Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn.DOC

Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn

Trong nền kinh tế thị trờng, mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp làtối đa hoá lợi nhuận, đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất Để đạt đợc điều đó đòihỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, tiếtkiệm chi phí, hạ giá thành, đồng thời các doanh nghiệp phải luôn đổi mới ph-ơng thức phục vụ, thực hiện nghiêm túc chế độ hạch toán kinh tế, luôn cải tiếnbộ máy kinh doanh cho phù hợp với sự phát triển kinh tế và sự mở rộng quymô kinh doanh của doanh nghiệp.

Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ vai trò hết sức quantrọng là phần hành kế toán chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của doanhnghiệp, góp phần phục vụ đắc lực trong hoạt động bán hàng của mỗi doanhnghiệp Bán hàng giúp cho doanh nghiệp có khả năng thu hồi vốn nhanh,trang trải đợc các chi phí, kịp thời tổ chức quá trình kinh doanh tiếp theo, gópphần thúc đẩy ngời sử dụng các đòn bẩy kinh tế trong công tác quản lý nhằmkhông ngừng làm tăng doanh lợi cho doanh nghiệp Do đó, việc tổ chức kếtoán bán hàng cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý doanh nghiệp để từ đódoanh nghiệp phân tích, đánh giá lựa chọn các phơng án kinh doanh, đầu t cóhiệu quả.

Sau thời gian nghiên cứu, thực tập tại Công ty TNHH phát triển côngnghệ thông tin Việt Hàn, cùng với sự hớng dẫn chỉ bảo tận tình củaPGS.TS Phạm Thị Gái, sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ phòng kế toán tại

Công ty và sự cố gắng của bản thân, em đã hoàn thành chuyên đề Hoàn“Hoàn

thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công tyTNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn” Tuy nhiên do thời gian và

trình độ còn nhiều hạn chế nên chuyên đề đã không tránh khỏi những thiếu sótvà sai lầm, vì vậy em rất mong nhận đợc sự góp ý bổ sung nhằm khắc phụcnhững thiếu sót của chuyên đề để hoàn thiện hơn nữa đề tài nghiên cứu vàcủng cố kiến thức của bản thân

Chơng II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kếtquả bán hàng tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin ViệtHàn.

Chơng III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toánbán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH phát triểncông nghệ thông tin Việt Hàn.

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:

Công TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn, hoạt động theo: Giấy phép thành lập số 008291 GP/TLDN ngày 02 tháng 06 năm

1994 do Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà Nội cấp

 Giấy đăng ký kinh doanh số 044123 ngày 18 tháng 06 năm 1994 dotrọng tài kinh tế Hà Nội cấp.

Sau 10 năm hoạt động trong thị trờng cung cấp linh kiện điện tử vàcác thiết bị tin học, hiện nay Công ty đã dần khẳng định đợc chỗ đứng củamình trên thị trờng cũng nh xây dựng đợc niềm tin đối với các bạn hàng.

Hoạt động của Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hànchủ yếu trong các lĩnh vực nh: Chuyển giao công nghệ và dịch vụ tin học tiêntiến trên thế giới vào Việt Nam thông qua việc cung cấp dịch vụ t vấn, cungcấp trang thiết bị và giải pháp tin học viễn thông của các hãng lớn cho cáckhách hàng Việt Nam.

Là đơn vị chuyên cung cấp các mặt hàng và các dịch vụ về công nghệthông tin, Công ty có mục tiêu là phát triển mạng lới cung cấp sản phẩm rộngkhắp cả nớc để phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng trên thị trờng hiện tạicũng nh tiềm năng Vì vậy, Công ty đã đề ra các mục tiêu chính cho sự pháttriển của mình, toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty đều thực hiện cácnhiệm vụ chung sau:

 Mua bán các mặt hàng về tin học, các linh kiện điện tử phục vụ tronglĩnh vực công nghệ thông tin.

 Thực hiện cung cấp các dịch vụ đào tạo về công nghệ thông tin, đào tạonghề.

 Quản lý tốt chi phí để góp phần bảo toàn vốn và phát triển Doanhnghiệp.

 Thực hiện phân phối theo vốn góp cổ phần, chăm lo đời sống vật chấtvà tinh thần của công nhân viên chức, bồi dỡng nâng cao trình độ vănhoá, khoa học kỹ thuật, chuyên môn cho cán bộ công nhân viên.

 Bảo vệ Công ty, giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn Công ty, đảmbảo trật tự an ninh khu vực.

 Đẩy mạnh việc áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến nhằmnâng cao hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh.

 Chấp hành nghiêm chỉnh các nguyên tắc, chế độ quản lý của Nhà nớcvà cơ quan quản lý cấp trên.

Về đặc điểm hoạt động kinh doanh, Công ty đảm nhận việc cung cấp,

nghiên cứu, t vấn công nghệ và dịch vụ tin học Các hớng chính trong hoạtđộng kinh doanh của Công ty là:

 Cung cấp các chủng loại thiết bị tin học chủ yếu của hãng HewlettPackard(HP) nh: máy tính (PC,máy chủ Unix), máy in máy quét, các thiết bịkết nối mạng cục bộ(Switch, Hub, Carb mạng ) và mạng diện rộng (Router,Remote Access Server ), các thiết bị ngoại vi khác.

