Sách dạy sử dụng phần mềm dịch thuật SDL Trados 2019

Theo một thống kê mới nhất từ các khách hàng lớn của Công ty SDLTrados như Philips, Best Western, Siemens, hay HP… thì trung bình các kháchhàng này sẽ giảm được 40% thời gian và chi phí

Lời nói đầu

Ngày nay, tất cả các lĩnh vực kinh tế của chúng ta đều cần áp dụng côngnghệ tân tiến nhằm nâng cao năng suất lao động Trong bối cảnh chung đó, lĩnhvực dịch thuật ngôn ngữ cũng không nằm ngoài xu thế này Cụ thể là, từ năm

2011, Công ty SDL Trados đã lần đầu tiên cho ra mắt một công cụ hỗ trợ dịchthuật trên thế giới với tên gọi là Phần mềm SDL Trados 2011 Kể từ khi ra mắtphiên bản đầu tay của mình, Công ty đã tạo nên một cuộc cách mạng quan trọngtrong lĩnh vực phát triển công nghệ dịch thuật trên toàn thế giới với những tínhnăng nổi bật như: AutoSuggest, Adaptive Machine Translation thông qua SDLLanguage Cloud và upLIFT Tiếp nối sự thành công vang dội từ phiên bản đầutiên, SDL Trados đã liên tiếp cho ra các phiên bản phần mềm tiếp theo như SDLTrados 2014, SDL Trados 2015, SDL Trados 2017 và mới nhất là SDL Trados2019

Mặc dù, phần mềm SDL Trados 2019 không có thêm những tính năng đặcbiệt vượt trội như phiên bản phần mềm Trados 2017 nhưng phiên bản này đượcgiới chuyên môn trong lĩnh vực dịch thuật đánh giá là phiên bản hoàn thiện vàtối ưu nhất cho đến thời điểm hiện tại Ở phiên bản này thì nhà sản xuất SDLdành sự quan tâm đặc biệt về vấn đề kinh nghiệm, cách sử dụng phần mềm củangười dùng một cách chi tiết nhất để làm sao cho người dùng có thể dễ dàng làmchủ phần mềm hơn so với các phiên bản trước đó

Bản thân tác giả viết ra cuốn sách Hướng dẫn sử dụng phần mềm SDL Trados 2019 này với mong muốn cung cấp tới Quý độc giả một kiến thức nền

tảng nhất để Quý bạn đọc có thể cơ bản làm chủ được phần mềm

Trong quá trình viết ra cuốn sách này sẽ không tránh khỏi sai sót cũng

Mục lục

Nội dung chính

1 Tổng quan về Phần mềm SDL Trados 2019

Trados (Translation & Documentation Software) là sản phẩm được công

ty Trados GmbH phát triển từ năm 1984 tại Stuttgart, Đức Năm 2005, công tySDL PLC mua lại Công ty Trados GmbH và đổi tên sản phẩm thành SDLTrados Tính đến nay với 25 năm phát triển, tổng đầu tư vào nghiên cứu pháttriển SDL Trados là trên 100 triệu Đô la Mỹ Về khách hàng của công ty, theobáo cáo của World Bank trong lĩnh vực Hoạt động dịch thuật thì hiện nay thịphần của Trados chiếm 70% trên toàn thế giới Sau khi SDL mua lại Trados vàonăm 2005, thị phần SDL Trados đã tăng lên trên 85% Số lượng khách hàng hiệntại đang dùng SDL Trados là trên 200.000 bao gồm cả khách hàng doanh nghiệp

và cá nhân

Theo một thống kê mới nhất từ các khách hàng lớn của Công ty SDLTrados như Philips, Best Western, Siemens, hay HP… thì trung bình các kháchhàng này sẽ giảm được 40% thời gian và chi phí dịch thuật khi sử dụng SDLTrados Tuy nhiên, không phải chỉ những công ty lớn mới thu được nhiều lợi ích

mà đối với tất cả các công ty dịch thuật, các dịch giả chuyên nghiệp hay dịch giả

tự do… đều thu được rất nhiều lợi ích trong quá trình sử dụng phần mềm Có thểnói, đây là một công cụ hỗ trợ dịch quan trọng nhất trong lĩnh vực công nghệdịch hiện nay

Vậy phần mềm SDL Trados 2019 có những tính năng nổi bật nào mà cóthể giúp giới dịch thuật có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí nhưvậy? Phần mềm SDL Trados giúp biên dịch viên cũng như các nhà quản lý dịchthuật xây dựng được một kế hoạch dịch thuật tốt hơn Trong bộ SDL Trados

khi có câu tương tự xuất hiện Ngoài ra, SDL Trados cũng giúp chúng ta giảmthời gian đánh máy và suy nghĩ Phần mềm tự động hiển thị các câu có độ trùnglặp nhất định để ta lựa chọn và chỉnh sửa hơn là phải đánh máy hay suy nghĩ vềcách dịch Đánh máy vốn là một công việc nhàm chán và mệt mỏi đối với biêndịch viên Cùng với đó thời gian tra cứu cũng sẽ giảm đi đáng kể thông qua công

cụ từ điển MultiTerm và AutoSuggest Dictionary, mỗi khi xuất hiện một từ đã cótrong từ điển, từ đó sẽ hiển thị trên màn hình để chúng ta chọn hoặc chúng ta chỉcần đánh một hoặc hai chữ cái đầu thì tính năng cảm ngữ cảnh sẽ hiển thị từ đó

ra và chỉ cần nhấn enter để chấp nhận SDL cũng cung cấp công cụ concordantsearch để khi chúng ta đã dịch một từ, một cụm từ rất là hay tuy nhiên từ đó, câu

đó không được hiển thị do chưa đáp ứng được độ trùng lặp đã chọn và ta khôngthể nhớ ra trước đây ta dịch là gì thì concordant search giúp ta tìm trong toàn bộ

dữ liệu đã dịch và hiển thị tất cả các câu có từ cần dịch WinAlgin giúp chúng ta

sử dụng lại được tri thức từ các văn bản đã dịch nếu trước đây bạn dịch màkhông sử dụng phần mềm Trados thì bạn có thể khớp các câu đã dịch bằng công

cụ này để làm giàu dữ liệu cho các văn bản tương tự trong tương lai Ngoài ra,việc sử dụng SDL Trados làm cho việc chia sẻ tri thức dịch giữa các biên dịch dễdàng hơn, chỉ cần copy bộ nhớ của biên dịch khác là một biên dịch viên đã cótoàn bộ tri thức mà người kia đã dịch SDL Trados cũng giúp tránh được sự cốkhông đáng có trong quá trình dịch như xảy ra các trường hợp văn bản đôi khibỗng biến mất có thể là do virus hay thao tác nào đó mà chúng ta buộc phải làmlại từ đầu Việc này có thể là một thảm họa đối với tiến độ hợp đồng hay uy tíncủa biên dịch viên cũng như công ty Dùng SDL Trados khiến công việc hiệuđính nhanh hơn và đỡ vất vả hơn Khi hiệu đính thì hiệu đính viên không phảichỉnh sửa những lỗi lặp đi lặp lại nhiều lần mà chỉ cần hiệu đính một lần duynhất Bản thân cách bố trí giao diện phần mềm SDL Trados giúp người hiệu đính

có một anh bạn người Úc làm hiệu đính viên cho thời báo kinh tế, anh luôn phànnàn vì biên dịch viên Việt Nam không bao giờ học được các lỗi mà anh đã sửa,ngày lại ngày anh phải sửa các lỗi lặp đi lặp lại và điều này đương nhiên ảnhhưởng đến sức khỏe và công việc của anh nên nếu sử dụng Trados thì điều này

sẽ hoàn toàn không xảy ra Công việc hiệu đính sẽ đơn giản và thú vị hơn đặcbiệt là không gây tổn thọ cho người hiệu đính Sử dụng SDL Trados cũng giúpbạn tăng chất lượng dịch thuật, độ nhất quán của văn bản sẽ được đảm bảo vàtránh được những biến thể không cần thiết khi chúng ta dịch mà những biến thểnày có thể gây hiểu nhầm đối với người đọc SDL Trados còn có các công cụkiểm tra chất lượng dịch thuật như kiểm tra chính tả, ngữ pháp, lỗi dấu cách…).Cùng với đó, định dạng văn bản sẽ được giữ nguyên giúp bạn tốn ít công hơntrong việc format văn bản, nhiều khi tôi thấy biên dịch viên loay hoay làm đilàm lại một mục lục của văn bản trong khi đối với SDL Trados sau khi dịchxong bạn chỉ cần bấm nút update là xong và đối với các văn bản khác cũng thế

