Bộ quy trình kế toán cho doanh nghiệp

Bộ quy trình kế toán cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và tinh gọn nhất. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo bộ máy vận hành một cách trơn tru nhất. Tránh những sai xót trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 PHÒNG KẾ TOÁN Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Họ tên Vị trí Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi Người biên soạn Phê duyệt Đoàn Thị Ngọc Phương Đoàn Thị Ngọc Phương Chức vụ Chữ ký Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 MỤC ĐÍCH: Bộ Quy định, quy trình nhằm hướng dẫn bước thực cơng việc kế tốn đảm bảo thu chi, hợp pháp, hợp lệ Những chứng từ u cầu tốn khơng phù hợp với tiêu chuẩn nhận biết xử lý kịp thời Lập phiếu thu, chi theo chế độ kế toán Hướng dẫn thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, q trình lập kế hoạch tài quy định khác Tài kế tốn PHẠM VI ÁP DỤNG: -Tất phòng ban cơng ty thực cơng tác tài kế tốn -Mọi sửa đổi bổ sung phạm vi quy trình thể bảng theo dõi sửa đổi (tại trang 02) ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & TỪ VIẾT TẮT: * HĐTC: Hố đơn tài * GĐ: Giám Đốc * TBP: Trưởng phận * KTT: Kế toán trưởng * PNK: Phiếu nhập kho * HĐMB: Hợp đồng mua bán * TQ: Thủ quỹ * KTTT: Kế toán toán TÀI LIỆU THAM KHẢO: * Điều lệ tổ chức hoạt động Danatax * Các quy định chế độ Tài kế tốn Cơng ty NỘI DUNG CHÍNH: Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 I QUY ĐỊNH VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN I Mơ tả: Hạch tốn kế tốn tn thủ theo chế độ kế tốn: Thơng tư 200/2014-TT-BTC ngày 22/12/2014 Bộ tài ban hành, trình bày cách hạch toán chi tiết tài khoản Tài liệu đề cập đến số nghiệp vụ hạch toán chủ yếu hoại hình xây dựng, xây lắp hình thức gia cơng thiết kế theo đơn đặt hàng II Cách hạch toán 1.Hồ sơ: Sau hợp đồng ký, Phòng thiết kế thiết kế theo nhu cầu khách hàng Phòng Dự án bóc dự tốn cơng trình Dự tốn xây dựng sở khối lượng công việc, định mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu nhân công theo định mức nhà nước ban hành quy định Cơng ty Vì phận cần phải tuân thủ Các hồ sơ kèm hợp đồng bao gồm:  Dự tốn hạng mục cơng trình tổng dự tốn tồn cơng trình  Bảng tổng hợp kinh phí dự tốn  Bảng giá trị vật tư thi công theo hạng mục, theo cơng trình  Bảng tổng hợp tính giá trị vật tư thi cơng  Bảng phân tích vật tư theo hạng mục, loại máy Bóc tách vật tư: Thơng thường, Phòng Dự án cung cấp bảng dự tốn hồn chỉnh cho Phòng kế tốn để theo dõi, hạch tốn chi phí theo hạng mục, loại máy theo đối tượng chi phí cơng trình Nhìn vào dự tốn, kế tốn thấy chi phí cần thiết cho hạng mục cơng trình Giá vật tư giá khảo sát thị trường để lập hồ sơ dự toán Thực tế, giá vật tư bên thi công, tham gia vào giá thành sản phẩm, giá mua vật tư thị trường Kế tốn cần lưu ý, giá vật tư mua vào thực tế khơng q cao so giá dự tốn Kế toán phải quan tâm khối lượng vật tư xây dựng Bảng tổng hợp vật tư tiêu hao cho loại máy Bảng tổng hợp vật tư tính tốn sở định mức xây dựng Cơng trình khống chế mức tiêu hao vật tư, loại vật tư tính Bảng tổng hợp Thường với cơng trình, dự án, Bảng tổng hợp kinh phí kế tốn cần quan tâm tới khoản mục sau:  Nguyên vật liệu (TK 621)  Nhân công (TK 622)  Máy thi công (TK 623)  Chi phí quản lý chung (TK 627) Trong cơng trình, chi phí quản lý chung là: + Chi phí quản lý trực tiếp cho hạng mục cơng trình/ dự án + Chi phí quản lý cho ban quản lý cơng trình phân bổ cho hạng