Đánh giá thực trạng và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán và người mua tại công ty Hapharco

Các phương pháp tăng cường khả năng thanh toán với người mua và thúc đẩy thanh toán với yêu cầu của công ty

Chuyên đề thực tập tốp nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai Hương DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu Ý nghĩa DN Doanh nghiệp QLCL Quản lý chất lượng TK Tài khoản CT Chứng từ ĐVT Đơn vị tính GTGT Giá trị gia tăng XNK Xuất nhập khẩu CN Chi Nhánh L/c Letter Of Credit UBND Uỷ ban nhân dân QĐ Quyết định TKĐƯ Tài khoản đối ứng TW Trung ương VNĐ Việt nam đồng ĐVT Đơn vị tính DANH MỤC SƠ ĐỔ SỬ DỤNG TRONG BÀI STT Nội dung trang Sơ đồ 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty 9 Lớp kế toán A – K37 1 Chuyên đề thực tập tốp nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai Hương Sơ đồ 2 Sơ đổ tổ chức phòng kế toán 12 DANH MỤC CÁC BẢNG SỬ DỤNG TRONG BÀI STT Nội dung trang Bảng 1 Một số chỉ tiêu phản ánh sự phát triển của công ty trong 2 năm gần đây 7 LỜI MỞ ĐẦU Đất nước ta đang trên đà phát triển, nền kinh tế nước ta tăng trưởng nhanh và ổn định. Đời sống của nhân dân ngày càng đựoc cải thiện và nâng cao. Trong nền kinh tế thị trường các Doanh nghiệp Việt Nam không ngừng hoàn thiện mình. Tại Công ty Cổ phần Dược Phẩm Thiết Bị Ytế Hà Nội trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán, phản ánh quan hệ thanh Lớp kế toán A – K37 2 Chuyên đề thực tập tốp nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai Hương toán giữa Công ty với người mua, người bán. chính vì vậy, Công ty không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí, lợi nhuận, cái mà còn quan tâm đến nhiều là tình hình thanh toán. Thông qua các nghiệp vụ thanh toán người quản lý có thể trả lời câu hỏi như: Tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá ra sao, khả năng thu hồi công nợ như thế nào Hoạt động thanh toán phản ánh mối quan hệ giữa doanh nghiệp với bên mua và bên bán. Nếu giải quyết tốt mối quan hệ này sẽ tạo thuận lợi cho quá trình thu mua và tiêu thụ hàng hoá và hơn thế nữa nó sẽ tạo được niềm tin rất lớn cho các bên trong kinh doanh. Như vậy có thể nói các nghiệp vụ thanh toán có ý nghĩa vô cung quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó góp phần duy trì sụ tồn tại của doanh nghiệp. Cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của Cô giáo PGS.TS Nguyễn Minh Phương và các anh chi phòng kế toán tôi đã chọn chuyên đề “Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán và người mua tại công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội”. Đề tài của tôi gồm 3 phần: Phần I:Tổng quan về công ty CP DP Thiết bị ytế Hà Nội Phần II: Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán và người mua tại công ty CP DP TBYT Hà Nội Phần III. Đánh giá thực trạng và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán và người mua tại công ty Haphaco PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM THIẾT BỊ Y TẾ HÀ NỘI – HAPHARCO I.Tổng quan chung về công ty cổ phân dược phẩm thiết bị ytế Hà nội Tên đầy đủ: công ty cổ phân dược phẩm thiết bị ytế Hà nội Lớp kế toán A – K37 3 Chuyên đề thực tập tốp nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai Hương Tên giao dịch và viết tắt: HANOI PHARMACEUTIACAL AND MEDICAL EQUIPMENT IMPORT – EXPORT JOINT STOCK COMPANY (HAPHARCO) Trực thuộc : Sở y tế Thành Phố Hà Nội Ngày thành lập: 06/05/1955 Trụ sở chính: Số 2 Hàng Bài – Hà Nội Điện thoại: 8255722 – 9365241 Webside: www.hapharco.com.vn 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1.1: Quá trình hình thành