Sử dụng SDL Trados sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí thông qua việc tiết kiệm thờigian mà thời gian có nghĩa là tiền bạc, cùng với đó khối lượng công việc bạn cóthể giải quyết sẽ tăng lên và điều này đồng nghĩa với thu nhập cao lên Đối vớichế bản điện tử (DTP) sử dụng phần mềm như FramMaker, PageMaker,Indesign…, chi phí chế bản điện tử khi sử dụng SDL Trados gần như là tối thiểubởi vì định dạng gần như giữ nguyên và như chúng ta biết thông thường chi phíchế bản điện tử tương đương với 50% chi phí dịch thuật Hiện nay, rất nhiềuphần mềm hay website sử dụng định dạng xml làm cơ sở dữ liệu, vì thế bạn sẽkhông cần mất chi phí làm lại xml sau khi dịch bằng Trados do thông thường cáccông ty sử dụng Microsoft Word để dịch sau đó lại phải thuê công ty phần mềm

nhân viên mới thì chi phí và thời gian để đào tạo hoàn toàn không nhỏ, đặc biệt,đối với các công việc dịch thuật lại được coi là một công việc chuyên gia Tiếtkiệm chi phí dịch thuật và xuất bản như vậy hoạt động xuất bản, cập nhậtwebsite, xây dựng tài liệu hướng dẫn đa ngôn ngữ sẽ nhanh chóng và thuận tiệnhơn, sản phẩm của công ty sẽ nhanh chóng ra thị trường và công việc như PR,quảng bá sẽ nhanh chóng hơn và có thể đi trước các đối thủ cạnh tranh

Còn đối với biên dịch viên, công việc biên dịch trở nên bớt nặng nhọc vànhàm chán hơn do đó biên dịch viên có thể dành nhiều thời gian vào việc nângcao chất lượng dịch thay vì các công việc thủ công như là đánh máy, tìm kiếm

Sử dụng phần mềm SDL Trados có nghĩa là biên dịch viên đã tiếp cận được vớicông nghệ dịch tiên tiến nhất hiện nay do đó họ sẽ có nhiều cơ hội việc làm Hệthống chứng chỉ SDL Trados đã được công nhận chứng chỉ quốc tế, một khi cóchứng chỉ này thì biên dịch viên có thể khẳng định vị thế của mình trên thịtrường Tất cả những điều trên giúp biên dịch viên cải thiện được kỹ năng nghềnghiệp, có triển vọng nghề nghiệp tốt hơn, đặc biệt là sẽ có thu nhập cao hơn.Các lợi ích như trên được SDL mang lại nhờ các tính năng vượt trội của phầnmềm SDL Trados hỗ trợ ở cấp độ cú pháp đó là bộ nhớ và thứ hai đó là cấp độ

từ vựng và cụm từ thông qua MultiTerm, đây là một từ điển đa ngữ mà do người

sử dụng lập ra và AutoSuggest Dictionary SDL Trados cũng hỗ trợ nhiều địnhdạng văn bản như là Microsoft Word, Excel, Oppen Office, Indesign,FramMaker, PageMaker, Xml… Và SDL Trados cũng có các công cụ hỗ trợkiểm tra chất lượng văn bản

2 Giới thiệu giao diện phần mềm SDL Trados 2019

Đây là giao diện chính của phần mềm

Chúng ta đang ở tab Home Tab Home để mở tài liệu, tạo dự án mới hay

mở gói dự án

Trong tab Project bao gồm những dự án chúng ta đang thực hiện Ở đâychúng ta thấy có những phần như là phần Status (tình trạng hiện tại) biểu thị

Tab Reports bao gồm các thông tin, báo cáo, phân tích chẳng hạn như làcác từ đã dịch, đã cập nhật, hay là các chi tiết về tập tin đó Còn tab Editor là tab

để chúng ta tiến hành dịch thuật

Cuối cùng là tab Translation Memories bao gồm những bộ nhớ chúng tađang dùng và chúng ta có thể hiệu đính bộ nhớ này

3 Tạo bộ nhớ dịch bằng SDL Trados 2019

Trong phần này, tôi sẽ giới thiệu các thao tác với bộ nhớ dịch trong phầnmềm SDL Trados 2019 Chúng ta mở giao diện phần mềm để thực hiện các thaotác

Khi tạo bộ nhớ mới, chúng ta bấm vào mũi tên bên dưới biểu tượng New

để bật thực đơn xổ xuống

Ở đây chúng ta thấy 3 mục thực đơn nhỏ Thứ nhất đó là mục NewTranslation Memories có chức năng tạo bộ nhớ mới theo dạng tập tin trên máytính Thứ 2 đó New Server-based Translation Memory có chức năng tạo bộ nhớmới trên máy chủ Thứ 3 đó là New Language Resource Template nhằm tạo mẫutài nguyên ngôn ngữ mới, thông thường chúng ta chỉ cần sử dụng các mẫu tàinguyên ngôn ngữ đã được định sẵn Để tạo bộ nhớ mới trên máy tính chúng tanhấn vào mục đơn New Translation Memories