mục Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 Tùy cơng trình, tùy hạng mục trình độ quản lý, tay nghề người thợ công ty, mà định mức có thay đổi phù hợp Tuy nhiên, với nguyên vật liệu, phải tương đối khớp với Bảng tổng hợp vật tư ban đầu Tập hợp chi phí 3.1 Vật tư a Định mức vật tư Trong trình thi cơng, kế tốn dựa vào dự tốn, bảng phân tích vật tư Phòng Dự án để tổng hợp vật tư Căn vào trình tự thực hạng mục, kế toán phân bổ vật tư cho hạng mục xem xét vật tư tiêu hao theo hạng mục Kế toán cần theo dõi vật tư tồn kho công ty Theo dõi đề xuất kỹ thuật đề xuất với phòng vật tư phản ánh chi tiết vào chi phí cơng trình tập hợp lên Bảng tổng hợp vật tư hạng mục Lưu ý, vật tư lấy vào phải phù hợp với hạng mục thi công chứng từ đầu vào phải khớp với thời điểm b Hoạch tốn vật tư Vật tư thi cơng đưa thẳng xuống cơng trình, nhập kho Kế tốn cần quản lý đối chiếu vật tư đưa vào công trình với khối lượng vật tư theo Bảng tổng hợp vật tư tiêu hao, tránh trường hợp vượt định mức Vật tư xuất vào cơng trình, theo dõi chi tiết thường hạch toán trực cơng trình, theo dõi TK 621 + Nếu vật tư nhập kho, quy trình sau: Mua hàng nhập kho xuất cho cơng trình theo định mức, kế toán hạch toán sau: Khi mua vật tư: Nợ TK 152, 133 Có TK 111, 112, 331 Khi xuất vật tư vào cơng trình, kế tốn vào phiếu xuất kho, theo dõi theo cơng trình, hạch toán vào TK 621: Nguyên vật liệu trực tiếp (thực hệ thống TK theo Thông tư 200/2014/TT-BTC) Nợ TK 621: Chi tiết cho cơng trình Có TK 152 + Nếu vật tư mua chuyển thẳng cho công trình, kế tốn vào chứng từ mua hàng, hạch toán Nợ TK 621: Nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 133: Thuế GTGT khấu trừ Có TK 111, 112, 331 3.2 Nhân công Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 Nhân cơng thi cơng sản xuất nhân cơng trực tiếp, tính tính dự tốn kinh phí xây dựng Căn vào định mức nhân cơng Bảng tổng hợp kinh phí dự tốn, kế tốn thấy số ngày cơng bậc thợ cho hạng mục cơng trình/ dự án Kế tốn cần theo dõi nhân cơng chấm cơng theo hạng mục cơng trình/ sản phẩm cụ thể Nhân cơng hạch tốn trực tiếp vào TK 622 Trường hợp không theo dõi cụ thể, kế tốn tổng hợp dùng phương pháp phân bổ để hạch tốn nhân cơng Căn vào bảng chấm cơng, bảng lương, phiếu chi lương, kế tốn hạch tốn: Nợ TK: 622 Có TK: 334 Các khoản chi phí bảo hiểm (nếu có) hạch tốn: Nợ TK 622 Có TK 338 Khi tốn lương, kế tốn hạch tốn: Nợ TK 334 Có TK 111, 112 3.3 Chi phí máy thi cơng Căn vào dự tốn duyệt, kế tốn thấy chi phí máy thi cơng Máy thi cơng tính cho loại máy Nếu máy thi cơng th, giá máy thi cơng Bảng tổng hợp kinh phí dự tốn mang tính tham khảo Có thể th máy thi công cao hơn, thấp định mức đó, tùy theo giá trị trường thỏa thuận với bên thi cơng Nếu đơn vị thi cơng có máy thi cơng phù hợp, tính chi phí cho máy thi công sở như:  Xăng dầu  Khấu hao máy  Tiền lương cho nhân cơng sử dụng máy (nếu có)  Chi phí sửa chữa nhỏ máy q trình thi cơng Chi phí máy thi cơng hạch tốn vào TK 623 Căn vào chứng từ liên quan, bảng phân bổ chi phí, kế tốn hạch tốn: Nợ TK 623 Có TK 111, 112, 152, 214, 242, 334… 3.4 Chi phí quản lý chung Trong Bảng tổng hợp kinh phí bạn thấy chi phí chung tính khoản theo tỷ lệ % tổng chi phí dự án Trong q trình sản xuất, chi phí quản lý chung là: Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 + Chi phí quản lý trực tiếp phân xưởng sản xuất + Chi phí quản lý cho cấp quản lý phân bổ cho hạng mục/ loại máy theo hợp đồng Chi phí định mức dự tốn, tùy cơng ty, hạng mục máy quản lý mà chi phí thay đổi Nếu