của công ty Hapharco la tên giao dịch và gọi tắt của công ty cổ phân dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội . Công ty được thành lập vào ngày 6/5/1955 trên cơ sở các cửa hàng thuốc tách khỏi công ty bách hóa. Năm 1983, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội quyết định sát nhập Xí nghiệp Dược Phẩm Hà Nội với quốc doanh dược phẩm thành xí nghiệp liên hợp dược Hà Nội. Từ năm 1993 , do nhu cầu phát triển kinh tế, Khối kinh doanh của xí nghiệp dược sát nhập với trang thiết bị y tế, các công ty huyện thành công ty dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội Ngày 15/4/2003 Theo quyết định số 2050/QĐ – UB ngày 06/04/2003 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội thực hiện chủ trương cổ phần hóa của nhà nước, công ty chuyển thành công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội hoạt động theo giấy phép kinh doanh sô 0103002235 cấp ngày 15/05/2003 của sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà nội với tên viết tắt là Hapharco. Công ty có vốn điều lệ 12.6 tỷ trong đó vốn chủ sở hữn nhà nước chiếm 51% vốn cổ đông chiếm 49%. 1.2 Sự phát triển của công ty: Lớp kế toán A – K37 4 Chuyên đề thực tập tốp nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai Hương Sự phát triển của công ty được thông qua các mạng lưới bán lẻ ở khắp các quận huyện trong thành phố: Quận Ba Đình, Hoàn Kiếm, Hai Bà Trưng, Quận Đống Đa…. Được phân bổ khắp địa bàn thành phố với 12 Chi nhánh. Nhờ đó công ty đã kịp thời cung ứng được thuốc thiết yếu phục vụ nhu cầu phòng và chữa bệnh cho nhân dân trong thành phố. Cùng với mạng lưới bán lẻ là mạng lưới bán buôn gồm các hiệu thuốc bán buôn ở chợ thuốc như Quầy thuốc 95 Láng Hạ, Quấy Số 2, 64 Ngọc Khánh , Hiệu thuốc số 2 hàng bài…và một số chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh chuyên cung cấp thuốc và thiết bị y tế vơi số lượng lớn và đa chủng loại cho các cơ quan, sở y tế của các cơ quan hành chính sự nghiệp, bệnh viện, các doanh nghiệp , các công ty TNHH dược Phẩm và tư nhân trong thành phố và các tỉnh trong toàn quốc. Đối tác cung cấp hàng cho công ty là các công ty dược trong và ngoài nước như: Công ty DP TW 1 Công ty Dược Liệu TƯ 2 Công ty CP DP Trapharco Công ty DP Đông Á Do đã có một thời gian lâu năm trong hoạt động lĩnh vực sản xuất và kinh doanh dược phẩm và thiết bị y tế Hapharco đã có quan hệ đối tác với nhiều hãng dược phẩm danh tiếng của nhiều nước trên thế giới như Pháp, Nhật, Ấn độ… trở thành đối tác độc quyền phân phối một số sản phẩm của họ Khách hàng của công ty chủ yếu là các bệnh viện, trung tâm y tế trên địa bàn thành phố và các khách lẻ thông qua mạng lưới bản lẻ tại các quận, huyện: Bệnh viện Việt Đức Bệnh viện Bạch Mai Bệnh viện giao thông vận tải Bệnh viện bưu điện … Lớp kế toán A – K37 5 Chuyên đề thực tập tốp nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai Hương Như vậy qua hơn 40 mươi năm hoạt động trong lĩnh vực dược phẩm công ty đã không ngừng phát triển và mở rộng thị trường, do đó hoạt động kinh doanh ngày càng lớn mạnh góp phần nâng cao đời sống người lao động 1.3 Vị trí của đơn vị với ngành và phương hướng phát triển công ty trong tương lai Hiện tại, với mạng lưới phân phối rộng rãi trong phạm vi thành phố Hà Nội Công ty đã đáp ứng được một phần nhu cầu thuốc của nhân dân thành phố trở thành cầu mối quan trọng giữa các đơn vi sản xuất thuốc với người tiêu dùng. Trong hoàn cảnh kinh tế thị trường các công ty cạnh tranh với nhau gay gắt để giành lấy thị trường của minh. Nên mục tiêu lâu dài và thường xuyên của Công ty là không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ, đa