Quy trình tác nghiệp hệ thống thanh toán chuyển tiền trong hệ thống agribank

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP HỆ THỐNG THANH TỐN CHUYỂN TIỀN TRONG HỆ THỐNG AGRIBANK Thành lập ngày 26/3/1988, hoạt động theo Luật Tổ chức Tín dụng Việt Nam, đến Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam - Agribank ngân hàng thương mại hàng đầu giữ vai trò chủ đạo chủ lực phát triển kinh tế Việt Nam, đặc biệt đầu tư cho nông nghiệp, nông dân, nông thôn Agribank ngân hàng lớn Việt Nam vốn, tài sản, đội ngũ cán nhân viên, mạng lưới hoạt động số lượng khách hàng.Tính đến tháng 12/2009, vị dẫn đầu Agribank khẳng định với nhiều phương diện: - Tổng nguồn vốn 434.331 tỷ đồng - Vốn tự có: 22.176 tỷ đồng - Tổng tài sản 470.000 tỷ đồng - Tổng dư nợ 354.112 tỷ đồng - Mạng lưới hoạt động: 2300 chi nhánh phòng giao dịch tồn quốc - Nhân sự: 35.135 cán Agribank trọng đầu tư đổi ứng dụng công nghệ ngân hàng phục vụ đắc lực cho công tác quản trị kinh doanh phát triển màng lưới dịch vụ ngân hàng tiên tiến Agribank ngân hàng hoàn thành Dự án Hiện đại hóa hệ thống tốn kế tốn khách hàng (IPCAS) Ngân hàng Thế giới tài trợ Với hệ thống IPCAS hoàn thiện, Agribank đủ lực cung ứng sản phẩm, dịch vụ ngân hàng đại, với độ an tồn xác cao đến đối tượng khách hàng nước Hiện Agribank có 10 triệu khách hàng hộ sản xuất, 30.000 khách hàng doanh nghiệp Agribank số ngân hàng có quan hệ ngân hàng đại lý lớn Việt Nam với 1.034 ngân hàng đại lý 95 quốc gia vùng lãnh thổ Agribank Chủ tịch Hiệp hội Tín dụng Nơng nghiệp Nơng thơn Châu Á Thái Bình Dương (APRACA), thành viên Hiệp hội Tín dụng Nông nghiệp Quốc tế (CICA) Hiệp hội Ngân hàng Châu Á (ABA); đăng cai tổ chức nhiều hội nghị quốc tế lớn Hội nghị FAO năm 1991, Hội nghị APRACA năm 1996 năm 2004, Hội nghị tín dụng nơng nghiệp quốc tế CICA năm 2001, Hội nghị APRACA thuỷ sản năm 2002 Agribank ngân hàng hàng đầu Việt Nam việc tiếp nhận triển khai dự án nước Trong bối cảnh kinh tế diễn biến phức tạp, Agribank tổ chức quốc tế Ngân hàng giới (WB), Ngân hàng Phát triển châu Á (ADB), Cơ quan phát triển Pháp (AFD), Ngân hàng Đầu tư châu Âu (EIB)… tin tưởng giao phó triển khai 136 dự án với tổng số vốn tiếp nhận đạt 4,2 tỷ USD, số giải ngân 2,3 tỷ USD Song song đó, Agribank khơng ngừng tiếp cận, thu hút dự án mới: Hợp đồng tài trợ với Ngân hàng Đầu tư châu Âu (EIB) giai đoạn II; Dự án tài nơng thơn III WB tài trợ; Dự án Biogas ADB tài trợ; Dự án JIBIC Nhật Bản; Dự án phát triển cao su tiểu điền AFD tài trợ Bên cạnh nhiệm vụ kinh doanh, Agribank thể trách nhiệm xã hội doanh nghiệp lớn với nghiệp An sinh xã hội đất nước Chỉ riêng năm 2009, Agribank đóng góp xây dựng hàng chục trường học, hàng trăm nhà tình nghĩa, chữa bệnh tặng hàng vạn suất quà cho đồng bào nghèo, đồng bào bị thiên tai với số tiền hàng trăm tỷ đồng Thực Nghị 30a/2008/NQ-CP Chính phủ chương trình hỗ trợ giảm nghèo nhanh bền vững 61 huyện nghèo thuộc 20 tỉnh, Agribank triển khai hỗ trợ 160 tỷ đồng cho hai huyện Mường Ảng Tủa Chùa thuộc tỉnh