Hướnng dẫn phần MS powerpoint IFS HANU 2011

MICROSOFT® OFFICE Microsoft® Office PowerPoint 2007 Phùng Văn Đơng Trường Đại học Hà Nội 2012 TÀI LIỆU THAM KHẢO MỤC LỤC Chương Cách tạo thuyết trình 1.1 Làm quen với PowerPoint 2007 1.1.1 Đặc điểm chung PowerPoint 1.1.2 Làm quen với giao diện Ribbon 1.1.3 Tìm hiểu thư viện (Gallery) 1.1.4 Những chức khác không Ribbon 1.1.5 Sử dụng Quick Access Toolbar 1.1.6 Thay đổi cách hiển thị thuyết trình 10 1.1.7 Phím tắt PowerPoint 2007 10 1.2 Các thao tác 11 1.2.1 Tìm hiểu Workspace (khơng gian làm việc) 11 1.2.2 Thêm slide 12 1.2.3 Chọn kiểu dàn trang (layout) cho slide 12 1.2.4 Nhập nội dung văn vào slide 13 1.2.5 Chèn slide từ thuyết trình khác 13 1.2.6 Tạo ghi cho người thuyết trình (Speaker Notes) 14 1.2.7 Sử dụng mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes) 15 1.2.8 Chọn theme cho slide 15 1.2.9 Cách chèn hình ảnh thành phần khác 16 1.2.10 Cách chèn hình ảnh thành phần khác Tab Insert 16 1.2.11 Chỉnh sửa slide 17 1.2.12 Sắp xếp nội dung slide 17 1.3 Kỹ chuẩn bị trình bày PowerPoint 18 1.4 Bài tập chương 19 Chương Cách sử dụng biểu đồ, đồ thị bảng biểu 21 2.1 Sử dụng hiệu ứng đồ họa với SmartArt 21 2.1.1 Tạo đồ họa SmartArt 21 2.1.2 Sử dụng kiểu có sẵn để tạo SmartArt 21 2.1.3 Thêm nội dung text vào đồ họa 22 2.1.4 Cách thể nội dung văn (text) hình đồ họa 23 2.1.5 Sử dụng thử số layout khác 23 2.2 Tạo trình diễn chuyên nghiệp với slide đồ họa 23 2.2.1 Chủ đề thuyết trình 24 2.2.2 Một số ví dụ mẫu SmartArt: 24 2.2.3 Thay đổi màu sắc cho mẫu (style) 26 2.2.4 Tìm hiểu thêm shape (hình dạng) 26 2.2.5 Tìm hiểu thêm mẫu cho văn (text style) 27 2.2.6 Cập nhật biểu đồ cũ 27 2.3 Bài tập chương 28 Chương Thêm âm lời thoại 33 3.1 Chèn file âm 33 3.1.1 Chèn âm cách sử dụng tab Insert 33 3.1.2 Chèn âm cách sử dụng Slide Placeholder 34 3.1.3 Bắt đầu mở (play) âm 34 3.1.4 Mở (play) âm Slide 35 3.1.5 Thiết lập thời gian cho âm ngừng (stop) 36 3.1.6 Thay đổi cách âm bắt đầu mở (play) 36 3.1.7 Cài đặt phương thức kích hoạt (trigger) âm slide 37 3.1.8 Chế độ file âm liên kết nhúng 38 3.2 Mở (play) âm từ đĩa CD 39 3.2.1 3.3 Thiết lập đường dẫn cho CD 39 Bài tập chương 40 Chương Thay đổi định dạng thuyết trình 41 4.1 Định dạng thuyết trình 41 4.1.1 Chọn theme để phục vụ cho định dạng thuyết trình 41 4.1.2 Các thành phần theme 41 4.1.3 Thay đổi tùy biến theme 42 4.1.4 Tùy biến màu sắc theme 43 4.1.5 Thay đổi màu slide 43 4.1.6 Sử dụng hình ảnh làm hình cho slide 44 4.1.7 Làm mờ ảnh slide 44 4.1.8 Tạo theme 45 4.2 Sử dụng Custom layout 45 4.2.1 Tạo custom layout 45 4.2.2 Sử dụng custom layout người sử dụng 46 4.2.3 Tạo template 46 4.3 Bài tập chương 48 Chương Chuẩn bị thuyết trình 49 5.1 Chuẩn bị sẵn sàng cho thuyết trình 49 5.1.1 Kiểm tra thuyết trình 49 5.1.2 Duyệt lại máy tính 49 5.1.3 Kiểm tra ngữ pháp bình luận (comment) slide 50 5.1.4 In ấn tài liệu 50 5.1.5 In ấn ghi 51 5.1.6 Thêm nội dung footer tài liệu handout tài liệu notes 52 5.1.7 Chọn màu sắc để in ấn 52 5.1.8 Đóng gói thuyết