dạng hóa các chủng loại thuốc để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng cũng là tăng lợi nhuận cho công ty. Hiện tại, sản xuât thuốc trong nước chỉ đáp ứng được gần 49% nhu cầu, còn lại nhập khẩu trên 50%, vì vậy trong thời gian tới công ty sẽ mở rộng quan hệ hợp tác với các hãng dược trên thế giới. Thực hiện tăng trưởng kinh tế từ 12-15% hàng năm. Không ngừng nâng cao đơi sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Các chỉ tiêu phản ánh sự phát triển của công ty trong 2 năm gần đây STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu thuần 893.520.580.297 998.662.212.885 2 Lợi nhuận sau thuế 3.705.329.855 3.151.812.368 3 Tài sản bình quân 388.172.800.993 522.178.487.402 4 Tỷ suất lợi nhuận/ Doanh thu 0.004 0.003 5 Tỷ suất LN sau thuế so với TS 0.009 0.006 Doanh thu thuần của công ty tăng từ 893.520.580.297 VND năm 2006 lên 998.662.212.885VNĐ năm 2007 . Tuy nhiên do chi phí tài chính tăng lên từ 3.709.731.305 lên tới 4.145.965.788 đó là nguyên nhân chủ yếu làm cho lợi nhuận sau thuế năm 2007 chỉ đạt 3.151.812.368VNĐ Lớp kế toán A – K37 6 Chuyên đề thực tập tốp nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai Hương 2. Chức năng nhiệm vụ của công ty: Công ty Hapharco là công ty cổ phần, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch, trực thuộc sở y tế Hà Nội. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty gồm xuất nhập khẩu, trực tiếp kinh doanh và phân phối các mặt hàng dược phẩm, dược liệu, mỹ phẩm, hóa chất và thiết bị, dụng cụ y tế, vắc xin, sinh phẩm, nguyên phụ liệu cho các mạng lưới bán buôn, bán lẻ cho các nhà thuốc, hiệu thuốc, các bệnh viện để phục vụ nhu cầu chữa bệnh của nhân dân thành phố Hà Nội cũng như của các tỉnh Miền Bắc và các tỉnh phía nam. Mặc dù kinh doanh đa dạng nhưng với bộ máy điều hành gọn nhẹ, thủ tục làm việc đơn giản, tinh thần phục vụ nhiệt tình, có trách nhiệm, mạng lưới phân phối ngày càng mở rộng, Công ty đã thích nghi được với cơ chế thị trường. 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty 2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty Bộ máy quản lý của công ty bao gồm nhiều bộ phận, giữa các bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và được phân thành các khâu, các cấp quản lý với những chức năng, quyền hạn nhất định nhằm thực hiện được mục tiêu đã đề ra. Công ty Cổ Phần Dược Phẩm thiết bị y tế Hà Nội thực hiện quản lý kinh doanh theo 2 cấp: Cấp công ty và cấp chi nhánh. Việc tổ chức bộ máy quản lý ở cấp công ty hiện nay vẫn dựa trên mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội, giữ nguyên các phòng ban chức năng chỉ thay đổi ban giám đốc công ty theo đúng mô hình công ty cổ phần có đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị, ban kiểm soát. Có thể khái quát bộ máy tổ chức của công ty theo sơ đồ dưới đây Lớp kế toán A – K37 7 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KỂM SOÁT Chuyên đề thực tập tốp nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai Hương Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty Ở cấp chi nhánh, công ty có các chi nhánh tại các quận, huyện của thành phố để quản lý mạng lưới bán lẻ và một chi nhánh tại thành Phố Hồ Chí Minh với đặc điểm quản lý và mỗi chi nhánh được tổ chức thành một đơn vị độc lập có mô hình như công ty với giám đốc và các tổ chuyên trách. 