Đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn avatar đà nẵng tt

Đểdoanh nghiệp có thể phát triển một cách mạnh mẽ, đạt được các mụctiêu kinh doanh đã đề ra thì hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đượccoi là một phần thiết yếu của công tác quản lý tron

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Môi trường kinh doanh đối với các doanh nghiệp luôn biến đổi

và phát triển liên tục điều đó dẫn tới các thách thức, rủi ro mà mỗidoanh nghiệp phải đối mặt trong lĩnh vực hoạt động của họ Đểdoanh nghiệp có thể phát triển một cách mạnh mẽ, đạt được các mụctiêu kinh doanh đã đề ra thì hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đượccoi là một phần thiết yếu của công tác quản lý trong doanh nghiệp.Những điểm yếu tồn tại trong hệ thống KSNB sẽ gây tổn thất chodoanh nghiệp về khía cạnh hoạt động và ngăn cản doanh nghiệp đạtđược nhiệm vụ, mục tiêu của mình Hệ thống KSNB doanh nghiệpkhông chỉ là các tài liệu hướng dẫn quy trình mà nhân sự ở mọi cấpcủa tổ chức cũng cần phải tham gia thực hiện thì mới có thể đạtđược tính hữu hiệu Đó là một quá trình được thiết kế chặt chẽ, mộtphương tiện để đạt được mục đích, nhưng nó không dừng lại ở đó vìphải đưa ra sự đảm bảo hợp lý về việc cần phải đạt được các mụctiêu kinh doanh của doanh nghiệp

Cùng với sự phát triển du lịch mạnh mẽ trong cả nước đi kèmthị trường kinh doanh dịch vụ khách sạn ngày càng phát triển, thịtrường kinh doanh khách sạn tại Đà Nẵng cũng đang trên đà tăngtrưởng mạnh chiếm một vị trí quan trọng, không thể thiếu trong sựphát triển du lịch của thành phố Trong các đơn vị kinh doanh kháchsạn hoạt động của họ không đơn thuần chỉ là kinh doanh phòng lưutrú và ăn uống mà còn mở rộng ra nhiều các hoạt động khác như dịch

vụ spa, tổ chức hội thảo, sự kiện, dịch vụ đưa đón khách và các dịch

vụ vui chơi giải trí khác Mỗi đơn vị đều không ngừng nâng cao chấtlượng dịch vụ của mình, đa dạng hoá các sản phẩm dịch vụ cung cấp

cho khách hàng nên các hoạt động này diễn ra thường xuyên và liêntục rất dễ xảy ra các sai sót gian lận Chính vì vậy việc xây dựng hệthống KSNB hữu hiệu đang trở thành nhu cầu cấp thiết, một công cụtối ưu để đảm bảo sự an toàn cho nguồn vốn đầu tư, xác định hiệuquả điều hành của ban quản lý khách sạn cũng như kịp thời nắm bắthiệu quả hoạt động của khách sạn

Khách sạn Avatar Đà Nẵng là một trong những khách sạn đanghoạt động trong ngành dịch vụ lưu trú cạnh tranh ngày càng khốc liệttại Đà Nẵng Điều đó đòi hỏi khách sạn phải có một hệ thống KSNBhữu hiệu mới có thể đứng vững trên thị trường hiện nay

Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề này, em đã chọn đề tài

“Đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạnAvatar Đà Nẵng” làm luận văn tốt nghiệp của mình

2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở khung lý thuyết của COSO về tính hữu hiệu của hệthống KSNB, luận văn nhằm mục tiêu đánh giá tính hữu hiệu của hệthống KSNB tại khách sạn Avatar Đà Nẵng Từ những đánh giá đótác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệthống KSNB tại Khách sạn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: hoạt động kiểm soát liên quan đến kinhdoanh lưu trú và kinh doanh khác tại khách sạn Avatar Đà nẵng Phạm vi nghiên cứu: tại khách sạn Avatar Đà Nẵng

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tình huống được sử dụng cơ bản đểgiải quyết các mục tiêu trên Trên cơ sở khung lý thuyết về hệ thống

KSNB theo COSO 2013, luận văn rà soát lại mục tiêu kiểm soátcùng với các thành phần của hệ thống KSNB để đạt được mục tiêutrên Phương pháp đánh giá tính hữu hiệu tiến hành như sau:

- Sử dụng các câu hỏi khảo sát để kiểm tra có sự tồn tại củacác thành phần kiểm soát nội bộ tại Khách sạn Avatar Đà Nẵng

- Nếu một đặc điểm nào đó trong các thành phần kiểm soát tồntại thì tiếp tục khai thác dữ liệu thông qua các qui trình, các qui địnhtrong công tác kiểm soát để đánh giá sự hữu hiệu của thành phần đótrong thực tế Phương pháp chuyên gia được sử dụng để đánh giámức độ hữu hiệu