 Nghiên cứu áp dụng các giải pháp mạng máy tính (Lan, Wan) trên cácmôi trờng khác nhau (Netware, WindowsNT, Unit ) dựa trên các công nghệhệ thống mở

 T vấn và cùng với khách hàng thiết kế, xây dựng và phát triển hệ thốngthông tin, các chơng trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hìnhkhách- chủ (Client/Server), dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sảnxuất phần mềm hàng đầu thế giới.

 Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ (INTRANET),mạng thông tin toàn cầu(INTERNET), các giải pháp thơng mại điện tử Email-commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng internet nh: Th tín điện tử,World Wide Web, Volp, catalog điện tử

Công ty đã thiết kế, cung ứng thiết bị, lắp đặt hệ thống mạng, thiết kế xâydựng phần mềm tin học cho một số khách hàng tiêu biểu nh: Chi nhánh TổngCông ty Hàng không Việt Nam tại phía Bắc, Công ty Bảo hiểm Frudential,Công ty điện toán và truyền dữ liệu (VDC), Văn phòng Cục thuế tỉnh HàNam, UBNN tỉnh Thái Bình, Văn phòng tỉnh uỷ tỉnh Hải Dơng cùng với mộtsố lợng đông đảo các khách hàng cá nhân đã tin tởng vào sản phẩm và dịch vụ

của Công ty Công ty đã đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận, đảm bảo cho ngờilao động có việc làm, có thu nhập khá, đời sống đợc ổn định.

Để đạt đợc điều đó Công ty đã phải điều hành quá trình kinh doanh hợp lý,khoa học để phát huy tối đa hiệu quả hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó,Công ty cũng gặp không ít những khó khăn do sự cạnh tranh ngày càng gaygắt trên thị trờng của các đối thủ khác Tuy nhiên với sự đồng tâm hiệp lực, sựphối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và sự phấn đấu không ngừng của cán bộcông nhân viên, Công ty vẫn đã và đang liên tục phát triển.

Lợi nhuận trớc thuế6.978.3218.619.8794.258.546

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất của Công ty:

1.2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty:

Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn là Công ty hợpvốn gồm các thành viên không có quy chế của nhà kinh doanh và các thànhviên chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của Công ty cho đến hết phần vốngóp của họ Vốn của Công ty đợc chia ra từng phần gọi là phần góp vốn khôngthể hiện dới hình thức cổ phiếu đợc nộp đủ ngay từ khi thành lập Công ty.Việc chuyển nhợng vốn góp giữa các thành viên trong Công ty đợc thực hiệntự do, nhng nếu muốn phải đợc sự nhất trí của nhóm thành viên đại diện cho3/4 số vốn điều lệ của Công ty Tất cả các thành viên của Hội đồng thành viêntrong Công ty đều có quyền tham gia vào các vấn đề của Công ty Sau mỗinhiệm kì lãnh đạo, Công ty đều tiến hành các đại hội, bầu Hội đồng thànhviên ( có vai trò nh Hội đồng quản trị ) và các kiểm soát viên Các vấn đề chủchốt của Công ty do Hội đồng thành viên quyết định Hội đồng thành viên cóvai trò quan trọng trong việc ra các quyết định có tính chất dài hạn hoặc cótính chất ảnh hởng định hớng trong mỗi kỳ kinh doanh của Công ty Đồngthời, Hội đồng thành viên có trách nhiệm kiểm soát các hoạt động và hiệu quảkinh doanh của Công ty.

Bộ máy quản lý của Công ty đợc xây dựng trên cơ sở mô hình trựctuyến chức năng Đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên môn kỹ thuật của Công tycó 94 ngời Trong đó bao gồm: Hội đồng thành viên ( Ban giám sát), TổngGiám đốc, các Giám đốc, khối phòng ban chức năng, các cửa hàng bán lẻ Tổ chức bộ máy của Công ty bao gồm các bộ phận kinh doanh và bộphận chức năng Trong đó:

- Đội ngũ nhân viên phần cứng làm nhiệm vụ triển khai và bảo hành:11 ngời

- Đội ngũ nhân viên làm nhiệm vụ hỗ trợ và phát triển các ứng dụngtrên hệ thống UNIX: 9 ngời

- Đội ngũ nhân viên phần mềm: 35 ngời- Đội ngũ kinh doanh: 25 ngời

- Đội ngũ hành chính, tài chính: 9 ngời

- Đội ngũ khác phục vụ cho công việc chung của Công ty:5 ngời

Các nhân viên đợc phân công trong các bộ phận, phòng ban theo yêu cầu vàmô hình quản lý của Công ty.

Sơ đồ số 1:

Sơ đồ bộ máy quản lý và kinh doanh Công ty

Tổng giám đốcHội đồng thành viên

Ban kiểm soát

Kinh doanh

xuất nhập khẩu

Triển khai và bảo hành

Cửa hàng bán

Kỹ thuật hệ thốngGiám đốc kinh doanh

Giám đốc tài chínhGiám đốc kỹ thuật

Phòng tài chính kế toán

Phòng kinh doanh dự

Phòng kinh doanh bán lẻ

Phòng th ơng mại

điện tử

Phòng kỹ thuật

phần mềm

*

Hội đồng thành viên:

Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyếtđịnh mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty Đồng thờiHội đồng thành viên trong Công ty có nhiệm vụ giám sát các hoạt động củaCông ty theo định hớng phát triển ban đầu.