chi phí cao, làm đội chi phí SX chung, ảnh hưởng đến lợi nhuận Cơng ty -Chi phí bao gồm tiền lương, tiền cơng chi phí cá nhân cán quản lý trực tiếp phân xưởng -Khấu hao TSCĐ CCDC cho máy quản lý trực tiếp phân xưởng Chi phí quản lý hành chính, chi phí phục vụ cơng nhân, chi phí phục vụ thi cơng, chi phí chung khác chi phí hội họp, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, chi phí bảo vệ phân xưởng, thuê vốn sản xuất … Chi phí chung hạch toán chi tiết cho hạng muc, loại máy, hạch toán tổng hợp vào TK 627 Căn vào chứng từ kế toán, bảng phân bổ, kế tốn hạch tốn: Nợ 627/ 133 Có TK 111, 112, 331, 152, 214, 242, 334… Nếu bạn làm Cơng ty sản xuất khí, thường có phát sinh chi phí th ngồi gia cơng 3.5 Chi phí gia cơng: Trong sản xuất khí, sản xuất Có thể có phát sinh thêm phần thuê ngồi gia cơng Khi xuất hàng, vật tư gia cơng thường phải có hợp đồng th gia cơng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội Lệnh điều động -Khi xuất vật tư, hàng hóa, CCDC gia cơng: Nợ TK 154 Có TK 152, 156, 153 -Chi phí th ngồi gia cơng: Nợ TK 154 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331, … -Khi nhận lại thành phẩm đem gia cơng: Nợ TK 155 Có TK 154 -Phế liệu thu hồi nhập kho: Nợ TK 152 Có TK 154 Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 -Khi xuất thành phẩm th gia cơng để tiếp tục q trình sản xuất: Nợ TK 621 Có TK 155 Xác đinh doanh thu: Doanh thu xác định theo giá trị khối lượng sản phẩm hoàn thành kỳ Căn vào biên nghiệm thu khối lượng hoàn thành bảng tổng hợp giá trị cơng việc kế tốn hạch tốn: Nợ TK 131 Có TK 511, 3331 Trường hợp ghi nhận doanh thu ký kết hợp đồng thi cơng, kế tốn hạch tốn: Nợ TK 131 Có TK 3387 Khi cơng trình hồn thành nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng, kế toán hạch tốn: Nợ TK 3387 Có TK 511 Kết chuyển giá vốn cho doanh thu xác định kỳ Hằng tháng, kết chuyển chi phí dở dang phát sinh kỳ sang tài khoản 154, kế toán hạch toán (chi tiết theo dự án): Nợ TK 154 Có TK 621, 622, 623, 627 Căn vào doanh thu xác định kỳ, kế toán cần xác định khối lượng vật tư, chi phí cho hạng mục hồn thành để kết chuyển vào giá vốn cho phù hợp, đối tượng chi phí Kế tốn vào giá trị vật tư, chi phí kỳ… theo dõi trực tiếp hạng mục để xác định theo sản lượng hồn thành Kế tốn vào định mức lợi nhuận trước thuế, để tạm tính giá vốn cho khối lượng hồn thành Khi ghi nhận doanh thu, kế toán đồng thời tạm tính giá vốn cho khối lượng hồn thành, hạch tốn Nợ TK 632 Có TK 154 Lưu ý: Những chi phí xây dựng vượt định mức tiêu hao, hạch toán vào giá vốn hàng bán kỳ theo chuẩn mực kế toán, kế toán loại khỏi chi phí trừ, trước tính thuế TNDN Các dự án sau hoàn thành, hồ sơ lưu trữ bao gồm dự toán, bảng tổng hợp kinh phí tốn duyệt Kế tốn cần lưu hồ sơ này, theo dõi giảm trừ doanh thu, Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 chi phí… tốn duyệt bị loại hạng mục chi phí liên quan Chứng từ, hồ sơ phải gốc, đầy đủ chữ ký liên quan Chi phí bảo hành trích vào chi phí, khơng giảm trừ phần bảo hành xác định doanh thu cuối hợp đồng Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 PHỊNG KẾ TỐN II QUY TRÌNH THU CHI TIỀN MẶT 1.Mơ tả: - Quy trình quy định chứng từ cần thiết lập phiếu thu, chi nhằm đảm bảo thu chi, hợp lý, hợp pháp Những chứng từ u cầu tốn khơng phù hợp với quy định kiểm tra để nhận biết xử lý kịp thời - Các chứng từ theo quy trình bao gồm phiếu thu, phiếu chi kèm theo chứng từ kèm chế độ kế tốn theo quy định Cơng ty Lưu đồ: -Chuẩn bị hồ sơ -Đề xuất