Công thức và hàm Excel 2007 Anh - Việt của Paul Mcfedries (phần I)

Công thức và hàm Excel 2007 Anh - Việt của Paul Mcfedries (phần I)

Phỏng dịch từ cuốn Formulas and Functions with Microsoft Office Excel 2007 của Paul McFedries Part I: MASTERING EXCEL RANGES AND FORMULAS - Nắm vững các dãy và công thức trong Excel • Chapter 1: Getting The Most Out Of Range - Tận dụng tối đa các dãy • Chapter 2: Using a Range Name - Sử dụng tên cho dãy • Chapter 3: Building Basic Formulas - Thiết lập các công thức (cơ bản) • Chapter 4: Creating Advanced Formulas - Thiết lập các công thức (nâng cao) • Chapter 5: Troubleshooting Formulas - Xử lý lỗi công thức PART I - MASTERING EXCEL RANGES AND FORMULAS Phần I - Nắm vững các dãy và công thức của Excel Chapter 1 - GETTING THE MOST OUT OF RANGES Chương 1 - Tận dụng tối đa các dãy ô Other than performing data-entry chores, you probably spend most of your Excel life working with ranges in some way. Whether you’re copying, moving, formatting, naming, or filling them, ranges are a big part of Excel’s day-to-day operations. And why not? After all, working with a range of cells is a lot easier than working with each cell individually. Ngoài việc nhập liệu, có lẽ bạn dành phần lớn thời gian trong Excel để làm việc với các dãy ô theo một cách nào đó. Dù bạn sao chép, di chuyển, định dạng, đặt tên, hay tô màu chúng, các dãy ô là một phần lớn trong hoạt động hằng ngày của Excel. Và tại sao không ? Sau hết, làm việc với một dãy ô dễ dàng hơn nhiều so với làm việc với từng ô riêng biệt. For example, suppose that you want to know the average of a column of numbers running from B1 to B30. You could enter all 30 cells as arguments in the AVERAGE function, but typing = AVERAGE(B1:B30) is decidedly quicker (and probably more accurate). Ví dụ, bạn muốn biết giá trị trung bình của một cột số từ B1 đến B30. Bạn có thể nhập hết 30 ô đó như là những đối số của hàm AVERAGE, nhưng gõ = AVERAGE(B1:B30) sẽ nhanh hơn (và có lẽ chính xác hơn). In other words, ranges save time. But there’s more to ranges than that. Ranges are powerful tools that can unlock the hidden power of Excel. So, the more you know about ranges, the more you’ll get out of your Excel investment. This chapter takes you beyond the range routine and shows you some techniques for taking full advantage of Excel’s range capabilities. Nói cách khác, các dãy ô giúp tiết kiệm thời gian làm việc. Nhưng còn nhiều điều khác về các các dãy ô hơn là chỉ có vậy. Các dãy ô là những công cụ mạnh mẽ thể hiện sức mạnh tiềm của Excel. Do đó, nếu bạn càng biết nhiều về các dãy ô, thì bạn càng tận dụng được tối đa (thời gian) đầu tư vào Excel của bạn. Chương này giúp bạn vượt ra khỏi những chuyện bình thường của dãy ô và trình bày một số cách để bạn tận dụng được tối đa những tính năng của Excel. Advanced Range-Selection Techniques Những kỹ thuật chọn dãy nâng cao As you work with Excel, you’ll come across three situations in which you’ll select a cell range: Khi làm việc với Excel, bạn sẽ gặp phải ba tình huống mà trong đó bạn sẽ chọn một dãy ô: • When a dialog box field requires a range input Khi một trường (field) nào đó trong một hộp thoại yêu cầu nhập dữ liệu vào dưới dạng một dãy ô • While entering a function argument Khi nhập một đối số của hàm • Before selecting a command that uses a range input Trước khi chọn một lệnh sử dụng dữ liệu ở dạng là một dãy ô In a dialog box field or function argument, the most straightforward