Master the SAP product ecosystem, the client environment, and the feasibility of implementing critical business process with the required technical and functional configuration. SAP Project Management Pitfalls is the first book to provide you with real examples of the pitfalls that you can avoid, providing you with a roadmap to a successful implementation.Jay Kay, a SAP Program Manager for Capgemini, first takes a deep dive into common pitfalls in implementing SAP ERP projects in a complex IT landscape. You will learn about the potential causes of failures, a comparative study of relevant project implementation case studies in the area, and a range of possible countermeasures. Jay Kay also provides background on each – the significance of each implementation area, its relevance to a service company that implements SAP projects, and the current state of research.Key highlights of the book: Tools and techniques for project planning and templates for allocating resources Industry standards and innovations in SAP implementation projects in the form of standard solutions aimed at successful implementation Managing SAP system ECC upgrades, EHP updates and project patches Learn effective ways to implement robust SAP release management practices (change management, BAU)Wearing a practitioner’s insight, Jay Kay explores the relevance of each failed implementation scenario and how to support your company or clients to succeed in a SAP implementation. There are many considerations when implementing SAP, but as you will learn, knowledge, insight, and effective tools to mitigate risks―all of which this book provides―can take you to a successful implementation project.
T HE E X P ER T ’S VOIC E ® I N S A P SAP Project Management Pitfalls How to Avoid the Most Common Pitfalls of an SAP Solution — Jayaraman Kalaimani www.allitebooks.com SAP Project Management Pitfalls How to Avoid the Most Common Pitfalls of an SAP Solution Jayaraman Kalaimani www.allitebooks.com SAP Project Management Pitfalls: How to Avoid the Most Common Pitfalls of an SAP Solution Copyright © 2016 by Jayaraman Kalaimani This work is subject to copyright All rights are reserved by the Publisher, whether the whole or part of the material is concerned, specifically the rights of translation, reprinting, reuse of illustrations, recitation, broadcasting, reproduction on microfilms or in any other physical way, and transmission or information storage and retrieval, electronic adaptation, computer software, or by similar or dissimilar methodology now known or hereafter developed Exempted from this legal reservation are brief excerpts in connection with reviews or scholarly analysis or material supplied specifically for the purpose of being entered and executed on a computer system, for exclusive use by the purchaser of the work Duplication of this publication or parts thereof is permitted only under the provisions of the Copyright Law of the Publisher’s location, in its current version, and permission for use must always be obtained from Springer Permissions for use may be obtained through RightsLink at the Copyright Clearance Center Violations are liable to prosecution under the respective Copyright Law ISBN-13 (pbk): 978-1-4842-1390-2 ISBN-13 (electronic): 978-1-4842-1389-6 Trademarked names, logos, and images may appear in this book Rather than use a trademark symbol with every occurrence of a trademarked name, logo, or image we use the names, logos, and images only in an editorial fashion and to the benefit of the trademark owner, with no intention of infringement of the trademark The use in this publication of trade names, trademarks, service marks, and similar terms, even if they are not identified as such, is not to be taken as an expression of opinion as to whether or not they are subject to proprietary rights While the advice and information in this book are believed to be true and accurate at the date of publication, neither the authors nor the editors nor the publisher can accept any legal responsibility for any errors or omissions that may be made The publisher makes no warranty, express or implied, with respect to the material contained herein Managing Director: Welmoed Spahr Acquisitions Editor: Celestin Suresh John Technical Reviewers: Naveen D’Souza, Rahul Navandar, Gurusom Rath Editorial Board: Steve Anglin, Mark Beckner, Gary Cornell, Louise Corrigan, James DeWolf, Jonathan Gennick, Robert Hutchinson, Michelle Lowman, James Markham, Susan McDermott, Matthew Moodie, Jeffrey Pepper, Douglas Pundick, Ben Renow-Clarke, Gwenan Spearing, Matt Wade, Steve Weiss Coordinating Editor: Rita Fernando Copy Editors: Laura Lawrie, Sharon Wilkey, Tiffany Taylor Compositor: SPi Global Indexer: SPi Global Distributed to the book trade worldwide by Springer Science+Business Media New York, 233 Spring Street, 6th Floor, New York, NY 10013 Phone 1-800-SPRINGER, fax (201) 348-4505, e-mail orders-ny@springer-sbm.com, or visit www.springeronline.com Apress Media, LLC is a California LLC and the sole member (owner) is Springer Science + Business Media Finance Inc (SSBM Finance Inc) SSBM Finance Inc is a Delaware corporation For information on translations, please e-mail rights@apress.com, or visit www.apress.com Apress and friends of ED books may be purchased in bulk for academic, corporate, or promotional use eBook versions and licenses are also available for most titles For more information, reference our Special Bulk Sales–eBook Licensing web page at www.apress.com/bulk-sales Any source code or other supplementary material referenced by the author in this text is available to readers at www.apress.com For detailed information about how to locate your book’s source code, go to www.apress.com/source-code/ www.allitebooks.com I would like to dedicate this book to my family www.allitebooks.com Contents at a Glance About the Author����������������������������������������������������������������������������������������������������xix About the Technical Reviewers������������������������������������������������������������������������������xxi Acknowledgments������������������������������������������������������������������������������������������������xxiii Introduction�����������������������������������������������������������������������������������������������������������xxv ■Chapter ■ 1: Introduction to SAP Enterprise Software��������������������������������������������� ■Chapter ■ 2: Implementing SAP with ASAP Agile Methodology�������������������������� 25 ■Chapter ■ 3: Implementing SAP using Tools, Methods, and Accelerators�������������� 47 ■Chapter ■ 4: Key SAP Implementation Challenges������������������������������������������������� 65 ■Chapter ■ 5: Approach to SAP Testing and QM Best Practices������������������������������� 79 ■Chapter ■ 6: Approach to Cut Over and Go Live Best Practices����������������������������� 93 ■Chapter ■ 7: Approach to End User Training and Support Best Practices������������ 107 ■Chapter ■ 8: Release Management in SAP Using a Structured Approach������������ 115 ■Chapter ■ 9: Effectively Managing SAP Upgrades������������������������������������������������ 137 ■Chapter ■ 10: Managing Projects Using SAP Solution Manager�������������������������� 145 ■Chapter ■ 11: Leveraging SAP Enterprise Portal�������������������������������������������������� 159 ■Chapter ■ 12: Industrialized Software Implementation��������������������������������������� 165 ■Chapter ■ 13: Accelerate SAP Implementation Using RDS����������������������������������� 175 v www.allitebooks.com ■ Contents at a Glance ■Chapter ■ 14: Transforming to SAP Enterprise Cloud������������������������������������������� 181 ■Chapter ■ 15: SAP HCM Implementation Roadmap���������������������������������������������� 195 ■Chapter ■ 16: SAP TM: Deliver Fulfillment Across Global Logistics��������������������� 207 ■Chapter ■ 17: Implementing SAP CRM 7�������������������������������������������������������������� 225 ■Chapter ■ 18: SAP Governance, Risk, and Compliance����������������������������������������� 235 ■Chapter ■ 19: Introduction to SAP Enterprise Mobility���������������������������������������� 247 ■Chapter ■ 20: Implementing SAP Analytics, Powered by HANA��������������������������� 261 ■Chapter ■ 21: SAP Estimation Best Practices������������������������������������������������������ 279 ■Chapter ■ 22: A Day in the Life of an SAP Project Manager��������������������������������� 291 ■Chapter ■ 23: Approach to Writing Effective SAP Proposals�������������������������������� 301 ■Chapter ■ 24: Enhancing Your Consulting Skills�������������������������������������������������� 309 Index��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 319 vi www.allitebooks.com Contents About the Author����������������������������������������������������������������������������������������������������xix About the Technical Reviewers������������������������������������������������������������������������������xxi Acknowledgments������������������������������������������������������������������������������������������������xxiii Introduction�����������������������������������������������������������������������������������������������������������xxv ■Chapter ■ 1: Introduction to SAP Enterprise Software��������������������������������������������� Overview of SAP��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� SAP Industry-Specific (IS) Solutions������������������������������������������������������������������������������������������������������� SAP Implementation Partner Expectations��������������������������������������������������������������������������������������������� SAP Roadmap����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� Why Is SAP a Game Changer?���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� Evolution of the Next Generation ERP Suite��������������������������������������������������������������������� SAP Next Gen Mobility Solutions�������������������������������������������������������������������������������������� Technology Breakthrough����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� SAP System Architecture������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ SAP Netweaver Architecture������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� Why ERP?����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10 Enterprise Planning������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 10 Products and Services�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10 Suppliers���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10 Customers�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10 Employees�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10 Finance������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 11 vii www.allitebooks.com ■ Contents Production Planning����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 11 Enterprise Structure����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 11 Overview of an SAP ERP Solution����������������������������������������������������������������������������������� 13 SAP INDUSTRY SOLUTIONS (IS-SOLUTIONS)����������������������������������������������������������������������������������������� 14 SAP for Small & Mid-Sized Enterprise (SME)��������������������������������������������������������������������������������������� 15 SAP Cloud Enterprise���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 16 Key Business Process��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 16 Organization Structure��������������������������������������������������������������������������������������������������� 20 Client���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 21 Company Code�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 21 Plant����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 21 Storage Location����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 21 Purchasing Department������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 21 Purchasing Group��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 21 Concluding Remarks������������������������������������������������������������������������������������������������������ 22 Exercise�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 23 ■Chapter ■ 2: Implementing SAP with ASAP Agile Methodology�������������������������� 25 SAP ASAP 8.0 Agile Implementation Strategy���������������������������������������������������������������� 25 Creating Business Value������������������������������������������������������������������������������������������������� 26 Overview of Scrum��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 27 Why Agile?�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 29 SAP ASAP with Scrum����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 33 SAP ASAP Blueprint (Scrum Evaluation)�������������������������������������������������������������������������������������������� 37 Sprint Planning��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 39 SAP Custom Code Development Using Agile���������������������������������������������������������������������������������������� 40 Basic Development Environment����������������������������������������������������������������������������������� 41 Custom Code Documentation��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 41 Recommendation ABAP Doc����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 41 Development Workbench/ABAP in Eclipse������������������������������������������������������������������������������������������� 41 viii www.allitebooks.com ■ Contents ■Chapter ■ 3: Implementing SAP using Tools, Methods, and Accelerators�������������� 47 Understanding Project Management������������������������������������������������������������������������������ 47 Understanding Solution Manager����������������������������������������������������������������������������������� 48 Project Management Process���������������������������������������������������������������������������������������� 48 How Do Tools Help in the Project Plan?�������������������������������������������������������������������������� 49 SAP Project Management����������������������������������������������������������������������������������������������� 49 How Do You Measure a Project's Success?������������������������������������������������������������������������������������������ 50 Defining Project Objectives and Goals�������������������������������������������������������������������������������������������������� 51 Defining Project Scope������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 51 Defining Risk Management������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 52 Support and Maintenance Plan������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 55 SAP Implementation Tools���������������������������������������������������������������������������������������������� 58 Implementation using SolMan 7.1 SP26����������������������������������������������������������������������������������������������� 59 Business Process Operations Dashboard��������������������������������������������������������������������������������������������� 60 Activities����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 60 Concluding Remarks������������������������������������������������������������������������������������������������������ 64 ■Chapter ■ 4: Key SAP Implementation Challenges������������������������������������������������� 65 Implementation Overview���������������������������������������������������������������������������������������������� 65 Global Project Planning�������������������������������������������������������������������������������������������������� 67 Global Rollout Strategies������������������������������������������������������������������������������������������������ 70 Post Go Live Support������������������������������������������������������������������������������������������������������ 72 Implementation Methodology����������������������������������������������������������������������������������������� 72 SAP Organization Structure�������������������������������������������������������������������������������������������� 73 Business Process Integration����������������������������������������������������������������������������������������� 74 System Landscape Design (SLD)������������������������������������������������������������������������������������ 75 Centralized versus Decentralized Systems������������������������������������������������������������������������������������������ 75 Robust Design�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 75 Managing Risks�������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 77 Concluding Remarks������������������������������������������������������������������������������������������������������ 77 ix www.allitebooks.com ■ Contents ■Chapter ■ 5: Approach to SAP Testing and QM Best Practices������������������������������� 79 Testing and QM Overview����������������������������������������������������������������������������������������������� 79 SAP Quality Management����������������������������������������������������������������������������������������������� 80 Test Planning���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 83 Test Execution�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 83 Approval Criteria������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 86 SAP Testing Automation Framework����������������������������������������������������������������������������������������������������� 86 Transfer a Business Blueprint��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 87 Test Management and Test Execution�������������������������������������������������������������������������������������������������� 87 Concluding Remarks������������������������������������������������������������������������������������������������������ 91 ■Chapter ■ 6: Approach to Cut Over and Go Live Best Practices����������������������������� 93 What is Go live?�������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 93 What Is a Cut Over?�������������������������������������������������������������������������������������������������������� 93 Characteristics of Cut Over?������������������������������������������������������������������������������������������� 94 Phases of Cut Over?����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 94 Cut Over Plan���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 95 Why Are SAP Cut Overs So Complex?��������������������������������������������������������������������������������������������������� 96 How Do I Make SAP Cut Overs Easy?��������������������������������������������������������������������������������������������������� 96 Cut Over Strategy����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 97 Cut Over Approach�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 97 Preliminary Cut Over Tasks������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 98 Cut Over Governance���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 99 Key Functional Considerations����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 101 Managing Issues During Cut Over������������������������������������������������������������������������������������������������������ 104 Concluding Remarks���������������������������������������������������������������������������������������������������� 105 x www.allitebooks.com .. .SAP Project Management Pitfalls How to Avoid the Most Common Pitfalls of an SAP Solution Jayaraman Kalaimani www.allitebooks.com SAP Project Management Pitfalls: How to Avoid... of seasoned project manager, and/or lack of understanding customer requirements The SAP project manager is the key person, the captain navigating the ship SAP Project Management Pitfalls will... Introduction to SAP Enterprise Software The key objective in project management is to complete a project successfully by avoiding common pitfalls You’re responsible for implementing SAP as a Project