báo cáo thực tập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

LỜI MỞ ĐẦU Trong điều kiện gia nhập thị trường thế giới, sự cạnh tranh của các doanh nghiệp ngày càng trở nên gay gắt hơn. Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được đòi hỏi phải có nhiều chiến lược trong sản xuất kinh doanh cũng như trong phương thức quảng bá doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào cũng có ít nhất là một trong các chiến lược như chiến lược nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng mẫu mã, màu sắc, đặc biệt là giá thành phải hợp lý nhưng vẫn phải đảm bảo cho doanh nghiệp tối đa hóa được lợi nhuận. Trong điều kiện như vậy, doanh nghiệp chỉ còn cách tối thiểu hóa chi phí sản xuất. Mà trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng chủ yếu trong việc cấu thành chi phí sản xuất của đơn vị và cấu thành giá vốn của hàng bán. Một điều đáng quan tâm hơn nữa, chính nguyên vật liệu liên quan đến việc luân chuyển vốn lưu động trong doanh nghiệp, với mức dự trữ, sử dụng, tiêu dùng phù hợp sẽ tạo điều kiện để doanh nghiệp có đử số vốn lưu động đầu tư vào các lĩnh vực khác nhằm gia tăng lợi nhuận. Công tác kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi phải dựa trên kế hoạch sản xuất của công ty từ đó phải theo dõi kịp thời về số lượng và giá trị vật liệu nhập xuất tồn từng loại nguyên liệu. Đối với những nguyên liệu có thời hạn sử dụng, hoặc phải có sự bảo quản tốt thì kế toán cũng phải điều phối sao cho hợp lý tránh tình trạng hư hỏng nguyên vật liệu dẫn tới chi phí sản xuất sẽ tăng lên, đồng nghĩa với việc giá vốn hàng bán sẽ tăng lên. Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà , nhận thấy vai trò quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất của công ty, tôi đã quyết định tìm hiểu sâu hơn về nội dung này. Dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo cùng sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng Tài chính Kế toán Công ty, tôi đã hoàn thành Báo cáo thực tập với đề tài: quot; Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà quot;. Báo cáo thực tập ngoài Lời mở đầu và Kết luận được chia thành 2 phần: Phần I: Tổng quan công tác kế toán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà . Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà . Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2 Trường Đại học Vinh Sinh viên: Hồ Mạnh Hùng Lớp: 48B1 QTKD PHẦN THỨ NHẤT TỔNG QUAN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI NGỌC HÀ 1.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN: 1.1.1. Quá trình hình thành: Nhận thấy nhu cầu tăng trưởng nhanh của nghành xây dựng Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà đã được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 2702 000 765 do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Nghệ An cấp ngày 26 tháng 04 năm 2004. Thay đổi lần thứ 2 : Giấy phép kinh doanh số 2900 596 194 do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Nghệ An cấp ngày 24 tháng 05 năm 2010. Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà là đơn vị kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân và hoạt động theo luật doanh nghiệp. Trụ sở chính: Số 35 Ngõ 7B – Hà Huy Tập TP Vinh Nghệ An Điện thoại: 0383.845309 Mã số thuế: 2900596149 Tài khoản: 3601 211 000 521 Tổng số vốn điều lệ: 1.750.000.000 VNĐ 1.1.2. Qúa trình phát triển: Khi bắt đầu đi vào hoạt động, đánh giá tài sản chỉ có giá trị là 800 triệu đồng bao gồm nhà làm việc cấp 4, nhà xưởng cũ nát, 2 dãy kiốt cho thuê mặt tiền và một số máy móc thiết bị cũ kĩ lạc hậu. Trải qua giai đoạn phấn đấu và phát triển Công ty đã có một số cơ sở vật chất vững mạnh, bao gồm: Cải tạo nhà làm việc cấp 4 thành nhà làm việc 3 tầng khang trang với tiện nghi và trang thiết bị đầy đủ; Cải tạo 2 dãy ốt cho thuê thành cửa hàng kinh doanh nguyên vật liệu. Hệ thống máy móc phục vụ cho công việc thi công ngày càng nhiều bao gồm : Máy xúc, máy đào,máy trộn bê tông, xe lu và các xe chở nước..vv.. 1.1.3. Quy mô hoạt động: Không ngừng lớn mạnh và phát triển, công ty đã khắc phục mọi khó khăn dưới sự chỉ đạo sáng suốt của Ban Giám đốc và lòng say mê nghề nghiệp của toàn thể cán bộ công nhân viên quyết tâm đưa doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh và đứng vững được trên thị trường. Cụ thể ta xem xét kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua một số chỉ tiêu chủ yếu sau Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3 Trường Đại học Vinh Sinh viên: Hồ Mạnh Hùng Lớp: 48B1 QTKD Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Tổng giá trị tài sản 2.145.894.968 3.297.204.202 Doanh thu 2.617.626.492 3.500.852.072 Tổng lợi nhuận 368.256.235 402.256.325 Số lao động 120 131 Qua bảng trên cho thấy doanh thu và lợi nhuận của công ty năm sau cao hơn năm trước. Chứng tỏ Doanh nghiệp đã từng bước phát triển trong quá trình sản xuất kinh doanh, hoạt động ngày càng có hiệu quả. Về lực lượng lao động, cùng với sự phát triển về quy mô hoạt động của đội ngũ công nhân viên của công ty đã lên tới 131 người, được bố trí và phân công hợp lý phù hợp với năng lực, chuyên môn của từng người. 1.2. ĐẶC DIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề hoạt động của công ty: 1.2.1.1. Chức năng: Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà là công ty TNHH với 100% vốn tự góp vì thế chức năng của công ty là lãnh đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, bảo toàn vốn điều lệ, ngoài ra Công ty còn có chức năng cung cấp sản phẩm về thép và lắp dựng khung nhà thép, xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, kinh doanh các loại vật liệu xây dựng. 1.2.1.2. Nhiệm vụ: Xây dựng tổ chức kinh doanh đáp ứng nhu cầu đổi mới nhằm thúc đẩy sản xuất, phát triển sản phẩm để thỏa mãn nhu cầu thị trường, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Công ty có thể tăng giảm vốn điều lệ do ban giám đốc quyết định và tiến hành theo Luật kinh doanh. Chấp hành chế độ chính sách chủ trương của Nhà nước. Thực hiện đúng quy định các chính sách đối với người lao động. 1.2.1.3. Ngành nghề kinh doanh: Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 2900596194 ngày 24102010 do Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Nghệ An cấp, Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà kinh doanh với các ngành nghề sau: + Xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật; + Mua bán, đại lý vật liệu xây dựng, máy xây dựng các loại. + Tư vấn giám sát xây dựng và hoàn thiện các công trình xây dựng dân dụng. + Tư vấn, quản lí báo cáo kinh tế kỹ thuật xây dựng công trình. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 4 Trường Đại học Vinh Sinh viên: Hồ Mạnh Hùng Lớp: 48B1 QTKD 1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ: Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của bộ phận xây dựng cơ bản: Sơ đồ 2.4: Quy trình sản xuất kinh doanh của bộ phận xây dựng cơ bản Đánh giá : Xây dựng là hoạt động chính của công ty. Với một công ty điển hình thì các hoạt động của quy trình trên là hoàn thiện và khép kín. Từ khi bỏ thầu rồi trúng thầu cho tới khi thi công xong và bàn giao công trình cho đối tác. Ngoài ra, công ty hiện còn đang là đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng cũng như đại lý các loại máy móc phục vụ cho xây dựng. 1.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty 1.2.3.1. Mô hình tổ chức bộ máy của công ty Sơ đồ 2.1: Bộ máy hoạt động của Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà Triển khai thực hiện dự án Nhận quyết định trúng thầu Nộp hồ sơ dự thầu Mua hồ sơ đấu thầu Quyết toán và bàn giao công trình đưa vào sử dụng Quyết toán giai đoạn GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN PHÒNG KẾ HOẠCH – KỸ THUÂT PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC THI CÔNG ĐỘI ĐIỆN NƯỚC ĐỘI XE MÁY ĐỘI XÂY LẮP SỐ 2 ĐỘI XÂY LẮP SỐ 1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 5 Trường Đại học Vinh Sinh viên: Hồ Mạnh Hùng Lớp: 48B1 QTKD 1.2.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận: Tổ chức bộ máy quản lý vừa phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, vừa gọn nhẹ nhưng vẫn hiệu quả đóng vai trò quyết định thành công của doanh nghiệp, là nhân tố quan trọng giúp doanh nghiệp có thể càng ngày càng mở rộng quy mô sản xuất và đứng vững trên thị trường. Chính vì vậy bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu là giám đốc công ty, giúp việc cho giám đốc có 2 phó giám đốc, tiếp đến là các phòng ban, nhà máy, đội sản xuất, thi công...Công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy như sau: Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Là người giữ vai trò lãng đạo chung toàn công ty, chỉ đạo trực tiếp các phòng ban. Phó Giám đốc Thi công : Là người giúp việc đắc lực cho Giám đốc và được phân công công việc chỉ đạo kế hoạch sản xuất thi công các công trình xây dựng cơ bản và dân dụng của công ty. Phó Giám đốc kinh doanh: Là người giúp việc cho Giám đốc và được phân công quản lý công việc kinh doanh của công ty. Lên kế hoạch sản xuất, dự thầu, mua nguyên vật liệu… Phòng kế hoạch – kỹ thuật: Đặc thù của công ty là Xây dựng nên các vấn đề kỹ thuật luôn dược chú trọng đảm bảo cho công trình hoàn thành đúng tiến độ và vững chãi. Phòng chịu trách nhiệm thiết kế và lập kế hoạch mua nguyên vật liệu cung cấp cho các công trình xây dựng. Nhận kế hoạch của ban lãnh đạo thực hiện và chỉ đạo thi công các công trình, tham gia lập hồ sơ đấu thầu, kiểm tra giám sát các công trình, chỉ đạo nghiệm thu giai đoạn, đôn đốc tiến độ công trình đang thi công Phòng Tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm hạch toán các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phản ánh thường xuyên các hoạt động kinh tế tài chính giúp cho ban lãnh đạo nắm bắt kịp thời tình hình tài chính của công ty, tham mưu cho Ban lãnh đạo về các chế độ chính sách tài chính kế toán của Nhà nước. Ngoài ra, còn có các đội thi công, đội xe phục vụ cho hoạt động xây dựng của quý công ty. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 6 Trường Đại học Vinh Sinh viên: Hồ Mạnh Hùng Lớp: 48B1 QTKD 1.3 ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH : 1.3.1 Phân tích tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty : Dựa vào bảng cân đối kế toán ta có các chỉ tiêu: Bảng 02: Các chỉ tiêu cơ bản về tài sản và nguồn vốn Nguồn lấy từ phòng tài chính kế toán Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà Đơn vị:VNĐ Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Chênh lệch Số tuyệt đối Số tương đối (%) Tài sản ngắn hạn 2.050.530.528 3.215.360.362 1.164.829.834 56.8% Tài sản dài hạn 95.364.440 81.843.840 13.520.600 14,1% Tổng tài sản 2.145.894.968 3.297.204.202 1.151.309.234 53.6% Nợ phải trả 220.162.604 1.356.237.264 1.136.074.660 20,56% Vốn chủ sở hữu 1.925.732.364 1.940.966.938 15.234.574 8% Tổng cộng nguồn vốn 2.145.894.968 3.297.204.202 1.151.309.234 53.6% Dựa vào bảng trên ta thấy giá trị Tài sản của Công ty đã tăng chứng tỏ quy mô hoạt động của công ty đã có tăng trong năm 2010 đến năm 2011, trong đó: + Tổng giá trí Tài sản tăng: 1.151.309.234 VNĐ tương đương với 53.6 % về số tương đối + Tổng giá trị tài sản ngắn hạn tăng:1.164.829.834 VNĐ tương đương với 56.8 % về số tương đối + Tổng giá trị Tài sản dài hạn giảm: 15.234.574 VNĐ tương ứng với 14,1 % về số tương đối + Tổng nguồn vốn của công ty năm 2011 tăng so với năm 2010 là 1.151.309.234 VNĐ tương ứng với 53.6% trong đó chủ yếu là từ Nợ Phải trả. Nợ phải trả năm 2011 là 1.356.237.264 VNĐ chiếm tỷ trọng là 41.13% trong tổng nguồn vốn, tăng 1.136.074.660 VNĐ so với năm 2010. Điều này cho thấy khả năng độc lập về tài chính của công ty là không cao, nguồn vốn huy động từ các khoản nợ vay chiếm tỷ trọng lớn. Do vậy, công ty sẽ khó huy động thêm vốn khi có nhu cầu. Đặc biệt có sự gia tăng rất lớn so với năm 2010 tăng tới 83.7% sự gia tăng này chủ yếu từ nợ vay và nợ ngắn hạn chiếm 1.080.000.000 VNĐ, một con số rất lớn chiếm gần 72% trong tổng nợ phải trả của năm. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 7 Trường Đại học Vinh Sinh viên: Hồ Mạnh Hùng Lớp: 48B1 QTKD 1.3.2. Phân tích các chỉ tiêu tài chính Bảng so sánh các chỉ tiêu tài chính năm 2010 2011 TT Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Chênh lệch 20102011 1 Tỷ suất tài trợ (%) 220.162.604 2.145.894.968 = 0,103 1.356.237.264 3.297.204.202 = 0,411 (0,308) 2 Tỷ suất đầu tư (%) 1.925.732.364 2.145.894.968 = 0,89 1.940.966.938 3.297.204.202 = 0,59 (0,3) 3 Khả năng thanh toán hiện hành (lần) 2.050.530.528 220.162.604 2.145.894.968 220.162.604 = 9.75 3.297.204.202 1.356.237.264 = 2.43 (7,32) 4 Khả năng thanh toán nhanh (lần) = 9.31 3.215.360.362 1.356.237.264 = 2.37 (6.94) Phân tích: Qua các số liệu trên cho thấy: Tỷ suất tài trợ năm 2011 tăng 0,308% so với năm 2010. Chứng tỏ khả năng tự chủ về tài chính của công ty đang tốt, sự gia tăng lợi nhuận, các hợp đồng được thanh toán . Tỷ suất đầu tư năm 2011 so với năm 2010 giảm 0,3 % cho thấy trong năm 2010 công ty đã không tập trung mua sắm tài sản nhiều. Khả năng thanh toán hiện hành năm 2010 so với năm 2009 giảm 7.32 lần. Cho thấy khả năng thanh toán các khoản nợ năm 2010 đã giảm so với năm 2009. Tuy nhiên chỉ số này vẫn lớn hơn 1, chứng tỏ trong trường hợp xấu nhất ( Công ty phá sản hay giải thể) thì chủ nợ vẫn thu hồi được nợ vì với số tài sản Công ty đang có có th ể đảm bảo khả năng thanh toán nói chung. Nhưng sự thay đổi rõ rệt này là do nợ phải trả của công ty tăng rõ rệt. Sự thay đổi tương tự diễn ra với khả năng thanh toán nhanh của công ty vì có sự gia tăng đột biến của nợ phải trả, cụ thể trong năm 2010 là 2,37 còn năm 2009 là 9,31 giảm 6,94 lần. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 8 Trường Đại học Vinh Sinh viên: Hồ Mạnh Hùng Lớp: 48B1 QTKD 1.4. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán 1.4.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán a. Hình thức tổ chức công tác kế toán. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Theo mô hình này công việc kế toán từ thu nhận thông tin, ghi sổ đều được tập trung về phòng kế toán để tiến hành xử lý. Người quản lý trực tiếp các nhân viên là kế toán trưởng, các phần hành kế toán đều có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi số tổng hợp hoặc lập báo cáo định kỳ chung ngoài báo cáo phần hành. b. Sơ đồ bộ máy kế toán: Bảng 03: Mô hình bộ máy kế toán trong Công ty Sơ đồ 4.1: Bộ máy phòng Kế toán Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà 1.4.1.2. Giới thiệu sơ lược các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán: Chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng: Là người phụ trách chung mọi hoạt động của phòng kế toán, chịu trách nhiệm xét duyệt và ký các chứng từ số sách kế toán, phân công việc cho từng thành viên trong phòng và tham mưu cho Giám đốc về quản lý tài chính phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, điều tiết các nguồn vốn. Chức năng nhiệm vụ của phó phòng kế toán( kế toán tổng hợp): Giúp việc cho Kế toán trưởng và chịu trách nhiệm về tổng hợp đầy đủ mọi chi phí phát sinh để tính giá thành sản phẩm. Tổng hợp doanh thu và xác địng kết quả sản xuất kinh doanh của công ty thông qua Báo cáo tài chính. Lập Báo cáo nội bộ và báo cáo định kỳ cho cơ quan quản lý, cục thuế, thống kê. Theo dõi, lập bảng kê hàng tháng tất cả các công nợ khách hàng cung ứng vật tư cho công ty và theo dõi tài sản cố định. Kế toán vật tư KT Thanh toán KT thuế Kế toán trưởng Pphòng kế toán (kế toán tổng hợp) Thủ quỹ Kế toán lương Báo cáo thực tập tốt nghiệp 9 Trường Đại học Vinh Sinh viên: Hồ Mạnh Hùng Lớp: 48B1 QTKD Chức năng nhiệm vụ của kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ quyết định các nghiệp vụ thu chi của công ty, theo dõi các nghiệp vụ phát sinh tăng giảm trên tài khoản ngân hàng. Theo dõi công nợ phải thu, phải trả của khách hàng về các công trình dân dụng. Chức năng nhiệm vụ kế toán thuế: Lập bảng kê báo cáo thuế GTGT đầu ra, thuế đầu vào hàng tháng. Lập các báo cáo thuế TNDN, GTGT, thuế đất, thuế môn bài theo yêu cầu của Cục thuế. Chức năng nhiệm vụ kế toán vật tư: Theo dõi và hạch toán tình hình Nhập Xuất Tồn nguyên vật liệu . Theo dõi công nợ phải thu, phải trả Nhà máy chế biến gỗ xuất khẩu. Lập chứng từ và mở tờ khai hải quan đối với lô hàng xuất nhập khẩu. Kế toán tiền lương: Tính toán lương cho toàn công ty. Các nhà máy, cửa hàng xăng dầu, dịch vụ nhà nghỉ tính lương theo khoán sản phẩm. Bộ phận văn phòng tính lương theo hệ số và cộng thời gian làm thêm giờ. Tính toán các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ để trích nộp. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi dựa trên chứng từ hợp lệ, hàng ngày tiến hành ghi Sổ quỹ, đối chiếu và lập báo cáo quỹ. 1.4.2. Tổ chức thực hiện các phần hành kế toán 1.4.2.1. Đặc điểm chung. Hệ thống chứng từ áp dụng trong doanh nghiệp áp dụng theo chế độ kế toán ban hành theo QĐ số 482006QĐ BTC ngày 14092006 của Bộ trưởng BTC. Niên độ kế toán (kỳ kế toán năm): Bắt đầu từ ngày 0101 và kết thúc ngày 3112 hàng năm. Đợn vị tiền tệ sử dụng ghi chép trong kế toán là: Đồng Việt Nam (VNĐ) Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc. + Phương pháo hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. Chi phí sản phẩm dở dang cuối kỳ được tính theo tỉ lệ phần trăm hoàn thành (tỷ lệ hoàn thành của từng công trình, hạng mục công trình là khác nhau), trên khối lượng đã thực hiện chưa được nghiệm thu theo tính toán của kỹ thuật được thể hiện theo biên bản kiểm kê khối lượng dở dang cuối kỳ. Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu, chi phí hợp đồng xây dựng: + Doanh thu được xác định trên cơ sở các hợp đồng kinh tế, các biên bản nghiệm thu từng công trình đã có xác nhận của 2 bên A B và hóa đơn tài chính đã được phát hành. + Chi phí sản xuất kinh doanh: Gồm chi phí trực tiếp liên quan đến từng công trình, hạng mục công trình và chi phí chung được phân bổ cho các công trình, hạng mục công trình theo tiêu thức phù hợp. Báo cáo thực tập tốt nghiệp 10 Trường Đại học Vinh Sinh viên: Hồ Mạnh Hùng Lớp: 48B1 QTKD Hình thức ghi sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ. Sơ đồ 1.5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.4.2.2. Giới thiệu sơ lược các phần hành kế toán tại Công ty. a) Kế toán vốn bằng tiền. Tài khoản sử dụng: + TK 111: “Tiền mặt”: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động về tiền mặt tại quỹ của Công ty. + TK 112: “Tiền gửi ngân hàng”: Theo dõi giá trị hiện có và tình hình tăng giảm các khoản tiền gửi của Công ty tại các ngân hàng, kho bạc nhà nước, tài khoản này được mở chi tiết cho từng ngân hàng mà Công ty giao dịch. Chứng từ sử dụng: + Phiếu thu (Mẫu số 01 TT) + Giấy đề nghị thanh toán + Phiếu chi (Mẫu số 02 TT) + Giấy thanh toán tạm ứng + Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 TT) + Lệnh chi + Bảng kiểm kê quỹ + Bảng kê chi tiền + Giấy báo nợ, giấy báo có + Bảng sao kê của ngân hàng + Giấy nộp tiền vào tài khoản tiền gửi. + Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu Sổ kế toán sử dụng: + Sổ quỹ tiền mặt, sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng + Sổ cái TK 111, TK 112. + Sổ chi tiết TK 111, TK 112 + Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 1.6. Trình tự ghi sổ phần hành kế toán vốn bằng tiền (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra b) Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ: Chøng tõ kÕ to¸n Sæ quü Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Chøng tõ ghi sæ Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh PhiÕu thu, phiÕu chi, giÊy b¸o nî, b¸o cã… Sæ quü Chøng tõ ghi sæ Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Sæ chi tiÕt TK 111,112 B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ c¸i TK 111,112 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 11 Trường Đại học Vinh Sinh viên: Hồ Mạnh Hùng Lớp: 48B1 QTKD Tài khoản sử dụng: + TK 152: “Nguyên liệu, vật liệu”, TK này được Công ty mở chi tiết theo nhóm nguyên vật liệu. Cụ thể TK 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính. TK 1522 Nguyên vật liệu phụ. + Công ty không theo dõi công cụ dụng cụ qua tài khoản 153 Công cụ dụng cụ mà khi mua công cụ dụng cụ về thì xuất thẳng sử dụng luôn, tuỳ vào giá trị công cụ dụng cụ và thời gian sử dụng mà Công ty đưa thẳng vào TK 627 hoặc TK 642 hay TK 142, TK 242, định kỳ tính phân bổ vào TK 627 hoặc TK 642 tuỳ theo nhu cầu sử dụng. Chứng từ sử dụng: + Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 VT) + Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 VT) + Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 VT) + Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 03 VT) + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 VT) + Bảng phân bổ nguyên vật liệu (Mẫu số 07 VT) + Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng. Sổ kế toán sử dụng: + Sổ kế toán chi tiết TK 152, sổ cái TK 152. + Bảng tổng hợp nhập xuất tồn + Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ chi tiết 152. Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 1.7. Trình tự ghi sổ kế toán phần hành Vật tư (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra c) Kế toán tài sản cố định Tài khoản sử dụng: + TK 211: “Tài sản cố định hữu hình”. + TK 214: “Hao mòn tài sản cố định”. Các TK này được Công ty mở chi tiết thành các TK cấp 2 theo quy định. Chứng từ sử dụng: + Biên bản giao nhận tài sản cố định ( Mẫu số 01 TSCĐ). + Biên bản thanh lý tài sản cố định (Mẫu số 02 TSCĐ). + Biên bản bàn giao TSCĐ sữa chữa lớn đã hoàn thành (Mẫu số 03 TSCĐ). + Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu số 05 TSCĐ). Phiếu nhập kho, xuất kho Thẻ kho Chøng tõ ghi sæ Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Sổ cái TK 152 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 12 Trường Đại học Vinh Sinh viên: Hồ Mạnh Hùng Lớp: 48B1 QTKD + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu số 06 TSCĐ). + Hóa đơn GTGT. Sổ kế toán sử dụng: + Sổ TSCĐ, sổ (thẻ) chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết TK 214. + Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng… + Sổ cái TK 211, TK 214. + Chứng từ ghi sổ. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 1.8. Trình tự ghi sổ kế toán phần hành TSCĐ (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra d) Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tài khoản sử dụng: + TK 334: “Phải trả công nhân viên” + TK 335: “Chi phí phải trả”. Các TK này tại Công ty không mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể mà mở chung cho tất cả các đối tượng toàn Công ty. + TK 338: “các khoản phải trả phải nộp khác”. TK này được mở chi tiết thành các TK cấp 2 theo quy định, tại các TK cấp 2 Công ty mở chi tiết cụ thể theo từng đối tượng, theo từng nơi sử dụng. Ví dụ: TK 3383 BHXH. Chứng từ sử dụng: + Chứng từ hạch toán cơ cấu lao động: Các quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, … + Chứng từ hạch toán thời gian lao động: Bảng chấm công, phiếu giao khoán, phiếu báo làm thêm giờ, ... + Phiếu xác nhận công việc hoàn thành + Hợp đồng giao khoán... + Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng.... + Bảng kê trích nộp các khoản theo lương.... Sổ kế toán sử dụng: + Sổ chi tiết TK 334, 335, 338. + Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. + Sổ cái TK 334, TK 335, TK 338 + Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Quy trình ghi sổ: Hóa đơn mua hàng Chøng tõ ghi sæ Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp tăng giảm TSCĐ Sổ cái TK 211, 213 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 13 Trường Đại học Vinh Sinh viên: Hồ Mạnh Hùng Lớp: 48B1 QTKD Sơ đồ 1.9. Trình tự ghi sổ kế toán phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương. (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra e) Kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm: Tài khoản sử dụng: Mặc dù Công ty áp dụng quyết định 482006BTC nhưng ở phần hành kế toán chi phí và tính giá thành Công ty vẫn sử dụng các TK: 621, 622, 623, 627. + TK 621: “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. + TK 622: “Chi phí nhân công trực tiếp”. + TK 623: “Chi phí sử dụng máy thi công”. + TK 627: “Chi phí sản xuất chung”. + TK 154: “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Các TK này được Công ty mở chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình. Chứng từ sử dụng: + Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. + Hóa đơn GTGT + Bảng chấm công, bảng thanh toán lương. + Biên bản kiểm kê TSCĐ… Sổ kế toán sử dụng: + Sổ chi tiết TK 621; TK 622; TK 623; TK 627; TK 154. + Sổ cái TK 621; TK 622; TK 623; TK 627; TK 154. + Thẻ tính giá thành công trình. + Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 1.10. Trình tự ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra f) Kế toán thanh toán, công nợ và thuế Tài khoản sử dụng: + TK 131: “Phải thu khách hàng”. + TK 331: “Phải trả người bán”. + TK 133: “Thuế GTGT được khấu trừ”. Bảng chấm công, hợp đồng lao động Chøng tõ ghi sæ Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 334, TK 338 Hóa đơn GTGT, bảng phân bổ KH TSCĐ Chøng tõ ghi sæ Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Sổ chi tiết chi phí giá thành Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 621, 622, 623, 627 Thẻ tính giá thành Báo cáo thực tập tốt nghiệp 14 Trường Đại học Vinh Sinh viên: Hồ Mạnh Hùng Lớp: 48B1 QTKD + TK 333: “Thuế và các khoản phải nộp nhà nước”. + Các TK khác: TK 138; TK 338; TK 141... Chứng từ sử dụng: + Hóa đơn GTGT + Hóa đơn mua hàng, bán hàng. + Các chứng từ thuế GTGT được khấu trừ. + Các chứng từ thanh toán công nợ + Chứng từ chi phí mua vật tư hàng hóa + Các chứng từ thanh toán như: Giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, phiếu thu, giấy báo có, giấy báo nợ. Sổ kế toán sử dụng: + Sổ chi tiết TK 331; TK 131; TK 133; TK 333 ... + Sổ cái TK 331; TK 131; TK 133; TK 333 ... + Bảng tổng hợp thanh toán với người mua, người bán. + Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 1.11. Trình tự ghi sổ kế toán phần hành Công nợ và thuế (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra g) Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Tài khoản sử dụng: + TK 632: “Giá vốn hàng bán”, được Công ty mở chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình. + TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Công ty mở chi tiết theo TK cấp 2 cho từng công trình, hạng mục công trình... + TK 911: “Xác định kết quả kinh doanh”. Dùng để tổng hợp các doanh thu và chi phí để xác định kết quả kinh doanh. + Các TK liên quan khác: TK 642; TK 421... Chứng từ sử dụng: + Hợp đồng trúng thầu. + Biên bản nghiệm thu khối lượng, chất lượng công trình hoàn thành. + Hóa đơn GTGT. + Phiếu thu, phiếu chi. Sổ kế toán sử dụng: + Sổ chi tiết TK 632; TK 511 .... + Bảng tổng hợp khối lượng xây lắp hàn thành đã bàn giao. + Sổ cái TK 511; TK 632; TK 911... Hóa đơn mua hàng, tờ khai thuế Chøng tõ ghi sæ Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Sổ chi tiết công nợ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 131, 133, 331, 333 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 15 Trường Đại học Vinh Sinh viên: Hồ Mạnh Hùng Lớp: 48B1 QTKD + Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 1.12. Trình tự ghi sổ kế toán phần hành bán hàng và xác định KQKD (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.4.3 Tổ chức hệ thống Báo cáo tài chính. 1.4.3.1. Báo cáo tài chính của Công ty. + Bảng cân đối kế toán. (Mẫu số B01 DNN) + Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (Mẫu số B02 DNN) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 DNN) + Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 DNN) 1.4.3.2. Báo cáo nội bộ của Công ty hàng tháng. + Báo cáo công nợ phải thu, công nợ phải trả. + Báo cáo tình hình số tiền vay, tiền gửi. 1.4.4. Tổ chức kiểm tra kế toán. 1.4.4.1. Công tác kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan hữu quan. Là công việc kiểm tra do các cơ quan quản lý chức năng và cơ quan hữu quan (Cục thuế tình Nghệ An, Chi cục thuế TP. Vinh và các cơ quan liên quan) tiến hành làm kiểm tra việc chấp hành các quy chế chính sách, chế độ trong quản lý tài chính của Công ty và từ đó đưa ra các quyết định xử lý thích hợp. Công tác kiểm tra, kiểm soát của cấp trên được thực hiện định kỳ một năm một lần, khi cần thiết có thể kiểm tra đột xuất. Nội dung kiểm tra liên quan đến vốn, tài sản, doanh thu, chi phí, thu nhập các hoạt động tài chính, hoạt động đầu tư của Công ty ... 1.4.4.2. Công tác kiểm tra nội bộ của Công ty. Hóa đơn GTGT, Đơn đặt hàng Sổ chi tiết bán hàng, giá vốn Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký CTGS Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 632, TK 511, TK 911 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 16 Trường Đại học Vinh Sinh viên: Hồ Mạnh Hùng Lớp: 48B1 QTKD + Bộ phận thực hiện kiểm tra: Ban lãnh đạo Công ty, kiểm soát nội bộ của Công ty. + Phương pháp kiểm tra: Kiểm tra bằng cách đối chiếu, so sánh, kiểm tra chứng từ. Ban kiểm soát sẽ tiến hành kiểm tra và đánh giá tính hợp lý, hiệu quả của hệ thống kế toán tài chính Công ty cũng như chất lượng thực thi trọng trách được giao. Ban kiểm soát tiến hành kiểm tra định kỳ hàng quý, nhưng khi cần thiết cũng có thể tiến hành đột xuất. + Cơ sở kiểm tra: Là các chứng từ và báo cáo quyết toán tài chính. Các báo cáo quyết toán phải được thông qua ban lãnh đạo của Công ty. 1.5. Những thuận lợi, khó khăn và hướng phát triển trong công tác kế toán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà. 1.5.1. Thuận lợi. Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà luôn tìm cách tiếp cận thị trường, mở rộng quy mô kinh doanh nhằm thu hút khách hàng và ký kết các hợp đồng xây dựng. Để có thể ký kết nhận thầu công trình, Công ty thực hiện đúng theo cơ chế đấu thầu xây lắp ban hành theo nghị định 852009NĐ CP do Chính phủ ban hành. Đối với mỗi dự án công trình, hạng mục công trình Công ty đều lập hồ sơ dự thầu, lập ra các dự toán cạnh tranh để có thể trúng thầu công trình. Có được thành tựu như vậy là do những đóng góp không nhỏ của hạch toán kế toán trong các khía cạnh sau: Về bộ máy quản lý: Được xây dựng khoa học phù hợp với quy mô sản xuất, cán bộ lãnh đạo có năng lực trình độ chuyên môn cao. Đồng thời bộ máy tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty gọn nhẹ, các phòng ban chức năng hoạt động hiệu quả, tham mưu cho lãnh đạo trong quản lý kinh tế và tổ chức sản xuất đạt kết quả cao. Về bộ máy kế toán: Được tổ chức tương đối gọn nhẹ, phản ánh đầy đủ các nội dung kinh tế, quy trình làm việc khoa học. Bộ máy kế toán bao gồm những nhân viên kế toán có trình độ, trách nhiệm, nhiệt tình trong công việc, được bố trí hợp lý, phù hợp với trình độ và khả năng của mỗi người. Chính vì thế việc hạch toán

