn MS are available

Đảm bảo sẵn có các nguồn lực cần thiết cho HTQL QEHSEn

f) Communicating the importance of the effective QEHSEn management and of conforming to the QEHSEn MS requirements

Truyền đạt về tầm quan trọng của việc quản lý QEHSEn có hiệu lực và phù hợp với các yêu cầu HTQL QEHSEn

g) Ensuring that the QEHSEn MS achieves its intended results

Đảm bảo HTQL QEHSEn đạt được các kết quả dự kiến

h) Engaging, directing and supporting persons to contribute to the effectiveness of the QEHSEn MS

Lôi cuốn tham gia, định hướng và hỗ trợ nhân sự cùng đóng góp cho hiệu lực của HTQL QEHSEn

i) Promoting improvement

Thúc đẩy cải tiến

j) Supporting other relevant management roles to demonstrate their leadership as it applies to their areas

of responsibility

Hỗ trợ các vị trí quản lý liên quan khác chứng tỏ sự lãnh đạo của họ và thực hiện vai trò lãnh đạo ở các khu vực họ chịu trách nhiệm

k) Developing, leading and promoting a culture in the organization that supports the intended outcomes

of the OH&S management system

Xây dựng, chỉ đạo và thúc đẩy văn hóa trong tổ chức nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý OH&S

l) Protecting workers from reprisals when reporting incidents, hazards, risks and opportunities

Bảo vệ người lao động khỏi bị trả thù khi báo cáo các sự cố, mối nguy, rủi ro và cơ hội

m) Ensuring the organization establishes and implements a process(es) for consultation and participation

of workers

Đảm bảo tổ chức thiết lập và thực hiện quá trình tham vấn và tham gia của người lao động

n) Supporting the establishment and functioning of health and safety committees

Hỗ trợ việc thành lập và hoạt động của các ủy ban an toàn và sức khỏe

o) Ensuring that the EnMS scope and boundaries are established

Đảm bảo phạm vi và đường biên giới của EnMS được thiết lập

p) Ensuring that actions plans are approved and implemented

Đảm bảo các kế hoạch hành động được phê duyệt và được thực hiện

q) Ensuring the formation of an energy management team

Đảm bảo thành lập đội quản lý năng lượng

r) Ensuring that the EnPI(s) appropriately represent(s) energy performace

Đảm bảo EnPIs đại diện thích hợp cho kết quả hoạt động năng lượng

s) Ensuring that processes are established and implemented to identify and address changes affecting the EnMS and energy performance within the scope and boundary of the EnMS

Đảm bảo các quá trình được thiết lập và được thực hiện để xác định và giải quyết các thay đổi có ảnh hưởng đến EnMS và kết quả hoạt động năng lượng trong phạm vi và đường biên giới của EnMS.

5.1.2 Customer Focus / Hướng vào khách hàng

The integrated QEHSEn system is designed to ensure that customers receive the high quality, cost-effective products, services which they expect and have a good partner who has good reputation in environmental protection, safe workplace and energy efficiency supporting programs Customer feedback is used as the inputs for continual improvement of product & service quality, management systems to enhance customer satisfaction and meet other relevant requirements

Hệ thống tích hợp QEHSEn được thiết kế nhằm đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao, giá cả hợp lý như họ mong đợi, và một đối tác uy tín trong việc bảo vệ môi trường và an toàn tại nơi làm việc và các chương trình hỗ trợ tiết kiệm năng lượng Các thông tin phản hồi của khách hàng được sử dụng làm đầu vào để cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm & dịch vụ, các quá trình và hệ thống quản lý nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng và đáp ứng các yêu cầu có liên quan

The integrated QEHSEn system is designed to ensure that applicable statutory and regulatory requirements are determined, understood and consistently met

Hệ thống tích hợp QEHSEn được thiết kế nhằm đảm bảo rằng các yêu cầu cảu luật định và chế định được xác định, thấu hiểu và được đáp ứng một cách nhất quán

When the needs and expectations of customers and interested parties are determined, it will be used as input data for risk assessment activities, determine opportunities and appropriate control measures

Các nhu cầu và mong đợi của khách hàng và của các bên quan tâm có liên quan một khi đã được xác định, được sử dụng làm đầu vào cho hoạt động đánh giá rủi ro, xác định cơ hội và các biện pháp kiểm soát thích hợp

The integrated QEHSEn system provides the procedures to support that commitment Meeting the customers' requirements is ensured through various levels of documentation within the system This includes, where appropriate, documented procedures, work instructions, and/or plans

Hệ thống tích hợp QEHSEn cung cấp các thủ tục để hỗ trợ cam kết đó Việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng được đảm bảo qua mức độ khác nhau của tài liệu trong hệ thống Bao gồm, khi thích hợp, các thủ tục, các hướng dẫn công việc, và/hoặc các kế hoạch được lập thành văn bản

