AASC Auditing Firm Member of HLB International PL.03.2 Khách hàng (Client): Cơng ty A Kỳ kế tốn (Period ended): Năm N+1 Subject: Tìm hiểu HTKSNB – Khoản mục tiền/Internal control system - cash Prepared by: NTT Reviewed by: ĐVG Date: 20/07/N+1 Date: 25/07/N+1 MỤC TIÊU / OBJECTIVES Tìm hiểu qui trình kiểm sốt đánh giá tính hiệu kiểm soát nội việc quản lý thu, chi tiền đưa đề xuất để hồn thiện / Understanding the internal control process for cash receipts and payments and evaluating the effectiveness of the internal control process as well as giving suggestions for improvements if possible CÁC ĐẶC ĐIỂM CHUNG / GENERAL FEATURES Hình thức tốn chủ yếu (tiền mặt, ngân hàng) Định mức tồn quỹ Chính sách kế tốn áp dụng Với khoản toán lớn cho đối tượng, trả lương toán qua ngân hàng Với khoản toán nhỏ, toán qua tiền mặt Trên sổ số khoản toán lớn với số tiền >20 triệu toán qua tiền mặt thường khoản trả cho nhiều đối tượng lẻ tham gia thực hiện, trả cho cá nhân theo hợp đồng Khơng có quy định định mức tồn quỹ Kiểm kê hàng tháng thời điểm: ngày làm việc cuối tháng Ban kiểm kê gồm: Ban kiểm sốt, thủ quỹ, Kế tốn tiền mặt, phòng kế tốn tài vụ, Tổng giám đốc Sau kiểm kê lập bảng kiểm kê quỹ tiền mặt ký vào Biên Hàng ngày thủ quỹ theo dõi kiểm đếm lại tiền (khơng hình thành văn cụ thể) MƠ TẢ QUI TRÌNH KIỂM SỐT / DESCRIPTION OF INTERNAL CONTROL PROCESS Mơ tả qui trình / Description of the process (không ban hành thành văn bản) Hoạt động kiểm soát / Control activities Thu tiền mặt Người nộp tiền : chủ yếu khách hàng cơng ty, số cán cơng nhân viên, thưởng bên kinh 141 Bộ phận thực hiện/ Department performed Ký Assertion hiệu / s Symbols Walk through test AASC Auditing Firm Member of HLB International PL.03.2 Khách hàng (Client): Cơng ty A Kỳ kế tốn (Period ended): Năm N+1 Subject: Tìm hiểu HTKSNB – Khoản mục tiền/Internal control system - cash Mơ tả qui trình / Description of the process (không ban hành thành văn bản) Prepared by: NTT Reviewed by: ĐVG Hoạt động kiểm soát / Control activities Bộ phận thực hiện/ Department performed doanh thúc khách hàng trả nợ Nội dung thu tiền chủ yếu thu tiền hàng phòng giáo dục, cửa hàng nhỏ lẻ… KH mang tiền đến nộp thường KH quen, KH Kế toán toán kiểm tra lại Phòng kế tốn lạ cần giấy giới thiệu, CMT Kế tốn cơng nợ kiểm tra phù hợp số tiền khách hang nộp số phải thu sổ, viết phiếu thu ký vào ô người lập in số dư phải thu khách hàng Chỉ có kế tốn lập phiếu: Trần Thị Lài ( có kế tốn thu chi) Phiếu thu in từ phần mềm phần số thứ tự đánh tay Khi khách hàng đến nộp tiền( trả tiền) vào công ty, họ thông báo họ từ cơng ty nào, Kế tốn in cơng nợ với công ty khách hàng hỏi khách hàng( thỏa thuấn) toán lần Sau thống kế toán thu chi, lập phiếu thu Phiếu thu kèm với in số dư phải thu khách hàng KTT kiểm tra lại số tiền thu