Tổng giám đốcHội đồng thành viên

Ban kiểm soát

Kinh doanh

xuất nhập khẩu

Triển khai và bảo hành

Cửa hàng bán

Kỹ thuật hệ thốngGiám đốc kinh doanh

Giám đốc tài chínhGiám đốc kỹ thuật

Phòng tài chính kế toán

Phòng kinh doanh dự

Phòng kinh doanh bán lẻ

Phòng th ơng mại

điện tử

Phòng kỹ thuật

phần mềm

* Tổng giám đốc:

Là ngời điều hành hoạt động các lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệmtrớc Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đợc giao.Có nhiệm vụ duyệt kế hoạch và mục tiêu hoạt động của Công ty, đề xuất vàgiám sát hệ thống quản lý chất lợng của Công ty Điều hành các cuộc họpđánh giá hiệu quả hoạt động của Công ty cũng nh các kế hoạch trong tơng lai.Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho các đơn vị Tổng Giám đốc thực hiệnviệc xây dựng và tổ chức, chỉ đạo thực hiện các chơng trình kế hoạch công tácdài hạn, ngắn hạn, sơ kết, tổng kết, báo cáo tình hình hoạt động của Công tyvới Hội đồng thành viên của Công ty cũng nh trớc pháp luật.

* Các Giám đốc:

Đợc giao nhiệm vụ điều hành một số lĩnh vực công tác và chịu tráchnhiệm trớc Hội đồng thành viên, tổng giám đốc và pháp luật Công ty có 3giám đốc:

+ Giám đốc kinh doanh:

Là ngời chịu trách nhiệm chính trong hoạt động kinh doanh và cung cấpdịch vụ của Công ty Nhiệm vụ của Giám đốc kinh doanh là phát triển và mởrộng mạng lới các đại lý và mạng lới cung cấp dịch vụ của Công ty Giám đốckinh doanh chịu trách nhiệm tổng kết các kết quả của hoạt động kinh doanhđồng thời lập kế hoạch kinh doanh về dài hạn, ngắn hạn, trung hạn Là ngờichịu trách nhiệm trớc Hội đồng thành viên và là ngời giúp việc trực tiếp choTổng Giám đốc trong việc hoạch định chiến lợc kinh doanh

+ Giám đốc kỹ thuật:

Là ngời giúp việc cho Tổng Giám đốc và Hội đồng thành viên trongviệc quản lý chất lợng của sản phẩm và dịch vụ do Công ty cung cấp Giámđốc kỹ thuật chịu trách nhiệm kiểm tra và giám sát chất lợng sản phẩm và dịchvụ do Công ty cung cấp, quản lý chất lợng nhân sự làm công tác kỹ thuật củaCông ty Là ngời chịu trách nhiệm chung với giám đốc kinh doanh trong việcgiải quyết các khiếu nại của khách hàng về chất lợng của sản phẩm và dịch vụdo Công ty cung cấp cũng nh các dịch vụ hậu mãi sau bán hàng của Công ty.

+ Giám đốc tài chính:

Giám đốc tài chính là ngời giúp việc cho Tổng giám đốc trong việcquản lý tình hình tài chính của Công ty, là ngời chịu trách nhiệm trớc Hộiđồng thành viên của Công ty về tình hình tài chính của Công ty Giám đốc tàichính là ngời cùng với Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc hoạch định cácchiến lợc, kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn cho sự phát triển

của Công ty Giám đốc tài chính cũng đồng thời kiêm luôn nhiệm vụ của Kếtoán trởng tại Công ty, do đó các khoản thu chi của Công ty phải đợc Giámđốc tài chính thông qua mới đợc thực hiện Giám đốc tài chính cũng đồng thờilà ngời quản lý chung công tác kế toán tại Công ty.

* Các phòng ban:

+ Phòng tài chính kế toán:

Phòng tài chính là nơi tập hợp các chứng từ kế toán cũng nh lập các báocáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong các kỳ Phòng kế toángiúp việc cho Giám đốc tài chính có thể quản lý đợc các khoản phải thu, phảinộp và các chi phí phát sinh trong kinh doanh của Công ty Là nơi lập các dựtoán tài chính cho Công ty qua các kỳ kinh doanh, theo dõi công nợ và thanhtoán với khách hàng Phòng tài chính kế toán tại Công ty TNHH phát triểncông nghệ thông tin Việt Hàn còn kiêm luôn nhiệm vụ văn th lu trữ và luchuyển các công văn, mệnh lệnh của cấp trên đến các phòng ban khác trongCông ty.

+ Phòng kinh doanh dự án:

Nhiệm vụ của phòng kinh doanh dự án là thiết lập các hợp đồng cungcấp dịch vụ và sản phẩm cho các dự án lớn của Nhà nớc và t nhân mà Công tytham gia, đồng thời tham gia các hợp đồng xuất nhập khẩu của Công ty.