Điện Biên Cũng năm 2009, Agribank vinh dự đón Tổng Bí thư Nơng Đức Mạnh tới thăm làm việc vào dịp kỷ niệm 21 năm ngày thành lập (26/3/1988 - 26/3/2009) Các sản phẩm Agribank cung cấp chủ yếu: Các sản phẩm huy động vốn:Tiền gửi không kỳ hạn tổ chức, cá nhân; Tiền gửi có kỳ hạn tổ chức, cá nhân; Tiền gửi tiết kiệm khơng kỳ hạn, có kỳ hạn; Phát hành kỳ phiếu; Phát hành trái phiếu; Nhận vốn ủy thác Các sản phẩm cho vay như: Tài trợ xuất khẩu, nhập khẩu; Cho vay bổ sung vốn lưu động; cho vay hộ kinh doanh tiểu thương; Tài trợ dự án; Đồng tài trợ; Bao toán; Các sản phẩm cho vay đầu tư Bất động sản, cho may mua nhà để ở; Các sản phẩm cho vay mua ô tô kinh doanh, lại như: Sản phẩm ô tô doanh nhân, doanh nhân thành đạt; Các sản phẩm cho vay đầu tư chứng khoán; Các sản phẩm cho vay tiêu dùng Các sản phẩm toán: Thanh toán chuyển tiền nước; Thanh toán quốc tế: Nhờ thu, L/c nhập, xuất khẩu, điện chuyển tiền Các sản phẩm khác: Thẻ, kinh doanh ngoại tệ, đầu tư chứng khốn, trái phiếu, ủy thác, góp vốn Với xu hướng xây dựng Ngân hàng đại giảm rủi ro tín dụng tăng thu ngồi tín dụng (Thu dịch vụ: chuyển tiền, quản lý dòng tiền, tài khoản đầu tư tự động, sản phẩm tiện ích khác,…) Do tơi chọn “Quy trình tác nghiệp hệ thống toán chuyển tiền hệ thống Agribank” I Quy trình tác nghiệp hệ thống tốn chuyển tiền hệ thống Agribank Quy trình tác nghiệp hệ thống toán NHNo&PTNT Việt Nam bao gồm bước sau: Khách hàng Ngân hàng gửi (1) Điền thông tin chuyển tiền S Giao dịch viên Đ (2) Lập lệnh chuyển tiền S Kiểm soát NH Đ (3) Duyệt lệnh chuyển tiền Kiểm soát NH nhận (7) Hoàn trả lệnh (4) Duyệt lệnh chuyển tiền đến Giao dịch viên (5) Chi trả cho người hưởng Đ S Ngân hàng nhận Khách hàng Hình 1.1 Bước 1: Điền thông tin chuyển tiền: Bước khách hàng đến Ngân hàng chuyển tiền cho người nhận nhận chi nhánh Agribank Khách hàng phải điền thông tin: Họ tên người gửi, Họ tên người nhận, Số tài khoản người nhận ( người nhận có tài khoản mở Agribank) Số chứng minh nhân dân, Ngân hàng nhận,… Sau điền đầy đủ thông tin chuyển cho Giao dịch viên giao dịch Bước 2: Lập lệnh chuyển tiền đi: Sau khách hàng điền đầy đủ thông tin vào lệnh chuyển tiền (Uỷ nhiệm chi giấy chuyển tiền) Giao dịch viên thực kiểm tra thông tin khách hàng điền đầy đủ, quy định thực lập lệnh chuyển tiền phần mềm Agribank, sai thiếu chuyển trả lại khách hàng đề nghị bổ sung thông tin điền lại thông tin chuyển tiền khác Lập lệnh xong, Giao dịch viên chuyển chứng từ cho Kiểm soát giao dịch duyệt Bước 3: Duyệt lệnh chuyển tiền đi: Kiểm soát Ngân hàng nhận chứng từ giao dịch viên chuyển đến, thực kiểm tra thông tin chứng từ gốc khách hàng lập chứng từ điện tử Giao dịch viên nhập vào hệ thống Nếu thấy chứng từ hợp lệ khớp thực duyệt lệnh chuyển tiền đi, sai chuyển trả lại Giao dịch viên Bước 4: Duyệt lệnh chuyển tiền đến: Kiểm soát Ngân hàng nhận nhận lệnh chuyển tiền hệ thống ngân hàng gửi gửi đến, thực duyệt lệnh chuyển tiền đến để Giao dịch viên ngân hàng nhận thấy thơng tin trả tiền cho người hưởng Nếu thông