QUY CHE CONG TAC PHI

-1- QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN TBD VIỆT NAM V/v Ban hành quy chế công tác phí - Căn Luật doanh nghiệp ngày 29 tháng 11 năm 2005 - Căn vào điều lệ tổ chức hoạt động Công ty - Căn vào quy chế tài Cơng ty - Căn vào chức quyền hạn Ban Giám đốc Công ty QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Ban hành quy chế Cơng tác phí cho Cán cơng nhân viên Công ty Cổ Phần TBD VIỆT NAM Điều 2: Các định, quy chế trước trái với định, quy chế khơng giá trị Điều 3: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Các nhân viên phận liên quan chịu trách nhiệm thực Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như điều 3; - Lưu: NS -2- CÔNG TY CỔ PHẦN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TBD VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc =========o0o========= =========o0o========= Phúc Yên, ngày 01 tháng 01 năm 2013 QUY CHẾ CƠNG TÁC PHÍ CƠNG TY CỔ PHẦN TBD VIỆT NAM (Ban hành Kèm theo định số: /QĐ-TBD VIỆT NAM-2013 ngày 01/ 01/2013 Giám đốc Công ty) CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh - Chế độ quy định định mức cơng tác phí tất cán nhân viên làm việc Công ty Cổ Phần TBD VIỆT NAM, cấp có thẩm quyền cử cơng tác ngồi nước (nếu có) - Đối với số trường hợp đặc biệt, chế độ cơng tác phí trợ cấp áp dụng theo quy định khác Giám Đốc Cơng ty ban hành Điều Giải thích khoản cơng tác phí: Cơng tác phí bao gồm loại chi phí thường xuyên phổ biến sau đây: 1-“Chi phí lại” khoản tiền chi mua vé máy bay, vé tàu, vé xe, tiền thuê phương tiện lại khoản chi phí hợp lệ khác phục vụ cho nhu cầu cơng tác 2- “Chi phí lưu trú” tiền phòng ngủ (khơng bao gồm dịch vụ khách sạn cung cấp) trường hợp công tác từ 01 ngày trở lên, không kể thời gian máy bay, tàu lửa, phương tiện lại khác thời gian cơng tác 3- “Phụ cấp cơng tác phí” khoản chi nhằm hỗ trợ cho cán nhân viên Công ty cơng tác có thêm tiền để trả đủ mức ăn nh thường hàng ngày dịch vụ tối thiểu phục vụ cho sinh hoạt cá nhân hàng ngày thời gian cơng tác 4- “Chi phí giao dịch” khoản chi phí chiêu đãi khách mời Cơng ty 5- “Chi phí khác” khoản chi phí cho việc gửi Fax, Internet, thư từ mục đích cơng vụ, chi phí in ấn, chụp tài liệu phục vụ cho chuyến công tác Điều Các nguyên tắc chung -3- - Những người cử công tác tuyệt đối không xem công tác phí khoản thu nhập thân để kết hợp giải nhu cầu riêng tư khơng có liên quan đến mục đích u cầu nội dung chuyến công tác - Trường hợp cán nhân viên cơng tác mà phía mời đài thọ phần khoản chi phí phần lại tốn theo quy định chương II Quy chế - Công tác phí tốn tối đa định mức quy định quy chế (trừ số trường hợp đặc biệt phải Giám Đốc chấp thuận tốn vượt định mức) Hạn mức cơng tác phí quy định Quy Chế Giám Đốc xem xét điều chỉnh lại cho phù hợp năm lần - Người chưa nộp báo cáo tốn tiền cơng tác phí tạm ứng chuyến trước khơng xét tạm ứng cơng tác phí cho chuyến - Các định mức