LỜI MỞ ĐẦU

Trong điều kiện gia nhập thị trường thế giới, sự cạnh tranh của các doanhnghiệp ngày càng trở nên gay gắt hơn Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triểnđược đòi hỏi phải có nhiều chiến lược trong sản xuất kinh doanh cũng như trongphương thức quảng bá doanh nghiệp Doanh nghiệp nào cũng có ít nhất là một trongcác chiến lược như chiến lược nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng mẫu mã, màusắc, đặc biệt là giá thành phải hợp lý nhưng vẫn phải đảm bảo cho doanh nghiệp tối

đa hóa được lợi nhuận Trong điều kiện như vậy, doanh nghiệp chỉ còn cách tốithiểu hóa chi phí sản xuất Mà trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chiếm tỷtrọng chủ yếu trong việc cấu thành chi phí sản xuất của đơn vị và cấu thành giá vốncủa hàng bán Một điều đáng quan tâm hơn nữa, chính nguyên vật liệu liên quanđến việc luân chuyển vốn lưu động trong doanh nghiệp, với mức dự trữ, sử dụng,tiêu dùng phù hợp sẽ tạo điều kiện để doanh nghiệp có đử số vốn lưu động đầu tưvào các lĩnh vực khác nhằm gia tăng lợi nhuận

Công tác kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi phải dựa trên kế hoạch sản xuất củacông ty từ đó phải theo dõi kịp thời về số lượng và giá trị vật liệu nhập - xuất - tồntừng loại nguyên liệu Đối với những nguyên liệu có thời hạn sử dụng, hoặc phải có

sự bảo quản tốt thì kế toán cũng phải điều phối sao cho hợp lý tránh tình trạng hưhỏng nguyên vật liệu dẫn tới chi phí sản xuất sẽ tăng lên, đồng nghĩa với việc giávốn hàng bán sẽ tăng lên

Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc

Hà , nhận thấy vai trò quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong quátrình sản xuất của công ty, tôi đã quyết định tìm hiểu sâu hơn về nội dung này

Dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo cùng sự giúp đỡ của các cô chútrong phòng Tài chính Kế toán Công ty, tôi đã hoàn thành Báo cáo thực tập với đềtài: " Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng vàThương mại Ngọc Hà "

Báo cáo thực tập ngoài Lời mở đầu và Kết luận được chia thành 2 phần:Phần I: Tổng quan công tác kế toán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thươngmại Ngọc Hà

Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tạiCông ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà

PHẦN THỨ NHẤT TỔNG QUAN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG

tư tỉnh Nghệ An cấp ngày 24 tháng 05 năm 2010

Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà là đơn vị kinh tế độc lập,

tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân và hoạt động theo luật doanh nghiệp

số máy móc thiết bị cũ kĩ lạc hậu Trải qua giai đoạn phấn đấu và phát triển Công ty

đã có một số cơ sở vật chất vững mạnh, bao gồm: Cải tạo nhà làm việc cấp 4 thànhnhà làm việc 3 tầng khang trang với tiện nghi và trang thiết bị đầy đủ; Cải tạo 2 dãy

ốt cho thuê thành cửa hàng kinh doanh nguyên vật liệu Hệ thống máy móc phục vụcho công việc thi công ngày càng nhiều bao gồm : Máy xúc, máy đào,máy trộn bêtông, xe lu và các xe chở nước vv

1.1.3 Quy mô hoạt động:

Không ngừng lớn mạnh và phát triển, công ty đã khắc phục mọi khó khăndưới sự chỉ đạo sáng suốt của Ban Giám đốc và lòng say mê nghề nghiệp của toànthể cán bộ công nhân viên quyết tâm đưa doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh vàđứng vững được trên thị trường Cụ thể ta xem xét kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty qua một số chỉ tiêu chủ yếu sau

Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011

Về lực lượng lao động, cùng với sự phát triển về quy mô hoạt động của độingũ công nhân viên của công ty đã lên tới 131 người, được bố trí và phân công hợp

lý phù hợp với năng lực, chuyên môn của từng người

1.2 ĐẶC DIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề hoạt động của công ty:

1.2.1.1 Chức năng:

Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà là công ty TNHH với100% vốn tự góp vì thế chức năng của công ty là lãnh đạo điều hành hoạt động sảnxuất kinh doanh, bảo toàn vốn điều lệ, ngoài ra Công ty còn có chức năng cung cấpsản phẩm về thép và lắp dựng khung nhà thép, xây dựng các công trình dân dụng,công nghiệp, kinh doanh các loại vật liệu xây dựng

1.2.1.2 Nhiệm vụ:

- Xây dựng tổ chức kinh doanh đáp ứng nhu cầu đổi mới nhằm thúc đẩy sảnxuất, phát triển sản phẩm để thỏa mãn nhu cầu thị trường, nâng cao hiệu quả kinhdoanh

- Công ty có thể tăng giảm vốn điều lệ do ban giám đốc quyết định và tiếnhành theo Luật kinh doanh

- Chấp hành chế độ chính sách chủ trương của Nhà nước

- Thực hiện đúng quy định các chính sách đối với người lao động

1.2.1.3 Ngành nghề kinh doanh:

Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 2900596194 ngày 24/10/2010

do Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Nghệ An cấp, Công ty TNHH Xây dựng và Thương mạiNgọc Hà kinh doanh với các ngành nghề sau:

+ Xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông, thủy lợi, hạ tầng

kỹ thuật;

+ Mua bán, đại lý vật liệu xây dựng, máy xây dựng các loại

+ Tư vấn giám sát xây dựng và hoàn thiện các công trình xây dựng dândụng

+ Tư vấn, quản lí báo cáo kinh tế kỹ thuật xây dựng công trình

1.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ:

- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của bộ phận xây dựng cơ bản:

Sơ đồ 2.4: Quy trình sản xuất kinh doanh của bộ phận xây dựng cơ bản

Đánh giá : Xây dựng là hoạt động chính của công ty Với một công ty điểnhình thì các hoạt động của quy trình trên là hoàn thiện và khép kín Từ khi bỏ thầurồi trúng thầu cho tới khi thi công xong và bàn giao công trình cho đối tác

- Ngoài ra, công ty hiện còn đang là đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng cũng nhưđại lý các loại máy móc phục vụ cho xây dựng

1.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

1.2.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy của công ty

Sơ đồ 2.1: Bộ máy hoạt động của Công ty TNHH Xây dựng và

Thương mại Ngọc Hà Mua hồ sơ

Nhận quyết

Quyết toán giai đoạn Quyết toán và bàn giao công

PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN GIÁM ĐỐC

ĐỘI XÂY

LẮP SỐ 1 ĐỘI XÂY LẮP SỐ 2 ĐỘI XE MÁY ĐỘI ĐIỆN NƯỚC

1.2.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận:

Tổ chức bộ máy quản lý vừa phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, vừa gọnnhẹ nhưng vẫn hiệu quả đóng vai trò quyết định thành công của doanh nghiệp, lànhân tố quan trọng giúp doanh nghiệp có thể càng ngày càng mở rộng quy mô sảnxuất và đứng vững trên thị trường Chính vì vậy bộ máy quản lý của công ty được

tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Đứng đầu là giám đốc công ty, giúpviệc cho giám đốc có 2 phó giám đốc, tiếp đến là các phòng ban, nhà máy, đội sảnxuất, thi công Công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy như sau:

- Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm về tìnhhình sản xuất kinh doanh của công ty Là người giữ vai trò lãng đạo chung toàn công ty,chỉ đạo trực tiếp các phòng ban

- Phó Giám đốc Thi công : Là người giúp việc đắc lực cho Giám đốc và đượcphân công công việc chỉ đạo kế hoạch sản xuất thi công các công trình xây dựng cơbản và dân dụng của công ty

- Phó Giám đốc kinh doanh: Là người giúp việc cho Giám đốc và được phâncông quản lý công việc kinh doanh của công ty Lên kế hoạch sản xuất, dự thầu,mua nguyên vật liệu…

- Phòng kế hoạch – kỹ thuật: Đặc thù của công ty là Xây dựng nên các vấn đề

kỹ thuật luôn dược chú trọng đảm bảo cho công trình hoàn thành đúng tiến độ và vữngchãi Phòng chịu trách nhiệm thiết kế và lập kế hoạch mua nguyên vật liệu cung cấpcho các công trình xây dựng Nhận kế hoạch của ban lãnh đạo thực hiện và chỉ đạothi công các công trình, tham gia lập hồ sơ đấu thầu, kiểm tra giám sát các côngtrình, chỉ đạo nghiệm thu giai đoạn, đôn đốc tiến độ công trình đang thi công

- Phòng Tài chính - kế toán: Chịu trách nhiệm hạch toán các hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty, phản ánh thường xuyên các hoạt động kinh tế tài chínhgiúp cho ban lãnh đạo nắm bắt kịp thời tình hình tài chính của công ty, tham mưucho Ban lãnh đạo về các chế độ chính sách tài chính - kế toán của Nhà nước

- Ngoài ra, còn có các đội thi công, đội xe phục vụ cho hoạt động xây dựngcủa quý công ty

1.3 ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH :

1.3.1 Phân tích tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty :

Dựa vào bảng cân đối kế toán ta có các chỉ tiêu:

Bảng 02: Các chỉ tiêu cơ bản về tài sản và nguồn vốn

Nguồn lấy từ phòng tài chính- kế toán Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà

- Dựa vào bảng trên ta thấy giá trị Tài sản của Công ty đã tăng chứng tỏ quy

mô hoạt động của công ty đã có tăng trong năm 2010 đến năm 2011, trong đó:

+ Tổng giá trí Tài sản tăng: 1.151.309.234 VNĐ tương đương với 53.6 % về

1.3.2 Phân tích các chỉ tiêu tài chính

Bảng so sánh các chỉ tiêu tài chính năm 2010 - 2011

Chênh lệch 2010/2011

Phân tích: Qua các số liệu trên cho thấy:

- Tỷ suất tài trợ năm 2011 tăng 0,308% so với năm 2010 Chứng tỏ khả năng

tự chủ về tài chính của công ty đang tốt, sự gia tăng lợi nhuận, các hợp đồng đượcthanh toán

- Tỷ suất đầu tư năm 2011 so với năm 2010 giảm 0,3 % cho thấy trong năm

2010 công ty đã không tập trung mua sắm tài sản nhiều

- Khả năng thanh toán hiện hành năm 2010 so với năm 2009 giảm 7.32 lần.Cho thấy khả năng thanh toán các khoản nợ năm 2010 đã giảm so với năm 2009.Tuy nhiên chỉ số này vẫn lớn hơn 1, chứng tỏ trong trường hợp xấu nhất ( Công typhá sản hay giải thể) thì chủ nợ vẫn thu hồi được nợ vì với số tài sản Công ty đang

có có th ể đảm bảo khả năng thanh toán nói chung Nhưng sự thay đổi rõ rệt này là

do nợ phải trả của công ty tăng rõ rệt Sự thay đổi tương tự diễn ra với khả năngthanh toán nhanh của công ty vì có sự gia tăng đột biến của nợ phải trả, cụ thể trongnăm 2010 là 2,37 còn năm 2009 là 9,31 giảm 6,94 lần

220.162.6042.145.894.968

= 0,103 1.356.237.264

3.297.204.202 = 0,4111.940.966.938

3.297.204.202

= 0,59

2.145.894.968220.162.604

= 9.75 3.297.204.202

1.356.237.264

= 2.431.925.732.364

2.145.894.968

= 0,89

2.050.530.528220.162.604

= 9.31 3.215.360.362

1.356.237.264

= 2.37

1.4 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

1.4.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

a Hình thức tổ chức công tác kế toán.

Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung Theo mô hình

này công việc kế toán từ thu nhận thông tin, ghi sổ đều được tập trung về phòng kếtoán để tiến hành xử lý Người quản lý trực tiếp các nhân viên là kế toán trưởng, cácphần hành kế toán đều có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thànhghi số tổng hợp hoặc lập báo cáo định kỳ chung ngoài báo cáo phần hành

b Sơ đồ bộ máy kế toán:

Bảng 03: Mô hình bộ máy kế toán trong Công ty

Sơ đồ 4.1: Bộ máy phòng Kế toán Công ty TNHH Xây dựng và

Thương mại Ngọc Hà

1.4.1.2 Giới thiệu sơ lược các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán:

- Chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng: Là người phụ trách chung mọihoạt động của phòng kế toán, chịu trách nhiệm xét duyệt và ký các chứng từ số sách

kế toán, phân công việc cho từng thành viên trong phòng và tham mưu cho Giámđốc về quản lý tài chính phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty,điều tiết các nguồn vốn

- Chức năng nhiệm vụ của phó phòng kế toán( kế toán tổng hợp): Giúp việccho Kế toán trưởng và chịu trách nhiệm về tổng hợp đầy đủ mọi chi phí phát sinh đểtính giá thành sản phẩm Tổng hợp doanh thu và xác địng kết quả sản xuất kinhdoanh của công ty thông qua Báo cáo tài chính Lập Báo cáo nội bộ và báo cáo định

kỳ cho cơ quan quản lý, cục thuế, thống kê Theo dõi, lập bảng kê hàng tháng tất cảcác công nợ khách hàng cung ứng vật tư cho công ty và theo dõi tài sản cố định

- Chức năng nhiệm vụ của kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ quyết định cácnghiệp vụ thu chi của công ty, theo dõi các nghiệp vụ phát sinh tăng giảm trên tàikhoản ngân hàng Theo dõi công nợ phải thu, phải trả của khách hàng về các côngtrình dân dụng.

- Chức năng nhiệm vụ kế toán thuế: Lập bảng kê báo cáo thuế GTGT đầu ra,thuế đầu vào hàng tháng Lập các báo cáo thuế TNDN, GTGT, thuế đất, thuế mônbài theo yêu cầu của Cục thuế

Chức năng nhiệm vụ kế toán vật tư: Theo dõi và hạch toán tình hình Nhập Xuất - Tồn nguyên vật liệu Theo dõi công nợ phải thu, phải trả Nhà máy chế biến

-gỗ xuất khẩu Lập chứng từ và mở tờ khai hải quan đối với lô hàng xuất nhập khẩu

- Kế toán tiền lương: Tính toán lương cho toàn công ty Các nhà máy, cửahàng xăng dầu, dịch vụ nhà nghỉ tính lương theo khoán sản phẩm Bộ phận vănphòng tính lương theo hệ số và cộng thời gian làm thêm giờ Tính toán các khoảntrích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ để trích nộp

- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi dựa trên chứng từ hợp lệ, hàng ngày tiếnhành ghi Sổ quỹ, đối chiếu và lập báo cáo quỹ

1.4.2 Tổ chức thực hiện các phần hành kế toán

1.4.2.1 Đặc điểm chung.

- Hệ thống chứng từ áp dụng trong doanh nghiệp áp dụng theo chế độ kế toán

ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC

- Niên độ kế toán (kỳ kế toán năm): Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày31/12 hàng năm

- Đợn vị tiền tệ sử dụng ghi chép trong kế toán là: Đồng Việt Nam (VNĐ)

- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:

+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc + Phương pháo hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

Chi phí sản phẩm dở dang cuối kỳ được tính theo tỉ lệ phần trăm hoàn thành (tỷ

lệ hoàn thành của từng công trình, hạng mục công trình là khác nhau), trên khốilượng đã thực hiện chưa được nghiệm thu theo tính toán của kỹ thuật được thể hiệntheo biên bản kiểm kê khối lượng dở dang cuối kỳ

- Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng

- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu, chi phí hợp đồng xây dựng:

+ Doanh thu được xác định trên cơ sở các hợp đồng kinh tế, các biên bảnnghiệm thu từng công trình đã có xác nhận của 2 bên A - B và hóa đơn tài chính đãđược phát hành

+ Chi phớ sản xuất kinh doanh: Gồm chi phớ trực tiếp liờn quan đến từng cụngtrỡnh, hạng mục cụng trỡnh và chi phớ chung được phõn bổ cho cỏc cụng trỡnh, hạngmục cụng trỡnh theo tiờu thức phự hợp.

- Hỡnh thức ghi sổ kế toỏn: Chứng từ ghi sổ

Sơ đồ 1.5 Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn “chứng từ ghi sổ”

(Nguồn: Phũng tài chớnh - kế toỏn)

Ghi chỳ: Ghi hàng ngày

Ghi cuối thỏng

Đối chiếu, kiểm tra

1.4.2.2 Giới thiệu sơ lược cỏc phần hành kế toỏn tại Cụng ty.

đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

+ Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 - TT) + Lệnh chi

+ Giấy báo nợ, giấy báo có + Bảng sao kê của ngân hàng+ Giấy nộp tiền vào tài khoản tiền gửi + Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu

Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ phần hành kế toán vốn bằng tiền

(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

b) Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ:

- Tài khoản sử dụng:

+ TK 152: “Nguyên liệu, vật liệu”, TK này được Công ty mở chi tiết theo nhómnguyên vật liệu Cụ thể TK 1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính

TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ

+ Công ty không theo dõi công cụ dụng cụ qua tài khoản 153 - Công cụ dụng cụ

mà khi mua công cụ dụng cụ về thì xuất thẳng sử dụng luôn, tuỳ vào giá trị công cụdụng cụ và thời gian sử dụng mà Công ty đưa thẳng vào TK 627 hoặc TK 642 hay

TK 142, TK 242, định kỳ tính phân bổ vào TK 627 hoặc TK 642 tuỳ theo nhu cầu

sử dụng

- Chứng từ sử dụng:

+ Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT)

PhiÕu thu, phiÕu chi, giÊy b¸o nî, b¸o

Sæ c¸i TK 111,112

+ Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT)

+ Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 -VT)

+ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 03 - VT)

+ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 - VT)

+ Bảng phân bổ nguyên vật liệu (Mẫu số 07- VT)

+ Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng

Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán phần hành Vật tư

(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)

Ghi chú: Ghi hàng ngày

+ Biên bản giao nhận tài sản cố định ( Mẫu số 01- TSCĐ)

+ Biên bản thanh lý tài sản cố định (Mẫu số 02 - TSCĐ)

+ Biên bản bàn giao TSCĐ sữa chữa lớn đã hoàn thành (Mẫu số 03 - TSCĐ) + Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu số 05 - TSCĐ)

+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu số 06 - TSCĐ)

Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn

Sổ cái TK 152

- Sổ kế toán sử dụng:

+ Sổ TSCĐ, sổ (thẻ) chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết TK 214

+ Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng…

+ Sổ cái TK 211, TK 214

+ Chứng từ ghi sổ

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Quy trình ghi sổ:

Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán phần hành TSCĐ

(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

d) Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

+ TK 338: “các khoản phải trả phải nộp khác” TK này được mở chi tiết thành các

TK cấp 2 theo quy định, tại các TK cấp 2 Công ty mở chi tiết cụ thể theo từng đốitượng, theo từng nơi sử dụng

Ví dụ: TK 3383- BHXH

- Chứng từ sử dụng:

+ Chứng từ hạch toán cơ cấu lao động: Các quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, …

+ Chứng từ hạch toán thời gian lao động: Bảng chấm công, phiếu giao khoán,phiếu báo làm thêm giờ,

+ Phiếu xác nhận công việc hoàn thành

+ Hợp đồng giao khoán

+ Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng

+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

- Sổ kế toán sử dụng:

Hóa đơn mua hàng

Chøng tõ ghi sæ

Sæ ®¨ng

ký chøng

tõ ghi sæ

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp tăng giảm TSCĐ

Sổ cái TK 211, 213

(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

e) Kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm:

- Tài khoản sử dụng:

Mặc dù Công ty áp dụng quyết định 48/2006-BTC nhưng ở phần hành

kế toán chi phí và tính giá thành Công ty vẫn sử dụng các TK: 621, 622, 623, 627.

+ TK 621: “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”

+ TK 622: “Chi phí nhân công trực tiếp”

+ TK 623: “Chi phí sử dụng máy thi công”

+ TK 627: “Chi phí sản xuất chung”

+ TK 154: “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”

Các TK này được Công ty mở chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình

- Chứng từ sử dụng:

+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

+ Hóa đơn GTGT

+ Bảng chấm công, bảng thanh toán lương

+ Biên bản kiểm kê TSCĐ…

- Sổ kế toán sử dụng:

+ Sổ chi tiết TK 621; TK 622; TK 623; TK 627; TK 154

+ Sổ cái TK 621; TK 622; TK 623; TK 627; TK 154

Bảng chấm công,hợpđồng lao động

Chøng tõ ghi sæ

Sæ ®¨ng

ký chøng

tõ ghi sæ

Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương

Bảng tổng hợpchi tiết

Sổ cái

TK 334, TK 338

+ Thẻ tính giá thành công trình.

+ Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Quy trình ghi sổ:

Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

f) Kế toán thanh toán, công nợ và thuế

- Tài khoản sử dụng:

+ TK 131: “Phải thu khách hàng”

+ TK 331: “Phải trả người bán”

+ TK 133: “Thuế GTGT được khấu trừ”

+ TK 333: “Thuế và các khoản phải nộp nhà nước”

+ Các TK khác: TK 138; TK 338; TK 141

- Chứng từ sử dụng:

+ Hóa đơn GTGT

+ Hóa đơn mua hàng, bán hàng

+ Các chứng từ thuế GTGT được khấu trừ

+ Các chứng từ thanh toán công nợ

+ Chứng từ chi phí mua vật tư hàng hóa

+ Các chứng từ thanh toán như: Giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, phiếu thu, giấybáo có, giấy báo nợ

- Sổ kế toán sử dụng:

+ Sổ chi tiết TK 331; TK 131; TK 133; TK 333

+ Sổ cái TK 331; TK 131; TK 133; TK 333

+ Bảng tổng hợp thanh toán với người mua, người bán

+ Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Quy trình ghi sổ:

Hóa đơn GTGT, bảng phân bổ KHTSCĐ

Chøng

tõ ghi sæ

Sổ cái TK 621,

622, 623, 627

Thẻ tính giá thành

Sơ đồ 1.11 Trình tự ghi sổ kế toán phần hành Công nợ và thuế

(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

g) Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

Sæ ®¨ng ký

chøng tõ ghi

sæ

Sổ chi tiết công nợ

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái TK 131,

133, 331, 333

Sơ đồ 1.12 Trình tự ghi sổ kế toán phần hành bán hàng và xác định KQKD

(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

1.4.3 Tổ chức hệ thống Báo cáo tài chính.

1.4.3.1 Báo cáo tài chính của Công ty.

+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DNN)

+ Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (Mẫu số B02 - DNN)

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 - DNN)

+ Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DNN)

1.4.3.2 Báo cáo nội bộ của Công ty hàng tháng.

+ Báo cáo công nợ phải thu, công nợ phải trả

+ Báo cáo tình hình số tiền vay, tiền gửi

1.4.4 Tổ chức kiểm tra kế toán.

1.4.4.1 Công tác kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan hữu quan.

Là công việc kiểm tra do các cơ quan quản lý chức năng và cơ quan hữuquan (Cục thuế tình Nghệ An, Chi cục thuế TP Vinh và các cơ quan liên quan) tiếnhành làm kiểm tra việc chấp hành các quy chế chính sách, chế độ trong quản lý tàichính của Công ty và từ đó đưa ra các quyết định xử lý thích hợp Công tác kiểmtra, kiểm soát của cấp trên được thực hiện định kỳ một năm một lần, khi cần thiết cóthể kiểm tra đột xuất Nội dung kiểm tra liên quan đến vốn, tài sản, doanh thu, chiphí, thu nhập các hoạt động tài chính, hoạt động đầu tư của Công ty

1.4.4.2 Công tác kiểm tra nội bộ của Công ty.

+ Bộ phận thực hiện kiểm tra: Ban lãnh đạo Công ty, kiểm soát nội bộ của Công ty + Phương pháp kiểm tra: Kiểm tra bằng cách đối chiếu, so sánh, kiểm tra chứng từ.Ban kiểm soát sẽ tiến hành kiểm tra và đánh giá tính hợp lý, hiệu quả của hệ thống

kế toán tài chính Công ty cũng như chất lượng thực thi trọng trách được giao

Bảng tổnghợp chi tiết

Đơn đặt hàng

Ban kiểm soát tiến hành kiểm tra định kỳ hàng quý, nhưng khi cần thiết cũng có thểtiến hành đột xuất

+ Cơ sở kiểm tra: Là các chứng từ và báo cáo quyết toán tài chính Các báo cáoquyết toán phải được thông qua ban lãnh đạo của Công ty

1.5 Những thuận lợi, khó khăn và hướng phát triển trong công tác kế toán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà.