+ Phòng kinh doanh bán lẻ:

Đây là nơi phụ trách kênh phân phối lẻ và các dịch vụ hậu mãi, bảohành sau bán hàng của Công ty Nhiệm vụ chính của phòng Kinh doanh bán lẻlà thiết lập hệ thống phân phối sản phẩm và dịch vụ đến tận tay khách hàngnhỏ lẻ của Công ty Phòng kinh doanh bán lẻ giúp việc cho Giám đốc kinhdoanh lập kế hoạch bán hàng, các chiến lợc kinh doanh cũng nh nhận phảnhồi và phân tích phản hồi từ thị trờng về chất lợng sản phẩm và dịch vụ củaCông ty.

+ Phòng thơng mại điện tử:

Đây là một phòng ban mới thành lập của Công ty nhằm thích ứng vớixu hớng phát triển của thơng mại điện tử tại Việt Nam Nhiệm vụ chính củaphòng thơng mại điện tử tại Công ty là quảng bá thơng hiệu cũng nh phát triểnthị trờng thông qua mạng Internet, thiết lập các đơn hàng của Công ty thôngqua mạng.

+ Phòng kỹ thuật phần mềm:

Nhiệm vụ chính của phòng kỹ thuật phần mềm là hỗ trợ các dịch vụ saubán hàng của Công ty, nghiên cứu, ứng dụng và phát triển các phần mềm tinhọc Phòng kỹ thuật phần mềm là nơi nghiên cứu các ứng dụng phần mềmmới nhất do những nhà sản xuất phần mềm trên thế giới cung cấp nhằm đa cácứng dụng đó vào phục vụ khách hàng của Công ty Đồng thời đây cũng là nơinghiên cứu nhằm khắc phục những hạn chế của các phần mềm đã đợc triểnkhai trớc đó để hoàn thiện và phù hợp hơn với khách hàng

Các bộ phận phòng ban chuyên môn v các bộ phận kỹ thuật khác cóà các bộ phận kỹ thuật khác cónhiệm vụ giúp việc và tham mu cho ban Giám đốc.

Cùng với việc mở rộng quy mô, tăng vốn điều lệ thì đội ngũ nhân lựccủa Công ty cũng đợc tăng lên cho phù hợp với sự phát triển của Công ty:

Bảng số 2: Số lợng lao động trong công ty

1.2.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh:

Về đặc điểm sản xuất kinh doanh, Công ty TNHH phát triển công nghệthông tin Việt Hàn là một doanh nghiệp thơng mại lấy việc kinh doanh cácmặt hàng trang thiết bị, linh kiện điện tử phục vụ công nghệ thông tin là hoạtđộng chủ yếu Hiện nay, Công ty nhập hàng từ các hãng cung cấp lớn nhHewlett Packard(HP), Dell, Intel…Công ty nhập hàng với khối lCông ty nhập hàng với khối lợng lớn rồithông qua mạng lới các cửa hàng, đại lý của mình để cung cấp cho kháchhàng Giá cả của Công ty phụ thuộc vào giá cả do các nhà cung cấp trongnhững thời kỳ khác nhau, do vậy việc kinh doanh cũng tuỳ thuộc vào tình hìnhgiá cả các mặt hàng trên thị trờng thế giới Vì nguyên nhân này nên muốn ổnđịnh giá cả các mặt hàng bán ra, Công ty cần có những chiến lợc dự trữ hànghoá qua các thời kỳ khác nhau, tránh bị ảnh hởng của thị trờng thế giới.

Bên cạnh đó, Công ty cũng tham gia cung cấp các, dịch vụ phục vụcông nghệ thông tin nh lắp đặt, bảo trì, bảo dỡng các thiết bị và linh kiện điệntử T vấn và cùng với khách hàng thiết kế, xây dựng và phát triển hệ thốngthông tin, các chơng trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hìnhkhách-chủ (Client/Server), dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sảnxuất phần mềm hàng đầu thế giới Cung cấp các giải pháp xây dựng mạngthông tin nội bộ (INTRANET), mạng thông tin toàn cầu(INTERNET), cácgiải pháp thơng mại điện tử Email-commerce và các dịch vụ gia tăng giá trịtrên mạng internet nh Th tín điện tử, World Wide Web, Volp, catalog điệntử Đối với mảng cung cấp dịch vụ, do uy tín của đội ngũ cán bộ kỹ thuật củaCông ty ngày càng cao nên lợng khách hàng tin tởng vào các dịch vụ do Côngty cung cấp ngày càng lớn, đem lại doanh thu cao và ổn định trong suốt thờigian qua.

1.3 Đặc điểm tổ chức công tác hạch toán kế toán tại công ty TNHH pháttriển công nghệ thông tin Việt Hàn:

Công TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn là một Doanhnghiệp ngoài quốc doanh hoạt động trong lĩnh vực thơng mại chuyên về cácsản phẩm dịch vụ tin học Để phù hợp cho công tác quản lý và hoạt động kinhdoanh của mình, Công ty tổ chức bộ máy Tài chính -Kế toán riêng phù hợpvới đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình một cách gọn nhẹ nhng vẫn đảmbảo tính chính xác, kịp thời của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Chức năng, nhiệm vụ chính của phòng kế toán là:

- Tổ chức thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê.- Lập dự toán tài chính ngân sách các năm.

- Tổ chức bộ phận thanh toán với khách hàng và thu hồi công nợ, thu tiềnhàng.

- Theo dõi và quản lý hàng hoá, tài sản của Công ty trong các hoạt độngthờng xuyên cũng nh đột xuất.

- Phối hợp với các phòng ban khách cải thiện đời sống vật chất và tinhthần của ngời lao động trong Công ty.