way to select a range is to enter the range coordinates by hand. Just type the address of the upper-left cell (called the anchor cell), followed by a colon and then the address of the lower-right cell. To use this method, either you must be able to see the range you want to select or you must know in advance the range coordinates you want. Với trường hợp là trường dữ liệu của một hộp thoại hoặc đối số của một hàm, cách đơn giản nhất để chọn một dãy ô là nhập tọa độ cho dãy ô bằng tay (nhập thủ công). Bạn chỉ việc nhập địa chỉ của ô trên cùng bên trái (thường gọi là ô neo, ô gốc), theo sau là một dấu hai chấm (:), rồi địa chỉ của ô dưới cùng bên phải. Để sử dụng phương pháp này, bạn phải thấy được dãy ô mà bạn muốn chọn, hoặc bạn phải biết trước tọa độ của nó. Because often this is not the case, most people don’t type the range coordinates directly; instead, they select ranges using either the mouse or the keyboard. I’m going to assume you know the basic, garden-variety range-selection techniques. The next few sections show you a few advanced techniques that can make your selection chores faster and easier. Bởi vì điều này thường là không dễ dàng như thế, nên hầu hết người ta không nhập trực tiếp các tọa độ dãy, mà thay vào đó, họ chọn các dãy ô bằng cách sử dụng chuột hoặc bàn phím. Tôi sẽ giả định rằng bạn đã biết những kỹ thuật đơn giản để chọn một dãy ô. Các mục sau đây sẽ trình bày cho bạn một vài kỹ thuật nâng cao nhằm giúp bạn chọn một dãy ô nhanh hơn và dễ dàng hơn. Mouse Range-Selection Tricks Thủ thuật chọn dãy bằng chuột Bear in mind these handy techniques when using a mouse to select a range: Bạn nên ghi nhớ những kỹ thuật tiện lợi sau đây khi dùng chuột để chọn một dãy ô: • When selecting a rectangular, contiguous range, you might find that you select the wrong lower-right corner and your range ends up either too big or too small. To fix it, hold down the Shift key and click the correct lower-right cell. The range adjusts automatically. Khi chọn một dãy ô liên tiếp theo hình chữ nhật (bằng cách nhấp giữ phím trái và kéo chuột), có thể bạn sẽ nhận thấy mình chọn nhầm góc phải dưới cùng, và kết quả là dãy ô quá lớn hoặc quá bé. Để sửa nó, bạn hãy nhấn giữ phím Shift và nhấp vào đúng ô dưới cùng bên phải (mà bạn muốn). Dãy ô sẽ tự động điều chỉnh. • After selecting a large range, you’ll often no longer see the active cell because you’ve scrolled it off the screen. If you need to see the active cell before continuing, you can either use the scrollbars to bring it into view or press Ctrl+backspace. Sau khi chọn một dãy ô lớn, bạn sẽ thường không còn thấy được ô trên cùng bên trái (ô hiện hành) nữa, vì bạn đã cuộn nó ra khỏi màn hình. Nếu bạn cần phải thấy được ô hiện hành trước khi tiếp tục, bạn có thể sử dụng các thanh cuộn (scrollbars) để đưa nó vào khung xem được, hoặc nhấn Ctrl-Backspace. • You can use Excel’s Extend mode as an alternative method for using the mouse to select a rectangular, contiguous range. Click the upper-left cell of the range you want to select, press F8 to enter Extend mode (you see Extend Selection in the status bar), then click the lower-right cell of the range. Excel selects the entire range. Press F8 again to turn off Extend mode. Bạn có thể sử dụng chế độ Extend của Excel thay cho cách thông thường khi dùng chuột chọn một dãy ô liên tiếp hình chữ nhật: Bạn nhấp chọn ô trên cùng bên trái của dãy ô muốn chọn, nhấn phím F8 để kích