1.5.1 Thuận lợi.

Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà luôn tìm cách tiếp cậnthị trường, mở rộng quy mô kinh doanh nhằm thu hút khách hàng và ký kết các hợpđồng xây dựng Để có thể ký kết nhận thầu công trình, Công ty thực hiện đúng theo

cơ chế đấu thầu xây lắp ban hành theo nghị định 85/2009/NĐ - CP do Chính phủban hành Đối với mỗi dự án công trình, hạng mục công trình Công ty đều lập hồ sơ

dự thầu, lập ra các dự toán cạnh tranh để có thể trúng thầu công trình Có đượcthành tựu như vậy là do những đóng góp không nhỏ của hạch toán kế toán trong cáckhía cạnh sau:

- Về bộ máy quản lý: Được xây dựng khoa học phù hợp với quy mô sản xuất, cán

bộ lãnh đạo có năng lực trình độ chuyên môn cao Đồng thời bộ máy tổ chức sảnxuất kinh doanh của Công ty gọn nhẹ, các phòng ban chức năng hoạt động hiệu quả,tham mưu cho lãnh đạo trong quản lý kinh tế và tổ chức sản xuất đạt kết quả cao

- Về bộ máy kế toán: Được tổ chức tương đối gọn nhẹ, phản ánh đầy đủ các nội

dung kinh tế, quy trình làm việc khoa học Bộ máy kế toán bao gồm những nhânviên kế toán có trình độ, trách nhiệm, nhiệt tình trong công việc, được bố trí hợp lý,phù hợp với trình độ và khả năng của mỗi người Chính vì thế việc hạch toán nội bộ

có hiệu quả, góp phần đắc lực vào công tác quản lý của Công ty

- Về tổ chức công tác kế toán: Nhìn chung chứng từ ban đầu được tổ chức hợp

pháp, hợp lệ, đầy đủ Cách thức hạch toán của Công ty khá hữu hiệu và phù hợp vớichế độ kế toán cải cách Công ty áp dụng thành công một số phần hành hạch toántrên máy vi tính với hệ thống sổ sách phù hợp theo hình thức chứng từ ghi sổ đúngvới yêu cầu quy định, đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty

- Hệ thống chứng từ sổ sách sử dụng: Chứng từ kế toán sử dụng trong Công ty là

những chứng từ hợp lệ, đúng với mẫu quy định của Bộ tài chính Về việc luânchuyển chứng từ Công ty áp dụng hình thức đơn giản nhất phù hợp với đặc điểmCông ty để tránh tình trạng chứng từ qua nhiều khâu sẽ là chậm tiến độ ghi sổ

- Về sổ sách kế toán: Việc sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính (phần mềm

tự tạo dựa trên bảng tính Excel) của Công ty tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên

kế toán giảm được nhiều thời gian cũng như lượng công việc Kế toán không phảighi sổ bằng tay mà chủ yếu là nhập thông tin từ chứng từ gốc vào máy, từ đó vậndụng các kiến thức tin học văn phòng, công thức toán học trong bảng tính Excel đểtạo lập và hoàn thành các loại sổ kế toán cần thiết

- Về hệ thống báo cáo: Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty sử dụng theo mẫu

của Bộ tài chính ban hành Ngoài ra để phục vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ Công tycòn có các báo cáo quản trị nội bộ

- Công ty không hạch toán công cụ dụng cụ qua TK 153 mà khi mua công cụ dụng

cụ về thì Công ty tiến hành xuất thẳng sử dụng luôn, tuỳ vào nhu cầu sử dụng, giátrị công cụ dụng cụ, thời gian sử dụng mà Công ty đưa vào các tài khoản 627, 642,

142 hoặc 242

1.5.2 Khó khăn.

- Về bộ máy kế toán: Sự thiếu hụt nhân viên kế toán làm cho hiệu quả công tác kế

toán không kịp thời với yêu cầu của lãnh đạo Công ty Kế toán trưởng kiêm kế toán

tổng hợp và các phần hành kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thanh toán là quá

tải và vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm

+ Kế toán trưởng làm thay kế toán viên khi kế toán viên nghỉ, vắng mặt Với sốlượng công việc lớn mà kế toán viên nghỉ thỉ công việc sẽ bị gián đoạn, gây khókhăn cho công tác quản lý cũng như công tác kế toán trong Công ty

- Việc luân chuyển chứng từ: Theo quy định hàng tuần, các đội xây dựng gửi

chứng từ lên phòng kế toán để hạch toán, nhưng các đội thường không thực hiệnđúng theo thời gian quy định đó

- Về hệ thống tài khoản: Công ty chưa áp dụng nhất quán một quyết định

nào Ví dụ: Công ty áp dụng QĐ48/2006-BTC nhưng vẫn sử dụng các tài khoản 621, 622, 623 và 627 khi hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành

- Việc áp dụng hình thức sổ kế toán: Hiện tại Công ty đang áp dụng hình thức chứng

từ ghi sổ Trong tương lai, khi công ty mở rộng hơn nữa quy mô sản xuất kinhdoanh thì việc ghi chép dể trùng lặp, nhầm lẫn Nhiều loại sổ sách nên việc đốichiếu, kiểm tra phải thực hiện thường xuyên làm cho việc tính toán và quản lý cácchỉ tiêu bị chậm lại

1.5.3 Hướng phát triển cho công tác kế toán tại Công ty.

- Về bộ máy tổ chức kế toán: Công ty cần bổ sung thêm nhân viên kế toán, tách

các phần hành kế toán riêng để hạn chế áp lực trong công việc Cụ thể là:

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp và các phần hành kế toán tiền mặt, tiền gửi

ngân hàng, thanh toán:

+ Kế toán trưởng

+ Kế toán tổng hợp

+ Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thanh toán:

- Về luân chuyển chứng từ: Công ty có địa bàn hoạt động rộng, các công trình

nằm rải rác, phân tán xa trụ sở Công ty Do đó việc luân chuyển chứng từ gốc vềphòng kế toán thường gặp khó khăn Để khắc phục tình trạng này, ban lãnh đạo cầnxây dựng lịch trình cho các đội thi công thi hành Nếu sai phạm thì tiến hành xửphạt Đồng thời cần giáo dục ý thức, trách nhiệm cho công nhân viên, xây dựng chế

độ thưởng phạt rõ ràng Đối với công trình ở xa cần cử người đến tận công trình để

cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo công việc được kịp thời, đầy đủ,chính xác tránh tình trạng chi phí phát sinh kỳ này nhưng kỳ sau mới được ghi sổ.

- Về hình thức sổ kế toán: Hiện tại Công ty đang áp dụng hình thức kế toán

chứng từ ghi sổ Để giảm bớt số lượng công việc cũng như sổ sách Công ty nên tổchức theo hình thức Nhật ký chung, vì hình thức này dễ thao tác trên máy (bảng tínhExcel) Tạo điều kiện cho nhân viên kế toán dễ dàng kiểm tra đối chiếu chi tiết theochứng từ gốc phát sinh và tốt nhất Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán máy

- Cần một phần mềm kế toán máy : Sự phát triển của khoa học đã đóng góp rất

nhiều tiện ích cho cuộc sống, khoa học máy tính cũng vậy đang phát triển khôngngừng, trong lĩnh vực kế toán để giảm bớt công việc cho kế toán viên, tính chínhxác và hiệu quả công việc cao hơn thì các phần mềm kế toán máy đã được tạo ra

Vì vậy, công ty nên xem xét sử dụng một phần mềm kế toán máy phù hợp

PHẦN THỨ HAI

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU, CÔNG

CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI

NGỌC HÀ.

2.1 Đặc điểm, công tác quản lý, phân loại, đánh giá NVL, CCDC tại Công ty

2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty

Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Ngọc Hà chuyên về xây dựng, sảnphẩm chủ yếu là : các công trình nhà ở, cầu cống, đường xá, … nên NVL là sảnphẩm của ngành công nghiệp như sắt, thép, xi măng…NVL được sử dụng với khốilượng lớn nên Công ty tổ chức mua của các nhà cung ứng lân cận công trình Cácsản phẩm sau khi được mua về Công ty lập ban kiểm nghiệm trước khi nhập khohoặc đưa vào sử dụng để đảm bảo chất lượng công trình

Nguyên vật liệu tại Công ty mang đầy đủ những đặc điểm chung của NVL.Ngoài ra, do công trình thi công là những công trình lớn, thời gian thi công ít nhất làmột năm vì vậy quá trình lưu kho, lưu trữ của NVL tại Công ty kéo dài hơn so vớicác doanh nghiệp sản xuất khác

Về phần công cụ dụng cụ thì gồm các khoản như: Quần, áo, mũ, giày dùngcho công nhân thi công, bạt che mưa che nắng, cuốc, xẻng, bai xây, các dụng cụ vănphòng như máy in, máy Fax, điện thoại, … Nhưng trên thực tế Công ty không theodõi công cụ dụng cụ qua tài khoản 153 mà khi mua về thì tuỳ vào mục đích sửdụng, giá trị dụng cụ, thời gian sử dụng mà Công ty đưa vào tài khoản 627, 642 hay