Phòng kế tốn chuyển cho kế tốn trưởng duyệt Tùy trường phù hợp chứng từ liên quan hợp, việc thu tiền KTT ký sau KTT vắng mặt Vì có kiểm sốt phận kinh doanh theo dõi khách hàng toán rủi ro kế toán toán vs thủ quỹ móc nối giảm thiểu Nếu có giám đốc thời điểm duyệt phiếu chi TGĐ kiểm tra lại số tiền thu Ban Tổng Giám đốc chuyển cho giám đốc duyệt trường hợp giám đốc phù hợp chứng từ liên quan vắng mặt, ký bổ sung sau 142 Date: 20/07/N+1 Date: 25/07/N+1 Ký Assertion hiệu / s Symbols KS1 Tính hữu Tính xác học KS2 Tính xác học KS3 Tính hữu Walk through test AASC Auditing Firm Member of HLB International PL.03.2 Khách hàng (Client): Cơng ty A Kỳ kế tốn (Period ended): Năm N+1 Subject: Tìm hiểu HTKSNB – Khoản mục tiền/Internal control system - cash Mơ tả qui trình / Description of the process (không ban hành thành văn bản) Prepared by: NTT Reviewed by: ĐVG Hoạt động kiểm soát / Control activities Date: 20/07/N+1 Date: 25/07/N+1 Bộ phận thực hiện/ Department performed Chuyển phiếu thu duyệt cho thủ quỹ thu tiền ký Thủ quỹ xác nhận số tiền thực thu Phòng kế tốn nhận Khi nhận phiếu thu kế toán thu chi, thủ vào quỹ quỹ thu số tiền phiếu thu từ người nộp, trình kiểm đếm, thủ quỹ phân loại tiền đủ điều kiện sử dụng hay khơng Khơng có trường hợp thủ quỹ thu tiền khách hàng khơng có phiếu thu kế toán thu chi Đồng thời yêu cầu người nộp ký vào phiếu thu Người nộp tiền xác nhận số tiền Bên thứ 2: Người nộp tiền nộp Thông thường, khách hàng mang kèm theo phiếu chi, sau thu tiền yêu cầu kế toán ký nhận tiền, lấy phần in số dư kế tốn in trước Thủ quỹ khơng lưu phiếu chi khách hàng mang đến, với trường hợp khách hàng lẻ khơng có phiếu chi, thủ quỹ thu dựa vào phiếu thu kế toán thu chi lập Sau có phiếu thu, thủ quỹ thu số tiền phiếu, kế toán tiền mặt hạch toán vào phần mềm ( Trần Thị Lài) Do có phận kinh doanh kiểm sốt cơng nợ với khách hàng nên việc thơng đồng kế tốn tốn thủ quỹ giảm thiểu rủi ro thấp Chi tiền mặt Bộ phận chi tiền làm đề nghị tốn (đã có mẫu) Trưởng phận kiểm sốt lại Các phòng ban đề nghị 143 Ký Assertion hiệu / s Symbols KS4 Tính hữu KS5 Tính hữu KS1 Tính Walk through test AASC Auditing Firm Member of HLB International PL.03.2 Khách hàng (Client): Cơng ty A Kỳ kế tốn (Period ended): Năm N+1 Subject: Tìm hiểu HTKSNB – Khoản mục tiền/Internal control system - cash Mơ tả qui trình / Description of the process (không ban hành thành văn bản) Prepared by: NTT Reviewed by: ĐVG Hoạt động kiểm soát / Control activities Bộ phận thực hiện/ Department performed phải xét duyệt trưởng đơn vị xác nhận kèm chứng từ toán toán với chứng từ, bảng kê tốn Các phận cơng ty làm đề nghị Kiểm tra chi tiết chọn mẫu nghiệp vụ phát sinh Đề nghị chứng từ sau chuyển cho kế tốn Kế tốn tốn kiểm tra lại Phòng kế tốn toán thu chi (Trần Thị Lài) kế toán vào phù hợp quy