trình 53 Tài liệu tham khảo 54 Lời mở đầu Tài liệu xây dựng dựa tài liệu Microsoft Tài liệu nhằm mục đích giúp người học hệ thống lại số kiến thức PowerPoint phục vụ cho cơng việc văn phịng hàng ngày như: xử lý công việc quan, học tập nghiên cứu Những kiến thức tài liệu khơng có mà biên tập xếp theo khối kiến thức mà theo tác giả cần thiết cho người sử dụng máy tính cơng việc văn phịng Tài liệu biên soạn để chia sẻ cho người quan tâm đến kiến thức Microsoft PowerPoint khơng mang mục đích thương mại Phùng Văn Đông Trường Đại học Hà Nội Chương Cách tạo thuyết trình 1.1 Làm quen với PowerPoint 2007 1.1.1 Đặc điểm chung PowerPoint • PowerPoint dùng để hỗ trợ soạn trình bày, giảng chủ đề trình diễn hình lớn (ti vi, máy chiếu đa …) cho nhóm người tham dự (hội thảo, hội nghị, báo cáo …) nhóm người học (dạy học) • Cấu trúc tài liệu PowerPoint bao gồm nhiều slide, slide (tương tự trang word) người soạn thể (hoặc nhiều) nội dung • Tài liệu PowerPoint dễ dàng trình bày đẹp, ấn tượng, lơ gíc nhờ hiệu ứng sẵn có việc nhúng hình ảnh, âm thanh, video Nhờ mà người nghe hiểu vấn đề cách nhanh chóng, ấn tượng, khó qn, khơng mệt mỏi, nhàm chán nghe người trình bày • Các thao tác biên soạn tài liệu PowerPoint như: tạo mới, ghi, soạn thảo nội dung, copy, cắt, dán, định dạng font chữ, hình ảnh v.v tương tự thao tác với tài liệu Word Vì vậy, người sử dụng biết dùng phần mềm MS Word để soạn thảo văn việc soạn thảo tài liệu PowerPoint khơng có khó khăn • Người sử dụng copy liệu từ Word, Excel nhúng trực tiếp liệu file vào tài liệu PowerPoint Lưu ý: Rất nhiều người nhầm lẫn việc sử dụng PowerPoint thay cho việc phải viết lên bảng chiếu trình bày máy chiếu Overhead nên họ copy toàn nội dung từ giấy file Word vào slide để trình bày Việc trình bày làm cho người nghe nhàm chán không đạt hiệu cao 1.1.2 Làm quen với giao diện Ribbon Những phần thay đổi dễ nhận thấy khu vực phía cửa sổ PowerPoint Thay Menu Toolbar phiên trước người dùng PowerPoint 2007 thấy cách xếp khoa học với lệnh liên quan đưa vào nhóm Dãy lệnh cửa sổ PowerPoint 2007 gọi Ribbon, xem trung tâm điều khiển cho thao tác tạo thuyết trình Ribbon thuận tiện cho việc sử dụng Ribbon bao gồm số tab với chức cụ thể sau: Insert: Đây nơi người sử dụng thêm vào slide từ table, hình ảnh, biểu đồ, đoạn text, âm thanh, header footer Design: Là nơi định dạng cho slide có hình thức đẹp hơn, bao gồm cách thiết kế thông tin nền, font chữ cách xếp màu sắc Animations: Đây tab tạo nên hiệu ứng cho thuyết trình Người sử dụng dễ dàng dùng nhiều hiệu ứng tab Slide Show: Khi bắt đầu thuyết trình chắn người sử dụng phải sử dụng tab Ngoài cịn chức thu lại tường thuật suốt thuyết trình, bên cạnh chức chuẩn bị thuyết trình Review: Tab cho phép kiểm tra tả đảm bảo an tồn cho thuyết trình View: Tab cho phép xem lại thuyết trình xếp lại thuyết trình cửa sổ 1.1.3 Tìm hiểu thư viện (Gallery) Một số hiệu ứng chuyển tiếp Slide (Slide Transition) Ribbon Để tìm thêm nhiều mẫu Slide Transition, chọn nút More Toàn thư viện Slide