Những sai sót cần tránh cơng tác kế tốn tài Làm cơng tác kế tốn ni mọn, nghiệp vụ, trình cần tới thủ tục giấy tờ mà nhiều người thực không để ý tới không lường trước, Một sai sót dù nhỏ dẫn đến nhiều phiền phức cho doanh nghiệp, chí tiềm ẩn hậu lớn, viết xin giới thiệu tới bạn đọc sai sót nho nhỏ cần tránh thực tác nghiệp hoàn thiện thủ tục chứng từ kế toán Khi mua hoá đơn : ♦ Giấy giới thiệu (GGT) • Khơng ghi rõ đến quan thuế để mua hoá đơn (chỉ ghi chung chung đến liên hệ cơng tác…) • Các tiêu số giấy giới thiệu, ngày, họ tên chức vụ người cử đi, tên chữ ký người ĐDPL, đóng đấu …… khơng rõ ràng Nhân viên đến mua hố đơn : - Khơng mang theo CMND.( Người giới thiệu ) - Khi gần hết hành chánh đến liên hệ mua hoá đơn - Cử người khơng hiểu biết hố đơn chứng từ (như bảo vệ, tạp vụ, nhân viên trực điện thoại…) mua hố đơn - Khơng đem theo Phiếu theo dõi tình hình cấp phát hóa đơn , - Khơng lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ký gần - Chưa chuẩn bị dấu khắc Tên DN , Mã số thuế ) để đóng liên Sử dụng hố đơn : Khi mua hàng : Khơng nhận hố đơn nơi xuất hàng mà nhận hoá đơn người bán đem đến (dễ bị nhận hoá đơn giả) Khi xuất hàng : • Khơng xuất hố đơn GTGT Hàng hóa Xuất , • Khơng xuất hố đơn doanh thu hàng uỷ thác xuất • Khơng lót giấy carbon liên • Thiếu chữ ký người mua hố đơn • Khơng ghi thuế suất thuế GTGT Báo cáo sử dụng hoá đơn : Khơng lập báo cáo sử dụng hố đơn theo định kỳ.( Tháng , Quý , Năm ) Các bảng kê hố đơn bán ra, mua vào • Ghi khơng đầy đủ cột mục theo qui định • Cột ngày chứng từ ghi không theo định dạng 30/01/2002 (ghi sai 01/30/2002 30-Jan02, 2002-01-30 v.v ) • Trong bảng kê HHDV bán không ghi thứ tự số hố đơn sử dụng, khơng kê hố đơn huỹ vào bảng kê, đồng thời dễ bị kê khai trùng nhiều lần cho hoá đơn • Khơng lập bảng kê riêng hàng hố bán không chịu thuế GTGT (như hàng đại lý bán giá) • Trong bảng kê hố đơn mua vào không lập bảng kê riêng hàng hố dịch vụ phục vụ cho sản xuất, hàng khơng chịu thuế GTGT Kê khai thuế : ♦ Kê khai thuế GTGT hàng tháng • Thiếu tiêu (dòng thuế GTGT khấu trừ) • Nhầm lẫn dòng làm sai lệch nội dung tờ khai • Nhân viên kế tốn làm cho nhiều cơng ty khác nhau, lập tờ khai máy tính quên thay đổi mã số thuế, tên công ty, địa … cơng ty • Gộp doanh thu thuế đầu nhiều thuế suất ghi chung vào dòng • Khơng tính gộp doanh thu HHDV khơng chịu thuế GTGT vào tiêu • Cấn trừ số thuế phát sinh âm kỳ với nợ thuế GTGT chưa nộp kỳ trước • Tính vào số thuế GTGT đầu vào hàng hoá nhập theo thông báo Hải Quan, chưa nộp thuếGTGT hàng nhập • Kê khai khấu trừ 3% hàng hố khơng thuộc diện chịu thuế GTGT, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuếtiêu thụ đặc biệt mua để bán • Khơng tách riêng bảng kê Hàng hóa dịch vụ mua vào có hóa đơn bán hàng khấu trừ tỷ lệ 3% Kê khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng chặn trừ nguồn : • Hàng tháng chặn trừ thuế thu nhập người lao động chiếm dụng không kê khai nộp vào ngân sách kịp thời theo qui định pháp lệnh thuế thu nhập • Những đơn vị có nộp thuế thu nhập cá nhân người nước ngoài, không lập riêng tờ khai kê khai lẫn lơn người Việt Nam với người nước