tóm tắt hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung

Là một trong những công ty TNHH tại Việt Nam, công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung đang hướng tới trở thành doanh nghiệp kinh doanh thành công.. Nhận thức được tầm quan trọng của

Công trình được hoàn thành tại

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN

Người hướng dẫn KH: TS Nguyễn Quốc Tuấn

Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Phúc Nguyên

Phản biện 2: TS Nguyễn Văn Hóa

Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 8 năm 2018

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng

- Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Việt Nam đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, tự

do hóa thương mại và mở cửa nền kinh tế, để nền kinh tế thị trường

tự do và đặc biệt là kể từ khi chúng ta đã gia nhập WTO và sắp tới sẽ

là TPP Điều này làm thay đổi môi trường kinh doanh của Việt Nam

nó vừa là những thách thức cũng vừa là những cơ hội để doanh nghiệp phát triển Để tồn tại và phát triển trong một môi trường đầy thách thức như vậy, đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra những giải pháp phù hợp

Là một trong những công ty TNHH tại Việt Nam, công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung đang hướng tới trở thành doanh nghiệp kinh doanh thành công Cùng với đó là sự cạnh tranh gay gắt từ những doanh nghiệp kinh doanh cùng lĩnh vực Chính vì vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức là rất cần thiết trong giai đoạn hiện nay

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này đồng thời em muốn đóng ghóp cho hoạt động của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung nên em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung” làm đề tài nghiên cứu của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu những vấn đề lý luận về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Phân tích đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty và

đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công

ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung

Phạm vi nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung, cụ thể là các phòng ban, bộ phận chức năng, các vị trí công tác liên quan đến cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Thu thập dữ liệu thứ cấp

Các dữ liệu thứ cấp là những thông tin có sẵn được thu thập từ trước và đã qua xử lý Những thông tin trong luận văn được thu thập

từ các nguồn sau:

- Báo cáo kết quả SXKD, tình hình cơ cấu lao động của công

ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung trong thời gian 3 năm gần đây 2015, 2016 và 2017

- Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty và các bảng số liệu về tổng số lao động của công ty, bảng cơ cấu lao động theo trình

độ, cơ cấu lao động theo độ tuổi

- Quy chế tổ chức hoạt động, quy chế khen thưởng của công

ty

- Các giáo trình: nhằm thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

- Đề tài nghiên cứu cấp trường luận văn khóa trước

- Ngoài ra em còn sử dụng một số thông tin trên các Website

4.2 Thu thập dữ liệu sơ cấp

Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu gốc chưa qua xử lý Để thu thập được loại dữ liệu này thì phải thông qua các phương pháp điều tra, do đó

em đã sử dụng phương pháp phỏng vấn

• Phương pháp phỏng vấn

Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, em đã xây dựng những câu hỏi phỏng vấn cho các nhà quản trị của công ty Bởi vì nhà quản trị là những người nắm rõ tình hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công

ty cũng như phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới Những câu hỏi đã giúp em định hướng ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung

Chương 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung

6 Tổng quan tài liệu

Qua tìm hiểu, tham khảo các đề tài nghiên cứu khoa học trong ngành điện, người viết nhận thấy vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức chưa được nghiên cứu nhiều và chuyên sâu Với mục tiêu nhằm đề xuất một số giải pháp sát với thực tế, thiết thực, thật sự mang lại hiệu quả cho cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Trên các diễn đàn đã có một số bài viết, về vấn đề hoàn thiện

cơ cấu tổ chức Tuy nhiên, các bài viết phân tích một cách chung chung, chưa đưa ra được hướng giải quyết cụ thể, hợp lý Sau đây dẫn chứng một số bài viết:

“Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu, tổ chức trong cơ quan, doanh nghiệp

” Trên trang http://voer.edu.vn

“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Tổng cục Hải quan Việt Nam trong bối cảnh hội nhập.” Trên trang http://www.customs.gov.vn Các nghiên cứu về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các luận văn Quản trị kinh doanh của các tác giả khác:

“Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan (2006 – 2015)” của Nguyễn Ngọc Hạnh, nơi xuất bản: Trường Đại Học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2006

“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco” của Nguyễn Văn Mạnh, nơi xuất bản: Trường Đại học Thương Mại 2011