142, 242 rồi định kỳ phân bổ chi phí theo mục đích sử dụng

2.1.2 Công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty.

Hiện nay Công ty tổ chức xây lắp theo đội xây dựng và tổ chức nhận thầuxây lắp Sản phẩm của Công ty là những công trình xây dựng, thủy lợi như: cầu,đường bộ, đập nước, …có quy mô lớn mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất sảnphẩm xây lắp trải qua nhiều năm mới hoàn thành Do sản phẩm của Công ty đượctạo ra cố định tại nơi sản xuất nên các điều kiện sản xuất như máy móc, NVL, laođộng… phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm Vì vậy, công tác quản lý sửdụng, hạch toán vật tư rất phức tạp do tác động của vị trí địa lý, thời tiết, và dễ mấtmát hư hỏng

- Về tình hình biến động: Công ty đã bố trí thủ kho kết hợp với kế toán vật tưtheo dõi về sát sao số lượng nhập, xuất, tồn kho Từ đó có kế hoạch bổ sung, dự trữNVL trong kho, kịp thời phát hiện mất mát, hao hụt để có biện pháp xử lý

- Về định mức dự trữ: Phòng Kỹ thuật thi công có nhiệm vụ nghiên cứu và xâydựng định mức tiêu hao NVL cho từng công trình, hạng mục dựa trên định mứckinh tế kỹ thuật đã quy định chung và các tiêu chí: Bảo đảm nguyên vật liệu được

dự trữ đầy đủ, sử dụng tiết kiệm, tránh gián đoạn trong sản xuất cũng như ứ đọngvật tư

- Về chất lượng: NVL được kiểm nghiệm trước khi nhập kho Thủ kho phảinắm chắc tính chất cơ, lý, hóa của vật liệu để có các biện pháp bảo quản, sử dụng,hạn chế sự biến chất của NVL.

- Về giá mua và chi phí thu mua: Bộ phận cung ứng vật tư cùng phòng kế toán tìmkiếm trên thị trường những nhà cung cấp NVL có uy tín, giá mua hợp lý, chất lượngtốt, giảm thiểu các chi phí phát sinh trong khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản

- Về quản lý kho: Thủ kho phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo tínhchất đặc trưng nhất của từng thứ, từng loại NVL Hiện nay, hệ thống kho tàng củacông ty được tổ chức như sau:

+ Kho Công ty: tại đây nguyên vật liệu được phân loại theo tính chất cơ, lý, hóacủa từng loại Kho xi măng, kho thép, kho sơn… Các loại nguyên vật liệu có tínhchất dễ cháy nổ như dầu, xăng,…được bảo quản tách biệt

+ Tại các đội thi công của Công ty cũng có các kho riêng và mỗi kho được bốtrí một thủ kho thực hiện công tác nhập, xuất và bảo quản; được trang bị dụng cụcân ,đong, đo, đếm Ở đây chủ yếu là các NVL đội thi công nhận về đưa vào sảnxuất, sau đó vật tư được giao cho các tổ, đội sản xuất

2.1.3 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty

2.1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty TNHH Xây dựng vàThương mại Ngọc Hà căn cứ vào yêu cầu quản lý và nội dung kinh tế của NVL tạiCông ty để phân loại thành các nhóm sau:

- NVL chính: là các loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinhdoanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, công trình Toàn bộ giá trị NVL đượcchuyển vào giá trị sản phẩm mới, công trình mới bao gồm: Xi măng, sắt, thép, đá,gạch xây…và một số NVL chính khác

- NVL phụ: Là các loại NVL được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chấtlượng sản phẩm, hoàn chỉnh công trình hoặc phục vụ cho việc quản lý sản xuất…Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm như: Dung môi, bột

bã, bản lề, gạch lát, phụ gia…

- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiêt lượng cho quá trình sảnxuất, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phượng tiện vận tải, máy thi công, công tácquản lý, bao gồm: Xăng, dầu diesel, dầu nhớt,

- Phụ tùng thay thế: Là những tài sản ngắn hạn dùng để thay thế, sữa chữa máymóc thiết bị, phượng tiện vận tải, công cụ dụng cụ như xi lanh, răng gầu, tổngphanh, đĩa côn, đĩa thép, bơm côn, các đăng cầu trước, đăng cầu sau, bánh răng, bótlái, môtơ,…

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho côngviệc xây dựng cơ bản, thiết bị XDCB bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị khôngcần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình XDCB

- Vật liệu khác: Là loại vật liệu không được xếp vào các loại trên Các loại vậtliệu này chủ yếu thu hồi từ quá trình sản xuất hoặc thanh lý TSCĐ, CCDC có thể sửdụng lại hoặc bán.

Cách phân loại trên cho biết vai trò, công dụng của từng loại vật liệu và giúpCông ty sử dụng các tài khoản chi tiết một cách hợp lý

2.1.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu.

a Nguyên tắc đánh giá

Vật tư là một bộ phận hàng tồn kho của doanh nghiệp do đó về nguyên tắcđánh giá vật tư cũng phải tuân thủ theo nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho chuẩnmực Việt Nam số 02 "Hàng tồn kho" (Ban hành và công bố theo Quyết định số149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính)

b Phương pháp đánh giá

* Tính giá nguyên vật liệu nhập kho.

Giá thực tế của vật liệu nhập vào được xác định theo nguồn nhập NVL:

- Đối với vật liệu mua ngoài:

Giá muaNVLnhập kho

=Giá muaghi trênhóa đơn

+Chi phíthu muakhác

-Cáckhoảngiảm trừ(nếu có)NVL của Công ty chủ yếu được mua ngoài từ các Công ty sản xuất trongnước Công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá mua khôngbao gồm cả thuế GTGT Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển (nếu tronghợp đồng mua NVL quy định là chi phí vận chuyển do bên mua chịu), chi phí bảoquản, bốc dỡ, cho thuê kho bãi, hao hụt trong định mức, công tác phí của cán bộ thumua Nhưng hiện nay trên thực tế các Công ty thường mua hàng theo phương thứcnhận hàng bên cạnh đó kho của Công ty thường được xây dựng ngay tại chân côngtrình, do đó ít khi phát sinh chi phí thu mua

Ví dụ: Ngày 27 tháng 11 năm 2011, Công ty nhập kho 86 m3 Đá 1x2 theo Hoá

đơn GTGT số 0000016 ngày 27 tháng 11 năm 2011 của Công ty TNHH Dịch vụthương mại Đồng Thành, với đơn giá ghi trên hoá đơn là 210.000 đồng/m3 Đơn giánày chưa có thuế GTGT Chi phí vận chuyển do bên bán chịu

Giá nhập kho được tính như sau:

Giá mua không bao gồm thuế GTGT: 210.000 đồng x 86 m3 = 18.060.000 đồng

Giá Cát thực tế nhập kho: 18.060.000 đồng.

* Tính giá NVL xuất kho (theo phương pháp nhập trước xuất trước).

Theo phương pháp này giả định lô vật liệu vào được nhập kho trước thì sẽ đượcxuất kho trước Lượng vật tư xuất kho lần nhập nào thì tính theo giá thực tế thực tếcủa lần nhập đó Vật liệu tồn kho là những vật liệu nhập kho sau cùng

Giả sử trong tháng 11/2011 Công ty có các nghiệp vụ nhập Đá 4x6 như sau:

- Ngày 23/11/2011 nhập Đá 1x2: 86 m3 đơn giá chưa thuế 210.000 đồng/m3

- Ngày 27/11/2011 nhập Đá 1x2: 86 m3 đơn giá chưa thuế 210.000 đồng/m3

Theo hợp đồng mua Đá 1x2 thì chi phí vận chuyển do bên bán chịu

Biểu 2.1 Trích bảng tính giá Đá 1x2 nhập kho

Ngày

tháng

Số liệu ghi trên hóa đơn

chi phí vận chuyển

Đơn giá thục tế nhập kho

Giá thực

tế nhập kho

số lượng

(m3)

Đơn giá (đ/ m3)

Thành tiền (đồng)

2.2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết NVL là việc ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ, cả vềhiện vật và giá trị từ đó cung cấp thông tin chi tiết cho người quản lý và được thựchiện ở hai bộ phận là kho và phòng kế toán

2.2.1.1 Thủ tục nhập kho và quy trình luân chuyển phiếu nhập kho

- Thủ tục nhập kho

* Đối với NVL mua ngoài: Bộ phận ung ứng vật tư đề nghị kiểm nhận hàng.

Căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng kinh tế mà Công ty đã ký kết với nhàcung cấp, khi vật liệu về đến nơi, doanh nghiệp lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểmtra số lượng, chất lượng, mẫu mã, quy cách của vật tư và lập biên bản kiểm nghiệm.Dựa vào hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm, phòng kế toán lập phiếu nhập kho gồm

3 liên

Liên 1: Lưu tại quyển.

Liên 2: Giao cho cung ứng vật tư để thanh toán tạm ứng.

Liên 3: Giao cho thủ kho nhập kho và ghi vào thẻ kho.

Thủ kho ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán Kế toán trưởng kývào phiếu nhập kho, kế toán vật tư ghi sổ kế toán và bảo quản lưu trữ chứng từ

* Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến:

Trên cơ sở chứng từ giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến NVL, phòng

kế toán lập phiếu nhập kho Thủ kho làm thủ tục nhập kho, ghi số thực nhập vàophiếu nhập kho, vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ kế toán

- Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho thể hiện bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho

Kế toán vật tư

Lập phiếu nhập kho

Ký duyệt phiếu nhập Cung ứng

vật tư

Tiến hành nhập kho, ghi thẻ kho.

Ban kiểm nghiệm

Ghisổ

kế toán

và lưu trữ

Kế toán vật tư