hoạt chế độ Extend (bạn sẽ thấy chữ Extend Selection hiện lên ở dưới thanh Status bar), và sau đó nhấp tiếp ô dưới cùng bên phải của dãy ô. Excel chọn toàn bộ dãy ô đó. Nhấn F8 lần nữa để tắt chế độ Extend. • If the cells you want to work with are scattered willy-nilly throughout the sheet, you need to combine them into a noncontiguous range. The secret to defining a noncontiguous range is to hold down the Ctrl key while selecting the cells. That is, you first select the cell or range you want to include in the noncontiguous range, press and hold down the Ctrl key, and then select the other cells or rectangular ranges you want to include in the noncontiguous range. Nếu các ô bạn muốn làm việc với chúng nằm rải rác trong Sheet, bạn phải kết hợp chúng thành một dãy không liên tiếp. Bí quyết để xác định một dãy ô không liên tiếp là nhấn phím Ctrl trong khi chọn các ô. Nghĩa là, đầu tiên bạn nhấp chọn ô hoặc dãy ô mà bạn muốn đưa vào một dãy ô không liên tiếp nhau, rồi nhấn và giữ phím Ctrl, nhấp chọn tiếp các ô hoặc các dãy ô hình chữ nhật khác mà bạn muốn đưa thêm vào dãy ô không liên tiếp đó. Keyboard Range-Selection Tricks Thủ thuật chọn dãy ô bằng bàn phím Excel also comes with a couple of tricks to make selecting a range via the keyboard easier or more efficient: Excel cũng có hai thủ thuật nhằm làm cho việc chọn một dãy ô bằng bàn phím trở nên dễ dàng hoặc hiệu quả hơn. • If you want to select a contiguous range that contains data, there’s an easier way to select the entire range. First, move to the upper-left cell of the range. To select the contiguous cells below the upper-left cell, press Ctrl+Shift+down arrow; to select the contiguous cells to the right of the selected cells, press Ctrl+Shift+right arrow. Nếu bạn muốn chọn một dãy ô liên tiếp có chứa dữ liệu, có một cách dễ dàng hơn để chọn toàn bộ dãy ô đó. Đầu tiên, di chuyển đến ô trên cùng bên trái của dãy ô. Để chọn tiếp các ô gần kề ở bên dưới ô đó, nhấn Ctrl + Shift + phím mũi tên xuống; để chọn tiếp các ô ở bên phải của dãy đang chọn này, nhấn Ctrl + Shift + phím mũi tên phải. • If you select a range large enough that all the cells don’t fit on the screen, you can scroll through the selected cells by activating the Scroll Lock key. When Scroll Lock is on, pressing the arrow keys (or Page Up and Page Down) scrolls you through the cells while keeping the selection intact. Nếu bạn chọn một dãy ô lớn, không nằm vừa trong một màn hình, bạn có thể cuộn các ô được chọn bằng cách kích hoạt phím Scroll Lock. Khi Scroll Lock đã được bật, vùng được chọn sẽ giữ nguyên vẹn khi bạn nhấn các phím mũi tên (hoặc Page Up, Page Down) để cuộn qua cuộn lại các ô. Working with 3D Ranges Làm việc với các dãy 3D A 3D range is a range selected on multiple worksheets. This is a powerful concept because it means that you can select a range on two or more sheets and then enter data, apply formatting, or give a command, and the operation will affect all the ranges at once. This is useful when you’re working with a multi-sheet model where some or all of the labels are the same on each sheet. For example, in a workbook of expense calculations where each sheet details the expenses from a different division or department, you might want the label “Expenses” to appear in cell A1 on each sheet. Dãy 3D là một dãy được chọn trên nhiều worksheet. Đây là một khái niệm mạnh mẽ bởi vì nó có nghĩa rằng bạn có thể chọn một dãy trên hai hoặc nhiều sheet và