thu chi tiền mặt Phòng TC kế tốn Start Kiểm tra đối chiếu Ba trợ lý Các phận QUY TRÌNH THU CHI TIỀN MẶT No - Thu chi - Trả kết -Lưu trữ hồ sơ Lập chứng từ thu chi Yes Ban giám đốc End Trình phê duyệt Yes yes No Phê duyệt 3.Diễn giải chi tiết: Công đoạn Tên công đoạn Đề xuất Trách nhiệm Mô tả thực công đoạn Cán công nhân viên, phòng ban Tập hợp chứng từ, hố đơn có liên quan đến thu, chi tiền mặt, lập phiếu đề nghị toán, Phiếu đề nghị thu tiền, Trưởng phận kiểm tra, ký xác nhận, kèm theo Tờ trình phát sinh nghiệp vụ kinh tế có phê duyệt TGĐ Chuẩn nhận chấp Biểu mẫu dụng, hồ sơ áp Ghi đầy đủ tiêu, rõ ràng chi tiết theo mẫu Theo mục 4.1.1 quy định, khơng sửa chữa, tẩy xố Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 10 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TOÁN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 VII QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH SXKD - KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG Mơ tả: Quy trình soạn thảo áp dụng trì nhằm giúp phận lập kế hoạch chi phí hoạt động kỳ Nguyên tắc chung: 2.1 Quy định trách nhiệm:  Trưởng phận kế tốn có trách nhiệm lập kế hoạch chi phí chi tiêu nội cho Công ty cho năm sau vào tháng 12 năm  Tổng Giám đốc Công ty xem xét & kiểm tra cuối vấn đề liên quan đến việc lập kế hoạch thực chi phí  Bộ phận Tài kế tốn có trách nhiệm việc hướng dẫn, triển khai, giám sát việc thực quy trình 2.2 Nguyên tắc chung:  Các chi phí phận phân chia theo việc quản lý chi phí phận, việc thực kiểm sốt chi phí phải dựa chi phí phận quản lý  Chi phí chi tiêu phận dự trù sở số liệu chi tiêu tháng trước, kỳ năm trước, nhu cầu cơng việc, tình hình kinh doanh dự kiến  Các chi phí phận dự trù xây dựng từ bảng chiết tính để có sở phê duyệt, thực theo dõi 3.Nội dung: 3.1 So sánh tiêu xác lập giả định mô hình - So sánh doanh nghiệp tương đồng tra cứu để có thơng số đặc trưng ngành với giả định để đưa thông số vào q trình tính tốn -Tiến hành so sánh chi phí, doanh thu tháng với kỳ năm trước, năm với năm trước từ lấy tỷ lệ chi phí/ doanh thu -Phân tích chi phí phận, phòng ban để đưa kế hoạch hợp lý kiểm sốt chi phí hoạt động 3.2 Tiến hành dự báo tình hình hoạt động- doanh thu: -Xác định, đánh giá ước lượng nhân tố chủ chốt tác động đến doanh thu doanh nghiệp/dự án + Số lượng khách hàng, số lượng giao dịch, số lượng hàng bán + Giá áp dụng với khách hàng, giao dịch, đơn vị sản phẩm + Doanh thu bình quân khách hàng/mỗi giao dịch + Chiết khấu cho kênh phân phối + Mức độ thâm nhập thị trường + Mức độ phản hồi từ thị trường + Tỉ lệ khách hàng + Tỉ lệ tăng trưởng + Sản phẩm/Dịch vụ Ngoài cần xem xét đến Thời điểm tung sản phẩm/dịch vụ Tỉ lệ tăng trưởng năm vừa qua Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 21 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 Tính thời vụ sản phẩm/ dịch vụ Thời điểm nhận đơn đặt hàng 3.3 Xác định kinh phí: - Những CP thường phải tính đến bao gồm + Nhân + Đầu tư TSCĐ + Bán hàng Marketing + Nghiên cứu Phát triển + Hành tổng hợp + Giá vốn hàng bán + Chi phí khác Xác định tiêu chí cụ thể sau: a Nhân Sự - Vị trí, chức vụ - Số lượng người - Thời điểm tuyển dụng - Lương/tiền công dự kiến b Tài Sản - Ước tính tài sản trang thiết bị - Ước lượng mức tăng trưởng chi tiêu vốn - Xác định khoảng thời gian trước hết khấu hao khoản chi tiêu c Ước tính chi phí hàng bán: - Ở bước cần xác định yếu tố tác động đến chi phí cung cấp sản phẩm/dịch vụ Thông thường, ước lượng khoản chi phí khác theo tỉ lệ % doanh thu -Ngồi chi phí hàng bán, cần phải xác định loại chi phí khác, gọi chi phí vận hành kinh doanh, khơng trực tiếp tham gia vào q trình sản xuất có ý nghĩa việc hỗ trợ bán hàng, bao gồm chi phí truyền thơng Marketing + Chi phí nhân (lấy từ bảng tính nhân sự) + Chi phí thu hút/thâu tóm khách hàng + Hoa hồng doanh thu + Triển lãm, giới thiệu sản phẩm + Xây dựng thương hiệu + Catalog, tài liệu giới thiệu + Dịch vụ khách hàng + Hỗ trợ kỹ thuật d Nghiên cứu phát triển +Nhân +Chi phí khác Chi phí chi phí biến đổi theo thời điểm, xác định chi phí phải theo thời điểm mang tính tương đối so với kế hoạch chi phí khác e Chi phí cho hành tổng hợp Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 22 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TOÁN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 +Chi phí nhân +Khấu hao (số liệu từ bảng tính tài sản trang thiết bị) +Chi phí pháp lý, dịch phụ phải trả phí khác +Phí chuyển khoản +Chi phí tuyển dụng +Chi bất thường f Chi phí giá vốn: +Chi phí nhân +Chi phí NVL trực tiếp +Chi phí máy thi cơng +Chi phí sản xuất chung +Chi phí hao hụt chênh lệch giá g Chi phí khác: - Là biến phí xảy q trình hoạt động, thường ước tính tỷ lệ % tổng doanh thu dự kiến Từ kế hoạch kinh phí xây dựng, người thiết lập tính tóan nhiều thơng số có ý nghĩa, chẳng hạn điểm hòa vốn, NPV (giá trị ròng), IRR (hiệu suất sinh lợi thân dự án) hệ số tài phân tích bản, sử dụng thơng số để định giá doanh nghiệp, tính giá cổ phiếu 4.Lưu đồ: Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 23 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 PHỊNG KẾ TỐN Hội đồng QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH – KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG Bước 7: Thẩm định dự toán Bước 9: Phê duyệt kế hoạch Yes Phòng TC kế tốn End Bước 6: Kiểm tra so sánh đánh giá dự toán kinh phí Yes Bước 8: P kế tốn lập kế hoạch dòng tiền Yes Bước 12: Giám sát q trình thực kinh phí Ban Tổng giám dốc Các phòng ban No Bước 3: P kinh doanh thiết lập doanh số kinh doanh P Kỹ thuật lập giả định doanh số dự toán P vật tư thiết lập doanh số mua hàng Bước 5: Các phòng ban lập dự tốn kinh phí hoạt động Yes No Start Bước 1: Đặt mục tiêu, định hướng hoạt động Bước 2: Yêu cầu lập kế hoạch SXKD/ kinh phí hoạt động Bước 4: Phê duyệt phương án Bước 10: Ban hành định kế hoạch SXKD Bước 11: Giao việc cho phòng ban Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 24 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 VIII: QUY TRÌNH THANH TỐN Mơ tả: - Quy trình quy định thời hạn toán cho loại hồ sơ nhằm đảm bảo thời hạn toán theo quy định - Các chứng từ kèm quy trình bao gồm phiếu chi theo chế độ kế toán 2.Nội dung: Phần 1: Thời hạn giải toán/ tạm ứng: Đối với chi phí mua hàng hóa, dịch vụ, vật tư, TSCĐ/ CCDC: - (một) ngày làm việc sau nhận đề xuất tất tốn cho mua hàng hóa, dịch vụ, vật tư, TSCĐ/ CCDC có tính chất cấp bách - (bảy) ngày làm việc tất hồ sơ bình thường Đối với đề xuất toán tuần: - (bảy) ngày làm việc kể từ ngày nhận đề xuất toán Ghi chú: thời hạn tốn tính từ ngày đề xuất hiểu có đầy đủ hồ sơ phê duyệt Phần Một số quy định chứng từ tốn: - Các hóa đơn tài phải ghi rõ tên Công ty theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh  Các chi phí chi tiêu phải có hố đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định: `* Hàng hố, dịch vụ mua ngồi có giá trị mua từ 200.000 đ (hai trăm ngàn đồng) trở lên phải có hố đơn tài có ghi đầy đủ: tên, địa chỉ, mã số thuế, dấu nhà cung cấp * Hàng hố, dịch vụ mua ngồi có giá trị mua 200.000 đ (hai trăm ngàn đồng) phải có hố đơn bán lẻ có ghi đầy đủ: tên, địa nhà cung cấp  Đối với số loại chi phí phòng tài – kế tốn quy định, phải có báo giá ban kiểm soát phê duyệt giá để làm sở duyệt chi  Đối với hóa đơn tiếp khách phải ghi rõ nội dung tên hàng hóa dịch vụ là: Tiền tiếp khách dịch vụ ăn uống kèm theo bill toán 3.Lưu đồ: Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 25 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 PHÒNG KẾ TOÁN Start Lập hồ sơ gửi đề nghị tốn Ban giám đốc Ban trợ lý Phòng TC kế tốn Các phận QUY TRÌNH THANH TỐN No Kiểm tra Lập chứng từ toán Tiến hành toán Trả kết lưu hồ sơ End No Trình phê duyệt Yes No Phê duyệt Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 26 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 IX: QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ Mơ tả: Quy trình nhằm hướng dẫn, phân định hồ sơ trình tự thực việc lưu trữ, quản lý hồ sơ 2.Nội dung: PHẦN I: QUY ĐỊNH VỀ LƯU TRỮ HỒ SƠ STT Loại chứng từ 01 02 03 04 05 06 07 08 09 Số liên Chứng từ kèm liên A BỘ CHỨNG TỪ NỘI BỘ: Phiếu thu 02 Bộ chứng từ doanh thu liên quan/ chứng từ vay tiền/ rút tiền gửi từ NH Phiếu chi 01 -Bộ chứng từ mua hàng/ chi phí (nói chung) -Bộ chứng từ tạm ứng/ thanh, toán UNC 02 -Bộ hồ sơ liên quan đến duyệt chi (riêng TK Cty hs liên photo) Phiếu nhập kho 02 -Bộ chứng từ mua TSCĐ/ CCDC/ vật tư -Chứng từ hạch toán vào hệ thống Phiếu xuất kho 02 -Bộ chứng từ xuất TSCĐ/ CCDC/ vật tư -Chứng từ hạch toán vào hệ thống (nếu có) Sổ phụ ngân hàng 01 -Đóng tập kê theo tháng để đối chiếu với sổ theo dõi tiền gửi NH Hồ sơ dự án 01 -Hồ sơ thiết kế hồ sơ pháp lý liên (bộ) quan đến PA thiết kế DA -Dự tốn, PA thi cơng, PA giá phê duyệt -Các HĐ mua bán vật tư/ HĐ gia công -Các chứng từ nhập xuất vật tư, NVL, CCDC, TSCĐ -Các chứng từ nghiệm thu, phê duyệt khối lượng hoàn thành -Biên bàn giao nghiệm thu đưa vào sử dụng Biên đối chiếu 01 công nợ NCC Sổ sách kế toán 01 Bộ phận nhận liên 2/ liên photo Người nộp (nếu có) Ngân hàng Bộ phận hành chính/ kho Đơn vị nhận TSCĐ/ CCDC/ VT -Lưu hồ sơ chi tiết mua hàng theo đối tượng Đóng tập thành loại theo mẫu Bộ TC Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 27 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN 01 02 03 04 05 06 07 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 B BỘ CHỨNG TỪ THUẾ (lưu chi tiết phát sinh theo tháng từ ngày đầu tháng đến cuối tháng cho tất chứng từ) Phiếu chi 01 Kẹp vào chứng từ gốc thể nghiệp vụ chi tiền Phiếu thu 01 Kẹp vào chứng từ gốc thể nghiệp vụ thu tiền Phiếu nhập kho 01 Chứng từ nhập mua Phiếu xuất kho 01 Chứng từ xuất kho vật tư, NVL, CCDC, TSCĐ Chứng từ ngân 01 Sổ phụ NH lưu theo thứ tự ngày vào phát hàng sinh tháng Hóa đơn tài 01 Phát sinh chi tiết theo thứ tự ngày Sổ sách kế tốn 01 Đóng tập thành loại theo mẫu Bộ TC Bước 1: Nhận hồ sơ phê duyệt Bước 2: Hạch toán vào phần mềm Bước 3: Đưa vào danh mục hồ sơ lưu tr ữ Bước 4: Lưu trữ PKT vòng 24 tháng sau kết thúc năm tài Bước 5: Bàn giao kho lưu trữ theo quy định Thời hạn lưu trữ nơi lưu trữ hồ sơ: - Theo quy định điều 8, 11, 12, 13, 14, 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP ban hành ngày 30/6/2016 phủ Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 28 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 X QUY ĐỊNH KHÉP HỒ SƠ VÀ THÀNH PHẦN HỒ SƠ Mô tả: - Quy trình nhằm hướng dẫn, phân định thành phần hồ sơ 