Tại màn hình New Translation Memory, chúng ta đặt tên cho bộ nhớ, ở

đây tôi sẽ đặt tên cho bộ nhớ là Bộ nhớ mẫu Tại ô mô tả, chúng ta viết một vài dòng mô tả ứng dụng của bộ nhớ này, ví dụ tôi viết là Đây là bộ nhớ mẫu Việt - Anh Tại ô Copyright chúng ta ghi thông tin công ty hay cá nhân để xác nhận bản quyền, ví dụ tôi ghi là Công ty dịch thuật 24h Tại ô Location chúng ta

duyệt tới địa điểm mà chúng ta muốn lưu bộ nhớ Tại phần Source Language, làphần ô ngôn ngữ nguồn, ở đây tôi chọn tiếng Việt còn Target Language tôi chọntiếng Anh - Anh sau đó ta nhấn Next rồi Finish

Như vậy chúng ta đã tạo xong một bộ nhớ dịch Sau khi tạo xong bộ nhớ,

Bộ nhớ mẫu sẽ lập tức bật ra nhưng mà ta thấy chưa có một đơn vị bộ nhớ nào

cả

Chúng ta có thể đóng bộ nhớ này lại bằng cách kích chuột phải vào bộnhớ và chọn Remove From List

Thao tác tạo bộ nhớ trên máy chủ cũng tương tự như tạo bộ nhớ trên máytính chỉ có điều là chúng ta phải chọn địa điểm của máy chủ Sau đây tôi sẽminh họa việc tạo bộ nhớ mới trên máy chủ Chúng ta cũng đặt tên và làm tương

tự như tạo bộ nhớ trên máy tính

Và tại Location, chúng ta chọn Location trên Server và Container chúng

Trong ví dụ này, tôi mở bộ nhớ trên máy tính vừa tạo ra nhưng không cóđơn vị bộ nhớ nào cả.

Với một bộ nhớ trống như thế này, ta vẫn có thể thực hiện các thao tác

4 Tạo từ điển đa ngữ (MultiTerm) bằng SDL Trados 2019

MultiTerm là một bộ công cụ hỗ trợ về mặt thuật ngữ rất hiệu quả củaphần mềm SDL Trados Hôm nay tôi sẽ giới thiệu đến các bạn cách tạo từ điển

đa ngữ (MultiTerm) một cách chi tiết

Để khởi động chương trình, chúng ta mở phần mềm SDL MultiTermDesktop lên và giao diện sẽ như sau:

Để tạo một cơ sở thuật ngữ hay còn gọi là Termbase, ta vào File → New

→ Create Termbase thì cửa sổ lưu Termbase xuất hiện và chúng ta cần đặt tên

cho Termbase này, ở đây tôi đặt là Demo Termbase và nhấn nút Save.

Lúc này Termbase Wizard xuất hiện và thể hiện các bước mà chúng ta cầnthực hiện để tạo một cơ sở thuật ngữ Termbase sau đó ta nhấn Next.

Để tạo Termbase từ đầu, tôi sẽ chọn Create a new termbase definitionscratch sau đó nhấn Next.

Tôi sẽ đặt một tên dễ nhớ cho Termbase này, ví dụ là Demo Termbase.

Trong phần mô tả, đây là phần không bắt buộc nên tôi có thể nhập hoặc không

Ở đây tôi để là Đây là Demo Termbase Copyright cũng là phần không bắt buộc

và chúng ta có thể nhập hoặc không

Tiếp theo nhấn Next để sang màn hình giao diện Index Fields Chúng tacần nhập các ngôn ngữ mà chúng ta sử dụng trong quá trình tra cứu Tôi sẽ chọnEnglish và bấm nút Add sau đó chọn Vietnamese rồi cũng nhấn Add.

Sau khi chọn xong, tôi nhấn nút Next để đi tiếp sang trường mô tảDiscriptive Fields

Ở đây tôi sẽ đặt 2 trường đó là Giải thích hoặc trường 2 nếu có sẽ là hìnhảnh, do vậy tôi sẽ thêm trường thứ nhất là Explanation sau đó nhấn Add, vàtrường thứ 2 là Image sau đó nhấn Add

Sau khi tạo các trường miêu tả chúng ta cần đặt thuộc tính cho các trườngnày Để đặt thuộc tính chúng ta kích vào trường mà chúng ta cần đặt rồi nhấnvào nút Properties

Ở đây Properties cho Explanation có kiểu dữ liệu ở dạng Text, tôi nghĩkiểu dữ liệu này là phù hợp nên tôi bấm Ok.

