TRNG DI HC GIAO THONG VN TI TPHCM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TPHCM KHOA MÁY TÀU THỦY  TÀI LIỆU THAM KHẢO MÔN 022015 - KỸ NĂNG MỀM Người biên soạn: TS Nguyễn Duy Trinh GV Châu Thanh Hiếu GV Phạm Văn Chiến TP HCM, ngày 03/09/2014 Kĩ mềm CHƯƠNG 1: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Phần trình bày tóm tắt nội dung kỹ làm việc theo nhóm Kỹ làm việc theo nhóm “kỹ mềm” vô quan trọng không với sinh viên ngồi ghế nhà trường mà với tất người đời sống hàng ngày công việc Phần tài liệu không giúp cho sinh viên nắm kiến thức làm việc nhóm nhóm học tập mà giúp cho sinh viên có kĩ làm việc nhóm để áp dụng hiệu cho cơng việc chun mơn sau Muốn có kỹ làm việc nhóm tốt, ngồi việc hiểu rõ lý thuyết chất q trình nhóm làm việc, người học phải vận dụng, trải nghiệm thực tế, quan sát, tự rút học cho 1.1 Tổng quan nhóm Trong xã hội lồi người nhóm hình thành từ sớm Từ thời tiền sử, người hình thành nhóm để tồn tự nhiên Nhóm để chống thú dữ, nhóm để săn bắn, xây dựng chỗ chống chọi với thiên nhiên… Từ nhỏ sống gia đình, nhóm bạn bè xóm, nhóm lớp học, nhóm lứa tuổi… trưởng thành học tập làm việc vơ tình hay có ý thức tham gia vào nhiều nhóm Chỉ có điều chưa tự hỏi hòa nhập vào nhóm để làm việc hiệu nhất, nhóm ảnh hưởng đến mà thơi Do nghiên cứu, học tập nhóm NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm quan trọng người cần trang bị kiến thức kỹ nhóm làm việc nhóm Ngày nay, sống xã hội công nghiệp, gần tất công việc yêu cầu cá nhân phải hoạt động nhóm làm việc chung Các tổ chức tìm cách huy động tối đa khả làm việc sáng tạo nhóm tổ chức họ Các nhóm dự án thành lập nhằm phát huy tối đa lực cạnh tranh sản xuất, sáng tạo sản phẩm mới, mẫu mã Người ta coi nhóm làm việc nhân tố làm nên vốn nhân lực tổ chức, việc nghiên cứu nhóm làm việc trở nên quan trọng thiết 1.1.1 Khái niệm nhóm Có nhiều khái niệm nhóm, khái niệm sử dụng nhiều là: Nhóm tập hợp nhiều người có chung mục tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, thành viên có vai trò, nhiệm vụ rõ ràng có quy tắc chung chi phối lẫn Nhóm chia thành nhóm thức nhóm khơng thức Nhóm thức nhóm hình thành xuất phát từ nhu cầu tổ chức, để thực hay số công việc cho tổ chức Nhóm khơng thức nhóm hình thành tự nhiên từ nhu cầu thành viên nhóm, thí dụ nhóm bạn bè có sở thích, nhóm người có mối quan tâm… Trong tổ chức thường tồn nhóm thức nhóm khơng thức NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm Thời gian tồn nhóm yếu tố quan trọng Có nhóm tồn suốt thời gian tồn tổ chức Có nhóm tồn theo dự án Có nhóm lại hoạt động thời gian ngắn tính phút nhóm thực tập, trò chơi buổi học, buổi tập huấn… Các nhóm dự án nhóm làm việc, tập hợp thành viên có lực làm việc bổ trợ cho nhau, cam kết thực mục tiêu chung, gắn với mục đích tổ chức Một yếu tố quan trọng nhóm phải có mục tiêu nhóm Mục tiêu chung nhóm phải cụ thể, rõ ràng Mục tiêu phải thành viên nhóm hiểu rõ cam kết thực Mục tiêu xuyên suốt q trình hoạt động nhóm, điều chỉnh thay đổi để phù hợp môi trường mà nhóm tồn Tuy nhiên mục tiêu thành viên mục tiêu nhóm phải phù hợp với mục tiêu tổ chức thành lập nhóm Yếu tố thứ hai nhóm thành viên phải tương tác, liên hệ, giao tiếp với thường xuyên Tiếp xúc tương tác làm ảnh hưởng lẫn thành viên tác động ảnh hưởng làm nên động lực phát triển nhóm: tích cực tiêu cực Yếu tố thứ ba quy tắc nhóm chuẩn mực nhóm Nhóm phải xây dựng quy tắc, quy định, nội quy nhóm để cho nhóm hoạt động hiệu Đây quy tắc thức Trong nhóm có quy tắc ngầm khơng cơng bố có hiệu lực khơng phần quan trọng Tuy nhiên, quy tắc ngầm có mặt tích cực mặt tiêu cực Yếu tố cuối vai trò, trách nhiệm rõ ràng thành viên nhóm Nhóm hoạt động hiệu thành