tin sau Giao dịch viên kiểm tra không hợp lệ lập lệnh trả cho ngân hàng nhận Kiểm soát kiểm soát lệnh trả trả lại ngân hàng gửi Bước 5: Chi trả cho người hưởng: Giao dịch viên thực trả tiền vào tài khoản người hưởng ( người hưởng có tài khoản số tài khoản khớp đúng) chi trả cho khách hàng có tên số chứng thư, ngày cấp khớp Nếu thông tin người nhận không khớp với thông tin thực tế, giao dịch viên phải thực lập lệnh trả lại ngân hàng gửi (gửi kèm chứng từ báo có từ ngân hàng nhận) sau chuyển chứng từ cho Kiểm soát kiểm soát lệnh trả lại ngân hàng gửi II Những bất cập quy trình tác nghiệp hệ thống toán chuyển tiền hệ thống Agribank: Agribank hoàn thành hệ thống CoreBanking (Dự án Hiện đại hóa hệ thống tốn kế tốn khách hàng (IPCAS) Ngân hàng Thế giới tài trợ) cần tận dụng tối đa ưu việt hệ thống CoreBanking phát triển hệ thống công nghệ thông tin để làm giảm bớt Bước tác nghiệp hệ thống toán chuyển tiền Căn vào yếu tố ta xác Qui trình có hạn chế hướng xử lý khắc phục sau: Hạn chế: Khách hàng đến giao dịch có thơng tin người nhận khơng xác với thơng tin thực tế( ví dụ: sai số tài khoản người nhận, sai tên, sai số chứng minh thư, sai tên ngân hàng nhân, …) dẫn đến lệnh chuyển bị trả lại kết thức quy trình tác nghiệp(bước hình 1.1) gây ảnh hưởng đến khách hàng gửi tiền khách hàng nhận tiền thời gian chi phí Giao dịch viên lập lệnh, nhập thông tin vào chương trình sai sót dẫn tới việc chứng từ chuyển sang phận kiểm soát bị trả lại gây thời gian Giao dịch viên Kiểm soát phải kiểm soát nhiều lần lệnh chuyển tiền Kiểm soát ngân hàng nhận phải thực cơng đoạn thừa kiểm sốt lệnh chuyển tiền đến sau Giao dịch viên nhận thông tin để chi trả cho người hưởng Ở bước gây thời gian xử lý lệnh chuyển tiền đến, lệnh chuyển tiền chuyển đến kiểm soát chưa duyệt khách hàng đến lấy tiền Giao dịch viên khơng có thơng tin tiền gây thời gian cho Giao dịch viên, Kiểm soát Khách hàng Giao dịch viên ngân hàng trả phải kiểm tra lệnh thực hạch toán trả vào tài khoản người người(nếu người hưởng có tài khoản ngân hàng nhận) treo vào tài khoản chuyển tiền phải trả (nếu người nhận nhận chứng minh thư) lập lệnh trả lại ngân hàng gửi thông tin người nhận không Bước gây thời gian người cho việc xử lý lệnh chuyển tiền đến dẫn đến thời gian chuyển tiền lệnh chuyển tiền lâu Khắc phục: Sử dụng hệ thống CoreBanking để hỗ trợ thông tin cho Giao dịch viên lập lệnh chuyển tiền (với điều kiện người hưởng phải có tài khoản Agribank): Tên người hưởng, số tài khoản có khớp số tài khoản người hưởng có mở ngân hàng nhận không Bỏ qua bước hình 1.1: Sử dụng hệ thống CoreBanking xử lý tự động đối chiếu kiểm tra thơng tin hạch tốn tức số tiền vào tài khoản người hưởng (nếu người hưởng có tài khoản Agribank tạm treo vào tài chuyển tiền phải trả (nếu người hưởng nhận tiền chứng minh thư) treo vào tài khoản phải trả bên ngồi khác (nếu thơng tin người nhận sai so thực tế) Khi sơ đồ xử lý sau: Khách hàng (1) Điền thông tin chuyển tiền Giao dịch viên Đ (2) Lập lệnh chuyển tiền S Kiểm soát