FONTERRA GROUP POLICY Ethical Behaviour Group Policy FG01 Qui định Hành vi đạo đức Tập đoàn Fonterra Approved: 27/07/2010 INTENT/ MỤC ĐÍCH The purpose of this Policy is to ensure a culture of honesty and integrity in all Fonterra management and business practices by defining Fonterra’s expectations in regard to conflict of interest situations, business gifts and entertainment Mục đích qui định nhằm đảm bảo văn hóa trung thực liêm kinh doanh điều hành hoạt động Fonterra Qui định nêu chuẩn mực Fonterra liên quan đến tình xung đột quyền lợi, q biếu giải trí có liên quan đền công việc SCOPE/ PHẠM VI This Policy applies to all Fonterra global operations and supplements the Code of Conduct – The Way We Work Qui định áp dụng tất cơng ty tồn cầu Fonterra bổ sung cho Quy tắc Nghề nghiệp – Phương Cách Chúng Ta Làm Việc QUI ĐỊNH/ POLICY 3.1 General/ Tổng quát Employees must consult with their immediate manager if they are uncertain as to the boundaries of this Policy Nhân viên cần tham khảo ý kiến cấp trực tiếp không rõ điều khoản Qui định If you are uncomfortable discussing ethical dilemmas with your immediate manager, you may choose to make direct contact with Fonterra’s Ethics Helpline (ethics@fonterra.com or 0800 4384427) Nếu nhân viên thấy bất tiện đề cập tình khó xử đạo đức với cấp trực tiếp mình, liên hệ trực tiếp với Đường dây trợ giúp vấn đề Đạo đức Fonterra (ethics@fonterra.com or 0800 4384427) 3.2 Conflict of Interest/ Xung đột quyền lợi A conflict of interest occurs where an employee makes any business decision for Fonterra that is motivated by personal gain and/or where an employee has a financial, private, family, personal or business interest which interferes with, or appears to interfere with, the interests of Fonterra Xung đột quyền lợi xảy nhân viên cần định công việc cho Fonterra bị thúc đẩy lợi ích cá nhân và/hoặc nhân viên có lợi ích tài riêng, lợi ích gia đình hay lợi ích cho cơng việc làm ăn riêng họ gây trở ngại, gây trở ngại cho lợi ích Fonterra The aim of this Policy is to ensure that real or perceived conflicts not impact on Fonterra’s ability to run its business with integrity Mục tiêu Qui định nhằm đảm bảo xung đột thực hay tiềm tàng không làm ảnh hưởng đến khả điều hành công việc Fonterra cách minh bạch To avoid any conflict of interest, disclosure of any actual, potential or perceived conflict of interest must be made at the earliest opportunity to the employee's immediate manager The manager, in conjunction with Human Resources, is responsible for determining whether a conflict of interest exists and if so, how it can be removed or satisfactorily resolved Để tránh xung đột quyền lợi xảy ra, nhân viên cần báo cáo xung đột quyền lợi tiềm ẩn, diện hay xảy lên cấp trực tiếp Cấp nhân viên, với phận Nhân Sự, có trách nhiệm xác định nguyên nhân xung đột quyền lợi sau tìm tìm cách để tháo gỡ hay giải cách thỏa đáng Where it is determined a conflict exists, Fonterra may require the employee to take action to remove the source of the conflict Disciplinary action (up to and including summary dismissal) may result if an employee breaches this Policy, including if they fail to declare a conflict of interest, and/or not take the necessary action to satisfactorily remove or resolve the conflict Trường hợp xác định có xung đột tồn tại, Fonterra yêu cầu nhân viên phải tháo gỡ nguyên nhân xung đột Hình thức kỷ luật (tùy mức độ, bao gồm biện pháp cuối sa thải) áp dụng nhân viên vi phạm sách này, bao gồm việc nhân viên khơng khai báo xung đột lợi ích, và/hoặc khơng có hành động cụ thể để tháo gỡ hay giải cách thỏa đáng xung đột It is impractical to list all of the situations that could be considered conflicts of interest Examples in this Policy are not