2.Nội dung: 2.1 Quy định việc khép hồ sơ: - Tất phòng ban Công ty phải tuân thủ quy định để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng quy chuẩn hồ sơ - Tất hồ sơ theo quy định phải đầy đủ chữ ký bên liên quan ghi nhận - Áp dụng cho tất hồ sơ tạm ứng/ tốn/hồn ứng, mua hàng hóa, vật tư, TSCĐ, CCDC 2.2 Thành phần hồ sơ: 2.2.1 Đối với hồ sơ vật tư: (01 photo 01 gốc) a Đối với vật tư, hàng hóa phát sinh lần, nhỏ lẻ, khơng thường xun: + Hợp đồng mua bán (nếu có) + Bảng báo giá + Bảng so sánh giá + Tờ trình phê duyệt chủ trương/ phiếu đề xuất + Tờ trình phê duyệt giá (nếu có) + Đơn đặt hàng + Bảng trình mẫu vật tư (nếu có) + Biên giao nhận hàng + Bảng nghiệm thu vật liệu đầu vào + Phiếu nhập kho + CO/ CQ hàng hóa (nếu có) + Hóa đơn tài chính/ bán lẻ (nếu có) b Đối với vật tư, hàng hóa thường xun cho cơng trình: + Hợp đồng ngun tắc từ đầu năm + Bảng báo giá (nếu có) + Bảng so sánh giá + Tờ trình phê duyệt chủ trương/ phiếu đề xuất + Đơn đặt hàng + Biên giao nhận hàng + Bảng nghiệm thu vật liệu đầu vào + Phiếu nhập kho + Bảng trình mẫu vật tư (nếu có) + CO/CQ hàng hóa + Hóa đơn tài chính/ bán lẻ (nếu có) + Biên đối chiếu cơng nợ + Đề nghị tốn NCC Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 29 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 2.2.2 Đối với hồ sơ thi cơng/ th ngồi: (02 với hồ sơ tạm ứng/ toán, 03 hồ sơ tốn) + Phương án mua hàng/ Tờ trình + Hợp đồng thi công + Bảng khối lượng/ tổng hợp giá trị + Biên bàn giao nguyên nhiên vật liệu kèm phiếu xuất kho + Yêu cầu nghiệm thu + Biên đồng ý nghiệm thu + Biên nghiệm thu khối lượng + Hình ảnh nghiệm thu + Giấy đề nghị tốn (đối với HSQT) + Hóa đơn tài chính/ bán lẻ (nếu có) + Giấy đề nghị tốn bên nhận cơng 2.2.4 Đối với phát sinh tài ngày phòng ban + Tờ trình phê duyệt chủ trương + Bảng báo giá (nếu có) + Biên bàn giao hàng hóa, dịch vụ, CCDC/ TSCĐ + Phiếu nhập kho/ xuất kho (nếu có) + Hóa đơn tài chính/ bán lẻ (nếu có) + Đề nghị tạm ứng/ đề nghị tốn + Hợp đồng (nếu có) + Các chứng từ khác tùy theo tính chất 2.3 Thời hạn giải hồ sơ 2.3.1 Đối với hồ sơ mua hàng hóa, dịch vụ, vật tư phục vụ SXKD: - Giải vòng ngày làm việc 2.3.2 Đối với hồ sơ tạm ứng/ tốn: - Giải vòng ngày làm việc 2.3.3 Đối với hồ sơ tốn: - Giải vòng ngày làm việc Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 30 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 XI QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH TUẦN 1.Mơ tả: - Quy trình nhằm quy định thời hạn bước lập kế hoạch tài tuần Phân định rõ vai trò nhiệm vụ phòng ban - Các phòng ban Cơng ty có nhu cầu sử dụng nguồn ngân sách tuần phải xem xét lập kế hoạch chuyển phòng Tài kế tốn - Đối với trường hợp có tính chất đột xuất, khơng thường xun xem xét nằm ngồi kế hoạch Còn lại, phòng ban khơng đưa vào kế hoạch tuần khơng phân bổ nguồn, việc ảnh hưởng đến trình SXKD, phòng ban tự chịu trách nhiệm thiệt hại Ban Giám đốc 2.Nội dung: 2.1 Lưu đồ: Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 31 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 PHỊNG KẾ TỐN QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH TUẦN Các phòng ban Phòng TCKT Ban trợ lý Ban giám đốc No Start Bước 1: - Lập đề xuất toán - Chuẩn bị hồ sơ Bước 2: - Nhận đề xuất - Kiểm tra Bước 3: -Lập kế hoạch tài & phân bổ nguồn No Yes Bước 4: -Trình phê duyệt KHTC No Bước 6.1: - Lập UNC, phiếu chi Bước 6.2: - Nhận kết Yes Bước 5: -Phê duyệt kế hoạch TC Yes Bước 7: Trình phê duyệt UNC, phiếu chi Bước 8: -Duyệt