viên biết rõ nhiệm vụ, phù hợp lực mình, khơng chồng chéo, giẫm đạp lên Nhóm làm việc thành lập để giải thực cơng việc có mục tiêu rõ ràng mà cá nhân khơng thể hồn thành Nếu cơng việc đơn giản, giải cá nhân, khơng đòi hỏi phải phối hợp, khơng cần phối hợp nhiều kỹ khơng cần thiết tới thành lập nhóm 1.1.2 Tầm quan trọng nhóm làm việc Làm việc theo nhóm xu hướng chung tổ chức, doanh nghiệp, công ty xã hội ngày Sở dĩ có xu hướng số nguyên nhân sau đây: NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm - - - - Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng suất hiệu công việc Nhiều nghiên cứu chứng minh làm việc theo nhóm suất hiệu cá nhân cao hẳn suất hiệu trung bình cá nhân làm việc riêng lẻ Vì nhóm, làm việc kỹ kinh nghiệm thành viên bổ trợ lẫn Làm việc theo nhóm giảm số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó với thay đổi môi trường, nắm bắt hội giảm thiểu nguy Nhóm tạo mơi trường làm việc thuận tiện, kiến thức kinh nghiệm cá nhân nhóm bổ trợ cho nhau, định tồn diện phù hợp Nhóm làm việc có đủ khả hồn thành dự án hồn chỉnh cá nhân hồn thành phần cơng việc Nhóm tận dụng tốt cá nhân cơng tác chun mơn ngồi chun mơn Các thành viên tự rút tốt để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ ứng xử Nhóm làm việc hiệu nhóm hội tụ số đặc điểm như: - Các thành viên hiểu rõ lý tồn nhóm; Các nguyên tắc quy chế nhóm thảo luận đồng thuận tất thành viên; Thơng tin nhóm thơng đạt; Các thành viên hỗ trợ cho nhau; Có quy tắc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng rõ ràng Để có đặc điểm nhóm phải giữ giá trị nhóm, lấy làm định hướng hoạt động biết răm rắp thi hành theo thị cấp Các nhiệm vụ cá nhân nhóm nêu rõ mục tiêu SMART Các thành viên nhóm phải phối hợp lẫn nhau, sáng tạo Tuy nhiên đặc điểm khơng phải có mà phải hình thành xây dựng giai đoạn phát triển nhóm 1.1.3 Phân loại nhóm Từ “nhóm” có nghĩa tập hợp từ hai người trở lên Tuy nhiên, khái niệm nhóm dùng dùng để tập hợp số ngưới có mục tiêu chung, có tương tác với nhau, có xây dựng quy tắc chung để thành viên tuân theo NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm thành viên đảm nhận vai trò rõ ràng Trong chia nhóm thành nhóm thức nhóm khơng thức Nhóm thức: nhóm thành lập nhu cầu tổ chức nhóm, có định thành lập mục tiêu phải phù hợp với mục tiêu chung tổ chức Nhóm khơng thức: nhóm hình thành tự nhiên nhu cầu xã hội người tham gia, mục tiêu nhóm khơng trùng mục tiêu tổ chức Trong tổ chức đồng thời tồn nhiều nhóm thức khơng thức Các nhóm làm việc quan, tổ chức, nhà máy thường nhóm thức Tuy nhiên vai trò ảnh hưởng nhóm khơng thức quan trọng Các nhóm khơng thức có ảnh hưởng mạnh đến kết hoạt động nhóm thức 1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi ứng xử nhóm Trong q trình làm việc theo nhóm, hành vi ứng xử nhóm bị ảnh hưởng yếu tố sau đây: - Kích cỡ nhóm (Size) Mơi trường làm việc (Environment) Bản chất cơng việc (Nature of task) Vai trò cá nhân (Individual Roles) Phương thức lãnh đạo (Leadership) Tính kết nối thành viên (Conhesiveness) Chuẩn mực nhóm (Group Norms) Bản chất động lực thành viên (Nature and motivation of members) NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm Trong yếu tố nêu kích cỡ nhóm đóng vai trò quan trọng Nó ảnh hưởng đến hiệu làm việc nhóm lớn Nếu nhóm vượt q kích cỡ từ 10 – 12 thành viên khó quản lí nhóm, nên chia nhóm lớn thành nhóm nhỏ Số lượng thành viên nhóm từ – thành viên tối ưu Nên thành lập nhóm có số lượng thành viên số lẻ, để thuận tiện việc biểu trường hợp nhóm khơng thể thống quan điểm vấn đề Tác động kích cỡ nhóm thể bảng sau: Nhóm nhỏ Nhóm lớn Tăng Giảm Tính kết nối nhóm Cao Thấp Sự hài lòng cơng việc Cao Thấp Chuyên cần Cao Thấp Doanh thu Cao Thấp Thấp Cao Giao lưu nhóm Hoạt động xã giao Năng suất lao động Khơng có mối liên hệ rõ ràng 1.2 Hoạt động nhóm 1.2.1 Phát triển nhóm Thơng thường nhóm thức hay khơng thức trải qua giai đoạn q trình phát triển nhóm Các giai đoạn mô tả đây: Giai đoạn 1: Hình thành nhóm (Forming) Giai đoạn thành viên nhóm bắt đầu tập hợp lại Họ mang đến nhóm nhiều điểm khác biệt từ tính cách đến cách làm việc, kiến thức kỹ Họ cần có thời gian tìm hiểu thăm dò lẫn để đánh giá xem liệu họ tồn nhóm hay khơng Trong giai đoạn này, thành viên có xu hướng cẩn trọng giao tiếp, lịch xảy xung đột Vai trò trưởng nhóm giai đoạn thúc đẩy thành viên cởi mở, giao tiếp với nhau, sau phối hợp xây dựng định hướng hoạt động nhóm mục tiêu hoạt động nhóm Nhóm trưởng thành viên tìm hiểu thành viên khác tính tình, khả làm việc, tự tin, trách NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm nhiệm suy nghĩ đóng góp cho nhóm… Sau nhóm hiểu rõ mục tiêu mà nhóm cần phải hồn thành tâm xây dựng nhóm Các mục tiêu xây dựng nhóm thường đánh giá tiêu chí cụ thể (specific), đo lường (measuarable), có khả đạt – khả thi (attainable), thực tiễn (realistic) có thời hạn xác định (time – bound) (Mục tiêu SMART) Nếu nhóm khơng xây dựng mục tiêu thành viên không hiểu rõ mục tiêu nhóm nhóm khơng thể hồn thành công việc sớm tan rã Trong giai đoạn nhóm cần phải xác định quy trình hoạt động, xác định vai trò cá nhân, tạo dựng quan hệ lòng tin Giai đoạn 2: Trải qua sóng gió/ bão táp (Storming) Giai đoạn xảy thành viên xung đột cách làm việc, công việc phân công chia sẻ trách nhiệm Mới hình thành nhóm nên có số thành viên tỏ trội, đồn kết xảy Truyền thơng, giao tiếp nhóm chưa sn sẻ, người muốn thống trị, lơi kéo, người thờ ơ, thiếu quan tâm Trưởng nhóm lúc phải người cứng rắn, gương mẫu, gần gũi thành viên, tránh để xảy căng thẳng quá, tổ chức tốt công việc làm cho cơng việc bắt đầu có hiệu Làm cho thành viên nhóm hiểu nhiều có thể, hiểu rõ cơng việc phải làm, tránh thành viên cạnh tranh trở thành đối thủ Tăng cường giao tiếp nhóm Chuyển cơng việc thành tích cá nhân sang thành tích chung nhóm Các thành viên nhóm giai đoạn cần học cách quản lí, giải xung đột Xác định rõ vai trò cá nhân, quyền lực cấu tổ chức Nhóm trưởng nên xây dựng đồng thuận thông qua việc nhắc lại mục tiêu nhóm Giai đoạn 3: Hình thành chuẩn mực (Norming) NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm Giai đoạn thành viên bắt đầu nỗ lực đóng góp vào cơng việc chung nhóm Các thành viên nhóm thể khả tốt việc hoàn thành nhiệm vụ, giải vấn đề giải xung đột Các thành viên nhóm tin tưởng lẫn nhau, gắn kết với qua công việc Các thành viên nhóm cần tích cực tham gia vào việc đưa ý kiến, định giải vấn đề nhóm Tiếp tục sử dụng chiến lược hiệu để giải xung đột, giải vấn đề Các thành viên cần có trách nhiệm cao vai trò Lãnh đạo nhóm tạo điều kiện để thành viên hỗ trợ Bảo đảm kênh thông tin nhóm thơng suốt, xây dựng chế phản hồi tích cực Thành viên tin tưởng lẫn nhau, gắn kết mục tiêu chung Nhóm viên lắng nghe ý kiến lẫn Giai đoạn 4: Hoạt động thành cơng (Performing) Sau hình thành xong chuẩn mực nhóm vào giai đoạn hoạt động hiệu Đặc trưng giai đoạn thành viên hoàn toàn hòa hợp nhau, tạo suất làm việc cao, tiềm cá nhân tập thể nhóm phát huy, vấn đề giải hiệu quả, mâu thuẫn khơng xảy Nhóm tiếp cận linh hoạt nhiệm vụ giao, vai trò cấu tổ chức xác định rõ ràng Tuy nhiên loại bỏ hết xung đột, xung đột lúc thường trực tác động đến nhóm giai đoạn Khi xảy xung đột nhóm có khả xác định, đánh giá xung đột đưa giải pháp giải xung đột cách NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY Kĩ mềm hiệu Các thành viên nhóm có xu hướng tâm lí