- Lập bảng kê thu và thuế VAT, báo cáo tình hình sản xuất kinh doanhcủa Công ty, lập báo cáo Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo yêu cầucủa cơ quan chức năng,

- Trích trả lơng, các khoản công tác phí và phụ phí cho ngời lao độngtheo bảng lơng.

1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Là một Công ty chuyên cung cấp các thiết bị, dịch vụ ứng dụng côngnghệ thông tin nên Công ty đã áp dụng triệt để ứng dụng tin học vào tổ chức,quản lý tài chính kế toán làm giảm bớt đợc rất nhiều công đoạn thủ công Dođó, nguồn nhân lực của Công ty tuy không nhiều nhng đợc sử dụng rất hiệuquả, đồng thời phát huy đợc thế mạnh của Công ty về việc ứng dụng côngnghệ thông tin vào quản lý.

Công ty đã áp dụng chơng trình kế toán trên máy tính nên bộ phận nhânviên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính Công ty sử dụng phầnmềm kế toán Fast Accounting là sản phẩm phần mềm kế toán tiên tiến hiệnnay của Việt Nam Nó đợc thiết kế nhằm mục đích điện toán hoá công tác tàichính kế toán Đây là một công cụ trợ giúp rất đắc lực cho lao động con ngời,có độ chính xác cao Fast Accounting đáp ứng đợc yêu cầu phức tạp về quảnlý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện cácbút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định vàtheo yêu cầu của công tác quản lý tài chính trong Công ty.

Để đảm bảo bộ máy Tài chính -Kế toán hoạt động có hiệu quả, thíchứng với loại hình Doanh nghiệp của mình, Công ty đã lựa chọn hình thức tổchức công tác tài chính kế toán tập trung Theo hình thức tổ chức này, chứngtừ về tài chính kế toán đợc gửi về phòng tài chính kế toán kiểm tra, ghi sổ kếtoán và thực hiện các nghiệp vụ phân tích tài chính

Sơ đồ số 2

Sơ đồ bộ máy Tài chính - Kế toán

* Kế toán hàng hoá kiêm thủ kho:

Theo dõi tình hình Nhập-Xuất-Tồn các loại hàng hoá, tính giá vốn hànghoá và lập báo cáo hàng hoá trong mỗi kỳ kinh doanh của Công ty, đồng thờikiểm tra và theo dõi chất lợng của hàng hoá nhập kho, xuất kho Phối hợpcùng với lãnh đạo thực hiện việc kiểm kê định kì hàng hoá của Công ty.

* Kế toán tổng hợp:

Có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo bán hàng, quyết toán của Công tyvào ngày 30 hàng tháng, lập báo cáo tài chính, các bảng cân đối các tài khoản.Theo dõi và ghi chép kịp thời các nghiệp vụ kế toán tổng hợp phát sinh trongkỳ, tổng hợp và xử lý nhanh các thông tin kế toán để góp phần cải thiện tìnhhình tài chính của Công ty.

* Kế toán công nợ:

Dựa vào các hoá đơn bán hàng hàng ngày, các khách mua từ đó ghi sổcông nợ và có các kế hoạch thu tiền Thực hiện việc báo cáo tình hình thanhtoán công nợ của các khách hàng theo các kỳ kinh doanh, đề ra các kế hoạchthu hồi công nợ và phơng án xử lý các khoản thu khó đòi.

* Kế toán tiền lơng và bảo hiểm:

Có nhiệm vụ lập bảng lơng, tính và nộp bảo hiểm, khi Công ty có sựthay đổi nhân sự, kế toán tiền lơng phải thống kê và tính lơng và các khoảnphải trích theo lơng để lập báo cáo cho Giám đốc tài chính, theo dõi việc chitrả lơng cho ngời lao động Kế toán tiền lơng theo dõi việc thanh toán cáckhoản chi phí, các khoản phụ cấp và tạm ứng của ngời lao động.

* Kế toán chi phí:

Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lýDoanh nghiệp Kế toán chi phí tiếp nhận các hoá đơn, chứng từ chi phí, cuốitháng kế toán chi phí tập hợp các chứng từ chi phí để lập báo cáo về chi phíbán hàng và quản lý doanh nghiệp trình Giám đốc tài chính.

* Kế toán TSCĐ:

Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý tình hình tăng giảm tài sản cố định, lậpcác báo cáo về tài sản cố định trong các kỳ hoạt động kinh doanh của Công ty.Theo dõi và tập hợp các chứng từ tăng giảm của TSCĐ, tiến hành thanh lý cácTSCĐ đã hết khấu hao và không còn sử dụng trong sản xuất kinh doanh củaCông ty Kế toán TSCĐ tại công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt

Giám đốc tài chínhKiêm kế toán tr ởng

Kế toán giao dịch hàng

Kế toán tổng hợp

Kế toán công

Kế toánTL và

Kế toán chi phí

Kế toán TSCĐ

Kế toán

tiềnKế

toán hàng

Kế toán quản lý hàng

Kế toán công nợ tạm ứng phải thu và

vay đối t ợng khác

Kế toán chi phí

bán hàng

Kế toán chi phí quản lý

doanh nghiệp

Kế toán giao dịch tiền

Thủ quỹ

Hàn còn kiêm luôn công việc văn th phòng nh nhận công văn đến, chuyểncông văn đi và lu trữ công văn.