exhaustive, and this policy may be amended from time to time Khơng có danh sách qui định cụ thể tình xem xung đột quyền lợi liệt kê khơng thực tế Các ví dụ Chính sách chưa đầy đủ Chính sách cần phải bổ sung, sửa đổi theo thời gian Where a conflict of interest arises, it must be reported to, and recorded in, the Employee Interests Register held by Internal Audit Khi xung đột quyền lợi xuất hiện, nhân viên cần báo cáo, ghi nhận Đăng ký quyền lợi Nhân viên phận Kiểm toán nội giữ All Senior Managers are required to sign an annual declaration regarding conflicts of interest Where an employee works in a ‘sensitive area’, the Senior Manager of the area is required to obtain sufficient comfort that their staff have no conflicts of interest It is strongly recommended the Senior Manager obtain an attestation in writing to support their annual declaration Tất Quản lý cấp cao yêu cầu phải ký vào công bố hàng năm liên quan đến xung đột quyền lợi Trường hợp nhân viên làm việc “lĩnh vực nhạy cảm”, Quản lý cấp cao phận cần đảm bảo nhân viên họ không phát sinh xung đột quyền lợi Quản lý cấp cao tích cực khuyến khích nộp xác nhận văn để bổ sung thêm vào công bố hàng năm 3.3 Business Conflicts/ Xung đột kinh doanh Employees are expected to devote their full time energies to their position with Fonterra and for this reason, must not: Fonterra mong muốn nhân viên dành toàn thời gian thực vai trị Fonterra đó, nhân viên khơng được: Engage in any other business or outside activities (other than incidental investments which not present any actual or potential conflict) as an employee, consultant or in any other capacity, without Fonterra's prior written consent; Tham gia vào hoạt động kinh doanh hay hoạt động bên khác (ngoại trừ khoản đầu tư không chủ định không gây xung đột thực hay tiềm ẩn nào) trở thành nhân viên, nhà tư vấn hay vai trị khác mà khơng có chấp thuận trước văn Fonterra; Enter into any contracts, business interests and/or activities which may conflict in any way with the interests of Fonterra and their responsibilities to it, or reflect adversely on Fonterra's business or its public perception; Tham gia vào hợp đồng, lợi ích kinh doanh và/hoặc hoạt động gây xung đột với lợi ích Fonterra, hay gây bất lợi cho công việc kinh doanh hay uy tín Fonterra; Take part in, or be in any way involved in, any Fonterra business decision involving a company that employs/contracts with your spouse/partner, or immediate family member; Tham gia, hay liên quan đến định cơng việc Fonterra có liên quan đến cơng ty nơi vợ/chồng hay người thân gia đình làm việc Invest in an outside business opportunity in which Fonterra has an interest, except for having insignificant shareholdings (being less than 5%) in publicly listed companies; Đầu tư vào hội kinh doanh bên mà Fonterra có quyền lợi, ngoại trừ có cổ phần khơng đáng kể (ít 5%) cơng ty niêm yết công khai Have a direct or indirect financial interest in, or a financial relationship, with a Fonterra competitor, supplier or customer (except for insignificant share holdings (being less than 5%) in publicly traded companies); or, Có quyền lợi tài trực tiếp hay gián tiếp, có quan hệ tài chính, với đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp hay khách hàng Fonterra (ngoại trừ có cổ phần khơng đáng kể - 5% công ty niêm yết công khai); hay, Receive personal discounts or other benefits from suppliers, service providers or customers of Fonterra that are not legitimately available to all Fonterra employees Nhận chiết khấu hay lợi ích riêng khác từ nhà cung cấp hay khách hàng Fonterra lợi ích khơng áp dụng cho tất nhân viên 3.4 Personal and Family Relationships/ Các mối quan hệ Cá nhân gia đình Fonterra recognises that as a large organisation, from