Kỹ năng xử lý văn bản

Kỹ NĂNG XỬ LÝ VĂN BẢN phamyenmai@mof.gov.vn Tháng 5/2016 Kỹ NĂNG XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN I Khái niệm II Những yêu cầu chung III Định dạng văn hành I Khái niệm văn  Khái niệm văn theo nghĩa thông thường: văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý mặt đời sống xã hội mà văn sản sinh với nội dung hình thức khác  Cách tổ chức văn bản: văn thường có phần  (1) Đặt vấn đề;  (2) Giải vấn đề;  (3) Kết luận vấn đề II Những yêu cầu chung Trong trình soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần đảm bảo thực yêu cầu chung sau đây:  Nắm vững chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước  Văn ban hành phải thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động quan  Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải công việc đưa phải rõ ràng, phù hợp  Văn phải trình bày yêu cầu mặt thể thức theo quy định Nhà nước II Soạn thông điệp văn hành Cách soạn thơng điệp: Thông báo  Xây dựng bố cục thông báo: Bản thơng báo cần có yếu tố: (1) địa danh, ngày, tháng, năm thông báo; (2) tên quan thông báo; (3) số, ký hiệu công văn; (4) tên văn (thơng báo) trích yếu nội dung thành mục, điều cho dễ nhớ  Trong thông báo: Đề cập vào nội dung cần thông tin không cần nêu lý do, cứ, nêu tình hình chung văn khác Loại thơng báo cần giới thiệu chủ trương, sách, phải nêu rõ tên, số ngày tháng ban hành văn đó, trước nêu nội dung khái quát  Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu mang tính đại chúng cao, cần viết ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm công văn, phần kết thúc cần tóm tắt lại mục đích đối tượng cần thơng báo Ngồi ra, phần kết thúc khơng u cầu lời lẽ xã giao công văn xác định trách nhiệm thi hành văn pháp quy  Đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải thủ trưởng quan, mà người giúp việc có trách nhiệm lĩnh vực phân cơng hay uỷ quyền ký trực tiếp thông báo danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng quan III Định dạng văn hành  Phơng chữ (font) Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001  Khổ giấy: Văn trình bày khổ giấy khổ A4  Kiểu trình bày : Văn trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng)  Căn lề trang văn (đối với khổ giấy A4) cách mép từ 20 - 25 mm;  Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm;  Lề dưới: cách mép trái từ 30 - 35 mm;  Lề trái: cách mép phải từ 15 - 20 mm  Lề phải: Một số phần mềm xử lý văn thường gặp:  LibreOffice Writer  OpenOffice Writer  Microsoft Word WORLD 2010 10 11 GIỚI THIỆU SOẠN THẢO TÀI LIỆU CƠ BẢN ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU KIỂU DÁNG BẢNG BIỂU HÌNH MINH HỌA, HỘP VĂN BẢN, IN VĂN BẢN TRỘN TÀI LIỆU MỤC LỤC VÀ CHỈ MỤC BIỂU MẪU VĂN BẢN LẦN VẾT RÀ SOÁT BẢO MẬT TÀI LIỆU CHƯƠNG BÀI MỞ ĐẦU Giới thiệu  Công dụng: Soạn thảo văn bản, tạp chí trang quảng cáo đơn giản  Tập tin lưu trữ: *.docx -> tập tin lưu trữ thông thường (Word Document) *.dotx -> tập tin mẫu phép sử dụng lại nhiều lần  Khởi động: Cách 1: Start /Programs /Microsoft Word Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Word Cách 3: Start -> Run: winword.exe  Đóng ứng dụng: (Alt + F4) 10 I.2 Bảo vệ mở tệp tài liệu  Đặt mật bảo vệ tệp mở: Password to Open -> OK  Hộp thoại Confirm Password xuất hiện, yêu cầu bạn nhập lại mật vừa gõ Gõ lại mật vừa gõ trước vào mục  Reenter password to open: ->OK 120 I.2 Bảo vệ mở tệp tài liệu • Nếu bạn gõ password, hộp thoại đóng lại, việc thiết lập mật mở văn thành cơng • Nếu bạn gõ sai, thơng báo sau xuất hiện: • Tiếp theo bạn phải nhập lại mật gõ trước 121 I.2 Bảo vệ mở tệp tài liệu  Sau thiết lập mật bảo vệ tài liệu mở tệp thành công, người dùng mở tệp tài liệu để làm việc, hộp thoại sau xuất yêu cầu nhập mật bảo vệ:  Người dùng phải nhập mật mà bạn thiết lập lên hộp thoại mở tệp tài liệu 122 I.3 Bảo vệ sửa nội dung tài liệu  B1: Mở tài liệu cần bảo Word;  B2: Office Button | Save as |Tools General Options | 123 I.3 Bảo vệ sửa nội dung tài liệu  Bạn gõ vào mật bảo vệ sửa đổi nội dung văn mục Password to modify: -> OK Hộp thoại Confirm Password xuất hiện, yêu cầu bạn nhập lại mật vừa gõ: Hãy gõ lại mật vừa gõ trước vào mục Reenter password to modify: ->OK 124 I.3 Bảo vệ sửa nội dung tài liệu Nếu bạn gõ đúng, hộp thoại đóng lại, việc thiết lập mật thành công Nếu bạn gõ sai, thông báo sau xuất hiện: 125 I.3 Bo v sửa nội dung tài liệu Sau ®· thiÕt lập đợc mật khẩu, ngời dùng mở tệp để sử dụng, hộp thoại yêu cầu họ nhập mật để sửa đợc nội dung tài liệu: Nếu nhập mật đúng, ngời dùng sÏ cã qun sưa néi dung tµi liƯu 126 I.3 Bảo vệ sửa nội dung tài liệu  Nếu khơng có mật khẩu, họ nhấn nút Read Only để mở tệp tài liệu dạng đọc Read Only (dạng khơng sửa cất nội dung văn bản) Khi đó, tiêu đề Word xuất dòng chữ:  Cách bảo vệ không hiệu mà kỹ xử lý liệu tài liệu đơn giản Bạn nên dùng cách bảo vệ mức mở tệp liệu hiệu cao 127 II OPTIONS  Khi làm việc với Word (cũng làm việc phần mềm có qui mơ lớn đó) bạn thường phải thiết lập cho mơi trường làm việc thuận tiện, phù hợp với sở thích cơng việc Hộp thoại Options cho phép bạn làm việc Office Button| Word Options  Hộp thoại Options xuất với nhiều thẻ, giúp bạn thiết lập mơi trường làm việc theo nhóm 128 ADVANCED Để thiết lập số thơng tin mang tính chung mơi trường làm việc: 129 ADVANCED  Hai thuộc tính quan tâm nhất:  Show this number of Recent Documents: nhập vào số tệp Word sử dụng dụng gần lên mục chọn File Word Điều thuận tiện cho việc mở tệp văn mà bạn chúng sử dụng gần cách nhấp chuột Ngầm định số tệp 4, bạn nên thiết lập số nhiều hơn;  Measurement units: để thay đổi đơn vị đo chiều dài Word cho phù hợp với bạn Có kiểu đơn vị đo chiều dài sử dụng Inch Centimeter 130 SPELLING AND GRAMMAR  Kiểm tra lỗi tả ngữ pháp văn bản:  Check spelling as you type: kích hoạt tính kiểm tra lỗi tả Bạn nên chọn mục này, lẽ chọn từ viết tắt thiết lập kiểm tra lỗi tả hộp thoại AutoCorrect có tác dụng;  Check grammar with spelling: kích hoạt tính kiểm tra lỗi ngữ pháp (ngữ pháp tiếng Anh) Bạn bật tài liệu văn tiếng Anh, trái lại bạn nên bỏ mục 131 SPELLING AND GRAMMAR 132 FILE LOCATIONS Thiết lập thông tin thư mục đĩa có liên quan đến mơi trường làm việc Word: 133 FILE LOCATIONS  B-1: Chọn Advanced -> File Locations  B-2: Chọn Modify, hộp thoại sau xuất cho phép bạn chọn lại thư mục  B-3: Sau chọn xong thư mục ngầm định để mở cất tài liệu, nhấn nút OK để đồng ý thay đổi   134 .. .Kỹ NĂNG XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN I Khái niệm II Những yêu cầu chung III Định dạng văn hành I Khái niệm văn  Khái niệm văn theo nghĩa thông thường: văn phương tiện ghi tin... HÌNH MINH HỌA, HỘP VĂN BẢN, IN VĂN BẢN TRỘN TÀI LIỆU MỤC LỤC VÀ CHỈ MỤC BIỂU MẪU VĂN BẢN LẦN VẾT RÀ SOÁT BẢO MẬT TÀI LIỆU CHƯƠNG BÀI MỞ ĐẦU Giới thiệu  Công dụng: Soạn thảo văn bản, tạp chí trang... dòng văn bản; Phím Delete: xố ký tự văn đứng kề sau điểm trỏ; Phím Backspace: xố ký tự đứng kề trước điểm trỏ 22 THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN 2.1 Sao chép:  Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) khối văn