* Thủ quỹ:

Có nhiệm vụ thu tiền, thanh toán các khoản thu chi trong ngày, thángtheo dõi tài khoản ở ngân hàng, viết séc Quản lý quỹ tiền mặt của Công ty,xuất và thu tiền mặt theo lệnh của Giám đốc tài chính và Tổng giám đốc cũngnh các quy định và nguyên tắc kế toán do Nhà nớc quy định Thủ quỹ khôngđợc tiếp cận với các sổ sách kế toán khác và không có quan hệ ràng buộc vớicác kế toán viên khác theo quy định của Pháp luật.

1.3.2 Tổ chức hình thức sổ sách của Công ty:

Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình Công ty ápdụng hình thức kế toán Nhật ký chung đây là hình thức sổ thích hợp với mọiloại hình, quy mô kinh doanh thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác tài chínhkế toán Theo hình thức ghi sổ này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phátsinh đều đợc ghi vào sổ Nhật kí chung theo trình tự thời gian phát sinh vànghiệp vụ kinh tế đó, sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật kí chung để ghi vào SổCái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh Theo hình thức ghi sổ này, phòngkế toán đã sử dụng các loại sổ sau đây: Sổ Nhật kí chung, Sổ Cái, các sổ, thẻkế toán chi tiết, Báo cáo tài chính gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo “Hoàn Kếtquả hoạt động kinh doanh”, Thuyết minh báo cáo tài chính.

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã đợc kiểm tra để ghi vào SổNhật kí chung theo trình tự thời gian Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinhtế tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinhcùng loại đã ghi vào Sổ Nhật kí chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kếtoán phù hợp Cuối tháng( cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, thẻ kếtoán chi tiết Từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “Hoàn Bảng tổng hợp chi tiết” chotừng tài khoản Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết đợc đối chiếu với phát sinhNợ, số phát sinh Có và số d cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái Sau khikiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái đợcsử dụng để lập “Hoàn Bảng cân đối phát sinh” và Báo cáo tài chính.

Về tổ chức hệ thống báo cáo: Hiện nay công ty đang sử dụng hai hệthống báo cáo Hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị Hệthống báo cáo tài chính đợc lập định kỳ vào cuối quý, bao gồm: Bảng CĐKT ,Báo cáo KQKD, thuyết minh Báo cáo tài chính Hệ thống báo cáo quản trị, đ-ợc lập vào ngày cuối cùng của từng tháng, bao gồm: Báo cáo bán hàng, Báocáo hàng tồn kho,…Công ty nhập hàng với khối l Phục vụ Kế toán trởng trong việc xác định kết quả sản

xuất kinh doanh một cách chính xác nhất và là căn cứ để ban lãnh đạo công tyra các quyết định chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh.

Nhật ký chuyên dùng

2.1 Đặc điểm của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinhdoanh tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn:

2.1.1 Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thơng mại tại Công ty:

Hoạt động kinh doanh thơng mại tại công ty TNHH phát triển côngnghệ thông tin Việt Hàn bao gồm 2 giai đoạn: Mua hàng và bán hàng khôngqua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng hoá Đối tợng kinhdoanh của Công ty là trang thiết bị linh kiện điện tử tin học và các ứng dụngphần mềm phục vụ trong nghành công nghệ thông tin, đồng thời Công ty cũngcung cấp các dịch vụ phục vụ khách hàng trong lĩnh vực công nghệ thông tin.Quá trình cung cấp và lu chuyển hàng hoá của Công ty đợc thực hiện theo 2phơng thức bán buôn và bán lẻ, thông qua các hình thức nh : Bán thẳng, bánqua kho trực tiếp, bán thông qua trực tiếp các đại lý của Công ty.Từ khichuyển sang nền kinh tế thị trờng, hàng hoá có tiêu thụ đợc hay không là vấnđề sống còn của Công ty Bên cạnh việc tạo dựng uy tín với khách hàng Côngty đã không ngừng cải tiến phơng thức bán hàng và thể thức thanh toán nhằmnâng cao lợi nhuận Tuỳ thuộc vào phơng thức bán hàng và khách hàng màcông ty áp dụng thể thức thanh toán thích hợp.

2.1.2.Đặc điểm của phơng thức bán hàng tại Công ty:

Tại công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn có 2 hìnhthức bán hàng chủ yếu là bán buôn trực tiếp và bán lẻ Đối với trờng hợp bánbuôn là bán hàng với số lợng lớn, cho các tổ chức bán lẻ khác tổ chức kinhdoanh, dịch vụ nhằm đa hàng tới ngời tiêu dùng thông qua sự phân phối củacác đối tác bán lẻ khác Tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tinViệt Hàn, khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, phòng kế hoạch tiến hành xácđịnh số hàng tồn kho tại thời điểm mua hàng và viết phiếu xuất kho Phiếu nàyđợc lập làm 3 liên, phòng kinh doanh giữ 1 liên gốc làm căn cứ theo dõi sốhàng xuất kho, còn hai liên làm căn cứ để phòng kế toán viết hoá đơn bánhàng Thủ kho giữ 1 phiếu xuất kho làm chứng từ gốc để lên thẻ kho Hoá đơnbán hàng đợc lập thành 3 liên trong đó 1 liên phòng kế toán lu làm chứng từgốc vào sổ chi tiết TK511, còn lại 2 liên giao cho khách hàng để thanh toán.Hoá đơn VAT đợc lập thành 3 liên tơng ứng với hoá đơn bán hàng Căn cứ vàohoá đơn VAT kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632 sau đó phản ánh trên NKC sổ1 và sổ chi tiết TK 511.