tràn đầy nhiệt huyết, sáng tạo vui vẻ hợp tác Trong giai đoạn này, nhóm cần đưa kì vọng cao để thực nhiệm vụ Lúc chia nhóm thành nhóm nhỏ để đưa định hoàn thành nhiệm vụ Cần phân chia công việc cụ thể cho thành viên, phù hợp với lực vai trò họ để hiệu cơng việc cao Bên cạnh đó, thành viên cần phải tự hồn thiện nhóm, thích ứng với thay đổi, chấp nhận khác biệt, hướng đến mục tiêu chung, tham gia vào việc quản lý chung Giai đoạn 5: Kết thúc/Tan rã (Adjourning) Đây giai đoạn mà thành viên hoàn thành mục tiêu chung thành viên khơng phụ thuộc vào Nhiệm vụ hồn thành nhóm kết thúc vai trò để xây dựng tập hợp thành nhóm với mục tiêu Hoạt động nhóm thường giám sát đánh giá để rút kinh nghiệm học cho nhóm khác, dự án khác 1.2.2 Hoạt động nhóm Nhóm tập hợp nhiều người số lượng thành viên nhóm khơng phải cố định từ đầu đến cuối, có thành viên gia nhập vào nhóm Các thành viên thành viên cũ có quen từ trước hoàn toàn chưa quen Lúc này, người trưởng nhóm ln phải giải nhiều vấn đề đoàn kết, tranh chấp, xung đột, đưa định để hài hòa chức nhóm Các thành viên cần hiểu rõ động thái nhóm để xây dựng nhóm làm việc hiệu Nhóm muốn vận hành hiệu cần làm tốt hoạt động sau: - Hội nhập thành viên vào nhóm Khó khăn ln xảy nhóm thành lập có thêm thành viên nhập vào nhóm Thành viên phải tự giải vấn đề hội nhập Các thành viên thuộc ba dạng người thích tranh cãi, người tốt bụng người thực dụng Ba dạng gây khó khăn cho trình hội nhập Người thích tranh cãi hay phản ứng lại vấn đề, muốn khẳng định trội nhóm Người tốt bụng có thái độ phụ thuộc người khác, ln muốn tìm phe nhóm để dựa, sợ hãi điều bất ngờ, nhu cầu an tồn cao Người thực dụng lo lắng nhu cầu cá nhân nhóm, bướng bỉnh hòa hợp nhu cầu cá nhân định hướng nhóm NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 10 Kĩ mềm CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ XIN VIỆC 3.1 Khái niệm hồ sơ xin việc Hồ sơ xin việc ln loại “vũ khí” tối quan trọng người ta muốn tiếp cận cac họ i nghè nghiẹ p Thậm chí số nhà tuyển dụng cần xem hồ sơ tìm việc 30 giây nhận ứng viên vào vòng vấn ngay! Tuy nhiên, đáng tiếc nhiều ứng viên lại gặp khó khăn việc viết hồ sơ Đặc biệt sinh viên tốt nghiệp đại học, dù có nhiều thơng tin đặc sắc thân để giới thiệu với nhà tuyển dụng hầu hết lại thể chúng để gây ấn tượng tốt? Chuẩn bị tốt hồ sơ xin việc cần thiết Nhiều bạn có khả đáp ứng u cầu cơng việc hội khơng đến với bạn hồ sơ bạn bị lọai từ vòng sơ tuyển Tuy tất mẫu biểu hồ sơ xin việc có sẵn, viết đầy đủ mục tạo ý người đọc điều đơn giản Hồ sơ bạn bị loại viết q sơ sài chưa cẩn thận Bạn bị loại hồ sơ xin việc không nêu kinh nghiệm khả bạn theo hướng đáp ứng yêu cầu đơn vị tuyển dụng: Người tuyển dụng đủ thơng tin để hiểu bạn Vì vậy, mục đích chương hướng dẫn cho bạn sinh viên trường cách xây dựng chuẩn bị để có hồ sơ đầy đủ, xác nhằm tạo ấn tượng tốt nhà tuyển dụng 3.2 Hồ sơ xin việc Hồ sơ xin việc bao gồm gì? Hồ sơ xin việc thường làm theo mẫu quy định chung theo mẫu riêng quan, xí nghiệp, đơn vị tuyển dụng Thông thường hồ sơ đầy đủ gồm có: NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 48 Kĩ mềm Đơn xin việc có dán ảnh Sơ yếu lý lịch có dán ảnh xác nhận địa phương quản lý Các văn bằng, chứng chun mơn có cơng chứng Cơ quan quản lý Thư giới thiệu đảm bảo người có uy tín xác nhận đơn vị mà bạn làm trước Bản (photocopy) sổ hộ khẩu, CMND Giấy khám sức khỏe Các giấy tờ khác theo yêu cầu đơn vị tuyển dụng Tất giấy tờ đựng túi hồ sơ Bên túi có ghi đầy đủ họ tên, địa liên hệ bạn tên loại giấy tờ có bên Làm để có hồ sơ xin việc gây ấn tượng tốt? Một hồ sơ đầy đủ trình bày cẩn thận hình thức nội dung gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng Điều chứng tỏ bạn người cẩn thận, có trách nhiệm nghiêm túc q trình tìm kiếm việc làm Hãy nhớ có đến hàng trăm người nộp hồ sơ xin vào vị trí cơng việc nhà tuyển dụng chọn lựa từ hồ sơ danh sách vừa đủ để xử lý vấn mà thơi NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 49 Kĩ mềm 3.3 Cách thức viết lý lịch cá nhân (CV, Resume) Lý lịch cá nhân bật Tờ khai lý lịch tự giới thiệu thân Lý lịch phải phản ánh nhân cách, làm bật kinh nghiệm, khả bạn việc hồn thành cơng việc đơn vị tuyển dụng Vì việc trình bày chọn lọc thông tin lý lịch quan trọng Một lý lịch sẽ, khơng có lỗi tả, chữ viết rõ ràng, khai đầy đủ nội dung ngắn gọn súc tích góp phần giúp bạn thành công Những điều cần lưu ý: - - - Viết đầy đủ họ tên, ngày, tháng, năm sinh, địa chỉ, số điện thoại, số fax (nếu có) Tình trạng nhân (đã lập gia đình hay độc thân, có con) Nếu bạn nam trẻ, ghi rõ hồn thành nghĩa vụ qn (nếu có) Phần đào tạo ghi rõ văn chứng chỉ, chuyên ngành đào tạo, thời gian nơi đào tạo Nêu rõ trình độ tin học, ngoại ngữ (nếu có) Phần kinh nghiệm chun mơn: Trình bày kinh nghiệm bật điểm mạnh mà người tuyển dụng quan tâm Nếu bạn làm đơn vị khác, nêu rõ công việc, kết quả, thời gian bạn làm tên đơn vị Những chứng số chứng minh cụ thể có sức thuyết phục người tuyển dụng Phần quan hệ gia đình: Ghi tên tuổi cha mẹ, anh chị em ruột nghề nghiệp họ (nên ghi cụ thể, khơng ghi chung chung) Gia đình hồn cảnh sống có ảnh hưởng đến nhân cách bạn Nếu bạn ghi cụ thể nhà tuyển dụng hiểu rõ bạn Gia cảnh tốt gây cảm tình họ điểm mạnh bạn Cuối cam kết bạn bạn khai Lý lịch cần có xác nhận quan công an phường, xã nơi bạn sinh sống Đối với số doanh nghiệp liên doanh với nước ngồi cần cam kết ký tên 3.4 Cách thức viết thư xin việc (Application form) Đơn xin việc gây ấn tượng Đơn xin việc hội để bạn nói với nhà tuyển dụng họ cần xem xét hồ sơ bạn kỹ Bạn cần khẳng định trình độ bạn phù hợp với vị trí NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 50 Kĩ mềm tuyển dụng Hãy giải thích bạn thích cơng việc bạn lại phù hợp với yêu cầu họ Mẫu đơn xin việc bán phổ biến thị trường sơ sài, bạn nên tự viết để làm rõ điều muốn trình bày Trong nhiều trường hợp, công việc mà bạn tìm hiểu làm việc môi trường tiếp xúc thường xuyên với người nước ngồi bảng mơ tả u cầu cơng việc yêu cầu bạn phải viết đơn xin việc tiếng Anh (đơn xin việc thường gọi Application Job Cover letter) Hình thức trình bày: - - Sử dụng khổ giấy A4, chỉnh lề cân đối Không chọn sử dụng nhiều font chữ, kiểu chữ Nếu chữ đẹp, viết tay Tuy nhiên thông thường nên soạn thảo mẫu đơn hình thức đánh máy để dễ dàng chỉnh lề lưu trữ lại Sau hoàn thành cần đọc lại để kiểm tra lỗi tả Câu văn ngắn gọn, rõ ràng Giữa đoạn văn phải ngắt xuống dòng Nội dung: NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 51 Kĩ mềm - - - Thông tin cá nhân: Họ tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dán ảnh bạn vào góc trái phía tờ đơn xin việc (thơng thường ảnh có kích cỡ 3×4) Đoạn mở đầu: Viết hai, ba câu nêu lý bạn biết để ứng tuyển xin vào làm đơn vị Phần nội dung chính: Giới thiệu khả hay kỹ bạn có để làm việc tốt cho đơn vị tuyển dụng Đặc biệt nêu rõ cơng việc cụ thể bạn đảm trách Nếu bạn làm việc công ty khác trước đó, trình bày kinh nghiệm kết bạn đạt trình làm việc Hãy trình bày rõ ràng bạn muốn làm loại công việc bạn quan tâm Đừng quên làm bật ưu bạn từ trình đào tạo hay làm việc trước trình bày phẩm chất cách khéo léo 3.5 Một số giấy tờ ấn tượng khác Văn bằng, chứng có sức thuyết phục Các văn bằng, chứng quan trọng Trong lúc tìm việc làm bạn nên: - Sao loại chứng thành nhiều có công chứng quan Nhà nước để sẵn sàng, cần, nộp hồ sơ cho nhiều đơn vị khác Chú ý khơng