5.2 Policy/ Chính Sách

5.2.1 Establishing _ Policy/ Thiết lập Chính Sách _

Managing Director commit to establish, implement and maintain _ Policy is appropriate to purpose and context and supports the strategic direction of the COMPANY

Tổng Giám đốc Công ty cam kết thiết lập, thực hiện và duy trì Chính sách _ phù hợp với mục đích, bối cảnh

và các định hướng chiến lược của Công ty

Content of _ Policy/ Nội dung của Chính sách _:

_ strives to meet or exceed the expectations of our customers while having a direct positive i mpact on the environment by supporting energy efficiency programs and preventing pollution in our manufacturing operations

_ nỗ lực để đáp ứng vượt trên mong đợi của khách hàng nhưng vẫn đảm bảo tác động có lợi đến môi trường thông qua các chương trình hỗ trợ tiết kiệm năng lượng và ngăn ngừa ô nhiễm trong các hoạt động sản xuất

_ is also committed to providing a safe and healthy working environment by implementing safe work practices that protect employees, support design activities that consider energy performance improvement, procurement of energy efficient products and services that impact energy performance

_ cũng cam kết cung cấp một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh bằng cách thực hành huấn luyện

an toàn lao động cho nhân viên, hỗ trợ các hoạt động thiết kế cân nhắc đến hiệu quả hoạt động năng lượng, mua sắm các sản phẩm và dịch vụ tiết kiệm năng lượng có tác động đến kết quả hoạt động năng lượng

We are committed to reusing and repurposing product and packaging materials whenever possible and will conduct all necessary recycling activities with responsible downstream vendors, utilizing environmentally superior recycling methods whenever practicable

Chúng tôi cam kết tái sử dụng và định hướng sản phẩm nguyên vật liệu có sẵn, và sẽ tiến hành mọi hoạt động tái chế cần thiết với nhà cung cấp, đồng thời sử dụng các phương pháp tái chế thân thiện với môi trường

We are committed to a system of rigorous process management employee empowerment and accountability and we measure the success of our commitment by our customer satisfaction and by our ability to continually improve the product and service quality of our offerings

Chúng tôi cam kết xây dựng hệ thống quản lý nghiêm ngặt phân quyền cho nhân viên và chúng tôi đánh giá sự thành công bằng sự hài lòng của khách hàng cũng như khả năng cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà chúng tôi mang đến cho khách hàng

We are committed to eliminating OH&S hazards and risks, facilitating the consultation and participation of workers, and workers representatives to develop, implement, maintain and improve the effectiveness of QEHSEn integrated management system

Chúng tôi cam kết loại trừ mối nguy và rủi ro an toàn sức khỏe nghề nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi để người lao động và đại diện của họ tham gia, tham vấn đối với các hoạt động xây dựng, thực hiện, duy trì

và cải tiến tính hiệu lực của hệ thống quản lý tích hợp

We will meet or exceed the applicable legal requirements, customer requirements and other requirements about quality, environment, occupational health and safety and energy that we subscribe to and continually improve the effectiveness of our integrated management systems by establishing and reviewing of our objectives and goals for the future

Chúng tôi đáp ứng các yêu cầu của pháp luật, yêu cầu khách hàng và các yêu cầu khác về chất lượng, môi trường, an toàn sức khỏe nghề nghiệp và năng lượng mà chúng tôi cam kết đồng thời không ngừng nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý tích hợp bằng cách thiết lập và xem xét các mục tiêu cho tương lai

5.2.2 Comunicating the _ Policy/ Truyền đạt Chính Sách _

Managing Director appoint all departments implement needed activities to ensure _ Policy:

Tổng Giám đốc Công ty chỉ đạo các bộ phận thực hiện các hoạt động cần thiết nhằm đảm bảo Chính Sách _:

• Be available and be maintained as documented information

Sẵn có và được duy trì dạng văn bản

• Be communicated, understood and applied within COMPANY

Được truyền đạt, được thấu hiểu và được áp dụng trong toàn Công ty;

• Be available to relevant interested parties; as appropriate

Sẵn có cho các bên quan tâm có liên quan, khi thích hợp

_ Policy is communicated to all workers by

Việc phổ biến Chính Sách _ có thể được thực hiện thông qua:

• _ Policy is issued to all departments in the scope of QEHSEn integrated management system and relevant interested parties, as appropriate

Phát hành văn bản chính sách đến các bộ phận trong phạm vi áp dụng của Hệ thống Quản lý tích hợp QEHSEn và đến các bên quan tâm có liên quan, khi thích hợp