NH Đ (3) Duyệt lệnh chuyển tiền S Kiểm soát NH nhận Giao dịch viên CoreBanking Đ Khách hàng Hình 1.2 Sử dụng hệ thống CoreBanking kết hợp với Công nghệ thông tin làm thay đổi Quy trình xử lý, khắc phục lỗi trình lập lệnh , xử lý lệnh tự động, kiểm tra thơng tin xác, nhanh chóng giúp giảm chi phí thời gian giao dịch, tăng tính cạnh tranh dịch vụ chuyển tiền Agribank đồng thời tận dụng tối đa màng lưới rộng mà nhanh gọn Agribank Phần Những nội dung môn học quản trị Tác nghiệp có thể áp dụng vào công việc tổ chức nay? Dự định áp dụng kiến thức đó vào hoạt đợng và sẽ áp dụng nào? Sau học Quản trị hoạt động, nhờ nội dung môn học giúp tơi có nhìn tổng quan trình tác nghiệp chi nhánh cách hiệu hợp lý nhất, loại bỏ loại lãng phí tất quy trình Chuẩn hố qui trình giúp tiết kiệm thời gian tăng suất chất lượng giảm chi phí tối đa.Đặc biệt việc loại bỏ chi phí khơng cần thiết theo hệ thống sản xuất LEAN là: Sản phẩm thừa, Đợi chờ, Vận chuyển, Lưu kho, Thao tác, Gia công thừa, sản phẩm hỏng Tơi dự định xây dựng chuẩn hố quy trình giao dịch giao dịch viên quầy dựa hệ thống sản xuất LEAN loại lãng phí theo Ohno Qui trình giao dịch chi tiền mặt thực : Khách hàng F Giao dịch viên T F Kiểm soát NH T Thủ quỹ chi tiền Khách hàng Căn theo loại lãng phí LEAN ta thấy quy trình trên: Đợi chờ, Thao tác Đợi chờ: chứng từ sau giao dịch viên hạch toán phải chuyển qua kiểm soát sau kiểm soát xong chuyển tiếp cho thủ quỹ để chi tiền Thao tác: toán viên phải làm thao tác chuyển chứng từ hạch toán qua kiểm soát, kiểm soát lại chuyển chứng từ qua Thủ quỹ, khách hàng phải giao dịch quầy cho giao dịch Mơ hình dự định cải tiến: Giao dịch viên kiêm thủ quỹ, thực tự kiểm soát hạn mức giao dịch thay cho kiểm sốt, với giao dịch hạn mức cho phép thực qua kiểm soát thực chi tiền Khách hàng F T Giao dịch viên Khách hàng Với mô hình ta tiết kiệm lãng phí chờ đời khách hàng, thao tác thừa chuyển chứng từ qua kiểm soát đến thủ quỹ để thực nghiệp vụ chi tiền TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Tài liệu tham khảo môn học Quản trị hoạt động – Chương trình Đào tạo Thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế - MBA: năm 2011; Trung tâm ETC – Đại học quốc gia Việt Nam; 2.Tài liệu tham khảo môn học Quản trị sản xuất & dịch vụ (Lý thuyết tập)GS.TS Đồng Thị Thanh Hương – Nhà xuất lao động- xã hội Các tài liệu tham khảo khác internet, báo quản trị kinh doanh  ... chuyển tiền, quản lý dòng tiền, tài khoản đầu tư tự động, sản phẩm tiện ích khác,…) Do tơi chọn Quy trình tác nghiệp hệ thống toán chuyển tiền hệ thống Agribank I Quy trình tác nghiệp hệ thống. .. nhận) sau chuyển chứng từ cho Kiểm soát kiểm soát lệnh trả lại ngân hàng gửi II Những bất cập quy trình tác nghiệp hệ thống toán chuyển tiền hệ thống Agribank: Agribank hoàn thành hệ thống CoreBanking... nghiệp hệ thống tốn chuyển tiền hệ thống Agribank Quy trình tác nghiệp hệ thống toán NHNo&PTNT Việt Nam bao gồm bước sau: Khách hàng Ngân hàng gửi (1) Điền thông tin chuyển tiền S Giao dịch viên