Nếu nguyên tắc nào không tồn tại thì tiếp tục phỏng vấn lãnhđạo để tìm hiểu nguyên nhân và có định hướng để tăng cường kiểmsoát trong thời gian tới

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn gồm có 3 chươngChương I: Cơ sở lý luận về đánh giá tính hữu hiệu của hệ thốngkiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp dịch vụ khách sạn

Chương II: Đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội

bộ tại khách sạn Avatar Đà Nẵng

Chương III: Giải pháp nâng cao tính hữu hiệu của hệ tống kiểmsoát nội bộ tại khách sạn Avatar Đà Nẵng

6 Tổng quan về tài liệu nghiên cứu

6.1 Các nghiên cứu công bố ở nước ngoài

6.2 Các nghiên cứu công bố trong nước

Giúp DN ngăn chặn, phát hiện và xử lý các vi phạm, gian lậntrong hoạt động sản xuất, kinh doanh do bên thứ ba hoặc nhân viêntrong công ty gây ra;

KSNB tạo ra quy trình kiểm soát hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệpgiảm chi phí hoạt động và các chi phí sửa chữa sai sót không đángcó;

Đảm bảo tính chính xác số liệu kế toán, BCTC Nâng cao tínhminh bạch của DN; Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạtđược mục tiêu đề ra

Như vậy một HTKSNB vững mạnh là điều kiện tiên quyết đểđảm bảo doanh nghiệp phát triển bền vững và thành công hơn trongtương lai

1.1.2 Báo cáo của COSO 1992 và 2013

a Báo cáo COSO 1992

Báo cáo COSO 1992 được xem như là tài liệu đầu tiên trên thếgiới đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệthống Khuôn khổ COSO hướng đến tạo lập một khuôn khổ để giúpban quản lý có thể kiểm soát tổ chức một cách tốt hơn đồng thời giúpcho hội đồng quản trị có thêm khả năng để giám sát kiểm soát nội bộcủa tổ chức

b Báo cáo COSO 2013

COSO 2013 ra đời bổ sung, hoàn thiện các yếu kém của COSO

1992 và cập nhật những tình huống thay đổi cho phù hợp với thựctiễn COSO năm 2013 đã tiến hành mở rộng các mục tiêu hoạt động

và mục tiêu báo cáo, làm sáng tỏ các yêu cầu, áp dụng các nguyêntắc nhằm xây dựng KSNB hữu hiệu

Các nội dung căn bản của năm bộ phận cấu thành được tổng

hợp thành 17 nguyên tắc giúp các nhà quản lý dễ dàng hơn trong việcthiết lập hệ thống KSNB

Nguyên tắc 1: Chứng tỏ cam kết về tính trung thực và các giá

trị đạo đức - Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực vàgiá trị đạo đức

Nguyên tắc 2: Trách nhiệm giám sát việc thiết kế và vận hành

hệ thống KSNB - HĐQT phải chứng tỏ sự độc lập với nhà quản lý vàđảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thốngKSNB

Nguyên tắc 3: Thiết lập cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách

nhiệm - NQL dưới sự giám sát của HĐQT cần thiết lập cơ cấu tổchức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằmđạt được mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 4: Thể hiện cam kết về năng lực - Đơn vị phải

chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thôngqua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp vớimục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 5: Trách nhiệm thực hiện - Đơn vị cần yêu cầu các

cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việcđáp ứng các mục tiêu của tổ chức

Nguyên tắc 6: Xác định mục tiêu phù hợp - Đơn vị phải thiết

lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để giúp có thể nhận diện và đánh giárủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 7: Nhận diện và phân tích rủi ro - Đơn vị phải nhận

diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu đơn vị, tiến hành phân tíchrủi ro để xác định các rủi ro cần được quản trị.

Nguyên tắc 8: Đánh giá rủi ro có gian lận - Đơn vị cần xem xét

các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt mục tiêu củađơn vị

Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi

của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống KSNB

Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động

kiểm soát để giảm thiểu rủi ro, đạt được mục tiêu của đơn vị ở mức

độ có thể chấp nhận được

Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động

kiểm soát chung về công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đạtđược các mục tiêu

Nguyên tắc 12: Đơn vị phải triển khai các hoạt động kiểm soát

dựa trên các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủtục

Nguyên tắc 13: Đơn vị phải thu thập (hay tự tạo) và sử dụng

các thông tin thích hợp, có chất lượng nhằm hỗ trợ cho các bộ phậncấu thành khác của KSNB

Nguyên tắc 14: Đơn vị phải truyền thông trong nội bộ những

thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát

Nguyên tắc 15: Đơn vị phải truyền thông cho các đối tượng

bên ngoài các thông tin liên quan đến hoạt động và KSNB như cổđông, chủ sở hữu, khách hàng, nhà cung cấp

Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện

việc đánh giá liên tục và/ hoặc định kỳ nhằm đảm bảo rằng các bộphận cấu thành của KSNB là hiện hữu và đang vận hành đúng

Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những điểm

yếu của KSNB kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm NQL vàHĐQT để có biện pháp khắc phục

1.2 TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ KHÁCH SẠN

1.2.1 Khái quát chung về tính hữu hiệu

Hệ thống KSNB đạt được tính hữu hiệu có nghĩa là hệ thốngkiểm soát đó đã đạt được mục tiêu, mục đích đặt ra như bảo vệ tàisản công ty, đảm bảo tính đúng đắn của các báo cáo tài chính, đẩymạnh hiệu quả điều hành hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị…

1.2.2 Đánh giá tính hữu hiệu các thành phần của hệ thống KSNB

a Môi trường kiểm soát

Để đánh giá sự tồn tại và tính hiệu lực của các thuộc tính củamôi trường kiểm soát, luân văn sử dụng các nguyên tắc củaCOSO(2013) kết hợp với các đặc trưng kinh doanh và quản lý củamột khách sạn để nghiên cứu Nếu một chỉ mục thuộc một nguyêntắc không tồn tại thì chứng tỏ thuộc tính đó không được vận hành vàcần được xem xét áp dụng trong thời gian tới Nếu một chỉ mục cótồn tại thì bước tiếp theo xem xét tính hữu hiệu của nó trong thựctiễn tại khách sạn

b Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro trong đơn vị căn cứ trên bốn nguyên tắc chínhđược thiết lập theo COSO: xác định mục tiêu phù hợp, nhận diện vàphân tích rủi ro, đánh giá rủi ro có gian lận và xác định đánh giánhững thay đổi của môi trường ảnh hưởng tới hệ thống KSNB

c Hoạt động kiểm soát

Mỗi khách sạn sẽ thiết lập các hoạt động kiểm soát khác nhau

để đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện và để đối phóvới những rủi ro đe doạ đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Tuynhiên phần lớn các doanh nghiệp dịch vụ khách sạn đều thiết lập cáchoạt động kiểm soát ở các hoạt động chính: bán hàng, mua hàng vàtồn kho, quản lý tiền và chi trả tiền lương

d Thông tin và truyền thông

Một bảng các chỉ mục liên quan tới thông tin và truyền thôngđược thiết lập và đánh giá dựa trên các nguyên tắc của COSO: đơn vịthu thập (tự tạo) và sử dụng các thông tin có chất lượng, sự truyềnthông bên trong và sự truyền thông cho các đối tượng bên ngoài

e Giám sát

Tiến hành đánh giá liên tục và/ hoặc định kỳ: Đơn vị có lựachọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục và/ hoặc định kỳnhằm đảm bảo rằng các bộ phận cấu thành của KSNB là hiện hữu vàđang vận hành đúng không

Đánh giá và thông báo những điểm yếu: Đơn vị có đánh giá vàthông báo những khiếm khuyết của KSNB kịp thời cho các đối tượng

có trách nhiệm nhà quản lý và HĐQT để có biện pháp khắc phục hay

không? Việc đó đã mang lại hiệu quả gì cho đơn vị.

1.2.3 Đánh giá mức độ đạt được mục tiêu của hệ thống KSNB.

Ba mục tiêu chính của khách sạn là mục tiêu hữu hiệu và hiệuquả của hoạt động, mục tiêu tính tin cậy của BCTC, mục tiêu tuânthủ pháp luật Để đánh giá được mức độ đạt mục tiêu thì mỗi mụctiêu cần được đưa ra các mục tiêu cụ thể trọng mỗi mục tiêu, mức độđánh giá và kỹ thuật hay chiến lược thực hiện để đánh giá mức độhoàn thành của mỗi mục tiêu

CHƯƠNG 2 ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN AVATAR ĐÀ NẴNG

2.1 TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN AVATAR ĐÀ NẴNG 2.1.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của khách sạn

Khách sạn Avatar Đà Nẵng bắt đầu khởi công xây dựng từtháng 03/2014 dưới sự đầu tư và quản lý trực tiếp của chủ đầu tưCông ty TNHH Du lịch Hoàn Sơn Bình Khách sạn được thiết kế đạttiêu chuẩn quốc tế 4 sao, bắt đầu đi vào hoạt động ngày 9/8/2015phục vụ khách lưu trú trong và ngoài nước

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý tại khách sạn được tổ chức theo mô hình trựctuyến chức năng Bộ máy quản lý này gọn nhẹ và phù hợp với cácyêu cầu quản lý của khách sạn cũng như các hoạt động Các bộ phậntrong khách sạn đều chịu sự quản lý của GM, các bộ phận có mốiquan hệ chức năng tương hỗ nhau và không có quyền quyết định vàcan thiệp vào bộ phận khác Mọi tình huống phát sinh liên quan đềuđược trưởng bộ phận đó xử lý trong quyền hạn cho phép trước khitrình lên GM

Để đạt hiệu quả và thuận tiện trọng việc quản lý điều hành, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1 Mô hình bộ máy tổ chức KS Avatar Đà Nẵng

2.2 ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CỦA CÁC THÀNH PHẦN

HỆ THỐNG KSNB TẠI KHÁCH SẠN AVATAR ĐÀ NẴNG

Để đánh giá sự tồn tại và vận hành của các thành phần KSNB,luận văn sử dụng phương pháp chuyên gia để khảo sát các nội hàmcủa các nguyên tắc có tồn tại hay không? Nếu có tồn tại thì bằngphương pháp phỏng vấn sâu người quản lý và người lao động ở bộ

phận tương ứng để xem các thành phần đó vận hành như thế nào.Một bảng tổng hợp các nguyên tắc sẽ được thiết lập để xem xét tínhhữu hiệu của các thành phần KSNB.

2.2.1 Đánh giá tính hữu hiệu của môi trường kiểm soát

Để đánh giá sự tồn tại và tính hiệu lực của các thuộc tính củamôi trường kiểm soát, luân văn sử dụng các nguyên tắc của COSO(2013) kết hợp với các đặc trưng kinh doanh và quản lý của mộtkhách sạn để nghiên cứu

Về cơ bản, có thể thấy môi trường kiểm soát của đơn vị đã đượchình thành ở một số điểm chính sau:

Thứ nhất: về một số tiêu chí không tồn tại ở khách sạn, có thể

xem đây là những đặc thù trong các khách sạn tư nhân, khi ngườithân được giữ một số vị trí mà có thể vi phạm nguyên tắc bất kiêmnhiệm

Thứ hai: có tính độc lập giữa việc quản lý và việc sở hữu Theo

đó Giám đốc điều hành là người được thuê ngoài và không phải làthành viên của HĐQT HĐQT thực hiện chức năng giám sát việcthiết kế bộ máy tổ chức hoạt động từ khi khách bắt đầu đi vào hoạtđộng Bộ máy tổ chức cần cho sự vận hành được giám đốc điều hànhquyết định và tuyển dụng

Thứ ba: Cơ cấu tổ chức tập trung của khách sạn rõ ràng như

trình bày ở sơ đồ 2.1 Với cơ cấu tổ chức như trên, một văn bản phâncông chức năng, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận và sự liênkết hỗ trợ các bộ phận khác đã được giám đốc điều hành ban hành và

có hiệu lực

Thứ tư: khách sạn có chính sách nhân sự rõ ràng từ khi khách

sạn bắt đầu đi vào hoạt động và có thể linh động cho phù hợp vớichính sách, nhu cầu tuyển dụng từng thời điểm cụ thể

Thứ năm: quy định về kỷ luật nhân viên được khách sạn xây

dựng một cách rõ ràng đầy đủ với nhiều trường hợp cụ thể Tuynhiên mức độ thực thi chưa thực hiện tốt

2.2.2 Đánh giá tính hữu hiệu trong công tác đánh giá rủi ro

Xuất phát từ quy mô ngành kinh doanh dịch vụ lưu trú ngắnngày thì hoạt động kinh doanh chính luôn là cung cấp phòng nghỉcác loại, các hoạt động đi cùng như ăn uống, spa, vận chuyển đềuphục vụ cho mục đích nâng cao chất lượng dịch vụ thu hút đượcnhiều khách và bán được nhiều phòng hơn Chính vì vậy sự thựchiện các hoạt hàng ngày diễn ra bình thường được xem là đã thoảmãn các mục tiêu của đơn vị Tức là khách sạn đang có một mục tiêuđược ngầm hiểu hay “đương nhiên”

Việc nhận diện và phân tích các rủi ro trong khách sạn đượcdiễn ra như sau: hội đồng quản trị hay giám đốc điều hành tiếp nhậnthông tin trực tiếp từ nhân viên các cấp quản lý, người bên ngoài.Các biện pháp đối phó rủi ro được hiện hiện một cách nhanh chóng

và tức thì, sau đó họ tiếp tục theo dõi để có được những điều chỉnhthích hợp

Tuy nhiên việc chưa xác định mục tiêu rõ ràng từng hoạt độngnhư mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo hay mục tiêu tuân thủkhách sạn cần cân nhắc và có sự khắc phục trong thời gian tới để đápứng với mong muốn ngày càng mở rộng kinh trên nhiều địa bàn củamình

2.2.3 Đánh giá tính hữu hiệu trong hoạt động kiểm soát