sau đó nhập dữ liệu, áp dụng định dạng, hoặc thực thi một lệnh, và những hoạt động đó sẽ ảnh hưởng đến tất cả (các ô trong) dãy cùng một lúc. Điều này hữu dụng khi bạn làm việc với một mô hình nhiều sheet, mà một số hoặc tất cả các tiêu đề đều giống nhau (trong mỗi sheet). Ví dụ, trong một workbook tính toán chi phí, mỗi sheet trình bày các chi tiết của mỗi bộ phận hoặc ban ngành, bạn có thể muốn rằng tất cả các ô A1 trong các sheet đều mang tên là "Expenses". To create a 3D range, you first need to group the worksheets you want to work with. To select multiple sheets, use any of the following techniques: Để tạo một dãy 3D, trước tiên bạn phải kết nhóm (group) các sheet mà bạn muốn làm việc với chúng. Để chọn nhiều sheet, (bạn có thể) dùng bất kỳ kỹ thuật nào sau đây: • To select adjacent sheets, click the tab of the first sheet, hold down the Shift key, and click the tab of the last sheet. Để chọn các sheet nằm kề nhau, nhấp tab của sheet đầu tiên, nhấn giữ phím Shift, và nhấn tab của sheet sau cùng. • To select nonadjacent sheets, hold down the Ctrl key and click the tab of each sheet you want to include in the group. Để chọn các sheet không nằm kề nhau, nhấn giữ phím Ctrl và nhấn vào mỗi tab của mỗi sheet mà bạn muốn đưa vào nhóm. • To select all the sheets in a workbook, right-click any sheet tab and click the Select All Sheets command. Để chọn tất cả các sheet trong một workbook, bạn nhấn phím phải chuột (right-click) vào bất cứ tab của sheet nào đó và chọn lệnh Select All Sheets. When you’ve selected your sheets, each tab is highlighted and [Group] appears in the workbook title bar. To ungroup the sheets, click a tab that isn’t in the group. Alternatively, you can right-click one of the group’s tabs and select the Ungroup Sheets command from the shortcut menu. Khi bạn đã chọn xong các sheet, tab của các sheet này sẽ sáng lên và có chữ [Group] xuất hiện trên thanh tiêu đề của workbook. Để rã nhóm (ungroup), bạn chỉ cần nhấp vào tab của một sheet nào đó nằm ngoài nhóm này. Hoặc là bạn nhấn chuột phải vào bất kỳ tab nào của một sheet trong nhóm, rồi chọn lệnh Ungroup Sheets. With the sheets now grouped, you create your 3D range by activating any of the grouped sheets and then selecting a range. Excel selects the same cells in all the other sheets in the group. Với nhóm các sheet đã chọn này, bạn tạo một dãy 3D bằng cách kích hoạt bất kỳ sheet nào trong nhóm và rồi chọn một một dãy ô. Excel sẽ chọn dãy ô tương tự trong tất cả các sheet trong nhóm. You can also type in a 3D range by hand when, say, entering a formula. Here’s the general format for a 3D reference: Bạn cũng có thể tự nhập (tọa độ của) một dãy 3D, chẳng hạn như khi nhập trong công thức. Đây là mẫu định dạng chung cho một tham chiếu 3D: FirstSheet:LastSheet!ULCorner:LRCorner Here, FirstSheet is the name of the first sheet in the 3D range, LastSheet is the name of the last sheet, and ULCorner and LRCorner define the cell range you want to work with on each sheet. For example, to specify the range A1:E10 on worksheets Sheet1, Sheet2, and Sheet3, use the following reference: Ở đây, FirstSheet là tên của sheet đầu tiên trong dãy 3D, LastSheet là tên của sheet cuối cùng, ULCorner và LRCorner xác định dãy ô mà bạn muốn làm việc trong mỗi sheet. Ví dụ, để xác định dãy A1:E10 trong các sheet Sheet1, Sheet2 và Sheet3, dùng tham chiếu sau đây: Sheet1:Sheet3!A1:E10 CAUTION: If one or both of the sheet names used in the 3D