nộp nhiều nhà tuyển dụng không trả lại hồ sơ bạn không tuyển dụng Nếu bạn có nhiều văn nên lựa chọn văn theo yêu cầu mang lại lợi điểm cho bạn xét tuyển Đừng quên đưa vào hồ sơ chứng tin học, ngoại ngữ, chứng khả chun mơn (nếu có) NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 52 Kĩ mềm Thư giới thiệu người có uy tín: Thư giới thiệu người có uy tín đơn vị bạn làm việc chứng đảm bảo tốt cho bạn Bạn nên cất giữ cẩn thận để sẵn sàng đưa cho nhà tuyển dụng Nếu thư giới thiệu, bạn nên đưa cho nhà tuyển dụng trước nộp hồ sơ Nếu thư xác nhận lực làm việc, bạn nên để túi hồ sơ Bản sổ hộ khẩu: Nhiều nhà tuyển dụng ghi rõ yêu cầu với ứng viên cần có hộ tỉnh hay thành phố định Nếu bạn có hộ nơi nhà tuyển dụng mong muốn lợi điểm bạn Bản hộ cần rõ ràng, có chứng nhận quền địa phương công chứng Giấy khám sức khỏe: Bạn cần xin giấy chứng nhận sức khỏe đơn vị y tế có thẩm quyền Giấy khám sức khỏe lợi điểm bạn chất khỏe mạnh Đối với số ngành nghề làm việc điều kiện công tác đặc biệt, mẫu giấy khám sức khỏe quan quản lý ban hành trang web NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 53 Kĩ mềm CHƯƠNG 4: KỸ NĂNG XỬ LÝ VÀ TRẢ LỜI PHỎNG VẤN 4.1 Khái niệm vấn tuyển dụng Phỏng vấn vòng quan trọng định xem bạn có giành cơng việc mà mong muốn hay khơng Vì vậy, phải ln dồn nỗ lực tâm huyết cho việc chuẩn bị Mục đích chương học xây dựng cho kỹ xử lý đưa câu trả lời ưng ý nhà tuyển dụng trình vấn, đồng thời xây dựng cho kỹ chuẩn bị công việc trước sau vấn nhằm đạt hiệu cao cho thân Phỏng vấn tuyển dụng (phỏng vấn việc làm) hình thức vấn đáp trực tiếp (gặp mặt) gián tiếp (qua điện thoại) nhằm tuyển chọn ứng viên phù hợp với vị trí cơng việc cơng ty, doanh nghiệp 4.2 Các hình thức vấn Hiện nhu cầu tuyển dụng lớn, công ty có cách vấn khác nhằm lựa chọn ứng viên phù hợp Có nhiều hình thức vấn, phổ biến hình thức sau đây: NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 54 Kĩ mềm 4.2.1 Phỏng vấn qua điện thoại: Hiện vấn qua điện thoại cách phổ biến nhằm sàng lọc ứng viên trước vấn Cuộc vấn hẹn trước khơng Nếu thời điểm khơng thuận tiện bạn cho người ta biết xếp hẹn vào thời điểm khác Trong lúc vấn qua điện thoại bạn bị loại trả lời ấp úng hay không khớp với CV mà bạn gửi Nếu bạn có chất giọng hay phản xạ nhanh cách trả lời dễ dàng ghi điểm nhà tuyển dụng Nếu vấn hẹn trước bạn nên chuẩn bị tất tài liệu liên quan tài liệu công việc, CV mà bạn gửi cho nhà tuyển dụng, tài liệu tham khảo Bắt đầu vấn bạn nên xác nhận lại tên chức vụ người vấn, nhớ phải ghi lại Thơng tin giúp bạn khơng làm phật lòng người vấn bạn khơng có nhầm lẫn trình vấn, mặc khác để sử dụng viết thư cảm ơn sau vấn Vì thời gian nên bạn cần trả lời câu hỏi ngắn gọn tập trung tranh thủ hỏi nhà tuyển dụng thêm thông tin liên quan đến công việc, công ty… 4.2.2 Phỏng vấn bữa ăn: Có thể hình thức vấn phổ biến Việt Nam so với hình thức khác Nhà tuyển dụng muốn vấn theo cách nhằm đánh giá khả giao tiếp bạn Trước vấn bạn nên tìm hiểu trước nhà hàng mà mời đến tìm hiểu cách sử dụng loại dao nĩa bàn tiệc NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 55 Kĩ mềm Trong bữa ăn bạn đừng nên gọi ăn đắt tiền, ý đến số ăn gây phiền tối cho bạn phải chọn ăn đơn giản để thuận tiện vừa ăn vừa trao đổi Bạn khơng nên nói chuyện miệng thức ăn, nên thoải mái trao đổi cởi mở với nhà tuyển dụng Sau bữa ăn bạn nên cảm ơn nhà tuyển dụng viết thư cảm ơn đồng thời bày tỏ thái độ quan tâm đối công việc tới nhà 4.2.3 Phỏng vấn nhiều người lúc: Đây hình thức vấn mà tuyển dụng gọi từ 2, ứng viên trở lên vào vấn lúc, họ đặt câu hỏi để ứng viên trả lời Trong trường hợp thường câu hỏi khơng phải trả lời hay sai mà vấn đề chỗ nhà tuyển dụng khả phản ứng nhanh nhạy ứng viên Vì bạn cần bình tĩnh trả lời nhanh, nhiên đừng hấp tấp giành trả lời chưa nghĩ phương án hay Nếu đối thủ bạn trả lời bạn khơng ngắt lời người ta mà chờ người ta nói xong Khi trả lời khơng chê bai câu trả lời người trước Nếu lúc bạn trả lời “Tôi đồng ý với phương án chị A” chắn bạn khơng chọn nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên chậm chạp, người ba phải ăn theo Vì trả lời sau mà khơng có phương cách trả lời khác bạn nên bổ sung nâng cao phương án theo cách tối ưu hơn, khả thuyết phục cao kỹ tổ chức nhóm chắn bạn ghi điểm nhà tuyển dụng Dạng câu hỏi tình đòi hỏi ứng viên phải sáng tạo, có khả suy luận logic để đưa giải pháp thích hợp NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 56 Kĩ mềm 4.2.4 Phỏng vấn trực tiếp Tùy theo quy mô quy chế công ty mà trình vấn trực tiếp tiến hành lần hay nhiều lần Phỏng vấn trực tiếp lần đầu: Nhân viên nhân vấn nhằm đánh giá lực chun mơn bạn có phù hợp với cơng việc hay khơng? Vì bạn cần nghiên cứu kỹ mô tả công việc mà họ đưa ra, ý cách trả lời không khác so với CV mà bạn gửi cho họ Phỏng vấn trực tiếp lần 2: Trưởng phòng nhân có trưởng phòng vị trí mà bạn ứng tuyển, giám đốc Đây vấn thức nhằm kiểm tra lực chuyên môn bạn Những người tham gia vấn có quyền định chọn bạn hay khơng? Vì đừng qn bạn phải trả lời cho tất nhóm thay trả lời với người đặt câu hỏi cho bạn đừng quên ý đến người đặt câu hỏi cho Thơng thường có người điều khiển vấn Người giám đốc trực tiếp bạn người định, đặc biệt ý đến họ Phỏng vấn lần cuối: Thơng thường vòng cuối bạn dường chấp nhận làm việc họ gặp bạn để thương lượng mức lương chế độ làm việc Đây xem vòng vấn căng thẳng bên muốn trả lương NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 57 Kĩ mềm thấp bên muốn nhận mức lương cao Vì thế, bạn phải khéo léo linh hoạt thương lượng Nên hỏi rõ công việc mà làm, chế độ đãi ngộ cơng ty Việc hiểu rõ đặc điểm vòng vấn giúp bạn loại bỏ cảm giác hồi hộp, căng thẳng chuẩn bị thật chu đáo câu trả lời giải pháp dự bị để đối phó với nhà tuyển dụng 4.2.5 Cách tìm kiếm hội vấn: Để tìm kiếm hội vấn vào cơng ty hay ngành nghề u thích có số cách thức thơng dụng nay: - Sử dụng điện thoại Các tờ rơi, áp phích quảng cáo tuyển dụng Các báo giấy, truyền hình, internet Có người giới thiệu tự liên hệ Qua trung tâm tìm kiếm việc làm 4.3 Quy trình vấn tuyển dụng “Nhà tuyển dụng tìm kiếm bạn???” – Đây câu hỏi mà hầu hết sinh viên tốt nghiệp băn khoăn mong muốn tìm đáp án - Cá tính Sự tự tin Kỹ giao tiếp Sự chững trạc khả lãnh đạo Mục tiêu nghề nghiệp Sự phù hợp với văn hóa cơng ty NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 58 Kĩ mềm 4.3.1 Quá trình vấn Một trình vấn nói chung thường bao gồm bước sau: Chào hỏi tạo ấn tượng ban đầu: ứng viên giới thiệu thân chào hỏi Nói chút thời tiết, tình hình giao thơng… Hướng dẫn: Nhà tuyển dụng thơng báo cho ứng viên quy trình vấn mơ tả tóm tắt cơng việc Phỏng vấn: Hỏi trả lời Tùy theo yêu cầu nhà tuyển dụng mà ứng viên trả lời tiếng Anh tiếng Việt Tổng kết: Ứng viên có hội để đặt câu hỏi Người vấn thông báo giai đoạn trình tuyển dụng Sau vấn: Ứng viên gửi thư cảm ơn 4.4 Các bước chuẩn bị vấn Khi nhận điện thoại email mời tới dự vấn từ cơng ty, bạn phải có chuẩn bị tốt để hy vọng đạt kết tốt sau buổi vấn 4.4.1 Thu thập thông tin Để công việc chuẩn bị tốt nhất, cần lưu ý thu thập thông tin sau: - Bạn tìm việc ngành nào? Các tập đồn lớn Các công ty vừa nhỏ Cơ quan nhà nước Các tổ chức phi lợi nhuận/các tổ chức xã hội Thu thập mơ tả cơng việc tìm hiểu kỹ Thu thập thêm thơng tin từ trang web nguồn online khác Nếu tìm hiểu thơng tin từ người làm việc công ty bạn muốn xin việc Đối tượng khách