ngồi ♦ Kê khai thuế Thu nhập doanh nghiệp hàng năm : • Không chủ động kê khai thời gian theo qui định Luật thuế, bị quan thuế nhắc nhở, xử phạt hành • Đơn vị tính: Nội dung số liệu khơng tương ứng với đơn vị tính ghi bên biểu mẫu • Khơng ghi đầy đủ khoản chi phí theo mẫu qui định ♦ Quyết tốn thuế GTGT năm • Dòng thuế phải nộp ghi tổng số thuế đầu ra, dòng thuế nộp ghi tổng thuế GTGT đầu vào • Dòng thuế nộp năm toán : Ghi sai số nộp cho năm báo cáo (bao gồm thuế nộp vào tháng năm sau nộp cho tháng 12 năm trước) Đúng số thực nộp năm báo cáo (bao gồm chứng từ nộp từ ngày 1/1 đến 31/12 năm báo cáo, không phân biệt nộp cho năm báo cáo hay truy nộp cho năm trước) Hồ sơ báo cáo tốn thuế : • Khơng thiết lập đầy đủ hồ sơ tài sản cố định, mua sắm TSCĐ hố đơn hợp lệ – Thiếu bảng đăng ký tiền lương; hạch tốn chi phí tiền lương thiếu hợp đồng lao động; bảng lương khơng có người ký nhận • Thiếu bảng kê hồ sơ tốn thuế (liệt kê danh sách hồ sơ đính kèm theo nhằm tránh thất lạc) • Doanh nghiệp thụ hưởng chế độ miễn giảm ưu đãi đầu tư quên khơng biết cách hạch tốn báo cáo toán với quan thuế; chờ quan thuế đến kiểm tra để xác định số thuế miễn giảm Nộp thuế : • Ghi nhầm tên người nộp tên cá nhân nộp tiền ( Phải ghi tên pháp nhân Doanh nghiệp ) • Khơng nắm rõ qui định thời hạn nộp thuế sắc thuế để chủ động nộp trước ngày hết hạn, bị quan thuế nhắc nộp bị phạt nộp chậm • Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước : Không ghi rõ tài khoản quan thuế giấy nộp tiền, thiếu quan tâm ý nghĩa mã hiệu mục lục ngân sách nhà nước có liên quan (cấp, chương, loại, khoản, muc, tiểu mục) để ghi cho • Khi phát sinh khoản phải nộp (không thuộc loại thuế thông thường) không lập tờ khai nộp cho quanthuế Hạch toán kế toán • Ngay sau lập đề nghị hoàn thuế GTGT, doanh nghiệp khơng hạch tốn làm giảm số dư nợ, khơng hạch tốn đồng thời vào tài khoản phải thu phải trã, mà để số thuế nầy tiếp tục khấu trừ cho kỳ sau • Ngay sau nhận định xử lý, xử phạt… quan thuế, doanh nghiệp khơng thực hạch tốn vào sổ sách kế toán hành, làm số dư tài khoản toán với ngân sách khác biệt với sơÌ� liêÌ£u c‰a quan thuế • Sổ sách kế tốn áp dụng máy vi tính : Định kỳ hàng tháng khơng in tồn sổ sách phát sinh; sổ in khơng có số trang, khơng có giám đốc kế tốn trưởng ký; khơng tự đóng dấu giáp lai Đăng ký thuế: Thay đổi kế toán trưởng, địa kinh doanh , tài khoản ngân hàng , điện thoại, fax, email… không đăng ký với quan thuế Hoàn thuế GTGT Hồ sơ chứng minh hàng xuất : • Khơng thuyết minh sai biệt hoá đơn tờ khai Hải quan; hố đơn chứng từ tốn • Thiếu chứng từ toán hợp pháp hàng xuất • Khơng có xác nhận Hải quan ô 47 tờ khai Hải quan Văn thư đề nghị hồn thuế (mẫu 10/GTGT) khơng xác định thuộc đối tượng cụ thể hồn thuế (xuất hay âm luỹ kế tháng v.v…) Bảng kê khai tổng hợp số thuế phát sinh đề nghị hồn khơng khớp với số thuế GTGT kê khai hàng tháng (phải điều chỉnh lại số liệu kê khai nhầm trước lập hồ sơ hoàn thuế) Phó giám đốc người uỷ quyền ký tên vào văn thư đề nghị hồn thuế GTGT khơng xem hợp lệ Tài khoản đề nghị chuyển số tiền thuế GTGT hồn khơng với số hiệu tài khoản tên ngân hàng đăng ký thuế