UNC, phiếu chi End 2.2 Diễn giải nội dung: Các Phòng ban thực bước Bước Các phòng ban (có nhu cầu tốn cho tuần sau) Bước Phòng TCKT Cơng việc -Lập đề xuất -Chuẩn bị hồ sơ -Kiểm tra hồ sơ Thời hạn thực Hạn chót vào 11h ngày thứ Hạn chót vào 17h ngày thứ Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 32 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Bước Phòng TCKT Bước Ban trợ lý Bước Ban giám đốc Bước 6.1 Phòng TCKT Bước 6.2 Các phòng ban Bước Ban trợ lý Bước Ban giám đốc -Lập KHTC & phân bổ nguồn -Kiểm tra tính xác trình phê duyệt Phê duyệt KHTC Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 Hạn chót vào 11h ngày thứ Hạn chót vào 17h ngày thứ Hạn chót vào 17h ngày thứ Lập chứng từ Hạn chót vào 11h toán ngày thứ Nhận kết 17h ngày thứ Trình phê duyệt Hạn chót vào 15h chứng từ ngày thứ toán Phê duyệt chứng từ Hạn chót vào 17h tốn ngày thứ Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 33 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 PHỊNG KẾ TỐN XII QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH THÁNG 1.Mơ tả: - Quy trình nhằm quy định thời hạn bước lập kế hoạch tài tháng tất phận Phân định rõ vai trò nhiệm vụ phòng ban - Các phòng ban Cơng ty có nhu cầu sử dụng nguồn ngân sách tháng phải lập kế hoạch thời hạn quy định (Tỷ lệ sai sót +/- 10%) -Đối với trường hợp có tính chất đột xuất, khơng thường xun xem xét nằm ngồi kế hoạch Còn lại, phòng ban khơng đưa vào kế hoạch tháng khơng phân bổ nguồn, việc ảnh hưởng đến q trình SXKD, phòng ban tự chịu trách nhiệm thiệt hại Ban Giám đốc 2.Nội dung: 2.1 Lưu đồ: QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH THÁNG Các phòng ban Phòng TCKT Ban trợ lý Ban giám đốc No Start Bước 1: - Lập kế hoạch sử dụng nguồn ngân sách Bước 2: - Nhận kế hoạch - Kiểm tra Bước 3: -Lập kế hoạch tài & phân bổ nguồn No Yes Bước 4: -Trình phê duyệt KHTC End Bước 6.1: - Nhận kết - Chuẩn bị dòng tiền - Giám sát trình thực Bước 6.2: - Nhận kết No Yes Bước 5: -Phê duyệt kế hoạch TC Yes Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 34 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Diễn giải nội dung: Các Phòng ban thực bước Bước Các phòng ban (có nhu cầu sử dụng ngân sách cho tháng sau) Bước Phòng TCKT Bước Phòng TCKT Bước Ban trợ lý Bước Ban giám đốc Công việc -Lập kế hoạch -Kiểm tra -Lập KHTC & phân bổ nguồn -Kiểm tra tính xác trình phê duyệt Phê duyệt KHTC Bước 6.1 Phòng TCKT -Nhận kết Bước 6.2 Các phòng ban -Chuẩn bị dòng tiền -Giám sát q trình thực Nhận kết Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 Thời hạn thực Hạn chót vào 11h ngày thứ 28 tháng Hạn chót vào 17h ngày 30 tháng Hạn chót vào 11h ngày 03 tháng Hạn chót vào 17h ngày 04 tháng Hạn chót vào 17h ngày 07 tháng -Hạn chót vào 17h ngày 07 tháng -Thường xuyên -Hạn chót vào 17h ngày 07 tháng -    Danatax - Bộ quy trình phòng Kế toán Số trang 35 ... Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TOÁN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 MỤC ĐÍCH: Bộ Quy định, quy trình nhằm hướng dẫn bước thực công việc kế toán. .. Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 17 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 05/11/2017 VI QUY TRÌNH KIỂM TỐN NỘI BỘ Mơ tả: - Quy trình quy định trình tự... Danatax - Bộ quy trình phòng Kế tốn Số trang 14 QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH PHỊNG KẾ TỐN Bước Nhân viên kế tốn thuế Bước Nhân viên kế toán thuế Bước Nhân viên kế toán thuế Bước Nhân viên kế tốn thuế,