reference contains a space, be sure to enclose the sheet names in single quotation marks, as in this example: CHÚ Ý: Nếu tên của một hay tất cả các sheet dùng trong tham chiếu 3D có chứa khoảng trắng, bạn phải chắc chắn rằng tên của chúng phải đặt trong một cặp dấu nháy đơn ('), ví dụ như: 'First Quarter:Fourth Quarter'!A1:F16 You normally use 3D references in worksheet functions that accept them. These functions include: Tham chiếu 3D thường được dùng trong các hàm worksheet chấp nhận chúng. Những hàm này là: AVERAGE(), COUNT(), COUNTA(), MAX(), MIN(), PRODUCT(), STDEV(), STDEVP(), SUM(), V AR(), VARP(). Selecting a Range Using GoTo Chọn một dãy bằng cách sử dụng GoTo For very large ranges, Excel’s GoTo command comes in handy. You normally use the Go To command to jump quickly to a specific cell address or range name. The following steps show you how to exploit this power to select a range: Đối với các dãy ô rất lớn, lệnh GoTo của Excel trở nên rất tiện lợi. Bình thường bạn hay dùng GoTo để nhảy nhanh đến một địa chỉ ô hoặc tên của một dãy ô cụ thể. Các bước sau đây hướng dẫn cách tận dụng tính năng này để chọn một dãy ô (liên tục): 1. Select the upper-left cell of the range. Chọn ô trên cùng bên trái của dãy ô. 2. Choose Home, Find & Select, Go To, or press Ctrl+G. The Go To dialog box appears, as shown in Figure 1.1. Chọn Home, Find & Select, Go To, hoặc là nhấn Ctrl+G. Hộp thoại GoTo sẽ xuất hiện, như hình 1.1. (Hình 1.1) 3. Use the Reference text box to enter the cell address of the lower-right corner of the range. Sử dụng hộp Reference để nhập địa chỉ ô dưới cùng bên phải của dãy ô. TIP: You also can select a range using Go To by entering the range coordinates in the Reference text box. Mẹo nhỏ: Bạn cũng có thể chọn một dãy ô bằng GoTo, bằng cách nhập tọa độ của dãy ô vào trong hộp Reference. 4. Hold down the Shift key and click OK. Excel selects the range. Nhấn giữ phím Shift và nhấp nút OK. Excel (đã) chọn dãy ô đó. Using the Go To Special Dialog Box Sử dụng hộp thoại GoTo Special You normally select cells according to their position within a worksheet, but Excel includes a powerful feature that enables you to select cells according to their contents or other special properties. If you choose Home, Find & Select, GoTo Special (or click the Special button in the GoTo dialog box), the GoTo Special dialog box appears, as shown in Figure 1.2. Bạn thường chọn các ô theo vị trí của chúng trong một worksheet, nhưng Excel có một tính năng mạnh mẽ, cho phép chọn các ô theo nội dung của chúng, hoặc theo những thuộc tính đặc biệt khác. Nếu bạn chọn Home, Find & Select, GoTo Special (hoặc nhấp chọn nút Special trong hộp thoại GoTo), hộp thoại GoTo Special sẽ xuất hiện, như hình 1.2. (Hình 1.2) Selecting Cells by Type Chọn các ô theo loại The GoTo Special dialog box contains many options, but only four of them enable you to select cells according to the type of contents they contain. Table 1.1 summarizes these four options. Hộp thoại GoTo Special chứa nhiều tùy chọn, nhưng chỉ bốn trong số đó cho phép chọn các ô theo loại nội dung chứa trong chúng. Bảng 1.1. tóm tắt bốn tùy chọn này. Table 1.1. Options for Selecting a Cell by Type Bảng 1.1. Các tùy chọn để chọn một ô theo loại • Comments: Selects all cells that contain a comment (you can also choose Home, Find & Select, Comments) Chọn tất cả các ô có chứa một chú thích (bạn cũng có thể chọn Home, Find & Select, Comments) • Constants: Selects all cells that contain constants of the types specified in one or more of the check boxes listed under the Formulas option (you can also choose Home, Find & Select, Constants) Chọn tất cả các ô có chứa một hằng số thuộc các loại được xác định trong một hoặc nhiều hộp kiểm (check box) được liệt kê dưới tùy chọn Formulas (bạn cũng có thể chọn Home, Find & Select, Constants) • Formulas: Selects all cells containing formulas that produce results of the types specified in one or more of the following four check boxes (you can also choose Home, Find & Select, Formulas): Chọn tất cả các ô có chứa công thức, mà kết quả của nó thuộc các loại được xác định trong một hoặc nhiều hộp kiểm (check box) trong số bốn hộp kiểm sau đây (bạn cũng có thể chọn Home, Find & Select, Formulas) - Numbers: Selects all cells that contain numbers (Chọn tất cả các ô có chứa giá trị số) - Text: Selects all cells that contain text (Chọn tất cả các ô có chứa giá trị văn bản hoặc chuỗi) - Logicals: Selects all cells that contain logicals values (Chọn tất cả các ô có chứa giá trị logic) - Errors: Selects all cells that contain errors (Chọn tất cả các ô có chứa giá trị lỗi) • Blanks: Selects all cells that are blank Chọn tất cả các ô rỗng Using the Go To Special Dialog Box (continued) Sử dụng hộp thoại GoTo Special (tiếp theo) Selecting Adjacent Cells Chọn các ô kề nhau If you need to select cells adjacent to the active cell, the GoTo Special dialog box gives you two options. Click the Current Region option to select a rectangular range that includes all the nonblank cells that touch the active cell. If the active cell is part of an array, click the Current Array option to select all the cells in the array. Nếu bạn cần chọn các ô gần kề với ô hiện hành, hộp thoại GoTo Special cho bạn hai lựa chọn. Chọn Current Region để chọn một dãy ô hình chữ nhật bao gồm các ô không rỗng liền kề với ô hiện hành. Nếu ô hiện hành là một phần tử trong một mảng (array), chọn Current Array để chọn tất cả các ô trong mảng đó Selecting Cells by Differences Chọn các ô theo các điểm khác biệt Excel also enables you to select cells by comparing rows or columns of data and selecting only those cells that are different. The following steps show you how it’s done: Excel cũng cho phép bạn chọn các ô bằng cách so sánh các hàng hoặc các cột dữ liệu và chỉ chọn các ô có sự khác nhau. Các bước sau đây hướng dẫn bạn cách thực hiện điều này: 1. Select the rows or columns you want to compare. (Make sure that the active cell is in the row or column with the comparison values you want to use.) Chọn những hàng hoặc những cột mà bạn muốn so sánh. (Phải chắc chắn rằng ô hiện hành đang nằm trong hàng hoặc cột có chứa những giá trị so sánh mà bạn muốn sử dụng. 2. Display the GoTo Special dialog box, and click one of the following options: Mở hộp thoại GoTo Special và chọn một trong các tùy chọn sau đây: • Row Differences: This option uses the data in the active cell’s column as the comparison values. Excel selects the cells in the corresponding rows that are different. Lựa chọn này sử dụng dữ liệu trong cột của ô hiện hành làm các giá trị so sánh. Excel sẽ chọn các ô trong các hàng tương ứng (mà) có giá trị khác với giá trị so sánh. • Column Differences: This option uses the data in the active cell’s row as the comparison values. Excel selects the cells in the corresponding columns that are different. Lựa chọn này sử dụng dữ liệu trong hàng