2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cấp quản lý: Hội đồng quản trị do đại hội cổ đông bầu ra, đứng đầu công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật và quản lý chung mọi hoạt động của công ty. Hội đồng quản trị hiện nay của công ty gồm 5 thành viên, Ban giám đốc gồm có 1 Tổng giám đốc và 3 phó tổng giám đốc: + Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, trước pháp luật và phụ trách công tác tổ chức. + Ba phó tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và Tổng giám đốc. Gồm có 1 phó tổng giám đốc tổ chức kinh doanh xuất nhập khẩu và bán buôn, 1 phó tổng giảm đốc phụ trách công tác kỹ thuật dược chính, kho vận, kinh doanh lẻ, hiệu thuốc bán buôn,1 phó tổng giám đốc phụ trách tài chính. Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra làm nhiệm vụ kiểm trả tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán Lớp kế toán A – K37 8 Phó tổng giám đốc kinh doanh Phó tổng giám đốc tài chính Phó tổng giám đốc về kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật QLCL Phòng kinh doanh XNK Phòng tổ chức hành chính Phòng kho vận Chuyên đề thực tập tốp nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai Hương và báo cáo tài chính để thông báo với Hội đồng quản trị. Hiện nay ban kiểm soát của công ty có 5 thành viên. Ban kiểm soát công ty hoạt động độc lập với hội đồng quản trị và ban giám đốc. Năm phòng ban, mỗi phòng có một chức năng, nhiệm vụ riêng, chịu trách nhiệm với ban giám đốc. + Phòng tổ chức hành chính: làm nhiệm vụ quản lý nhân sự trong công ty, đưa ra các kế hoạch nhân sự, tổ chức tuyển nhân viên theo đề nghị của các bộ phận đồng thời định kỳ tiến hành kiểm trả chất lượng của nhân viên trong Công ty; thực hiện các hoạt động đối nội, đối ngoại về thủ tục hành chính quản trị, thực hiện các hoạt động văn thư, thực hiện các thủ tục về hợp tác quốc tếm các thủ tục cho cán bộ đi công tác. + Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Nghiên cứu thị trường tìm đối tác trong nước và quốc tế, xây dựng chính sách và tổ chức kiểm tra khai thác các hoạt động xúc tiến của công ty. Triển khai các thủ tục xuất nhập khẩu giao nhận hàng hóa cho công ty, thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu theo quy định của pháp luật. + Phòng kho vận: Quản lý và phân phối hàng. + Phòng kỹ thuật : Nghiên cứu thay đổi mẫu mã, tăng chất lượng hàng hóa đáp ứng với nhu cầu của thị trường. + Phòng tài chính kế toán: Tổ chức công tác kế toán, theo dõi và phân tích tình hình tài chính của công ty, đưa ra các kế hoạch tài chính. 3.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở. Do quy mô kinh doanh lớn, địa bàn kinh doanh rộng, phân tán nên công ty đã lựa chọn áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán là mô hình kế toán phân tán. Theo hình thức tổ chức kế toán phân tán, bộ máy tổ chức được phân thành cấp: kế toán trung tâm (trên công ty) và kế toán trực thuộc (tại chi nhánh), Kế toán trung tâm và Lớp kế toán A – K37 9 Chuyên đề thực tập tốp nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai Hương kế toán đơn vị trực thuộc đều có sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng nhiệm vụ của kế toán phân cấp. Kế toán cơ sở trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phân hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định. Kế toán trung tâm là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của cơ sở, lập các báo cáo tài chính cho các cơ quan tổ chức quản lý; chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị cơ sở trực thuộc trước nhà nước, các bạn hàng, bên cho vay… Bộ máy kế toán công ty tổ chức theo mô hình kế toán phân tán nên luôn tồn tại mối quan hệ nội bộ giữa đơn vị chính với đơn vị phụ thuộc và giữa các đơn vị phụ thuộc với nhau. 3.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán Lớp kế toán A – K37 10