QT 7 3 quy trình lấy mẫu

Mã số: Lần ban hành: Ngày hiệu lực: Số trang: TÊN CƠNG TY LOGO QUY TRÌNH LẤY MẪU A PHÊ DUYỆT Họ tên Chức danh Ký tên Người soạn thảo Người kiểm soát Người phê duyệt T T Lần sửa Trang Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi B THEO DÕI BAN HÀNH/ SỬA ĐỔI TÀI LIỆU T T Bản số 01 02 01 01 C PHÊ DUYỆT Người giữ Kí nhận TÊN CƠNG TY LOGO QUY TRÌNH LẤY MẪU Mã số: Lần ban hành: Ngày hiệu lực: Số trang: Mục đích Quy định hướng dẫn trình tiến hành lấy mẫu để kiểm tra chất lượng nước Đảm bảo chất lượng dịch vụ Công ty (Tên Công ty) Phạm vi áp dụng Áp dụng phòng thí nghiệm phân tích chất lượng nước, thực phẩm khơng khí – (Tên Công ty) Tài liệu liên quan - Sổ tay chất lượng - Các thủ tục hệ thống quản lý phòng thí nghiệm - Các phương pháp thử - Các hướng dẫn - Tiêu chuẩn trích dẫn: TCVN 6663-1:2016 (ISO 5667-1:2006) chất lượng nước-lấy mẫu, Phần 1: Hướng dẫn lập chương trình lấy mẫu kỹ thuật lấy mẫu + TCVN 6663-3:2016 (ISO 5667-3:2012) chất lượng nước-lấy mẫu, Phần 3: Bảo quản xử lý mẫu nước + TCVN 5995:1995 (ISO 5667-5:1991) Hướng dẫn lấy mẫu nước uống nước dùng để chế biến thực phẩm đồ uống + TCVN 6663-6:2008 (ISO 5667-6:2005) Phần 6: Hướng dẫn lấy mẫu sông suối + TCVN 5999:1995 (ISO 5667-10: 1992) Hướng dẫn lấy mẫu nước thải + TCVN 8880:2011 (ISO 19458:2006) Chất lượng nước-Lấy mẫu để phân tích vi sinh vật - Các biểu mẫu: + BM 71-01 Phiếu yêu cầu phân tích BM 73-02 Kế hoạch lấy mẫu BM 73-03 Nhãn Biên lấy mẫu BM 73-04 Mã số: Lần ban hành: Ngày hiệu lực: Số trang: TÊN CƠNG TY LOGO QUY TRÌNH LẤY MẪU Định nghĩa chữ viết tắt 4.1 Định nghĩa Lấy mẫu: q trình xác định nhờ phần vật chất, vật liệu sản phẩm lấy để tiến hành thử nghiệm phần đại diện toàn mẫu, việc lấy mẫu đòi hỏi tuân theo quy định kỹ thuật phù hợp 4.2 Chữ viết tắt STT Tên viết tắt Viết tắt Chăm sóc khách hàng CSKH Trưởng phòng thí nghiệm TPTN Nhân viên lấy mẫu NVLM Phòng thí nghiệm PTN Nhân viên phân tích NVPT Trách nhiệm Chuyên viên lấy mẫu thược Phòng thí nghiệm phân tích chất lượng nước, thực phẩm khơng khí - (Tên Cơng ty), phận có trách nhiệm liên quan, chịu trách nhiệm lấy mẫu theo yêu cầu khách hàng TÊN CÔNG TY LOGO QUY TRÌNH LẤY MẪU Mã số: TT Lần ban hành: Ngày hiệu lực: Số trang: Nội dung 6.1 Sơ đồ quy trình lấy mẫu Nội dung cơng việc Lưu đồ tổng quát Phiếu yêu cầu phân tích Hủy yêu cầu - Không duyệt - Phê duyệt Lưu trữ hồ sơ Lấy/nhận mẫu - Thông tin liên lạc với khách hàng phiếu yêu cầu phân tích Tiếp nhận phiếu yêu cầu phân tích từ khách hàng theo biểu mẫu Xem xét, xác định vật tư, điều kiện phân tích có đảm bảo u cầu khách hàng không? Người chịu trách nhiệm -CSKH -TPTN Lên kế hoạch lấy mẫu Chuẩn bị trước lấy mẫu Tiến hành lấy mẫu Vận chuyển bảo quản mẫu Ghi nhật ký lấy lẫu NVLM Lưu trữ hồ sơ theo quy định Nhân viên quản lý tài liệu Biểu mẫu BM 71-01 BM 7302 BM 7303 BM 7304 TÊN CÔNG TY LOGO THỦ TỤC LẤY MẪU Mã số: Lần ban hành: Ngày hiệu lực: Số trang: 6.2 Diễn giải 6.2.1 Tiếp nhận yêu cầu phân tích khách hàng Bộ phận CSKH nhận thông tin nhu cầu thử nghiệm, thực trao đổi thông tin với khách hàng gửi form mẫu BM 71-01 tới khách hàng để xác nhận thông tin liên quan tới mẫu thử nghiệm Khách hàng ghi phiếu yêu cầu phân tích theo biểu mẫu BM 71 -01 6.2.2 Phê duyệt Sau tiếp nhận biểu mẫu phiếu yêu cầu phân tích, phận CSKH chuyển phiếu yêu cầu phân tích tới PTN để TPTN giao nhiệm vụ cho cán liên quan, thực việc kiểm tra, tính toán, số lượng tiêu mà khách hàng yêu cầu, thời gian lấy mẫu Nếu đủ điều kiện phân tích đảm bảo kế hoạch lấy mẫu lập kế hoạch lấy mẫu (BM 7302) chuyển đến TPTN Nếu duyệt phải chuyển kế hoạch lấy mẫu tới phòng CSKH, phòng CSKH thông báo lại cho khách hàng kế hoạch lấy mẫu Trong trường hợp, TPTN xác định phiếu yêu cầu phân tích nằm ngồi lực phân tích PTN, thời gian thực lấy mẫu hay trả lời kết không đảm bảo phản hồi lại với khách hàng để có đến thống ký kết Phiếu yêu cầu phân tích Phiếu yêu cầu bị hủy trường hợp sau đây: 1) Không nằm phạm vi lực PTN, nhà thầu phụ có danh sách quản lý Công ty 2) Các yếu tố Phiếu yêu cầu phân tích khơng đến thống ý kiến hai bên 6.2.3 Lấy/nhận mẫu Trường hợp Nhận mẫu: PTN thực nhận mẫu địa điểm thống giữ hai bên, mà trực tiếp lấy mẫu vị trí cần thử nghiệm, NVLM thực việc nhận mẫu, vận chuyển bảo quản mẫu theo hướng dẫn quy trình quy định Trường hợp lấy mẫu trường: a) Lên kế hoạch lấy mẫu  Dựa vào đặc điểm, cấu trúc nước cần thực kiểm tra, để lên kế hoạch phù hợp với đặc tính yêu cầu phép phân tích TÊN CƠNG TY LOGO THỦ TỤC LẤY MẪU Mã số: Lần ban hành: Ngày hiệu lực: Số trang:  NVLM thực lấy mẫu trường địa điểm khác nên phải lên kế hoạch lấy mẫu theo phiếu yêu cầu phân tích, theo dõi tình trạng đảm bảo kế hoạch tránh tình trạng bỏ sót mẫu u cầu  Có thể chương trình lấy mẫu theo chu kỳ định sẵn theo hợp đồng hai bên, nên nhân viên lấy mẫu lên kế hoạch trước cho vị trí này, để nhận “Phiếu yêu cầu phân tích” khơng gây chồng chéo đến lộ trình lấy mẫu Tham khảo tiêu chuẩn: TCVN 6663-1:2016 mục “Thiết kế chương trình lấy mẫu” b) Chuẩn bị trước lấy mẫu  Nhân viên lấy mẫu cần chuẩn bị dụng cụ chứa, dụng cụ lấy mẫu phù hợp theo u cầu phân tích  Có thể tìm hiểu lại cách thức lấy mẫu yêu cầu phân tích theo quy định TCVN tương ứng Tham khảo tiêu chuẩn: + TCVN 6663-3:2016 mục 