của ô hiện hành làm các giá trị so sánh. Excel sẽ chọn các ô trong các cột tương ứng (mà) có giá trị khác với giá trị so sánh. 3. Click OK. Nhấn nút OK. For example, Figure 1.3 shows a selected range of numbers. The values in column B are the budget numbers assigned to all the company’s divisions; the values in columns C and D are the actual numbers achieved by the East Division and the West Division, respectively. Ví dụ, hình 1.3 cho thấy một dãy ô số đang được chọn. Giá trị trong cột B là số (tiền) ngân sách phân bổ cho tất cả các bộ phận trong công ty; giá trị ở cột C và D là số (tiền) thực tế đang có của bộ phận East và bộ phận West. (Hình 1.3) Suppose you want to know the items for which a division ended up either under or over the budget. In other words, you want to compare the numbers in columns C and D with those in column B, and select the ones in C and D that are different. Because you’re comparing rows of data, you would select the Row Differences option from the GoTo Special dialog box. Figure 1.4 shows the results. Giả sử bạn muốn biết (số tiền) ở mỗi phòng ban của mỗi bộ phận vượt hay thấp hơn ngân sách. Nói cách khác, bạn muốn so sánh các con số trong cột C và D với các con số trong cột B, và chọn các con số không có trong cột B ở các cột C và D. Bởi vì bạn đang so sánh dữ liệu theo các hàng, nên bạn chọn tùy chọn Row Differences trong hộp thoại GoTo Special. Hình 1.4 minh họa kết quả này. (Hình 1.4) Để tự thực hành, bạn có thể tải về file ví dụ (hình 1.3 và 1.4) tại đây: Selecting Cells by Differences.xlsx) Using the Go To Special Dialog Box (continued) Sử dụng hộp thoại GoTo Special (tiếp theo) Selecting Cells by Reference Chọn các ô theo tham chiếu If a cell contains a formula, Excel defines the cell’s precedents as those cells that the formula refers to. For example, if cell A4 contains the formula = SUM(A1:A3), cells A1, A2, and A3 are the precedents of A4. A direct precedent is a cell referred to explicitly in the formula. In the preceding example, A1, A2, and A3 are direct precedents of A4. An indirect precedent is a cell referred to by a precedent. For example, if cell A1 contains the formula = B3*2, cell B3 is an indirect precedent of cell A4. Nếu một ô chứa một công thức, Excel định nghĩa các precedent của ô đó là những ô mà công thức (trong ô) tham chiếu đến. Ví dụ, nếu ô A4 chứa công thức = SUM(A1:A3), thì các ô A1, A2 và A3 là các precedent của ô A4. Một precedent trực tiếp là một ô được tham chiếu [...]... formula, Excel gives you two methods: Nếu bạn cần điền đầy vào một dãy một giá trị hoặc một công thức cụ thể, Excel cho bạn hai phương pháp: • • Select the range you want to fill, type the value or formula, and press Ctrl+Enter Excel fills the entire range with whatever you entered in the formula bar Chọn dãy mà bạn muốn điền đầy, nhập giá trị hoặc công thức, và nhấn Ctrl+Enter Excel sẽ điền vào toàn... the mouse button, Excel fills the range Bạn có thể sử dụng công cụ fill handle để điền những giá trị hoặc công thức vào một dãy Để thực hiện điều này, bạn nhập các giá trị hoặc công thức ban đầu, chọn chúng, và sau đó nhấp rồi kéo công cụ fill handle cho đến hết dãy (Ở đây, giả sử dữ liệu ban đang sao chép sẽ không tạo ra một chuỗi liên tục) Khi bạn thả nút chuột ra, Excel sẽ điền đầy vào dãy Note that... the mouse button, Excel clears the cells’ values and formulas Nếu bạn chỉ muốn xóa các giá trị và công thức trong một dãy, bạn chọn dãy đó, và