• Communicate in probation and periodical training training courses

Trao đổi trong các khóa đào tạo thử việc, đào tạo định kỳ

• Communicate in the meetings

Thảo luận trong các cuộc họp

• Install at visible positions in the factory

Niêm yết tại các vị trí dễ nhìn thấy trong Công ty

• Or by the other means

Hoặc bằng các hình thức thích hợp khác

5.3 Roles, responsibilities and authorities/ Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn

COMPANY's Managing Director has the overall responsibility and authority to define and ensure COMPANY's compliance with the integrated QEHSEn system's policies and procedures The Managing Director is responsible for delegating responsibility and authority energy management team to ensure continual improvement and effectiveness of the management systems

Tổng giám đốc công ty COMPANY chịu trách nhiệm và có quyền hạn xác định và đảm bảo sự tuân thủ của COMPANY với chính sách và thủ tục của hệ thống tích hợp QEHSEn Tổng Giám Đốc xác định, bổ nhiệm các trách nhiệm và quyền hạn đội quản lý năng lượng để đảm bảo việc cải tiến liên tục và tính hiệu lực của

hệ thống quản lý

EnMT irrespective of other responsibilities, has the responsibility and authority to:

Đội QLNL ngoài các trách nhiệm khác, có trách nhiệm và quyền hạn sau:

a Ensuring that the EnMS is established, implemented, maintained, and continually improved

Đảm bảo hệ thống quản lý được thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục

b Ensuring that the EnMS conforms to the requirements of this document;

Đảm bảo EnMS phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này

c Implementing action plans to continually improve energy performance

Thực hiện kế hoạch hành động để cải tiến liên tục kết quả hoạt động năng lượng

d Reporting on the performance of the EnMS and improvement of energy performance to top management at determined intervals

Báo cáo kết quả hoạt động của EnMS và cải tiến kết quả hoạt động năng lượng đến lãnh đạo cao nhất ở tần suất đã xác định

e Establishing criteria and methods needed to ensure that the operation and control of the EnMS are effective

Thiết lập tiêu chí và phương pháp cần thiết để đảm bảo điều hành và kiểm soát EnMS là có hiệu lực

Department Managers and Supervisors are responsible to and authorized by either their respective managers

or the Managing Director for ensuring that all COMPANY QEHSEn integrated management system activities relating to their functions are performed according to the QEHSEn Policy, Objectives, statutory and regulatory requirements as may apply to the product, COMPANY activities and the requirements of this manual and associated procedures

Các trưởng bộ phận và giám sát viên có trách nhiệm và được ủy quyền bởi Trưởng bộ phận của họ hoặc tổng giám đốc nhằm đảm bảo tất cả các hoạt động của hệ thống quản lý tích hợp QEHSEn COMPANY liên quan đến chức năng của họ đạt hiệu quả theo chính sách, mục tiêu QEHSEn, các yêu cầu của luật định và chế định cũng như áp dụng vào sản phẩm, hoạt động của COMPANY và yêu cầu của sổ tay này và thủ tục kèm theo

The effective implementation of the described integrated QEHSEn management system is verified through Internal audits and its suitability is reviewed during the Management Review process Managing Director chaires the integrated QEHSEn management review meeting

Việc vận hành một cách có hiệu lực hệ thống quản lý tích hợp QEHSEn được kiểm tra xác nhận qua đánh giá nội bộ và tính thích hợp của nó được xem xét qua quá trình xem xét của lãnh đạo Tổng Giám Đốc tiến hành cuộc họp xem xét lãnh đạo hệ thống quản lý tích hợp QEHSEn

Managing Director appoint all department managers define the roles, responsibilities and the authorities of each function of COMPANY and documented in corresponding job descriptions within the QEHSEn These roles, responsibilities and authorities are communicated to the proper personnel and understood in COMPANY to ensure the effective performance of the QEHSEn

Tổng Giám Đốc chỉ định các trưởng bộ phận xác định vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi chức năng của COMPANY và lập thành văn bản trong mô tả công việc trong hệ thống QEHSEn Những vai trò, trách nhiệm và quyền hạn này được thông tin, truyền đạt và thấu hiểu đến những người có liên quan để đảm bảo hiệu quả thực hiện của hệ thống QEHSEn

HR manager is responsible for updating job descriptionsin CDMS when receving the approval of Managing Director

Trưởng bộ phận Nhân Sự chịu trách nhiệm cập nhật bảng mô tả công việc sau khi đã được Tổng Giám Đốc phê duyệt lên CDMS

Organization chart

Porto, Serbia, Financial Controller, VP Finance USA are not in application scope of QEHSEn management system

Porto, Serbia, Financial Controller, VP Finance USA không thuộc phạm vi áp dụng của HTQL tích hợp

Accounting, Sales departments are not in application scope of ISO 9001

Phòng Kế toán, Bán hàng không thuộc phạm vi áp dụng của ISO 9001

Related documents: RCD-10725

Tài liệu có liên quan RCD-10725

5.4 Consultant and participation of workers/ Sự tham gia và tham vấn của người lao động

COMPANY has established, implemented and maintained a procedure (PRO-S-4029) to document the process for internal communication between differrent functions and/or departments and for the receiving, documenting and responding to external inquiries with respect to the environmental aspects and safety as well as the consultation and participation of employee appropriate involvement in occupation health and safety and Energy use

COMPANY đã thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục (PRO-S-4029) để lập thành văn bản quy trình trao đổi thông tin nội bộ giữa các chức năng khác nhau và/ hoặc giữa các bộ phận và việc nhận, ghi nhận, phản hồi các yêu cầu bên ngoài về khía cạnh môi trường, an toàn cũng như việc tham gia tham vấn của nhân viên phù hợp với ATSKNN & Năng lượng

6 Planning/ Hoạch định

6.1 Actions to address risks and opportunities

6.1 Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội

6.1.1 General/ Khái quát

COMPANY has established, implemented and maintained a procedure PRO-41502 Defines the process and responsibilities to determine, analyse, evaluate and propose actions to address risks, opportunities to reduce negative impacts and enhance positive impacts that affect to achieve the intended outcomes and continually improve its QEHSEn MS

COMPANY đã thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục PRO-41502 Quy định cách thức và trách nhiệm xác định, phân tích, đánh giá và đề ra các biện pháp giải quyết rủi ro, cơ hội nhằm giảm thiểu các tác động tiêu cực và nâng cao các tác động tích cực đối với khả năng đạt được các đầu ra dự kiến và đạt được cải tiến liên tục HTQL QEHSEn

The internal and external issues relevant to the operations, interested parties and risk register included in the scope are listed in the RCD-41759 Department Managers are responsible for monitoring and reviewing

of the information related to the internal and external issues, interested parties and risk register facing their functional areas

Các vấn đề nội bộ và bên ngoài có liên quan đến việc vận hành, các bên quan tâm và các rủi ro đã đăng

ký bao gồm trong phạm vi được liệt kê trong RCD-41759 Các trưởng bộ phận có trách nhiệm theo dõi và xem xét thông tin liên quan đến các vấn đề nội bộ và bên ngoài, các bên quan tâm và các rủi ro đã đăng ký liên quan đến khu vực chức năng của họ

A periodic review of the risks and opportunities in RCD-41759 with the intent of enhance desirable effects, prevent or reduce, undesired effects and achieve improvement of QEHSEn management system

Việc xem xét định kỳ rủi ro và cơ hội trong RCD-41759 nâng cao những tác động mong muốn, ngăn ngừa hoặc giảm bớt những tác động không mong muốn, đạt được cải tiến hệ thống quản lý QEHSEn

The RCD-41759 is reviewed and revised as needed when significant changes to the operations occur

RCD- 41759 được xem xét và cập nhật khi cần thiết/ có thay đổi đáng kể đến việc vận hành

6.1.2 Environmental aspects/ Khía cạnh môi trường

COMPANY has established, implemented and maintained a procedure (PRO-S-4025) to document the method to identify of the environmental aspects resulting of the activities (products and services) of _ Viet Nam and document the method for the evaluation of environmental and determine the significant aspects

COMPANY đã thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục (PRO-S-4025) văn bản hóa phương pháp nhận dạng khía cạnh môi trường phát sinh từ hoạt động (sản phẩm và dịch vụ) của _ Việt Nam

Và văn bản hóa phương pháp đánh giá tác động môi trường và xác định khía cạnh môi trường ý nghĩa

The table with the environmental aspects is documented and maintained The environmental aspects are reviewed for establishing, implementing and maintaining the QEHSEn system

Bảng khía cạnh môi trường được lập thành văn bản và duy trì Khía cạnh môi trường được xem xét khi thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống QEHSEn

6.1.3 OH&S hazard identification and Risk assessment / Nhận dạng mối nguy và đánh giá rủi ro An Toàn Sức Khỏe Nghề Nghiệp

COMPANY has established, implemented and maintained a procedure (PRO-10995) to document the process of identification of hazards, the assessment of risks of the activities, processes and the products resulting from the operation defined in the scope and the implementation of control measures

COMPANY đã thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục (PRO-10995) để lập thành văn bản quy trình nhận dạng mối nguy, đánh giá rủi ro của các hoạt động, quá trình và sản phẩm mà kết quả từ việc vận hành được xác định trong phạm vi và thực hiện biện pháp kiểm soát

Methodology which COMPANY uses for hazard identification and risk assessment is based on scope, nature and timing to ensure it is proactive rather than reactive and provide for identification, prioritization and documentation of risk and the application of controls as appropriate

Phương pháp COMPANY sử dụng để nhận dạng mối nguy và đánh giá rủi ro là dựa trên phạm vi, bản chất

và thời điểm nhằm đảm bảo tổ chức luôn sẵn sàng hơn là bị động và cung cấp việc nhận diện, tính ưu tiên

và hệ thống tài liệu của rủi ro và áp dụng các biện pháp kiểm soát khi thích hợp

For the management of change, COMPANY identify hazards and risks associated changes, management system or activities prior to the introduction of such changes

Về việc quản lý sự thay đổi, tổ chức phải nhận biết các mối nguy và rủi ro liên quan đến những thay đổi đó của tổ chức trước khi giới thiệu các thay đổi này

The results of hazard identification, risk assessments and determined controls is documented and kept up

to date The OH&S risks and determined controls are reviewed for establishing, implementing and maintaining the QEHSEn system

Kết quả nhận dạng mối nguy, đánh giá rủi ro và các biện pháp kiểm soát được lập thành văn bản và cập nhật Các rủi ro ATSKNN và biện pháp kiểm soát được xem xét khi thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống QEHSEn

6.1.4 Energy review, EnPIs, EnBs & planning for collection of energy data/ Xem xét năng lượng, EnPIs, EnBs và hoạch dịnh thu thập thông tin năng lượng

COMPANY has established, implemented and maintained a procedure (PRO-41408) to document the energy planning and energy review process to energy review deployment, establish energy baselines, identify energy performance indicators (EnPIs), find opportunities to improve energy performance defined

in the scope

COMPANY đã thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục (PRO-41408) để lập thành văn bản quy trình hoạch định và xem xét năng lượng nhằm triển khai xem xét năng lượng, xây dựng các đường năng lượng cơ sở,

thiết lập các chỉ số hiệu quả năng lượng (EnPIs), tìm kiếm các cơ hội cải tiến hiệu quả năng lượng được xác định trong phạm vi

6.1.5 Legal and other requirements / Các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác

a Requirement Identification / Nhận dạng yêu cầu

Legal requirements are identified by Government Agencies from official mail from Government Agencies and web services supplying the legal requirements Department head is responsible for identifying legal requirements related to his/her activities and update to External Document Master List System Control department reviews identified requirements which COMPANY must apply and assign the person who apply the requirements

Các yêu cầu pháp luật được nhận dạng bởi cơ quan đại diện của nhà nước từ thư điện tử của cơ quan nhà nước và các trang dịch vụ mạng cung cấp Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm cho việc nhận diện các yêu cầu của pháp luật liên quan đến các hoạt động của anh/chị và cập nhật vào danh mục tài liệu bên ngoài Phòng Quản lý Hệ Thống xem xét các yêu cầu đã được nhận diện mà COMPANY phải áp dụng và phân bổ người áp dụng

Other requirements identified by third parties must be approved by Managing Director before application These requirements may include (but not limit) Customer Requirements, Comments for improvement of lead auditor during audits and Comments of external consultant

Các yêu cầu khác được nhận diện bởi bên thứ ba phải được chấp thuận bởi Tổng Giám Đốc trước khi áp dụng Những yêu cầu này bao gồm (nhưng không giới hạn) yêu cầu của khách hàng, góp ý cải tiến của trưởng đoàn đánh giá và góp ý của tư vấn bên ngoài

Other requirements to which COMPANY decided to subscribe are the ones suitable the ability, actuality of COMPANY and improving Environmental and OH&S performances and Energy Management of COMPANY (not against legal requirements and other requirements by the third party) They must be approved by Managing Director before application

Các yêu cầu khác mà COMPANY đã cam kết tuân thủ phải phù hợp với khả năng thực tế của COMPANY

và phải cải thiện hiệu quả bảo vệ môi trường, ATSKNN, năng lượng của COMPANY (không trái với yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác của bên thứ ba) Chúng phải được chấp thuận bởi Tổng Giám Đốc trước khi áp dụng

Assignee executes the application of the requirements

Người được ủy quyền triển khai áp dụng các yêu cầu

• Modify the documents, QEHSEn management program, objectives and target (if any)

Chỉnh sửa tài liệu, chương trình quản lý, mục tiêu và chỉ tiêu QEHSEn (nếu cần thiết)

• Training (if any) and distribute to related personnel

Huấn luyện (nếu cần thiết) và phân bổ đến người liên quan

• Notify internal auditors to pay attention new legal requirements or the changes during internal audits

Thông báo cho đánh giá viên chú ý các yêu cầu mới hoặc thay đổi của pháp luật trong đánh giá nội bộ

The changes, copy, distribution, maintain and deletion of Legal requirements will be controlled as external document

Việc thay đổi, sao chép, phân phối, duy trì và xóa bỏ các yêu cầu của pháp luật phải được kiểm soát như kiểm soát tài liệu bên ngoài

At least monthly, department head revise and update the effectiveness of legal requirements

Ít nhất hàng tháng, trưởng bộ phận chỉnh sửa và cập nhật tình trạng hiệu lực của các yêu cầu pháp luật

6.1.6 Planning action/ Hoạch định hành động

COMPANY has established, implemented and maintained a procedure PRO-41502 Defines the process and responsibilities to determine, analyse, evaluate and propose actions to address risks, opportunities to reduce negative impacts and enhance positive impacts that affect to achieve the intended outcomes and continually improve its QEHSEn MS

COMPANY đã thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục PRO-41502 Quy định cách thức và trách nhiệm xác định, phân tích, đánh giá và đề ra các biện pháp giải quyết rủi ro, cơ hội nhằm giảm thiểu các tác động tiêu cực và nâng cao các tác động tích cực đối với khả năng đạt được các đầu ra dự kiến và đạt được cải tiến liên tục HTQL QEHSEn

COMPANY plan actions to address risks and opportunities in RCD-41759 is reviewed and revised as needed when significant changes to the operations occur

COMPANY hoạch định các hành động giải quyết những rủi ro và cơ hội trong RCD- 41759 được xem xét

và cập nhật khi cần thiết/ có thay đổi đáng kể đến việc vận hành

6.2 QEHSEn Objectives and planning to achieve them/ Mục tiêu QEHSEn và hoạch định đạt mục tiêu

COMPANY has established a Policy that provides a framework for creating and reviewing objectives at relevant levels within the organization

COMPANY đã thiết lập chính sách cung cấp khuôn khổ cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu ở các cấp có liên quan trong tổ chức

The Objectives may include but not limited to

Các mục tiêu có thể bao gồm nhưng không giới hạn

• Internal failure rate/ Tỉ lệ hư hỏng nội bộ

• Overall Plant Efficiency/ Hiệu suất toàn nhà máy

• CAR Closure time / Thời gian đóng CAR

• Reduce the repeated CAR/ Giảm CAR lặp lại

• Q’ty of improvements have been made/ Số cải tiến được thực hiện

• Accurate reporting data/ Chính xác số liệu báo cáo

• Issue material on time and adequately/ Phát hành tài liệu đúng thời gian và đầy đủ

• Break-down of Manufacturing Equipment/ Hư hỏng thiết bị sản xuất

• Energy Consumption/ Tiêu thụ năng lượng

• Reducing Wastes (material, fuel)/ Giảm chất thải/ hao hụt nguyên nhiên vật liệu

• Reducing or Prevent incident, accident, occupational disease/ Giảm hoặc ngăn ngừa sự cố, tại nạn,

bệnh nghề nghiệp

• Training / Đào tạo

• Complaint/ customer satisfaction and relevant interested parties/ Khiếu nại, sự hài lòng của khách

hàng và các bên quan tâm có liên quan

• Delivery time/ Thời gian giao hàng

• Improve working environment/ Cải thiện điều kiện môi trường làm việc

• Improve produtivity/ Cải thiện năng suất

When establishing the objectives, shall consider significant environment aspects and associated compliance obligations, and considering its risks and opportunities, SEUs and energy improvement opportunities, the results of consultation with workers and, where they exist, workers representatives

Khi thiết lập mục tiêu, phải xem xét đến các khía cạnh môi trường ý nghĩa và các nghĩa vụ phải tuân thủ liên quan và xem xét đến các rủi ro và cơ hội của mình, các SEUs và cơ hội cải tiến năng lượng, kết quả tham gia tham vấn với người lao động và với đại diện người lao động

The objectives and targets are documented information The objectives and targets set are measurable and consistent with the complete statement of the Policy set by Management

Các mục tiêu và chỉ tiêu được lập thành văn bản Mục tiêu và chỉ tiêu đề ra phải đo lường được và nhất quán với những cam kết của chính sách được thiết lập bởi lãnh đạo

The objectives and targets are communicated to related departments/ employee and updated as appropriate

Các mục tiêu chất lượng được truyền đạt đến các bộ phận/ cá nhân liên quan và được cập nhật khi thích hợp

The planning determines what will be done, necessary resources, responsibilities for achieving the goals and time frames for achieving them, how the results will be evaluated, and how the actions will be integrated into business processes

Kế hoạch xác định những gì sẽ được thực hiện, các nguồn lực cần sử dụng, trách nhiệm đạt mục tiêu và khung thời gian để hoàn thành chúng, cách thức đánh giá các kết quả, và cách thức hành động được tích hợp vào các quá trình hoạt động chủ chốt

The objective action plan shall summerise by System Control department and approved by Managing Director before implementation (see RCD-41817)

Các kế hoạch thực hiện mục tiêu phải được tổng hợp bởi phòng quản lý hệ thống và được tổng giám đốc phê duyệt trước khi thực hiện (xem RCD-41817)