11 “Dụng cụ lấy mẫu”; Mục 12 “Dụng cụ lấy mẫu cho đặc tính vật lý hóa học” + TCVN 6663-3:2016 mục “ Thuốc thử vật liệu”; Mục “Bình chứa mẫu” phụ lục A c) Tiến hành lấy mẫu  NVLM tới vị trí yêu cầu lấy mẫu Trước tiến hành lấy mẫu, nhân viên phải ghi đầy đủ thông tin yêu cầu BM 73-03  Tùy theo nguồn lấy mẫu khác nhau, mà quy cách thực lấy mẫu khác theo quy định hướng dẫn tài liệu TCVN Ngồi ra, NVLM phải xử lý sơ mẫu trường có yêu cầu đặc biệt mẫu  Sau lấy mẫu xong, thực việc dán nhãn tương ứng chuẩn bị ban đầu lên thân chai, lọ chứa mẫu lập biên lấy mẫu theo biểu mẫu BM 73-04, ký xác nhận với quan yêu cầu kiều kiện lấy mẫu Mã số: Lần ban hành: Ngày hiệu lực: Số trang: TÊN CÔNG TY LOGO THỦ TỤC LẤY MẪU  Nếu quan yêu cầu cung cấp sơ đồ vị trí lấy mẫu sơ đồ lưu trữ với biên nhận mẫu Trong trường hợp quan khơng cung cấp, nhân viên lấy mẫu chụp ảnh lại sơ đồ vị trí lấy mẫu này, có ghi chép lại Các tiêu chuẩn áp dụng cho trình lấy mẫu: + TCVN 6663-1:2016 mục 13 “ Tránh nhiễm bẩn mẫu” + TCVN 6663-3:2016 Mục “Bình chứa mẫu” phụ lục A + TCVN 8880:2011 “ Chất lượng nước-lấy mẫu để phân tích vi sinh vật” d) Vận chuyển bảo quản mẫu Xong thực việc lấy mẫu vị trí yêu cầu, NVLM thực việc bảo quản mẫu trình di chuyển, tránh gây ảnh hưởng tiêu cực đến kết phân tích Tham khảo tiêu chuẩn + TCVN 6663-1:2016 mục 14 “ Vận chuyển mẫu đến bảo quản kho, lưu giữ mẫu phòng thí nghiệm” + TCVN 6663-3:2016 “Chất lượng nước-Lấy mẫu-Phần 3: Bảo quản xử lý mẫu nước” e) Ghi nhật ký lấy lẫu Ghi kết lấy mẫu vào biểu mẫu BM 73-02 để kiểm tra tình trạng lấy mẫu theo kế hoạch hay chưa, để hồn thành kế hoạch lấy mẫu đảm bảo cho kế hoạch thử nghiệm mẫu yêu cầu khác 6.2.4 Lưu trữ Lưu trữ hồ sơ lấy mẫu theo quy định Hồ sơ Tất hành động thực quy trình lấy mẫu cần lưu giữ theo quy định quy trình QT 73-Quy trình lấy mẫu bao gồm: ST T Tên hồ sơ Mã số Thời gian lưu trữ Bộ phận lưu trữ năm Quản lý tài liệu Mã số: Lần ban hành: Ngày hiệu lực: Số trang: TÊN CÔNG TY LOGO THỦ TỤC LẤY MẪU năm Quản lý tài liệu ... lấy mẫu Chuẩn bị trước lấy mẫu Tiến hành lấy mẫu Vận chuyển bảo quản mẫu Ghi nhật ký lấy lẫu NVLM Lưu trữ hồ sơ theo quy định Nhân viên quản lý tài liệu Biểu mẫu BM 71 -01 BM 73 02 BM 73 03 BM 73 04... Kế hoạch lấy mẫu BM 73 - 03 Nhãn Biên lấy mẫu BM 73 -04 Mã số: Lần ban hành: Ngày hiệu lực: Số trang: TÊN CƠNG TY LOGO QUY TRÌNH LẤY MẪU Định nghĩa chữ viết tắt 4.1 Định nghĩa Lấy mẫu: trình xác... TCVN 66 63- 1:2016 (ISO 56 67- 1:2006) chất lượng nước -lấy mẫu, Phần 1: Hướng dẫn lập chương trình lấy mẫu kỹ thuật lấy mẫu + TCVN 66 63- 3:2016 (ISO 56 67- 3: 2012) chất lượng nước -lấy mẫu, Phần 3: Bảo