định chung hóa đơn hóa đơn, chứng từ kiểm tra có đầy đủ hay chưa, chứng từ quy định tài chuyển cho kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị duyệt công ty KTT hay Giám đốc vắng, chữ ký (thủ tục kiểm sốt khơng để lại bổ sung sau Do có trưởng phận theo dõi chi phí dấu hiệu) nên hạn chế trường hợp thủ quỹ kế toán toán móc nối với Kế tốn trưởng đơn vị kiểm tra lại đề nghị chi kiểm Kiểm soát KTT Phòng kế tốn tra tình hình tài đơn vị ký lên đề nghị chi sau chứng từ tốn chuyển sang cho giám đốc đơn vị duyệt chi Giám đốc đơn vị kiểm tra nội dung chi có hợp lý với Kiểm sốt Tổng Giám đốc đối Ban Tổng Giám đốc quy định đơn vị ký vào đề nghị chi với chứng từ toán Sau đề nghị duyệt, kế tốn in phiếu chi Phòng kế tốn Người lập phiếu: Trần Thị Lài Phiếu chi in từ phần mềm, số thứ tự đánh tự động máy Phiếu chi ký KTT có mặt tai cơng ty, KTT kiểm sốt số tiền chi phiếu Phòng kế tốn KTT vắng mặt phê duyệt ( chữ ký) bổ sung chi sau Đề nghị phiếu chi chuyển cho giám đốc duyệt Nếu TGĐ kiểm soát số tiền chi phiếu Ban Tổng Giám đốc 144 Date: 20/07/N+1 Date: 25/07/N+1 Ký Assertion hiệu / s Symbols hữu Tính hữu KS2 Tính hữu KS3 Tính hữu KS4 Tính hữu KS5 Tính Walk through test AASC Auditing Firm Member of HLB International PL.03.2 Khách hàng (Client): Công ty A Kỳ kế tốn (Period ended): Năm N+1 Subject: Tìm hiểu HTKSNB – Khoản mục tiền/Internal control system - cash Mơ tả qui trình / Description of the process (khơng ban hành thành văn bản) Prepared by: NTT Reviewed by: ĐVG Hoạt động kiểm soát / Control activities Date: 20/07/N+1 Date: 25/07/N+1 Bộ phận thực hiện/ Department performed giám đốc vắng mặt đề nghị phiếu chi ký chi duyệt sau Khi phiếu chi, đề nghị duyệt đầy đủ qua cấp, người làm đề nghị nhận tiền Sau nhận phiếu chi, đề nghị với đầy đủ xét Xác nhận số tiền thực thu từ quỹ Bên thứ 2: Người nhận tiền duyệt TGĐ, KTT, … thủ quỹ Yêu cầu người người nhận tiền nhận tiền ký nhận vào phiếu chi Thủ quỹ phiếu chi để xuất tiền ký vào phiếu Thủ quỹ xác nhận số tiền thực chi Phòng kế tốn chi từ quỹ Kế toán ( Trần Thị Lài) dựa vào phiếu chi có đủ chữ Tất nghiệp vụ chi phải hạch Phòng kế tốn ký , phê duyệt cấp để hạch toán vào sổ toán đầy đủ vào sổ Thu qua ngân hàng Dựa chứng từ liên quan toán, khách hàng Kế tốn ngân hang lấy sổ phụ từ Phòng kế tốn tiến hành toán qua ngân hàng hàng ngày kế toán ngân hang theo ngày, đối chiếu thu thập sổ phụ ngân hàng với ủy nhiệm chi báo có Kế tốn tốn kiểm tra số tiền qua tài khoản Kế toán toán kiểm tra số tiền Phòng kế tốn internet tiến hành hạch tốn sổ cơng nợ Khi kế qua tài khoản internet toán NH nhận sổ phụ , KTT kiểm tra lại phát KTT kiểm tra lại phát sinh sổ sinh sổ phụ nghiệm vụ phát sinh hạch phụ toán ngày Số tiền phát sinh phải ghi nhận cách kịp thời theo thông báo qua mạng ngân hàng nghiệp cụ ghi nhận phải đối chiếu vs sổ phụ 145 Ký Assertion hiệu / s Symbols hữu KS6 Tính hữu KS7 Tính hữu Tính hữu KS1 Tính kịp thời Tính có thật Tính kịp thời Tính có thật KS2 Walk through test AASC Auditing Firm Member of HLB International PL.03.2 Khách hàng (Client): Cơng ty A Kỳ kế tốn (Period ended): Năm N+1 Subject: Tìm hiểu HTKSNB – Khoản mục tiền/Internal control system - cash Mơ tả qui trình / Description of the process (không ban hành thành văn bản) Prepared by: NTT Reviewed by: ĐVG Hoạt động kiểm soát / Control activities Date: 20/07/N+1 Date: 25/07/N+1 Bộ phận thực hiện/ Department performed Ký Assertion hiệu / s Symbols nhận sau Chi qua ngân hàng Khi có yêu cầu chi, người đề nghị lập giấy đề nghị chi, Trưởng phận có đề nghị chi kiểm Bộ phận có nhu cầu chi ký nhận trưởng phân kí xác nhận sốt số tiền đề nghị chi đề nghi toán Kế toán trưởng phê duyệt đề nghị chuyển tiền Trường KTT kiểm soát UNC Phòng kế tốn hợp KTT vắng mặt, phiếu chi phải chờ đến KTT ký duyệt Đơn vị không sử dụng cách dịch vụa qua tin nhắn hay liên kết tài khoản với điện thoại Mọi giao dịch theo dõi qua internet Banking Kế toán ngân hàng : Anh Long phụ trạch việc theo dõi thường xuyên Giám đốc ký phê duyệt đề nghị chuyển tền Trường TGĐ kiểm soát UNC Ban TGĐ hợp Giám đốc vắng, chữ ký phê duyệt bổ sung sau Sau phê duyệt đề nghị chuyển tiền kế tốn Kế tốn TGNH, giao dịch viên Phòng kế toán ngân hàng lập ủy nhiệm chi lệnh chi gửi cho ngân kiểm soát viên ngân hàng giao Kiểm soát bên thứ 2: Ngân hàng tốn Trên giấy đề nghị chuyển tiền có xét dịch thực kiểm soát hàng duyệt KTT Giám đốc, Lệch chi ( UNC) có chữ kí Giáo dịch viên, kiểm soát viên bên Ngân hàng ghi nhận nghiệp vụ có giấy bảo nợ Anh Kế tốn ngân hang kiếm sốt lại Phòng kế toán Long chuyên kế toán ngân hàng hạch toán, chứng từ trước ghi nhận vào khoan thu chi qua ngân hàng sau nhận phần mềm 146 KS1 Tính hữu KS2 Tính hữu KS3 Tính hữu KS4 Tính hữu KS5 Tính đầy đủ Walk through test AASC Auditing Firm Member of HLB International PL.03.2 Khách hàng (Client): Công ty A Kỳ kế tốn (Period ended): Năm N+1 Subject: Tìm hiểu HTKSNB – Khoản mục tiền/Internal control system - cash Mơ tả qui trình / Description of the process (khơng ban hành thành văn bản) Prepared by: NTT Reviewed by: ĐVG Hoạt động kiểm soát / Control activities Date: 20/07/N+1 Date: 25/07/N+1 Bộ phận thực hiện/ Department performed Ký Assertion hiệu / s Symbols báo nợ báo có NH Xác nhận hệ thống kiểm soát nội thực tế / Confirming the finding on internal control system: Hệ thống kiểm soát thực tế / Findings: Hiệu / Effective Không hiệu / Ineffective KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT / CONCLUSION AND SUGGESTIONS Kết luận / Conclusion Đánh giá sơ hệ thống kiểm soát / The preliminary assessment of the internal control process is: Hiệu / Effective √ Có thực kiểm tra hệ thống kiểm soát nội khơng? / Perform test of control? Có / Yes √ Không / No Lý / Reason: 147 Walk through test AASC Auditing Firm Member of HLB International PL.03.2 Khách hàng (Client): Cơng ty A Kỳ kế tốn (Period ended): Năm N+1 Subject: Tìm hiểu HTKSNB – Khoản mục tiền/Internal control system - cash Không hiệu / Ineffective Prepared by: NTT Reviewed by: ĐVG Date: 20/07/N+1 Date: 25/07/N+1 Có sở dẫn liệu tin tưởng vào hệ thống kiểm sốt nội khơng? Nếu có, liệt kê sở dẫn liệu / Is there any assertion that can rely on the internal control process? List these assertions, if any: Có thực kiểm tra kiểm soát cho sở dẫn liệu không? / Perform test of control for these assertions? Có / Yes Khơng / No Lý / Reason: Các điểm yếu đề xuất hoàn thiện / Weaknesses and suggestions for improvements No Đề xuất hoàn thiện / Suggestions for improvements Cơng ty khơng có quy định định mức tồn quỹ Số dư tiền mặt tồn quỹ số thời điểm Công ty nên ban hành định mức tồn quỹ tiền mặt lớn nhiều so với nhu cầu chi tiền mặt vào nhu cầu chi tiền mặt cho phù hợp Cơng ty gây lãng phí nguồn lực gia tăng rủi ro tiền bị mát, biển thủ lạm dụng Phiếu thu in từ phần mềm phần số Số ngày phiếu thu điều chỉnh cho Số phiếu thu nên đánh tự động in trực tiếp thứ tự đánh tay phù hợp với thời điểm mà thủ quỹ nộp tiền vào từ phần mềm quỹ thay theo thời điểm người nộp tiền thực nộp tiền Khi giám đốc kế tốn trưởng khơng có mặt Thiếu phê duyệt giám đốc kế toán Đề nghị đơn vị điều chỉnh lại tất khoản chi thời điểm duyệt chi, số trường hợp kế trưởng phải có kí duyệt kế tốn trưởng giám tốn tốn lập phiếu chi xin phê Có thể làm tăng rủi ro kế tốn tốn thơng đốc vào yêu cầu chi trước lập phiếu chi duyệt kế toán trưởng giám đốc sau dồng với trưởng phân tiến hành chi tiền Điểm yếu / Weaknesses Rủi ro / Risks 148 AASC Auditing Firm Member of HLB International PL.03.2 Khách hàng (Client): Cơng ty A Kỳ kế tốn (Period ended): Năm N+1 Subject: Tìm hiểu HTKSNB – Khoản mục tiền/Internal control system - cash No Điểm yếu / Weaknesses Prepared by: NTT Reviewed by: ĐVG Rủi ro / Risks mục đích cá nhân 149 Date: 20/07/N+1 Date: 25/07/N+1 Đề xuất hoàn thiện / Suggestions for improvements ... hợp chứng từ liên quan vắng mặt, ký bổ sung sau 1 42 Date: 20 /07/N+1 Date: 25 /07/N+1 Ký Assertion hiệu / s Symbols KS1 Tính hữu Tính xác học KS2 Tính xác học KS3 Tính hữu Walk through test AASC... Date: 20 /07/N+1 Date: 25 /07/N+1 Ký Assertion hiệu / s Symbols hữu Tính hữu KS2 Tính hữu KS3 Tính hữu KS4 Tính hữu KS5 Tính Walk through test AASC Auditing Firm Member of HLB International PL.03 .2. .. Tính có thật KS2 Walk through test AASC Auditing Firm Member of HLB International PL.03 .2 Khách hàng (Client): Cơng ty A Kỳ kế tốn (Period ended): Năm N+1 Subject: Tìm hiểu HTKSNB – Khoản mục