Department heads monitor, report the progress of implementation of the objective based on the action plan has been established Report objective performance results in the periodic management review meetings performance reports should include an analysis of the causes corrective action results to ensure that objectives are met These reports are used as management revire inputs of management review meetings

Các trưởng bộ phận theo dõi, báo cáo tiến độ thực hiện mục tiêu theo kế hoạch thực hiện mục tiêu đã được thiết lập Báo cáo tổng kết kết quả thực hiện mục tiêu trong các cuộc họp xem xét lãnh đạo định kỳ Các báo cáo kết quả thực hiện mục tiêu phải bao gồm phân tích nguyên nhân kết quả hành động khắc phục cải tiến nhằm đảm bảo khả năng đạt được các mục tiêu đã đề ra Các báo cáo này được dùng làm đầu vào cho xem xét lãnh đạo

6.3 Planning of changes/ Hoạch định sự thay đổi

In the development process, when _ has need for changes, such as changing in functional organization, modify scope, supplement trading business, …Managing Director will consider about:

Trong quá trình phát triển, khi Công ty có nhu cầu thay đổi, ví dụ như thay đổi cơ cấu tổ chức, điều chỉnh phạm vi hoạt động, bổ sung ngành nghề kinh doanh …, Tổng Giám Đốc thực hiện việc xem xét về:

• Purpose of changes and its potential consequence

Mục đích của sự thay đổi và những hậu quả tiềm ẩn của nó

• Consistency of QEHSEn system

Tính nhất quán của hệ thống QEHSEn

• Be available resource

Sự sẵn có các nguồn lực

• The assignment or re-assignment of responsibilities and authority

Việc chỉ định hoặc tái chỉ định các trách nhiệm và quyền hạn

Planning of changes QEHSEn system and operational process

Từ đó hoạch định việc thay đổi hệ thống QEHSEn và các quá trình hoạt động của nó

The result of planning of changes are recorded in the change control report FRM-42535

Kết quả hoạch định và kiểm soát sự thay đổi được ghi nhận vào Báo cáo Kiểm soát sự thay đổi theo biểu mẫu FRM-42535

7 Support/ Hỗ trợ

7.1 Resources/ Nguồn lực

7.1.1 General/ Khái quát

Management provides the human, financial and technological resources and the organizational structure necessary to establish, implement, maintain and improve the QEHSEn system as defined in this Manual COMPANY's Management ensures the necessary resources required to support the QEHSEn system and ensure customer satisfaction are available Resources needs are reviewed during the Management Review

Lãnh đạo cung cấp nguồn nhân lực, tài chính, công nghệ và cơ cấu tổ chức cần thiết để thiết lập, thực hiện, duy trì và cải thiện hệ thống QEHSEn đã được xác định trong sổ tay này Lãnh đạo COMPANY đảm bảo nguồn lực cần thiết sẵn có để hỗ trợ hệ thống QEHSEn và đảm bảo sự thỏa mãn của khách hàng Nhu cầu nguồn lực được xem xét trong xem xét lãnh đạo

7.1.2 People/ Con người

Managing Director in consultation with departments, determine and provide the human resources needed

to effectively implement the QEHSEn and to operate and control its processes

Tổng Giám đốc Công ty với sự tham mưu của các bộ phận xác định và cung cấp nhân lực cần thiết để thực hiện có hiệu lực hệ Hệ thống Quản lý QEHSEn và để điều hành và kiểm soát các quá trình của mình

7.1.3 Infrastructure/ Cơ sở hạ tầng

Managing Director in consultation with Maintenance, ME and other relevant departments, determine, provide and maintain the infrastructure necessary for the operation of its processes and to achieve conformity of products and services

Tổng Giám đốc với sự tham mưu của Phòng Bảo Trì, ME và các bộ phận có liên quan, xác định, cung cấp

và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết cho việc điều hành các quá trình và để đạt được sự phù hợp của sản phẩm

và dịch vụ

Infrastructure include/ Cơ sở hạ tầng bao gồm:

• Factory and related facilities/ Nhà máy và các tiện ích liên quan

• Equipment, including both hardware and software/ Thiết bị, bao gồm cả phần cứng lẫn phần mềm

• Transportation resources/ Các nguồn lực vận chuyển

• Information and communications technology/ Công nghệ thông tin và truyền thông

Infrastructure is maintained through the implementation of maintenance, repair and equipment and infrastructure management

Cơ sở hạ tầng được duy trì thông qua việc thực hiện các quá trình bảo trì, sửa chữa và quản lý trang thiết

bị, cơ sở hạ tầng

7.1.4 Enviroment for the operation of processes/ Môi trường cho việc thực hiện các quá trình

COMPANY's management is responsible for identifying, providing and maintaining those factors relating

to the facilities and working environment that meet the needs of the employees to achieve product quality, meet customer requirements and other requirements which COMPANY subscribes

Lãnh đạo COMPANY có trách nhiệm nhận diện, cung cấp và duy trì các yếu tố liên quan đến việc trang bị

và môi trường làm việc đáp ứng nhu cầu của nhân viên để nhận được sản phẩm chất lượng, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và yêu cầu khác mà COMPANY cam kết

COMPANY has created a working environment that contributes to the achievement of product conformance and QEHSEn requirements

COMPANY đã tạo ra một môi trường làm việc mà đóng góp vào việc tuân thủ thực hiện các yêu cầu của sản phẩm và các yêu cầu QEHSEn

The human aspect for main processes shall be consider on process risk assessments

Tác động con người đối với các quá trình chính được cân nhắc trong bảng rủi ro các quá trình

Managing Director in consultation with Maintenance, ME and other relevant departments determine, provide and maintain the environment necessary for the operation of its processes to achieve conformity of products and services

Tổng Giám Đốc với sự tham mưu của Phòng Bảo Trì, ME và các bộ phận có liên quan, xác định, cung cấp

và duy trì môi trường cần thiết cho việc thực hiện các quá trình của mình và để đạt được sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ

7.1.5 Monitoring and measuring resources/ Nguồn lực theo dõi và đo lường

7.1.5.1 General/ Khái quát

Managing Director in consultation with Maintenance, ME determine and provide the resources needed to ensure valid and reliable results when monitoring or measuring is used to verify the conformity of products and services to requirements

Tổng Giám đốc với sự tham mưu của Bảo Trì, ME xác định và cung cấp các nguồn lực theo dõi và đo lường cần thiết để đảm bảo tính xác thực và tinh cậy của các kết quả khi theo dõi và đo lường được sử dụng để xác nhận sản phẩm và dịch vụ phù hợp với các yêu cầu

The resources provided/ Các nguồn lực được cung cấp:

• Are suitable for the specific type of monitoring and measurement activities being undertaken/ Thích hợp với loại hình hoạt động theo dõi và đo lường cụ thể được sử dụng

• Are maintained to ensure their continuing fitness for their purpose/ Được duy trì để đảm bảo sự

phù hợp liên tục với mục đích sử dụng của chúng

• Maintenance, ME retain appropriate documented information as evidence of the fitness for purpose

of the monitoring and measurement resources/ Phòng Bảo Trì, ME phối hợp duy trì văn bản thích hợp làm bằng chứng về sự phù hợp cho mục đích sử dụng của các nguồn lực theo dõi và đo lường

7.1.5.2 Measurement traceability/ Liên kết chuẩn đo lường

COMPANY maintains a procedure (PRO-S-4010) to control, calibrate, and maintain equipment and software used for the inspection, verification, and measuring of product, process related to quality, environment, occupational health and safety and energy Appropriate equipment is selected based on the measurements to be made and the accuracy required Only calibrated equipment that is traceable to and operates within national or international standards is used In case, it is not traceble to these standards, the standard and verification method should be maintained as documented information

COMPANY duy trì thủ tục (PRO-S-4010) để kiểm soát, kiểm định, và duy trì thiết bị và phần mềm được sử dụng cho việc kiểm tra, kiểm tra xác nhận, và đo lường sản phẩm, quá trình có liên quan đến chất lượng, môi trường, an toàn sức khỏe nghề nghiệp và quản lý năng lượng Thiết bị thích hợp được lựa chọn dựa trên thực hiện đo lường và độ chính xác yêu cầu Chỉ thiết bị đã được kiểm định, hiệu chuẩn liên kết với chuẩn đo lường quốc gia hay quốc tế mới được sử dụng Trường hợp không thể liên kết đến các chuẩn này thì chuẩn cứ và phương pháp xác nhận các thiết bị này phải được duy trì dạng văn bản

Equipment is used in a manner that insures that the measurement uncertainty is known and is consistent with the required measurement capability

Thiết bị được sử dụng đảm bảo rằng việc đo lường không chắn chắn phải được biết và phù hợp với khả năng đo lường được yêu cầu

A suitable indicator is used to show calibration status, and safeguards are implemented to prevent adjustments that would invalidate the calibration setting Equipment is used, stored and handled in a manner

to ensure accuracy and fitness for use

Một thông số thích hợp được sử dụng để hiển thị tình trạng hiệu chuẩn và các biện pháp an toàn được thực hiện để ngăn chặn sự điều chỉnh làm mất hiệu lực của việc thiết đặt hiệu chuẩn Thiết bị được sử dụng, tích trữ và xử lý trong tình trạng đảm bảo tính chính xác và phù hợp cho việc sử dụng

When equipment is found to be out of tolerance, the results of the previous verification activities done with the equipment are reviewed and appropriate action is taken