chi phí nêu Quy Chế chưa bao gồm phần thuế GTGT khoản thuế khác (nếu có) Khi có nhu cầu tiếp khách phải xin ý kiến chấp thuận Giám Đốc trước văn Trong trường hợp gấp phải xin ý kiến qua điện thoại sau phải có văn bổ sung Phải dự tốn trước mức chi phí Giám đốc duyệt CHƯƠNG II CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC PHÍ Điều Phân hạng thụ hưởng cơng tác phí Đối tượng thụ hưởng khoản cơng tác phí phân thành hạng sau đây: - Hạng A: Những người giữ chức vụ quản lý Công ty, bao gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc, Quản đốc phân xưởng, Kế toán trưởng - Hạng B: Chuyên viên, kinh tế viên, bao gồm: Kế toán, nhân viên kinh doanh, nhân viên hành chính… - Hạng C: Tất nhân viên lại Cơng ty Điều Hạn mức cơng tác phí lại, ăn chi phí khác -4- Stt Nội dung Chi phí lại (theo thực tế phát sinh vào vé phương tiện giao thông Trường hợp khơng có vé tốn theo giá cước thời điểm phát sinh thị trường) Hạng B - Máy bay, tàu giường nằm, xe ô tô giường nằm, Taxi - Tàu giường nằm, xe ô tô giường nằm, Taxi - Máy bay có phê duyệt BGĐ Hạng C - Tàu ghế mềm, ô tô khách - Xe buýt, xe ôm - Máy bay, taxi có phê duyệt BGĐ - Có chứng từ: 500.000 VNĐ/ngày - Có chứng từ: - Khơng có chứng từ: - Khơng có chứng từ: 400 000 VNĐ/ngày 300 000 VNĐ/ngày Trong nước (bao gồm tiền ăn, uống) 300.000 VNĐ/ngày 200.000 VNĐ/ngày 100.000 VNĐ/ngày Nước (qui đổi theo USD thời điểm phát sinh) 20 USD/ngày 15 USD/ngày 10 USD/ngày Chi phí lưu trú (theo thực tế phát sinh không vượt quá) Phụ cấp sinh hoạt phí Hạng A 400 000 VNĐ/ngày - Có chứng từ: 300 000 VNĐ/ngày - Khơng có chứng từ: 200 000 VNĐ/ngày Chi phí giao dịch (theo thực tế phát sinh BGĐ phê duyệt không vượt quá) ≤ 5.000.000 VNĐ/lần công tác ≤ 3.000.000 VNĐ/lần công tác ≤ 1.000.000 VNĐ/lần công tác Chi phí khác Theo thực tế phát sinh hợp lý Theo thực tế phát sinh hợp lý Theo thực tế phát sinh hợp lý -5- Điều 6: Hạn mức khốn cơng tác phí sử dụng xe gắn máy cá nhân: (bao gồm tiền xăng tiền gửi xe) Chi phí xăng xe phụ cấp: 03 lít xăng/100km xe khơng chở hàng, 07 lít xăng/100km xe có chở hàng (giá xăng tính theo giá thời điểm phát sinh) CHƯƠNG III THỦ TỤC TẠM ỨNG VÀ THANH TỐN CƠNG TÁC PHÍ Điều Thủ tục thẩm quyền tạm ứng công tác phí - Cán nhân viên cơng tác vào thời gian dự kiến có trách nhiệm lập Giấy đề nghị tạm ứng cơng tác phí theo hạn mức quy định Quy chế - Giám Đốc (hoặc Phó Giám Đốc ủy quyền) có thẩm quyền duyệt chi tạm ứng cơng tác phí cho cán nhân viên trực thuộc - Kế tốn trưởng có trách nhiệm kiểm tra thủ tục hạn mức tạm ứng cơng tác phí trước ứng chi Điều Thủ tục tốn cơng tác phí tạm ứng - Cán bộ, nhân viên công tác phải làm thủ tục toán tạm ứng theo mẫu ấn định vòng 10 ngày (khơng tính thứ bảy, chủ nhật ngày lễ) kể từ ngày kết thúc chuyến công tác trở lại Công ty Báo cáo toán tiền tạm ứng phải kèm theo đầy đủ chứng từ (bao gồm hóa đơn tài chính, hóa đơn bán lẻ, phiếu thu ) theo quy định Pháp luật để chứng minh chi phí thực tế phát sinh chuyến công tác Đối với trường hợp khơng có hóa đơn, chứng từ toán theo hạn mức nêu - Đối với khoản chi phí có quy định hạn mức Quy chế mức chi tối đa đề nghị toán phải nằm phạm vi quy định - Đối với khoản không quy định hạn mức Quy Chế mức tối đa xin toán mức chi tiêu thực tế hợp lý có chứng từ kèm theo - Đối với chuyến công tác từ người trở lên báo cáo tốn tiền tạm ứng phải người giữ tiền thiết lập phải có chữ ký xác nhận người cử công tác Điều Trình tự kiểm tra xét duyệt tốn cơng tác phí tạm ứng - Phòng Kế tốn có trách nhiệm kiểm tra nội dung khoản chi với chứng từ kèm theo xem có hợp lý, hợp lệ khơng - Kế Tốn Trưởng phải có ý kiến xác nhận người có trách nhiệm kiểm tra sau tính hợp lý, hợp lệ cơng tác phí thực tế phát sinh so với định mức quy định Quy chế trước trình cấp có thẩm quyền duyệt chi tốn -6- Điều 10 Thẩm quyền duyệt tốn cơng tác phí - Cấp có thẩm quyền duyệt tốn cơng tác phí Giám đốc Phó Giám đốc ủy quyền - Đối với khoản cơng tác phí quy định hạn mức cho hạng cán - nhân viên khơng chấp nhận trường hợp chi vượt mức quy định Trường hợp chi vượt mức quy định phải thu hồi nhập quỹ sau duyệt toán tiền tạm ứng trừ vào tiền lương kỳ toán tiền lương gần - Trong số trường hợp cá biệt, có Giám đốc có quyền định tốn vượt hạn mức quy định Quy Chế Điều 11 Chế độ hóa đơn chứng từ - Chi phí lại, chi phí lưu trú, chi phí giao dịch chi phí khác quy định Quy định duyệt tốn đảm bảo đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ - Các chi phí liên quan đến thơng tin liên lạc phải có hóa đơn hợp lệ đơn vị cung cấp dịch vụ bưu điện, Công ty chuyển phát nhanh EMS Trường hợp sử dụng phương tiện liên lạc khách sạn nơi khơng ghi chung vào hóa đơn chi phí lưu trú - Phòng Kế tốn có trách nhiệm hướng dẫn chế độ hóa đơn chứng từ cụ thể khoản cơng tác phí phát sinh nước nước cho phù hợp với quy định Luật thuế hành - Đối với khoản cơng tác phí có hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ tốn theo hóa đơn, chứng từ khơng vượt q mức quy định, có đồng ý của Giám đốc phép chi vượt mức quy định - Đối với khoản cơng tác phí mà khơng có hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ Phòng Kế tốn có trách nhiệm theo dõi số lần công tác nhân viên tháng, tổng hợp khoản cơng tác phí trả thẳng vào lương nhân viên tháng CHƯƠNG IV KIỂM TRA VÀ XỬ LÝ CÁC VI PHẠM Điều 12 Trách nhiệm kiểm tra - Kế toán trưởng Cơng ty có trách nhiệm kiểm tra q trình thực kế hoạch cơng tác phí Cơng ty Điều 13 Thẩm quyền xử lý sau kiểm tra - Giám Đốc Cơng ty người có thẩm quyền xử lý trường hợp vi phạm quy định văn -7- CHƯƠNG V ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 14 Hiệu lực thi hành Bản Quy định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều 15 Thẩm quyền sửa đổi, bổ sung Giám Đốc Công ty người có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, hiệu chỉnh, tu chỉnh thay Quy Định này, đề nghị Kế Tốn Trưởng Cơng ty Điều 16 Trách nhiệm thi hành Ban Giám đốc, trưởng, phó phòng có trách nhiệm phổ biến qn triệt cho tất nhân viên tồn Cơng ty để thực nghiêm chỉnh nội dung Quy định Điều 17 Biểu mẫu kèm theo - Quyết định cử cán công tác - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy đề nghị toán Vĩnh Phúc, Ngày tháng GIÁM ĐỐC -8- năm 2013 -9- CƠNG TY CỔ PHẦN TBD VIỆT NAM CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM =========o0o========= Độc lập - Tự - Hạnh phúc =========o0o========= Phúc Yên, ngày 01 tháng 01 năm 2013 QUYẾT ĐỊNH CỦA BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN TBD VIỆT NAM (Về việc cử cán công tác) - Căn Quy chế tài Cơng ty - Căn chế độ Cơng tác phí Cơng ty - Căn chức quyền hạn Ban giám đốc Công ty - Căn nhu cầu kế hoạch sản xuất kinh doanh Cơng ty BAN GIÁM ĐỐC CƠNG TY QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nay cử Ông/bà Chức vụ: Thuộc đơn vị Đi công tác tại: Thời gian: Từ ngày đến ngày Phương tiện di chuyển: Điều 2: Ông/bà tốn cơng tác phí theo chế độ cơng tác phí Cơng ty Điều 3: Các Ơng/bà Trường Phòng, Trưởng Ban chức cán có tên Điều chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Nơi nhận - Như điều - Phòng kế tốn - Lưu VT CƠNG TY CỔ PHẦN TBD VIỆT NAM - 10 - CÔNG TY CỔ PHẦN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TBD VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -o0o GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Kính gửi: Giám đốc Công ty CP TBD VIỆT NAM Người đề nghị: .Chức vụ: Đang làm việc phòng: 1/-Đề nghị công tác tại: Về việc: Đồn cơng tác gồm: Thời gian công tác từ ngày đến ngày 2/-Phương tiện: + Vé máy bay (Khứ hồi: Có + Vé tàu/xe (Tàu hỏa Không Xe ) ) 3/-Số tiền tạm ứng công tác: (Bằng chữ: .) Vĩnh Phúc, ngày tháng Giám đốc Duyệt tạm ứng - 11 - năm Người đề nghị CƠNG TY CỔ PHẦN TBD VIỆT CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -o0o GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TỐN Kính gửi: Giám đốc Cơng ty CP TBD VIỆT NAM Người đề nghị Chức vụ Đang làm việc tại: Nội dung TT Số hóa đơn, Số tiền chứng từ toán Ghi Tổng Lý toán trễ hạn q 10 ngày (khơng tính ngày thứ bảy, Chủ nhật ngày lễ ) sau thời gian công tác trở (nếu có): Vĩnh Phúc, ngày Giám đốc Duyệt toán - 12 - tháng năm Người đề nghị ... theo quy định chương II Quy chế - Công tác phí tốn tối đa định mức quy định quy chế (trừ số trường hợp đặc biệt phải Giám Đốc chấp thuận tốn vượt định mức) Hạn mức cơng tác phí quy định Quy Chế... định mức quy định Quy chế trước trình cấp có thẩm quy n duyệt chi toán -6- Điều 10 Thẩm quy n duyệt tốn cơng tác phí - Cấp có thẩm quy n duyệt tốn cơng tác phí Giám đốc Phó Giám đốc ủy quy n -... vào quy chế tài Cơng ty - Căn vào chức quy n hạn Ban Giám đốc Công ty QUY T ĐỊNH Điều 1: Ban hành quy chế Cơng tác phí cho Cán cơng nhân viên Công ty Cổ Phần TBD VIỆT NAM Điều 2: Các định, quy