Đối với trờng hợp bán lẻ, khi khách hàng có yêu cầu mua hàng với số ợng nhỏ hoặc đơn chiếc thì nhân viên bán hàng sẽ ghi ‘hoá đơn bán hàng’ kếtoán sẽ ghi mỗi chứng từ 1 dòng theo thứ tự vào bảng kê chi tiết bán hàng khinhận kèm phiếu thu tiền (trờng hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền

l-mặt) kế toán phản ánh doanh thu vào các sổ chi tiết bán hàng ghi có TK511,ghi nợ TK 111 Nếu không kèm phiếu thu tiền (Trờng hợp khách hàng chathanh toán) thì kế toán ghi có TK511, ghi nợ TK131 đồng thời phản ánh trênNhật ký chung số 1 các trờng hợp sau tơng tự nh trờng hợp bán buôn.

2.1.3 Các phơng thức thanh toán tiền hàng:

Sau khi đã bán hàng bên mua chấp nhận thanh toán Công ty nhận tiềnhàng theo nhiều phơng thức khác nhau theo sự thoả thuận giữa hai bên và lựachọn phơng thức thanh toán cho phù hợp và thuận tiện cho cả hai bên Hiệnnay Công ty đã áp dụng các phơng thức thanh toán sau:

- Thanh toán bằng tiền mặt

- Thanh toán không dùng tiền mặt:

- Thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ, L/C.

Hiện nay, hầu hết khách hàng đến Công ty mua hàng đều tự lo phơngtiện vận chuyển Việc giao hàng diễn ra ngay tại kho hàng Tuy nhiên, nếukhách hàng có nhu cầu vận chuyển Công ty sẽ kịp thời đáp ứng và chi phí vậnchuyển sẽ hạch toán vào chi phí bán hàng.

2.2 Hạch toán giá vốn hàng bán:

2.2.1 Chứng từ sử dụng:

Để thực hiện quá trình hạch toán đúng đắn, chính xác, phù hợp với chếđộ kế toán giá vốn hiện nay, kế toán cần phải tổ chức hạch toán ban đầu dựatrên các loại sổ sách, chứng từ sau đây: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻkho, biên bản kiểm kê định kỳ hàng hóa…Công ty nhập hàng với khối l

2.2.2 Trình tự hạch toán giá vốn hàng bán:

Hạch toán giá vốn hàng bán đợc thực hiện theo sơ đồ hạch toán sau:Sơ đồ số 4

Trình tự kế toán giá vốn hàng bán (Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên)

TK 157 Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả Gửi bán hoặc Giá vốn hàng bán

giao đại lý gửi bán hoặc giao đại lý đã tiêu thụ

Phiếu xuất khoNgày 25 tháng 3 năm 2005Họ tên ngời mua: Nguyễn Thị Lan

Địa chỉ: 79 Bà Triệu

Lý do xuất hàng: Xuất hàng hoá để bán

Xuất tại kho: Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn Đơn vị: nghìn đồngSTTTên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá ĐVTSố lợngĐơn giá

Thành tiền(Đồng)Yêu cầuThực xuất

Bảng số 5

Trích tổng hợp nhập - xuất - tồnTừ ngày 1/3/05 đến ngày 31/3/05

.…Công ty nhập hàng với khối lCộng

Bảng số 6

Sổ cái TK 156

Từ 01/04/2005  31/04/2005

D Nợ đầu kỳ: 2.984.997.134

02/4101Nhập 20 connector cty telnet3312.763.360

10/4PX 101Xuất sử dụng 01 máy tính E-PC211516.617.900

…C«ng ty nhËp hµng víi khèi l…C«ng ty nhËp hµng víi khèi l…C«ng ty nhËp hµng víi khèi l …C«ng ty nhËp hµng víi khèi l…C«ng ty nhËp hµng víi khèi l…C«ng ty nhËp hµng víi khèi l…C«ng ty nhËp hµng víi khèi l.…C«ng ty nhËp hµng víi khèi l…C«ng ty nhËp hµng víi khèi l…C«ng ty nhËp hµng víi khèi l…C«ng ty nhËp hµng víi khèi l…C«ng ty nhËp hµng víi khèi l…C«ng ty nhËp hµng víi khèi l…C«ng ty nhËp hµng víi khèi l…C«ng ty nhËp hµng víi khèi l 31/4123NhËp 01 MT Data Cty Digilanel33111.582.208

Tæng PS nî: 559.120.781Tæng PS cã: 519.120.781D nî CK: 3.004.883.575

( Ký, hä tªn )

Công ty sử dụng phơng pháp bình quân gia quyền cho từng loại hànghoá để xác định giá vốn hàng xuất bán Khi áp dụng phơng pháp này, kế toánphải tính đợc giá mua bình quân của từng loại hàng hoá luân chuyển trong kỳtheo công thức:

Đơn giá mua Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàngbình quân của hoá tồn đầu kỳ hoá nhập trong kỳ

luân chuyển Số lợng hàng hoá + Số lợng hàng hoá

Ví dụ: Trong tháng 4-2005, Công ty nhập kho 762 chiếc Hub của mạng LAN,Kế toán tính giá vốn hàng hoá trong kho

Trị giá thực tế hàng tồn cuối tháng : 2.378.923.611Số lợng hàng hoá tồn kho trong tháng : 1236 chiếcTrị giá hàng nhập kho trong tháng : 7.647.832.911Số lợng hàng nhập kho trong tháng : 762 chiếcTrị giá thực tế 2378923611 + 7647832911

kho trong tháng 1236 +762

Sau khi tính đợc giá thực tế hàng hoá xuất kho của từng loại, kế toánbán hàng sẽ tổng hợp giá trị thực tế của từng loại hàng hoá xuất kho để ghivào NKC số 8.

Nợ TK 632 : 12.478.332.124 Có TK 156 : 12.478.332.124

2.2.3.Trình tự ghi sổ kế toán:

Hàng ngày, khi hàng hóa về nhập kho hoặc xuất kho cũng nh kiểm kêthì thủ kho kiểm tra về số lợng, chủng loại và chất lợng của hàng hoá rồi ghivào phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản kiểm kê tài sản, thẻ kế toán chi tiếthàng hóa, thẻ kho, sổ kế toán tổng hợp về hàng hóa.

Cuối tháng, thủ kho ( kiêm kế toán hàng hoá) sẽ nhặt các chứng từ trênvà kiểm tra số lợng, chất lợng của hàng hoá còn trong kho để lập bảng tổnghợp Nhập- Xuất- Tồn nh ví dụ trên.

Hàng tháng, căn cứ vào tình hình nhập xuất tồn của các loại hàng hoá,kế toán hàng hoá ghi vào Sổ Cái TK 156 để phản ánh tình hình nhập hàng,xuất hàng và hàng tồn kho.

Về phơng pháp hạch toán chi tiết hàng hóa, công ty sử dụng hình thứcthẻ song song, sơ đồ hạch toán đợc minh họa nh sau:

Sơ đồ số

2.3 Hạch toán doanh thu và các khoản giảm trừ:

2.3.1 Hạch toán doanh thu:

2.3.1.1 Phơng pháp hạch toán.

Để phản ánh doanh thu bán hàng, công ty sử dụng các tài khoản sau:TK 511, TK 333.1 và các tài khoản có liên quan khác nh: TK 111, TK 112,TK 131.

VD: Trong tháng 4-2005 công ty bán hàng cho ông Vũ Trung Thành ởCầu Giấy theo hoá đơn số 1237 ngày 06 tháng 04 Ông này đã thanh toánbằng tiền mặt kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng theo định khoản:

Nợ TK 111: 7.894.998

Phiếu nhập kho, phiếu

xuất kho Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu( Bảng kê tính giá )

Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật

liệu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu

Có TK 511: 7.177.271Có TK 333.1: 717.727Bảng số 7

Hoá đơn bán hàng Số 1237

Ngày 06 tháng 04 năm 2005Họ và tên ngời mua: Vũ Trung Thành

Địa chỉ: Cầu Giấy- Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt Đơn vị tính :VNĐ

tiền1 Máy tính Sunpower- Model SP627 Chiếc 1 7.894.998 7.894.998

Bằng chữ: Bảy triệu tám trăm chín mơi bốn nghìn chín trăm chín mơi tám đồng

Ngời mua Ngời viết hoá đơn Thủ kho Kế toán bán hàng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đối với khách hàng khác là bà Chi ở công ty dệt 8-3 mua hàng theo hoáđơn số 1458 ngày 8-4 và chịu tiền, kế toán doanh thu ghi sổ doanh thu theođịnh khoản

Có TK 511: 20.834.000Có Tk 333.1: 2.083.400Bảng số 8

Hoá đơn bán hàng Số 1458

Ngày 08 tháng 04 năm 2005Họ và tên ngời mua: Bà Chi

Địa chỉ: Dệt 8/3- Hà Nội

Hình thức thanh toán: Khách hàng thanh toán chậm Đơn vị tính :VNĐ

1 Máy tính Sunpower- Model SP628 Chiếc 2 11.458.700 22.917.400

Bằng chữ: Hai mơi hai triệu chín trăm mời bảy đồng bốn trăm đồng

Ngời mua Ngời viết hoá đơn Thủ kho Kế toán bán hàng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

2.3.1.2 Trình tự ghi sổ kế toán:

Khi bán hàng cho khách hàng, nhân viên bán hàng phản ánh nghiệp vụbán hàng thông qua các chứng từ nh phiếu thu, phiếu xuất hàng hóa…Công ty nhập hàng với khối lHàngngày, kế toán bán hàng và nhân viên bán hàng sau khi tổng hợp tình hình xuấtbán hàng hoá thì ghi vào Sổ chi tiết bán hàng để tổng hợp kết quả bán hàngtrong ngày cũng nh làm căn cứ để cuối kỳ kinh doanh ghi vào Bảng tổng hợpchi tiết Hàng ngày, kế toán ghi chi tiết số lợng hàng bán đợc và doanh thuphản ánh vào sổ Nhật ký chung và sổ Cái, cuối kỳ lập bảng cân đối phát sinhtrong tháng.