kéo công cụ fill handle vào trong dãy ngang qua các ô bạn muốn xóa Excel sẽ làm các ô được chọn này mờ đi Khi bạn thả nút chuột ra, Excel sẽ xóa các giá trị và công thức trong các ô đó If you want to scrub everything from the range (values, formulas, formats,... tiếp theo sẽ chứa công thức = A2, ô tiếp nữa sẽ chứa công thức = A3, và cứ thế mà tiếp tục Creating a Series Tạo một chuỗi Instead of using the fill handle to create a series, you can use Excel s Series command to gain a little more control over the whole process Follow these steps: Thay vì sử dụng công cụ Fill handle để tạo một chuỗi (liên tục), bạn có thể sử dụng lệnh Series của Excel để thực hiện... cell formulas and numeric formatting Chỉ sao chép các công thức và định dạng số Values and Number Formats : Converts the cell formulas to values and pastes only the values and the numeric formats Chuyển đổi (tất cả các kết quả của) các công thức (của dãy nguồn) thành giá trị và chỉ sao chép các giá trị này cùng với các định dạng số 5 If you don’t want Excel to paste any blank cells included in the selection,... một trong các giá trị này, Excel sẽ điền vào các ô (được kéo bằng fill handle) các chuỗi thích hợp Tuy nhiên, bạn không bị giới hạn (việc sử dụng AutoFill để điền các chuỗi liên tục cho dù) Excel chỉ nhận biết một vài danh sách nào đó thôi Bạn tự do định nghĩa thêm các danh sách AutoFill của mình, theo các bước được mô tả sau đây: 1 Choose Office, Excel Options to display the Excel Options dialog box... are below average?” Nhiều bảng tính Excel chứa hàng trăm giá trị dữ liệu Các chương trong những phần sau của cuốn sách này được thiết kế để giúp bạn hiểu (cách làm việc v i) các tập hợp dữ liệu lớn bằng cách tạo các công thức, sử dụng các công thức và thực hiện việc phân tích dữ liệu Tuy nhiên, có nhiều lúc bạn thấy không cần thiết phải phân tích một bảng tính Mà thay vào đó, tất cả những gì bạn muốn... tác dụng, nhưng tất cả những gì bạn làm là thêm nhiều con số hơn vào bảng tính, và điều này chưa chắc làm cho bảng tính trở nên rõ ràng hơn Bạn thật sự cần một cách nào đó để hình dung sự liên quan của những giá trị trong một dãy với nhau, và đó là nơi mà các Data Bar (thanh dữ liệu) mới của Excel 2007 sẽ được thực thi Data Bar là các thanh màu nằm ngang xuất hiện ở đằng sau các giá trị trong một dãy... trị ở các ô đích chia cho các giá trị ở các ô nguồn 7 Click OK Excel pastes the results of the operation (the final values, not formulas) into the destination range Nhấn OK Excel sẽ điền các kết quả (giá trị, chứ không phải công thức) của phép tính vào dãy đích Transposing Rows and Columns Hoán chuyển vị trí của dữ liệu trong các hàng và các cột If you have row data that you would prefer to see in... open, activate the Transpose check box and then click OK.) Excel transposes the source range Chọn Home, (nhấn cái mũi tên nhỏ dưới nút Paste để) mở menu Paste, và chọn Transpose (Trong trường hợp bạn đang mở hộp thoại Paste Special, bạn nhấp vào ô kiểm Transpose và nhấn OK) Excel sẽ (paste, đồng th i) hoán chuyển vị trí dữ liệu của dãy nguồn (vào dãy đích) Clearing a Range Làm sạch một dãy Deleting a . with Microsoft Office Excel 2007 của Paul McFedries Part I: MASTERING EXCEL RANGES AND FORMULAS - Nắm vững các dãy và công thức trong Excel • Chapter 1: Getting. Formulas - Thiết lập các công thức (nâng cao) • Chapter 5: Troubleshooting Formulas - Xử lý lỗi công thức PART I - MASTERING EXCEL RANGES AND FORMULAS Phần I -