time-to-time staff may become involved in close personal relationships with each other Although Fonterra does not attempt to prohibit such relationships and respects employees' private lives, employees should take care that their personal (including family) relationships not create actual or potential conflicts of interest, or unfairly disadvantage or advantage others Fonterra biết tổ chức lớn, nhân viên có mối quan hệ cá nhân thân thiết với Mặc dù Fonterra khơng có ý định ngăn cấm mối quan hệ tôn trọng sống riêng tư nhân viên, nhân viên phải lưu ý đến quan hệ cá nhân (bao gồm quan hệ gia đình) họ, khơng để dẫn đến xung đột quyền lợi thực hay tiếm tàng nào, gây đối xử thuận lợi hay bất lợi người khác Employees in a family or close personal relationship must not have a reporting relationship in the business If an actual or potential conflict arises because of a family or close personal relationship between staff working in the same area, or who are in a supervisory relationship with each other, this will need to be addressed Employees must take all reasonable steps to satisfactorily remove or resolve such a conflict of interest Nhân viên gia đình hay có quan hệ cá nhân thân thiết không làm việc vị trí báo cáo trực tiếp cho Nếu xung đột thực hay tiềm tàng bắt đầu xuất quan hệ gia đình hay người thân nhân viên phận, hay người thân báo cáo cho việc cần phải giải Nhân viên cần có hành động cụ thể để tháo gỡ hay giải xung đột quyền lợi cách thỏa đáng Employees must also immediately advise their manager if an immediate family member, partner, friend or close business associate is, or becomes, employed by a competitor or potential competitor of Fonterra Nhân viên cần báo cáo lên cấp người thân gia đình, vợ chồng, bạn bè hay đối tác thân thiết công ty đối thủ hay tiềm đối thủ Fonterra hay tuyển dụng Employees must not be involved in the recruitment or appointment process of any person with whom they have a family or close personal relationship Nhân viên khơng tham gia vào quy trình tuyển dụng hay đề đạt người mà họ có quan hệ gia đình hay người thân 3.5 Gifts/ Quà cáp Accepting gifts over the value of USD250, that benefit the employee as an individual is prohibited unless approved by the employee’s immediate manager, who should acknowledge their agreement in writing Nhân viên không nhận quà trị giá 250 USD cho cá nhân, ngoại trừ có đồng ý văn từ người quản lý trực tiếp Group Reporting must be informed of all such approvals for disclosure to the Board; Tất phê duyệt phải thông báo cho Bộ phận tiếp nhận báo cáo Tập đoàn để báo cáo cho Ban Giám đốc Tập đoàn; Reasonable small tokens and/or hospitality may be acceptable, provided they Những quà nhỏ hợp lý và/ thể hiếu khách chấp nhận quà trên: - Do not place the recipient under any obligation; - Không buộc người nhận thực quyền lợi nào; - Are not recurring or systematic; - Khơng thường xun mang tính hệ thống; - Are within normal custom or protocols; and - Nằm thơng lệ bình thường hay xã giao; - Are not capable of being misinterpreted - Không gây hiểu nhầm 3.6 Corporate/Hospitality/Entertainment/ Hợp tác/ Hiếu khách/ Giải trí Common sense should prevail when an employee engages in business entertainment on behalf of Fonterra If public disclosure of the event could cause Fonterra public embarrassment, they should refrain from participating in the event Nhân viên đại diện cho Fonterra tham gia hoạt động giải trí liên quan đến cơng việc tình theo phong tục lẽ thường Nhân viên không tham gia hoạt động giải trí có khả đặt Fonterra vào tình khó xử Giving or receiving, reasonable business related entertainment that is conducted in the best business interests of Fonterra is appropriate, provided it does not influence business related decisions to the determinant of Fonterra, or could be perceived by others as influencing business decisions Nhân viên mời hay tham gia hoạt động giải trí vừa phải nhằm mục đích cơng việc quyền lợi tốt Fonterra, khơng có khả gây ảnh hưởng đến định công việc Fonterra Where the ’value’ of the hospitality offered exceeds USD250, Fonterra employees and executives are required to decline the invitation unless they have approval from their immediate manager, who should acknowledge their agreement in writing Khi giá trị quà tặng hay giải trí vượt qua 250 USD, nhân viên Fonterra ban điều hành phải từ chối lời mời trừ nhân viên chấp thuận văn từ người quản lý trực tiếp If an event is during working hours that takes the employee away from work for one day or more, annual leave must be requested and approved so that they can attend the event Nếu nhân viên mời tham gia kiện làm việc cần nghỉ làm từ ngày trở lên, nhân viên phải xin nghỉ phép năm đồng ý cho nghỉ phép để tham gia kiện If travel or accommodation is involved in accepting an invitation, and this is not included within the offer, staff are required to pay for these expenses personally, unless approval is given by the immediate manager for Fonterra to make the payment on behalf of the individual Nếu nhân viên chấp nhận lời mời cần chi phí lại khách sạn không đài thọ, nhân viên phải tự toán, trừ chấp thuận từ người quản lý trực tiếp để Fonterra toán If there is business currently, or soon to be, under negotiation with the party from whom the invitation is received it must be declined Nhân viên phải từ chối lời mời bên trình thương lượng sửa thương lượng kinh doanh với Fonterra In all cases, the employee’s immediate manager must approve any corporate hospitality or entertainment prior to acceptance If the employee has any doubts as to whether they are acting in compliance with these obligations, they must talk to their immediate manager Mọi trường hợp nhận lời mời tham gia giải trí hay nhận quà tặng phải chấp thuận trước người quản lý trực tiếp Nếu nhân viên khơng rõ việc làm có phù hợp với qui định hay khơng cần báo cáo với người quản lý trực tiếp 3.7 Corruption/ Tham Nhũng The use of illegal and disreputable business measures including bribes, kickbacks and corrupt payments, to obtain business is strictly prohibited Employees must not directly, or through a third party, offer to pay/receive money or give/receive anything of value to/from any person or entity for the purpose of obtaining business on behalf of Fonterra Nghiêm cấm sử dụng hành vi bất hợp pháp tai tiếng bao gồm hối lộ tham nhũng kinh doanh Nhân viên không thay mặt cho Fonterra trực tiếp, thông qua bên thứ ba, đề nghị trả / nhận tiền cho / nhận thứ có giá trị đến / từ người tổ chức với mục đích giành cơng việc kinh doanh khơng đáng Employees must refrain from the offer or receipt of any form of payments to business partners or authorities Nothing must be given or received that damage, or could damage, Fonterra’s reputation Nhân viên không cho nhận khoản tốn khơng đáng từ đối tác kinh doanh quan quyền Khơng cho nhận thứ có khả gây thiệt hại đến danh tiếng Fonterra 3.8 BREACHES OF POLICY/ Vi phạm Sách When reporting a breach of the Ethics Policy all employees will be protected under a ‘Protected Disclosure’ (refer to the Fraudulent and Unlawful Activity Standard) Khi báo cáo hành vi vi phạm sách đạo đức, tất nhân viên báo cáo bảo vệ qui định Bảo vệ người cung cấp thông tin (tham khảo qui định Các hoạt động gian lận bất hợp pháp) To report breaches of this Policy please refer to Fonterra Standard Fraudulent & Unlawful Activity Nhân viên tham khảo qui định Các hoạt động gian lận bất hợp pháp báo cáo hành vi vi phạm Qui định ACCOUNTABILITIES/ TRÁCH