Các nghiên cứu hầu hết đã nêu được những tồn tại chung, những khó khăn trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Các đề tài nghiên cứu chỉ đề cập đến phần phân tích thực trạng chưa thật sự chú trọng tới phần đưa ra giải pháp Để khắc phục những tình trạng nêu trên tác giả phải căn cứ vào mục tiêu của Công ty và sự biến động của môi trường trong mỗi thời kỳ ở Công ty, việc hoàn thiện cơ cấu

tổ chức sẽ bám sát với thực tế hơn

CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ

PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.1.1 Cơ cấu tổ chức

a Định nghĩa: Tổ chức có thể được định nghĩa theo các cách

khác nhau Theo Ducan (1981), tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ cấu

nhất định

b Cơ cấu tổ chức

Người ta thường nói rằng những người tài giỏi có thể làm cho bất cứ mô hình nào cũng phải hoạt động Một số thậm chí còn khẳng định rằng tình trạng mập mờ trong tổ chức chính là một động lực bắt

ép người ta phải chung sức với nhau vì người ta biết rằng họ phải hợp tác với nhau để làm được một điều gì đó

1.1.2 Phân loại cơ cấu tổ chức

1.1.2.1 Cơ cấu phi chính thức

a Khái niệm:

“Cơ cấu phi chính thức là cơ cấu được xây dựng dựa trên các mối quan hệ cá nhân tự nguyện hoặc không tự nguyện giữa các thành viên có cùng chung lợi ích, cá tính … tạo nên các nhóm phi chính thức”

b Đặc điểm:

- Mối quan hệ giữa cá nhân và bộ phận không rõ ràng

- Mối quan hệ giữa người với người được xây dựng và duy trì

để hướng tới các mục đích cá nhân

1.1.2.2 Cơ cấu chính thức

a Khái niệm

“Cơ cấu tổ chức chính thức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và

cá nhân có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa,

có những nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định”

b Đặc điểm

Cơ cấu chính thức thường có độ ổn định cao, nó xác định mối quan hệ rõ ràng giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ và quyền hạn gắn liền với các cá nhân,bộ phận phân hệ quyền lực bên trong tổ chức

1.1.3 Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức

1.1.3.1 Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa

Chuyên môn hóa là một người, một bộ phận, một phân hệ chỉ thực hiện một công việc, nhiệm vụ, chức năng vì thế chuyên môn hóa làm tăng năng suất lao động, làm cho công việc trở thành nhiệm

vụ đơn giản để đào tạo, để thực hiện

1.1.3.2 Sự hình thành các bộ phận và phân hệ

Hiện nay có rất nhiều tiêu chí hình thành các bộ phận và phân

hệ nên tồn tại nhiều mô hình tổ chức khác nhau

• Tổ chức theo chức năng

• Tổ chức theo sản phẩm/ khách hàng/ địa dư

• Tổ chức ma trận

1.1.3.3 Cấp và tầm kiểm soát

Phần lớn các tổ chức có cơ cấu hình tháp với nhiều cấp quản

lý vì tầm (quản lý) kiểm soát của các nhà quản lý là hạn chế Tầm kiểm soát là việc một nhà quản lý có thể quản lý (kiểm soát) được

một cách có hiệu lực và hiệu quả bao nhiêu người (bộ phận) ?

1.1.3.4 Mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm

Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức Nói cách khác đó

là quyền điều tiết và sử dụng các nguồn lực Khi các nhà quản lý được trao quyền hạn họ sẽ phải chịu trách nhiệm đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công

Đi kèm với quyền hạn luôn là trách nhiệm Trách nhiệm là việc phải đạt được mục tiêu, sử dụng các nguồn lực một cách đúng đắn, tuân thủ theo chính sách của tổ chức và phải trả lời trước hành động của mình

1.1.3.5 Tập trung và phi tập trung

- Tập trung: quyền ra quyết định do các nhà quản trị cấp cao nắm giữ

- Phi tập trung: các nhà quản trị cấp cao chấp nhận trao cho các nhà quản trị cấp trung và cấp cơ sở quyền ra những quyết định nhất định

1.2 NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC

1.2.1 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức

1.2.2 Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức

_Bước 1: Phân tích các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức

_Bước 2: Phân tích các hoạt động để hình thành tập hợp các chức năng, nhiệm vụ, công việc