Transition thể hình, rê chuột vào Transition để xem thử, click vào Transition phù hợp để áp dụng cho thuyết trình 1.1.4 Những chức khác không Ribbon Khi người sử dụng khơng thấy chức nhóm nhóm Font hình trên, click vào mũi tên góc nhóm Một hộp thoại xuất với nhiều tùy chọn khác để người sử dụng lựa chọn Thơng thường có nhiều lệnh nhóm, diện tích có giới hạn Ribbon, nên có lệnh thường sử dụng hình, cịn trường hợp khơng thấy người sử dụng nên click vào mũi tên trê Ribbon để tìm thêm lệnh cần thiết 1.1.5 Sử dụng Quick Access Toolbar Khi người sử dụng làm việc với thuyết trình có vài tình người sử dụng muốn lặp lại, chẳng hạn lưu tài liệu, nên sử dụng Quick Access Toolbar Nó nhóm nhỏ nút lệnh nằm phía bên trái Ribbon Các nút lệnh bao gồm Save, Undo, Repeat Redo Người sử dụng thêm lệnh thường dùng vào Quick Access Toolbar cách click phải chuột vào lệnh Ribbon chọn Add to Quick Access Toolbar 1.1.6 Thay đổi cách hiển thị thuyết trình Nút view giống phiên trước đây, chúng bị thay đổi vị trí cửa sổ Kéo Zoom để phóng to thu nhỏ slide thuyết trình click nút cộng trừ có có tính phóng to thu nhỏ slide Nhấn vào nút hình để chọn góc nhìn phù hợp 1.1.7 Phím tắt PowerPoint 2007 Nếu người sử dụng thích sử dụng bàn phím chuột, chắn người sử dụng cần phải biết phím tắt PowerPoint 2007 Cách thiết kế Ribbon kèm với cách sử dụng phím tắt Có hai ưu điểm sử dụng nút đơn cho phím tắt sử dụng tổ hợp phím Đây cách sử dụng phím tắt Đầu tiên nhấn phím Alt bàn phím Những ký tự số xuất hầu hết phần Ribbon gọi Key Tips, Những ký tự tab Ribbon nút Microsoft Office, số xuất Quick Access Toolbar Bây người sử dụng sử dụng để có thêm nhiều lệnh nút khác Ví dụ nhấn nút “H” để lên Key Tip cho tất nhóm tab Home 10 Để thiết lập đường dẫn đến CD: Trên tab Insert, nhóm Media Clips, chọn mũi tên hộp Sound chọn Play CD Audio Track Kế bên hộp Start at track, chọn track (bài hát hay âm theo thứ tự) Trong hộp time, xác định thời gian CD bắt đầu mở file Nếu thời gian 00:00 có nghĩa âm mở thuyết trình bắt đầu Kế bên hộp End at track, chọn track người sử dụng muốn kết thúc Người sử dụng kết thúc với track bắt đầu Trong hộp time, xác định thời gian track ngừng Để chơi tất track, chọn chơi hết thời gian Lưu ý thuyết trình kết thúc trước, âm ngừng theo 3.3 Bài tập chương Bài 1: Hãy tạo slide giới thiệu hát mà u thích Trên slide tóm tắt thơng tin liên quan đến hát (không slide) chèn hát (video audio) cho bấm vào nút “Nghe/Xem hát” “play” hát Lưu ý: Các hát từ ổ đĩa cứng chèn đường link từ Internet Bài 2: Hãy đóng gói hát thành file để copy nơi khác 40 Chương Thay đổi định dạng thuyết trình 4.1 Định dạng thuyết trình 4.1.1 Chọn theme để phục vụ cho định dạng thuyết trình Giả sử người sử dụng làm việc cho Công ty du lịch Margie công ty có chiến dịch mở rộng tour đến nước nhiệt đới và người sử dụng muốn làm thuyết trình bật cách tạo slide có phong cách đặc biệt Cách nhanh để làm điều người sử dụng sử dụng chức theme Theme dễ dàng tạo thuyết trình chun nghiệp tốn thời gian cho phần slide nền, nội dung text, bảng biểu hình dạng Chỉ với vài click chuột đơn giản, người sử dụng thay đổi thuyết trình cách nhanh chóng Trong slide hình cho thấy màu sắc thay đổi dễ nhận thấy Nhưng người sử dụng nhìn kỹ phía bên trái slide, tiêu đề Placeholder xuất phía slide, ba slide sử dụng layout Title and Content Nếu người sử dụng sử dụng PowerPoint 2003 phiên trước đây, người sử dụng quen sử dụng với thiết kế template Nhưng với PowerPoint 2007, thiết kế template thay chức theme linh hoạt 4.1.2 Các thành phần theme Thay đổi tùy biến theme làm cho thuyết trình người sử dụng dễ nhớ ấn tượng 41 Theme kết hợp bao gồm màu sắc, font chữ, hiệu ứng, hình ứng dụng cho hay nhiều slide tồn thuyết trình Theme nằm thư viện Themes tab Design Khi trỏ lúc vào mẫu theme thư viện, người sử dụng xem qua theme mà người sử dụng muốn sử dụng cho thuyết trình, chức gọi Live Preview (xem thử trực tiếp) 4.1.3 Thay đổi tùy biến theme Chọn Colors, Fonts, Effects để thay đổi tùy biến yếu tố theme Thay đổi tùy biến theme cách sử dụng chức tùy biến tab Design Người sử dụng thay đổi theme cách sử dụng kết hợp gắn liền màu sắc, font chữ hiệu ứng tùy biến theme cách tạo kết hợp để sau người sử dụng sử dụng theme riêng 42 4.1.4 Tùy biến màu sắc theme Slide sử dụng theme Flow Cùng slide tùy biến màu sắc Chọn nút Colors, thư viện Theme Colors xuất với tùy chỉnh màu sắc từ theme Để tạo màu sắc riêng, chọn Create New Theme Colors phần thư viện Theme Colors 4.1.5 Thay đổi màu slide Theme với tên gọi Flow với màu mặc định Kiểu màu có màu sắc đồng Hình bề mặt gỗ Sau tùy biến màu sắc, nên thêm màu cho slide Thực ra, tất slide có màu nền, cịn slide mặc định có màu màu trắng Để thay đổi màu nền, chọn nút Background Styles tab Design Kiểu xác định theme, theme thay đổi, mẫu màu thư viện thay đổi 43 4.1.6 Sử dụng hình ảnh làm hình cho slide Người sử dụng chọn hình ảnh để làm hình cho thuyết trình người sử dụng thay sử dụng màu Có số tab cửa sổ nhiệm vụ cho hộp thoại Format Background, chuyển qua cửa sổ nhiệm vụ để thay đổi lựa chọn Để sử dụng hình ảnh hình chọn chức Để chèn hình ảnh từ file, chọn File sau đặt hình ảnh xác định vị trí hình ảnh người sử dụng muốn thêm vào Để dán hình ảnh từ Clipboard chương trình khác, chép hình ảnh, sau chọn Clipboard Để sử dụng clip art, chọn Clip Art sau nhập nội dung mơ tả clip hộp Search text 4.1.7 Làm mờ ảnh slide Slide với hình gốc Slide sau sử dụng chức Washout (làm mờ) 44 Để thay đổi độ nét, tương phản hình, người sử dụng sử dụng tùy chọn cửa sổ Picture hộp thoại Format Background Click vào Recolor, chọn hiệu ứng stylized làm mờ hình sau under Color Modes, click Washout 4.1.8 Tạo theme Chọn mút More để mở thư viện Theme Mở hộp thoại Save Current Theme, nơi người sử dụng lưu trữ theme tạo Những Theme người sử dụng tùy biến lưu trữ xuất nơi 4.2 Sử dụng Custom layout 4.2.1 Tạo custom layout Để thêm custom layout: Chọn Insert Layout Chèn custom layout có bốn placeholder bao gồm placeholder cho Title ba placeholder Footers cho Ngày, Chân trang Số thứ tự slide 45 Người sử dụng xóa placeholder nhóm Master Layout tab Slide Master Để dễ dàng sử dụng lại custom layout sau này, chọn nút Rename, nhập tên để người sử dụng dễ dàng nhớ hộp Layout name hộp thoại Rename Layout sau chọn Rename 4.2.2 Sử dụng custom layout người sử dụng Trong slide thứ hai thuyết trình trước thêm layout Custom layout chèn sau slide thứ hai Để chèn custom layout tab Slide Master, nhóm Close, chọn Close Master View Cách đơn giản để thêm custom layout vào thuyết trình người sử dụng tab Home, nhóm Slides, chọn New Slide sau chọn Tropical vacation layout 4.2.3 Tạo template Để lưu trữ thuyết trình file template, ta làm sau: 46 Chọn nút Microsoft Office , vào Save As sau chọn Other Formats Trong hộp File name, nhập tên file Trong danh sách Save as type, chọn PowerPoint Template (*.potx) sau chọn Save Template xuất My Templates thư viện New Presentation lưu trữ vào vị trí mặc định 47 4.3 Bài tập chương Bài 1: Soạn thảo thuyết trình Bài tập Chương a) Chọn theme khác có sẵn PowerPoint b) Chèn ảnh làm cho slide c) Sử dụng chức Custom Layout tạo kiểu (theme) trình bày riêng Bài 2: Soạn thảo thuyết trình Bài tập Chương a) Tạo theme theo mẫu riêng người sử dụng b) Tạo template theo mẫu riêng người sử dụng 48 Chương Chuẩn bị thuyết trình 5.1 Chuẩn bị sẵn sàng cho thuyết trình 5.1.1 Kiểm tra thuyết trình Hãy bắt đầu xem lại thuyết trình máy tính người sử dụng, kiểm tra tả, kiểm tra ghi Sử dụng chế độ xem trước in để xem in chọn chế độ in ấn cho phù hợp Chức packaging cho phép đóng gói thuyết trình để mang sử dụng nơi khác 5.1.2 Duyệt lại máy tính Khi có thuyết trình người sử dụng xem lại thời điểm chức Slide Show view Để mở chức Slide Show view, chọn tab Slide Show chọn lệnh nhóm Start Slide Show để bắt đầu slide hay slide 49 Chức Slide Show view phủ tồn hình máy tính Muốn chuyển từ slide đến slide khác sử dụng cơng cụ Slide Show bên trái phía hình Mũi tên dẫn xuất người sử dụng rê trỏ đến khu vực Một cách khác để chuyển từ slide đến slide khác cách click chuột Để thoát khỏi chế độ Slide Show bất thời điểm người sử dụng nhấn phím ESC bàn phím, trở chế độ Normal Ở chế độ người sử dụng điều chỉnh thay đổi cần thiết Cách khác để chuyển sang chế độ thuyết trình Slide Show nhấn phím F5 để slide nhấn tổ hợp phím Shift + F5 để bắt đầu thuyết trình từ slide tại, người sử dụng click vào nút Slide Show bên phải hình 5.1.3 Kiểm tra ngữ pháp bình luận (comment) slide Hãy chọn tab Review để thực kiểm tra tả (chưa có cơng cụ kiểm tra lỗi tả cho tiếng Việt) Đây nơi xem bình luận người khác họ xem slide Trên tab Review, nhóm Proofing, click Spelling Người sử dụng muốn người khác xem qua thuyết trình cho bình luận trước người sử dụng thuyết trình Tìm lệnh New Comment, nhóm Comments, tab Review Để thêm bình luận việc click vào lệnh nhập bình luận cho slide Khi xem lại bình luận này, người sử dụng sử dụng Previous Next nhóm Comments 5.1.4 In ấn tài liệu Chương trình in PowerPoint printout thường gọi handout Handout có hay nhiều slide trang, nhiều slide 50 Cách tốt dùng lệnh Print Preview để chọn kiểu handout trước in ấn Bắt đầu cách click Print Preview nút Microsoft Office Trong Print Preview, chọn mũi tên hộp Print What Chọn kiểu handout danh sách Chỉ chuột vào kiểu handout nào, kiểu phóng to cho người sử dụng xem định dạng Đối với định dạng có slide có phần ghi 5.1.5 In ấn ghi Người sử dụng in tài liệu cho người tham gia buổi thuyết trình muốn in ấn thêm ghi cho để thuận tiện diễn đạt thuyết trình Cũng cách chọn Print Preview nút Microsoft Office Để in ghi người diễn thuyết, chọn Notes Pages hộp Print What Ghi người sử dụng hiển thị hình 51 5.1.6 Thêm nội dung footer tài liệu handout tài liệu notes Print Preview cho phép người sử dụng thêm điều chỉnh footer tài liệu handout tài liệu note Mặc định tài liệu in ấn handout tài liệu note có sẵn số trang Nếu người sử dụng muốn muốn thay đổi chúng đoạn text làm bước sau: Chọn Options sau nhấn Header and Footer Chọn Footer nhập đoạn text người sử dụng muốn thêm vào ví dụ "Confidential" Nếu người sử dụng muốn thêm ngày chọn Date and time sau định dạng ngày hộp thoại 5.1.7 Chọn màu sắc để in ấn Tùy thuộc vào máy in, nên người sử dụng in ấn thuyết trình có màu sắc trắng đen Sau cách in ấn: Dưới Print Preview, chọn Options đến Color/Grayscale, sau chọn lựa Nếu người sử dụng máy in đen trắng, người sử dụng chọn màu kết màu đen trắng Mẫu xem lại tài liệu in màu 52 Mẫu xem lại liệu in ấn màu xám, màu màu trắng Mẫu xem lại tài liệu in trắng đen 5.1.8 Đóng gói thuyết trình Để đóng gói thuyết trình làm sau: Click vào nút Microsoft Office Chỉ đến Publish chọn Package for CD Trong hộp thoại mở ra, chọn gói tin chép đến file khác hay chép đến CD 53 Tài liệu tham khảo Bùi Thế Tâm, 2011, Giáo trình tin học sở, NXB Thời đại Bùi Thế Tâm, 2010, Giáo trình tin học đại cương, NXB Thời đại Bùi Thế Tâm, 2010, Giáo trình tin học văn phịng, NXB Thời đại Bùi Thế Tâm, 2009, Giáo trình tin học văn phòng lý thuyết, tập lời giải, NXB Thời đại Nguyễn Kim Tuấn, 2010, Tin học sở, NXB Phương Đông Microsoft Việt Nam, 2007, Hướng dẫn sử dụng Microsoft PowerPoint 2007 Trương Công Tuân, 2010, Tin học văn phịng, NXB Văn hóa Thơng tin Trí Việt - Hà Thành, 2010, Sổ tay phím tắt phím nóng phần mềm tin học văn phịng, NXB Văn hóa Thơng tin Cox, J & Preppernau, Joan (2007), Microsoft® Office PowerPoint 2007 Step by Step, Microsoft Press 54 ... Microsoft PowerPoint khơng mang mục đích thương mại Phùng Văn Đông Trường Đại học Hà Nội Chương Cách tạo thuyết trình 1.1 Làm quen với PowerPoint 2007 1.1.1 Đặc điểm chung PowerPoint • PowerPoint. .. Những phần thay đổi dễ nhận thấy khu vực phía cửa sổ PowerPoint Thay Menu Toolbar phiên trước người dùng PowerPoint 2007 thấy cách xếp khoa học với lệnh liên quan đưa vào nhóm Dãy lệnh cửa sổ PowerPoint. .. tài liệu PowerPoint như: tạo mới, ghi, soạn thảo nội dung, copy, cắt, dán, định dạng font chữ, hình ảnh v.v tương tự thao tác với tài liệu Word Vì vậy, người sử dụng biết dùng phần mềm MS Word