Đặt thuộc tính cho trường Image

Do trường Image là hình ảnh nên tôi sẽ chọn kiểu dữ liệu sẽ làMultimedia File rồi nhấn Ok.

Sau khi hoàn thành việc đặt thuộc tính cho các trường mô tả tôi nhấn nútNext sang phần Entry Structure (cấu trúc cụm từ).

Ở đây ở cấp Index level là cấp ngôn ngữ và bên dưới Term level là cấp từvựng tôi sẽ chọn các trường mô tả Explanation và Image và add vào cấp độ này.

Ta nhấn Add để thêm 2 trường mô tả Explanation và Image vào cấp độTerm level sẽ được kết quả là

Sau đó bấm nút Next rồi Finish, như vậy cơ sở thuật ngữ đã được tạo ra

có tên là Demo Termbase

Để thêm từ, tôi sẽ bấm chuột phải rồi bấm nút Add New

Và đây là giao diện hiện ra.

Từ tiếng Anh ví dụ tôi đặt từ Book còn tiếng Việt tương ứng là Cuốn sách

Chúng ta có 2 trường là giải thích và hình ảnh, ở đây tôi sẽ chọn trường

mô tả

Như vậy chúng ta đã có một cụm từ Book và tiếng Việt là Cuốn sách.

Nếu chúng ta muốn thêm từ thứ 2 thì kích chuột phải rồi bấm add new(hoặc F3).

Và ở đây tôi chọn trường mô tả là hình ảnh

Tôi sẽ kích vào Browse và chọn hình ảnh con mèo sau đó chuột phải nhấnSave Kết quả sẽ như sau.

Như vậy đến đây tôi đã có 2 từ được thêm vào cơ sở thuật ngữ là Book Cuốn sách và Cat - Con mèo.

-Như vậy, đến đây chúng ta đã tạo xong một từ điển đa thuật ngữ và việcnày có thể đã sẵn sàng kết nối với phần mềm SDL Trados 2019 và sử dụng các

từ ta vừa thêm trong quá trình dịch Đặc biệt, trong quá trình dịch chúng ta cóthể thêm từ vào từ điển MultiTerm này

5 Tạo từ điển đa ngữ (MultiTerm) từ file Excel

Trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn tạo từ điển đa ngữ (MultiTerm)

từ file excel có sẵn Thông thường, trong công tác dịch thuật, các biên dịch viênthường tạo ra một file từ vựng lưu lại các từ cần ghi nhớ từ mới, từ chuyênngành Nhiều khi chúng ta nhận bài dịch từ khách hàng và khách hàng rất cẩnthận đã gửi cho chúng ta danh sách thuật ngữ để trong khi dịch chúng ta khôngtạo ra những biến thể có thể làm bài dịch trở nên khó hiểu SDL Trados cung cấpmột công cụ rất hữu ích đó là SDL MultiTerm Desktop để nhập một số địnhdạng file vào từ điển đa ngữ MultiTerm

Ví dụ, tôi có một file Excel danh sách một số thuật ngữ để làm mẫu nhưsau

Bây giờ tôi sẽ hướng dẫn các bạn nhập danh sách thuật ngữ này vào từđiển đa ngữ MultiTerm

Mỗi lần mở file ra để tra từ chúng ta sẽ phải lọc theo chữ cái A, B, C hoặcdùng tính năng tìm kiếm trong Excel Thêm vào đó tôi lại có hàng trăm file nhưnày thì công việc tra từ sẽ rất vất vả và khi tra xong lại phải copy rồi dán vào bàidịch Sau khi dán xong nhiều khi lại phải định dạng hoặc chuyển chữ hoa sangchữ thường và ngược lại MultiTerm Desktop cho phép kết nối trực tiếp SDLTrados và tự động hiển thị khi gặp từ có trong MultiTerm Mặt khác, nếu đặt ởchế độ không phân biệt chữ hoa, chữ thường thì gần như chúng ta sẽ không cầnquan tâm đến việc phải chuyển đổi chữ hoa, chữ thường trong bài dịch nữa

Để tạo MultiTerm từ file Excel, trước hết chúng ta cần sử dụng công cụchuyển đổi MultiTerm Convert Desktop

Bây giờ chúng ta hãy mở phần mềm MultiTerm Convert Desktop lên và

có giao diện như sau

Tại màn hình này, chúng ta nhấn Next, rồi chọn New conversion session.

Tiếp theo, nhấn Next, giao diện màn hình 3/7 xuất hiện

Màn hình 3/7 hiển thị các định dạng có thể chuyển đổi sang từ điểmMultiTerm, chúng ta chọn Microsoft Excel format rồi nhấn Next đi tiếp.