NHIỆM The Fonterra Board and EXCO are accountable for leading by example i.e ‘setting the tone at the top’ and enforcing compliance with this Policy Ban giám đốc Fonterra Ban điều hành Tập đồn Fonterra có trách nhiệm làm gương việc thực thi tuân thủ qui định All Fonterra personnel are responsible for behaving honestly and with integrity Mọi nhân viên Fonterra phải có trách nhiệm cư xử trung thực liêm Employees are responsible for consulting their immediate manager where issues of conflict arise or are unclear Nhân viên có trách nhiệm tham khảo ý kiến người quản lý cấp phát vấn đề mâu thuẫn không minh bạch Managers are responsible for investigating and addressing all potential, actual or perceived conflicts of interest Người quản lý có trách nhiệm nhiệm điều tra xử lý trường hợp xung đột quyền lợi MEASUREMENT CRITERIA/ TIÊU CHÍ ĐO LƯỜNG All conflicts of interest disclosures are recorded in the Employee Interests Register held by Internal Audit Các trường hợp tiết lộ thông tin xung đột quyền lợi ghi nhận vào hồ sơ Đăng ký quyền lợi nhân viên phận Kiểm toán nội giữ No illegal/corrupt practices are undertaken by Fonterra personnel Nhân viên Fonterra không thực hành vi bất hợp pháp/ tham nhũng 6 DEFINITIONS / ĐỊNH NGHĨA a Fonterra global operations include Fonterra owned and controlled businesses, as well as Joint Ventures (JVs) where Fonterra has management control If Fonterra is involved in a JV where there is less than 50 percent shareholding or no management control, we must use best endeavours to ensure their policies are consistent with those of Fonterra Fonterra tồn cầu bao gồm cơng ty Fonterra sở hữu kiểm sốt, cơng ty liên doanh (JVs) Fonterra có quyền điều hành Nếu Fonterra tham gia vào công ty liên doanh, có 50 % cổ phần khơng có quyền điều hành, phải nỗ lực để đảm bảo sách liên doanh phù hợp với công ty Fonterra b Corporate Hospitality includes but is not limited to/ hình thức xã giao bao gồm không giới hạn: Tickets or invitations to sporting, cultural or other entertainment events, and Vé thư mời tham gia hoạt động thể thao, kiện văn hóa, vui chơi giải trí khác, Any offers or contributions toward travel, accommodation, entertainment or leisure activities, regardless of whether the one who offered will be in attendance or not Bất hình thức đài đọ hay đóng góp chi phí cho lại, tiền khách sạn hoạt động vui chơi, giải trí người tặng có tham dự hay không Corruption: Giving or obtaining advantage through means which are illegitimate, immoral, and/or inconsistent with one's duty or the rights of others Tham nhũng: Cho vụ lợi từ phương thức không hợp pháp, vô đạo đức và/hoặc trái với nhiệm vụ quyền lợi người khác c A Senior Manger is typically Level and above Quản lý cấp cao người thuộc level trở lên d A sensitive business area is deemed to be one that manages (or influences) a large budget with an external third party This would include, but is not limited to, business areas such as Procurement, Sales or Insurance Lĩnh vực kinh doanh nhạy cảm phận quản lý (hoặc có ảnh hưởng) khoản ngân sách lớn với bên thứ ba bên ngồi Điều bao gồm, khơng giới hạn, phận Mua hàng, Bán hàng Bảo hiểm ... quà trên: - Do not place the recipient under any obligation; - Không buộc người nhận thực quyền lợi nào; - Are not recurring or systematic; - Không thường xuyên mang tính hệ thống; - Are within... hệ thống; - Are within normal custom or protocols; and - Nằm thơng lệ bình thường hay xã giao; - Are not capable of being misinterpreted - Không gây hiểu nhầm 3.6 Corporate/Hospitality/Entertainment/... the situations that could be considered conflicts of interest Examples in this Policy are not exhaustive, and this policy may be amended from time to time Khơng có danh sách qui định cụ thể