hàng cty Các dịch vụ và/hoặc sản phẩm cty cung cấp NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 59 Kĩ mềm - Khu vực quốc gia Đối thủ cạnh tranh/Thách thức mà cty phải đối mặt Lịch sử, nhiệm vụ, kế hoạch 5, 10 năm cơng ty gì? Các thơng tin giải thưởng gần Số lượng nhân viên 4.4.2 Chuẩn bị câu hỏi dự kiến buổi vấn Việc chuẩn bị trước câu hỏi dự kiến buổi vấn làm bạn cảm thấy tự tin trả lời không bị bỡ ngỡ đặt câu hỏi Một số câu hỏi thông thường cần chuẩn bị là: - - Hãy cho biết thân bạn Tại bạn muốn làm việc cho chúng tơi? Bạn mang lại cho cơng việc chúng tơi Những kinh nghiệm hay kỹ bạn cho giúp ích cho cơng việc này? Điểm yếu bạn gì? Thế mạnh bạn gì? Trong năm bạn nghĩ vị trí nào? Bạn làm việc dự án chưa? Vị trí bạn nhóm gì? Nhóm hồn thành cơng việc? Hãy cho biết tình xung đột? Bạn giải nào? Hãy cho biết ví dụ bạn gặp trở ngại bạn làm nào? Mức lương bạn mong đội bao nhiêu? Bạn có câu hỏi cho chúng tơi? Ngồi ra, số câu hỏi bạn có quyền hỏi nhà tuyển dụng: - Ông/bà muốn người đảm nhiệm vị trí phải làm gì? Ơng/bà vui lòng cho biết kiểu dự án tơi phải thực vòng tháng đầu làm việc? Ơng/bà vui lòng cho biết mục tiêu phòng năm tới gì? Ơng bà vui lòng cho biết tơi làm việc với ai? NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 60 Kĩ mềm - Ơng bà vui lòng cho biết tơi có huấn luyện thêm để làm tốt cơng việc này? 4.4.3 Chuẩn bị trang phục vấn Để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng lần vấn đầu tiên, việc chuẩn bị trang phục cần thiết Tác phong, ăn mặc lịch giúp bạn tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng q trình vấn Cơng việc chuẩn bị bao gồm: - Áo vest lịch màu tối đồng Áo sơ mi tay dài màu trắng Tất giày tây màu tối Hạn chế đeo đồ trang sức Kiểu tóc gọn gàng chuyên nghiệp Cạo râu Cắt tỉa móng tay gọn gang Mang theo cặp táp kẹp tài liệu Lưu ý: Một số giấy tờ cần chuẩn bị sẵn kẹp tài liệu: - tập giấy trắng Bút viết (nên có cái) Một hồ sơ bạn Một tài liệu tham khảo Bản bảng điểm Các câu hỏi bạn Chỉ dẫn thông tin khác 4.4.4 Trong vấn Chào hỏi người vấn: - Trước bước vào phải gõ cửa phải đóng cửa sau ra/vào Tư trang nghiêm đầu ngẩng cao Thể ánh mắt nụ cười Nói to, chậm rõ ràng NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 61 Kĩ mềm - “Xin chào, tên là… ” “Chào ông/bà …, hân hạnh biết ơng/bà” Nên có mặt tòa nhà cơng ty trước 30 phút, văn phòng trước 15 phút Tạo ấn tượng tốt bàn lễ tân Tự tin chào hỏi người vấn Thể ánh mắt vấn Cười lịch nói to rõ ràng, chậm rãi Trung thực nên tảng kinh nghiệm kiến thức Trả lời câu hỏi yêu cầu Thể nhiệt tình, hào hứng 4.4.5 Sau vấn - Cảm ơn người vấn dành thời gian cho mình: Nhắc lại vị trí, cơng việc mà bạn quan tâm Hỏi họ bước gì, nào/ai mà bạn cần theo tiếp Bắt tay thật chặt thể trân trọng Nếu người tuyển dụng yêu cầu bổ sung giấy tờ bạn phải ghi nhớ bổ sung sớm tốt Gửi email cảm ơn Việc gửi thư cảm ơn nhà tuyển dụng sau tạo điều kiện cho bạn tham gia vấn gây ấn tượng đặc biệt; đồng thời điểm cộng để bù đắp cho lỗi mắc phải q trình vấn NHĨM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 62 ... thiếp với nhóm nhỏ giao ti p với nhóm trưởng Khi thơng tin có rào cản thơng tin Các rào cản làm hạn chế triệt ti u thông tin mà thành viên muốn gửi cho muốn nhận Do muốn nhận thơng tin tốt phải rèn... ti u chí cụ thể (specific), đo lường (measuarable), có khả đạt – khả thi (attainable), thực ti n (realistic) có thời hạn xác định (time – bound) (Mục ti u SMART) Nếu nhóm khơng xây dựng mục ti u... Thơng tin nhóm Thơng tin nhóm quan trọng, mạch máu ni dưỡng thể nhóm Thơng tin rõ ràng, xác người hiểu hiểu nhiệm vụ để hơp tác với Thơng tin có nguồn phát có nơi ti p nhận thơng qua kênh truyền tin