_Bước 3: Phân nhóm công việc hình thành vị trí công tác, bộ phận, phân hệ

_Bước 4: Xây dựng cơ chế phối hợp

_Bước 5: Thể chế hóa cơ cấu

1.2.3 Các mô hình cơ cấu tổ chức

a Mô hình tổ chức đơn giản (Mô hình trực tuyến)

b Mô hình tổ chức chức năng

c Mô hình tổ chức theo sản phẩm

d Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý

e Mô hình tổ chức theo định hướng khách hàng

f Mô hình tổ chức dạng ma trận

g Mô hình tổ chức hỗn hợp

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

1.3.1 Chiến lược

a Sự hình thành những trung tâm chiến lược khác nhau

Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được cần có một số chức năng quản lý cơ bản như: sản xuất, tiêu thụ, nghiên cứu, phát triển, tài vụ … Nhưng ở các doanh nghiệp khác nhau Vì tính quan trọng của các chức năng khác nhau nên hình thành các hình khác nhau của cơ cấu tổ chức

b Ảnh hưởng của chiến lược kinh doanh các sản phẩm khác nhau đến cơ cấu tổ chức

Xét từ lĩnh vực kinh doanh, có thể phân chia chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp ra thành chiến lược kinh doanh một sản phẩm và chiến lược kinh doanh nhiều loại sản phẩm Chiến lược kinh doanh khác nhau yêu cầu cơ cấu tổ chức khác nhau tương ứng với

chiến lược ấy

1.3.2 Ảnh hưởng của quy mô doanh nghiệp đối với cơ cấu tổ chức

Quy mô doanh nghiệp to hay nhỏ cũng là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, những năm gần đây, cùng với trào lưu toàn cầu hóa không ngừng mở rộng, những doanh nghiệp có tính quốc tế lớn hoặc cực lớn ngày càng nhiều lên Họ dựa vào ưu thế không sánh được để thực hiện chức năng doanh nghiệp nhỏ

không làm nổi

1.3.3 Công nghệ

Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức đang

sử dụng cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Ví dụ, các tổ chức chú trọng đến công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp Cơ cấu phải được bố trí sao cho có thể tăng cường được khả năng thích nghi của

tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ

1.3.4 Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực

Thái độ của lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến cơ cấu tổ chức Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xét đến đội ngũ nhân viên Nhân lực có trình độ kỹ năng cao thường hướng tới các mô

hình quản lý mở

1.3.5 Những tính chất của môi trường

Như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

CHƯƠNG 2 PHÂNTÍCH THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN

MIỀN TRUNG 2.1 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN TÌNH HÌNH VÀ NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung

Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thí nghiệm; hiệu chỉnh thiết bị điện; thiết kế; lắp ráp thiết bị điện, hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về mặt tài chính, được mở tài khoản tại ngân hàng, sử dụng con dấu riêng, có tư cách pháp nhân và chịu sự quản lý của nhà nước về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua Bộ Công Thương, hoạt động kinh doanh theo quy định của Nhà nước và trực tiếp được điều chỉnh bởi luật doanh nghiệp

2.1.2 Phân tích kết quả SXKD của Công ty

Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đánh giá tình hình hoạt động SXKD, thông qua đó ta có thể đánh giá được hiệu quả cơ cấu tổ chức của Công ty

2.2.2 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung

Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đánh giá tình hình hoạt động

SXKD, thông qua đó ta có thể đánh giá được hiệu quả cơ cấu tổ chức của Công ty

2.2 KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG

PHỤ LỤC 1 2.2.1 Tổng hợp kết quả phỏng vấn chuyên sâu

Nhằm làm rõ nhiều vấn đề tôi đã thực hiện phỏng vấn chuyên sâu Phó Giám đốc và Trưởng phòng Tổ chức hành chính và thu được kết quả như sau:

► Sự hợp lý của cơ cấu tổ chức

► Số lượng các phòng ban

► Sự phối hợp giữa các phòng ban

► Hoạt động của các phòng ban

► Hoạt động của các phân xưởng

► Số lượng nhân viên ở trong các phòng ban

► Quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty

► Quan điểm về xây dựng bầu không khí và môi trường làm việc

► Giải pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty

► Giải pháp tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban

2.2.2 Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp 2.2.2.1 Thực trạng cơ cấu tổ chức công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung

● Giám đốc: Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

Giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau: Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty Tổ chức thực hiện các quyết định của Tổng công ty; Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty

● Kiểm soát viên: có nhiệm vụ giám sát đánh giá công tác điều hành, quản lý của của Ban Giám Đốc theo đúng các quy định trong Điều lệ Công ty, các Nghị quyết, Quyết định của Tổng công ty Có quyền yêu cầu Ban Giám Đốc cung cấp mọi hồ sơ và thông tin cần thiết liên quan đến công tác điều hành quản lí Công ty

2.2.2.2 Phân tích đặc điểm và sự đảm bảo các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức của công ty

a Đặc điểm của cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung

Tính tập trung hóa

Tính phức tạp

Tính tiêu chuẩn hóa

b Tình hình đảm bảo các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức

Thống nhất chỉ huy

Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Nguyên tắc hiệu quả

Nguyên tắc cân đối

Nguyên tắc linh hoạt

2.2.2.3 Ƣu nhƣợc điểm cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung